POLITICAS DE CARTERA 1.

Anlisis de crdito a otorgar, por una persona idnea para el cargo: Se debe tener encuentra hacer un estudio de crdito al cliente observar su data crdito su cupo mximo etc. 2. Preparar mnimo mensualmente un estado de cartera clasificado por fechas de vencimiento: Se debe tener en constante anlisis las facturas que se han ido venciendo con el fin de iniciar el cobro personalizado por parte de la empresa. 3. Se debe revisar en las facturas el valor, fecha de vencimiento, nombre, descuentos, para verificar que coincidan con el crdito: Se deben tener en cuenta que productos se le vendi el cliente si se le hizo descuento a cuantos plazos se le dio para cancelar para evitar confusiones. 4. Visitas peridicas a los clientes para control de la cartera; cuando el cliente ya se le han pasado varias fechas de vencimiento de pago de cuotas es recomendable hacerle seguimientos personalizados con el fin de conciliar formas de pago. 5. Llevar en debida forma la contabilidad de la empresa: Se debe manejar de forma ordenada las facturas documentos, letras de cambio etc. 6. Las funciones de facturacin, cobro, contabilidad, deben ser por personas diferentes: es recomendable con el fin de evitar fraudes 7. Debe existir una nota crdito que coincida cuando la mercanca: Debe coincidir cada nota crdito con lo que se le vende al cliente para evitar complicaciones. Al seguir cada uno de estos pasos se puede evitar la prdida de gran parte de la cartera lo cual se considerara un gasto para la empresa que se ven en la obligacin de provisionar la cartera lo cual si no se trata de recuperar podra llegar a castigarse estas clases de deudas lo cual implicara perder parte de los ingresos de la empresa. Cuentas en Mora entre 1 y 59 das. La gestin comienza al da 1 de incumplimiento en el pago de la cuenta, es decir al da siguiente de la fecha lmite para el pago mnimo. Se envan extractos, recordatorios de pago y cartas de cobro. Adems, se realizan llamadas buscando compromisos de pago que le permitan al cliente quedar al da con la cuenta antes de alcanzar los 60 das de mora. La cuenta se bloquea para compras hasta que realice el pago mnimo completo. SISTEMA DE COBRO DE LA CARTERA 1. Cobro persuasivo: constituye la primera etapa de ejecucin de una obligacin que propicia el pago voluntario por parte del deudor. 2. Cobro coactivo: es el procedimiento legal de cobro realizado por la entidad estatal que es delegada por Ley para hacer juez ejecutor. 3. Cobro Ejecutivo: es el que promueve la Entidad Estatal ante la jurisdiccin ordinaria con base en un ttulo valor que expide el deudor a su favor y que constituye una obligacin clara, expresa y actualmente exigible.

BAKERI'S LOVE RECIBO DE CAJA MENOR ciudad pagado a concepto dia mes ao $ No

valor (en letra) codigo aprobado cc. NIT No _____________________________ firma de recibido

REGLAMENTO FONDO FIJO DE CAJA MENOR OBJETO. El presente reglamento tiene por objeto impartir las instrucciones necesarias para el manejo del fondo fijo de caja menor de la empresa, se regir por las clusulas en l estipuladas y su cumplimiento ser obligatorio para todo aquel que la empresa designe encargado de su manejo. PRIMERO. CREACION Y MONTO. La creacin del fondo fijo de caja menor se har mediante expedicin de cheque de la empresa a favor del responsable de dicho fondo, con el debido comprobante de egreso y mediante entrega del reglamento del mismo. El monto de la caja menor ser fijo hasta tanto no se apruebe nada en contrario, su valor ascender a la suma de CIENTO CINCUENTA MIL PESOS M/CTE ($ 150.000). Su aprobacin se har en reunin de Junta Directiva y como prueba de ello se har constar en el acta que se eleve de dicha reunin y que ser firmada para su validez. Cualquier modificacin del monto estipulado se har en reunin de Junta Directiva y su modificacin deber hacerse constar en el acta respectiva, copia de la parte pertinente ser enviada al responsable de su manejo para su inmediato cumplimiento. SEGUNDO. RECIBOS DE CAJA MENOR. Los documentos soporte del fondo fijo de caja menor relacionados con los gastos incurridos sern las facturas o recibos debidamente firmados por el respectivo beneficiario del pago y tendrn el membrete de la empresa en donde se relacione el nombre y el Nit de la misma. TERCERO. AUTORIZACION DE GASTOS. Toda erogacin o gasto de caja menor deber corresponder a gastos por bolsas, transporte urbano, formularios, fotocopias. CUARTO. PAGOS AUTORIZADOS POR CAJA MENOR. Se autorizan los pagos debidamente soportados contablemente con facturas, cuentas de cobro, tiquetes de registradora y en fin cualquier documento que represente legalmente la erogacin o gasto, siempre que dicho pago no exceda de VEINTE MIL PESOS M/CTE.

QUINTO. REINTEGRO ORDINARIO DE GASTOS. El fondo fijo de caja menor ser reembolsable una vez agotados sus fondos hasta en un la suma de CIENTO VEINTE MIL PESOS MCTE($120.000), caso en el cual se debe solicitar su reembolso, una vez llegado al tope previsto de gastos soportados por los recibos correspondientes. SEXTO. REINTEGRO EXTRAORDINARIO. Todos los meses y para efectos de cumplir el principio contable de prudencia y que los gastos queden debidamente registrados en el mes en que se originaron, se har necesario hacer un reintegro contable de los mismos, para el efecto la persona encargada del manejo del fondo fijo de caja menor, presentar al Contador, una relacin similar a la requerida para el reintegro del Fondo, a fin de ordenar all por cdigo los gastos efectuados y que no han sido reembolsados hasta la fecha. Quedando claro que este reintegro no origina reembolso de caja menor si el monto all discriminado no es significativo ni se aproxima al monto de gastos fijado de CIENTO VEINTE MIL PESOS MCTE ($120.000). SEPTIMO. FORMA DE REINTEGRO. Para el efecto de solicitud de reembolso del fondo fijo de caja menor, se deber realizar un soporte contable que se anexar al respectivo comprobante de egreso en donde se relacionarn adecuadamente los recibos de caja menor ordenados por concepto y cdigo contable, discriminacin del gasto, valor de la erogacin, total de recibos de caja menor pagados cuyo valor ser el solicitado como reembolso, dicho soporte contable estar debidamente firmado por: quien lo elabora es decir el encargado del fondo de caja menor, el ordenador del gasto el Gerente y quien lo revisa el Contador o Revisor Fiscal de la empresa. OCTAVO. LIQUIDACION DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR. En caso de que la empresa quiera cancelar o dar por terminado dicho fondo de caja menor, se har mediante envi de la parte pertinente del acta de reunin de Junta Directiva en cuya reunin se tom tal determinacin al encargado de su manejo, para que una vez notificada su cancelacin proceda a realizar el ltimo reembolso contable del fondo fijo de caja menor y reintegrar mediante recibo de caja el dinero existente en el fondo fijo de caja menor, en todo caso los recibos de caja diligenciados y registrados en el documento contable junto con la devolucin del dinero sobrante deber ascender al monto del fondo de caja menor aqu expresado es decir a la suma de CIEN MIL PESOS M/CTE ( $ 100.000). NOVENO. LEGALIZACION DE LA CANCELACIN. Una vez reintegrado el dinero sobrante y registrado el documento contable deber expedirse PAZ Y SALVO de la empresa a favor de la persona encargada del manejo del fondo de caja menor, para efectos de probar su lealtad y honorabilidad en su manejo.

ARQUEO DE CAJA Es la operacin de recuento y la verificacin del dinero y valores que se encuentran en ella, para comprobar si el saldo que arroja los libros estn de acuerdo con dicho conteo. En caso de existir diferencias debe registrarse en las cuentas 4295 si hay sobrante en caja, pero en caso de existir un faltante, se buscar la razn que justifique el faltante, ( un gasto, una consignacin que no se registr) para hacer el ajuste correspondiente, y de no haber una justificacin del faltante este valor generalmente se registra en la cuenta 1330 como una deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores; ya que el dinero que entra y sale de la caja es responsabilidad del cajero. Importancia del arqueo de caja Realizando un arqueo de caja peridicamente, estamos haciendo un control interno de efectivo en el cual se verifica la administracin de todo el dinero que la empresa recibe por sus ventas y otros ingresos, as como por las salidas de ste con un programa adecuado para cancelar proveedores de bienes y servicios. Con el propsito de: Proteger el efectivo contra residuos, fraudes e inconsistencias, as como controlar la adecuada contabilizacin de las partidas, verificar el cumplimiento de las polticas de la empresa y el desempeo eficiente de los empleados. Esquema para realizar el arqueo de caja Arqueo de caja menor Efectuado el dia------ del mes ---------- del ao------ hora Movimiento del efectivo Saldo del mes anterior + Ingreso durante el mes o periodo equivalente al reembolso - Gastos del mismo mes o periodo = Saldo en caja La composicin del saldo de caja se expresa de la siguiente manera: *En billetes: se puede colocar la cantidad de cada denominacin y un total. *En monedas: se puede colocar la cantidad de cada denominacin y un total *En documentos; especificando si son cheques vales etc Total efectivo Detalle de cheques Se especifica para cada uno de los cheques el No. De cheque, banco al que pertenece el cheque, nombre el cliente y la cantidad. y se totaliza.