Tu Semana de 8 Días

TU SEMANA DE 8 DAS
TU SEMANA DE 8 DAS
Edwar Apaza Zavala | Productividad y Gestin Personal

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Edicin #1 Febrero 2015
Copyright 2015 Edwar Apaza Zavala. Todos los derechos reservados.

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal
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TU SEMANA DE 8 DAS
YA ESTAMOS JUNTOS, BIENVENIDO!

Hola,
Mi nombre es Edwar Apaza Zavala del blog Cronomaquia y me pone muy contento
que ests aqu, leyendo estas pginas.
He escrito este ebook con tres objetivos principales:
Hacer que ganes un da ms a la semana para

que lo aproveches en lo que ms te gusta y
apasiona.
Ayudarte a que liberes tu mente de estrs y

obtengas mayor control sobre tu vida.
Presentarte los conceptos iniciales sobre

productividad y gestin personal, para que
puedas profundizar temas ms avanzados con
familiaridad.
Quiero que te lleves planes de accin de aplicacin inmediata, para que empieces a
generar resultados en tu vida.
Lo ideal es que leas todo el ebook pero tambin puedes ir directo a las propuestas
que ms te interesan, prefiero que actes sobre lo que ms te impacta a que leas todo
y slo te lleves ideas o intenciones. Menos pensar y ms poner en prctica.
Ten a la mano papel, lpiz y mucha actitud de mejora y apertura, espero disfrutes la
lectura. Manos a la obra.
Edwar Apaza Zavala
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TABLA DE CONTENIDOS
1. Explorando la realidad
05
2. Por qu te falta tiempo para todo?
07
3. De dnde vas a ganar tiempo?
09
4. Cunto tiempo vas a poder ganar?
15
5. Manos a la obra!
17
A. Reduce el tiempo de tus reuniones
17
B. Reduce el tiempo que dedicas al email
23
C. Optimiza tus herramientas
28
D. Implementa mejores hbitos
33
E. Organiza tu informacin digital y fsica
38
6. Disfruta de tu semana de 8 das
41
Mucho ms en Cronomaquia
43
Acerca del autor
44
Referencias y lectura complementaria
45

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1. EXPLORANDO LA REALIDAD
Ests logrando los resultados que mereces?
Seguro quisieras, a veces, que los das tuvieran 40 y no 24 horas para que puedas
hacer todo lo que quieres, tambin es probable que, otras veces, quieras detener el
tiempo para tomarte un respiro en medio de tantas cosas por hacer.
Todos hemos tenido estas sensaciones, es normal.
Pero continuemos explorando, porque quizs ests atravesando una etapa de tu vida
en la que sientes que:
No estas logrando todos los resultados que tu esfuerzo merece, tus objetivos
estn todava lejanos.
Te estresas con cierta frecuencia, no ests disfrutando de tu trabajo o de tus

estudios, has perdido un poco de control sobre tu vida y tus acciones.
Tus proyectos (personales y laborales) estn tardando ms tiempo del previsto y

no siempre finalizan con xito.
Tienes pendientes acumulndose uno tras otro, no los terminas a tiempo. No

estas cumpliendo tus compromisos.
No tienes tiempo para hacer lo que ms te gusta, lo que te apasiona, tus

actividades favoritas estn siendo dejadas de lado.
Si te sientes identificado con alguno de estos puntos, es muy probable que necesites
mejorar tu gestin personal, disminuir tus tiempos muertos e improductivos y
agregar mayor valor en el tiempo que ya destinas a cada una de tus actividades
diarias.

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Qu vamos a hacer al respecto?
Quiero ayudarte a que ganes ms tiempo para que empieces a solucionar, uno por
uno, los sntomas que vimos en el punto anterior.
Quiero hacer que ganes un da ms a la semana, un da completo para que te
acerques mucho ms a tus objetivos, para que el estrs no te agobie (tanto) y puedas
desplegar todas tus facetas. Quiero hacer que tu semana sea de 8 das, para siempre.
Para lograrlo, vas a seguir los siguientes pasos:
1. Identificar las fugas de tiempo en tu da a da.
2. Dimensionar el tiempo que pierdes diariamente por culpa de estas fugas.
3. Priorizar las fugas de tiempo ms impactantes en tu vida.
4. Generar planes de accin especficos para atacar estos ladrones de tiempo.
5. Decidir en qu vas a utilizar el tiempo ganado.
Sin embargo, quiero hacer nfasis en que el fin mayor no es ganar tiempo porque s,
no vamos a ganar ningn trofeo slo por ahorrar tiempo, lo que realmente importa
es conseguir nuestros objetivos, finalizar nuestros proyectos y cerrar nuestros
pendientes, todo esto en un mbito integral (profesional, personal, familiar, etc.).
RESUMIENDO EL CAPTULO #1
Ests en una etapa de tu vida en la que sientes que no estas logrando los resultados
que tu esfuerzo amerita, necesitas ms horas al da para conseguirlos. En esta gua
te voy a ayudar a que tu semana sea de 8 das pero recuerda que no dan medallas
por ser productivo, lo verdaderamente importante es conseguir los objetivos
integrales de tu vida (laborales, personales, familiares, etc.).

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2. POR QU TE FALTA TIEMPO PARA TODO?
Conociendo a tus enemigos
Para ganar una guerra, necesitas conocer a profundidad a tus enemigos, en este caso,
a los ladrones de tiempo.
Estos ladrones de tiempo hacen que tus das se vuelvan ms improductivos, que tu
vida se desorganice, que te distraigas demasiado y que te estreses continuamente, en
suma, perjudican tu vida, te alejan de tus objetivos.
Estos ladrones de tiempo son por ejemplo:
Las reuniones
Las llamadas telefnicas
Las interrupciones
Las urgencias
El email
Las redes sociales
La mensajera instantnea
La televisin
Los malos hbitos
La subutilizacin de herramientas
Las conversaciones de pasillo
Los archivos extraviados
Los juegos

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En mi experiencia estos son los quita tiempo ms comunes en nuestro da a da,
probablemente a ti te impacten mucho ms unos que otros, pero estoy seguro que la
mayora de ellos estn presentes en tu vida.
Son muchos, lo s, es por ello que necesitas cuantificarlos y priorizarlos, de mayor a
menor impacto, para empezar por los ms complejos, para que te tragues el sapo
primero como dijo Brian Tracy alguna vez, queriendo referirse a que es bueno
empezar por lo ms molesto o desagradable.
En el siguiente captulo vamos a ver, con nmeros, cules de estos ladrones de tiempo
nos conviene atacar, pon atencin y cuidado. La guerra apenas ha empezado.
Para ganar una guerra debes estudiar a tu adversario, en tu particular lucha
necesitas conocer a los ladrones que ms tiempo te quitan da tras da, luego de
ello, debers cuantificarlos y empezar a disear tu plan de ataque. Manos a la obra!

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3. DE DONDE VS A GANAR TIEMPO?
Los nmeros son nuestro mejor aliado
Las mejores decisiones, usualmente, se basan en informacin de calidad y objetiva.
Pues bien, por tal motivo es que quiero presentarte estadstica detallada sobre a qu
dedica su tiempo el trabajador sudamericano promedio, un estudio que basa su
muestra en 15 empresas de Per, Colombia, Chile, Argentina, Ecuador, Bolivia y
Paraguay, una muestra que, para los fines que tenemos entre manos, es suficiente y
reveladora. Adems, dado el carcter referencial de esta informacin tambin puede
ser de utilidad para otras realidades (como la espaola, mexicana o centroamericana).
Distribucin tpica de un da laborable

Analicemos la primera tabla, sta muestra cmo est distribuido uno de tus das
laborales, nos va a servir de primer acercamiento:

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Pasas ms del 40% de tu tiempo en tu centro de trabajo, lo que nos sugiere que,
definitivamente, esta es la porcin de tiempo que debemos atacar para obtener tu
da adicional a la semana. Vamos a explorar an ms a detalle este tiempo.
A modo de alerta solamente, si ests pasando 1.5 horas al da en traslados (o ms) no
es mala idea que empieces a ver la opcin de mudarte ms cerca de tu trabajo o quizs
aprovechar ese tiempo del trayecto (escuchando audiolibros por ejemplo).
Explosin a detalle del tiempo en el trabajo

Quiero mostrarte ms informacin, ahora quiero que veas cmo se compone la
permanencia en un centro de labores para las 3 grandes categoras jerrquicas de una
compaa: el nivel directivo, los mandos medios y el nivel operativo o ejecutor.
Para una mejor comprensin de las siguientes tablas es preciso definir los trminos
utilizados, veamos:
Tiempo en reuniones, es el tiempo que pasamos en medio de reuniones.
Tiempo en gestin del email, es aquel dedicado a leer y responder correos.
Tiempo improductivo, es el tiempo que dedicamos a realizar actividades

laborales sin que eso signifique un valor agregado. Ejemplo: realizar una
presentacin mal estructurada que luego debe ser realizada de nuevo. O
tambin, realizar un informe deficiente por carencia de informacin, para luego
corregir el informe.
Tiempo productivo individual, tiempo que agrega valor a nuestro trabajo.
Tiempo de refrigerio, dedicado a almuerzo y comidas en general.
Tiempo en comunicaciones, es el destinado a llamadas por celular, anexo, etc.
Tiempo muerto, es el dedicado a conversaciones de pasillo, redes sociales, etc.
Tiempo en capacitaciones, dedicado a cursos, talleres, seminarios y eventos.

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Como vimos en la primera tabla, un trabajador permanece en promedio 10.4 horas
de su da en el trabajo, quiero mostrarte cmo estn distribuidas estas horas:
Distribucin de tiempo si eres Director o Gerente
Como podemos ver, el directivo promedio pasa un cuarto de su tiempo en el trabajo

metido en reuniones (algunas provechosas, otras no tanto), luego, casi dos horas son
muy efectivas a nivel individual, mximo enfoque.
Tiene 1.8 horas de trabajo improductivo (con interrupciones, reprocesos,
correcciones, etc.) y un tiempo equivalente leyendo y respondiendo correos (algunos
con valor, otros no tanto).

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En sntesis, si eres director, vicepresidente o gerente te vendra muy bien optimizar
tu uso del email, tu participacin en reuniones y en reducir tiempos improductivos.
Distribucin de tiempo si eres jefe o lder de rea
De la tabla se aprecia que un lder de rea o jefe tiene mucho tiempo improductivo
(2.2 horas al da), principalmente causado por interrupciones y retrabajos de los
entregables de sus subordinados. Tambin tiene algo tiempo dedicado a participacin
de reuniones y manejo del email (4.2 horas entre los dos tipos de actividad).
Destacable sealar que destina casi una hora a llamadas telefnicas (va anexo o
celular).

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Distribucin de tiempo si eres ejecutor o analista
Se evidencia un claro enfoque al trabajo individual, por eso este segmento muestra
un tiempo productivo alto (2.9 horas) pero tambin mayor tiempo improductivo que
la media de los otros niveles. En tercer lugar aparece el, ya clsico, email y muy de
cerca el tiempo dedicado a reuniones.
Como podrs notar hay una tendencia marcada a la accin aunque sta no sea del
todo eficiente, un aspecto al que debes prestar atencin si perteneces a este grupo
de trabajadores.

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De lo expuesto, se puede concluir:
Tienes un 22% de tiempo improductivo, es decir, tiempo en el que haces algo

pero que no agrega valor, puede ser causado por un mal uso de herramientas,
hbitos poco eficientes, desorganizacin, planificacin dbil, entre otros factores.
Un 20% de tu tiempo en el trabajo est destinado a reuniones, tienes bastante

margen de mejora en este rubro.
Si optimizas el uso de tu correo electrnico, tienes tambin un alto potencial de

impacto (20% de nuestra jornada laboral).
Diagnstica tu propio da de trabajo

Quiero invitarte tambin a que te animes a hacer tu propio diagnstico, te quiero
presentar un formato creado por David Seah y que es muy prctico en su uso:
FORMATO DE DIAGNSTICO DE ACTIVIDADES DIARIAS
Si te animas a usarla seguro obtendrs datos que otorgarn mayor consistencia a la
estadstica que te mostr prrafos atrs. En todo caso, tambin puedes contactarme
para que te ayude con un diagnstico profesional.
Pasas 10.4 horas a la semana en tu trabajo, de los cuales ms de 4 horas los dedicas
a reuniones y correo electrnico. Adems, llegas a invertir hasta 2 horas de tu
tiempo en actividades que con herramientas adecuadas y con hbitos productivos
te tomaran mucho menos. Pon cuidado tambin a tus tiempos dedicados a
transporte y al ocio.

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4. CUNTO TIEMPO VAS A PODER GANAR?
Lo que vas a hacer para ganar ms tiempo
Ya identificamos lo que ms te impacta con bastante grado de certeza, ahora es
momento de entrar a la accin y empezar a mejorar en estas reas.
Necesitas ahora objetivos por cada iniciativa que vas a empezar a ejecutar, de tal
manera que puedas ir evaluando tu progresin, recuerda que cuando hablamos de
cambiar hbitos debes ir paso a paso, firme pero seguro, esta es una carrera de media
distancia, paciencia y enfoque, no te pido ms.
Qu significa ganar un da ms a la semana?

Bsicamente quiere decir que necesitas ahorrar 17 horas a la semana (considerando
que descansas 7, en promedio) para que puedas disfrutar de un da ms a la
semana, de este modo tus semanas pasaran a tener 8 das.
Estas 17 horas semanales resultan de ahorrar tiempo en el trabajo y en tus actividades
personales, estas 17 horas semanales sern de disposicin libre, algunas las
emplearas en ser mucho ms productivo en tu trabajo y otras en hacer lo que ms te
gusta y apasiona.
Con este da adicional vas a poder cumplir tus retos laborales, vas a disfrutar de ms
tiempo con los que ms quieres, en sntesis, vas a tener la materia prima para que tus
objetivos personales se hagan realidad. Eso espero y deseo.

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Objetivos detallados para alcanzar los resultados
Con base en todo lo analizado quiero proponerte los siguientes objetivos que reflejan
las optimizaciones de tiempo que he logrado antes en mis proyectos de
productividad, son objetivos totalmente alcanzables sin que esto implique que dejen
de ser retadores, va a costar un poco de esfuerzo, nada es fcil. Aqu vamos:
Vas a atacar con intensidad mxima el tiempo que dedicas a reuniones y mails. Vas
a optimizar tus herramientas. Vas a implementar hbitos ms saludables en tu
tiempo libre y vas a gestionar con ms orden tu informacin. Con todo esto vas a
ganar 17.4 horas ms a la semana, es decir, el ansiado da adicional.

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5. MANOS A LA OBRA!
Todo el mundo le tiene pnico a las reuniones, su mal uso ha hecho que huyas de
ellas o, peor an, que asistas solo para cumplir, un crculo vicioso muy daino.
Cualquier excusa es buena para convocar a una reunin, tu agenda lo sufre semana a
semana, casi no te queda tiempo para trabajar y avanzar tus pendientes.
Enseguida, te propongo 5 acciones para que reduzcas una cuarta parte del tiempo
que le dedicas a las reuniones:
ACCIN #1:
Lucha con todas tus fuerzas por evitar crear reuniones
que no seas estrictamente necesarias.
Hace poco publiqu un post sobre cmo tener reuniones efectivas o, mejor todava,
cmo no tenerlas, en dicho artculo expuse cmo podras contener la avalancha de
reuniones con tan solo preguntarte realmente necesito una reunin para solucionar
este problema?, necesitas 5 segundos de reflexin y responder con sinceridad para
darte cuenta que la solucin probablemente necesite de algo mucho ms sencillo que
de una reunin formal.
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Evidentemente no vamos a poder evitar todas las reuniones, pero tenemos suficiente
autoridad sobre algunas para decidir eliminarlas, cambiar su frecuencia, reducir su
duracin, etc.
Piensa en si una llamada o una pequea conversacin directa con la persona
implicada no te dara el mismo resultado que toda una reunin dentro de 3 das, si no
son ms, con lo ajustadas que son las agendas hoy en da.
CONCLUSIN: Antes de convocar una nueva reunin dedica unos minutos

a definir si realmente la necesitas, encuentra formas ms directas de
solucionar tus problemas (llamadas, conversaciones puntuales, etc.)
ACCIN #2:
Ayuda a todos y reduce la duracin de tus reuniones.
Una alternativa poco utilizada pero tambin potente es la reduccin del tiempo que
toman actualmente tus reuniones. Estas acostumbrado a reservar espacios de 1 hora
por defecto para la mayora de tus reuniones (si es que no es ms tiempo) en parte
porque las herramientas de calendarizacin (Outlook, Lotus, Google Calendar, etc.)
as lo predeterminan, pero nada te cuesta empezar a celebrar reuniones 15, 25 o 40
minutos. Es cuestin de eliminar la idea de las cosas siempre se han hecho as y
empezar a cuestionar el status quo.
Te propongo que elabores un inventario de todas tus reuniones recurrentes, con
asistentes y duracin de las mismas, una vez tengas estas esta informacin preparada
plantea y coordina nuevas frecuencias, duracin y horarios con los asistentes.

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Las reuniones candidatas a ser reducidas en tiempo son aquellas de 2 horas o ms de
duracin, estas reuniones directamente pueden recibir 1 hora de disminucin y te
aseguro que no pasa nada, es tanto el tiempo que ocupan que la reduccin aplicada
har que todos afinen sus tiempos de participacin y no se resientan los objetivos.
Otras reuniones clsicas a reducir son las de revisin de estatus o avances semanales,
la alternativa es designar con anticipacin una persona que consolide todo el material
de la reunin y lo enve a todos antes de la misma, as todo transcurrir de manera
ms fluida.
CONCLUSIN: Mapea tus reuniones, reduce la frecuencia con la que se

ejecutan, disminuye asistentes y reduce el tiempo de duracin de las
mismas, echa especial cuidado a las que duran ms de 2 horas.
ACCIN #3:
Te van a odiar un poco pero dile no rotundo a las
reuniones en las que no agregas valor.
Una de los hbitos que debes y puedes cambiar de inmediato es el de asistir a
reuniones en las que no ests en condiciones de aportar, bsicamente asistes por
costumbre, porque te convocaron por s te necesitan o porque est yendo tu jefe y
debes acompaarlo.
Aprovechando el inventario que ya tienes de tus reuniones, te propongo cuestiones
tu aporte a cada una de ellas, busca al lder o coordinador de cada una de estas
reuniones y encuentren la necesidad real, quizs puedas solventar sus requerimientos
de otra forma, comparto algunas ideas contigo al respecto.
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Propn al lder de la reunin estar on call para atender cualquier duda, de esta
forma, si bien debes estar atento al telfono, puedes aprovechar ese tiempo para
avanzar con tus pendientes en tu lugar de trabjo.
Plantea la opcin de que te compartan el acta de la reunin y a travs de ella

identifiques tus pendientes respectivos.
Ponte a disposicin de asistir por unos minutos a la reunin cuando realmente

te necesiten, luego de resuelto el punto te debers retirar, para que esto funcione
debes acordarlo as previamente con el lder de la reunin.
CONCLUSIN: Luego de inventariar tus reuniones, cuestiona al lder de

cada una de ellas la necesidad de tu participacin, en caso no se pueda
omitir del todo tu asistencia plantea opciones parciales de apoyo.
ACCIN #4:
Logra tus objetivos en UNA sola reunin, presiona.
Si finalmente concluyes que necesitas convocar una reunin para tratar algn tema,
prepara todo para que logres tus objetivos en una sola sesin, no permitas que se
genere una cadena de reuniones interminable.
Para que puedas hacer que en una sola reunin se tomen las decisiones que quieres,
te recomiendo lo siguiente:
Define el objetivo de la reunin, declara lo qu quieres lograr.
Plantea una estrategia para lograrlo, lee
a los dems participantes,
especialmente al del poder de decisin.

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Rene todas las evidencias, pruebas, material, etc., que te sirvan para lograr tus
objetivos.
Trata de llevar la reunin en tu oficina, jugar de local siempre otorga un plus.
Orienta la reunin al resultado que esperas, cierra lo ms pronto que puedas.
CONCLUSIN: Se muy estratgico a la hora de crear una reunin, plantea

tu objetivo, analiza a tus interlocutores y orienta todo para que cierres
trato a la primera oportunidad. Ahorrars varias reuniones futuras.
Adicionalmente, quiero sugerirte algunas buenas prcticas para que ganes eficiencia
en tus reuniones, tienen una secuencia lgica y un orden que debes seguir si quieres
tener buenos resultados.
Buenas prcticas si solamente eres PARTICIPANTE
Programa la reunin en tu calendario, el mismo que debes tener disponible

siempre en tus diferentes dispositivos.
Revisa los objetivos de la reunin o consltalos al organizador, de este modo

llegas enfocado.
Prepara toda tu informacin con anticipacin y a detalle.
Asiste puntualmente, no quites tiempo a los dems.
Participa activamente en lo que sea impactante, orientado siempre a una

solucin.
Cumple tus compromisos asumidos en la reunin, recuerda que la reunin ser

efectiva con decisiones tomadas y con los compromisos cumplidos.

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Buenas prcticas si eres el ORGANIZADOR
Agenda la reunin con anticipacin, asegrate de confirmar la asistencia de los

involucrados, convoca slo a los imprescindibles.
Detalla claramente los objetivos de la reunin, todos deben saber a qu estn

asistiendo y qu se pretende lograr.
Asegura la logstica de la reunin, verifica la sala, los equipos, el material, las

cmaras, etc., con 10 minutos antes tendrs todo a punto.
Declara los objetivos al empezar la reunin y plantea las reglas bsicas de

comportamiento.
Modera la reunin y haz que todo conduzca a tomar decisiones y definir planes
de accin.
Toma nota y elabora un acta o minuta de la reunin.
Distribuye los planes de accin, con fechas y responsables.
Haz seguimiento del cumplimiento de los compromisos, esta etapa es clave para
determinar si tu reunin tuvo xito o no.

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Vives pegado al email, no descuidas un segundo tu bandeja de correo, ests atento

a cualquier notificacin e interrumpes lo que sea que ests haciendo para atender ese
nuevo correo que acaba de llegar, vives para gestionar tu email, esta herramienta te
tiene a su servicio cuando debera ser al revs. Ataca esto de una buena vez:
ACCIN #1:
No respondas va email, llama o visita a tu interlocutor.
No pierdas de vista que ests donde ests para conseguir resultados, debes pasar a
la accin y el email es tu aliado, aunque a veces, tambin un arma de doble filo. Enfoca
tus correos a generar resultados, a tomar decisiones. En ese sentido, cada vez que
recibas un email donde la respuesta que vayas a dar no va a generar un acuerdo y
solo va a generar mayor debate opta por llamar a la persona involucrada, entiende
su necesidad y propn una alternativa que est a tu alcance, compromete a tu
interlocutor y cumple lo que ofrezcas, de este modo ahorras cadenas de correos que,
adems de tensionar el ambiente, no terminan en nada productivo, o peor, quizs
terminen en una reunin, doble perjuicio.
CONCLUSIN: Llama o visita al remitente de esos emails espinosos y que

son bombas de tiempo, no generes ms cadenas de correos, corta todo
con una conversacin directa, ahorraras muchsimo tiempo.
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ACCIN #2:
Vaca tu bandeja de entrada.
Acostmbrate a procesar tu correo electrnico un par de veces al da, define un
horario especfico y dedica un espacio de tiempo a poner orden en todos tus correos.
La idea es que vayas depurando tus mensajes y convirtiendo en pendientes los que
necesiten una accin tuya, si responder un correo te demora menos de 2 minutos,
hazlo y scate el problema de encima, caso contrario, archvalo pero apunta el
pendiente.
No permitas que tu bandeja de entrada sea un repositorio de infinitos correos, peor
an, de miles de correos sin leer, un pecado mortal.
Para que tu bandeja est vaca tienes que dar un paso proactivo adicional, quita tu
email de suscripciones que no te agregan valor, hablo de esos correos que te llegan
todos los das y siempre borras, date de baja, no tengas piedad.
Eso s, no dejes de leer ningn correo ni tampoco dejes de responder los que te piden
as hacerlo, responde escuetamente pero responde, siempre. No daes tu reputacin
ni pierdas credibilidad. Correo respondido, correo archivado, as de sencillo.
CONCLUSIN: Haz que tu bandeja de entrada tienda a cero, procesa

todos tus correos y decide qu hacer con cada uno de ellos, puedes seguir
un flujo similar al utilizado para procesar informacin, en el link anterior
te explico cmo hacerlo.

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ACCIN #3:
Elimina notificaciones y mantn cerrado tu correo.
Anula ahora mismo todas las notificaciones de correo nuevo que tengas, en tu
computadora, en tu tablet o smartphone, qutalos de inmediato porque es uno de los
vicios que ms tiempo te quitan diariamente.
Librate de esas ventanas emergentes que te interrumpen continuamente, ya tendrs
tu momento de revisar el correo donde podrs atender todo lo nuevo, no tienes por
qu responder en tiempo real, elimina esa idea de tu cabeza, cambia de chip.
Lo mismo con el celular, quita las alertas que te anuncian que has recibido un correo
nuevo, estas interrupciones son muy costosas, reconectar costara minutos valiosos
que nunca volvern, recuerda, si es urgente te van a llamar, tenlo presente.
CONCLUSIN: Borra toda alerta, sonido, notificacin, ventana emergente

y todo elemento que te anuncie que has recibido un nuevo correo,
elimnalos de una buena vez, t decides cuando revisar tu correo, no seas
esclavo de los mensajes.
ACCIN #4:
Utiliza automatismos para ser ms eficiente.
Una de las bondades menos utilizadas en la gestin del email es el uso de las reglas y
filtros inteligentes, estas aplicaciones te permiten ahorrar tiempo a travs de
pequeos automatismos en tu correo electrnico.

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Por ejemplo, puedes resaltar los mensajes de un remitente en especfico, puedes
tambin reenviar ciertos correos a otra persona, puedes resaltar los correos que son
dirigidos directa y solamente a ti, y en general puedes aplicar muchas ms reglas para
ganar ms tiempo manejando tu correo, te invito a que explores las bondades de tu
gestor de email, los mejores tienen muchas opciones similares, te hablo del caso de
Outlook, Google Mail, Lotus, etc.
CONCLUSIN: Automatiza las actividades ms recurrentes en tu correo,

resalta mensajes exclusivamente tuyos y los que provengan de tus
clientes clave, explora funcionalidades de tu gestor de correos.
Tambin quiero plantearte una serie de pequeas sugerencias que harn tu vida ms
fcil con el email, aqu van:
Buenas prcticas en el uso del Email

Mantn cerrado tu email, no ests revisndolo cada 15 segundos.
Tu primera tarea del da no debe ser revisar el email, enfcate en planificar tu
da y empezar con uno de tus pendientes ms feroces.
Primero redacta el mail que vayas a enviar, luego adeca un asunto llamativo y
finalmente coloca el destinatario, con ese orden aumentas la velocidad de
envo de tus correos.
Sugerencia genrica, aplica el 3x3, correos de 3 prrafos como mximo, y de 3
lneas cada uno, nadie lee testamentos.
Piensa en la lectura por celular, hoy tan comn en todos, no te explayes
demasiado ni pongas imgenes o tablas gigantescas, s escueto.

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Esta es una de mis favoritas, evita por favor poner en copia a miles de personas
en correos en los que tienen muy poco que ver, copia a los indispensables.
Evita gestionar tareas por email, utiliza herramientas modernas para gestionar
tus tareas y la de tu equipo.
Edita asuntos al responder correos que tienen como ttulos: hola, saludos,
urgente o no tienen ninguno, el asunto es muy poderoso y puede definir si tu
correo ser ledo o no.
No uses el correo electrnico para chatear.
Usa plantillas para correos que envas con recurrencia y con contenido similar.
Configura una firma automtica.

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ACCIN #1:
S el mejor utilizando atajos de teclado.
Invierte tiempo en aprender atajos de teclado, son una maravilla y te ahorrarn el uso
intensivo del mouse que actualmente tienes.
Aprende atajos para Windows o Mac, en primer lugar, enseguida aprndelos tambin
para los programas que ms utilizas en tu da a da, seguro que van a estar Word,
Excel, Power Point, etc.
La clave est en practicar, seguro al inicio te costar un poco pero una vez adquirido
el hbito tu productividad se disparar indudablemente.
En paralelo, mejora tu velocidad con el teclado, aunque tambin puedes recurrir a
herramientas que te ayudaran a escribir prrafos mediante atajos predeterminados,
una opcin interesante si es que dedicas mucho tiempo a escribir correos,
documentos, etc. es Typinator, prubala.
CONCLUSIN: Trata de utilizar atajos de teclado para casi todo lo que

hagas en la computadora, usa el mouse para lo mnimo indispensable.
Mejora tu velocidad de tecleo.

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ACCIN #2:
Haz capturas de pantalla el triple de rpido.
Una de las actividades que ms realizamos en nuestra vida diaria es la de hacer
capturas de pantalla, puede ser para explicar algo, como evidencia o simplemente por
querer guardar algo encontrado, lo usamos todos los das. Entonces, te propongo que
utilices una herramienta adecuada para ello, en este caso, te invito a que uses
FastStone, no te vas a arrepentir, funcionalidad y simplicidad extrema, ahorraras
mucho tiempo con un programa que pesa menos de 1MB. No hay mucho ms que
decir.
CONCLUSIN: Captura tus pantallas de forma eficiente, no pierdas

tiempo con el Paint, usa algo ms eficiente y ahorra minutos valiosos.
ACCIN #3:
Utiliza un gestor de carpetas y ten todo organizado.
Otro elemento fundamental en tu da son los archivos y carpetas, probablemente
tengas todo acumulado en diferentes lugares de tu computadora, pues bien, no te
miento si te digo que vas a ahorrar mucho tiempo si es que organizas todas tus
carpetas y tu informacin, define tus categoras de vida y trabajo y empieza a explotar
rboles de informacin, para que todo tenga un sitio donde ser almacenado.
Enseguida, emplea herramientas que te faciliten la ubicacin, movimiento y guardado
de estos archivos y carpetas, una excelente alternativa es Q-Dir, un software que
reemplaza al clsico y menos funcional Explorador de Windows, con Q-Dir ganas
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velocidad en la gestin de tu informacin, te invito a probarla, es gratis, ligera y
personalizable. Una maravilla.
CONCLUSIN: Organiza tu informacin de acuerdo a tus necesidades,

explota cada carpeta en subcarpetas siguiendo un patrn, luego, utiliza
herramientas para gestionar tus archivos de forma ptima (por ejemplo:
Q-Dir).
ACCIN #4:
Busca tus archivos a la velocidad de un rayo.
Otra herramienta ideal para tu optimizar tu trabajo en la computadora es el buscador
de archivos, Windows y Mac traen sus buscadores nativos, pero los encuentro poco
eficientes y prcticos, por ello te propongo utilices uno casi mgico, se llama
Everything y encontrar absolutamente cualquier archivo que desees, lo mejor es
que te arroja resultados de inmediato, en tiempo real, adis a las largas esperas antes
de hallar un documento.
CONCLUSIN: Utiliza los buscadores de informacin, de preferencia

Everything, un buscador mgico.

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TU SEMANA DE 8 DAS
ACCIN #5:
Utiliza tu calendario y no dejes que se te escape nada.
Tienes que poner el calendario a tu servicio, convirtelo en tu aliado incondicional
(junto con las listas de tus pendientes).
Usa tu calendario para todos aquellos eventos que deben ocurrir s o s a una
determinada hora, programa dichas citas con toda la informacin necesaria (lugar,
interlocutor, direcciones, entregables, etc.), de esta manera cuando consultes el
evento tendrs a la mano la informacin completa.
Ten la misma versin de tu calendario en todos tus dispositivos, aprovecha la
tecnologa y sincroniza para que puedas ver desde el celular lo mismo que ves desde
la computadora, explora, los mejores gestores de calendario tienen mltiples
opciones al respecto, te hablo de Outlook, Google Calendar, iCal, etc.
CONCLUSIN: Potencia tu uso del calendario, convirtelo en una

herramienta a tu favor y libera tu memoria de todos los eventos a los que
estas comprometido asistir.
Finalmente, quiero exponerte algunas prcticas adicionales para que tengas ms

xito con tus herramientas.
Buenas prcticas en tu uso de herramientas

Controla tus programas y aplicaciones, no instales todo lo que encuentras por
ah y si instalas algo nuevo prubalo, dale una oportunidad real y si no te
convence desinstala, no acumules cosas que no vas a utilizar. Ten en tu
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TU SEMANA DE 8 DAS
computadora o celular lo mnimo indispensable, ahorraras memoria, y
optimizaras el rendimiento de tus dispositivos.
Estandariza sistemas y plataformas, es decir, si utilizas una tablet Android, trata
de que tu smartphone tenga el mismo sistema operativo, toma en cuenta que
la sincronizacin ser de forma ms fluida y natural, adems de que utilizaras
las mismas aplicaciones, lo mismo para Apple, si tienes un iPad, lo lgico es que
vayas por un iPhone (y una Mac si es posible).
Invierte en herramientas buenas, muchas veces lo barato sale caro y mucho
ms en esta poca de avance tecnolgico con tanta presencia de hackers y
peligros cibernticos, invierte en programas y aplicaciones buenas, investiga,
revisa lo que opinan otros usuarios de lo que quieres comprar antes de hacerlo,
tienes mucha informacin a tu alcance.

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ACCIN #1:
Despierta media hora antes, todos los das.
Quizs con este consejo te sorprendas y pienses que es una broma, esperabas algo
ms avanzando?, quizs s, pero eso no quita que este hbito sea muy poderoso,
despierta media hora antes, todos los das, aprovecha ese espacio para planificar,
dejar fluir tus ideas, explotar tu creatividad.
Vas a ganar tiempo de calidad, te lo aseguro.
Aprovecha para hacer algo de deporte, para avanzar algn proyecto personal o para
llegar media hora antes al trabajo, tienes muchas opciones, todas ventajosas, media
hora menos no te va a perjudicar en absoluto, no necesitas ms de 7 horas de sueo
de calidad para descansar correctamente.
Tan simple como esto, a m me cuesta un poco todava, sobretodo porque a veces
duermo tarde, pero lo voy a lograr, espero t tambin.
CONCLUSIN: En simple, levntate 30 minutos antes de tu hora

acostumbrada, nada ms que eso, oro puro de la forma ms sencilla.

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ACCIN #2:
Mira 30 minutos menos de televisin todos los das.
Esto si te lo esperabas, estoy seguro, no te sientas culpable, todos queremos ver algn
partido de futbol, un noticiero, una serie o una pelcula, est bien, pero tampoco
destinemos todo nuestro tiempo libre a estar frente al televisor, eso es perder el
tiempo, no me puedes discutir eso.
Considero que se ha terminado la poca de la TV como la conocamos, no dejes que
un aparato te imponga lo que quieres ver, te ponga comerciales cada 2 x 3, no seor,
hoy gracias a Internet puedes elegir lo que quieres ver, pelculas, deportes, msica,
series, todo, todo al alcance de unos pocos clics, sin comerciales, as que pinsalo.
De esto si me siento orgulloso, no veo absolutamente nada de televisin, nada, cero,
no agrega valor a mi vida, el fin de semana sigo por ah un par de partidos por internet
mientras hago otra cosa, siempre, nunca dedicacin exclusiva.
Estoy siendo muy conservador pidindote que reduzcas solo 30 minutos, pero est
bien, empecemos con eso, luego volver para pedirte 1 hora y as, hasta que
abandones este hbito ms daino que beneficioso.
CONCLUSIN: Apaga el televisor.

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ACCIN #3:
Elimina las notificaciones de mensajera instantnea
El gran enemigo de la productividad de estos tiempos, tu celular y sus benditas
notificaciones del Whatsapp, Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest y cuanta red
social exista.
Te vas a ahorrar muchsimo tiempo si es que desactivas todas las alertas que
provienen de estas aplicaciones, tampoco te pido que las desinstales porque de una
u otra forma pueden tener utilidad en determinado momento, pero s vas entrar a
echar un vistazo que sea cuando t quieras y no cuando te alerten cada 5 minutos.
Este agujero negro se ha intensificado con la masificacin de los smartphones, grupos
para circular videos, fotos, chistes, etc., no hacen ms que perjudicar tu concentracin
y enfoque, ponle un alto ya mismo, te vas a ahorrar horas de horas, te lo juro.
CONCLUSIN: Desactiva las notificaciones que tengas ya mismo, decide

tu cundo vas a entrar, que no te dominen.
ACCIN #4:
Reduce tu actividad en las redes sociales
Que s, que es divertido estar un rato en Facebook, poner algo interesante, compartir
informacin, todo bien con eso, pero de ah a estar pendiente de cada actualizacin
de nuestra red y compartir todo lo que se nos pasa por la cabeza es muy daino, y no
solo para tu productividad sino tambin para tu salud mental.

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Pon restricciones a tu uso de las redes sociales, ingresa dejando intervalos de 3 horas
o ms, y por favor, no pretendas ponerte al da de todo lo que no viste, no vas a
terminar nunca, solo piensa cuando entras a un bar y te unes a la mesa donde estn
tus amigos, en ningn caso pides un recuento de todo lo que conversaron,
simplemente te unes a lo que estn haciendo en ese momento y listo, para adelante.
CONCLUSIN: Redes sociales cada 3 horas, como mnimo y durante no

ms de 5 minutos, suficiente.
Finalmente, algunos buenos hbitos complementarios a los expuestos, sencillos pero

con efectos importantes si es que los adoptas a tu vida. Veamos.
Buenos hbitos productivos a implementar

Planifica tu da al empezar o mejor an, en la noche anterior, de esta manera
ganas enfoque al empezar el da.
Aplica la regla de los dos minutos, si algo te demora ese tiempo o menos hazlo
ni bien llegue a tus manos, no lo pospongas.
Aplica a tu vida el principio de Pareto, el 80% del impacto que necesitas se
obtiene con el 20% del esfuerzo enfocado en lo correcto. El 80% de tus
resultados se centran en un 20% de acciones, las clave.
Haz ejercicio, te dotar de mayor energa, adems que cuidars tu salud.
Dile adis a la multitarea, avanza pendiente por pendiente.
Aprende a decir no, atrvete, no tienes por qu siempre ceder, aprende a
confrontar, a negarte a hacer cosas que no te competen, que no necesitas o
que simplemente no quieres hacer.

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Haz las cosas con calidad, da el 110% siempre, no olvides ponerle tu sello
personal.
Adptate a los no productivos, siempre vas a estar rodeado de gente que hace
justamente todo lo contrario a lo que has ledo en este ebook.
Haz las cosas con pasin, da todo de ti, disfruta del proceso, lo mejor de la
mayora de proyectos es el transcurso del mismo y no solamente el resultado.
El paisaje que vemos por la ventana al viajar es tan hermoso como lo que
vislumbramos al llegar a nuestro destino. Ojo con ello.

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TU SEMANA DE 8 DAS
Esta iniciativa est enfocada en mejorar nuestra administracin de la informacin

digital que tenemos, hablo de correos, documentos, presentaciones, hojas de clculo,
fotos, videos, imgenes, carpetas, etc.
La intencin es que ahorres tiempo al encontrar rpidamente tus archivos, dado que
cada cosa debe tener su lugar, asimismo, debers ser capaz de procesar toda la
informacin que llega a tus manos sin que eso te abrume, todo eso es posible, veamos
cmo.
ACCIN #1:
Estructura tus carpetas de acuerdo a categoras.
Una de las mejores formas de ordenar toda tu informacin es estructurar un rbol de
carpetas que vaya de lo general a lo especfico, donde el primer nivel de clasificacin
pueden ser tus categoras de vida (salud, finanzas, educacin, carrera, familia,
trabajo, etc.) y luego hacer un efecto cascada para seguir explotando las sub carpetas.
La idea es que reflejes esta clasificacin en tus carpetas de archivos, en tus carpetas
de correo, en tus notas, y en general en todo aquello que implique administrar
informacin.

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TU SEMANA DE 8 DAS
Un paso siguiente es que esta distribucin de carpetas este siempre disponible para
ti, para ello puedes usar herramientas como Dropbox o Google Drive por ejemplo, as,
acceders a archivos ordenados desde cualquier lugar en el que te encuentres y desde
cualquier dispositivo.
Estandariza tus categoras de vida para todas las agrupaciones de informacin que
tengas.
CONCLUSIN: Define tus categoras de vida y enseguida refljalas en el

orden que le das a tus carpetas, todos tus archivos deben formar parte
del rbol de informacin que vayas a crear.
ACCIN #2:
Utiliza una bandeja de entrada fsica y digital.
Algo que te va a servir mucho es crear bandejas de entrada para todo lo que llegue a
tus manos, en versiones fsica y digital.
Una bandeja de entrada (que no es la del correo) es el centro de acopio de todo lo
que cae en tus manos y que no tienes que atender en ese instante necesariamente,
la potencia de estas bandejas recae en que servirn para acumular todo hasta que
llegue el momento de procesar su contenido y decidir qu accin tomar por cada
elemento que saquemos de la bandeja.
Tu bandeja digital puede ser una carpeta en el escritorio, la que debers vaciar cada
tantos das, no conviertas esto en un repositorio de archivos infinitos, tienes que
depurar continuamente.

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Tu bandeja fsica puede ser una bandeja de plstico en tu escritorio, donde pongas
todo lo que llega a tus manos en cuanto a papeles, promociones, publicidad, etc., es
una buena idea que tengas una bandeja para asuntos confidenciales tambin, del
mismo modo que en los archivos digitales, procura que tu bandeja est siempre en
constante depuracin.
CONCLUSIN: Crea una bandeja de entrada digital y otra fsica,

procsalas continuamente, lo que sale de la bandeja no debe volver a
entrar.
Finalmente, algunos hbitos adicionales que quiero sugerirte son:
Buenos hbitos productivos a implementar

Aplica 5S digital, esta famosa tcnica de mejora para ambientes fsicos tiene
principios totalmente replicables en tu entorno digital.
No almacenes cosas que no vas a utilizar, elimnalas sin temores, no te
conviertas en un acumulador de archivos sin sentido.
Depura informacin continuamente, cada cierto tiempo revisa lo que tienes
almacenado y analiza si te sirve o no, ten la certeza que eliminaras ms y ms
cosas que no te agregan valor.
Mantn el escritorio de tu computadora limpio, libre de archivos y carpetas,
cada cosa tiene su lugar, el escritorio puede albergar un par de accesos
directos, ms nada.
Nombra correctamente los archivos, facilitara su reconocimiento y bsqueda
futura, dedica unos segundos a colocar el nombre ms apropiado.
Gestin tus notas e ideas, tambin es informacin y muy valiosa, puedes probar
Evernote por ejemplo.

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6. DISFRUTA DE TU SEMANA DE 8 DAS
Llega la mejor parte, la de disfrutar lo ganado.
El peor escenario sera que ganes mucho tiempo y no lo utilices en lo que realmente
aporta valor a tu vida, enseguida algunas ideas:
Vulvete experto en algo, aumenta tu autoridad

Desarrolla ese proyecto que tienes en mente desde hace tiempo, dedcale
tiempo y cario, apasinate por l.
Estudia y sigue aprendiendo, actualmente tienes mltiples opciones virtuales
sobre temas muy especializados, no necesitas de un centro de enseanza
tradicional necesariamente.
Ensea, difunde las cosas que dominas, potencia tu autoridad en un nicho
especfico ayudando a los dems a mejorar.
Mejora tu marca personal, hay que ser y parecer dicen los sabios, pues es
cierto, pon un poco de esfuerzo en lucir mejor, en todo sentido.
Compite y s el mejor en lo que haces

Encuentra un deporte y entrena, preprate para superarte a ti mismo, compite
y sube de nivel poco a poco, cada da se un poco mejor.
Apasinate por alguna aficin, dedcale tiempo de calidad, mejora
continuamente. Hagas lo que hagas intenta ser el mejor, siempre. El esfuerzo
no es negociable, tenlo siempre presente.

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TU SEMANA DE 8 DAS
Explora y descubre nuevas cosas por hacer
Viaja y conoce nuevos lugares, nuevas personas, nuevas formas de ver las
cosas, aprovecha esas experiencias para mejorar personalmente, descubre,
compara, comparte, disfruta.
Ve al teatro, conciertos, descubre eventos, quizs encuentres nuevas formas
de pasarla bien, quizs conozcas ms personas con quien compartir intereses
similares, conecta.
Comparte y conecta con los que quieres

Haz ms actividades con tu pareja, hijos y familiares cercanos, disfruta el
tiempo enfocndote en ellos, disfruta el hoy.
Mejora la interaccin con tu familia lejana y amigos, descubre cosas en comn,
entabla contacto de mayor calidad, retoma contacto si es que lo has perdido
en algn momento.
Conoce nuevas personas, comparte dudas, forma grupos y equipos. Aprovecha
el poder de las redes.
Hemos llegado al final, yo soy el ms contento de que hayas completado el ebook, no

dejes de empezar a poner en prctica los consejos, recuerda que puedes aplicar
variantes, por supuesto que s, es mejor un hecho pronto que un perfecto futuro,
no lo olvides.
Te invito a conocer mucho ms de mtodos, tcnicas, herramientas y buenas
prcticas de gestin personal y productividad en mi blog, ya lo conoces: Cronomaquia.

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TU SEMANA DE 8 DAS
MUCHO MS EN CRONOMAQUIA
Este ebook es parte de un conjunto de herramientas que quiero poner a tu disposicin
con el objetivo de ayudarte a lograr mejores resultados en tu vida, integralmente.
Los otros recursos adicionales a este ebook que estoy desarrollando especialmente
para ti son, por ejemplo:
Casos Prcticos
Mapa Estratgico Personal para el Ejecutivo de 30 aos.
Mapa Estratgico Personal para el Estudiante de hoy.
Plantillas y Formatos
La hoja de trabajo para la construccin de tu Estrategia Personal
La herramienta para que diagnostiques la distribucin de tu tiempo
Imprimible del modelo de Gestin Personal Integral.
Guas
La caja de herramientas ideal para tu vida.
Tutorial para que gestiones con xito Gmail.
Interesado en estos recursos gratuitos?, suscrbete a Cronomaquia ya mismo,

aunque si recibiste este ebook por haberte suscrito ya no tienes que hacerlo
nuevamente, te har llegar todo lo nuevo a travs del email.
Quiero suscribirme ahora!

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TU SEMANA DE 8 DAS
ACERCA DEL AUTOR
Mi nombre es Edwar Apaza Zavala y me he propuesto nunca dejar de aprender ni de
compartir conocimiento y experiencias. Todo lo que comparto y difundo tiene la
intencin de ayudarte a mejorar en aspectos que a m me costaron muchsimo al
inicio, definitivamente puedo dar fe de que el cambio existe y que s es posible
revolucionar tu vida, cuando quieres, claro est.
Me encanta todo lo que tenga que ver con la consultora, la productividad y la

enseanza, digamos que son las 3 palabras claves que quiero que me definan, estoy
trabajando intensamente para lograrlo.
Quiero invitarte a que mantengamos un contacto cercano, que compartas

informacin conmigo, me cuentes tus experiencias y sobretodo me gustara conocer
tu opinin sobre lo que has ledo ac y en el blog, quiero escucharte.
Puedes ubicarme a travs de infinidad de medios, te estar esperando.
[email protected]
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REFERENCIAS Y LECTURA COMPLEMENTARIA
No quera cerrar el ebook sin antes recomendar todos los sitios que me inspiraron y
continan hacindolo da tras da. Mucho se lo debo a ellos.
Dicen que quien deja de aprender ms pronto que tarde se volver obsoleto, realidad
triste y dura. Nunca dejes de perder esa curiosidad que, por ejemplo, te ha trado
hasta ac.
Quiero dividir los sitios que te voy a recomendar en dos grandes grupos:
Los grandes maestros de quienes aprend casi todo:

Think Wasabi de Berto Pena
El Canasto de Jeroen Sangers
Jernimo Sanchez
Optima Infinito de Jos Miguel Bolvar
David Torn 2.0
Los que conoc en el camino y me ayudan a mejorar:

Samuel Casanova
Lean Liblula de Ana Sastre
Escuela de Productividad de Jos Bermdez Crespo
Enfoque Carnot de Jess Serrano Dcar
Cambiando Creencias de Antonio Jos Masi
Marcando la diferencia de Rubn Alzola

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Edwar Apaza Zavala | Productividad y Gestin Personal

Copyright 2015 Edwar Apaza Zavala. Todos los derechos reservados.

YA ESTAMOS JUNTOS, BIENVENIDO!

Hacer que ganes un da ms a la semana para

Ayudarte a que liberes tu mente de estrs y

Presentarte los conceptos iniciales sobre

2. Por qu te falta tiempo para todo?

3. De dnde vas a ganar tiempo?

4. Cunto tiempo vas a poder ganar?

A. Reduce el tiempo de tus reuniones

B. Reduce el tiempo que dedicas al email

C. Optimiza tus herramientas

D. Implementa mejores hbitos

E. Organiza tu informacin digital y fsica

6. Disfruta de tu semana de 8 das

Acerca del autor

Referencias y lectura complementaria

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal

Te estresas con cierta frecuencia, no ests disfrutando de tu trabajo o de tus

Tus proyectos (personales y laborales) estn tardando ms tiempo del previsto y

Tienes pendientes acumulndose uno tras otro, no los terminas a tiempo. No

No tienes tiempo para hacer lo que ms te gusta, lo que te apasiona, tus

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal

Las llamadas telefnicas

Las redes sociales

Los malos hbitos

Las conversaciones de pasillo

Los archivos extraviados

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal

Distribucin tpica de un da laborable

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal

Explosin a detalle del tiempo en el trabajo

Tiempo en reuniones, es el tiempo que pasamos en medio de reuniones.

Tiempo en gestin del email, es aquel dedicado a leer y responder correos.

Tiempo improductivo, es el tiempo que dedicamos a realizar actividades

Tiempo productivo individual, tiempo que agrega valor a nuestro trabajo.

Tiempo de refrigerio, dedicado a almuerzo y comidas en general.

Tiempo en comunicaciones, es el destinado a llamadas por celular, anexo, etc.

Tiempo muerto, es el dedicado a conversaciones de pasillo, redes sociales, etc.

Tiempo en capacitaciones, dedicado a cursos, talleres, seminarios y eventos.

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal

Distribucin de tiempo si eres Director o Gerente

Como podemos ver, el directivo promedio pasa un cuarto de su tiempo en el trabajo

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal

Distribucin de tiempo si eres jefe o lder de rea

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal

Tienes un 22% de tiempo improductivo, es decir, tiempo en el que haces algo

Un 20% de tu tiempo en el trabajo est destinado a reuniones, tienes bastante

Si optimizas el uso de tu correo electrnico, tienes tambin un alto potencial de

Diagnstica tu propio da de trabajo

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal

Qu significa ganar un da ms a la semana?

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal

Edwar Apaza Zavala |Productividad y Gestin Personal

CONCLUSIN: Antes de convocar una nueva reunin dedica unos minutos