RECTORA Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional

CARACTERIZACIN DE SUBPROCESOS
Cdigo: CS-13-01 Versin: 3.0
Pgina: Fecha Implantacin:

1 de 4 Julio de 2011

SUBSISTEMA: PROCESO: SUBPROCESO: RESPONSABLE:

SEGUIMIENTO Y EVALUACIN GESTIN DEL MEJORAMIENTO GESTIN DEL MEJORAMIENTO Jefe de Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional

OBJETIVO: Consolidar las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en los diferentes procesos y los resultados de la gestin, que se generan como consecuencia de los procedimientos de auditora, autoevaluacin, medicin de la satisfaccin de los usuarios y seguimiento a los procesos ALCANCE: Incluye las Actividades de Autoevaluacin del Control, Auditorias Internas de calidad, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento, definicin de la metodologa para el control de las dificultades en el desarrollo de los procesos, medicin de la satisfaccin de los usuarios hasta el seguimiento y evaluacin de las acciones de mejoramiento realizadas.

PROVEEDOR

ENTRADA
Plan Anual de implantacin del Sistema Integral de Gestin de Calidad

ACCIN
Planear las auditoras internas de calidad

P H V A

SALIDA
Programa de Auditorias Internas

USUARIO

REGISTROS

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Manual de Procedimientos Gestin del Mejoramiento MP-13-01-01

Proceso de Gestin de Calidad

Programa de Auditorias Anual Comit Coordinador de Control Interno Auditor Lder Auditores Auditados

Responsables de Subprocesos

Caracterizacin de Indicadores Circulares con informacin de programacin de Auditorias de Entes de Control Planear la autoevaluacin del GICUV y el mejoramiento

X Evaluacin y Mejoramiento del Sistema de Gestin Integral de Calidad

Entes de Control

Comunicaciones a los Funcionarios de la muestra para la realizacin de la Autoevaluacin del GICUV

Definicin de Usuarios Todos los procesos Requerimientos de medicin

Definir Herramienta y/o mecanismos de medicin, recursos, muestra y metodologa de Aplicacin para la satisfaccin del usuario

Mecanismos de medicin

Todos los Procesos

Plan de Trabajo para realizar la Manual de Procedimientos Gestin del Mejoramiento Medicin para la Satisfaccin de Usuarios MP-13-01-01

Ente Normalizador

Definir la metodologa para Norma Tcnica de Calidad para el Control de las X la Gestin Pblica Dificultades en el Desarrollo de los Procesos misionales

Directrices para el tratamiento de las Dificultades en el Desarrollo de los Procesos Misionales

Procesos Misionales

Manual de Procedimientos Gestin del Mejoramiento Continuo MP-13-01-01

Coordinador rea de Calidad y Mejoramiento

Instrumento para Autoevaluacin Ejecutar la Autoevaluacin del GICUV del GICUV

Resultados de Indicadores Encuesta de Autoevaluacin del Control realizada

Proceso de Gestin del Mejoramiento

Informes de cada uno de los Resultados de la Salida

F-07-MP-12-01-02 V-02-2009

Elaborado por: rea de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional

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CARACTERIZACIN DE SUBPROCESOS
Cdigo: CS-13-01 Versin: 3.0
Pgina: Fecha Implantacin:

2 de 4 Julio de 2011

SUBSISTEMA: PROCESO: SUBPROCESO: RESPONSABLE:

SEGUIMIENTO Y EVALUACIN GESTIN DEL MEJORAMIENTO GESTIN DEL MEJORAMIENTO Jefe de Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional

OBJETIVO: Consolidar las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en los diferentes procesos y los resultados de la gestin, que se generan como consecuencia de los procedimientos de auditora, autoevaluacin, medicin de la satisfaccin de los usuarios y seguimiento a los procesos ALCANCE: Incluye las Actividades de Autoevaluacin del Control, Auditorias Internas de calidad, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento, definicin de la metodologa para el control de las dificultades en el desarrollo de los procesos, medicin de la satisfaccin de los usuarios hasta el seguimiento y evaluacin de las acciones de mejoramiento realizadas.

PROVEEDOR
Coordinador rea de Calidad y Mejoramiento

ENTRADA

ACCIN

P H V A

SALIDA
Resultados de Auditorias Internas de Calidad Resultados de Auditorias Externas

USUARIO

REGISTROS
Programa de Auditoras Plan de Auditoras Listas de Verificacin Informes de Auditoras Calificacin de Auditorias

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Manual de Procedimientos Gestin del Mejoramiento MP-13-01-01

Programa de Auditoras

Ejecutar el Plan de Auditoras de Calidad

Proceso de Gestin del Mejoramiento

Usuarios

Percepcin del Servicio

Ejecutar el Plan de Trabajo para realizar la Medicin para la Satisfaccin de Usuarios

Resultados de la Medicin de la Satisfaccin de Usuarios

Todos los Procesos Direccin Universitaria

Informe con Resultados de la Medicin

Manual de Procedimientos Gestin del Mejoramiento MP-13-01-01

Resultados de la Revisin por la Direccin anterior Desempeo de Procesos Resultados de Auditoras de Calidad Conformidad del Servicio Retroalimentacin de Usuarios Responsables por Resultados Estado de Acciones Correctivas, Efectuar la Revisin por la Todos los Procesos Preventivas y de Mejora Direccin y Analizar el Coordinador rea de Calidad y Cambios en el Sistema de Estado del Sistema de Mejoramiento Calidad Gestin Integral de Calidad Gestin de Riesgos actualizados en Procesos Revisin de la Poltica y Objetivos de Calidad Acciones de Seguimiento de Revisiones Previas Recomendaciones para la Mejora

Conclusiones Revisin por la Direccin X Plan de Acciones Resultados de Revisin por la Direccin Todos los Procesos Acta de informe de la Direccin Manual de Procedimientos de Gestin del Mejoramiento MP-13-01-01

F-07-MP-12-01-02 V-02-2009

Elaborado por: rea de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional

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CARACTERIZACIN DE SUBPROCESOS
Cdigo: CS-13-01 Versin: 3.0
Pgina: Fecha Implantacin:

3 de 4 Julio de 2011

SUBSISTEMA: PROCESO: SUBPROCESO: RESPONSABLE:

SEGUIMIENTO Y EVALUACIN GESTIN DEL MEJORAMIENTO GESTIN DEL MEJORAMIENTO Jefe de Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional

OBJETIVO: Consolidar las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en los diferentes procesos y los resultados de la gestin, que se generan como consecuencia de los procedimientos de auditora, autoevaluacin, medicin de la satisfaccin de los usuarios y seguimiento a los procesos ALCANCE: Incluye las Actividades de Autoevaluacin del Control, Auditorias Internas de calidad, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento, definicin de la metodologa para el control de las dificultades en el desarrollo de los procesos, medicin de la satisfaccin de los usuarios hasta el seguimiento y evaluacin de las acciones de mejoramiento realizadas.

PROVEEDOR
Auditores Internos Entes de Control Entes Certificadores Coordinador rea de Calidad y Mejoramiento

ENTRADA
Resultados de Auditorias Internas Resultados de Auditorias Externas Informe de Autoevaluacin del Control Informe con Resultados de la Medicin Resultados de la Revisin por la Direccin

ACCIN

P H V A

SALIDA

USUARIO

REGISTROS

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Tomar las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento pertinentes

Acciones Correctivas Acciones Preventivas Proceso de Gestin de Calidad Acciones de Mejoramiento Direccin Universitaria Informe del Estado del Sistema Informe del Estado del Sistema Responsables de Subprocesos

Manual de Procedimientos Gestin del Mejoramiento MP-13-01-01 Manual de Procedimientos de Quejas Reclamos y Sugerencias MP-02-01-03

Subproceso de Gestin de Calidad

Responsable del Subproceso

Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Ejecutar de las Acciones

Acciones Ejecutadas

Responsables de Subprocesos Facultades, Institutos Registros como evidencia de la Acadmicas y Sedes ejecucin de acciones Regionales Direccin Universitaria Manual de Procedimientos de Gestin del Mejoramiento MP-13-01-01

Responsable del Subproceso

Informe de Ejecucin de las Acciones

Realizar Seguimiento a las Acciones

Medicin de la Eficacia de las Acciones Nuevas acciones planteadas

Responsables de Subprocesos Facultades, Institutos Registros como evidencia del Acadmicas y Sedes Seguimiento a la eficacia de Regionales las acciones Direccin Universitaria

Indicadores Proceso de Gestin de la Calidad Resultados de los Procesos Realizar seguimiento y Medicin al Proceso X Informes de Seguimiento y de Gestin Proceso de Gestin de Calidad Informe de Gestin

F-07-MP-12-01-02 V-02-2009

Elaborado por: rea de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional

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CARACTERIZACIN DE SUBPROCESOS
Cdigo: CS-13-01 Versin: 3.0
Pgina: Fecha Implantacin:

4 de 4 Julio de 2011

SUBSISTEMA: PROCESO: SUBPROCESO: RESPONSABLE:

SEGUIMIENTO Y EVALUACIN GESTIN DEL MEJORAMIENTO GESTIN DEL MEJORAMIENTO Jefe de Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional

OBJETIVO: Consolidar las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en los diferentes procesos y los resultados de la gestin, que se generan como consecuencia de los procedimientos de auditora, autoevaluacin, medicin de la satisfaccin de los usuarios y seguimiento a los procesos ALCANCE: Incluye las Actividades de Autoevaluacin del Control, Auditorias Internas de calidad, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento, definicin de la metodologa para el control de las dificultades en el desarrollo de los procesos, medicin de la satisfaccin de los usuarios hasta el seguimiento y evaluacin de las acciones de mejoramiento realizadas.

PROVEEDOR

ENTRADA

ACCIN

P H V A

SALIDA

USUARIO

REGISTROS

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Todos los Procesos Responsables de Procesos y Subprocesos Resultados de los Procesos

Analizar los datos del proceso y aplicar acciones correctivas, preventivas y de mejora

X Plan de Mejoramiento Ejecutado

Todos los Procesos

Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Manual de Procedimientos de Gestin del Mejoramiento MP-13-01-01

INDICADORES

RECURSOS
Econmicos: Presupuesto de Planes de Mejoramiento para su ejecucin, presupuesto para ejecutar o contratar auditorias. Presupuestos para funcionamiento de subprocesos Personal: Personal capacitado para Auditorias, personal de apoyo a los subprocesos, funcionarios del rea de Calidad y Mejoramiento Equipos y Herramientas: Software y Hardware que permite la implantacin del sistema Materiales y Suministros de Oficina: Los necesarios para la ejecucin del Subproceso

REQUISITOS
Legislacin: Ver Normograma NS-13-01 (1-4)

Institucin: Ver Normograma NS-13-01 (5-10)

Ver Caracterizacin de Indicadores CI-13-01

Norma: Ver Matriz de Interrelacin de Requisitos Vs Subprocesos

Elaborado por: rea de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional

Revisado por: Nombre: Claudia Milena Muoz Cargo: Coordinadora rea de Calidad y Mejoramiento Fecha: Julio 2011

Aprobado por: Nombre: Luis Carlos Castillo Cargo: Jefe Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional Fecha: Julio 2011

F-07-MP-12-01-02 V-02-2009

Elaborado por: rea de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional