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Trabajo Prctico Obligatorio: Sistemas de Informacin (ERP)

Se sabe que para ser exitoso en el mundo gastronmico, el empresario no solo
debe tener habilidades en la cocina, el servicio y haber instalado un
emprendimiento agradable, sino que tambin debe poseer conocimientos de
administracin, criterio comercial y un excelente manejo de las relaciones
humanas, pero adems, es imprescindible que pueda manejar la informacin que
su negocio genera para poder tomar decisiones acertadas. Ms aun sabiendo que
existe un entorno competitivo superpoblado y agresivo, en donde los mrgenes de
rentabilidad ya no son los que fueron alguna vez hace tiempo. Este escenario los
obliga a desplegar una batera de habilidades que, si no se tienen, hay que salir a
adquirirlas, aprenderlas, imitarlas. La supervivencia lo requiere. Se puede
asegurar que el principal motivo de los fracasos est en los mismos empresarios y
su resistencia al cambio. Entonces se deben desaprender los malos hbitos y
aprender otra forma de gestionar su negocio.
La Empresa:
La empresa elegida es Trezzo Caf un bar de Trenque Lauquen y un lugar de
encuentro. Toma su nombre de una comuna Lombarda de Italia, Trezzo SullAdda,
lugar desde donde vino el bisabuelo de Gustavo, dueo y manager del bar.
Brindan comida, bebidas, diarios y Wi-Fi desde las 7.30 de la maana hasta la
madrugada. Trezzo es el mejor lugar de Trenque Lauquen para pasarla bien.
Desde muy temprano, antes de ir a trabajar, o bien al llegar a la ciudad para hacer
trmites, los cafs, medialunas, tostados y jugos de Trezzo son el desayuno ms
tentador. La cuidada atencin del personal completa el placer de iniciar el da all.
Aquellos que almuerzan en el centro por trabajo, trmites o simple placer,
encuentran en TREZZO una variedad de sndwiches al plato increble como
lomitos, hamburguesas, tostados, con el agregado que el cliente prefiera, pizzas,
picadas y ensaladas. El caf helado es una novedad muy solicitada y la cerveza
tirada es una especialidad en la ciudad. El negocio es una Sociedad de
Responsabilidad Limitada conformada por dos socios, y cuentan con 10
empleados trabajando en el local. Tanto la contabilidad como el servicio de
limpieza se tercerzan, adems hace unos aos se abri la pgina web de Trezzo
y la pgina de Facebook por lo que se cuenta con un community manager y una
diseadora grfica.
El problema:
Trezzo abri sus puertas en el 2003, y con el correr del tiempo aumento la
clientela da a da, hasta que en 2007 su dueo decidi que era el momento de
incorporar un sistema de gestin, ya que el sistema que utilizaban anteriormente
era muy precario y desorganizado. Haba problemas tales como: no se saba las
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cantidad de mesas atendidas, sin atender y atrasos tanto fuera como dentro del
local, no se saban las cantidades vendidas de cada producto para reponer el
stock, la comunicacin entre la cocina y los mozos no era para nada organizada,
etc. Pero el principal problema era que el sistema de toma de pedidos era manual,
se anotaba mesa por mesa en un cuaderno. Esto generaba que el cajero este muy
atareado, que se generaran confusiones y retrasos en los pedidos, y que tampoco
se pudiera llevar ningn tipo de control.
Ese mismo ao el dueo decidi asistir a la feria gastronmica y hotelera Hotelga
que se lleva a cabo todos los aos en la Rural, para ponerse en contacto con los
distintos proveedores de software gastronmico. Una vez recibida toda la
informacin necesaria por parte de los proveedores, Gustavo se tom dos meses
para evaluar las alternativas y elegir la que ms se adaptaba a su negocio.
La solucin:
El sistema elegido fue Maxi-Rest de Maxi Sistemas, empresa lder en el rubro.
Cuenta con una gran variedad de software para la gastronoma que permite
satisfacer todas las necesidades que puedan surgir. Cuentan con precios
razonables y posibilidad de financiamiento. Se adquiri el paquete Maxi-sistemas
que incluye los siguientes mdulos: ADICIN/VENTAS, CAJA, COMPRAS,
STOCK, BANCOS, PERSONAL, HERRAMIENTAS y MARKETING. Adems
incluido en el precio est la capacitacin e instalacin, en la actualidad el sistema
ronda los 6000 pesos, y si se desea contar con mantenimiento y actualizaciones
se debe pagar una cuota mensual.
El hardware necesario para la implementacin del sistema fue una buena
computadora con gran capacidad de almacenamiento y velocidad, fue enviada a
capital para que el sistema sea instalado. Tambin se compr una Impresora
Fiscal y recientemente se agreg una terminal posnet para que los clientes
puedan abonar con tarjetas. Adems el dueo del caf asisti a un breve curso
sobre la utilizacin del sistema y todas las posibilidades que este ofrece. El
siguiente paso fue la personalizacin del sistema, es decir la carga de datos
propios de la empresa gastronmica, como por ejemplo: crear los distintos
usuarios con sus datos y sus niveles de acceso, crear el plano del local con las
mesas y ubicaciones, cargar productos y sus respectivos precios, ubicar estos
productos en las distintas categoras (bebidas, cafetera, postres, pizzas, etc),
cargar el stock, entre otros. El tiempo necesario para la carga de los datos fue de
un mes aproximadamente. Luego se implement inmediatamente en el local, al
tiempo se les explico a los empleados (cajero y mozos) como se utilizaba, es un
sistema muy sencillo de usar, y ms para los empleados que tienen acceso a
pocas funciones (no tiene acceso a los datos estadsticos mensuales y anuales, y
tampoco pueden modificar los precios).
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Un dato a destacar es que Maxi-Sistemas financio la venta en 6 cuotas y el

sistema se bloqueaba una vez por mes, para desbloquearlo se necesitaba una
clave que brindaban una vez concretado el pago.
Gustavo est muy satisfecho con el sistema Maxi-Rest, hoy ms de 7 aos
despus no tiene ms los problemas que sola tener, el saln se encuentra muy
organizado, la toma de pedidos se agilizo, hay muy pocos errores en los pedidos,
el tiempo de espera se disminuy as como tambin las perdidas, ya que se tiene
un nivel de control que antes no se tena, se organiz el movimiento de
proveedores, se agilizo la facturacin, la gestin de atencin al cliente en el local
mejoro, la rapidez de los pedidos tambin ( se puede saber el estatus del cliente
en el momento, saber que pidi, hace cuantos minutos, si pidieron el postre, etc).
El sistema tambin permite armar una base de datos de los principales clientes
que recin una atencin personalizada, sus datos personales y el tipo de
facturacin necesaria con los datos correspondientes se encuentran subidos al
sistema, lo que aumenta la rapidez del cobro significativamente.
Otro gran punto a destacar es el stock, ahora el sistema avisa automticamente
cuando el nivel de stock de un determinado producto est por debajo de la lnea
lmite mnima para que se vaya a comprarlo inmediatamente, adems los datos de
los proveedores se encuentran cargados, y se puede consultar la cantidad de
stock en cualquier momento del da. El nivel de ventas tambin se puede
controlar en cualquier momento, el sistema arroja datos estadsticos que luego son
analizados para saber por ejemplo que producto es el ms vendido, que prefieren
los clientes, si la introduccin de un nuevo plato tiene aceptacin, etc. Se puede
apreciar el nivel de ventas por das, meses, poca del ao o aos, de esta manera
se predice la cantidad de ventas y el stock necesario para estas, as como la
cantidad de empleados necesaria.
Las prdidas que se podan generar anteriormente cuando el consumo no se
registraba correctamente, y la prdida de clientes ya casi no existe.
En resumen algunas de las ventajas del sistema elegido son:

Manejar la adicin de su saln, mostrador, delivery telefnico y on-line, en

forma simultnea, a travs de mltiples planos interactivos.
Tomar pedidos a travs de touchscreens o tablets.
Tener control de productos consumidos.
Optimizar sus repartos utilizando el mapa catastral del sistema.
Control total de caja, adecundose a los usos y costumbres.
Controlar y analizar las listas de precios de sus proveedores.
Contino control de su stock, sus mnimos y mximos.

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Seguimiento de insumos.
Definir hasta 9 claves de acceso, que le permitirn determinar que mdulos
del sistema utilizara cada uno de sus empleados.
Utilidades de auto-reparacin.
Y muchas mas

Soluciones alternativas:
Para analizar la solucin seleccionada y si fue correcta su implementacin
analizamos el mercado de software gastronmico para conocer que otras
alternativas se presentan en este. Los principales sistemas informticos en este
rubro son: MaxiRest, Tango Resto, Nucleo IT y E-rest.
Tango Resto es el sistema de gestin gastronmica ms completo, rpido y con
la ms avanzada tecnologa del mercado. Uno de los valores agregados ms
importantes de Tango Resto es su total integracin con las dems lneas de
productos Tango: Gestin, Estudios Contables, Punto de Venta y Tango NET para
cadenas y franquicias. Con Resto el adicionista tiene visualizacin y control sobre
todas las operaciones del saln desde una misma pantalla, tiene todo el manejo
de sectores, comandas, mozos, facturacin y caja. Tango Resto le permite
obtener mltiples estadsticas e informacin en lnea sobre la situacin de su
negocio gastronmico. Cuenta con el mejor servicio en sus ms de 200 centros
en todo el pas. Las desventajas son que el precio es ms elevado y que no es de
tan fcil utilizacin, adems la integracin con el sistema Tango no es un
requerimiento necesario para Trezzo Caf ya que no se cuenta con ningn
producto tanto y la contabilidad ser terceriza.
Ncleo IT logra un estricto control de empleados y se optimiza la toma de pedidos
para lograr una mejor atencin para con los clientes. Es un programa totalmente
modular por la que se puede adquirir solo delivery/mostrador, solo saln o ambos
mdulos segn la necesidad de cada negocio gastronmico. El objetivo del
programa es facilitar la operatoria del negocio logrando que los empleados
optimicen sus tareas y a la vez se sientan cmodos al realizarlas. Brinda
informacin detallada para controlar todos los aspectos del negocio y facilitar la
toma de decisiones basada en informacin estadstica. Este sistema no hubiera
sido una alternativa viable para Gustavo ya que es un producto muy nuevo que
sali al mercado en el 2009, dos aos despus de la implementacin del sistema
MaxiRest, y aunque hubiera existido no lo habramos recomendado debido al corto
plazo que tiene la compaa en el mercado lo que no da ninguna seguridad de
continuidad.
E-rest es un sistema que no se instala sino que se accede online desde
cualquier dispositivo en todo momento,
permite operar y administrar un

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restaurant, bar o caf a travs de Internet desde cualquier lugar y en todo

momento. No requiere la instalacin de ningn tipo de software en una
computadora ya que el sistema se encuentra instalado en un servidor al que se
accede a travs de Internet. Las actualizaciones se realizan en el servidor y
quedan directamente disponibles al cliente. La implementacin es inmediata, no
depende de la instalacin de un software y al ingresar al sistema estn todas las
funcionalidades disponibles.Tiene muchsimas menos funciones que otros
sistemas que existen en el mercado. El costo va a depender de la cantidad de
mesas del saln, y en base a eso se abona una fee mensual
de
aproximadamente 300 pesos. El modulo fiscal y delivery son un extra que
aumentara el precio del paquete en unos 200 pesos. Tampoco recomendamos
este sistema para la empresa estudiada ya que las conexiones de Internet en la
pequea ciudad de Trenque Lauquen no son nada buenas, y en algunos casos
hasta se corta momentneamente lo que hara imposible utilizar este sistema.
Otra alternativa a los programas enlatados pagos podra haber sido la adquisicin
de un programa Open Source, es gratis y legal pero requiere a un usuario con
conocimientos de sistemas y muchas ganas de probar. No hay garantas de que
se adapte al negocio ni a la legislacin fiscal y no cuentan con mesa de ayuda ni
capacitaciones presenciales.
Los resultados obtenidos:
Nosotros creemos que la alternativa elegida por Gustavo fue acertada, satisface
todos los requerimientos que necesitaba y su negocio mejoro notablemente luego
de la implementacin.
Bajo ningn concepto se debe caer en lo llamado conformismo informtico, es
decir, utilizar la tecnologa para realizar operaciones administrativas rutinarias
(como facturar, registrar ventas o compras, llevar un stock, etc.) sin aprovechar
todo lo que esta tecnologa nos brinda en una instancia posterior que es
precisamente el anlisis de informacin para la gestin y la toma de decisiones.
Para ello, es fundamental tener en claro la diferencia entre un programa de
procesamientos de datos y un sistemas informtico y un sistema informtico
integrado.
Maxi Sistemas brinda el mejor servicio posventa con asistencia telefnica y online para ofrecer soluciones rpidas y seguras, asistencia tcnica presencial,
capacitaciones integrales y actualizaciones va Internet. Dicho sistema opera bajo
el Sistema de Gestin de Calidad basado en la Norma ISO 9001 y tiene diferentes
alianzas estratgicas para aumentar su eficacia. Aborda el nicho gastronmico con
soluciones informticas integrales.

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Resolvi los principales problemas que tena el negocio: Se puede disponer de un

men con distintos niveles para agrupacin de platos facilitando la eleccin de sus
clientes, listas de precios por horarios, distintas promociones y puntajes para
premios. Le informa el total de mesas abiertas, pendientes de cobro, cobradas y
por delivery y puede recibir esta informacin va Internet, teniendo en todo
momento el control de lo que sucede en su negocio. Controla el stock de
productos, pudiendo indicar su receta (ingredientes para su preparacin) para
conocer el costo de cada plato. El control de stock de alarmas (cantidades
mnimas de stock) y el manejo de recetas permiten planificar las compras de
ingredientes para mantener al negocio operativo al 100%.
Para concluir planteamos dos medidas que se pueden tomar para que el negocio
sea todava ms eficiente: por un lado emitir comandas para la cocina esto se
logra adquiriendo MAXIKDS un monitor de comandas en cocina que agiliza la
operatividad, garantizando un mejor servicio y la satisfaccin de los cliente; y por
otro la rapidez en la toma de pedidos se puede incrementar an ms si se colocan
otras terminales en el saln, donde los meseros puedan cargar la orden de cada
mesa ellos mismo, tendran que recorrer menores distancias, y el cajero se vera
ms aliviado al tener como tarea nica el cobro y la toma de pedidos por telfono
(cabe aclarar que el sistema tambin incluye una seccin destinada a delivery). Al
ingresar los pedidos ms rpido tambin se agilizara la comanda en la cocina.
Cabe destacar que Maxi Sistemas permite la compra de distintas aplicaciones que
complementan al MaxiRest y que podran adquirirse si el negocio se sigue
expandiendo por ejemplo hacia otros pueblos o instalando nuevas sucursales. Las
aplicaciones son las siguientes: MAXICAT para planear la organizacin de un
evento, MAXIDELI para tener un sitio de venta online, MAXIPAD para atender ms
rpido a los clientes utilizando tablets, MAXIBOOK para habilitar el servicio de
reservas online desde las guas gastronmicas ms importantes y visualizarlas
automticamente, MAXIMAP para obtener un estudio geogrfico del mercado y
tener un despacho gil y organizado, MAXIWEB el servicio de monitoreo que
permite controlar el estado de las ventas, la entrada y salida del personal e
informes estadsticos del negocio, MAXIADMIN un servicio preparado para
centralizar la informacin de todos los puntos de ventas, y finalmente MAXICALL
el nico sistema de Call-Center orientado a la gestin gastronmica.
Trabajo Realizado por grupo 5:

Daz, Luciana: Investigacin y documento Word

Mapelli, German: Investigacin y documento Word
Rebord, Nicols: Power Point y presentacin
Tusa, Luciano: Power Point y presentacin