Manual

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Ministerio de Cultura y Deportes

Inventarios

MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTES

Manual de Inventarios

2007 Ministerio de Cultura y Deportes 12 Avenida 11-11 Zona 1 Ciudad de Guatemala Telfono 2253-0543 al 48 Fax 2253-0535

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MANUAL DE I NVENTARI OS 2 2 5 6 7 8 8 9 9 11 11

Ingreso a inventarios Ingreso a inventario por compras Ingreso por donaciones Ingreso por traslados Solicitud de traslados Control de inventarios Asignacin de bienes Traslado de bienes Recepcin por rescisin de contrato Cierre del inventario Reporte de inventario a MFP Anexo Ac.Gub. No. 217-94 Instructivo para FIN-01 y FIN-02

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Manual

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Manual de Inventarios
Inventarios de los bienes muebles de la administracin pblica.
l presente manual de procedimientos constituye un documento complementario a las disposiciones legales relativas a la realizacin de operaciones de inventarios de bienes muebles pertenecientes a la administracin pblica. En tal sentido, es necesario que las regulaciones sean de aplicacin inmediata, para lograr un efectivo control de los bienes muebles, as como la actualizacin del patrimonio estatal. El presente manual describe las tareas que deben realizarse en relacin a los inventarios, as como el flujo del proceso desde su inicio hasta su finalizacin, encadenado con otros procesos de la administracin financiera institucional. Las etapas que contiene el procedimiento de control de inventarios son los siguientes:

Ingreso a Inventarios Control de Inventarios Cierre del Inventario

Ingreso a Inventarios

Una de las etapas en las que se divide el proceso de los inventarios es el Ingreso a Inventarios. Y consiste en las tareas relativas al ingreso y registro en el libro de inventarios, de todos los bienes no fungibles que adquiere la institucin, o que recibe en donacin o bien es trasladado de otra institucin.

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Control de Inventarios

Otra de las etapas del proceso de administracin de los inventarios es el Control de Inventarios. El cual consiste en las tareas relativas a la administracin de las alzas, bajas y traslados de responsabilidad dentro de la misma unidad administrativa responsable de los bienes no fungibles de una institucin.

La tercera etapa en la administracin de los inventarios, es la relativa a las actividades que son necesarias desarrollar para informar y cumplir con disposiciones legales frente a los entes rectores del proceso de inventarios como la Direccin de Contabilidad del Estado y Direccin de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Pblicas. A continuacin se describen las tareas que son necesario desarrollar en cada una de las etapas y posteriormente se mostrar el flujograma.
Cierre del Inventario

Ingreso a Inventarios CDIGO

06-01

Ingresar el inventario al Libro de Inventarios es la tarea inicial en el proceso de administracin de los Inventarios. Los ingresos se pueden dar por adquisiciones directas o compras realizadas por la Institucin, por donaciones o por traslados de otras dependencias del sector pblico.
Ingreso a inventario por compras

El proceso se inicia cuando la Institucin, siguiendo el procedimiento normal de compras directas, cotizaciones o Inicio de Proceso licitaciones adquire un bien no fungible y por lo tanto, legalmente procede a efectuar su registro en el Libro de Inventarios. Para ello se llevan a cabo las tareas siguientes:
A T E N C I N ! ! A T E N C I N ! !

Sub-tareas

1. Como parte del proceso de compras, la unidad ejecutora interesada en adquirir los bienes muebles contemplados en la categora por objeto del gasto del grupo 2 y 3, como parte del expediente de compra, ya sea por forma de pago a travs de caja chica, fondo rotativo u orden de compra, debe adjuntar la Constancia de Ingreso a Almacn e Inventarios (formulario autorizado por la Contralora General de Cuentas Forma 1-H Serie A) , que se describe a continuacin:
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2. para fines prcticos, se adjunta la forma 1-H completamente lleno y con las firmas de autorizacin pertinentes:

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3. Despus de haber recibido el encargado de Almacn la factura original, procede a elaborar el formulario de ingreso 1-H para registrar los bienes adquiridos e ingresarlos a Almacn. 4. El Encargado de Inventarios revisa que el Formulario 1-H coincida con la factura pagada (fotocopia) y con las caractersticas tcnicas y generales del bien adquirido. 5. El Encargado de Inventarios utilizando el Formulario 1-H y factura, efectuar el (los) registros de ingreso ya codificado al Libro de Inventario respectivo y a sus registros electrnicos. 6. El Encargado de Inventarios despus de haber registrado el bien en su respectivo libro, procede a etiquetarlo adecuadamente antes que el Encargado de Almacn efecte la distribucin del mismo. 7. Despus de recibir el bien, el Encargado de Almacn, el Encargado de Inventarios firman y sellan el Formulario 1-H. 8. Conforme la requisicin autorizada por la autoridad superior se proceder a asignarle al empleado quien se har responsable de (los) bienes adquiridos. Posteriormente se efectuar el registro en la tarjeta de responsabilidad a la persona designada, quien avalar la recepcin del bien con su respectiva firma.

FORMULARIO 1-H

El nico documento autorizado legalmente para efectuar ingresos por concepto de compras al Libro de Inventarios lo constituye el Formulario 1-H, autorizado por la Contralora General de Cuentas.

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Ingreso por donaciones de bienes de activo rijo

Una variante de ingreso de bienes de activo fijo al Libro de Inventarios, es la adquisicin por medio de donaciones, para ello se procede de la siguiente manera:
A. Donaciones del extranjero

Cuando una dependencia del MICUDE obtenga bienes en calidad de donacin por cualquier organismo o entidad internacional, el procedimiento ser el siguiente: 1. Ingresa a bodega mediante pliza de importacin o cualquier documento legal que ampare la recepcin del bien, el cual servir de base para efectuar los registros, ya sea que ingrese por va martima, area o terrestre. 2. El encargado de Almacn proceder a darle ingreso mediante la forma oficial autorizada por la Contralora General de Cuentas 1-H.
B. Donaciones particulares

Cuando una dependencia del MICUDE obtenga bienes en calidad de donacin por personas individuales o jurdicas, se proceder de la siguiente manera: 1. Al momento de recibir la donacin, se suscribe un acta entre la persona que est efectuando la donacin (previa demostracin de propiedad del bien que se va a donar) y la autoridad competente del MICUDE. 2. El encargado de Almacn proceder a darle ingreso mediante la forma oficial autorizada por la Contralora General de Cuentas 1-H.
C. Donacin de bienes inmuebles

Cuando una dependencia del MICUDE obtenga bienes en calidad de donacin por personas individuales o jurdicas, se proceder de la siguiente manera: 1. El Departamento Jurdico del MICUDE remite al Departamento Financiero de la Unidad Ejecutora que corresponda, toda la documentacin relacionada a la donacin. 2. El encargado de inventarios proceder a asentar el bien inmueble en el respectivo Libro de Inventarios. Cuando las operaciones que se mencionan en los incisos A y B (donaciones) hayan cumplido los requisitos legales establecidos en las leyes vigentes de inventarios, el encargado de inventarios proceder a efectuar los registros como corresponden, previo a que el encargado de Almacn haya completado el registro en el Formulario 1-H. Con relacin al punto C (donaciones de bienes inmuebles) corresponder al Departamento Jurdico realizar los trmites que en derecho competen y suscribir las actas notariales pertinentes para los traslados respectivos.
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Ingreso por traslados de bienes no fungibles

Una segunda alternativa para el registro de bienes no fungibles en el Libro de Inventarios, es la adquisicin de bienes por medio del mecanismo de traslados. Los traslados significan que cualquier otra dependencia del sector pblico, est interesada en ceder la custodia y uso de determinado bien a otra dependencia del sector pblico. 1. El Encargado de Inventarios recibe de la Direccin de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Pblicas, el expediente respectivo de traslado, dentro del cual debe adjuntarse la Resolucin de la Direccin de Bienes del Estado, donde AUTORIZA el traslado, que para fines prcticos se adjunta una muestra:

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2. Basndose en la Resolucin de la Direccin de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Pblicas, el Encargado de Inventarios debe efectuar el registro o ingreso al Libro de Inventarios en el SICOIN-WEB.
Solicitud de traslado de bienes
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Tomar Nota

El traslado de bienes indicado arriba, es una decisin que se toma con base a una reunin de mutuo acuerdo entre autoridades de las dependencias o instituciones involucradas. Para tal efecto, debe considerase lo siguiente: 1. Para que se efecte el traslado del bien o bienes, debe elaborarse un ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIN donde deben participar: encargados de inventarios de ambas instituciones, Jefe Financiero o en su defecto la autoridad competente, quienes se renen a peticin de una de las autoridades superiores interesadas en el asunto. 2. Una vez elaborada el ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIN y establecida de comn acuerdo, la entidad Donante prepara todo el expediente, el cual consta de certificacin del acta, certificacin de inventario del bien y solicitud de traslado a la Direccin de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Pblicas, quien emite resolucin correspondiente autorizando el traslado del bien, el cual constituye el documento oficial para registrar el alza y baja en las instituciones involucradas (Art. 2 A.G. No. 217-64).

D I A G R A M A

Para una mayor comprensin del proceso descrito anteriormente, a continuacin se detalla el flujograma del proceso:
INVENTARIOS: ingresos por traslados
DIRECCIN BIENES DEL ESTADO ENCARGADO INVENTARIOS Recibe notificacin para integrar Comisin de Entrega DIRECTOR UE

Descripcin grfica del proceso

Solicita integrar Comisin de Entrega

Elabora acta de entrega del bien Elabora expediente y emite Resolucin Autorizando Elabora solicitud de Resolucin de Traslado

Revisa y firma acta de entrega del bien

Remite notificacin a entidades involucradas Recibe notificacin para efectuar traslado Ingreso del bien al Libro de Inventarios en SICOIN-WEB

Recibe documentacin de traslado del bien

Etiqueta los bienes

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Control de Inventarios CDIGO

06-02

El control de inventarios es la etapa que contina, despus que los bienes adquiridos por diferentes razones han sido ingresados en el Libro de Inventarios y SICOINWEB. Refirindose fundamentalmente a la asignacin de responsabilidades por el uso de los bienes y su registro en las tarjetas individuales de responsabilidad agregando o descargando los bienes.
Asignacin de bienes

Una vez los bienes han sido ingresados al Libro de Inventarios, y SICOIN-WEB el Encargado de Inventarios Inicio de Proceso procede a asignar esos bienes a cada uno de los empleados o funcionarios del Ministerio de Cultura y Deportes, haciendo las anotaciones pertinentes en la Tarjeta de Responsabilidad, as:
A T E N C I N ! !

1. Los bienes inventariados ingresan nominalmente al Libro de Inventarios y SICOIN-WEB INVENTARIOS, que funciona como almacn temporal y posteriormente el Encargado de Inventarios se los asignan a un empleado o funcionario responsable para su utilizacin. 2. El empleado o funcionario que est interesado en el uso de un bien que se encuentre en Almacn, tiene que solicitarlo formalmente con base a requisicin autorizado por autoridad superior. 3. El Encargado de Inventarios procesa la solicitud e identifica la existencia del bien solicitado y de ser positiva procede a realizar la anotacin de alza correspondiente en la tarjeta de responsabilidad del solicitante (Forma TR-00199 de la Contralora General de Cuentas) y se le entrega el bien solicitado, quien deber firmar de recibido detallando la cantidad, caractersticas y costo en libros, tal como se muestra a continuacin:

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4. Corresponde al Encargado de Inventarios, llevar actualizadas todas las tarjetas de responsabilidad del personal de la unidad administrativa en que est asignado, verificando adems que los bienes estn bajo la responsabilidad de la persona asignada.

Traslado de bienes

Una alternativa que existe para los funcionarios y empleados para obtener la utilizacin de un bien dentro de su institucin, es la posibilidad de intercambiar bienes entre empleados y funcionarios. Cuando un bien est subutilizado o se requiere con urgencia en otra unidad administrativa, se acostumbra trasladar el uso de un bien de una persona a otra, para ello se sigue con el procedimiento siguiente: 1. El empleado interesado en ceder un bien, elabora una solicitud dirigida al Encargado de Inventarios para que le de baja de su tarjeta de responsabilidad. 2. El Encargado de Inventarios despus de recibir la solicitud del interesado, registra la baja del bien en la tarjeta de responsabilidad de quien entrega y registra el alza en la tarjeta de responsabilidad de la persona que recibe el bien. 3. El traslado de bienes se concluye cuando la persona que entrega el bien y la persona que recibe, firman de nuevo sus respectivas tarjetas de responsabilidad, debiendo el Encargado de Inventarios comprobarlo personalmente.
Recepcin de bienes por rescisin de contrato o renuncia

En casos excepcionales y slo cuando un empleado o funcionario pblico dejen de laborar para la institucin, sin importar las causas que dieron origen a la rescisin de su contrato o renuncia, en cuanto a los bienes a su uso y custodia, se proceder de la siguiente manera: 1. El Encargado de Inventarios slo podr recibir bienes por rescisin de contrato, cuando reciba por medio de nota de Recursos Humanos, copia del Acuerdo de Rescisin de Contrato o renuncia.

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2. Utilizando como base el Acuerdo de Rescisin de Contrato o renuncia, el Encargado de Inventarios, procede a efectuar la baja respectiva en la tarjeta de responsabilidad de la persona indicada en el Acuerdo de Rescisin de Contrato. 3. El Encargado de Inventarios, verificar los bienes que se encuentran registrados en la tarjeta de responsabilidad y extender una constancia de solvencia. 4. El Encargado de Inventarios, debe proceder a efectuar el alza de tales bienes en la tarjeta de responsabilidad de la persona que temporalmente se le designe para recibir y custodiar los bienes objeto del traslado por rescisin de contrato o renuncia. De nuevo los involucrados deben firmar las respectivas tarjetas de responsabilidad, aceptando el traslado. 5. Los vehculos deben ser asignados a los Directores y Jefes inmediatos o en su defecto a la oficina de servicios generales.

CERTIFICACIONES

Eventualmente y cuando sea requerido, el Encargado de Inventarios tiene la facultad de emitir CERTIFICACIONES de la existencia de bienes en sus registros, las cuales puede ser utilizadas para adjuntar a la documentacin que ampara el envo de determinados bienes a servicios de reparacin o mantenimiento o por cualquier otra razn que vaya orientado a preservar la integridad fsica del bien.

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Cierre del Inventario CDIGO

06-03

De acuerdo a las disposiciones legales establecidas por el Ministerio de Finanzas Pblicas, al final de cada ao, es necesario elaborar determinados informes que deben ser remitidos a la Direccin de Contabilidad del Estado, para consolidar todos los bienes con que dispone el Estado y efectuar las modificaciones correspondientes en la contabilidad patrimonial del Estado. Para tal fin, se deben efectuar las tareas siguientes:
Reporte de Inventario a Contabilidad del Estado

De acuerdo a lo dispuesto en el artculo 19, del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 del Ministerio de Finanzas Pblicas (Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administracin Pblica), las dependencias de la administracin pblica, deben informar en forma detallada a la Direccin de Contabilidad del Estado y Direccin de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Pblicas, a ms tardar el ltimo da de enero de cada ao, los bienes muebles que tenga registrados en su inventario, para ello procedern de la manera siguiente:
A T E N C I N ! !

Inicio de Proceso

1. A partir del Libro de Inventarios, el Encargado de Inventarios, debe preparar cada ao, un informe detallado de los bienes que estn bajo su administracin. El reporte debe contener el detalle de bienes registrados hasta el 31 de diciembre de cada ao y debe informar a ms tardar el 15 de enero de cada ao, a la Direccin de Contabilidad del Estado y Direccin de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Pblicas, en los formularios dispuestos para el efecto. 2. El reporte se prepara utilizando los formularios FIN-01 y FIN-02. Como anexo, se puede encontrar el detalle para llenar los referidos formularios. 3. Despus que ambos formularios han sido llenados adecuadamente, el Encargado de Inventarios debe imprimir los mismos y firmarlos, adems de obtener las firmas del Jefe Financiero y del Director de la Dependencia donde est prestando sus servicios. 4. El Encargado de Inventarios debe entregar por medio de oficio al Coordinador de la UDAF del Ministerio de Cultura y Deportes, los Formularios FIN-01 y FIN02 impresos en papel. 5. El Jefe del rea de Contabilidad de la UDAF, recibe los formularios indicados anteriormente, los consolida y los enva a la la Direccin de Contabilidad del Estado y Direccin de Bienes del Estado.

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REGLAMENTO DE INVENTARIOS

En anexo correspondiente, se presenta el Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administracin Pblica, Acuerdo Gubernativo No. 217-94 del 11 de mayo de 1994, donde se plantean casos especiales sobre los inventarios, los que pueden ser consultados y resueldos conforme esa disposicin legal.

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Anexos
Normativa legal aplicable

Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administracin Pblica (Acuerdo Gubernativo No. 217-94)
MINISTERIO DE FINANZAS PUBLICAS Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administracin Pblica ACUERDO GUBERNATIVO NUMERO 217-94 Palacio Nacional: Guatemala, 11 de mayo de 1994 El Presidente de la Repblica CONSIDERANDO Que con la derogatoria del Decreto nmero 35-80 del Congreso de la Repblica, Ley de Compras y Contrataciones y su Reglamento, la del Decreto 436 del Presidente de la Repblica y del Decreto nmero 83-69 del Congreso de la Repblica, se ha evidenciado la ausencia de normatividad necesaria para la realizacin de las operaciones de inventario de los bienes muebles pertenecientes a la Administracin Pblica; CONSIDERANDO: Congruente con lo anterior y dada la necesidad que dichas regulaciones sean de aplicacin inmediata, para lograr un efectivo control de los bienes muebles, as como la actualizacin del patrimonio estatal, se hace imperativo emitir las disposiciones aplicables a dichos trmites; POR TANTO, En ejercicio de las funciones que le confiere el artculo 183, literal e) de la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, numerales 5), 6) y 16), del artculo 4. Del Decreto 106-71 del Congreso de la Repblica, que contiene la Ley del Ministerio de Finanzas Pblicas, artculo 1., 3. y 6 del Reglamento Interno de la Direccin Bienes del Estado y Licitaciones, contenido en el Acuerdo Ministerial nmero 8-89 del 27 de marzo de 1989, ACUERDA: El siguiente,

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REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES DE LA ADMINISTRACIN PUBLICA Artculo 1. Las dependencias que tengan bienes muebles no utilizables o en desuso, por encontrarse en mal estado, lo harn del conocimiento de la Autoridad Superior de que dependan, para que sta por el conducto correspondiente, solicite a la direccin de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Pblicas, proceda al traslado, destruccin o tramite de baja correspondiente. Artculo 2. Cuando los bienes se encuentren en buen estado o puedan ser reparados y se necesite darles baja del inventario, por traslado a otra dependencia, deber suscribirse actas de entrega y recepcin y, con certificacin de ingreso al inventario, solicitar, por el conducto correspondiente, a la Direccin de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Pblicas, emita la resolucin respectiva. Artculo 3. Las dependencias que tengan bienes en buen estado o deteriorados, pero que no los utilicen, deben solicitar su traslado a la Direccin de Bienes del Estado y Licitaciones, del Ministerio de Finanzas Pblicas, para que los ingresos como bienes en trnsito y posteriormente los asigne a otra dependencia estatal que los necesite. Artculo 4. Para los casos de baja por destruccin de bienes inservibles que no sea posible reparar o utilizar, se deber suscribir acta describindolos, separando aquellos que tengan componentes de metal e indicndose su valor registrado. Con certificaciones del acta y del ingreso al inventario, se deber solicitar a la autoridad superior correspondiente, que autorice la continuacin del trmite. Obtenida la misma, se enviar lo actuado a la Direccin de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Pblicas, para que se designe un delegado y solicite la intervencin de un auditor de la Contralora General de Cuentas, para que procedan a la verificacin, luego de lo cual, se ordenar la destruccin o incineracin de los mismos, suscribindose acta y compulsando copias certificadas a la dependencia relacionada. Artculo 5. El procedimiento consignado en el artculo precedente, es el que deber utilizarse cuando los bienes se encuentren en el Departamento de Guatemala; similar procedimiento se seguir cuando se trate de bienes que se hallen en los dems departamentos de la Repblica, correspondiendo al Gobernador Departamental y al delegado de la Contralora General de Cuentas realizar tal actividad. Artculo 6. Cuando se trate de semovientes o de otras especies animales que hayan muerto, bajo la responsabilidad del Jefe en el lugar, debern incinerarse los restos en jorma inmediata, suscribindose acta en la que deber intervenir adems del Jefe, el Gobernador Departamental o su representante y un delegado de la Contralora General de Cuentas. Igual procedimiento se seguir cuando estando los animales vivos sea imprescindible sacrificarlos por su estado. En ambos casos, posteriormente se compulsar certificacin del acta e ingreso al inventario y con el expediente que se forma se remitir a la Contralora, para la prosecucin del trmite de baja respectivo. Artculo 7. En los casos de prdida, faltante o extravo, el Jefe de la dependencia deber proceder a suscribir acta, haciendo constar con intervencin del servidor que tenga cargados el bien o bienes, lo siguiente: 1) Lo relativo al caso; 2) el requerimiento de pago o reposicin del bien, segn

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corresponda. En esta ltima situacin el bien restituido deber ser de idnticas caractersticas y calidad del original. Artculo 8. Cuando se trate de armas de fuego, el pago deber realizarse de conformidad con los valores vigentes en el mercado interno y si se opta por la reposicin, tendr que ser con un bien de idnticas caractersticas y calidad. Artculo 9. Concluido el trmite especificado en los dos artculos anteriores, deber compulsarse copia certificada del acta y con certificacin de ingreso al inventario, el expediente que se forme se deber remitir a la Contralora General de Cuentas, para que si procede, ordene la baja que corresponda. Artculo 10. En caso de sustraccin de bienes muebles, en circunstancias que puedan ser constitutivas de delito o falta, el Jefe de la dependencia, deber proceder a la suscripcin del acta en que se haga constar lo sucedido. Con una copia certificada de la misma, presentar la denuncia ante la autoridad policaca ms cercana o ante Tribunal competente. Igual procedimiento se observar si se tratare de robo o hurto de vehculos, debindose cumplir adems del procedimiento antes descrito, con obtener certificacin de la fase en que se encuentre el proceso judicial, as como certificacin de ingreso al inventario y remitir el expediente a la Contralora General de Cuentas para la continuacin y fenecimiento del trmite de baja. Artculo 11. Cuando con ocasin de un incendio, terremoto, inundacin, atentado o cualquier otra accin natural o humana, se registre la destruccin, dao o desaparicin de bienes, el jefe de la dependencia deber suscribir acta en la que se haga constar lo acontecido, detallando pormenorizadamente los bienes afectados. Con certificacin de dicha acta, presentar la denuncia ante la autoridad policaca ms cercana o ante tribunal competente. Posteriormente, remitir las actuaciones a la Contralora General de Cuentas para la continuacin y conclusin del trmite de baja respectivo. Artculo 12. Cuando una Embajada o Consulado de Guatemala en el exterior, requiera la baja de su inventario o el traslado de algn bien mueble, el jefe de la misin, con la comparecencia de por lo menos dos de sus funcionarios, suscribir acta haciendo constar los motivos y la descripcin del bien, remitiendo copias certificadas del acta y del ingreso a inventario, al Ministerio de Relaciones Exteriores, para que con su anuencia se trasladen las diligencias a la Direccin de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Pblicas, para que emita la resolucin pertinente, en la que deber indicar la procedencia de la destruccin y posterior soterramiento del bien o bienes de que se trate, observando en todo caso la legislacin del pas donde tiene su sede la Misin. Artculo 13. En caso de cierre de Embajadas o Consulados de Guatemala, en el exterior, el jefe de la misin, bajo su estricta responsabilidad, y con la aprobacin previa del Ministerio de Relaciones Exteriores, deber vender los bienes inventariados, en pblica subasta o al mejor postor, observando las disposiciones legales del pas en donde se encuentre la sede diplomtica. Si existe la oportunidad y conveniencia de que los bienes sean trados a territorio guatemalteco, as deber hacerse, sin perjuicio de que puedan ser trasladados a otra representacin nacional. Artculo 14. En los casos de adquisicin de bienes por parte de las representaciones Diplomticas, a cuenta del precio de los bienes de adquirirse, podrn entregarse bienes

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inventariados, debindose contar previamente con la documentacin justificativa proporcionada por el Jefe de la misin, con la anuencia del Ministerio de Relaciones Exteriores a travs del Acuerdo respectivo, el que si lo estima necesario podr recabar previamente dictamen de la Contralora General de Cuentas. Artculo 15. Los bienes que se adquieran por las Embajadas o consulados, debern ser ingresados en el inventario correspondiente, en quetzales, consignndose su valor tambin en dlares de los Estados Unidos de Amrica, al cambio del da en que se efecte la compra, con base para el efecto, en la informacin que proporcione el Banco de Guatemala. Artculo 16. Las Embajadas o Consulados bajo la responsabilidad del jefe de la misin, quedan obligados a remitir al Ministerio de Relaciones Exteriores, informe trimestral acerca de la adquisicin de bienes que realicen, ya sean stos fungibles o no fungibles. Artculo 17. En los casos de depreciacin y revaluacin de bienes muebles, se deber aplicar la dispuesto en el Decreto Ley nmero 2-86, que contiene la Ley Orgnica del Presupuesto y sus reformas y Acuerdo Gubernativo nmero 7-86 que contiene el Reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto y sus modificaciones. Artculo 18. Cada funcionario que tenga a su cargo cualquiera de las dependencias a que se refiere el presente reglamento, ser responsable de que en cualquier transaccin de bienes muebles que realice el Estado, sta no sufra perjuicio en sus intereses. Artculo 19. Las dependencias a que se refiere el presente reglamento, bajo la responsabilidad directa de su jefe superior estn obligadas a remitir a ms tardar el treinta y uno de enero de cada ao, un informe pormenorizado de los bienes muebles que tengan registrados en su inventario, al treinta y uno de diciembre de cada ao, a las Direcciones de Contabilidad del Estado y Bienes del Estado y Licitaciones, ambas del Ministerio de Finanzas Pblicas. Dicho informe deber ser independiente al que se refiere el artculo 70 de la Ley Orgnica del Presupuesto, contenida en el Decreto Ley nmero 2-86 y 27 del Reglamento contenido en Acuerdo Gubernativo 7-86. Artculo 20. Los bienes de metal o que contengan partes metlicas y que se encuentren en mal estado, debern ser entregados a la Seccin Recolectora de Chatarra CORECHA- del Ministerio de la Defensa Nacional, conforme a lo estipulado por el Decreto nmero 77-75 del Congreso de la Repblica. Previamente deber verificarse el mas estado de los mismos, a travs de una revisin practicada por un delegado de la Contralora General de Cuentas. Si se establece que bienes estn en buen o regular estado, tendrn que entregarse a la Direccin de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Pblicas, para que los ingrese al inventario de bienes de trnsito y posteriormente los asigne a otra dependencia que los necesite. Artculo 21. Las dependencias que a la fecha tengan ingresados a su inventario general, bienes fungibles, o sea los que se compren rpido por su uso constante, debern suscribir acta identificndolos y, con certificacin de la misma y del ingreso a dicho inventario, iniciarn el trmite de baja respectivo, ante la Contralora General de Cuentas, para que sta ordene su ingreso al inventario de bienes fungibles. Artculo 22. Los funcionarios o empleados que contravengan lo dispuesto en este reglamento, sern sancionados de conformidad con lo que sobre el particular disponen la Ley Orgnica de la

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Contralora General de Cuentas, su Reglamento, Ley de Servicio Civil, Ley de Responsabilidades, Ley de Probidad o cualquiera otra regulacin que tengan sanciones administrativas, pecuniarias, civiles o penales. Artculo 23. Los casos no previstos en el presente reglamento resueltos por la Contralora General de Cuentas, a solicitud del la dependencia interesada. Artculo 24. El presente Acuerdo empieza a regir el da siguiente de su publicacin en el Diario Oficial. Comunquese Ramiro de Len Carpio La Ministra de Finanzas Pblicas

Instrucciones para llenar los Formularios FIN-01 y FIN-02

FORMULARIO DE DETALLE DE INVENTARIO POR CUENTA (FIN-02) El presente documento establece las instrucciones bsicas, para llenar la forma FIN-02, en la cual se suministrar en forma detallada, el inventario de Bienes a cargo de cada entidad, a 31 de diciembre de 1999, con destino a la Direccin de Contabilidad del Estado y segn las disposiciones que deben cumplir las entidades del sector pblico sobre este particular; conformado por el Gobierno Central, Organismos Pblicos Descentralizados, Organismos constitucionalmente Autnomos, Secretaras, Fondos y otros entes del Estado en general, creados o por crearse a fin de asegurar el uso correcto, la integridad fsica y permanencia de los bienes que constituyen el patrimonio de Bienes del Estado. Mediante el uso de esta forma se deber discriminar tem por tem todos los bienes que fueron agrupados en cada cuenta, que se suministr de manera resumida en la forma MPF/SIAD/FIN01 y que conforman el inventario fsico y real a la fecha de corte que se est relacionando. Esta forma deber llenarse por cada cuenta que haya sido afectada, bien sea en forma parcial o total en la forma MPF/SIAD/FIN-01 y constituye el soporte contable de dicha cuenta. Los campos a ser llenados son los siguientes: Pgina.: Deber numerarse todas las pginas de detalle del inventario y colocar en cada una de ellas el nmero que le corresponda. De: Deber colocarse en todas las pginas de este formato el nmero total de pginas que conforman el detalle del inventario. Ministerio: Deber indicarse en este campo el nombre del ministerio al cual dependa la entidad que est reportando la informacin. A manera de ejemplo Ministerio de Educacin Nacional.

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Departamento: Deber indicarse el departamento dentro del cual geogrficamente est ubicada la entidad que est reportando. A manera de ejemplo: Chimaltenango Municipio: Deber indicarse el nombre del municipio en cuya jurisdiccin se encuentra la entidad que est reportando. A manera de ejemplo: San Jos Poaquil Dependencia: Deber indicarse el nombre en forma clara y precisa, de la dependencia que est reportando sus inventarios. A manera de ejemplo: Escuela xxxxxxxxxxxxxxx Telfono: Deber indicarse el o los nmeros de telfonos de la entidad. Direccin: Deber indicarse la direccin de la entidad en forma clara y concisa. Cuenta Contable: Deber indicarse tanto el cdigo como la descripcin de la cuenta contable de la cual se van a relacionar los bienes que se agruparon en dicha cuenta, para diligenciar el valor parcial suministrado frente a sta en la forma MFP/SIAD/FIN-01. A manera de ejemplo tendramos 1232.03 De Oficina y Muebles. Fecha del Inventario: Deber indicarse la fecha de corte del inventario en el formato ao/mes/da. 31/12/1999 31/12/200 segn sea el caso. Esta fecha deber ser consecuente con la Fecha del Inventario de la forma MFP/SIAD/FIN-01. Item: Deber indicarse en este campo un nmero correlativo secuencial a partir de uno (1) y con incrementos de uno (1) por cada item que se describa en la presente relacin. Descripcin: Deber indicarse aqu todos los datos de los bienes u objetos respectivos, por consiguiente cuando se trate de vehculos, computadoras, mquinas de escribir o de calcular y toda clase de aparatos, debern especificarse sus caractersticas, tales como: Marca, Modelo, Nmero de Serie o Registro, etc., para su fcil identificacin, cuando se trate de semovientes se indicarn su raza, marcas, nombres, color, edad aproximada y cualquier otro dato que se considere necesario para poder distinguir unos de otros. Cantidad: Deber indicarse en este campo la cantidad de bienes cuyas caractersticas inherentes al bien al igual que su precio de adquisicin sean iguales, en caso contrario deber relacionarse uno a uno por separado. Valor Unitario.: Deber anotarse en este campo el resultado de multiplicar el valor unitario por la cantidad. Al terminar de relacionar todos los bienes que fueron agrupados en cada cuenta deber sumarizarse esta columna y anotar el total de la cuenta, el cual deber corresponder con el anotado frente a dicha cuenta en la forma MFP/SIAD/FIN-01. Este Documento deber estar firmado y sellado de conformidad por el empleado responsable de los inventarios, llevar el visto bueno del jefe de la respetiva oficina.

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FORMULARIOS INVENTARIOS - DCE/SIAD

FIN-02 - FORMULARIO DETALLE DE INVENTARIO POR CUENTA

MINISTERIO: DEPARTAMENTO: DEPENDENCIA: DIRECCION: CUENTA CONTABLE CODIGO DESCRIPCION FECHA DEL INVENTARIO DIA-MES AO MUNICIPIO: TELEFONO:

ITEM

DESCRIPCION

Cantidad

Valor Unitario

Valor Total

Elabor:

Vo.Bo.:

MFP/SIAD-DCE/FIN-02/30-11-2000

FORMULARIO DE RESUMEN DE INVENTARIO (FIN-01

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El presente documento establece las instrucciones bsicas, para llenar la forma FIN-01, en la cual se suministrar de manera resumida, el inventario de Bienes a cargo de cada entidad, a 31 de diciembre de 1999, con destino a la Direccin de Contabilidad del Estado y segn las disposiciones que deben cumplir las entidades del sector pblico sobre este particular; conformado por el Gobierno Central, Organismos Pblicos Descentralizados, Organismos constitucionalmente Autnomos, Secretaras, Fondos y otros entes del Estado en general, creados o por crearse a fin de asegurar el uso correcto, la integridad fsica y permanencia de los bienes que constituyen el patrimonio de Bienes del Estado. Los campos a ser llenados son los siguientes: Fecha de Inventario: Deber indicarse la fecha de corte del inventario en el formato ao/mes/da. A manera de ejemplo: 31/12/1999 31/12/2000 segn sea el caso. Ministerio: Deber indicarse en este campo el nombre del ministerio al cual dependa la entidad que est reportando la informacin. A manera de ejemplo Ministerio de Educacin Nacional. Departamento: Deber indicarse el departamento dentro del cual geogrficamente est ubicada la entidad que est reportando. A manera de ejemplo: Chimaltenango Municipio: Deber indicarse el nombre del municipio en cuya jurisdiccin se encuentra la entidad que est reportando. A manera de ejemplo: San Jos Poaquil Dependencia: Deber indicarse el nombre en forma clara y precisa, de la dependencia que est reportando sus inventarios. A manera de ejemplo: Escuela xxxxxxxxxxxxx Telfono: Deber indicarse el o los nmeros de telfonos de la entidad. Direccin: Deber indicarse la direccin de la entidad en forma clara y concisa. Levantado en: Deber indicarse el lugar (Ciudad o Municipio) en donde se efectu el inventario que se va a resumir en el presente documento. Con Fecha: Deber indicarse la fecha en la cual se efectu el inventario que se va a resumir en el presente documento. Parcial: En esta columna se debe anotar el valor global de cada una de las sub-cuentas y frente a la descripcin de cada una de ellas. Es de anotar que este valor se debe discriminar por cada uno de los tem que lo integran en la forma MPF/SIAD-INV-02 que se explica ms adelante. Total: En esta columna se debe anotar el valor acumulado por cada cuenta mayor y frente a la descripcin de la ltima sub-cuenta que tenga esta cuenta mayor. Una vez transcritos todos los valores de todas las cuentas mayores y/o las sub-cuentas cuyo saldo sea diferente de cero a la fecha del inventario, se debe proceder a totalizar las dos columnas de Parcial y Total, donde las sumas debern ser iguales. A continuacin en el siguiente campo deber anotarse en letras a cunto asciende el inventario. Este documento deber estar firmado y sellado de conformidad por el empleado responsable de

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los inventarios, llevar el visto bueno del jefe de la respectiva oficina y de existir deber tambin ser firmado por el contador.
FORMULARIOS INVENTARIOS - DCE/SIAD Fecha del Inventario:

FIN-01 - FORMULARIO RESUMEN DE INVENTARIO

MINISTERIO: DEPARTAMENTO: DEPENDENCIA: DIRECCION:
El que suscribe CERTIFICA, que el siguiente resumen corresponde al INVENTARIO levantado en :

MUNICIPIO: TELEFONO:

Con fecha:

CUENTA CONTABLE
Q PARCIAL PROPIEDAD Y PLANTA EN OPERACIN
1231.01 EDIFICIOS E INSTALACIONES Q

TOTAL

MAQUINARIA Y EQUIPO
1232.01 1232.02 1232.03 1232.04 1232.05 1232.06 1232.07 1232.08 DE PRODUCCION DE CONSTRUCCION DE OFICINA Y MUEBLES MEDICO-SANITARIO Y DE LABORATORIO EDUCACIONAL, CULTURAL Y RECREATIVO DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELEVACION DE COMUNICACIONES HERRAMIENTAS Q Q Q Q Q Q Q Q

TIERRAS Y TERRENOS
1233 TIERRAS Y TERRENOS Q

CONSTRUCCIONES EN PROCESO
1234.01 1234.02 1234.03 DE BIENES DE USO COMUN DE BIENES DE USO NO COMUN CONSTRUCCIONES MILITARES Q Q Q

EQUIPO MILITAR Y DE SEGURIDAD

1235 EQUIPO MILITAR Y DE SEGURIDAD Q

ANIMALES
1236 ANIMALES Q

OTROS ACTIVOS FIJOS

1237 OTROS ACTIVOS Q Q 0.00

TOTAL
Asciende el presente RESUMEN de INVENTARIO a:

Elabor:

Vo.Bo.:

Contador o Encargado Inventario:

MFP/SIAD-DCE/FIN-01/30-11-2000

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