Ejemplo de Contabilidad de Una Empresa

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CAPITULO V

PROPUESTA DE : MODELO DE ORGANIZACION CONTABLE Y CONTROL

INTERNO APLICADO EN LA ASOCIACIN ADMINISTRADORA DE SISTEMA DE AGUA POTABLE DE COMUNIDADES INTEGRADAS CERRO EL TIGRE (ASAPCIT ) DEL MUNICIPIO DE JUCUAPA, DEPARTAMENTO USULUTN.

5.0 A.

PROPUESTA. MODELO DE SISTEMA CONTABLE


1. Objetivos

Establecer un Sistema Contable que satisfaga las necesidades de la Asociacin ASAPCIT en la obtencin y presentacin de la informacin contable en la forma ms eficiente posible.

2. Desarrollo de La Propuesta 2.1 Diseo de Sistema Contable

I DESCRIPCION DEL SISTEMA

A) DATOS GENERALES

1. Numero de identificacin tributaria: 1109-190105-101-9 2. Numero de acuerdo Municipal: Veintinueve de Julio de 2005. 3. Datos de publicacin en el diario oficial: Tomo Nmero 368 de fecha 29 de Agosto 2005. 4. Actividad principal: Suministro de servicio de agua potable. 5. Direccin: Jucuapa, Usulutn.

142

6. Telfono: 7. Representante legal: 8. Nombre del Contador: 9. Contabilidad se Llevar:

B) DATOS DEL SISTEMA

1. El periodo Contable ser del 01 de Enero al 31 de diciembre de cada ao. 2. Para evaluar los Inventarios se har con el mtodo: PEPS 3. Los inventarios de materiales de fontanera se manejarn bajo el sistema de INVENTARIO PERMANENTE, estableciendo existencia fsica al 31 de diciembre de cada ao 4. El Mtodo para depreciar el Activo Fijo ser el de lnea recta.

C) DATOS DE LOS REGISTROS CONTABLES

1) La Contabilidad se llevar en: Libros empastados y foliados 2) La contabilidad ser llevada en forma: Manual 3) Los libros Legalizados sern: Libro de Registros de Asociados. Libro de Actas de Asamblea General. Libro de Actas de Junta Directiva.

- Libro Diario-Mayor. - Libro de Estados Financieros Libros Auxiliares Libro de Caja Chica Libro de Bancos Libro de Cuentas por Cobrar. Libro de Cuentas por Pagar.

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Libros para el Registro del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestacin de Servicios (IVA) Libro de Compras Libros de Ventas a Consumidos Final Libro de Ventas a Contribuyentes

D) LOS LIBROS Y REGISTROS LEGALIZADOS SE LLEVARAN ASI: -Libro Diario-Mayor: Registro cronolgico de doble efecto de las operaciones que ocasionan a la estructura contable de la Asociacin, mediante partidas las cuales debern anotarse diariamente a medida van ocurriendo. -Libro de Estados Financieros: Donde se registraran anualmente, al cierre del ejercicio contable los siguientes: Balance General, anexos a cada balance, y Estado de Resultados. -Libro de Actas de la Junta Directiva: Donde se registrarn los Acuerdos tomados en forma ordinaria o extraordinaria por los miembros de la Junta Directiva. - Libro de Actas de Asamblea Generales: Donde se registraran los Acuerdos tomados en Asamblea General en forma ordinaria y extraordinaria. -Libro del IVA: De ventas a consumidores, de ventas a contribuyentes y de compras (estos sern foliados). -Libro de Registro de Asociados: Donde se registraran los nombres de los miembros de dicha entidad y los cambios que se hayan dado por cualquier causa.

E) DOCUMENTOS FUNDAMENTALES. Estos documentos son: de ingresos, de egresos, de bodega, planillas. De Ingreso: Estos son recibos originales de facturas y copias de crditos fiscales otorgados, copias de hojas de remesas de fondos en bancos, cancelaciones de prstamos en efectivo, donaciones en efectivo o especie, intereses recibidos en efectivo. De Egresos: Sern facturas originales, comprobantes originales y copias anexas de crditos fiscales pagados, recibos, planillas, cheques, notas de cargo emitidas por los bancos, cancelaciones de prstamos que se haban adquirido, intereses pagados.

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Otros: Estos sern de operaciones distintas a las antes mencionadas, el cual contendr: Requisiciones, provisiones de intereses vencidos, reevaluaciones, estados de cuenta, otros.

II

POLITICAS CONTABLES

A continuacin se describen las principales polticas contables que se utilizarn para el registro de las operaciones:

a) Para el registro contable de las operaciones se observarn las normas internacionales de informacin financiera. b) Las operaciones sern registradas en dlares estadounidenses. los

c) Las inversiones sern registradas al costo original o de adquisicin y

productos generados por stas sern reconocidas como ingresos en el Estado de Resultado. d) La valuacin de los inventarios de materiales de fontanera se har con base a su costo de adquisicin, y sern registrados bajo el sistema permanente. La Asociacin debe conciliar los saldos en libros con los respectivos inventarios fsicos al menos una vez al ao. e) Se llevar un control de las cuentas de cobranza dudosa mensualmente. f) Las cuentas por cobrar sern registradas a sus costos. Los cargos por provisin de cuentas incobrables son registradas como gastos en el perodo. La Asociacin tiene como poltica provisionar el cien por ciento de los saldos de las cuentas por cobrar a mayores de 360 das. g) Las Propiedades, Planta y Equipo ser valorada al costo de adquisicin y las donaciones en especie al precio fijado por el donante, al precio mas bajo del mercado o el establecido por un perito evaluador autorizado. h) Las Propiedades, Planta y Equipo ser registrada inicialmente a su costo de adquisicin y posteriormente al valor razonable, se llevarn sub-cuentas por separado de cada uno de sus componentes, as como de las adiciones y 145

mejoras para aumento de la vida til, los cuales se capitalizarn y depreciarn sobre sta, as como de las reevaluaciones que sean objeto. Las reparaciones y mantenimiento se reconocern en resultados en el periodo que se efectuaron. i) Los bienes o artculos con un valor unitario de $120.00 en adelante y una vida til igual o superior a dos aos sern capitalizados (activos). Los bienes que no superen los dos aos de vida til sern considerados como gastos. j) Las depreciaciones debern ser calculadas conforme a la vida til de los activos o bienes relacionados, considerando el mtodo de depreciacin de lnea recta. k) La depreciacin se calcular bajo el mtodo de la lnea recta sobre la vida til estimada de los activos, los aos de vida til estimados para cada categora de activos, son los siguientes. - Edificios - Equipo - Mobiliario y Equipo l) 20 aos 5 aos 2 aos.

Las amortizaciones se calcularn bajo el mtodo de la lnea recta de la vida til estimada de los activos intangibles. El clculo para la amortizacin de cada periodo estar reconocido como gasto.

m) Para gastos menores se abrir un fondo de caja chica que ser inicialmente de $100.00 y ajustable de acuerdo a las necesidades de la entidad. n) El monto mximo de pago para el fondo de caja chica ser de $30.00 para el monto asignado previamente, y montos superiores debern hacerse con cheques. o) Las cuentas por pagar y otros pasivos sern registrados a su costo. p) Se registrar una provisin por indemnizaciones a los empleados en caso de despido o renuncia voluntaria basado en el tiempo de servicio. q) El dficit de un perodo contable podr amortizarse con excedentes posteriores o absorbidos por el patrimonio de la Asociacin al cierre de ese ejercicio contable. r) Para compras menores de $350.00 se harn por libre gestin, por el administrador de la entidad. De $350.00 a $5,000.00 se harn tres cotizaciones escritas. s) Los ingresos generados por el servicio de agua, reconexiones, nuevas acometidas son reconocidos en el Estado de Resultados. 146

t)

El uso de los equipos de oficina ser exclusivamente para labores relacionadas con las actividades de la entidad.

III- ESTRUCTURA DE CODIFICACIN

1- CUENTAS DE ACTIVO 2- CUENTAS DE PASIVO 3- CUENTAS DE PATRIMONIO 4- CUENTAS DE RESULTADO DEUDORA 5- CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS 6- CUENTAS DE CIERRE 7- CUENTAS DE CONTROL

ESTRUCTURA DE LA CODIFICACION

El presente catlogo de cuentas tiene estructurada su codificacin de la Siguiente manera: Un digito representa los grupos principales de cuentas:

1. Activo 2. Pasivo 3. Patrimonio

4-Cuenta de resultados deudoras 5- Cuentas de resultados acreedoras 6-Cuentas de Cierre 7-Cuentas de Control

Dos dgitos representan los rubros de agrupacin:

114151-

Activo Corriente Costos Operacin Ingresos de Operacin

Cuatros dgitos se asignan a las cuentas de mayor (Cuentas de primer orden)

147

1101- Efectivo y Equivalente 4201- Gastos de Administracin 5101- Ingresos

Seis dgitos se asignan a la sub- cuentas: (cuentas de segundo orden) 110101210101Caja Proveedores

Las sub- cuentas (cuentas de tercer orden), llevan dos dgitos adicionales as:

110311030111030101-

Cuentas Por Cobrar Usuarios Servicio de Agua Potabl

IV-

CATALOGO DE CUENTAS

ASAPCIT
CATALOGO DE DE CUENTAS

1 11 1101 110101 110102 110103 11010301 1101030101 1101030102

ACTIVO CORRIENTE Efectivo y Equivalente Caja Caja Chica Bancos Banco Cuscatlan Cuenta Corriente No. Cuenta de Ahorro No.

1102

Inversiones Temporales

148

1103 110301 11030101 11030102 11030103 11030104 11030105

Cuentas por Cobrar Usuarios Servicio de Agua Potable Mora Ventas de Acometidas Reconexiones Multas por Mora

1104-R 110401-R 11040101-R 11040102-R 11040103-R 11040104-R 11040105-R

Estimacin Para Cuentas Incobrables Usuarios Servicio de Agua Potable Mora Ventas de Acometidas Reconexiones Multas por Mora

1105 110501 110502

Beneficios a Empleados Prstamos a Empleados Anticipos a Empleados

1106 110601 11060101 11060102 110602 11060201 11060202 11060203 110603 11060301 11060302

Inventarios Materiales PVC Tubos Accesorios Materiales Galvanizados Caeras Accesorios Medidores de Agua Materiales Qumicos Cloro DPD Para Muestras de Cloro 149

1107-R 110701-R 110702-R 110703-R

Estimacin por Obsolescencia de Inventarios Materiales PVC Materiales Galvanizados Materiales Qumicos

1108 110801 110802 110803

Pagos por Anticipado Papelera y tiles Alquileres Seguros

1109 110901 110902

Impuestos Diferidos Pago a Cuenta Impuestos Sobre la Renta

1110 111001 111002 111003

Crdito Fiscal IVA Crdito Fiscal (IVA) Percepcin Por Terceros Retenido Por Terceros

12

NO CORRIENTE

1201 120101 120102 120103 120104

Bienes Inmuebles Edificaciones Instalaciones Terrenos Red de Distribucin de Agua Potable

1202 120201 12020101 12020102

Bienes Muebles Mobiliario y Equipo de Oficina Computadoras Impresores 150

12020103 12020104 12020105 12020106 12020107 12020108 120202 12020201 12020202 12020203 12020204 120203 12020301 12020302 12020303

Escritorios Sillas Estantes Archivadores Oasis Mquinas de Escribir Equipo de Bombeo Bombas Sumergibles Comparador de Cloro Capacitador Motor Equipo de Transporte Vehculos Motocicletas Bicicletas

1203-R 120301-R 12030101-R 12030102-R 12030103-R 12030104-R 12030105-R 12030106-R 12030107-R 120302-R 12030201-R 12030202-R 12030203-R 120303-R 12030301-R 12030302-R

Depreciacin Acumulada Mobiliario y Equipo de Oficina Computadoras Impresores Escritorios Sillas Estantes Archivadores Mquinas de Escribir Equipo de Bombeo Bombas Sumergibles Capacitador Motor Equipo de Transporte Vehculos Motocicletas 151

12030303-R 120304-R 12030401-R 12030402-R 120305-R

Bicicletas Bienes Inmuebles Edificaciones Instalaciones Red de Distribucin de Agua

1204 120401 120402

Intangibles Licencias Software

1205-R 120501-R 120502-R

Amortizacin de Intangibles Licencias Software

1206

Construcciones en Proceso

1207

Documentos por Cobrar L.P

2 21 2101 210101

PASIVO CORRIENTE Cuentas por Pagar Proveedores

2102 210201 210202

Documentos por Pagar a C.P. Letras de Cambio Pagars

2103

Sobregiros Bancarios

2104 210401 210402

Prstamos Bancarios a C.P. Prstamos Prendarios Prstamos Hipotecarios. 152

2105 210501 210502 210503 210504 210505 210506

Retenciones Legales ISSS AFP`S Crecer AFPS Confa Procuradura General de la Repblica Impuesto sobre la Renta Bancos y Otras Instituciones

2106

Dbito Fiscal IVA

2107 210701 210702 210703 210704 210705 210706

Beneficio a Empleados Sueldos y Salarios Comisiones Bonificaciones Vacaciones Aguinaldos Aportes Patronales

2108 210801

Provisin para Obligaciones Laborales. Indemnizaciones

2109 210901

Impuestos Diferidos Impuestos sobre la Renta

22 2201

NO CORRIENTE Cuentas por Pagar a L. P.

2202 220201 220202

Documento por Pagar a L. P. Letras de cambio Pagars

153

2203 220301 220302

Prstamos Bancarios Prstamos Prendarios Prstamos Hipotecarios

3 31 3101 310101 310102

PATRIMONIO PATRIMONIO DE LA ASOCIACIN Aportaciones de Socios Socios Fundadores Socios Activos

3102 310201 310202 3103 310301

Donaciones Organizaciones Nacionales Instituciones Internacionales Reevaluaciones Bienes Inmuebles

3104 310401 310402

Excedentes Excedentes del Ejercicio Anterior Excedentes de Ejercicio

3105-R 310501-R 310502-R

Dficit Dficit de Ejercicios Anteriores Dficit del Ejercicio

4 41 4101 410101 410102 410103

CUENTAS DE RESULTADO DEUDORAS COSTOS DE OPERACION Costos por Servicio Sueldos y Salarios Horas Extras Cloro 154

410104 410105 410106 410107 410108 410109 410110 410111 410112 410113 410114

DPD para Muestra de Cloro Mano de Obra de Nuevas Acometidas Accesorios PVC y Galvanizados Tubera PVC Tubera Galvanizada Energa Elctrica Mantenimiento y limpieza de Pozo Mantenimiento de Equipo de Bombeo Reparacin y Limpieza de Tuberas. Obsolescencia de inventarios Cuentas Incobrables

42 4201 420101 420102 420103 420104 420105 420106 420107 420108 420109 420110 420111 420112 420113 420114 420115 420116 420117 420118

GASTOS DE OPERACION Gastos de Administracin Sueldos y Salarios Horas Extras Vacaciones Dietas Aguinaldos Indemnizaciones Cuota Patronal - ISSS Cuota Patronal - AFP`S Cuota Patronal - INSAFORP Honorarios Profesionales Viticos Combustibles y Lubricantes Fotocopias Materiales de Limpieza Telfono Papelera y tiles Mtto. De Mobiliario y Equipo Mtto. De Edificaciones 155

420119 420120 420121 420122 420123 420124 420125 420126 420127 420128 420129 420130 420131 420132 420133 420134 420135 420136

Mtto. De Instalaciones Mtto. De Equipo de Transporte Depreciaciones de Mobiliario y Equipo de Oficina Depreciaciones de Equipo de Bombeo Depreciaciones de Equipo de Transporte Amortizaciones Multas Fovial Incentivos Uniforme al Personal Atencin al Personal Transporte Gastos en Asamblea de Socios Seguros Alquileres Impuestos Municipales Aseo y Ornato Energa Elctrica

4202 420201 420202 420203

Gastos Financieros Gastos Notariales Comisiones Bancarias Intereses

5 51 5101 510101 510102 510103 510104

CUENTAS DE RESULTADO ACREEDORAS INGRESOS DE OPERACIN Ingresos Servicio de Agua Potable Derecho de Acometida Reconexiones Materiales y Accesorios 156

510105

Multas por Moras

52 5201 520101

INGRESOS DE NO OPERACIN Ingresos Financieros Intereses Bancarios

6 61 6101

CUENTAS DE CIERRE CUENTAS LIQUIDADORAS Dficit y Excedentes

7 71 7101 7102

CUENTAS DE CONTROL CUENTAS DE ORDEN Cuentas de Orden Deudoras Cuentas de Orden Acreedora

F. Representante Legal

F. Contador 157

F. Contador Pblico

V. MANUAL DE APLICACIN DE CUENTAS 1 ACTIVO

11 ACTIVO CORRIENTE

1101 EFECTIVO Y EQUIVALENTES. Esta cuenta registrar los ingresos y los egresos de dinero movilizados en caja, caja chica y bancos. Representa el dinero disponible en caja, el fondo para gastos menores, el saldo disponible de las cuentas corrientes y de ahorro, en un periodo menor de un ao, en las entidades bancarias y sus equivalentes. Se cargar con todo el efectivo percibido por los distintos conceptos de ingresos propios de la Asociacin, el establecimiento del fondo de caja chica o su incremento o por el valor de las remesas o notas de abono emitidas por el banco. Se Abonar con todos los pagos en efectivo concepto. Su saldo es deudor que se realicen por cualquier

1102

INVERSIONES TEMPORALES

Esta cuenta registrar los montos correspondientes a las inversiones a corto plazo en bancos o bolsa de valores que realice la Asociacin en depsitos a plazo o en

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cualquier tipo de titulo valor, ya sean de emisin pblica o privada que la Asociacin mantenga en su propiedad en un tiempo no superior al de un ao. Se cargar Con el importe de las inversiones cada vez que se efectan con bancos, la bolsa de valores y otras entidades. Se Abonar Con la venta de los ttulos adquiridos o al vencimiento de las mismas. Su saldo es deudor

1103

CUENTAS POR COBRAR

Esta cuenta de mayor agrupa los crditos a favor de la entidad segn su naturaleza que son controlados mediante las sub- cuentas del catalogo. Representa los saldos adeudados por los usuarios. Se cargar con los documentos a favor de la entidad en concepto de la venta de servicio de agua, y con todas aquellas operaciones que constituyen deuda a favor de la Asociacin que tengan un vencimiento inferior a un ao de plazo. Se abonar con las cantidades que se reciban en pago total o que constituyan abono a la cuenta y con las provisiones que se estimen por aquellas cuentas por cobrar de dudosa recuperacin de acuerdo documentos que ya hayan vencido. Su saldo es deudor. a un previo estudio y por los cobros de los

1104-R

ESTIMACION PARA CUENTAS INCOBRABLES incobrables segn

Esta cuenta registrar las cantidades que sean consideradas polticas administrativas de la Asociacin.

Se cargar Cuando sean trasladadas algunas cantidades de la estimacin y que son cantidades que se consideren incobrables con abono a la cuenta por cobrar. Se abonar con los porcentajes que la administracin estime conveniente como incobrables segn datos histricos con cargo a los gastos correspondientes. Su saldo es acreedor.

159

1105 BENEFICIOS A EMPLEADOS Esta cuenta registra saldos por los beneficios a empleados estipulados por la Asociacin como anticipos y prstamos. Se cargar con los desembolsos de prstamos y anticipos a los empleados de la Asociacin. Se abonar con las cantidades que se reciban en pago total o que constituyan abono a la cuenta. Su saldo es deudor.

1106 INVENTARIOS Bajo esta cuenta se controlarn los inventarios, segn las sub. cuentas del catalogo. Se cargar con el valor neto del costo de los inventarios de materias PVC y materiales galvanizados, as como existencias qumicas. Se abonar con el costo de los materiales utilizados por la Asociacin. Su saldo es deudor.

1107-R ESTIMACIN POR OBSOLESCENCIA DE INVENTARIOS. Esta cuenta registrar las cantidades que sean consideradas inventario obsoleto segn polticas administrativas de la Asociacin. Se cargar con el valor de la liquidacin del inventario obsoleto. Se abonar con la obsolescencia del inventario estimada por la Asociacin. Su saldo es acreedor.

1108 PAGOS POR ANTICIPADO Esta cuenta registra los saldos deudores, cuyos montos totales o parciales estn sujetos a un diferimiento durante un plazo no mayor a un ao. Se cargar con el pago de papelera y tiles, seguros, alquileres por adelantado. Se abonar con las cuotas de amortizacin consideradas por la Asociacin. Su saldo es deudor.

1109 IMPUESTOS DIFERIDOS 160

Esta cuenta incluye los pagos de impuesto que la Asociacin pague en concepto de anticipo de impuesto sobre la renta. Se cargar con las cantidades que la Asociacin anticipe en concepto de impuesto sobre la renta. Se abonar al cierre del perodo fiscal al momento de contabilizar la declaracin del impuesto sobre la renta. Su saldo es deudor.

1110 CREDITO FISCAL- IVA Esta cuenta registrar el impuesto pagado por la transferencia de bienes muebles y servicio (IVA) por las compras que efectu la Asociacin ya sea de artculos,

materiales, por servicios recibidos o por la compra de activos, por las retenciones y percepciones efectuadas mediante los respectivos comprobantes de crdito fiscal. Se cargar Con el valor impuesto pagado segn documento de compra que la entidad pague en concepto de compras, gastos y otros. Se abonar al final de cada mes, liquidndola con la cuenta dbito fiscal. Su saldo es deudor.

12 1201

NO CIRCULANTE BIENES INMUEBLES

Esta cuenta registrar cada elemento de las inversiones en inmuebles adquiridos y donados a la Asociacin. Se cargar con el valor de la adquisicin de bienes urbanos o rsticos y sus costos incluirn gastos de escrituracin, gastos de registro, comisiones. Incluye edificios, instalaciones y la red de distribucin de agua. Se abonar con el retiro o venta de los bienes inmuebles de esta cuenta. Su saldo es deudor.

1202 BIENES MUEBLES

161

En esta cuenta se llevar por separado para cada elemento que la compone un registro pormenorizado de control donde se especificar toda informacin del bien. Se cargar Con el costo de adquisicin, incluyendo precio de compra o fabricacin, cargo de fletes costo de instalacin. Se abonar con la venta, destruccin o retiro por cualquier causa por la que se de de baja a un bien. Su saldo es deudor.

1203-R

DEPRECIACION ACUMULADA

Esta cuenta registrar la acumulacin de las depreciaciones de los bienes de activos fijos depreciables y se presentar como disminucin al costo de los activos fijos. Funcionar con las sub. cuentas del catlogo. Se cargar Cuando un bien haya sido dado de baja por: uso, destruccin, venta o por cualquier otro concepto. Se abonar mensualmente o al final del ao segn se considere conveniente con la cantidad de la depreciacin calculada de acuerdo a lo estipulado administrativamente, con cargo a las cuentas de gastos o costos segn sea el caso. Su saldo es acreedor.

1204

INTANGIBLES.

Esta cuenta registrar todos aquellos activos que no tienen existencia fsica, limitndose a los derechos y/o beneficios que se le confieran. Registrando el valor de licencias, software y otros activos incorpreos a la Asociacin. Se cargar con el pago de las cantidades pagadas por las licencias o software. Se abonar Con las amortizaciones anuales de los mismos. Su saldo es deudor.

1205-R AMORTIZACION DE INTANGIBLES

162

Esta cuenta complementaria de activo registrar la acumulacin de las amortizaciones de los intangibles y se presentar como prdida de valor o disminucin de estos. Funcionar con las sub. cuentas del catlogo. Se cargar Cuando el bien haya sido dado de baja por trmino de plazo, venta o por cualquier otro concepto. Se abonar mensualmente o al final del ao segn se considere conveniente con la cantidad de amortizacin calculada de cuerdo a lo estipulado administrativamente, con cargo a las cuentas de gastos o costos segn sea el caso. Su saldo es acreedor.

1206 OBRAS EN PROCESO Esta cuenta llevar el control de todas las erogaciones que se realicen cuando la entidad tenga que realizar construcciones que no sern finalizadas dentro del ejercicio contable. Se cargar con las cantidades que gasten en el momento de estar realizando las construcciones correspondientes. Se abonar al final de la construccin, para trasladar su saldo a la cuenta de activo correspondiente, en una de sus sub.-cuentas respectivas. Su Saldo es deudor.

1207

DOCUMENTOS POR COBRAR L.P

Esta cuenta de mayor representa los saldos adeudados por los usuarios respaldados por documentos de carcter legal a plazos mayores de un ao. Se cargar con el importe de los documentos a favor de la Asociacin. Se abonar con las cantidades que se reciban en pago total o que constituyan abono a la cuenta. Su saldo es deudor.

163

2 PASIVO
21 CORRIENTE 2101 CUENTAS POR PAGAR Esta cuenta registrar las obligaciones de la Asociacin por deudas, especialmente de accesorios, que se traigan a plazos no mayores de un ao y funcionar con las subcuentas del catlogo. Se abonar con el valor de las deudas que contraigan la institucin, amparadas

mediante los respectivos documentos contables. Se cargar con los pagos que se efecten a proveedores ya sean parciales o totales. Su saldo es acreedor.

2102 DOCUMENTOS POR PAGAR A C.P: Esta cuenta registrar las obligaciones de la entidad por deudas que se contraigan a plazos no mayores de un ao y amparen con documentos como letras de cambio y pagars u otro tipo de documentos formales de pago. Se abonar con el valor de las deudas que contraiga la entidad, amparadas mediante los respectivos documentos. Se cargar con los pagos que se efecten a los proveedores y a los acreedores, incluyendo los bancos y otras instituciones financieras. Su saldo es acreedor

2103 SOBREGIROS BANCARIOS: Esta cuenta registra los prstamos que se reciban de la entidades financieras, de diferentes tipos, segn las subcuentas especificadas y que sern cancelados en un plazo inferior al ao. Se abonar: con el recibo de los prstamos a dominio de la Asociacin. Se cargar: con el pago de dichos prstamos ya sea total o parcial. Su saldo es acreedor

164

2104 PRESTAMOS BANCARIOS A C.P: Esta cuenta registra los prstamos que se reciban de la entidades financieras, de diferentes tipos, segn las subcuentas especificadas y que sern cancelados en un plazo inferior al ao. Se abonar: con el recibo de los prstamos a dominio de la Asociacin. Se cargar: con el pago de dichos prstamos ya sea total o parcial. Su saldo es acreedor

2105 RETENCIONES LEGALES Esta cuenta almacenar las cantidades que la Asociacin deba cancelar en un perodo sumamente corto a empresa privadas o estatales por tasa asignadas en leyes correspondientes. Asimismo las cantidades de menciones que se les haga a los empleados que sern trasladadas a las entidades respectivas. Se abonar: con las retenciones de impuestos, las cuotas o cotizaciones que retenga la Asociacin al pagar nminas, honorarios. Se cargar: con el pago de tales cantidades a las entidades correspondientes, ya sea pblica o privada. Su saldo es acreedor.

2106 DEBITO FISCAL - IVA Esta cuenta registrar el impuesto cobrado por la transferencia de bienes muebles y prestacin de servicios (IVA). Se Abonar: con el valor del impuesto detallado en los documentos de prestacin de servicios que emita la Asociacin, a medida que las operaciones sucedan. Se cargar: al final de cada mes, liquidndola con la cuenta 1110 CREDITO FISCALIVA; el remanente que quedara despus de la liquidacin se pagara al fisco. Su saldo es acreedor.

2107 BENEFICIOS A EMPLEADOS Estar representada por los sueldos y salarios, comisiones, vacaciones, aguinaldo y las cuotas patronales a pagar.

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Se Abonar: con las provisiones de sueldos y salarios, comisiones, vacaciones, aguinaldos y la cuota patronal de la Asociacin. Se cargar: con el pago de provisiones de sueldos y salarios, comisiones, vacaciones, aguinaldos y la cuota patronal. Su saldo es acreedor.

2108 PROVISION PARA OBLIGACIONES LABORALES. Representa el importe de la provisin para obligaciones laborales. Se Abonar: con las estimaciones para responder a cualquier conflicto laboral y/o prestacin social obligatoria. Se cargar: con las indemnizaciones, retiros voluntarios, aguinaldo y vacaciones que la entidad pague a su personal. Su saldo es acreedor.

2109 IMPUESTOS DIFERIDOS Aqu se controlara el valor de la estimacin de los impuestos que correspondan, tales como renta. Se Abonar: Con el pago total o parcial (a plazos), computados en la declaracin respectiva, tambin se debitar con el monto del pago a cuenta. Se cargar: Con el valor del impuesto determinado. Su saldo es acreedor.

22

NO CORRIENTE

2201 CUENTAS POR PAGAR A L.P. Esta cuenta registrar las obligaciones de la Asociacin por deuda que contraigan a plazos mayores de un ao y se amparen con documentos de compras como facturas, crditos fiscales u otro tipo de documento formal de pago. Se Abonar: con el valor de las deudas que contraiga la entidad, amparadas mediante respectivos documentos. Se cargar: con los pagos que se efecten a los proveedores y a los acreedores incluyendo los bancos y otras instituciones financieras. Su saldo es acreedor. 166

2202 DOCUMENTOS POR PAGAR L.P. Registra los prstamos que reciban de entidades financieras, de diferentes tipos, segn las subcuentas especificadas y que sern cancelados en un plazo superior un ao. Se Abonar: con el recibo de los prstamos a dominio de la Asociacin. Se cargar: con el pago de dichos prestamos, ya sea total o parcial y por el traslado de la porcin exigible a corto plazo que vence dentro del siguiente ejercicio. Su saldo es acreedor.

2203 PRESTAMOS BANCARIOS A L.P. Esta cuenta contabiliza los prstamos, de diferentes tipos que se reciban de las entidades bancarias, pertenecientes al sistema financiero y que sern canceladas por la Asociacin en un plazo mayor de doce meses. Se Abonar con el valor de los prstamos, a favor de la Asociacin. Se Cargar: con el pago que se le haga a dicho prstamo ya sea en forma total o parcial. Su saldo es Acreedor.

PATRIMONIO

31

PATRIMONIO DE LA ASOCIACION

3101 APORTACIONES DE SOCIOS Esta cuenta registra las cuotas aportadas por los socios ya sean en efectivo o especies y funcionar con la sub-cuenta del catlogo. Se Abonar: con el valor de las cuotas aportadas por los socios. Se cargar: con el valor de las disminuciones de las aportaciones de socios. Su saldo es acreedor.

167

3102 DONACIONES Aqu se anotarn las cantidades que perciban por donaciones que la entidad administrara bajo linimientos del donante. Se Abonar: con las cantidades que se reciban en concepto de desembolso o adelantos de donacin. Se cargar: con las liquidaciones parciales o al finalizar el proyecto Su saldo es acreedor.

3103 REEVALUACIONES Cuenta de mayor que representa los aumentos en el valor de los activos fijos por la plusvala. Se Abonar: Con el valor determinado por un perito, respecto a los bienes de activo fijo asignado por la plusvala que puedan obtener. Se cargar: Al venderse los bienes revaluados, por donacin o retiro por cualquier causa y por capitalizacin de sta. Su saldo es Acreedor.

3104 EXCEDENTES Esta cuenta registrar mediante subcuentas del catlogo los excedentes generados. Se Abonar: con los excedentes acumulados de ejercicios anteriores y con los del ejercicio. Se cargar: cuando se liquide la cuenta excedentes. Su saldo es acreedor.

3105-R DEFICIT Esta cuenta se utilizar para registrar el dficit de ejercicios anteriores y del ejercicio econmico resultante del perodo que termina o actual. Se Abonar: con los excedentes de los ejercicios anteriores y las del ejercicio actual. Se cargar: con los valores que representan prdidas durante el ejercicio. Su saldo se liquidar contra la de EXCEDENTE.

168

4 41

CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS COSTOS DE OPERACIN

4101 COSTOS POR SERVICIOS Esta cuenta registra el costo de los materiales utilizados segn las subcuentas del catlogo. Se Abonar: al final del ao para eliminar su saldo con cargo a la cuenta liquidadora Dficit y Excedentes. Se abonaran tambin con cualquier ajuste resultante en el proceso de cierre. Se cargar: con los costos de los materiales que se vayan utilizando, deteriorados o en mal estado. Su saldo es deudor.

42 GASTOS DE OPERACION 4201 GASTOS DE ADMINISTRACION

Esta cuenta registrar los gastos que la entidad realizar para cumplir sus actividades administrativas. Se Abonar: para saldarla al cierre del ejercicio contable y con los valores cargados errneamente. Se cargar: con el valor de los pagos por actividades administrativas de la Asociacin. Su saldo es deudor.

4202 GASTOS FINANCIEROS En esta cuenta se registrarn la acumulacin de todos los gastos no ligados a la actividad propia de la Asociacin, sino a servicios tales como: intereses, gastos bancarios. Se Abonar: con los valores cargados incorrectamente y con la liquidacin en cada cierre contable. Se Cargar: con el valor de todos los intereses financieros, comisiones, gastos notariales por otorgamiento de prstamos a favor de la Asociacin. Su saldo es deudor.

169

5 51

CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS INGRESOS DE OPERACION

5101 INGRESOS Esta cuenta registrar los ingresos por los servicios, reconexiones y nuevas acometidas, moras e intereses realizadas por la Asociacin. Se Abonar: con la venta de dichos productos que se den durante el ao registrando las transacciones en forma individual. Se cargar: para eliminar su saldo al final del ao con cargo a la cuenta liquidadora y con cualquier ajuste resultante durante el ao o en el proceso del cierre. Su saldo es acreedor.

52 INGRESOS DE NO OPERACION 5201 INGRESOS FINANCIEROS. Aqu se anotar las cantidades que se perciban sobre los INTERESES. Se Abonar: con los ingresos percibidos en concepto de intereses bancarios por los conceptos respectivos. Se cargar: Al final del periodo con ajustes contra la cuenta DEFICIT Y EXCEDENTES. Su saldo es acreedor.

4 61

CUENTAS DE CIERRE CUENTAS LIQUIDADORAS

6101 Dficit y Excedentes: Cuenta que servir para liquidar los saldos deudores y acreedores de las cuentas que representan ingresos y egresos, que podrn resultar Excedentes o Dficit Se Abonar: Con el total de los saldos de las cuentas de resultados acreedoras y con el valor de los Dficit obtenidos. Se cargar: con el saldo de las cuentas de resultados deudoras y con el valor de los excedentes obtenidos.

170

CUENTA DE CONTROL

71

CUENTAS DE ORDEN

7101 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS En esta cuenta se aplicarn aquellas operaciones que sirvan nicamente de control y que no afectan el activo, pasivo ni resultado de la institucin. Se cargar: con las operaciones que se quieren controlar y Se abonar: al desaparecer la necesidad del control. Su saldo es deudor.

7102 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS Esta cuenta nicamente para balancear las cuentas del orden del activo y se

operara con cuentas que no afecten el activo, pasivo ni resultado de la empresa. Se Abonar: con los valores que controlen, y Se cargar: al desaparecer la necesidad del control. Su saldo es acreedor.

F. Representante Legal

F. Contador

F. Contador Pblico

171

B. MODELO DE CONTROL INTERNO.


1. Objetivos. 9 Proteger los recursos de la Asociacin ASAPCIT, del municipio de Jucuapa departamento de Usulutn, buscando su adecuada administracin ante riesgos potenciales y reales que les pueden afectar. 9 Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la informacin y los registros que respaldan la gestin de la Asociacin ASAPCIT, municipio de Jucuapa departamento de Usulutn del

2. Desarrollo de la Propuesta 2.1. Polticas, Procedimientos, Controles 2.1.1. 2.1.1.1. Efectivo Definicin de Polticas

Registrar los ingresos en forma oportuna Depsito de los ingresos diarios ntegros y oportunos Segregar funciones en el control de efectivo Centralizar la recepcin del efectivo Establecer un monto fijo de caja chica para pagos operativos menores de $ 30.00.

Establecer un monto mximo para el fondo de caja chica Efectuar todos los pagos por medio de cheque, excepto los pagos menores controlados por caja chica.

Efectuar arqueos de caja peridicos en forma sorpresiva. Realizar conciliaciones bancarias al ltimo da de cada mes, en caso que no se tenga el estado de cuenta se solicitar al banco.

172

Cada cheque que se emita deber estar amparado con la documentacin correspondiente, previa autorizacin

Nombrar refrendarios de cheques, que no tengan relacin con el registro de operaciones ni con la custodia del efectivo

Prohibir las firmas de cheques en blanco. Las firmas para cheques deben ser de forma mancomunada.

2.1.1.2. 2.1.1.2.1. 2.1.1.2.2.

Procedimientos Establecidos Caja Fondos Fijos de Caja Chica Estableciendo el Fondo de Caja Chica

Hacer un estudio de gastos menores que la empresa pueda tener un perodo normal de una semana.

Determinar una cantidad razonable con la cual se establecer el fondo de caja chica.

Asignar un responsable que maneje el fondo de caja chica, a ste se le entregar un cheque para crear dicho fondo.

Especificar la cantidad mxima de pagos a realizar con los fondos, dichos pagos debern estar debidamente autorizados.

Por cada pago que va a efectuar el encargado del fondo, la persona que solicita dicho pago deber firmar un vale de caja chica, dichos vales debern ser preenumerados.

El encargado del fondo de caja chica deber mantener en su poder el respaldo respectivo de las erogaciones realizadas con dicho fondo.

Cuando el fondo de caja chica se haya agotado en un 75% a lo establecido y no ajuste a cubrir gastos menores el encargado, deber solicitar su reposicin entregando sus respectivos comprobantes, los cuales sern sellados.

Efectuar corte de caja chica al cierre del mes.

173

2.1.1.2.3

Bancos

Preparacin de conciliaciones bancarias Libro de Bancos En primer lugar se comparan los cargos registradas en el libro de bancos de la empresa, por los depsitos efectuados contra los abonos mostrados en el estado de cuenta enviado por el banco. En caso de existir discrepancias por este concepto se investigan: 1. Si resultan depsitos en trnsito, se listan con la indicacin de la fecha y el importe del mismo. 2. Si existen alguna cantidad que se cargue por ms o por menos importe en el libro de bancos. Seguidamente se comparan los abonos registrados en el libro de la empresa por los cheques emitidos, contra los cargos presentados en el estado de cuenta del banco, en el caso de existir discrepancia, esta se investigan: 1. Si son derivadas de cheques pendientes de cobro, se proceder a listarlo sealando el nombre del beneficiario, la fecha de emisin, el numero de cheque y su valor 2. Se verificar si existen cheques pendientes de cobro de meses anteriores, en caso de existir, se incluirn. 3. Tambin se verificara si existe alguna cantidad abonada de ms o de menos por error en el libro de bancos.

Estado de Cuenta Bancario. A continuacin se comparan los cargos de estado de cuenta contra los abonos del libro de bancos de la empresa y se investigan las diferencias, pudiendo deberse a: 1. 2. Cheques sin fondos remesados y emitidos. Cargos por servicios bancarios o pagos de documentos, todos estos se listan, con la indicacin de su fecha e importe. Asimismo, se verificar la existencia de errores cometidos por el banco al cargar de ms o menos en el estado de cuenta.

174

Acto seguido se compararn los abonos del estado de cuenta del banco contra los cargos del libro de bancos de la Asociacin, en este procedimiento las diferencias puedan provenir de: 1. Cobro de documentos 2. Intereses que el banco abono a nuestra cuenta, tambin se prepara un listado con fecha de importes Se investigan las diferencias motivadas por errores cometidos por el banco al abonar de ms o menos en el estado de cuenta. Con las diferencias del saldo en bancos encontradas, se realizar los asientos respectivos en contabilidad.

2.1.1.3

Estructura de Controles

2.1.1.3.1. FORMATO DE REINTEGRO DE FONDO DE CAJA CHICA.

Asociacin Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT )

FECHA DE REINTEGRO: FONDO DE CAJA CHICA: $______ MONTO POR REINTEGRO:$______ No. FECHA DETALLE MONTO

_______

TOTAL:

F. Encargado (o)

F. Revis 175

2.1.1.3.2. FORMATO PARA ARQUEO DE CAJA CHICA.

Asociacin Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT)

Arqueo de Caja Practicado a las

del da

de

200_

Billetes De $ 100 De $ 50 De $ 20 De $ 10 De $ De $ Monedas De $ 0.25 De $ 0.10 De $ 0.05 De $ 0.01 Cheques Fecha No. Librador Banco $ $ $ $ $ $ 5 1 $ $ $ $ $ $ $

Son /Cantidad en Letras)

Se hace constar que el efectivo, documentos y comprobantes del presente arqueo, cuyo monto asciende a $ existencia de la caja de: A las horas del da de de 2006, mismos que fueron (cantidad en letras) son todos los que conforman la

contados en su presencia.

F___________________ Contador

F_____________________ Encargado de Caja Chica 176

2.1.1.3.3. FORMATO DE VALE DE CAJA CHICA.

Asociacin Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) No. 001 VALE DE CAJA CHICA

No. Fecha

Importe $

Concepto

Nombre del Solicitante

Cuenta a Cargo:

Aprobado Por:
F F

Recibido Por:

2.1.1.2.3.

Banco

177

2.1.1.3.4. Formato de Comprobante de Cheque

Asociacin Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) COMPROBANTE DE CHEQUE
Banco: Lugar y Fecha: Pguese a la Orden: La Cantidad de:__________________________________________________ Concepto: Cheque recibido por: Cuenta Corriente No. Cheque No. Por US $ _________________

Cdigo

Concepto

Parcial

Debe

Haber

TOTAL Nota: Anexar Justificante

Hecho Por

Revisado Por

Autorizado

178

2.1.1.3.4. Formato de Conciliacin Bancaria.

Asociacin Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) Cuenta No______________________Banco____________________________

Saldo segn estado de Cuenta del Banco.

MAS: Remesas en Transito Cargos efectuados por el Bancos Abonos por error en Bancos Cargos por error en Libros $ $ $ $________ $

MENOS: Cheques pendientes de cobro Notas de abono efectuados por el Banco Cargos por error del Banco Abono por error en Libros $ $ $ $________ $___________

Saldo Conciliado

$___________

Saldo segn Registros

$___________

F__________________ Elaborado por:

F__________________ Revisado por:

179

2.1.2 2.1.2.1

Cuentas Por Cobrar Definicin de Polticas Se llevar un registro de las Cuentas por Cobrar. Este contendr el nombre de los usuarios, la mora, la fecha, el detalle de los movimientos y el saldo de cada uno. Se nombrar un responsable el cual llevar un control de los estados de cuentas de los usuarios. La no cancelacin de dos meses de servicios obliga a la suspensin, significa que no debe de haber cuentas pendientes de cobro mayores de dos meses del servicio de agua. Capturar la informacin de pagos para su procesamiento correcto. Las Cuentas por Cobrar deben de reflejar las circunstancias y condiciones econmicas existentes en la Asociacin. Para la gestin de cobro se le notificar al usuario mediante el texto en la factura SERVICIO EN PROCESO DE SUSPENSIN al primer mes de mora, y al segundo mes se le suspender el servicio.

2.1.2.2.

Procedimientos Establecidos Verificar los estados de cuentas de los usuarios que no han hecho efectivo su pago por los servicios, tomando en cuenta el comprobante de pago. La suspensin del servicio de agua ser funcin del fontanero, el cual realizar el trabajo correspondiente. Registrar los pagos de los usuarios en el periodo que se efectu. Registrar las facturas en el periodo correspondiente.

180

2.1.2.3. 2.1.2.3.1

Estructura de Controles Formato De Cuentas Por Cobrar

Asociacin Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT)
Cuentas por Cobrar Mes:

Domicilio Movimientos Fecha Usuarios Detalle Debe Haber Debe Haber Saldos

2.1.3 2.1.3.1

Prestamos a Empleados. Definicin de Polticas Para otorgar prstamos, el empleado deber tener ms de un ao de labores continuo. Todos los prstamos debern ser autorizados por la Junta Directiva. Se deber elaborar un documento de respaldo del prstamo. Se tomar como base para el prstamo el salario devengado por el empleado.

2.1.3.2

Procedimientos Establecidos Revisar las planillas de sueldos y salarios para verificar si el

empleado tiene ms de un ao de laborar para la Asociacin. Mediante un acuerdo en reunin de Junta Directiva se proceder a aprobar el prstamo.

181

Deber firmar el documento de respaldo el solicitante y el administrador de la Asociacin.

2.1.3.3 2.1.3.3.1

Estructura de Controles. Formato de Respaldo de Prstamos a Empleados

Asociacin Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) Empleado: ___________________________ Monto otorgado:____________ Fecha Detalle Debe Cargo:______________________ Plazo de pago:__________________ Haber Saldo

2.1.4 2.1.4.1

Inventario Definicin de Polticas Elaborar un plan de inventarios de suministros de materiales. Se establecer el procedimiento de inventario para el control de los diferentes suministros de materiales e insumos, a travs del mtodo PEPS. Se nombrar a un responsable para la custodia de los inventarios de suministros de materiales. Se establecer un mximo y un mnimo de existencia. Todas las existencias se almacenarn en una bodega bajo custodia de persona responsable.

182

Todas las salidas de bodegas debern estar soportadas por la documentacin comprobatoria correspondiente y debidamente

autorizada mediante una requisicin de materiales por el encargado de bodega. El encargado de la bodega deber informar oportunamente sobre los suministros de materiales obsoletos y daados. Se realizara inventario fsico de los suministros de materiales dos veces al ao, el primero al 30 de junio y el segundo al 31 de diciembre.

2.1.4.2.

Procedimientos Establecidos

1. Programacin de compra de Materiales. La persona encargada de compra elaborar una programacin trimestral, en el cual se utilizarn listas de compras y estndares de consumo. La programacin de compra de materiales guardar relacin directa con las necesidades de materiales por satisfacer en bodega. La programacin de materiales se compara trimestralmente con un plan de compra para determinar, si est cumpliendo las prioridades.

2. Planeacin de la Compra El bodeguero verificar que siempre se tenga las existencias mximas y mnimas de los suministros a travs de las tarjetas. El bodeguero solicitar oportunamente comprar los suministros que se necesiten en bodega mediante una orden de compra. La persona encargada de compra verificar si las compras estn dando respuestas a las prioridades segn las necesidades.

3. Ejecucin del proceso de Compra Se elaborar un listado de los principales proveedores que contengan informacin actualizada en cuanto a los materiales a utilizar.

183

Se evaluar las

ofertas para adjudicar la compra de materiales y

suministros, evaluando precio y calidad de los artculos o servicios. Se comunicar por escrito a los proveedores, al momento de notificarles la adjudicacin y los trmites que deban seguir durante el proceso de compra.

4. Recepcin de Materiales en Bodega La entrega de materiales se har a la persona encargada de recepcin, mediante acta en la cual participar el bodeguero. La persona de recepcin verificar que los materiales adquiridos cumplan las caractersticas, forma adecuada. Se llevar una tarjeta de control por cada material. sern almacenados y conservados en

5. Entrega de materiales a utilizar. El bodeguero entrega los materiales a los diferentes departamentos mediante un comprobante de salida de materiales debidamente autorizado. Los diferentes servicios se solicitaran en forma oportuna y en las fechas previstas.

6. Uso de Materiales Verificar que los diferentes materiales utilizados en las operaciones normales de la Asociacin se encuentren en ptimas condiciones.

2.1.4.3. 2.1.4.3.1

Estructura de Controles TARJETA DE CONTROL DE EXISTENCIAS DE INVENTARIO

Asociacin Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) 184

Nombre del Suministro: Cdigo: Fecha Referencia Entrada Unidades Salida

Unidad de Medida: Ubicacin en Bodega: Costo Existencia Unitario Debe Valores Haber Saldo

2.1.4.3.2

ORDEN DE COMPRA

Asociacin Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) Orden de Compra No. 0001
Departamento: Solicitante: Cdigo Nombre del Suministro Fecha: Cantidad Solicitada Entregada Costo

2.1.5. 2.1.5.1.

Propiedades, Planta y Equipo. Definicin de Polticas Cada persona ser responsable del manejo de los bienes que se les asigne.

185

Mantener un programa de mantenimiento peridico preventivo para los bienes.

Los bienes muebles e inmuebles, excepto por terrenos sern depreciados a travs del mtodo de lnea recta.

Todos los bienes muebles sern codificados segn su ubicacin. Para que una ampliacin, adaptacin, mejora y reparacin sean agregadas al valor en libros de la Propiedades, planta y equipo se deben de considerar los beneficios futuros siguientes: 1. Una extensin en la vida til estimada del activo. 2. Un aumento en la capacidad.

2.1.5.2.

Procedimientos Establecidos Al adquirir un bien se proceder a asignarle un cdigo que identifique su ubicacin y se asignar por escrito un responsable del mismo, el cual ser responsable de darle mantenimiento a los bienes que fueran asignados. Para el clculo de la depreciacin de los bienes, se tomar el costo de adquisicin y la vida til estimada por cada bien adquirido. Cuyo control se llevar a travs de tarjetas de control de depreciacin.

186

2.1.5.3. 2.1.5.3.1

Estructura de Controles FORMATO DE REGISTRO DE BIENES MUEBLES

Asociacin Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT)

Cantidad Tipo de Articulo

Marca

Modelo

Fecha

de Valor Adquisicin

de

Adquisicin

2.1.6. 2.1.6.1.

Depreciacin Definicin de Polticas La depreciacin de cada uno de los bienes muebles e inmuebles se registrarn en tarjetas de control. Aplicar la depreciacin de cada bien al final del ejercicio contable. Verificar que a todos los bienes se le hayan realizado su respectiva depreciacin. Se aplicar el mtodo de depreciacin de lnea recta a todos los bienes sujetos a depreciar. Los activos totalmente depreciados sern dados de baja en el sistema.

187

2.1.6.2.

Procedimientos Establecidos Se llevar un registro de cada bien en una tarjeta de depreciacin, registrando, fecha valor a depreciar, tasa de depreciacin, importe

depreciable, la depreciacin anual correspondiente, su depreciacin acumulada y el valor en libros. Comparar los bienes fsicos con las tarjetas de de depreciacin respectiva. Verificar que los activos dados de alta hayan sido retirados de las operaciones.

2.1.6.3. 2.1.6.3.1

Estructura de Controles Tarjeta de Depreciacin.

Asociacin Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) Cuadro de depreciacin de Propiedades, Planta y Equipo al__ de ____de___ Tipo de Activo:______________________________________________________ Especificaciones: ________________________ Responsable:________________ Ubicacin:______________________________ Cdigo:_____________________

Fecha

Descripcin del bien

Valor a Depreciar

% Tasa de Depreciac.

Importe Depreciable

Deprecia cin

Depreciac. Acumulada

Valor en libros

188

2.1.7. 2.1.7.1

Cuentas Por Pagar Definicin de Polticas. Se establecer una separacin de las partes que componen las cuentas por pagar segn su naturaleza y tiempo de vencimiento. Los pagos o abonos a cuentas se harn por una persona autorizada por la Asociacin quien programar dicho pago para el logro de una buena imagen de la entidad. Los bienes inmuebles dados en garanta debern mantenerse siempre seguros. Conciliar las Cuentas por Pagar en los registros de los proveedores. Salvaguardar los registros de Cuentas por Pagar. Se identificar las rebajas y descuentos efectuados por los proveedores. Las cuentas por pagar deben estar completas y deben ser coherentes, con la documentacin de respaldo correspondiente.

2.1.7.2.

Procedimientos Establecidos Separar los documentos por pagar con otras cuentas por pagar para lograr un mejor control sobre ellas. Registrar una de las cuentas en libros auxiliares segn su naturaleza, monto y antigedad. Verificar el clculo de los intereses pagados por cada una de las cuentas segn el porcentaje establecido. Abonar o cargar correctamente a cada una de las cuentas segn la fecha que corresponde peridicamente los saldos de cada uno de las cuentas para evitar malas aplicaciones. Se verificar que las Cuentas por Pagar estn autorizadas y sean a nombre y para uso de la Asociacin.

189

2.1.7.3. 2.1.7.3.1

Estructura de Controles Formato de Cuentas por Pagar.

Asociacin Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) Cuentas Por Pagar
Nombre: Monto de Crdito: Condiciones de Pago: Saldos Fecha No. De No. De Asiento Folio Tipo de Documento Concepto Debe Haber Deudor Acreedor

2.1.7.3.2 Formato de Documentos por Pagar. Asociacin Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) Cuenta: Documentos por Pagar
Nombre: Monto de Crdito: Fecha No. De Asiento No. De Folio Tipo de Documento Tasa de Inters: Concepto Capital Plazo: Inters Saldo

190

2.1.8. 2.1.8.1.

Costos y Gastos por Servicios Definicin de Polticas

Todo pago en concepto de costos y gastos por servicios estar respaldado por su respectivo documento de egresos (Factura, Comprobantes de Crdito Fiscal o Recibos).

Todos los costos y gastos se pagarn por medio del cheque o por caja chica los cuales debern ser autorizados.

Todos los gastos se clasificaran segn su naturaleza. Realizar el registro correcto en perodo correspondiente de los materiales utilizados.

Se considerar Costos por Servicio, cuando este directamente relacionada con la generacin de ingresos.

La mano de obra asociada al servicio de agua ser considerada como costo.

Los sueldos y salarios correspondientes a la administracin de la Asociacin sern considerada gastos.

2.1.8.2.

Procedimientos Establecidos

Antes de realizar el pago de cualquier costo o gasto se comprobar la veracidad del documento que respalda el egreso.

Por cada documento de egresos que respalde el costo o gasto realizado, se le anexar el comprobante de cheque el soporte correspondiente.

En el comprobante de cheque se clasificar los costos y gastos segn su naturaleza se identificar el cdigo contable correspondiente.

Se clasificar de acuerdo un cdigo, para segregar los Costos por Servicio de los Gastos.

191

1.8.3. Estructura de Controles 2.1.8.3.1 Formato de detalle de Costos y Gastos.

Asociacin Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT)

Detalle de Costos y Gastos Ene Compra de Insumos y materiales Sueldos y Salarios( segn planilla de ISSS) Cotizaciones Patronales ISSS cotizaciones Patronales AFPs Honorarios reportados en F-910 Alquiler de local Papelera y tiles de oficina Combustibles Seguros Depreciacin Mantenimiento de pozo Mantenimiento de mob. y Equ. de oficina Energa Elctrica Telfono

Feb

Mar

Abr

May

Meses Jun Jul Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

Total

2.1.9 2.1.9.1

PRESTAMOS Definicin de Polticas. Se deber realizar una evaluacin para la contratacin Prstamos. Todos prstamos que han sido otorgados a la Asociacin sern documentados.

192

2.1.9.2

Procedimientos Establecidos. Se proceder a solicitar informacin de Instituciones crediticias, optando por la que genere menos costos para la Asociacin, evaluando: tasas de inters, plazos, otras condiciones. Se deber tener un archivo donde se manejarn los documentos de los prstamos. Se llevar un control de los prstamos otorgados por los Proveedores.

2.1.9.3 2.1.9.3.1

Estructura de Controles. Formato de Control de Prstamos.

Asociacin Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) Fecha Detalle Debe Haber Saldo

2.1.10. 2.1.10.1

Ingresos Definicin de Polticas.

- Depositar ntegramente los ingresos diarios.


Los Ingresos se controlarn por medio de Facturas. Todas las facturas deben de ser emitidas en forma correlativa. El pago del servicio de agua se podr efectuarse en bancos autorizados por la Asociacin o en la Asociacin

193

Los usuarios que no cancelen a la fecha indicada de pago cancelarn se le recargar una multa que ser establecida por la Junta Directiva.

Archivar en un lugar seguro las facturas que no se han emitido. Y con las ya emitidas realizar su respectivo archivo.

2.1.10.2.

Procedimientos Establecidos Se le entregar comprobante correspondiente al usuario con diez das de anterioridad a la fecha de pago. Se entregar comprobante al momento del pago por: nueva instalacin, reparacin, reconexin del servicio. Se har una revisin de correlativo de facturas emitidas, a fin de verificar las que no han sido pagadas para su control.

194

2.1.10.3 2.1.10.3.1

Estructura de Controles Modelo de Factura

Asociacin Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas (ASAPCIT) Giro: Servicio de Agua Potable.

FACTURA No. NIT No.1109-190105-101-9 NRC No.

Usuario: Direccin: Municipio:

Fecha: NIT / DUI Departamento:

Descripcin

Ventas Exentas

Ventas Gravadas

Son:

Sumas Sub Total Total

195

2.1.11. 2.1.11.1

LECTURA DE MEDIDORES Definicin de Polticas. Establecer un control de consumo de agua. Establecer tarifas por el consumo de agua. La unidad de medida de consumo ser por metro cbico. Se establecer un mnimo de consumo de metro cbico de agua por mes. La lectura de medidores comprender del 1 al 30 de cada mes.

2.1.11.2

Procedimientos Establecidos. Verificar el consumo de agua al final del mes a travs de la lectura del medidor de agua. Realizar la lectura del medidor y llevar control de consumo por cada usuario a travs de un cuadro resumen. Se establecer un cuadro de referencia en donde indique la cantidad de consumo de agua y el precio fijado por metro cbico de agua.

2.1.11.3 2.1.11.3.1

Estructura de Controles Control de Consumo de Agua

Asociacin Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) Hoja de Control de Lectura de Medidores de Agua. Nombre del Usuario:____________________________________________ Sector:______________. Zona:_____________ Ruta:_________________ No de medidor:___________ Mes Lectura Anterior Lectura Actual M3 Consumidos Fecha Elabor lectura: Firma

196

2.1.11.3.2 Cuadro de Referencia de Precio por metro cbico de agua.

Asociacin Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) Tabla de Costo por metro Cbico de Agua. M3 Costo $ M3 Costo $ M3 Costo $ M3 Costo $

2.1.12 2.1.12.1

FACTURACION. Definicin de Polticas. Consolidar la informacin obtenida mediante la lectura de los medidores. Deber facturarse en base al consumo de agua, segn lectura de medidor. Deber tenerse en cuenta la lista de precios establecidos. La facturacin deber realizarse despus de los cinco das de la lectura de medidores.

2.1.12.2

Procedimientos Establecidos Para efectos de facturacin se extraer la informacin recopilada en los cuadros resumen de cada usuario. Verificar que se tienen todos los cuadros resumen de cada usuario, a fin de realizar la factura a cada uno.

197

2.1.12.3

Estructura de Controles Ver Factura en apartado 2.1.10.3.1

2.1.13 2.1.13.1

NOMINAS Definicin de Polticas Controlar las contrataciones de personal respaldndola con la documentacin necesaria. Controlar la asistencia del personal segn los horarios establecidos. Calcular y registrar correctamente el clculo de retenciones y deducciones a cada empleado.

2.1.13.2

Procedimientos Establecidos Abrir un archivo para cada empleado que contrate la Asociacin, sea eventual o permanente. Se establecer un control de asistencia en un libro de control de entradas y salidas del personal el cual debern firmar segn la hora de entrada o retiro del da de labores. Todas las retenciones y deducciones efectuadas deben estar en regla con las leyes vigentes.

198

2.1.13.3 2.1.13.3.1

Estructura de Controles Modelo de control de Horas Laboradas

Asociacin Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) Cuadro Resumen de Horas Laboradas Nombre del empleado:_______________________________________________ Periodo: Del:____ al _____ de________ de 200___ Cargo:____________________________________________________________

Fecha

Hora de entrada Firma

Hora de salida

Firma

Horas Acumuladas

Total de Horas Acumuladas

Revis:_________________________________

199

2.1.13.3.1

FORMATO DE PLANILLA DE SUELDOS Y SALARIOS Asociacin Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) Planilla de sueldos y salarios al mes de __________ de ______

No

Empleado

Cargo

Sueldo Horas Extras

Otros

Deveng.

ISSS

AFP

Renta Otras

Total

Firma

deducc Pagar

F______________________

F_______________________

Elaborado por:

Revisado por:

194

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