Caracterizacion de Gestion Documental

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS
CDIGO: CP-GDO-01
VERSIN: 04 PGINA: 1 de 8
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL FECHA: 16/09/2013
CARACTERIZACIN DE PROCESO VIGENCIA: 2013

ELABORO: Martha Soraya Gonzlez REVISO: Luis Eduardo Marn APROB: Claudio Javier Criollo
CARGO: PGI, Archivo y correspondencia CARGO: Secretario General CARGO: Representante de la alta direccin(E)
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IDENTIFICACIN DEL PROCESO
TIPO DE PROCESO: APOYO
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIN DOCUMENTAL
OBJETIVO
Establecer las actividades tcnicas y administrativas tendientes a la planificacin,
organizacin, administracin, control y disposicin final de la documentacin
producida y recibida por la Universidad, asegurando su conservacin para la
consulta y servicio de la Administracin y partes interesadas.
APORTE CLAVE AL PDI
Objetivo:
2. Concretar la solidez acadmicoadministrativa con base
en el aseguramiento de la calidad bajo el enfoque por
procesos estratgicos, misionales, de apoyo y de
evaluacin, segn marcos normativos vigentes.
Estrategia:
2.3. La Eficiencia Administrativa: Articulacin y oportunidad.
Programa:
2.3.1. Desarrollo organizacional.
Subprograma:
2.3.1.3. Archivo y Correspondencia.
ALCANCE: El proceso abarca todas las fases del ciclo vital de los documentos (Archivo de Gestin, Archivo Central, Archivo Histrico), y se inicia
desde la produccin/recepcin de los mismos en todas las dependencias de la Universidad, hasta su disposicin final.
DEPENDENCIAS RESPONSABLES: Secretaria General, Oficina de correspondencia y archivo, todas las dependencias de la Universidad.
LDER DEL PROCESO: P.G.I. de la Oficina de Correspondencia y Archivo.

MODELACIN DEL PROCESO
PROVEEDOR
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA
USUARIO
INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO

PLANEAR
Direcciona-
miento
Estratgico
Congreso de
la Repblica, -
A.G.N.

LEY 594 de
2000,

Acuerdos y
disposiciones
Establecer el plan para la implementacin del
Programa de Gestin Documental en la
Universidad.
Polticas de Gestin
Documental.
Plan de trabajo para
la revisin y ajuste de
la TRD.
Tablas de Valoracin

Todos los
procesos
A.G.N.

CDIGO: CP-GDO-01


PROVEEDOR
USUARIO

Documental.
Polticas de
produccin
documental.

Congreso de
la Repblica.

A.G.N.
LEY 594 de
2000,

Acuerdos,
Circulares y
Disposiciones.

Establecer el plan de capacitacin para la
difusin, aplicacin y desarrollo de las polticas
de gestin documental.

Cronograma de
capacitacin.
Polticas de gestin
documental
socializadas.

Todos los
procesos.

C.G.R.

Comit de
Archivos

Tabla de
Retencin y
de Valoracin
Documental.

Definir el cronograma de transferencias
documentales.

Cronograma de
Transferencias
Documentales.

Comit de
archivo

HACER

Comit de
Archivo.

Oficina de
Correspond
encia y
Archivo

Congreso de
la Repblica.

A.G.N.

Ley General
de Archivos.

Acuerdos y
disposiciones.

Administrar los archivos de gestin, central e
histrico.
Instructivos de
organizacin de
archivos.
Procedimientos
documentados para
la produccin/
recepcin,
distribucin,
conservacin, control
y disposicin final de
los documentos.

Todos los
procesos.

Partes
interesadas
A.G.N.
C.G.R.

CDIGO: CP-GDO-01


PROVEEDOR
USUARIO

Consejo
Superior

Congreso de
la Repblica
Ley 594 de
2000.

Estructura
Orgnica de
la Universidad

Identificar las series y subseries documentales
generadas.
Propuesta de ajuste
de la TRD.
Inventarios
documentales por
Dependencia.

Todos los
procesos

Cronograma
de
capacitacin
Realizacin de Talleres y jornadas de
capacitacin.
Personal de apoyo
capacitado
Todos los
procesos

Plan de
trabajo para la
revisin y
ajuste de la
TRD.

Implementar las tablas de retencin documental

Tablas de retencin
documental
implementadas

Todos los
procesos

Todos los
procesos

Sociedad civil,
Organismos
de Control.
Entidades
pblicas y
privadas.

Solicitud de
documenta-
cin e
informacin.
Procedimien-
tos para la
consulta y
solicitud de
informacin.

Disponer la informacin y la documentacin,
para el servicio de la Administracin y de la
ciudadana en general.

Documento o
informacin
solicitada.
Registro de
prstamos o consulta
de documentos.

Comunidad
universitaria.
Todos los
procesos

Sociedad
civil.
Organis-
mos de
Control.
Entidades
pblicas y
privadas.
VERIFICAR

Plan de
accin e
indicadores
Realizar seguimiento y medicin al proceso

Informe de gestin.
Direccionami
ento
Estratgico

CDIGO: CP-GDO-01


PROVEEDOR
USUARIO

ACTUAR

Evaluacin,
control y
seguimiento

Gestin de
calidad

CGR

Informe de
auditora con
enfoque
integral
Resultados de
auditoras
internas
Resultados de
la revisin por
la direccin
Resultados de
la evaluacin
del SIG

Implementar acciones correctivas y preventiva
para el mejoramiento continuo

Plan de
mejoramiento del
proceso

Gestin de
calidad

Evaluacin
seguimiento
y control

REQUISITOS DEL SIG RECURSOS DEL PROCESO
REQUISITOS MECI: 1.1, 1.2, 1.3, 2.1, 2.2.1,
2.2.2, 3.1, 3.2.2, 3.3.1, 3.3.2.
HUMANOS: 1. PGI de Correspondencia y
Archivo 3. Servicios tcnicos.
TECNOLGICOS: Base de datos en ACCESS
REQUISITOS NTCGP: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 6.3,
6.4, 8.1, 7.1, 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3.
INFRAESTRUCTURA: Espacio y condiciones
estructurales, con capacidad para el almacenamiento y
custodia de las transferencias documentales, con
estantera metlica con altura de 2,20 y una capacidad
de 100 kg/ml, condiciones ambientales de temperatura
de 15 a 20C y una humedad relativa entre 45 y 60%,
ventilacin, iluminacin, seguridad y mantenimiento
adecuados, sistema de alarma de incendio y sistema
de control de incendios (alarmas, etc.). . Carpetas en
cartn neutro que impide la acidificacin por contacto,
cajas para archivo ref. X-200.

DOCUMENTALES: (VER LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS)

CDIGO: CP-GDO-01


POLTICAS DE OPERACIN POR PROCESO
POLTICA ACTIVIDAD RELACIONADA
La organizacin, conservacin y disposicin final de archivos y
documentos en la Universidad, se realizar de conformidad con los
parmetros establecidos en la Tabla de Retencin Documental,
debidamente aprobada.

Produccin documental, organizacin de archivos.
La recepcin, tramite y control de las comunicaciones oficiales externas
(enviadas y recibidas) en la Universidad de los Llanos est centralizada en
la oficina de correspondencia y archivo

Recepcin y control de comunicaciones oficiales.
La produccin documental en la Universidad, se har de conformidad con
los parmetros sealados en el manual de correspondencia y archivo
expedido por la correspondencia y archivo.

Produccin documental, organizacin de archivos.

CONTROL DE RIESGOS DEL PROCESO
VER MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL

INDICADORES DE GESTIN DEL PROCESO
VER APLICATIVO INDICADORES DE GESTIN

NORMOGRAMA POR PROCESO
JERARQUA DE
LA NORMA
NUMERO Y
FECHA
TITULO O EPGRAFE ARTICULO APLICACIN ESPECIFICA
CONSTITUCIN 1991 Constitucin Poltica de Colombia
8,15, 20, 23, 72
y 74.

Derecho a la informacin,
derecho a presentar peticiones
respetuosas a las autoridades por
motivos de inters general o

CDIGO: CP-GDO-01


particular y a obtener pronta
resolucin, Proteccin del
patrimonio cultural de la nacin.
Ley 190 de 1995 Junio 6 de 1995
Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la
moralidad en la Administracin Pblica y se fijan
disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin
administrativa.
27
Responsabilidad de los
servidores pblicos, frente al
manejo de la informacin pblica.
Ley
594 de 14 de julio
de 2000
Por la cual se expide la Ley General de Archivos 15, 24, 26.
Obligacin de elaborar inventarios
Documentales y Tablas de
Retencin Documental.
Ley
734/2002

Por la cual se expide el Cdigo Disciplinario nico.
Literal 5 del
artculo 34,
Literales 13 y 21
del Artculo 35,
Literal 43 del
artculo 48.
Deberes y prohibiciones de los
servidores pblicos, respecto del
manejo de la informacin y la
documentacin que por razn de
su empleo, cargo o funcin
conserve bajo su cuidado o a la
cual tenga acceso,

Ley

1273 DE 2009
Por la cual se modifican el cdigo penal, se crea un
nuevo bien jurdico tutelado - denominado de la
proteccin de la informacin y de los datos y se
preservan integralmente los sistemas que utilicen las
tecnologas de la informacin y las comunicaciones.

proteccin de la informacin y de
los datos

Acuerdo 060 de
2001 (A.G.N.)

Octubre 30 de
2001
Por el cual se establecen pautas para la
administracin de las comunicaciones oficiales en las
entidades pblicas y las privadas que cumplen
funciones pblicas.

Todo

Acuerdo 027 de
2001 (A.G.N.)

Por el cual se aprueba la Tabla de Retencin
Documental de la Universidad de los Llanos.

Acuerdo 038 de
2001 (A.G.N.)
Septiembre 20 de
2002
Por el cual se desarrolla el artculo 15 de la Ley 594
de 2000.

Procedimiento para la elaboracin
y entrega de inventarios
documentales

Acuerdo 039 de
2001 (A.G.N.)

Octubre 31 de
2002.
Por el cual se reglamenta el procedimiento para la
elaboracin y aplicacin de la Tabla de Retencin
Documental, en desarrollo del artculo 24 de la Ley
594 de 2000.

Regula el procedimiento para la
elaboracin y aplicacin de las
Tablas de Retencin Documental.

CDIGO: CP-GDO-01


Acuerdo 042 de
2002 (A.G.N.)

Octubre 31 de
2002.
Por el cual se establecen los criterios para la
organizacin de los archivos de gestin en las
entidades pblicas y las privadas que cumplen
funciones pblicas, se regula el Inventario nico
Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y
26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

Control de Correspondencia
oficial.
Resolucin
Rectoral No.
1756 de 2001
22 de Noviembre
de 2001
Por la cual se modifica la composicin del Comit de
Archivos de la Universidad y se asignan sus funciones

Todo

Comit de Archivos
Resolucin
Rectoral No.
1757 de 2001
22 de Noviembre
de 2001
Por la cual se adopta el reglamento de Archivo y
Correspondencia de la Universidad de los Llanos y se
dictan otras disposiciones.

Todo
Regula y establece pautas para la
organizacin de archivos.
Resolucin
Rectoral No.
1758/01
22 de Noviembre
de 2001
Por la cual se adopta la Tabla de Retencin
Documental de la Universidad y se dictan otras
disposiciones.

Todo
Regula la organizacin de
documentos y los tiempos de
retencin en cada fase de
archivos.
Resolucin
Rectoral No.
2123 de 2002
21 de diciembre de
2002
Por la cual se organiza el rea de Recepcin de la
Seccin de Correspondencia y Archivo y se dictan
otras disposiciones.
Todo
Centraliza la recepcin y tramite
de las comunicaciones oficiales
externas.
Resolucin
Rectoral No.
2124 de 2002
21 de diciembre de
2002
Por la cual se expide el Manual de Procedimientos de
Correspondencia y Archivo de la Universidad y se
dictan otras disposiciones.

Todo
Estandarizacin de la Produccin
Documental.
Resolucin
Rectoral No.
2328 de 2007
16 de noviembre
de 2007
Por la cual se adopta el procedimiento para la
organizacin de los archivos de gestin y se dictan
otras disposiciones.

Todo

Resolucin
Rectoral
No.0695 de
2008
21 das del mes de
abril de 2008

Por la cual se adopta el procedimiento para el
prstamo de documentos custodiados por el Archivo
Central de la Universidad.

Todo

Resolucin
Rectoral
No.0696 de
2008
21 das del mes de
abril de 2008

Por la cual se adoptan normas para el uso de los
recursos informticos de la Universidad de los Llanos.

Todo
Regula y estandariza criterios
tcnicos y administrativos sobre
el uso de las herramientas
tecnolgicas institucionales,

CDIGO: CP-GDO-01


HISTORIAL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO NUEVA VERSIN
Documento nuevo 01
20/11/2011 Se reformul la caracterizacin del proceso, modelando bajo el ciclo PHVA 02
01/06/2012 Se reformul la caracterizacin, ajustndola al mapa de riesgos institucional 03
13/08/2013
Se reformul la caracterizacin, ajustndola a los aportes al PDI y MECI. Adems, se incluy
el link para el aplicativo de los indicadores de gestin del proceso.
04

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