Auditoria por ciclos de transacciones

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
ESCUELA DE AUDITORIA
CURSO: Auditoria IV
AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES
SALON:
EDIFICIO: S-3
GUATEMALA,
Auditoria IV
Auditoria por ciclos de transacciones
INTEGRANTES DEL GRUPO
No. Carn No!"r#
INDICE
Introduccin
Definicin de Ciclos, Transacciones y Hechos Econmicos.
Auditoria IV
Auditoria por ciclos de transacciones
Tipos de Ciclos..
Funciones Tpicas..
Ciclos de Tesorera
Ciclos de Egresos..
Ciclos de Compras..
Ciclo de Conersin..
Ciclo de Ingresos
Ciclo de informacin Financiera..
Conclusiones..
!ecomendaciones.
"i#liografa..
INTRODUCCI$N
Auditoria IV
Auditoria por ciclos de transacciones
$a %uditora por ciclos de transacciones y papeles de tra#a&o es una
herramienta de suma utilidad en la toma de decisiones organi'acionales, se
#asa fundamentalmente en erificar los diferentes casos (ue se dan al
procesar una transaccin, la cual culmina con un efecto en los Estados
Financieros. Es por eso (ue en la actualidad de#ido al crecimiento
econmico de las empresas, la administracin pierde la capacidad de
o#serar y controlar directamente gran parte de las tareas (ue se reali'an,
se pierde el control de#ido a (ue el olumen de operaciones aumenta,
disminuye la confian'a de la custodia de los actios de la empresa y la
adecuada reali'acin del cumplimiento de las funciones. Como
consecuencia se disminuye la capacidad de tener informes confia#les (ue
son la fuente de la toma de decisiones, es por eso (ue se origina la
necesidad de aplicar la %uditora por ciclos de transacciones, la cual
permita como repetimos erificar los diferentes casos (ue se dan al
procesar una transaccin, la cual culmina con un efecto en los Estados
Financieros. %s como anali'ar gr)ficamente la suficiencia de los controles
internos conta#les como condicin #)sica de la integridad de las cifras
resultantes de una transaccin.
DEFINICI$N DE CICLOS, TRANSACCIONES % &EC&OS ECON$MICOS
$a ealuacin de los hechos econmicos se puede efectuar mediante la
composicin de los resultados reales o#tenidos por otras unidades econmicas
con los fenmenos de periodos anteriores
$a ealuacin de los resultados reales con los del perodo anterior o con los de un
perodo tomado como #ase puede ser *til para llegar a conclusiones aceptadas,
so#re todo, si la comparacin se hace con los resultados del perodo #ase. +in
em#argo, a eces surgen dificultades al comparar el resultado de un a,o
determinado con los a,os anteriores, ya (ue en dicho resultado pueden influir
arios factores no atri#ui#les a la calidad del tra#a&o desarrollado por la empresa,
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entre ellos- cam#ios en el sistema de precios, nueas inersiones y tecnologas y
ur#ani'acin de la 'ona.
$a presentacin de los Estados Financieros en forma comparatia acrecienta la
utilidad de estos informes, poniendo de manifiesto la naturale'a econmica de las
ariaciones, as como la tendencia de los mismos, (ue afectan el
desenolimiento de la empresa es importante aclarar (ue el an)lisis mediante la
comparacin slo resulta efectio cuando el sistema de cuentas y su ealuacin
se llean a ca#o o#serando estrictamente el principio de consistencia.
Ci'(o: Enfati'a al %uditor (ue la %ctiidad de .egocios es un flu&o continuo de
hechos y transacciones.
Tran)a''ion#): Hecho econmico (ue produce un efecto potencial so#re los
Estados Financieros.
&#'*o #'on+!i'o: /n hecho econmico, tam#i0n llamado fenmeno econmico,
es un acontecimiento o un proceso o#sera#le relacionado con la economa de la
sociedad.
$os hechos econmicos tienen arias caractersticas-
1. +on actiidades sociales
2. +e reali'an para o#tener los medios necesarios para satisfacer las
necesidades de la sociedad
3. +on cuantifica#les y medi#les
4. +e refieren a las actiidades #)sicas de la economa- produccin,
distri#ucin, cam#io y consumo de #ienes y sericios.
TIPOS DE CICLOS
Tesorera
Egresos
Compra 5ad(uisicin6
.mina 5pago6
Conersin
Ingresos
7entas
Ingresos de Efectio
Informacin Financiera
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FUNCIONES TIPICAS % DOCUMENTACION DE CADA CICLO
CICLO DE TESORER,A
Incluye funciones (ue tratan con fondos de capital 5mane&o de efectio y
emisin de o#ligaciones de deuda y acciones de capital6.
+us funciones comien'an con el reconocimiento de las necesidades de
efectio. Incluye la distri#ucin de efectio las operaciones corrientes y
otros, termina en deolucin a inersionistas y acreedores.
Funciones Tpicas-
E&ecucin Inersiones
Compra de alores, reci#ir ingresos peridicos y enta de alores.
Financiamiento.
Emisin de o#ligaciones y acciones del capital social, pago de
intereses y diidendos, redimir o#ligaciones y read(uisicin de
acciones.
Funcin de !egistro
Inersiones
Conta#ili'ar las transacciones y pase al mayor
%ctuali'ar el mayor au8iliar de inersiones
Financiamiento
Conta#ili'ar las transacciones en diarios y mayor
%ctuali'acin de los mayores au8iliares
Funcin de Custodia
Inersiones
9roteccin de alores
:antener correctos los saldos de las inersiones
%segurarse de la correccin de los saldo de los pasios y del capital social
Documentacin-
Certificados o ttulos de acciones, Documentos por pagar, Emisin de
o#ligaciones, %cciones, #onos y otros de inersin, Conenios para plan de
#eneficios, Che(ues de diidendos e intereses.
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CICLO DE EGRESOS COMPRAS:
$lamado tam#i0n de ad(uisicin y pago, clasifica la ad(uisicin de recursos entre
cuentas de actio y gasto. Tam#i0n afecta cuentas por pagar y pasios
acumulados, por las diferencias en tiempo (ue e8isten entre el reci#o de recursos
y el desem#olso de efectio.
Funciones tpicas-
Funciones de E&ecucin- +olicitud de compra, +olicitud de Coti'acin,
+eleccin del me&or coti'ante, 9reparacin de la solicitud de compra,
autori'acin para ad(uisicin de #ienes;sericios, Funcin especfica de
compra, !ecepcin de mercancas y suministros, Control de calidad de la
ad(uisicin, 7erificacin y apro#acin de los pagos.
Funciones de !egistro- !egistro y control de cuentas por pagar y pasios
acumulados, Distri#ucin de compras y cuentas apropiadas, %ctuali'acin
de registros de inentario y costos, %ctuali'ar su#mayores de ca&a,
inentarios, etc.
Funcin de Custodia- 9roteccin del inentario, :antener registros
correctos de inentarios.
Documentacin-
+olicitud de compra, rdenes de compra, documentos de recepcin, facturas de
proeedores, notas de d0#ito y cr0dito, solicitudes de che(ues, che(ues y
autori'aciones para desem#olsos.
.<:I.%-
Inolucra eentos y transacciones de renumeraciones a e&ecutios y empleados.
Incluyen personal asalariado, o#reros por hora o incentio, comisiones a
endedores, premios a e&ecutios, planes de pensin, participacin de utilidades,
acaciones pagadas, prestaciones a empleados
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Funciones tpicas-
Funciones de E&ecucin- !eclutamiento, contratacin, promocin y despido de
personal, capacitacin y ealuacin de personal, 9reparacin de informes de
asistencia, preparacin, autori'acin, c)lculos, control y pago de nminas,
%utori'acin, pago y recuperacin de anticipos arios.
Funciones de registro- Conta#ili'acin de transacciones de nmina a pase al
mayor, %ctuali'ar registro de empleados, Determinar costo de mano de o#ra.
Funciones de custodia- 9roteccin de fondos de nmina, 9roteccin de registros
de nmina, :antener correccin de cuentas #ancarias.
Documentacin-
+olicitud de empleo, entreista y prue#as, seleccin preliminar, e8)menes fsicos,
contratos de tra#a&o, aiso de promocin, aiso de aumento salarial, despido de
personal, li(uidacin al personal.
CICLO DE CONVERSI$N
:ane&a agrupaciones de recursos, como Inentarios, 9ropiedades y E(uipos
Deprecia#les, !ecursos .aturales e8istentes, +eguros 9agados por %delantado y
otros actios no monetarios. En un negocio de :anufactura, :onta&e o 9roceso lo
m)s importante es la produccin de un artculo terminado por el uso de recursos
ad(uiridos. Incluye proceso y moimiento de todos los recursos relacionados con
Inentario hasta almacenar los productos terminados. Es m)s e8tenso en las
industrias de manufactura. En entidades de sericios, pueden no e8istir funciones
de este Ciclo (ue sean percepti#les.
Funciones Tpicas-
Funciones de e&ecucin- E8pedicin de rdenes de produccin, !e(uisicin
de materias primas, 9rocesamiento de materias primas, Transferencia de
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productos terminados para almacenamiento, Depreciacin y amorti'acin
de actios.
Funciones de !egistro- Transferencia de Inentarios 5en proceso a producto
terminado6, %plicacin de costo de mano de o#ra, %plicacin de cuota de
gastos de fa#ricacin, Depreciacin y amorti'acin de actios fi&os,
Determinacin de ariaciones en precios y calidad.
Funciones de Custodia- 9roteger productos en proceso y terminados,
=uardar adecuadamente registros de manufactura
Documentacin.
>rden de produccin, re(uisicin de materiales, #oletas de ruta, informes de
produccin, ho&as de costos, ho&as de tra#a&o de aplicacin de gastos de
fa#ricacin, tar&etas de tiempo 5mano de o#ra6.
CICLO DE INGRESOS
%#arca las transacciones (ue se re(uieren para cam#iar por efectio los productos
o sericios. Incluye tomar pedidos, em#arcar productos, conceder sericios,
mantener y co#rar cuentas y reci#ir efectio. $a funcin conta#le de determinar el
costo de entas se hace a(u.
Funciones Tpicas-
Funciones de E&ecucin-
7entas- Toma de pedidos, ealuacin y apro#acin de cr0dito, despacho del
pedido, prestacin del sericio, facturacin.
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Ingresos de Efectio- reci#ir remesas de efectio por correo, reci#ir dinero de
entas al mostrador, sumar total de entradas de efectio, depositar en el "anco,
determinacin de cuentas inco#ra#les.
Funciones de registro-
7entas- Conta#ili'ar la factura, conta#ili'ar comisiones, Conta#ili'ar garantas
otorgadas por entas, emitir notas de cr0dito y a&ustes de clientes, determinar el
costo de entas.
Ingresos de Efectio- Conta#ili'ar en el Diario las entradas de efectio y efectuar
pase al :ayor, conta#ili'ar transacciones de a&ustes a entas, actuali'acin de
:ayores %u8iliares de Clientes 5anotar re#a&as6.
Funciones de Custodia-
7entas- 9roteger el :ayor %u8iliar de Clientes, :antener actuali'ados los saldos,
Ingresos de Efectio, $lear el control correcto de los saldos de efectio, $lear un
control apropiado de los saldos de los clientes.
Documentacin.
7entas- 9edidos, <rdenes y Conocimientos de Em#ar(ue, Facturas de 7enta,
!eci#os Ingresos de Efectio- %isos de remesas de fondos, che(ues, cintas de
m)(uinas registradoras, depsitos #ancarios.
CICLO INFORMACI$N FINANCIERA
.o procesa transacciones, o#tiene informacin de Conta#ilidad y >peraciones de
otros Ciclos. %nali'a, eal*a, resume, concilia, a&usta y reclasifica esa
informacin, para informar a la =erencia y otros. %(u ocurre la recopilacin de
datos para su e8posicin en los Estados Financieros.
Funciones Tpicas- Incluye las actiidades #)sicas- >riginar y preparar pli'as de
Diario, !egistrar operaciones en el Diario, :ayori'ar operaciones, %grupar
informacin de reelacin suplementaria, >riginar, preparar, consolidar y
ree8presar informes y Estados Financieros, Conersin monetaria, >#tener
informacin de otros Ciclos, Custodia de formularios y $i#ros de Conta#ilidad.
Documentacin-
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9li'as de Diario, Diario =eneral y +u#sidiarias, :ayor =eneral, %u8iliares de
:ayores, Estados e Informes Financieros.
E!!>!E+ 9>TE.CI%$E+ ?/E +E D%. E. C%D% CIC$>.
Errores Ciclo de Egresos
Compra- #ienes o sericios conta#ili'ados pero no reci#idos, @no autori'ados,
reci#idas, pero no conta#ili'adas, factura conta#ili'ada incorrectamente.
9agos- conta#ili'ados, pero no efectuados o iceersa, conta#ili'ados en perodo
inde#ido, pagos no autori'ados.
Errores .omina.
9lanillas infladas con personal no e8istente.
9agos por tra#a&o no reali'ado.
%propiacin de salarios no reclamados.
Indemni'aciones pagadas no conta#ili'adas.
Conta#ili'acin y;o pago inde#ido de salarios y;o prestaciones la#orales.
Errores en c)lculos o sumas.
Errores Ciclo de Conersin.
Inentarios- %notado moimientos, sin (ue lo hayaA entrada o salida .>
conta#ili'adaA cantidades anotadas incorrectamente.
9roduccin- Transferencias interdepartamentales incorrectas.
9roduccin en 9roceso- :ano de o#ra o gastos indirectos incorrectos, =astos
clasificados incorrectamente, 9roduccin terminada, .> descargada.
Errores ciclo de ingresos.
7entas.
Facturada, no despachada.
Despachada, no facturada.
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Facturada, no conta#ili'ada.
Importe conta#ili'ado incorrectamente.
Co#ros.
Co#rado, no depositado.
Co#rado, no conta#ili'ado.
Depositado, no conta#ili'ado.
Errores Ciclo Informacin Financiera.
+e incluyen-
%sientos .o %utori'ados.
%sientos e Informacin >mitidos.
%sientos con Errores de %notacin o +uma.
%sientos o 9li'as de Diario incorrectos.
/so o distri#ucin de documentacin sin autori'acin preia
Estados Financieros o Estadsticos presentados inde#idamente.
I.TE!%CCI>. E.T!E $>+ DI+TI.T>+ CIC$>+.
El Ciclo de Tesorera proee efectio a los ciclos de Egresos. $os dos Ciclos de
Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nmina (ue se utili'a
en el Ciclo de Conersin. El ciclo de Conersin origina productos y sericios y
controla los Inentarios de productos terminados para enderlos. El Ciclo de
Ingresos ende los productos y sericios y entrega el efectio al Ciclo de Tesorera
para uso interno o inersiones e8ternas. Todos los Ciclos enan informacin
conta#le al Ciclo de Informacin Financiera y 0sta se resume en Estados
Financieros.
Pr#)#nta'i+n -r./i'a:
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FLU0O DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES
El Ciclo de tesorera proee efectio a los ciclos de egresos. $os dos ciclos de
egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nmina (ue se utili'a
en el Ciclo de Conersin.
El ciclo de conersin origina productos y sericios y controla los Inentarios de
productos terminados para enderlos
El ciclo de ingresos ende los productos y sericios y entrega el efectio al ciclo de
tesorera para su uso interno o inersiones e8ternas todos los ciclos enan
informacin conta#le al Ciclo de Informacin Financiera y esta se resume en
Estados Financieros.
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CONCLUSIONES
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Es importante tener claro las definiciones de cada tipo de Ciclo de
Transacciones las cuales hemos mencionado anteriormente y (ue
comprende cada una de ellasA asimismo identificar las principales
actiidades de transacciones (ue se reali'an en las empresas para
determinar los tipos de Ciclo (ue aplican y si se desarrolla adecuadamente,
para conocer (ue efecto tienen para e an)lisis del Ciclo de Informacin
Financiera.
RECOMENDACIONES
Identificar #ien cada concepto (ue se refiere cada Ciclo de %uditoria con el
propsito de aplicar correctamente el tra#a&o de %uditoria (ue se reali'ar).
Conocer el tipo de ciclo (ue se reali'a y los posi#les errores (ue se pueden
presentar en cada ciclo, para poder dar opinin certera de cmo es (ue se
esta reali'ando cada Ciclo de Transaccin.
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1I1LIOGRAF,A
Comisin de .ormas y 9rocedimientos de %uditoria. C>.T!>$ I.TE!.>,
!es0ndi' Editores, 1BBC.
D%+9ECT>+ T!I"/T%!I>+ E C>.T%"$E+ E. E$F/.CI>.%:IE.T> DE
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=uatemala, :ar'o 2,CCG
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$icda. Esperan'a !. de :orales
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