AJUSTES CONTABLES

AJUSTES

Todo lo que suceda en el negocio debe registrarse en el

sistema contable, para que el diario y el mayor contengan un
historial completo de todas las operaciones mercantiles del
periodo. Si no se ha registrado una operacin o transaccin,
los saldos de las cuentas no mostrarn la cifra correcta al
final de periodo contable.

Los asientos con que se ajustan o actualizan las cuentas se

llaman asientos de ajuste. Cada asiento de ajuste afecta una
cuenta de balance general y del estado de resultados. Si el
ajuste no afecta a una cuenta de ingresos o de gastos, no es
un asiento de ajuste.

Ajustes de Gastos

Todos los asientos de ajuste relacionados con gastos

acumulados pendientes de pago y gastos que al pagarse
fueron registrados como activo, requieren un cargo a una
cuenta de gasto y un abono a una cuenta de activo o pasivo.

A continuacin se muestran tres tipos de ajustes de gasto:

Gastos devengados: muchos negocios incurren en ciertos

gastos del periodo antes de efectuar el pago correspondiente,
estos gastos que se van acumulando se llaman gastos
devengados o incurridos.

Gastos pagados por anticipado: son gastos que se registraron

como un activo o como un gasto cuando se pagaron. Un gasto
pagado por anticipado es un activo y se produce cuando se
pagan gastos que abarcan uno o ms periodos contables

futuros. Cuando el pago se hace antes de que se haya

incurrido en el gasto o antes de que se haya vencido por lo
general se hace el cargo a la cuenta de un activo, debido a
que representa un costo no vencido y que se emplear en
periodos futuros, para producir ingresos. Sin embargo se
puede utilizar una cuenta del estado de resultados para
registrar el gasto cuando se paga. Cuando se usa una cuenta
del estado de resultados para anotar el asiento inicial, es
necesario ajustar una cuenta de gastos para bonificar
cualquier parte no utilizada o vencida, y pasar el importe a
una cuenta del balance general.

Distribucin del costo de un activo fijo a lo largo de su vida

til, mediante el proceso de depreciacin. Al proceso de
cancelar o disminuir el costo de un activo fijo, con la
excepcin de terrenos, a lo largo de su vida til estimada se
le conoce como depreciar el activo o simplemente como
depreciacin. Cuando se distribuye el costo del activo fijo a lo
largo de su vida til estimada, se carga a la cuenta de
depreciacin y se acredita a la cuenta de depreciacin
acumulada.

Inters Acumulado

El inters que se carga en prstamos a corto plazo (30,60 o 90

das) es el gasto o costo de pedir dinero prestado. El inters
se va acumulando segn pasa el tiempo. Pero el pago de la
cantidad tomada mas el inters, no se efectuar hasta la
fecha de vencimiento del prstamo.

Ajustes de Ingresos

Todos los ajustes de ingresos acumulados pendientes de

cobro y de ingresos que al momento del pago se registraron
como pasivos, ya que no haban sido devengados, requieren
un cargo a una cuenta de activo o pasivo y un abono a una

cuenta de ingresos, esto se debe hacer en el ultimo da del

periodo contable.

Existen dos tipos de ajustes de ingresos:

Ingresos acumulados pero no registrados ni cobrados.

Anticipos de clientes que se registran como pasivo y que

cuando se devenguen se convertirn en ingresos.

Los ingresos pueden ser devengados (ganados) antes de que

se reciba efectivo del cliente, o de que se contabilice la
operacin en los registros contables. Estos ingresos que se
han devengado pero que aun no se han recibido o registrado
se llaman ingresos devengados.

Cuando un cliente paga por adelantado servicios prestados,

se carga a la cuanta de efectivo y por lo general, se acredita
una cuenta de pasivo llamada anticipos de clientes, debido a
que no se ha realizado el servicio y el ingreso aun no se ha
ganado.

Normalmente, todos los anticipos cobrados a clientes se

registran en una cuenta de pasivo al momento en que se
recibe el pago.

Cuando se usa una cuenta de resultados para registrar el

asiento inicial, ser necesario el ajuste a una cuenta de
ingresos para cancelar cualquier ingreso no devengado y
traspasar el importe a una cuenta de pasivo.

Balanza de comprobacin ajustada

Despus de anotar en el diario los asientos de ajuste y

pasarlos al mayor, se prepara una balanza de comprobacin
ajustada para verificar la exactitud del mayor, antes de
preparar y actualizar los estados financieros de fin de ao.

Ajustes por Inflacin

El actualizar los estados financieros surge de la necesidad de

conocer el valor real que tienen las partidas no monetarias de
una empresa y conocer hasta que punto se han visto
afectadas por la inflacin. Las partidas no monetarias son
aquellas cuyo valor vara con el transcurso del tiempo.

Los ajustes que ms se realizan en las empresas son en las

siguientes partidas:

Inventarios

Activos Fijos

Depreciacin de activos fijos

Capital contable

Para ajustar los activos fijos por inflacin, al igual que en los
inventarios, se requiere del factor de ajuste. Una vez obtenido
el factor, se le aplica al valor histrico. El ajuste se har
cargando a la cuenta del activo fijo y acreditando a la cuenta
de exceso o insuficiencia de capital.

La depreciacin acumulada es la contrapartida del activo fijo

por lo tanto debe mostrar un saldo que este valuado con
pesos del mismo poder adquisitivo que el activo fijo.

Depreciacin del activo en contabilidad[editar]

Se utiliza para dar a entender que las inversiones
permanentes de la planta han disminuido en potencial de
servicio. En contabilidad, la depreciacin es una manera de
asignar el coste de las inversiones a los diferentes ejercicios
en los que se produce su uso o disfrute en la actividad
empresarial. Los activos se deprecian basndose en criterios
econmicos, considerando el plazo de tiempo en que se hace
uso en la actividad productiva, y su utilizacin efectiva en
dicha actividad. Una deduccin anual de una porcin del valor
de la propiedad y/o equipamiento.

Tambin se puede definir como un mtodo que indica el

monto del costo imputable al gasto, que corresponda a cada
periodo fiscal.

La depreciacin es el mecanismo mediante el cual se reconoce

el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de l.
Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este
sufre un desgaste normal durante su vida til que el final lo
lleva a ser inutilizable. El ingreso generado por el activo
usado, se le debe incorporar el gasto, correspondiente
desgaste que ese activo ha sufrido para poder generar el
ingreso, puesto que como segn seala un elemental
principio econmico, no puede haber ingreso sin haber
incurrido en un gasto, y el desgaste de un activo por su uso,
es uno de los gastos que al final permiten generar un
determinado ingreso.

Al utilizar un activo, con el tiempo se hace necesario

reemplazarlo, y reemplazarlo genera una derogacin, la que
no puede ser cargada a los ingresos del periodo en que se
reemplace el activo, puesto que ese activo gener ingresos y
significo un gasto en ms de un periodo, por lo que mediante

la depreciacin se distribuye en varios periodos el gasto

inherente al uso del activo, de esta forma solo se imputan a
los ingresos los gastos en que efectivamente se incurrieron
para generarlo en sus respectivos periodos.

Otra connotacin que tiene la depreciacin desde el punto de

vista financiero y econmico, consiste en que al reconocer el
desgaste del activo por su uso, se va creando una especie de
provisin o de reserva que al final permite ser reemplazado
sin afectar la liquidez y el capital de trabajo de la empresa.
Supongamos que una empresa genera ingresos de $1.000 y
unos costos y gastos que sin incluir la depreciacin son de
$700, lo que significa que el beneficio ser de $300, valor que
se distribuye a los socios. Supongamos tambin, que dentro
de esos $300 que se distribuyen a los socios, estn incluidos
$100 por concepto de depreciacin, que al no incluirla
permiten ser distribuidos como utilidad. Qu sucedera en 5
aos, cuando el activo que genera los $1.000 de ingresos
debe ser reemplazado? Lo que sucede es que no habr
recursos para adquirir otro activo que sustituya al anterior,
puesto que los recursos con que se deba reemplazar fueron
distribuidos. De ah la importancia de la depreciacin, que al
reconocer dentro del resultado del ejercicio el gasto por el
uso de los activos, permite, adems de mostrar una
informacin contable y financiera objetiva y real, permite
tambin mantener la capacidad operativa de la empresa al no
afectarse su capital de trabajo por distribucin de utilidades
indebidas.

La depreciacin, como ya se mencion, reconoce el desgaste

de los activos por su esfuerzo en la generacin del ingreso, de
modo pues, que su reconocimiento es proporcional al tiempo
en que el activo puede generar ingresos. Esto es lo que se
llama vida til de un bien o un activo, el tiempo durante el
que un activo se mantiene en condiciones de ser utilizado y
de generar ingresos.

La vida til es diferente en cada activo, depende de la

naturaleza del mismo. Pero por simplicidad y estandarizacin,

la legislacin Colombiana,1 por ejemplo, y de manera similar

casi todas las regulaciones, han establecido la vida til a los
diferentes activos clasificndolos de diferentes grupos:

Inmuebles (incluidos los oleoductos) 20 aos

Barcos, trenes, aviones, maquinaria, equipo y bienes muebles
10 aos
Vehculos automotores y computadores 5 aos.

Provisiones, depreciacin y amortizacin

Provisiones
Es la prdida de valor que en un momento puntual puede sufrir algn
elemento del activo: por ejemplo, clientes que probablemente no van a pagar,
existencias que se han deteriorado, etc.

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Tambin se dotan provisiones por posibles prdidas futuras en las que
puede incurrir la empresa: por ejemplo, por alguna demanda judicial, impuestos
reclamados por Hacienda, etc. (AulaFcil, Espaa).
Depreciacin
Los activos fijos pierden valor por el tiempo de uso. El mtodo lineal o
directo reconoce los siguientes elementos para calcular el monto:

En la prctica contable es comn mencionar porcentajes, el caso

anterior sera 10%
Anual durante 10 aos.
Fiscalmente, solamente se toma como base MOI y se permite deducir
como gasto los siguientes porcientos: Terrenos 0%, construcciones 5%,

maquinaria y equipo de oficina 10%, equipo de transporte 25%, equipo de

cmputo 33%
Amortizacin
Se amortizan generalmente los gastos incurridos en instalacin,
organizacin, pre-operativos. Se diferencian de depreciacin porque no pierden
valor por su uso.
El criterio para amortizar difiere de la normatividad fiscal a las reglas
recomendadas por NIF (Normas de Informacin Financiera). Lo deseable ser
aplicar las segundas (fondo) que el primero (forma).
Asientos de ajuste
Cuando se auditan los estados financieros afloran errores o
irregularidades que se corrigen mediante asientos de "ajuste". Las cuentas
deben reflejar saldos reales y sino coincide el saldo reflejado en la cuenta con
el saldo real es necesario ajustar.
Ocurre tambin cuando se debe presentar la declaracin anual para
efectos fiscales, por ejemplo: la base para calcular el IVA son las ventas, la tasa
aplicable 10%. Si las ventas en el periodo fueron del orden de 5 millones, el
impuesto causado ser de 500 mil. Al sumar lo declarado mensualmente
obtenemos 495 mil. Fiscalmente lo solucionamos mediante una declaracin
complementaria pero contablemente debemos encontrar en donde se produjo
el error sea para corregir la pliza o efectuar un ajuste.
Todas y cada una de las cuentas deben examinarse a fin de que las
mismas reflejen saldos reales. En forma enunciativa mencionar algunas y el
procedimiento para detectar posibles errores o irregularidades ocasionadas por
malos manejos (fraudes) o fallas en controles internos.
Caja. Practicar arqueos sorpresivos.
Bancos. Efectuar conciliaciones bancarias.
Almacn. Confrontar saldos tericos con existencias fsicas.
Impuestos. Lo causado contra lo declarado y pagado.

AJUSTES POR PROVISIONES

Para poder entender este tema debemos tener claro que es
una PROVISONPodramos definir las provisiones como cuenta

de pasivo (de naturaleza crdito en el activo) querepresenta

una disminucin probable del valor de determinados activos o
incrementos de pasivos, yque se lleva a la cuenta de
resultados de un ejercicio como previsin de gasto.No
obstante, las provisiones aunque afectan los resultados del
ejercicio, permite que las entidadesmidan posibles
contingencias o prdidas que la empresa pueda presentar en
un futuro y no laafecten radicalmente en su funcionamiento
normal. Ahora tratemos de entender lo que el Decreto 2649
del 93 expresa en su articulo 52
ARTICULO 52. PROVISIONES Y CONTINGENCIAS.
Se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos
estimados, contingencias de prdidas probables,as como
para disminuir el valor, reexpresado si fuere el caso, de los
activos,cuando sea necesario de acuerdo con las normas
tcnicas. Las provisionesdeben ser justificadas, cuantificables
y confiables.Una contingencia es una condicin, situacin o
conjunto de circunstanciasexistentes, que implican duda
respecto a una posible ganancia o prdida por parte de un
ente econmico, duda que se resolver en ltimo trmino
cuando unoo ms eventos futuros ocurran o dejen de
ocurrir.Las contingencias pueden ser probables, eventuales o
remotas.Son contingencias probables aqullas respecto de las
cuales la informacindisponible, considerada en su conjunto,
indica que es posible que ocurran loseventos futuros.Son
contingencias eventuales aqullas respecto de las cuales la
informacindisponible, considerada en su conjunto, no
permite predecir si los eventos futurosocurrirn o dejarn de
ocurrir.Son contingencias remotas aqullas respecto de las
cuales la informacindisponible, considerada en su conjunto,
indica que es poco posible que ocurranlos eventos futuros.La
calificacin y cuantificacin de las contingencias se debe
ajustar al menos alcierre de cada perodo, cuando sea el caso
con fundamento en el concepto deexpertos.Podramos definir
entonces que las provisiones son colchones contables que la
empresa crea yalimenta en forma permanente con el
propsito de resguardar sus resultados en termino
derentabilidad de posibles perdidas ya tanto en el activo
como en el pasivo.Como leamos en el en el articulo 52 del
decreto 2649 del 93 estas perdidas pueden ser
probables,eventuales o remotas, pero no importa cual sea su
condicin se deben efectuar las provisiones yaque debemos

tener en cuenta que existen otros factores que muchas veces

escapan a nuestra orbitade control que hace que estos
sucesos ocurran, y las perdidas del ejercicio contable podran
ser catastrficas si la empresa no se ha resguardado con
anterioridad a las mismas