Diseño Del Proceso de Control
Diseño Del Proceso de Control
Diseño Del Proceso de Control
Los gerentes enfrentan una serie de retos para disear sistemas de control, que ofrezcan
retroinformacin en forma oportuna y barata, que sea aceptable para los miembros de la
organizacin . La mayor parte de estos retos tienen su origen en las decisiones en cuanto a
que se debe de controlar y con qu frecuencia se debe de medir el avance. Tratar de controlar
demasiados elementos de las operaciones, de manera demasiado estricta, puede enojar y
desmoralizar a los empleados, frustrar a sus gerentes y desperdiciar valioso tiempo, energa y
dinero. Es mas los gerentes que encuentren quiz se concentren en factores fciles de medir,
por ejemplo la cantidad de personas atendidas en un restaurante, y desatiendan mas difciles
de medir, por ejemplo, la satisfaccin de la comida. Empero, largo plazo, la satisfaccin de la
comida podra ser mas importante que la cantidad de personas atendidas en un periodo dado.
La mayor parte de estos problemas se pueden evitar mediante el anlisis que identifique
las reas clave del desempeo y los puntos estratgicos de control.
Etapas de Control
Establecimiento de estndares
Medicin de resultados
Correccin
Retroalimentacin
Establecimiento de estndares
Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o
patrn con base en la cual se efecte el control.
Los estndares representan el estado de ejecucin deseado. Los estndares no deben
limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores si no que preferentemente, deben
abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultados.
Rendimiento de beneficios
Posicin en el mercado
Productividad
Evaluacin de la actuacin
Tipos de Estndares
Existen tres mtodos para establecer estndares, cuya aplicacin varia de acuerdo con las
necesidades especificas del rea en donde se implementen:
1.- Estndares estadsticos:
Llamados tambin histricos, se elaboran con base en el anlisis de datos de experiencias
pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras.
2. - Estndares fijados por apreciacin:
Son esencialmente juicios de valor, resultados de las experiencias pasadas del administrador,
en reas en donde la ejecucin personal es de gran importancia. (Cualitativos: la moral, la
actitud).
3. - Estndares tcnicamente elaborados:
Son aquellos que se fundamentan en un estilo objetivo y cuantitativo de una situacin de
trabajo especifica. (Cuantitativos: estndares de produccin, de tiempos y movimientos).
Medicin de resultados:
Consiste en medir la ejecucin y los resultadas, mediante la aplicacin de unidades de
medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estndares. El establecer dichas
unidades es uno de los problemas ms difciles, sobre todo en reas de aspectos
eminentemente cualitativos.
Para llevar a cabo su funcin, esta etapa se vale primordialmente del sistema de informacin,
por lo tanto, la efectividad del proceso de control depender directamente de la informacin
recibida, misma que debe ser oportuna.
Correccin:
La utilidad concreta y tangible del control esta en la accin correctiva para integrar las
desviaciones en relacin con los estndares. El tomar accin correctiva es funcin de carcter
netamente ejecutivo; no bastante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la
desviacin es un sistema o una causa.
Retroalimentacin:
Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacion, la informacin
obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la
informacin, depender el grado con el que s retroalimente el sistema.
Implantacin de un sistema de control
Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relacin con los
objetivos.
Control Preliminar: (es aquel que se efecta antes de realizar las actividades)
Control posterior: (Se aplica despus de haber realizado las actividades planeadas)
Control por reas funcionales
El control se aplica a las 4 reas bsicas de la empresa y a cada una de sus subfunciones.
Control de produccin:
La funcin de control en esta rea busca El incremento de la eficacia, la reproduccin de
costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto.
Control de calidad:
Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un efecto en El
producto.
Control de inventarios:
Su objetivo primordial es determinar El nivel ms econmico de inventarios en cuanto a
materiales, productos en proceso y productos terminados
Control de produccin:
El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas
tendientes a lograr un optima rendimiento en las unidades producidas, e indicar El modo,
tiempo y lugar ms idneos para lograr las metas de produccin, cumpliendo as con todas las
necesidades del departamento de ventas.
Control de compras:
Relacionada fuertemente con El control de inventarios, esta funcin verdica El cumplimiento
de actividades tales como:
Evaluacin de la actuacin
Evaluacin de la motivacin.
Sistemas de control
Contabilidad
Auditoria
Presupuestos
Reportes, informes
Formas
Computarizados
Mecanizados
Grficas y diagramas
Sistemas de informacin.
Los sistemas de control comprenden todos aquellos medios a travs de los cuales El
administrador se allega de los datos e informe relativo al funcionamiento de todas y cada una
de las actividades de la organizacin.
Reportes e informes
Se clasifican en: