INSTRUMENTO

NORMATIVO
LAIP - 001 (v.1)
Principales plazos de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica

Este documento constituye el instrumento normativo nmero 1 en torno al proceso de implementacin de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica. El documento como tal se refiere al mbito de los procesos y en particular a los plazos ms importantes establecidos en dicha Ley y de obligatorio cumplimiento para las instituciones pblicas.

Preparado por:

EQUIPO COORDINADOR DE LA IMPLEMENTACIN DE LA LEY DE ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA

DATOS DE REFERENCIA:
Elaborado por: Equipo coordinador para la implementacin de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica Subsecretara de Transparencia y Anticorrupcin Varinia Arvalo Miriam Chvez Luis Cruz Archivo General de la Nacin Claudia Ponce Oscar Campos Margarita Silva Innovacin Tecnolgica e Informtica Fecha de elaboracin 9 de agosto 2011

Contenido del instructivo

El instrumento normativo presenta los principales plazos establecidos en la Ley de Acceso a la Informacin Pblica que tienen incidencia en las instituciones pblicas obligadas a su cumplimiento, y que son relevantes en el proceso de implementacin de dicha Ley.

Instrumento normativo LAIP No. 1

Introduccin

El 8 de abril de 2011 se aprob, mediante Decreto Legislativo No.534, la Ley de Acceso a la Informacin Pblica -en adelante la Ley-. sta nueva normativa tiene por objeto garantizar el derecho de acceso de toda persona a la informacin pblica, a fin de contribuir con la transparencia de las actuaciones de las instituciones del Estado.1 Dentro de los entes obligados a su cumplimiento se encuentran las instituciones pblicas, lo cual ha obligado a que las mismas desarrollen las condiciones y las capacidades necesarias para efectivamente cumplir con lo que la Ley establece. La Ley define, dentro de otros elementos, plazos lmites de cumplimiento para algunas de las acciones ms relevantes descritas a continuacin, tanto textual como grficamente. As mismo, establece, para algunas de estas acciones, los mecanismos y ciertas condiciones que deben cumplirse al respecto de cada una de ellas. En el presente instrumento normativo, se describen las acciones principales que las instituciones pblicas estamos obligados a efectuar, as como sus respectivos plazos, a manera de garantizar no solo el cumplimiento de las mismas desde el punto de vista legal sino tambin velar por que se materialice el espritu de la Ley. Con estas orientaciones, se espera que las instituciones tengan una gua clara de cmo, cundo y quines desarrollarn cada una de las acciones ms relevantes de la Ley.

Art. 1, Decreto Legislativo No. 534. Ley de Acceso a la Informacin Pblica. Instrumento normativo LAIP No. 1

1. Principales plazos establecidos en la Ley de Acceso a la informacin Pblica

1
Asamblea Legislativa Aprobacin de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica

2
Asamblea Legislativa Publicacin en el Diario Oficial

3
Asamblea Legislativa

4
Presidente de la Repblica

6a

6b
Entes responsables

7
Presidente de la Repblica Proceso de Seleccin de los Comisionados
propietarios y suplentes del IAIP

8
Presidente de la Repblica Designacin de Comisionados
propietarios y suplentes del IAIP

13
Entes obligados Organizacin y funcionamiento de los archivos (Art. 107)

El Instituto
Integracin del Instituto de Acceso a la Inf. Pblica (Art. 52)

Entrada en vigencia de la Ley (Art. 111)

Emisin del Reglamento para Asambleas Sectoriales (Art. 53)

Convocatoria a Asambleas Sectoriales (Art. 53)

Desarrollo de Asambleas Sectoriales (Art. 53)

(Art. 53)

(Art. 105)

30 das Art. 111 Da 0

120 das Art. 109 Da 120

15 das

30 das

180 das

Da 180

Da 365

245 das 364 das

10

11
Entes obligados Nombramiento del Oficial de Informacin (Art. 104)

12
El Instituto
Emisin de lineamientos y directrices (Art. 10, Titulo IV)

14
CIUDADANA
Solicitud de informacin pblica y datos personales (Art. 106)

Presidente de la Repblica Emisin del Reglamento para la Aplicacin de la Ley (Art. 109)

Entes obligados Informe pblico que se ha establecido la estructura institucional correspondiente (Art. 106)

Entes obligados

15
Publicacin de informacin oficiosa

Instrumento normativo LAIP No. 1

(Art. 103)

Principales plazos establecidos en la Ley de Acceso a la informacin Pblica

Aprobacin de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica

La Ley de Acceso a la Informacin Pblica, Decreto Legislativo 534, fue aprobada por la Asamblea Legislativa (perodo 2009 2012) el 3 de marzo de 2011. La Ley fue resultado de un intenso proceso de discusin pblica incluyente, realizado desde mediados del ao 2008. En l participaron partidos polticos, organizaciones sociales, asociaciones de periodistas, gremiales empresariales, entre otras. Algunos de los principales hechos de su cronologa son: 2004-2006. La Asociacin de Periodistas de El Salvador (APES), se pronuncia e inicia una campaa a favor de una Ley de Acceso a la Informacin y realiza tres foros en las principales ciudades del pas. Adicionalmente, esta Asociacin public un spot para televisin, una cua de radio y realiz un concurso de afiches que dio como resultado la presentacin de ms de 70 trabajos de jvenes universitarios y personas particulares sobre el acceso a la informacin. 2005. APES apoya, junto con la Fundacin de Estudios para la Aplicacin del Derecho (FESPAD), la edicin del libro El Derecho a la Informacin en El Salvador. 2006. Por iniciativa de Fundacin Probidad se conform el Grupo de Procuracin sobre el Acceso a la Informacin, en el que participan la Universidad Centroamericana Jos Simen Caas (UCA), la Universidad Tecnolgica de El Salvador (UTEC), FESPAD, la Fundacin Manuel Ungo (FUNDAUNGO), la Fundacin Races, Asociacin Salvadorea Promotora de la Salud (ASPS) y APES. 2006. Se publica en el Diario Oficial N 12, Tomo 370 de fecha 18 de Enero de 2006, el Decreto Legislativo N 929, del 20 de Diciembre de 2005, en el cual la Asamblea Legislativa aprueba un conjunto de reformas al Cdigo Municipal que incluyeron requerimientos de transparencia y rendicin de cuentas en la gestin pblica municipal. En la elaboracin de las propuestas de reforma participaron la Corporacin de Municipalidades de la Repblica de El Salvador (COMURES), el Instituto Salvadoreo de Desarrollo Municipal (ISDEM) y las Fundaciones que constituan la Red para el Desarrollo Local (FUNDE, FUDAUNGO, Fundacin de Apoyo a Municipios de El Salvador - FUNDAMUNI, Fundacin Salvadorea de Apoyo Integral - FUSAI, y Sistema de Asesora y Capacitacin para el Desarrollo Local -SACDEL).

Instrumento normativo LAIP No. 1

2007. Despus de la Octava Conferencia Anti-corrupcin celebrada en Lima, Per en el ao 1997, el diputado Gerson Martnez del partido Frente Farabundo Mart para la Liberacin Nacional (FMLN), cabildea en la Asamblea Legislativa la ratificacin de la Convencin Interamericana Contra la Corrupcin (CICC), que haba sido aprobada en Caracas (1996) y la posibilidad de dar tratamiento a una eventual Ley de Acceso a la Informacin. Slo la primera iniciativa logr apoyo parlamentario, dando lugar a la ratificacin de la mencionada Convencin en julio de 1998, mientras que la segunda iniciativa no obtuvo suficiente receptividad por las restantes fracciones parlamentarias. 2008, septiembre. La fraccin parlamentaria del FMLN introduce formalmente en la Asamblea Legislativa un Proyecto de Ley de Acceso a Informacin Pblica. Esta propuesta es discutida en la Comisin de Legislacin y Puntos Constitucionales pero no recibe el apoyo de las dems fracciones parlamentarias para incluirla en agenda. 2008, septiembre. La Fundacin Salvadorea para el Desarrollo Econmico y Social (FUSADES) y el Instituto Iberoamericano de Derecho Constitucional (IIDC), hacen una presentacin pblica de una propuesta de Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, pero no es introducida formalmente en la Asamblea Legislativa. 2008, diciembre. La aprobacin de una Ley de Transparencia es ofrecida en la Plataforma de Gobierno del partido FMLN para las elecciones presidenciales del 2009. 2009, febrero. El candidato presidencial, Mauricio Funes Cartagena, firma, ante Transparencia Internacional, un compromiso pblico preparado por FUNDE, en el cual expres su intensin de proteger y hacer efectivo el derecho ciudadano a la peticin de cuentas, efectivo acceso a la informacin pblica y crear una institucin autnoma que se encargue de la proteccin de este derecho, con suficiente poder vinculante en sus decisiones. 2009, abril 9. Se constituye el Grupo Promotor de la Ley de Trasparencia y Acceso a la Informacin, en el que participan FUSADES, la Asociacin Nacional de la Empresa Privada (ANEP), la Asociacin Salvadorea de Radiodifusores (ASDER), la Universidad Dr. Jos Matas Delgado, la UCA, el peridico digital El Faro, APES y FUNDE. 2009, junio 9. El partido Alianza Republicana Nacionalista (ARENA) introduce como pieza de correspondencia la propuesta elaborada por FUSADES y el IIDC, de Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica ante la Asamblea Legislativa.

Instrumento normativo LAIP No. 1

2009, julio. La Comisin de Legislacin y Puntos Constitucionales decide introducir el tratamiento de una Ley de Acceso a la Informacin, como punto prioritario de su agenda. 2009, septiembre. El Grupo Promotor de la Ley desarrolla un taller con la Comisin de Legislacin y Puntos Constitucionales de la Asamblea Legislativa para analizar la propuesta que esta coalicin respalda. 2009, noviembre. Se forma una comisin en la que el asesor tcnico de la Comisin de Legislacin y Puntos Constitucionales, el asesor legal de la fraccin del FMLN, el asesor legal de la fraccin de ARENA y especialistas del Grupo Promotor fueron delegados para la integracin de un solo documento. El borrador de este documento fue presentado, nuevamente, el 9 de noviembre ante la Comisin, quienes se comprometieron a resolver los ltimos puntos de divergencia que persistan en el documento. 2010, enero a mayo. El rgano Ejecutivo, a travs de la Subsecretara de Transparencia y Anticorrupcin y la Secretara para Asuntos Legislativos y Jurdicos, realiza tres talleres presenciales de consulta con organizaciones sociales, acadmicas, alcaldes y gremiales empresariales y abre un foro electrnico en la pgina Web presidencial, que registra 3,107 visitas y 167 aportes. Como resultado, 10 recomendaciones fueron presentadas a la Comisin de Legislacin y Puntos Constitucionales. 2010, julio a noviembre. Se crea en el seno del Consejo Econmico y Social (CES) la Comisin Especial de Poltica de Transparencia integrada por asesores del sector acadmico (FUNDE, UCA, FUSADES Y Universidad Dr. Jos Matas Delgado), representacin del movimiento social (Frente Social para un Nuevo Pas FSNP, la Concertacin Popular por el Cambio CPC), ANEP, representacin del sector sindical (Movimiento de Unidad Sindical y Gremial de El Salvador MUSYGES-) y la Subsecretara de Transparencia y Anticorrupcin. El tema principal de discusin fue el contenido de la Ley de Acceso a Informacin Pblica (LAIP), de la cual surge, el 4 de octubre, un dictamen que fue presentado al CES con 5 recomendaciones especficas. 2010, junio a diciembre. La Comisin de Legislacin y Puntos Constitucionales debate y formula una versin final de la LAIP usando como documento base el borrador nico, que result de la sntesis de los dos proyectos originales. Paralelamente, se suceden diversos pronunciamientos pblicos, artculos de opinin y paneles de debate sobre los proyectos de ley. 2010, diciembre 2. La Asamblea Legislativa aprueba el Decreto No. 534 Ley de Acceso a la Informacin Pblica, con los votos favorables de los partidos FMLN, ARENA y el partido Cambio Democrtico (CD). Los restantes partidos se abstuvieron, pero ninguno vot en contra.

Instrumento normativo LAIP No. 1

2010, diciembre, 21. Cinco organizaciones civiles, Iniciativa Social para la Democracia (ISD), FESPAD, FSNP, CPC, y Salvadoreos en el Mundo (SEEM), solicitan que el Presidente de la Repblica introduzca observaciones a la Ley aprobada. 2011, enero 5. El Presidente de la Repblica enva a la Asamblea Legislativa un pliego de siete observaciones a la Ley aprobada. 2011, marzo 3. La Asamblea Legislativa aprueba, por unanimidad, la Ley de Acceso a la Informacin Pblica, aceptando parcialmente las observaciones hechas por el Seor Presidente.

Publicacin de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica

2011, 8 de abril. La Ley de Acceso a la Informacin Pblica fue publicada el 8 de abril de 2011 en el Diario Oficial Nmero 70, Tomo 391.

Entrada en vigencia de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica (Art. 111)

2011, 8 de mayo. Segn el artculo 111, que establece que la Ley entrar en vigencia treinta das despus de su publicacin en el Diario Oficial, la Ley de Acceso a la Informacin Pblica entr en vigencia el 8 de mayo de 2011.

Emisin del Reglamento para las Asambleas Sectoriales

2011, 5 de septiembre. Segn el artculo 53, a partir de la entrada en vigencia de la Ley, el Presidente de la Repblica es el responsable de emitir el reglamento de las Asambleas Sectoriales para la eleccin de los Comisionados que dirigirn el Instituto de Acceso a la Informacin Pblica que ser, de acuerdo a la Ley, el ente encargado de velar por el cumplimiento del derecho de acceso a la informacin. Dicho reglamento, segn al artculo 109 deber estar elaborado a ms tardar ciento veinte das despus de la entrada en vigencia de esta ley. Esto es el 5 de septiembre de 2011.

Instrumento normativo LAIP No. 1

Emisin del Reglamento para la aplicacin de la Ley (Art. 109)

2011, 5 de septiembre. Como toda Ley, la Ley de Acceso a la Informacin tendr su propio reglamento. Segn el artculo 109, El Presidente de la Repblica emitir el reglamento de aplicacin de la Ley a ms tardar ciento veinte das contados a partir de la entrada en vigencia de esta ley. Esto es el 5 de septiembre de 2011.

6a

Convocatoria a Asambleas Sectoriales (para eleccin de Comisionados del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica - IAIP) (Art. 53)
2011, a ms tardar el 20 de septiembre. La mxima autoridad del IAIP sern los comisionados que provendrn de diferentes sectores de la sociedad. Estos comisionados sern elegidos por los diferentes sectores que la Ley establece.

Plazos para convocar

Si bien la Ley no plantea un plazo especfico para convocar a las Asambleas Sectoriales en las cuales se elegirn los Comisionados del (IAIP) stas no pueden convocarse antes de que est publicado el Reglamento para las Asambleas Sectoriales. Segn el Art. 53, La convocatoria a la eleccin de las ternas deber realizarse sesenta das previos a la fecha del inicio de funciones. Considerando el Art. 105 que establece que la fecha mxima de designacin de los primeros comisionados es a los ciento ochenta das, es decir el 4 de noviembre de 2011 y con base a lo establecido en el art. 53, (la convocatoria a la eleccin de las ternas deber realizarse sesenta das previos a la fecha del inicio de funciones), la mxima fecha posible de convocatoria para su eleccin ser a los ciento veinte das de entrada en vigencia la Ley. Es decir, el 5 de septiembre de 2011.

Cundo se convoca

Cmo se convoca (Art. 53)

Adems el Art. 53 establece que El Presidente de la Repblica contar con treinta das para hacer la seleccin de los miembros propietarios y suplentes del Instituto. Y por otra parte contina el mismo artculo La convocatoria para cada asamblea general se realizar con quince das de anticipacin, por lo menos, a la fecha sealada para la reunin Al analizar estos plazos establecidos, stos suman 45 das mnimos para dichos procesos, por lo que para convocar a las Asambleas Sectoriales se dispone entonces de hasta 135 das desde la entrada en vigencia de la Ley. Es decir, esto sera como mximo el 20 de septiembre de 2011.

Instrumento normativo LAIP No. 1

Quin convoca (Art. 53)

El Art. 53 establece que La convocatoria para cada asamblea general se realizar con quince das de anticipacin, por lo menos, a la fecha sealada para la reunin por medio de aviso que se publicar en dos peridicos de circulacin nacional. La entidad responsable, adems del aviso, enviar dentro del plazo de la convocatoria una carta circular a las entidades que debern elegir las ternas, recordndoles el lugar y la fecha en que se celebrar la asamblea general. La convocatoria para cada asamblea general se realizar con quince das de anticipacin, por lo menos, a la fecha sealada para la reunin. No es permitido convocar a las Asambleas Sectoriales con menos de 15 das de anticipacin. Segn el Art. 53 Corresponder al Ministerio de Economa convocar a las asociaciones empresariales; al Ministerio de Gobernacin convocar a las asociaciones profesionales; al Ministerio de Educacin convocar a las universidades; a la Secretara de Comunicaciones de la Presidencia de la Repblica convocar a las Asociaciones de periodistas; y al Ministerio de Trabajo y Previsin Social convocar a los sindicatos.

6b

Desarrollo de Asambleas Sectoriales (para la eleccin de los Comisionados del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica) (Art. 53)
2011, a ms tardar el 4 de octubre. La asamblea general ser presidida por el responsable de la entidad convocante o su representante o quien haga sus veces y se instalarn vlidamente en primera y nica convocatoria cualquiera que sea el nmero de entidades presentes. (Art. 53) Segn el mismo artculo, La terna de propietarios y la terna de suplentes debern ser elegidas por mayora simple. Cada entidad presente y debidamente acreditada tendr derecho a un voto.

Quin preside la asamblea (Art. 53)

Cmo se elige (Art. 53)

7
Plazos para que el Presidente elija (Art. 53)

Proceso de Seleccin de los Comisionados propietarios y suplentes del IAIP (Art.53)

2011, a ms tardar el 3 de noviembre. Si bien la propuesta de los Comisionados que dirigirn el IAPI proviene de los sectores de la sociedad, la seleccin de los cinco propietarios y los cinco suplentes ser a cargo del Presidente de la Repblica. Segn el Art. 53, El Presidente de la Repblica contar con treinta das para hacer la seleccin de los miembros propietarios y suplentes del Instituto.

10

Instrumento normativo LAIP No. 1

Considerando que la fecha mxima de designacin de los Comisionados es el 4 de noviembre el Presidente debe disponer de los listados de las ternas propuestas a ms tardar el 4 de octubre. Siendo as este el ltimo da para realizar las Asambleas Sectoriales

Designacin de Comisionados propietarios y suplentes del IAIP (Art. 105)

2011, 4 de noviembre. La designacin de los Comisionados propietarios y suplentes, de acuerdo al Art. 105, deber ser realizada por el Presidente de la Repblica a los 180 das de vigencia de la Ley. Es decir, el 4 de noviembre de 2011.

Quin y cundo designa (Art. 105)

Integracin del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica (Art. 52)

2011, 4 de noviembre. Art. 52: El Instituto estar integrado por cinco Comisionados y sus respectivos suplentes Con la designacin de los Comisionados y de acuerdo a lo establecido en el Art. 52 se integra el Instituto de Acceso a la Informacin Pblica.

10

Informe pblico de que se ha establecido la estructura institucional correspondiente (Unidad de Acceso a Informacin Pblica) (Art. 106)
2012, a ms tardar el 7 de mayo. Todos los entes obligados al cumplimiento de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica debern informar pblicamente que la estructura institucional correspondiente (para interponer solicitudes de informacin o de datos personales) se ha establecido. (Art. 106) Esto deber ser, segn el mismo artculo, a ms tardar trescientos sesenta y cinco das despus de la entrada en vigor de la Ley. Es decir, a ms tardar el 7 de mayo de 2011. Para informar pblicamente, las entidades podrn optar por utilizar los diferentes medios de comunicacin as como sus propias pginas web o cualquier otro tipo de publicidad que estimen conveniente. La falta de pgina web no podr ser un impedimento para realizar esta actividad.

Notificacin del establecimiento de la UAIP (Art. 106)

11

Instrumento normativo LAIP No. 1

11

Nombramiento del Oficial de Informacin (Art. 48)

2011, a ms tardar 4 de noviembre. El Oficial de Informacin constituye una nueva figura dentro de la administracin pblica y es una persona de gran importancia para el cumplimiento de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica. De acuerdo al Art. 69, El Oficial de Informacin ser el vnculo entre el ente obligado y el solicitante, y responsable de hacer las notificaciones a que se refiere esta ley. Adems, deber llevar a cabo todas las gestiones necesarias en la dependencia o entidad a fin de facilitar el acceso a la informacin.

Quin lo nombra (Art. 48)

El artculo 48 establece que El Oficial de Informacin ser nombrado por el titular de la entidad respectiva para dirigir la Unidad de Acceso a la Informacin Pblica. En el caso de los Ministerios, el nombramiento del Oficial de Informacin ser hecho por el Ministro o la Ministra. En el caso de las instituciones autnomas el nombramiento del Oficial de Informacin ser hecho por el funcionario de mayor jerarqua de la institucin, previa autorizacin del organismo de mxima autoridad, si su normativa as lo establece.

Requisitos de Ley (Art. 49)

Por otra parte, los requisitos de Ley para ser Oficial de Informacin se establecen en el artculo 49: a. Ser salvadoreo, de reconocida honorabilidad, con experiencia en la Administracin Pblica, e idoneidad para el cargo. b. De preferencia con ttulo universitario. c. No haber sido condenado por la comisin de algn delito o sancionado por infringir la Ley de tica Gubernamental en los cinco aos anteriores al ejercicio del cargo. d. Estar solvente de responsabilidades administrativas en la Corte de Cuentas de la Repblica, la Procuradura General de la Repblica y la Hacienda Pblica. En caso de profesiones regladas, no haber sido sancionado por el organismo de vigilancia de la profesin en los ltimos cinco aos. e. Tener cuando menos veintin aos de edad el da de su designacin. f. Participar en concurso transparente y abierto para acceder al cargo. g. Recibir un curso preparatorio impartido por el Instituto. El ente obligado que nombre a su respectivo Oficial de Informacin deber velar porque la persona seleccionada para fungir como tal cumpla con los requisitos establecidos en los literales del a) al e). Por otra parte debe garantizar el cumplimiento del literal f) estableciendo para ello los mecanismos necesarios que garanticen la apertura y la transparencia del concurso.

12

Instrumento normativo LAIP No. 1

La apertura del concurso puede garantizarse mediante una convocatoria abierta al menos al interior de la institucin, ya sea por medio de correo electrnico, carteleras, circular, etc. Puede considerarse tambin una convocatoria totalmente pblica mediante medios de comunicacin impresos, o contratar una empresa de seleccin de personal en casos que no se tenga una unidad organizacional encargada de recursos humanos. Por otra parte, la transparencia se puede garantizar estableciendo mecanismos claros y objetivos de seleccin de los candidatos y candidatas a Oficial de Informacin. Esto puede ser nombrando un consejo de preseleccin y estableciendo los criterios claros de puntuacin. Entre ms unidades organizativas estn incluidas en el proceso y ms publicidad se le d al mismo ser ms fcil garantizar su transparencia. En cuanto al cumplimiento del literal g) Recibir un curso preparatorio impartido por el Instituto, considerando que los plazos para el nombramiento de los Oficiales de Informacin as como para la designacin de los primeros comisionados del Instituto es el mismo, las instituciones no podrn cumplir con el requisito establecido en dicho literal. Por tanto, se recomienda a las entidades, inmediatamente al ser designados los comisionados, estar pendientes de la apertura de dichos cursos, a fin de darle cumplimiento a este requisito. Cundo se designa (Art. 104) Los titulares de los entes obligados deben designar al Oficial de Informacin, a ms tardar ciento ochenta das despus de entrado en vigor este ordenamiento. (Art. 104) Cada entidad debe designar su Oficial de Informacin a ms tardar el 4 de noviembre de 2011. As mismo, el artculo 104 establece que, despus de ser designados de inmediato sern juramentados, se instalarn e iniciarn funciones. Posteriormente, se notificarn los nombramientos al Instituto, quin deber ponerla a disposicin del pblico por los medios que estime pertinentes. Se sugiere que la juramentacin quede debidamente documentada en los registros institucionales. Una vez est creado el Instituto cada entidad deber notificarle el nombre del Oficial de Informacin nombrado. Sanciones por falta de nombramiento (Art. 74) El incumplimiento por parte del funcionario competente de nombrar a los Oficiales de Informacin est calificado segn el Art. 76 literal d) como una infraccin muy grave; por tanto sujeto a una multa de veinte a cuarenta salarios mnimos mensuales para el sector comercio y servicios. (Art. 77 literal a) El titular de la entidad que incumpla el nombramiento del Oficial de Informacin podra verse obligado a cancelar hasta $ 8,968.40 dlares.

Cmo se nombra (Art. 104)

13

Instrumento normativo LAIP No. 1

12

Publicacin de informacin oficiosa (Art. 103)

2012, a ms tardar el 7 de mayo.

Qu es la informacin oficiosa? (Art. 6)

Informacin oficiosa: es aquella informacin pblica que los entes obligados debern difundir al pblico en virtud de esta ley sin necesidad de solicitud directa. (Art. 6, literal d) La Ley de Acceso a la Informacin Pblica establece que la informacin establecida como oficiosa debe estar disponible a la ciudadana de manera permanente, sin que sea necesario solicitarla para poder obtenerla. Esto supone que los entes obligados deben establecer mecanismos para garantizar este acceso permanente por parte de la ciudadana. Adems, en virtud de los principios establecidos en el Art. 4, la informacin oficiosa debe estar al alcance los particulares, ser entregada con prontitud, ser completa, fidedigna y veraz.

Formas de divulgacin (Art.18 )

Segn lo establece el Art. 18 La informacin oficiosa deber estar a disposicin del pblico a travs de cualquier medio, tales como pginas electrnicas, folletos, peridicos u otras publicaciones, o secciones especiales de sus bibliotecas o archivos institucionales. De acuerdo a los propios recursos de cada entidad, se pondr a disposicin del pblico mediante los medios posibles la informacin oficiosa. Las pginas web institucionales constituyen uno de los medios ms baratos de publicacin y que facilita su actualizacin permanente.

Inexcusabilidad para divulgar (Art. 18)

El Instituto fomentar que los entes obligados utilicen tecnologas de la informacin y que dentro de un plazo razonable la informacin est a disposicin del pblico. No obstante, ninguna institucin podr negar informacin so pretexto de no contar con la tecnologa adecuada. (Art. 18) Independientemente que las entidades tengan o no pginas web, o que no dispongan de la tecnologa adecuada, debern proporcionar y publicitar la informacin oficiosa.

Contenido de la informacin oficiosa (Art. 10)

El listado de informacin oficiosa se contempla en el Art. 10 de manera general y constituyen un total de 25 tems a saber: 1. El marco normativo aplicable a cada ente obligado. 2. Su estructura orgnica completa y las competencias y facultades de las unidades administrativas, as como el nmero de servidores pblicos que laboran en cada unidad. 3. El directorio y el currculo de los funcionarios pblicos, incluyendo sus correos electrnicos institucionales.

14

Instrumento normativo LAIP No. 1

4.

5.

6. 7.

8.

9.
10.

11.

12.

13.

14. 15.

La informacin sobre el presupuesto asignado, incluyendo todas las partidas, rubros y montos que lo conforman, as como los presupuestos por proyectos. Los procedimientos de seleccin y contratacin de personal ya sea por el sistema de Ley de Salarios, contratos, jornales o cualquier otro medio. El listado de asesores, determinando sus respectivas funciones. La remuneracin mensual por cargo presupuestario, incluyendo las categoras salariales de la Ley de Salarios y por Contrataciones, y los montos aprobados para dietas y gastos de representacin. El plan operativo anual y los resultados obtenidos en el cumplimiento del mismo; las metas y objetivos de las unidades administrativas de conformidad con sus programas operativos; y los planes y proyectos de reestructuracin o modernizacin. Las memorias de labores y los informes que por disposicin legal generen los entes obligados. Los servicios que ofrecen, los lugares y horarios en que se brindan, los procedimientos que se siguen ante cada ente obligado y sus correspondientes requisitos, formatos y plazos. Los listados de viajes internacionales autorizados por los entes obligados que sean financiados con fondos pblicos, incluyendo nombre del funcionario o empleado, destino, objetivo, valor del pasaje, viticos asignados y cualquier otro gasto. La direccin de la Unidad de Acceso a la Informacin Pblica, el nombre del Oficial de Informacin, correo electrnico y nmero telefnico-fax donde podrn recibirse consultas y, en su caso, las solicitudes. Los informes contables, cada seis meses, sobre la ejecucin del presupuesto, precisando los ingresos, incluyendo donaciones y financiamientos, egresos y resultados. Asimismo se debern hacer constar todas las modificaciones que se realicen al presupuesto, inclusive las transferencias externas y las que por autorizacin legislativa se puedan transferir directamente a organismos de distintos ramos o instituciones administrativas con la finalidad de cubrir necesidades prioritarias o imprevistas. La informacin relacionada al inventario de bienes muebles cuyo valor exceda de veinte mil dlares. El listado de las obras en ejecucin o ejecutadas total o parcialmente con fondos pblicos, o con recursos provenientes de prstamos otorgados a cualquiera de las entidades del Estado, indicando la ubicacin exacta, el costo total de la obra, la fuente de financiamiento, el tiempo de ejecucin, nmero de beneficiarios, empresa o entidad ejecutora y supervisora, nombre del funcionario responsable de la obra y contenido del contrato correspondiente y sus modificaciones, formas de pago, desembolsos y garantas en los ltimos tres aos.

15

Instrumento normativo LAIP No. 1

16. El diseo, ejecucin, montos asignados y criterios de acceso a los programas de subsidios e incentivos fiscales, as como el nmero de los beneficiarios del programa. 17. Los entes obligados debern hacer pblica la informacin relativa a montos y destinatarios privados de recursos pblicos, as como los informes que stos rindan sobre el uso de dichos recursos. 18. Los permisos, autorizaciones y concesiones otorgados, especificando sus titulares, montos, plazos, objeto y finalidad. 19. Las contrataciones y adquisiciones formalizadas o adjudicadas en firme, detallando en cada caso: a. Objeto. b. Monto. c. Nombre y caractersticas de la contraparte. d. Plazos de cumplimiento y ejecucin del mismo. e. La forma en que se contrat, ya sea por medio de licitacin o concurso, pblico o por invitacin, libre gestin, contratacin directa, mercado burstil o cualquier otra regulada por la ley. f. Detalles de los procesos de adjudicacin y el contenido de los contratos. 20. Los registros a que se refieren los artculos 14 y 15 de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin Pblica. 21. Los mecanismos de participacin ciudadana y rendicin de cuentas existentes en el mbito de competencia de cada institucin, de las modalidades y resultados del uso de dichos mecanismos. 22. El informe de los indicadores sobre el cumplimiento de esta ley que disee y aplique el Instituto. 23. La informacin estadstica que generen, protegiendo la informacin confidencial. 24. Los organismos de control del Estado publicarn el texto ntegro de sus resoluciones ejecutoriadas, as como los informes producidos en todas sus jurisdicciones. 25. Los rganos colegiados debern hacer pblicas sus actas de sesiones ordinarias y extraordinarias en lo que corresponda a temas de presupuesto, administracin y cualquier otro que se estime conveniente, con excepcin a aquellos aspectos que se declaren reservados de acuerdo a esta ley. (Art. 10) Adems, para ciertas instituciones del Estado se contempla otra cantidad adicional de informacin oficiosa (vase art. 11 al 17). As mismo de manera particular el Ministerio de Hacienda tiene estipuladas obligaciones especiales en el mismo Art. 10 Soporte de la informacin (Art. 44) La informacin (incluye la oficiosa) en poder de las instituciones pblicas deber estar disponible en los archivos correspondientes, los que debern satisfacer las siguientes caractersticas:

16

Instrumento normativo LAIP No. 1

a. Cuando se trate de informacin correspondiente al ao que est en curso, impresos en papel, digitalizados o en cualquier medio de soporte electrnico. b. La informacin oficiosa del ao inmediato anterior al que se encuentre en curso, deber estar disponible de manera electrnica para su consulta y organizada de acuerdo con los principios archivolgicos. c. Los archivos debern estar clasificados por perodos, reas o rubros. (Art. 44)
Responsabilidad de recabar y difundir la informacin oficiosa (Art. 50) De acuerdo al Art. 50, el Oficial de Informacin tendr dentro de sus funciones: a. Recabar y difundir la informacin oficiosa y propiciar que las entidades responsables las actualicen peridicamente. Es decir, el Oficial de Informacin deber establecer mecanismos que le permitan cumplir efectivamente con esta responsabilidad. Para ello deber tomar en cuenta el tamao de la institucin, sus caractersticas organizacionales propias, si es centralizada o tiene dependencias territoriales, etc. Todos estos elementos deben ser considerados en el momento en que se establezca el o los mecanismos de la institucin a fin de garantizar la recopilacin de la informacin oficiosa, as como su efectiva difusin. As mismo los mecanismos debern incluir los procesos de actualizacin. La publicacin de la informacin oficiosa deber realizarse, a ms tardar, trescientos sesenta y cinco das despus de la entrada en vigor de la ley. En caso de incumplimiento, el Instituto podr requerirla pblicamente antes de iniciar el procedimiento correspondiente a la infraccin. (Art. 103) Las instituciones pblicas disponen hasta el 7 de mayo de 2012, a ms tardar, para publicar por los medios que estimen conveniente su propia informacin oficiosa. De no hacerlo, el IAIP puede solicitarla de manera pblica y posteriormente puede proceder a imponer una infraccin que de acuerdo al Art. 77 puede ser de $ 4,035.78.

Plazo de publicacin (Art. 103)

13

Emisin de lineamientos sobre manejos de archivos y otras competencias del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica (IAIP)
2011, del 4 de noviembre en adelante Una vez conformado el IAIP, es decir, a partir del 4 de noviembre de 2011, ste tiene competencias de dictar lineamientos sobre varios aspectos de la informacin pblica; en particular sobre dos aspectos: la informacin oficiosa y el manejo de los archivos pblicos.

17

Instrumento normativo LAIP No. 1

Directrices para la publicacin de informacin oficiosa (Art. 10)

La informacin a que se refiere ste artculo, deber publicarse de forma que facilite su uso y comprensin y permita asegurar su claridad, veracidad, oportunidad y confiabilidad. Las dependencias debern atender los lineamientos y recomendaciones que al respecto expida el Instituto (Art. 10) En relacin a la informacin oficiosa, establecida en el artculo 10, sta debe ser puesta a disposicin del pblico, divulgada y actualizada, por los entes obligados, en los trminos de los lineamientos que expida el Instituto. Es decir, los formatos de presentacin, el soporte de la informacin, los medios de divulgacin y publicidad de la misma as como los perodos de actualizacin sern establecidos por el IAIP. As mismo, esto implica que, dentro de sus lineamientos y directrices, el Instituto tambin incluir aspectos que faciliten al ciudadano la comprensin de la informacin que se publica de manera oficiosa, lo cual podra consistir en la utilizacin de lenguaje sencillo, procurando no utilizar trminos tcnicos. Por otra parte, los lineamientos para la publicacin de la informacin oficiosa incluirn elementos que garanticen la claridad de la informacin (no ambigedades), la veracidad de la misma (podra ser explicando la fuente de la informacin o el mecanismo con el que se genera), la prontitud; es decir, que la informacin sea publicada de manera pronta para el ciudadano. Por ejemplo, si la institucin brinda un servicio que va a sufrir modificaciones, esto debe comunicarse oportunamente a la ciudadana de manera previa como forma de minimizar el impacto negativo.

Directrices para el manejo de archivos (Ttulo IV)

Por otra parte, segn los artculos 40, 41 y 42 le corresponder al Instituto elaborar y actualizar los lineamientos tcnicos para la administracin, catalogacin, conservacin y proteccin de informacin pblica en poder de los entes obligados, salvo que existan leyes especiales que regulen la administracin de archivos de los entes obligados. Los lineamientos tomarn en cuenta las normas, estndares y prcticas internacionales en la materia. Los lineamientos sern orientaciones generales para la administracin ms eficaz y eficiente de los archivos. (Art. 40) y contendrn los siguientes aspectos: a. Criterios sobre la identificacin y seguimiento a los datos y documentos desde el momento en que sean creados o recibidos. b. Mecanismos que permitan la adecuada administracin, catalogacin, conservacin y proteccin de la informacin de acuerdo con su naturaleza. c. Mecanismos para la conservacin y mantenimiento de la informacin que obedezca a estndares mnimos en materia de archivologa. d. La capacitacin a funcionarios en tcnicas de archivologa.

18

Instrumento normativo LAIP No. 1

e. La organizacin de la informacin, de manera que facilite la consulta directa de los particulares. f. El uso de tecnologas que permitan el resguardo eficiente y eficaz de la informacin pblica. Los lineamientos que emita el Instituto debern tener en cuenta las capacidades materiales humanas de las instituciones a las que se dirijan. (Art. 41) Directrices para el manejo de datos personales (Art. 58) Tambin le corresponder al Instituto, segn el Art. 58, establecer los lineamientos para el manejo, mantenimiento y proteccin de los datos personales y de la informacin pblica, confidencial y reservada en posesin de las dependencias y entidades (Art. 58 literal j) Considerando lo establecido en los artculos 105 y 52, que establecen que con la designacin de los Comisionados se integra el Instituto de Acceso a la Informacin Pblica, y que esto ser el 4 de noviembre, los entes obligados dispondrn a partir de esta fecha y antes de la fecha lmite para que la ciudadana interponga solicitudes de informacin y de datos personales, lo cual es el 7 de mayo de 2012, de no ms de 186 das para recibir del Instituto las normativas y directrices anteriores. Tomando en cuenta que el Instituto tendr como primera accin su propia definicin, estructuracin e institucionalizacin ese plazo se ver reducido por lo que la recomendacin a los entes obligados es que se procuren cumplir de la mejor manera con lo dispuesto en los artculos anteriormente citados.

14
Plazo para la organizacin y funcionamiento de los archivos (Art. 107)

Organizacin y funcionamiento de los archivos (Art. 107)

2012, a ms tardar el 7 de mayo. Segn el art. 107, Dentro de un plazo de trescientos sesenta y cinco das a partir de la vigencia de la ley, los entes obligados debern completar la organizacin y funcionamiento de sus archivos. Esto supone darle cumplimiento al Art. 44 en sus literales a, b y c que establecen los soportes en que los entes obligados deben tener disponibles su informacin oficiosa, as como la organizacin de la informacin pblica segn los principios archivolgicos. Los procesos de organizacin y funcionamiento de los archivos (de cualquier institucin) son procesos permanentes, por lo que el art. 107, lo que establece es que a los 365 das de entrada en vigencia de la Ley, es decir a que a ms tardar el 7 de mayo de 2012, los entes obligados deben haber definido la forma de organizacin de sus archivos, segn el formato o sistema de archivos que sea el ms idneo para la institucin, as como haber completado su funcionamiento; es decir, que los mismos

19

Instrumento normativo LAIP No. 1

estn funcionando. Como la administracin de los archivos es un proceso vivo, los entes obligados continuarn de manera peridica alimentando los mismos con la informacin que se vaya generando en la institucin as como organizando de manera retroactiva la informacin pblica que disponen.

15

Solicitud de informacin pblica y datos personales (Art. 106)

2012, a ms tardar el 7 de mayo. Adems de regular el acceso a la informacin pblica, la Ley regula el acceso y la proteccin de los datos personales de la ciudadana en poder de las instituciones pblicas. Esto constituye, por un lado una obligacin de los entes pblicos y por otro, un derecho ciudadano hasta ahora sin regulacin.

Plazo para interposicin de solicitudes (Art. 106)

El Art. 106 establece que Los particulares podrn presentar solicitudes de informacin pblica y concerniente a datos personales segn los procedimientos establecidos en la ley () a ms tardar trescientos sesenta y cinco das despus de entrada en vigencia la misma. En el mismo plazo, deber hacerse del conocimiento pblico, por cualquier medio, la gua de procedimientos y estar disponible en todas las Unidades de Acceso a la Informacin Pblica y pginas web institucionales.

Derecho a la proteccin de datos personales (Art. 31)

Este mismo plazo aplica para lo establecido en el Art. 31 Toda persona, directamente o a travs de su representante, tendr derecho a saber si se estn procesando sus datos personales; a conseguir una reproduccin inteligible de ella sin demora; a obtener las rectificaciones o supresiones que correspondan cuando los registros sean injustificados o inexactos y a conocer los destinatarios cuando esta informacin sea transmitida, permitindole conocer las razones que motivaron su peticin, en los trminos de esta ley. El acceso a los datos personales es exclusivo de su titular o su representante. As como lo establecido en el Art. 36 Los titulares de los datos personales o sus representantes, previa acreditacin, podrn solicitar a los entes obligados, ya sea mediante escrito libre, en los trminos del artculo 66 de sta ley o formulario expedido por el Instituto, lo siguiente:
a.

Solicitud de datos personales (Art. 36)

La informacin contenida en documentos o registros sobre su persona.

20

Instrumento normativo LAIP No. 1

Informe sobre la finalidad para la que se ha recabado tal informacin. c. La consulta directa de documentos, registros o archivos que contengan sus datos que obren en el registro o sistema bajo su control, en los trminos del artculo 63 de sta ley. d. La rectificacin, actualizacin, confidencialidad o supresin de la informacin que le concierna, segn sea el caso, y toda vez que el procedimiento para tales modificaciones no est regulado por una ley especial.
b.

Esto significa que, a ms tardar el 7 de mayo de 2012, las instituciones permitirn y facilitarn a la ciudadana la interposicin de solicitudes de informacin pblica (sea esta oficiosa o no) as como la solicitud de los datos personales que la institucin tenga en su poder. Para esto es necesario que los entes obligados hayan informando anterior y pblicamente que la estructura institucional correspondiente se ha establecido, es decir, que se ha conformado la Unidad de Acceso a la Informacin Pblica. En concordancia, los entes obligados debern haber nombrado al Oficial de Informacin. As mismo esto implica que los entes debern:

a. Tener disponible la informacin oficiosa del ao en curso y la del ao anterior al ao en curso. (2012 y 2011). b. Tener publicada en sus pginas web dicha informacin. c. Haber desarrollado y divulgado el proceso de gestin de solicitudes con todas las jefaturas de la institucin, detallando plazos de respuesta e implicaciones en casos de incumplimiento. d. Haber desarrollado y divulgado procesos de actualizacin de la informacin oficiosa. e. Haber identificado y clasificado la informacin reservada y la confidencial. f. Haber elaborado las declaraciones de reserva. g. Haber desarrollado el ndice de informacin reservada. h. Haber definido el mejor sistema de archivos de la institucin y haber iniciado su organizacin. i. Haber desarrollado los instrumentos archivsticos bsicos (tablas de retencin documental, tabla de clasificacin de la informacin, entre otros) j. Haber inventariado sus registros o sistemas de datos personales a fin de poder proporcionarle a quien lo solicite la informacin contenida en documentos o registros sobre su persona.

21

Instrumento normativo LAIP No. 1

k. Haber desarrollado los mecanismos de seguridad de los datos personales y de la informacin confidencial y reservada. l. Estar en condiciones de poder informarle, a quien lo solicite, la finalidad para la que se ha recabado sus datos personales. m. Haber establecido mecanismos de consulta directa de documentos, registros o archivos que contengan los datos personales que obren en el registro o sistema bajo su control, en los trminos del artculo 63 de sta ley. n. Haber establecido mecanismos que permitan y garanticen la rectificacin, actualizacin, confidencialidad o supresin de los datos personales que le concierna, segn sea el caso, y toda vez que el procedimiento para tales modificaciones no est regulado por una ley especial.

22

Instrumento normativo LAIP No. 1

Con el apoyo de: