UD3 Asociacionismo

FUNDAMENTOS DE DESARROLLO COMUNITARIO U.D.
3: Estructuras y organizacin comunitaria
UNIDAD DIDCTICA 3: ESTRUCTURAS Y ORGANIZACIN COMUNITARIA

INTRODUCCIN Asociacionismo La aparicin y el desarrollo del asociacionismo se ubica en el mbito de lo que se denomina en sociologa la estructura social. Grupos e instituciones representan el contenido bsico de las estructuras sociales (Ripolls, 1997). En este caso, la intervencin comunitaria o accin social supone la reunin de personas con la finalidad de dar respuesta a los intereses (sentidos, expresados o detectados) de la poblacin. Asociaciones, clubes o centros devienen, desde esta perspectiva, una voluntad colectiva de servicio a la sociedad. O dicho de otra manera, las entidades asociativas, como estructuras organizadas de la accin social, se convierten en los mejores instrumentos para el desarrollo de la comunidad. La llamada a la participacin social, como fundamento esencial de la democracia avanzada, es un argumento bsico en la casi totalidad de los discursos polticos de nuestro tiempo, independientemente de las etiquetas ideolgicas. Se apela constantemente a la participacin de la ciudadana, a la iniciativa de la sociedad civil. En este contexto, hay que entender la ASC -que tiene como finalidad la participacin- como una metodologa para el desarrollo humano a travs del progreso de los grupos y entidades. La comunicacin humana, la relacin, la conjuncin de voluntades, la aceptacin individual al grupo y la aportacin a la colectividad son algunos de los principales objetivos de la ASC. La importancia del asociacionismo Una asociacin puede definirse como la agrupacin voluntaria de personas fsicas o jurdicas, con capacidad de obrar, que nace con voluntad de permanencia para servir unos fines de inters general, lcitos y determinados (Medina, 1995). El asociacionismo, en todos los mbitos de la vida social, es un elemento de vertebracin de la sociedad y un importante instrumento para el fortalecimiento de la democracia. La madurez democrtica de una sociedad puede medirse por el grado de asociacionismo que en ella se produce. El asociacionismo consiste, tambin, en la agrupacin de diferentes voluntades para incidir en una problemtica comn. De esta manera se convierte en una de las principales herramientas de la sociedad para detectar las problemticas que afectan a la poblacin.
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FUNDAMENTOS DE DESARROLLO COMUNITARIO U.D.3: Estructuras y organizacin comunitaria
La poblacin encuentra en la asociacin un apoyo solidario y la Administracin Pblica dispone, a partir del asociacionismo, de un conocimiento ms real de la sociedad y de unos interlocutores muy vlidos. La accin solidaria, la ilusin colectiva y el trabajo voluntario que incorpora y caracterizan a las asociaciones, constituyen un valor aadido difcilmente superable. La Asociacin, en la medida que acta en la resolucin de estas problemticas de la sociedad, incrementa su rol y conciencia a la poblacin para que asuma un compromiso de solidaridad. Tiene, por tanto, una incidencia muy fuerte en su entorno inmediato.
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De ah la importancia de ofrecer servicios y llevar a trmino actividades para el colectivo social al que se dirige la Asociacin. A travs de estos servicios y de estas actividades, la poblacin valorar la Asociacin y decidir incorporarse a la organizacin que la conforma. Gestin y estructura asociativa El hecho de que el asociacionismo agrupe diferentes voluntades, que actan de manera voluntaria en la consecucin de los objetivos que le son comunes, no comporta que las asociaciones estn exentas de las obligaciones que tiene toda organizacin social en nuestro pas. Estas obligaciones son de carcter legal y fiscal y frecuentemente ignoradas por los mismos responsables de entidades asociativas (Medina, 1995). Es importante fijar unos mnimos que permitan disear las caracterstcas de cualquer estructura asocatva. Estos pueden ser: Participacin activa: de personas que quieren, voluntariamente, comprometerse en la accin de la comunidad para animarla, reestructurar/a, crear servicios, etc. Organizacin: a travs de un conjunto de reglas y procedimientos mediante los cuales expresar la voluntad, la accin y las responsabilidades comunes de los asociados entre ellos y con otros asociados, ciudadanos, organismos, ...Una organizacin, en definitiva, para la accin. Lneas de actuacin: hay que disponer de unos objetivos comunes explcitos y pactados. Con programas y proyectos para los asociados. Y despus de fijar los objetivos y la actuacin social y cultural, hay que afinar la economa. De esa manera, pueden plantearse, peridicamente, la estrategia que permita la evolucin que necesitan para seguir siendo significativas y vigentes. Animacin sociocultural y asociacionismo Desde siempre la ASC ha ido unida al asociacionismo. Si se analiza la historia de la ASC, la realidad actual o el mapa sociocultural en toda Europa, todas estas realidades van unidas al hecho asociativo (Vich, 1989). Aunque en la actualidad y en nuestro contexto, ya afianzado el proceso democrtico en Espaa, hemos estado viviendo una poca de intervencin por iniciativas de la administracin y por otro lado, el proceso de profesionalizacin de la figura del Animador Sociocultural se hace, poco a poco, ms evidente dando lugar a acciones individualizadas, tanto el pasado como el futuro de la ASC est en manos del mundo asociativo, sean los movimientos asociativos ms conocidos, sean las nuevas frmulas de asociacionismo de servicios y de voluntariado social.
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Los propios objetivos que se desprenden de la ASC y de las propias polticas socioculturales adems lo corroboran: Favorecer la participacin ciudadana Estructurar el tejido social Favorecer la creatividad, individual y grupal Promocionar la vida asociativa, ... Como tambin, la metodologa basada en el trabajo en grupo, la experimentacin y participacin social hacen que las acciones de la ASC sean planificadas y ejecutadas en su mayora por asociaciones. No obstante, en lo sucesivo, seguiremos viendo una intervencin de profesionales de la ASC que trabajen desde entes administrativos o instituciones pblicas, intervenciones que no surgirn del mundo asociativo, pero que si quieren mantener un nivel de coherencia debern: Planificar, ejecutar y evaluar conjuntamente con las asociaciones y colectivos sociales; Tender a la promocin del asociacionismo: cultural, socio cultural, de servicios, voluntariado, ... I.- LA CREACIN DE UNA ASOCIACIN Hoy en da, en Espaa, para fundar una asociacin slo es necesario que un grupo de personas se rena (uno de ellos deber actuar de presidente y otro de secretario) y levanten acta donde hagan constar que acuerdan voluntariamente servir a unos fines determinados y lcitos, segn unos estatutos ajustados a la legislacin vigente (Medina, 1995). Debern atenerse a la Constitucin Espaola (artculo 22) y a las normas qenerales sobre asociacionismo: Ley Orgnica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociacin. Toda Asociacin debe responder a los requisitos siguientes: 1) Tener sus estatutos legalizados, aprobados en asamblea de socios e inscritos en el Registro de Asociaciones que corresponda segn la legislacin vigente de su Comunidad Autnoma. 2) Tener un Libro de socios sellado por el Registro de Asociaciones. Se deber incluir en l las altas y las bajas de todos los socios inscritos en la Asociacin. 3) Tener un Libro de Caja sellado por el Registro de Asociaciones. Se deber mantener al da todo lo relacionado con las entradas y salidas de dinero. 4) Tener un Libro de Actas, en el que se dejar constancia especialmente de las asambleas generales y extraordinarias. El acta deber contener principalmente todos los acuerdos que se tomen en las sesiones. 5) Tener el Cdigo de Identificacin Fiscal (CIF), que viene a ser el DNI de la Asociacin y que deber mencionarse cada vez que se efecte una gestin oficial o se cumplimente una factura a nombre de la Asociacin.
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Para solicitar el CIF hay que dirigirse a cualquier Delegacin de Hacienda, adjuntando a la solicitud una copia de los estatutos. 6) Es necesario que se notifique al registro, cualquier cambio en la composicin de la Junta Directiva o en los Estatutos de la Asociacin (los realizados por Asamblea General de la Asociacin), a travs del envo de un certificado del/la Secretario/a con el visto bueno del/la presidente/a. Tipologa de las asociaciones y los registros particulares de diferentes instituciones pblicas que tienen competencias en el marco de las asociaciones. Adems de legalizar la asociacin, que figurar inscrita en el Registro de Asociaciones de los Servicios Territoriales de la Conselleria de Justicia y Administraciones Pblicas. C/ Historiador Chabs, 2. 46003. Valencia), los diferentes niveles administrativos (local, provincial, y autonmico) mantienen censos asociativos paralelos, en los que es necesario estar censado a fin de poder optar a las ayudas y subvenciones que los mismos ofrecen en el mbito asociativo como parte de su poltica juvenil o cultural. De ellos el ms importante en la Comunidad Valenciana es el Censo de Asociaciones juveniles de la Comunidad Valenciana, que depende del Instituto Valenciano de la Juventud (IVAJ), al margen de que para recibir subvenciones de este organismo es necesario estar inscrito en este censo, las asociaciones o entidades asociativas que pretendan formar parte de un Consejo de Juventud, deben necesariamente estar inscritos primeramente en este censo. * Ver anexo: Normas para la iniciacin de expediente de inscripcin registral de las asociaciones.
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II.- ENTIDADES ASOCIATIVAS DIFERENTES DE LAS ASOCIACIONES Consejos de juventud Los Consejos de Juventud aparecen como instituciones independientes de la Administracin Pblica y mantienen la cualidad de ser los mximos rganos de representacin de la juventud espaola en temas referidos a poltica de juventud frente a la Administracin. En la Comunidad Valenciana el Consejo de la Juventud de la Comunidad Valenciana se crea por el Decreto del Consell 14/1983 de 31 de Enero, gracias a la competencia exclusiva que en esta materia tiene la Generalitat Valenciana en temas de Juventud, segn el articulo 31, apartado 25 del Estatuto de Autonoma de la Comunidad Valenciana. El Consejo de la Juventud de la Comunidad Valenciana se rige actualmente por la Ley de la Generalitat Valenciana 8/89 de 26 de Diciembre, de Participacin Juvenil. En ella se reconoce a los Consejos de Juventud como verdaderos instrumentos de promocin del asociacionismo, de la participacin de los jvenes valencianos, y como estructuras necesarias para la realizacin de una poltica integral de juventud. La Ley distingue como Consejos Territoriales de Juventud: Los Consejos Locales de Juventud (sujetos al municipio) Los Consejos de Juventud de mbito territorial superior al municipio. Federaciones Estatales o internacionales, tienen entidad jurdica propia, estatutos, mecanismos de representacin y una accin continuada. Las Federaciones constituidas por asociaciones, tienen como funciones especficas asesorar a las entidades que la constituyen y son valedoras frente a las instituciones estatales y comunitarias. A la hora de crear una Federacin ser necesario presentar delante del Registro General de la Conselleria de la Administracin Pblica la siguiente documentacin: Acta de constitucin de la Federacin, en la que debe figurar al menos un representante de cada Asociacin. Estatutos de la Federacin. Certificacin del Acta de la Asamblea General Extraordinaria, de cada una de las Asociaciones, en la que acuerden integrarse en la Federacin, y en la que nombren la persona o personas que les representan en la misma. Certificacin de que cada una de las Asociaciones que se van a federar coinciden con los que suscriben el Acta de Constitucin de la Federacin. Las coordinadoras
Generalmente tienen una naturaleza efmera, aparecen como rganos de direccin en manifestaciones espontneas, sin jerarquas ni estatutos, que renen en torno a una mesa y coordinan (como su nombre indica) una serie de acciones o actos puntuales de las Asociaciones o grupos representados. No tienen por que tener ms relacin entre s que la de participar conjuntamente en una actividad determinada a travs de la Coordinadora (Ej. Coordinadora de Collas, estudiantes, ecologistas,...). Las macro-asociaciones Son aquellas que ya nacen o nacieron con vocacin de gran red. Ejem.: Greenpeace, ...
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Fundaciones Las Fundaciones son entidades sin animo de lucro y personalidad jurdica propia, su caracterstica principal es que su capital fundacional es incombustible. Todas sus actividades han de ser financiadas con los intereses que producen este capital fundacional adems de otros tipos de ayudas o subvenciones que pudieran recibir. Este tipo de entidades tiende a proliferar cada vez ms como frmula legal para el mecenazgo de empresas, bancos,... Las fundaciones suelen estar regidas por un Patronato, aunque existe otro tipo de patronatos que son los gestores y los soportes de la intermediacin entre las fundaciones y ciertas instituciones pblicas y/o la sociedad civil. Actualmente su formacin y funcionamiento vienen regulados por la Ley 30/1994 de 24 de Noviembre de Fundaciones e Incentivos Fiscales a la Participacin privada en Actividades de inters General. Las ONGs Tal como indican sus siglas se trata de Organizaciones No Gubernamentales, y aunque ONGs son todas las Asociaciones, Coordinadoras, Federaciones, ..., son reconocidas como ONGs aquellas entidades asociativas que nacen con una filosofa clara: La solidaridad con "los otros", no creando servicios para sus asociados. Actuar all donde han fracasado las distintas organizaciones o instituciones pblicas, de ah su definicin de "no gubernamentales". Parten todas ellas de los contenidos de la Declaracin Universal de los Derechos Humanos, aunque dada la heterogeneidad de fuentes de las que nacen (valores religiosos, sociales, ticos, polticos,...) el nmero y la naturaleza de las mismas es tremendamente diferente. III.- EL DIA A DIA EN EL FUNCIONAMIENTO DE UNA ASOCIACiN 3.1.- Las obligaciones fiscales Legalizada la Asociacin y sellados los libros, que deben llevarse al da, la Asociacin debe cumplir una serie de obligaciones fiscales. Estas son diferentes dependiendo de las caractersticas de la Asociacin: mbito de intervencin, modo de financiacin, etc., por lo que es conveniente consultar cada caso particular cuando sea necesario. 3.2.- Los libros El funcionamiento legal de una Asociacin, implica el que estas, una vez constituidas, presenten al Servicio de Asociaciones de la Direccin General de Justicia e Interior el Libro de Registro de Asociados, el Libro de Actas y el Libro de Contabilidad de la Asociacin para que sean habilitados por la misma.
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La Ley establece legalmente que estos libros debern estar en todo momento actualizados a efectos de las posibles inspecciones que puedan ser realizadas por representantes de la Administracin Publica competentes para ello. 3.3.- Reuniones de la junta directiva Los miembros de la Junta Directiva de la Asociacin se reunirn tantas veces como lo consideren oportuno a lo largo del tiempo que dura su mandato. Tal y como se establece en los Estatutos de la Asociacin, los miembros de la Junta Directiva tienen obligacin de asistir a todas las reuniones a las que sean convocados, pudiendo excusar su asistencia por causas justificadas. Siempre debern asistir el/la Presidente y el Secretario/a, o aquellas personas que les sustituyan en el caso dado. De la misma forma que se levanta acta en las Asambleas Generales ya sean estas ordinarias o extraordinarias, es interesante que el/la Secretario/la de la Junta Directiva levante acta de las reuniones de la Junta Directiva. En ellas los acuerdos se tomarn por mayora simple de votos de los miembros de la Junta Directiva que acudan a la reunin. El acta de la reunin anterior de la Junta Directiva deber ser leda al principio de la reunin que le siga para ser aprobada. Las actas de las reuniones de la Junta Directiva las haremos constar en el Libro de Actas de la Asociacin. 3.4.- La correspondencia Para llevar al da la correspondencia que reciba o emita la Asociacin ser necesario: Libro de entradas Libro de Salidas Carpeta de Entrada de Documentos: Se recogern ordenadas cronolgicamente las cartas o documentos de otro tipo que se reciban (carpeta para archivar los documentos que reciba la Asociacin). Se archivar el documento original. Carpeta de Salida de Documentos: Se recogern ordenadas cronolgicamente las cartas o documentos que se enven (carpeta para archivar los documentos que enva la Asociacin). Se archivar una copia del documento original. 3.5.- Asambleas extraordinarias generales ordinarias y asambleas generales
Segn los Estatutos que rigen el funcionamiento de la Asociacin se convocar al menos una Asamblea General Ordinaria al ao, correspondiente con el primer trimestre del ao (de Enero del ao entrante a Marzo del mismo). En ella, la Junta Directiva de la Asociacin presentar a la Asamblea General de los asociados para su aprobacin: a) Balance de cuentas del pasado ejercicio
b) Memoria de las actividades realizadas c) Propuesta de presupuesto para el ejercicio actual d) Propuesta de actividades para el ejercicio actual Las Asambleas Generales Ordinarias deben ser convocadas al menos con un mes de antelacin con respecto a la fecha en que se celebrar. La convocatoria se har por escrito que se har llegar a todos los miembros de la Asociacin. En la convocatoria se har constar: a) El da en que se celebrar la Asamblea b) El lugar donde se celebrar la Asamblea c) Hora de inicio de la Asamblea en Primera Convocatoria d) Hora de inicio de la Asamblea en Segunda Convocatoria e) El Orden Da. Las Asambleas Generales Extraordinarias se convocarn cuantas veces sean necesarias en el ao en curso, si as lo entiende la Junta Directiva de la Asociacin o al menos 10 por 100 de los miembros de la Asociacin. El procedimiento para convocarlas sigue el mismo que las Asambleas Ordinarias, con la excepcin de que pueden ser convocadas como mnimo con quince das de antelacin.
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3.6.- Balance anual: memoria de actividades y memoria econmica La memoria anual de actividades refleja documentalmente el conjunto de actividades que la Asociacin ha realizado para el cumplimiento de los objetivos que se trazan en sus fines estatuarios. Se elabora a travs de: 1. La recopilacin de todos los proyectos que se plantearon al principio del ejercicio. 2. De aquellos que se llevaron a cabo, sus memorias particulares, es decir una relacin explicada de las actividades y acciones que generaron en el seno de la organizacin a fin de alcanzar los objetivos trazados en los proyectos. 3. Evaluacin del funcionamiento de la Asociacin a lo largo del ao. 4. Valoracin de la consecucin de los objetivos que se plantearon en la Asamblea General Ordinaria donde se plantearon los proyectos que ahora se incluyen en la memoria. 5. En los anexos de la memoria anual se incluirn las memorias de cada proyecto particular desarrollado por la Asociacin en el ao que se evala. De igual forma que se ha realizado una memoria de actividades, y de alguna manera se ha evaluado, es necesario hacer lo mismo con el estado econmico de la Asociacin. En la memoria econmica incluiremos: 1. Relacin de todos los ingresos que ha tenido la Asociacin durante el ejercicio. 2. Relacin de todos los gastos que ha tenido la Asociacin durante el ejercicio. 3. Relacin desglosada por actividades (proyectos) en los que aparezca reflejado los ingresos (procedencia y cantidad) que han permitido el desarrollo de cada proyecto y los gastos (destino y cantidad) que han supuesto la realizacin de los mismos. 4. Valoracin de la memoria econmica, comparando lo establecido en el Presupuesto aprobado por la Asamblea General Ordinaria, para el funcionamiento de la Asociacin en el ejercicio que se evala con el balance de cuentas final, considerando en qu medida este se ha cumplido o no. 5. Evaluacin de la situacin econmica de la Asociacin al final del ejercicio (si se ha producido un dficit o un supervit, teniendo en cuenta que el balance econmico debe cuadrarnos a cero, los ingresos deben igualar a los gastos, y ello en virtud del carcter no lucrativo de la Asociacin). Cuando se evale el ejercicio econmico se plantear a la luz de las experiencias que ha generado el desarrollo del programa de actividades cmo podemos optimizar el funcionamiento de la Asociacin. 6. El anexo del balance econmico incluir la justificacin (recibos y facturas) tanto de todos los ingresos que ha tenido la Asociacin en el ejercicio, como de los gastos. 3.7.- Programa de actividades y presupuestos En la Asamblea General Ordinaria que se celebra en el primer trimestre del ao, la Junta Directiva de la Asociacin debe presentar la Propuesta de
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Actividades para el ao en curso y el Presupuesto con el que se cuenta para Ilevarla a cabo y mantener el funcionamiento de la Asociacin. Por lo que respeta al Programa de Actividades, este consiste en establecer la serie de proyectos (viables) que se quieren desarrollar. Los diferentes grupos de trabajo previamente habrn desarrollado sus propuestas y presentado a la Junta Directiva. El Presupuesto presentado, en la mayora de los casos no ser ms que una expectativa, ya que generalmente la Asociacin slo contar con seguridad con las cuotas anuales que paguen sus asociados. No obstante, se presupuestarn los ingresos posibles (subvenciones, donaciones...) y los gastos seguros (luz, telfono). En el presupuesto de cada proyecto (Programa de Actividades), se relacionarn los gastos que el desarrollo del mismo supondr y las formas de financiacin.
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En el Presupuesto que establecemos para el ao en curso aparecer, pues: 1. Relacin de los ingresos seguros con los que cuenta la Asociacin para el ao en curso. 2. Relacin de los gastos seguros que deber soportar la Asociacin para el ao en curso. 3. Relacin de los costes que suponen el desarrollo de cada proyecto que se presente a la Asamblea y la forma en que se van a financiar. 4. Relacin de los ingresos que se esperan a fin de poder realizar los proyectos. De la Asamblea General Ordinaria que se celebre en el primer trimestre del ao en curso debern salir aprobados un Programa de Actividades para ese ao y el Presupuesto General del mismo. IV.- LA ORGANIZACIN DE UNA ASOCIACIN 4.1.- El concepto de organizacion En palabras de Schein (1976) se define la organizacin, en general, como la coordinacin racional de las actividades de un cierto nmero de personas, que intentan conseguir una meta y objetivo comunes y explcitos, mediante la divisin de las funciones del trabajo y a travs de la jerarquizacin de la autoridad y la responsabilidad. Una asociacin cumple estrictamente el esquema terico de los elementos que definen a una organizacin humana: Es una formacin social de personas que se diferencian claramente por sus funciones, y por sus relaciones jerrquicas. Establecen formalmente un conjunto de normas que les permiten unas relaciones de convivencia estable. Fijan o aceptan unos objetivos comunes y unos medios para conseguirlos de una forma racional y ordenada. Asumen una autoridad elegida que dirija y coordine los esfuerzos de todos los miembros hacia la consecucin de los objetivos. La organizacin es una estructura al margen de las personas que la integran en un momento dado, de tal manera que stos puedan cambiar y la estructura organizativa seguir funcionando con parecida operatividad y eficacia. No siempre la estructura de una organizacin formal aparece clara a todos sus miembros; aunque conste en el organigrama de la Asociacin o en el Plan de actuacin global, y esto sucede porque los componentes de la Asociacin viven diariamente lo que podramos llamar la organizacin informal, que se define como el conjunto de estructuras de relacin que no han sido explicitadas por el grupo. En esas estructuras se reajustan los roles de sus miembros de forma distinta a como se realizan en la organizacin formal. Aparecen roles nuevos al margen de la institucin que, incluso, establecen relaciones de competitividad con los roles institucionales de las estructuras formales.
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Muchos de los problemas y conflictos psicosociales fundamentales en las organizaciones surgen del choque entre la organizacin formal e informal. 4.2.- Estructuras de organizacin Toda organizacin se caracteriza por un conjunto de estructuras que definen las relaciones entre unos miembros y otros del colectivo al ejercer la autoridad, al delegar funciones, al tomar decisiones, al distribuir responsabilidades, al generar normas de funcionamiento y convivencia.
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Estructura de organizacin lineal Tambin llamada estructura jerrquica. Las relaciones son verticales, de arriba a abajo, de superior a inferior. La autoridad es ejercida por la direccin, ya sea individual o colectiva, plenamente responsable de sus decisiones. El rgano de direccin poltica fija los objetivos y ejerce el control sobre los resultados, selecciona y nombra a los ejecutivos intermedios y distribuye responsabilidades. No suele delegar funciones ni crear mbitos de autonoma, ya que toda actividad que se realiza en el centro est supervisada por quienes ejercen el poder. Estructura de organizacin funcional Parte de la idea fundamental de que cada puesto de responsabilidad debe asignarse a quien mejor pueda desempearlo. Se inspira, en parte, en las teoras clsicas de Taylor. La estructura es horizontal. El poder y la direccin se distribuyen y comparten entre los distintos responsables que al mismo tiempo son expertos y especialistas en las tareas que les han sido asignadas. Moratinos Iglesias (1984) analiza las ventajas y desventajas que presenta este modelo de relacin organizativa-funcional y afirma que ofrece una mejor supervisin de la tarea y calidad de resultados, al estar el proceso coordinado y dirigido por expertos. Sin embargo, la actuacin de los sistemas de informacin y decisin es lenta y se produce una falta de concordancia entre la excesiva divisin de autoridad y la eficacia de la realizacin. Estructura de organizacin mixta lnea-staff Continua Moratinos Iglesias definiendo este tipo de estructura como un rgano de apoyo, que en todos los puestos estn personas especializadas que trabajan en equipo o departamentos asesorados por rganos staff. Estos rganos, coordinados por un responsable de la autoridad jerrquica, realizan proyectos de actividades, investigacin, programas de gestin; presentan informacin tcnica a los rganos de gestin directiva para dotar de ms eficacia su gestin a la hora de ejecutar y tomar decisiones. Hoy en da son imprescindibles este tipo de departamentos staff dada la complejidad y especializacin de las funciones que tienen que llevar a cabo los directivos tcnicos y los miembros de las asociaciones ms complejas. Es muy frecuente que la mayor parte de los miembros del rgano rector colectivo, incluso que la mayor parte del equipo directivo, desconozca, por ejemplo, la mecnica de gestin y seguimiento de un presupuesto, as como las tcnicas ms sencillas de evaluacin y control de resultados, tanto ms normal si consideramos que hasta hace muy poco tiempo estos temas no constaban en el currculum acadmico de las universidades donde se han formado la mayor parte de los gestores de este pas. 4.3.- Instrumentos para describir las organizaciones El objetivo de este apartado es presentar un conjunto de instrumentos con los cuales se describen las organizaciones, y que pueden adems emplearse para informar acerca de su estructura y funcionamiento.
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Tambin incluye una tipologa de las estructuras organizativas ms frecuentes. Los organigramas Son una representacin grfica de la estructura organizativa de la entidad. En ellos se detallan las unidades organizativas existentes, y sus conexiones. Muestran la dependencia jerrquica entre las mismas y permiten identificar fcilmente los niveles de diferenciacin vertical y horizontal, es decir, cuntos niveles existen y cuntas unidades organizativas diferentes estn presentes en cada nivel.
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El organigrama es la representacin grfica de la estructura humana de una organizacin, que permite ver a simple vista quin depende de quin, qu funcin tiene cada persona o grupo de ellas y cules son las vas aconsejadas para la comunicacin. Al disear un organigrama, es conveniente tener en cuenta ciertas normas clsicas: La Direccin se dibuja arriba y los colaboradores abajo. Cada superior debe tener la cantidad de colaboradores que quepan bajo su posibilidad de control. Los niveles iguales deben dibujarse a igual altura. En cada rectngulo se indica el nombre de la funcin. Las lneas de autoridad-dependencia se dibujan horizontales o verticales, no oblicuas. Las lneas de contacto indican rdenes que descienden e informacin que asciende. El diseo debe responder expresamente al objetivo del negocio y no ajustarse a modelos clsicos predeterminados. Cada funcin responde slo a su superior. Verticalmente se hace la subdivisin en "niveles funcionales" y horizontalmente en "reas funcionales". Figuras de los organigramas El objetivo principal del organigrama no es mostrar el nivel de los distintos puestos (que la mayora de las veces es extremadamente difcil reproducir en forma rgida), sino solamente las relaciones entre las unidades, puestos y personas y la forma en que estn repartidas las funciones. Existe, sin embargo, el peligro -si esto no se explica con claridad- de que quien lee el organigrama crea que una casilla dibujada ms arriba de otra expresa, si no un orden jerrquico, por lo menos un orden de importancia (Daft & Steers, 1992). Organigramas verticales La forma ms difundida y ms comn de organigrama es la vertical (llamada tambin de rbol por su semejanza con un rbol genealgico). En ella, el puesto de direccin ms elevado del grupo cuya estructura se quiere reproducir grficamente, se sita en la parte superior de la hoja: las otras unidades y puestos siguen hacia abajo, en orden decreciente de autoridad. Organigramas horizontales Los organigramas horizontales tienen un desarrollo de izquierda (donde est colocado el puesto directivo ms elevado) a derecha, y no de arriba abajo. Respecto a la forma vertical de representacin, ofrecen la ventaja psicolgica de diluir el matiz de nivel y de sujecin jerrquica. Adems son mucho ms claros, ms fciles de consultar y de dibujar y requieren menos espacio. La descripcin de funciones
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El organigrama es el esquema, es el dibujo que permite observar de forma visual la distribucin de personal por reas y por niveles. El complemento de esto est dado por la "descripcin de funciones", que acertadamente trata E. Lanham (1985). La descripcin de funciones seala, detalladamente, para qu est el puesto de trabajo en la organizacin y cules son sus responsabilidades fundamentales. Debe elaborarse una descripcin, de funcin por cada puesto de trabajo, para que con ello pueda ser elaborado el "manual de funciones" de la empresa. Obviamente, con una formalidad acorde con la magnitud de la empresa, el manual puede integrarse con el organigrama, y si se quiere con el conjunto de las polticas y elaborar de esta forma lo que suele denominarse el "manual de organizacin".
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Los componentes de la hoja de descripcin de funciones suelen ser los siguientes: Denominacin del puesto. Es la denominacin formal con la que se designa a la funcin dentro del organigrama y que, en pocas palabras, describe las responsabilidades que le competen. Dependencia. Aqu se indica la dependencia general, el sector o rea a la que pertenece el puesto descrito, por ejemplo: al rea de sistemas, y la dependencia directa, es decir, el puesto inmediato superior al cual responde directamente, por ejemplo, si el puesto fuera de Programador, el puesto del cual depende podra ser el jefe de Sistemas. Nivel. Se establece la colocacin del puesto en el orden jerrquico. Se suele indicar en forma numrica, por ejemplo "nivel 11", o "nivel VI", etc. Autoridad. Se indica aqu el grado de autoridad que el puesto tiene sobre otros puestos, indicndose, en tal caso, cules son estos. Responsabilidad bsica. Se refiere de forma resumida a la razn de ser del puesto en la organizacin, es decir, el objetivo y el alcance de su gestin. Funciones. Se detallan las tareas fundamentales, brevemente, tratando de evitar el detalle minucioso de las actividades que se realizan, que no componen la columna vertebral del puesto, y no hacen a su razn de ser, es decir, al motivo por el cual el puesto se cre. Manual de organizacin Constituye un complemento del organigrama que expone detalladamente la estructura de la organizacin describe los diferentes puestos, indicando lo que debe hacer cada uno y cules son sus deberes, responsabilidades y atribuciones, y cules son las relaciones que existen entre ellos. A veces incluyen tambin alguna informacin sobre los objetivos, las funciones y/o las actividades de cada una de las unidades principales (E. Ander-Egg, 1991). Normalmente se trata de la descripcin de los puestos de trabajo especificando con mximo detalle todo lo relativo a responsabilidades, tareas, atribuciones, deberes y funciones que corresponden a un determinado puesto de trabajo. Este manual suele ser un instrumento de gran utilidad para la preparacin de cuadros directivos y de personal. Manual de procedimiento En lo esencial, un manual de normas y procedimientos recoge las respuestas aprendidas por la organizacin en el pasado ante problemas que en su da fueron nuevos. Las normas tienen que ver directamente con los comportamientos o reacciones individuales a situaciones concretas. Los procedimientos afectan a un conjunto de operaciones que pueden involucrar a ms de un puesto o unidad organizativa. Describen respuestas orientadas a un proceso ms que a una accin individual especfica.
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Los procedimientos son el nervio de un sistema operativo: son el medio que imprime direccin a un esfuerzo y permite coordinarlo en un tiempo y espacio determinado. Un procedimiento no vale en s mismo, hay que evaluarlo en su capacidad operativa, para ello hay que tener una visin panormica de la operacin en particular y sus interacciones con otras operaciones que se dan dentro de un proceso global. Ahora bien, este proceso general implica un procedimiento global que debe desglosarse en partes o procedimientos parciales que conciernen a pasos operativos especficos. Para que todos estos modos de hacer sean conocidos, suele elaborarse un manual de procedimientos en el que se indica cmo desempear el trabajo y cules son los procedimientos a seguir, mediante la descripcin en su secuencia lgica de las distintas operaciones o pasos que componen un proceso. Ahora bien, en el caso del trabajo social, no puede existir un manual de procedimientos para el conjunto de sus campos de intervencin, sin embargo, creemos que en esto podra avanzarse algo ms mediante la prescripcin de procedimientos en la realizacin de tareas ms rutinarias pero sin olvidar nunca, la singularidad de cada individuo: usuario o beneficiario (E. Ander-Egg, 1991). En las Asociaciones el Manual de Normas y Procedimientos constituyen el REGLAMENTO DE REGIMEN INTERNO. V.- ORGANIZACIN Y GESTIN PARTICIPATIVA 5.1. -Qu es la gestion asociativa? El concepto de gestin procede de la cultura empresarial y se aplica, fundamentalmente, a las diversas tareas de direccin de una empresa. Llamamos "Gestin Asociativa" al conjunto de acciones y procedimientos dirigidos a obtener y "administrar" los recursos necesarios para hacer posibles los objetivos de la asociacin. Hemos empleado bsicamente tres trminos para describir lo que es Gestin Asociativa: En primer lugar, empezando por el final, hemos mencionado los OBJETIVOS. La gestin no tiene sentido por s misma, sino en la medida que nos permite llegar a alcanzar los objetivos propuestos. En segundo lugar, hablamos de RECURSOS. Nos referimos a los medios, a todos los medios y no exclusivamente a los econmicos. En tercer lugar, nos hemos referido a obtener y ADMINISTRAR esos recursos para lograr su mayor y mejor rendimiento.
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Son, por lo tanto, diversas las tareas que implica la Gestin Asociativa, tales como: Identificar los recursos de todo tipo que la asociacin necesita para poder llevar a cabo los objetivos propuestos. Detectar las fuentes posibles de recursos. Descubrir de qu formas, en qu "lugares", por qu medios se pueden conseguir. Y conseguirlos. Administrar esos recursos, para sacarles el mximo provecho. Eso significa planificar, coordinar y evaluar la distribucin y el uso de los recursos. Conviene, por tanto, evitar dos vicios muy comunes: la identificacin de la Gestin con tareas puramente "burocrtico-administrativas" y con los recursos econmicos. La Gestin Asociativa afecta al conjunto del proyecto asociativa en todas sus dimensiones: El trabajo que desarrolla, su accin, su actuacin. Las relaciones entre sus miembros. El mantenimiento de su estructura, su funcionamiento interno.
5.2.- Qu entendemos por participacin? Por qu es importante en la vida asociativa? No nos basta con saber cul es el significado de Gestin ni cmo se aplica este concepto al campo asociativo. Nuestro inters es gestionar nuestra asociacin de una forma participativa y, en consecuencia, hemos de combinar la idea de Gestin con la de Participacin. Por otra parte, cuando nos referimos a la participacin en las asociaciones lo hacemos desde los principios bsicos de la gestin participativa: Una asociacin es un grupo de personas que se unen para trabajar colectivamente en la consecucin de un objetivo. Lo fundamental no es slo lo que se persigue, el objetivo o fin comn, sino la forma como se pretende conseguir: mediante la accin colectiva, mediante la participacin de quienes forman la asociacin. Adems, la participacin en las asociaciones responde al principio de eficacia. Las empresas privadas, incorporan cada da ms mtodos de gestin participativa porque han descubierto que la participacin est directamente ligada al rendimiento, a la eficacia y la eficiencia. Pues bien, alrededor de la participacin se teje, en muchas asociaciones, el discurso de la queja: "la gente no participa en las asociaciones", "no hay manera de que la gente se implique", "somos muy pocas las personas que tomamos parte activa en la marcha de la asociacin", etc. Parece necesario superar ese discurso pesimista y sin alternativas, para empezar a construir un nuevo discurso y una nueva prctica de la participacin en las asociaciones.
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5.3.- Qu condiciones deben existir para que pueda producirse la participacion en las asociaciones? La participacin depende de un conjunto de condiciones, algunas de las cuales, son ajenas a las asociaciones y tienen que ver con las circunstancias del contexto social o del momento histrico. Tienen que ver con los valores socialmente dominantes, con los medios y recursos disponibles para que se desarrolle el proyecto asociativo, con los estmulos a favor o en contra de la cooperacin y la solidaridad que recibimos, etc. Otras condiciones para la participacin son, sin embargo, internas de las propias asociaciones y dependen, en gran medida, de su actuacin y funcionamiento. Querer participar Para que la participacin se produzca en las asociaciones es necesario que los/as miembros de la asociacin o los/as destinatarios/as a quienes sta se dirige QUIERAN tomar parte, quieran intervenir en el proyecto asociativo, en sus actividades, etc. Nos referimos pues a la MOTIVACiN como condicin necesaria para la participacin asociativa. Llamamos motivacin al conjunto de impulsos, necesidades, deseos, razones, intereses, motivos, incentivos, etc., capaces de movilizar o mover a la accin, en este caso a la participacin dentro de las asociaciones. Entendemos que, en las asociaciones, la motivacin participativa se conforma, fundamentalmente, en torno a tres ejes bsicos: El inters subjetivo o ideolgico: cuando la propuesta asociativa incide o coincide con las ideas o ideales de los/as miembros o de aquellas personas a las que dirige, o con sus intereses y/o necesidades personales. La satisfaccin socio-afectiva: cuando la asociacin permite o facilita el reconocimiento social, refuerza el sentimiento de pertenencia a un grupo o colectivo social. La percepcin de rentabilidad: cuando la propuesta asociativa es creble, cuando se piensa que es til, que sirve para algo. La motivacin no es slo una condicin necesaria (aunque no suficiente por s sola) para la incorporacin a la asociacin, para su puesta en marcha. Es un factor que seguir incidiendo, durante todo el proceso asociativo, que ser necesario cuidar reforzar atendiendo a los tres "ejes motivacionales" que hemos descrito. Saber participar Pero, para que la participacin asociativa pueda producirse, no basta con que las personas quieran participar, es preciso que SEPAN CMO hacerlo,
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que cuenten con los conocimientos, capacidades, habilidades o destrezas necesarias para tomar parte, para intervenir en la consecucin de los objetivos, en la satisfaccin de sus motivaciones y para hacerlo, adems, de forma colectiva. Nos referimos, por lo tanto, a la FORMACIN como una segunda condicin necesaria para la participacin asociativa. Tambin en este caso hemos de considerar tres ejes formativos principales: La formacin para la tarea. La formacin para la comunicacin y la cohesin grupal. La formacin para el funcionamiento organizativo. Estos tres ejes formativos, al igual que los ejes motivacionales, estn profundamente interrelacionados: una mayor y mejor formacin para la tarea influirn necesariamente en la formacin para la comunicacin y la cohesin grupal y, tambin en la formacin para el funcionamiento organizativo. Pero, cada asociacin y/o cada persona deber poner el acento en uno u otro eje formativo, segn sean sus necesidades y las capacidades y conocimientos ya existentes entre sus miembros. En cualquiera de los casos, los tres ejes son importantsimos y no slo al comienzo, a la hora de poner en marcha la asociacin, sino durante toda su trayectoria. La formacin es una necesidad permanente en la vida asociativa. Poder participar En una asociacin no es suficiente, para que se produzca la participacin, que sus miembros, o aquellas personas a las dirige, quieran tomar parte en el proyecto asociativo y que se cuenten con los conocimientos necesarios. Es necesario que PUEDAN tomar parte, que existan las ocasiones, los cauces, las estructuras, etc., que hagan posible la participacin efectiva. Nos estamos refiriendo a la ORGANIZACIN PARTICIPATIVA como la tercera de las condiciones necesarias para que pueda producirse la participacin en el interior de las asociaciones. y estamos relacionando, adems (y no por casualidad), la organizacin con el PODER. Poder, entendido como capacidad, poder hacer, puesto que la organizacin posibilita la accin asociativa. De nuevo en esta ocasin habremos de tener en cuenta tres ejes organizativos fundamentales: La organizacin participativa de la tarea: Se trata de que las personas que quieran tomar parte en el proyecto asociativo y sepan como hacerlo cuenten con espacios y mecanismos para poder intervenir en la organizacin y ejecucin de las tareas derivadas de sus objetivos y fines.
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La organizacin participativa de la comunicacin y la cohesin grupal: A fin de que las personas que quieran y sepan cmo tomar parte en el proyecto asociativo, cuenten con espacios y mecanismos que posibiliten el conocimiento mutuo y la comunicacin, entre los/as miembros. La organizacin participativa del mantenimiento asociativo: todas las asociaciones han de organizar su funcionamiento cotidiano, conseguir y administrar sus recursos, establecer su identidad, mantener relaciones con su entorno, con los poderes pblicos y con otras asociaciones, etc. En la prctica asociativa, en el funcionamiento diario de las asociaciones, las tres condiciones que acabamos de identificar (querer, saber, poder) no se producen por separado, aisladamente. Por el contrario, aparecen profundamente interrelacionadas, reforzndose o debilitndose las unas a las otras. 5.4.- Qu significa gestion participativa de las asociaciones? A la vista de todo lo dicho hasta aqu, podemos intentar explicar qu entendemos por Gestin Participativa de las Asociaciones. Nos referimos a incorporar la participacin del conjunto de miembros a todas las tareas que implica la actuacin y el funcionamiento de la asociacin, de manera que: La identificacin de los recursos que la asociacin precisa se realice de forma colectiva y, por lo tanto, los/as miembros intervengan en la elaboracin de los objetivos asociativos. La deteccin de las "fuentes" posibles de recursos se realice de forma colectiva y los/as miembros de la asociacin definan las formas y medios para conseguirlos e intervengan en su obtencin. Los/as miembros tomen parte, de forma colectiva, en la administracin de los recursos, o sea, que intervengan en la planificacin de las tareas, en la asignacin de los medios precisos, en la coordinacin de los esfuerzos y en la evaluacin del uso y aprovechamiento de dichos recursos. La apuesta por la gestin participativa es, como ya hemos dicho, una clara opcin por la coherencia del proyecto asociativa y por su eficacia. 5.5.- En qu, cmo, cundo, cunto, dnde... Puede producirse la participacin asociativa? La participacin asociativa se produce en una realidad compleja. Las asociaciones son sistemas complejos en los que existen e interactan mltiples elementos de muy diverso tipo. En consecuencia, la cuestin de la participacin tambin es compleja y tiene muchas facetas y dimensiones a considerar.
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Adems, la participacin asociativa no es un asunto de todo o nada: o todos/as los/as miembros toman parte siempre en todas las tareas asociativas o la participacin no existe? Veamos, en un somero repaso, cuales son algunas de las facetas y dimensiones de la participacin asociativa. Los mbitos de la participacin asociativa (dnde) Ya hemos sealado reiteradamente que la participacin puede producirse en tres mbitos fundamentales de la vida asociativa: En las tareas dirigidas al cumplimiento de los objetivos de la asociacin. En los procesos de comunicacin y cohesin interna entre los/as miembros. En el mantenimiento de la estructura asociativa y su funcionamiento interno. Los niveles de la participacin asociativa (en qu) En cada uno y en el conjunto de los mbitos mencionados pueden darse niveles distintos de participacin: Participacin en los medios: Los/as miembros de la asociacin pueden participar aportando recursos y medios, econmicos, tcnicos y humanos, necesarios para la consecucin de sus objetivos, el fortalecimiento de la comunicacin y cohesin o el funcionamiento organizativo. Participacin en el proceso: Los/as miembros pueden tambin intervenir en el proceso mismo de organizacin: analizando la realidad y definiendo los objetivos de la asociacin, identificando o elaborando los procedimientos (programas, mtodos de intervencin o de trabajo, etc.) necesarios para llevar a cabo las tareas, ejecutando las mismas tareas, realizando las actividades previstas, evaluando los procesos y sus resultados. Participacin en los resultados: Tambin pueden tomar parte en los resultados, beneficindose de los servicios o de los productos de la actividad, mejorando sus niveles de informacin y comunicacin interpersonal, aprovechando ventajas, obteniendo prestigio, etc. Las formas de la participacin asociativa (de qu forma) Por otro lado, hemos de considerar tambin un conjunto de aspectos que determinan las formas de tomar parte en la dinmica asociativa, entre ellos, los ms importantes: Respecto al grado de implicacin (cunto): Se supone que, siempre, los/as miembros debern intervenir en la ejecucin de las tareas. Pero, atendiendo a la forma en que se producen las decisiones sobre las tareas a realizar, los/as miembros de la asociacin pueden participar: Siendo informados de las decisiones tomadas por los/as dirigentes y, no siempre, pudiendo demandar nuevas informaciones aclaratorias necesarias para poder Ilevarlas a cabo. La INFORMACIN es el grado mnimo de implicacin posible. Por debajo de l es imposible que se produzca la participacin y en todo caso, supone un
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grado muy bajo, quedando reservados los ms altos para unos/as pocos/as personas. Los/as miembros pueden ser consultados antes de que sea tomada una decisin por parte de los/as dirigentes. La CONSULTA es un grado mayor de participacin. Los/as miembros tienen la oportunidad de aportar sus propias opiniones o ideas, aunque la decisin ltima est reservada a unas pocas personas. Por ltimo, las decisiones pueden ser tomadas de forma colectiva por todos/as los/as miembros, aportando sus opiniones e interviniendo en las esoluciones adoptadas. La CODECISIN es el grado de participacin asociativa ms alto. Respecto a la continuidad de la participacin de lo/as miembros (cundo): sta puede producirse de forma excepcional (por ejemplo: con motivo de algn acontecimiento o circunstancia asociativa), o de forma peridica en ocasiones sealadas (por ejemplo: asambleas ordinarias o extraordinarias, congresos cada dos o tres, aos, etc.), o de forma permanente y habitual. Respecto a los actores-actrices de la participacin (quines): En la asociacin, en algunos o en todos los mbitos y niveles que hemos sealado en puntos anteriores, pueden intervenir: Las personas contratadas como gestores/as (cuando estas existen). Unos/as pocos/as dirigentes. Los/as miembros activos/as. El conjunto de los/as miembros. En cuanto a los modos de la participacin (cmo): Por un lado, se puede tratar de una participacin directa (cuando los/as miembros de la asociacin pueden intervenir sin mediacin alguna) o tambin puede tratarse de una participacin indirecta (cuando los/as miembros participan mediante delegados/as o representantes elegidos). Los objetivos de la participacin En definitiva, siendo muy importante que construyamos una organizacin verdaderamente participativa de nada servira si no somos capaces, al mismo tiempo, de construir una organizacin realmente eficaz. Aunque, tal y como apuntbamos al comienzo, en nuestra opinin, la eficacia y la participacin aparecen estrechamente interrelacionadas en el caso de los proyectos asociativos. Modelos de organizacin asociativa Todas las asociaciones, independientemente de cual sea su grado de "formalizacin", cuentan con algn tipo de organizacin, a veces regida por normas establecidas expresamente (estatutos, reglamentos, etc.) y, en otras ocasiones, por normas no escritas pero aceptadas implcitamente por quienes constituyen el grupo, colectivo o asociacin informal. VI.- LA COMUNICACIN EN LA ASOCIACIN
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6.1.- La comunicacin La comunicacin es fundamental en todas las facetas de nuestra vida. Mediante la comunicacin conocemos y aprendemos muchas cosas, expresamos nuestras opiniones y sentimientos, nos relacionamos con las otras personas, etc. En el caso de una asociacin, cuando hablamos de comunicacin nos referimos a las formas y procesos de intercambio de informacin que existen entre: Los/las miembros de la asociacin La asociacin y su entorno social Ambas formas de comunicacin son muy importantes: La primera porque una buena comunicacin refuerza entre los/las miembros el sentimiento de que pertenecen a la asociacin y es una condicin necesaria para la participacin. La segunda porque la comunicacin con el medio social es, en la mayora de los casos, una parte fundamental de la actividad de la asociacin y asegura que no se pierda el contacto con la realidad y que los objetivos y el trabajo de la asociacin estn estrechamente relacionados con los problemas y necesidades existentes en dicha realidad. Una de las reglas de oro de la comunicacin es que "no se puede no comunicar". Esto quiere decir que continuamente, incluso cuando no lo queremos de una forma intencionada, estamos transmitiendo a los/las dems impresiones o informaciones diversas acerca de lo que pensamos, de nuestra forma de entender la realidad... Para ello utilizamos los gestos y las posturas del cuerpo, el tono de la voz, las formas del lenguaje, tambin los vestidos, los adornos que utilizamos etc. De la misma manera, en una asociacin la comunicacin "est en todo". Existe la Comunicacin Formal: aquella que circula por los cauces establecidos ello (tablones de anuncios, boletines, hojas informativas, etc.). Pero existe tambin la Comunicacin No Formal que circula a travs de cauces no regulados, p. e. la "imagen" que damos al exterior, el carcter que le damos a nuestras actividades, la postura que mantenemos ante determinados temas, ..." 6.2.- Identidad corporativa Entendemos pues, por IDENTIDAD CORPORATIVA, la imagen que una entidad muestra en el entorno social en el que se mueve a travs de la publicidad, la participacin en actos pblicos, la difusin de sus publicaciones,... Desde el punto de vista del marketing, la imagen de marca de una entidad, su identidad corporativa es uno ms de los diferentes recursos a disposicin
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de la entidad, de la que puede obtener buenos resultados, siempre y cuando desarrolle de forma ptima todos los elementos que entraan y pueden significar la imagen corporativa. As pues, se debe realizar un PROGRAMA DE IDENTIDAD CORPORATIVA que nos servir para: Definir la Asociacin Analizar lo que hace y cmo lo hace. Proyectar lo que se quiere hacer. Planificar lo que se pretende ser. Para llevar a cabo un PROGRAMA DE IDENTIDAD CORPORATIVA podemos seguir las siguientes fases: ANLISIS En esta primera fase se debe: Cuantificar los recursos con los que cuenta la Asociacin Identificar los objetivos de la Asociacin. Es muy importante saber lo que queremos conseguir. Estos objetivos pueden plantearse a corto, medio y largo plazo Delimitar el mbito de actuacin sobre el que se va a trabajar (nios, adultos, determinados grupos sociales...) Analizar la realidad sobre la que se pretende actuar. DISEO En esta fase plantearemos: Definir la imagen que queremos para la Asociacin Disear el logotipo de la Asociacin (Grafismo que acompaa al nombre y lo simboliza). Adaptar ellogotipo a todos los elementos posibles: folios timbrados, sobres timbrados, subcarpetas, carteles,... Cuo: con el nombre, logotipo, nmero de registro,... IMAGEN DE MARCA Permite diferenciar las acciones de la Asociacin de las del resto de asociaciones o entidades que trabajan en el mismo entono social. Es la "filosofa del grupo", la forma de hacerlo particular, diferente. Se puede conseguir a travs de: Calidad continuada en las actividades Accin regular, con continuidad, a lo largo del tiempo, conservando continuidad en la forma y tambin en el fondo. Completar con acciones de choque puntuales. PUBLICIDAD La publicidad es el medio que utilizar la Asociacin para "vender lo que vende", "rechazar lo que rechaza.", ofrecer sus productos... Toda la publicidad que emita la Asociacin deber contener o transmitir la filosofa
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de la propia Asociacin, no es neutra o imparcial y tanto el mensaje como el lenguaje que utilicemos para transmitir (formato, colores, lengua,...), contiene una carga ideolgica. Ha de existir una coherencia entre lo que decimos y cmo lo decimos. Debe definirse claramente: Lo que queremos decir (actividad,...) A quien queremos decrselo (destinatarios) Dnde lo hemos de decir (medios que utilizaremos para transmitir los mensajes) Cmo lo vamos a decir (transmitir aquello que queremos, y paralelamente, adaptar los medios y soportes publicitarios que tenemos).
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Se tendrn en cuenta los siguientes medios: Cartel: Imagen para colocar en la calle, centros de informacin y comercios. Se debe crear un mensaje muy breve, detallando nombre de la actividad, fecha y precio o gratuidad, en su caso. Trpticos, dpticos, etc.: Son relativamente econmicos. Se puede seleccionar con ms facilidad la audiencia. Requieren una mayor atencin por parte del pblico y el formato que le sirve de soporte permite detallar ms la informacin que el cartel. Carta personalizada: Es un medio ms caro, pero tiene el aliciente de ser recibida a ttulo personal. Se puede seleccionar la audiencia. La informacin a transmitir puede ser todo lo completa que se desee. Dossier de presentacin: Es muy til, bsico para las Asociaciones. No nos permite publicitar la Asociacin a nivel general, slo se presenta como un medio ptimo de cara a presentar nuestra Asociacin a aquellas entidades privadas o pblicas en el momento de solicitar la firma de un convenio o la tramitacin de ayudas para la realizacin de nuestros proyectos. Es importante cuidar la presentacin del mismo: el tipo de encuadernacin, la edicin, la inclusin de fotografas, recortes de prensa en las que se mencione las actividades realizadas por nuestra Asociacin, publicidad de la Asociacin, breve memoria de las actividades que ha realizado hasta la fecha... De alguna forma el dossier de la Asociacin es su curriculum vitae. Prensa: Si la informacin referente a las actividades que se estn realizando es de inters local o comarcal, algn diario estar dispuesto a publicarlo. La aparicin regular en la prensa ser nuestra mejor tarjeta de presentacin. Radio y Televisin: La audiencia es mxima, aunque no siempre estn al alcance de las posibilidades de la Asociacin. Internet: creacin de una pgina web con todos los aspectos de la asociacin. Cada vez tiene ms adeptos. VII.- LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR POR LA ASOCIACIN PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS FINES Y OBJETIVOS 7.1.- Proyectar, el prembulo del proyecto Los proyectos que se plantea realizar una Asociacin aparecen como el medio a travs del cul esta alcanza los objetivos que se plantea en sus fines estatuarios, aquellos que le dan razn de ser. Planificacin-objetivizacin. Operativizacin. Evaluacin. 7.2.- Gua para la elaboracin de proyectos de intervencin social DENOMINACIN -Ttulo del proyecto. -Definicin del entorno de actuacin: localidad y colectivos). -Institucin u organismo responsable; patrocinadores.
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INTRODUCCIN -Descripcin del proyecto en lneas generales. -Fundamentacin terica: Anlisis sistmico de la situacin. ANLISIS DE LA REALIDAD -Tcnicas de recogida de informacin. -Anlisis del entorno: geogrfico, medioambiental, demogrfico, socioeconmico,... -Anlisis por colectivos. -DIAGNSTICO de la situacin. OBJETIVOS -Definicin de las finalidades generales y especficas. ORGANIZACIN -Actividades. -Espacios. -Calendario. -Metodologa. -Recursos: -Humanos. -Materiales. -Financieros. -Coordinacin. -Evaluacin de las actividades. PRESUPUESTO -Previsin de ingresos y gastos. -Definicin del presupuesto por partidas. EVALUACIN -Criterios. -Registros. -Momentos. 7.3.- Posibles actividades en una asociacin Generales Actividades dirigidas a alcanzar los objetivos propios de la asociacin: ~ A nivel interno seran las actividades de planificacin, realizacin y evaluacin de las actuaciones y programas, las de captacin de los recursos necesarios, etc. ~ A nivel externo, son las actividades que la asociacin realiza "para fuera", las que habitualmente se identifican como actividades asociativas, ya que su contenido est estrechamente relacionado con el carcter de la asociacin, su mbito de actuacin, etc. Actividades dirigidas al funcionamiento de la asociacin: ~ Son aquellas actividades, por lo general de carcter interno, dirigidas a mantener el funcionamiento organizativo de la asociacin, la relacin entre los/las miembros, etc. ~ Pertenecen a este tipo las actividades de gestin administrativa y organizativa, las de relacin, informacin y comunicacin de los miembros, etc.
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Actividades dirigidas a la relacin de la asociacin con su medio social: ~ Su objetivo es adecuar la prctica de la asociacin a su realidad; actividades que sirven para establecer y mantener los contactos y vnculos necesarios entre la asociacin y la comunidad, otras asociaciones y colectivos, etc. ~ Algunos ejemplos de estas actividades son las de intercambio y coordinacin interasociativa, las de relaciones con las instituciones pblicas del entorno, las de captacin e incorporacin de nuevos miembros, las de informacin hacia la comunidad, etc. En la practica cotidiana existe una relacion muy estrecha entre estos tres tipos de actividades, de forma que una actividad dirigida a la captacion de nuevos miembros puede al mismo tiempo servir para favorecer el funcionamiento interno de la asociacion.
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Especficas Actividades de investigacin: Consisten en la bsqueda y anlisis de datos sobre una situacin problemtica determinada para analizar sus perfiles, sus causas y efectos, y facilitar la intervencin posterior, de los propios miembros de la asociacin o de otros agentes, en la bsqueda de soluciones o alternativas. Actividades de Seguimiento y Control: Consisten en la atencin permanente y sistemtica, mediante la recogida de informaciones, la elaboracin de preguntas, solicitud de informes y documentacin, etc. I participando en comisiones, consejos, etc., para realizar evaluacin de proyectos, de procesos y de resultados. Actividades de informacin, divulgacin y/o sensibilizacin: Consisten en la captacin, elaboracin y difusin de informacin, utilizando para ello los ms diversos soportes tcnicos (escritos, grficos, audiovisuales, etc.), para facilitar el conocimiento y comprensin de una determinada problemtica o situacin entre determinados/as destinatarios/as, con el fin de incorporarlos a la consecucin de un objetivo. Actividades de Reivindicacin y Denuncia: Consisten en la presentacin de reclamaciones, mediante la elaboracin de informes, noticias para los medios de comunicacin, actos pblicos, manifestaciones o por va jurdica, sobre temas o cuestiones de inters general o sectorial. Actividades de Intervencin: Consisten en la realizacin, por parte de los/as miembros o de colaboradores/as de la asociacin, de actuaciones concretas en la realidad dirigidas a la resolucin de un problema o la satisfaccin de un inters o necesidad. ~ Intervencin Sociocultural. Fortalecimiento, identidad cultural, redes de relacin social, etc. ~ Intervencin Socioeducativa. Mejora niveles educativos (especialmente grados acadmicos). ~ Intervencin Socioeconmica. Desarrollo de recursos y potencialidades econmicas. Actividades de Formacin: Consisten en la realizacin de actividades formativas, por los ms diversos medios (cursos, charlas, coloquios, materiales informativos ...) de personas y colectivos para que desarrollen sus conocimientos y capacidades de forma que puedan dar respuesta a sus necesidades e intereses. VIII.- LOS RECURSOS DE LA ASOCIACIN 8.1.- Tipos de recursos en una asociacin Econmicos: Son la suma de las cantidades monetarias de la entidad, independientemente de las vas de financiacin, es decir, de la procedencia de los ingresos. Humanos: Entre los recursos humanos se encuentran los propios miembros de la asociacin que, como ya hemos visto, son su principal recurso. No slo por su capacidad de trabajo y dedicacin a la asociacin, sino por las posibilidades que a nivel individual, cada miembro puede aportar.
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Junto con los miembros, es frecuente que existan colaboradores/as, personas que prestan a la asociacin su influencia, su apoyo o sus servicios bien para que la asociacin mantenga un buen funcionamiento organizativo, para que desarrolle sus actividades e incluso, para que pueda conseguir otros medios o recursos. Materiales: Se entiende por recursos materiales los instrumentos tcnicos y equipamientos que una asociacin necesita para llevar a cabo su actividad. Este tipo de recursos abarca desde el local y el telfono hasta materiales ms sofisticados como ordenadores, fax, etc. La lista de recursos materiales puede ser muy extensa. Metodolgicos: Los recursos metodolgicos son aquellos que nos ayudan a saber cmo organizar el conjunto de los recursos. Dentro de los recursos metodolgicos estaran las formas y tcnicas de planificacin, gestin, organizacin, evaluacin, etc., que necesitamos conocer y manejar para que los recursos puedan producir el mayor rendimiento en la consecucin de los fines y objetivos que nos hemos propuesto. 8.2.- Las fuentes de recursos en una asociacin Para una asociacin, las fuentes ms importantes de recursos son de cuatro tipos: Contribuciones de personas y/o entidades ajenas a la asociacin: Puede tratarse de donaciones econmicas o de materiales, de patrocinio de actividades determinadas, de cesin gratuita de locales o recursos materiales, de prestacin de trabajo voluntario, etc. Los propios medios de la asociacin: Por ejemplo cuotas de socios,.actividades cuyo fin es recaudar fondos (rifas, venta de lotera, fiestas...), trabajo voluntario de los miembros de la asociacin... Subvenciones, convenios...: Que se realizan habitualmente con administraciones pblicas, ya sean ayuntamientos, comunidades autnomas, etc., y que con frecuencia se destinan a un fin concreto: conseguir equipamientos, realizar actividades y programas ya sean propios de la asociacin o en colaboracin con estas entidades. Recursos "Comunitarios": Con frecuencia, desconocemos y desaprovechamos estos recursos (locales, equipamientos, medios tcnicos, medios humanos, etc.) que sin embargo pueden llegar a constituir la fuente principal -y ms econmica- de recursos para una asociacin. 8.3.- Diez pistas para obtener y/o aumentar los recursos Las cuotas de los miembros Estas cuotas no deben ser simblicas. Deben ser concretas y consideradas como un reflejo del inters y la dedicacin de los/as miembros a los objetivos y tareas de la asociacin. Las cuotas son una fuente importante de recursos. Ciertos miembros que no son especialmente activos pueden, sin embargo, aportar recursos y contribuir a conseguir otros nuevos. Elaborar un "mapa" de recursos internos
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Identifiquemos las capacidades y la disponibilidad de los propios miembros: 1. Qu conocimientos tenemos cada uno/a? 2. Qu sabemos hacer? 3. De qu medios o recursos particulares (vdeos, cassettes, ordenadores, descuentos con ciertos/as proveedores/as, medios de transporte,...) disponemos que, en un momento determinado, pudieran ser tiles para las tareas de la asociacin. 4. A quines conocemos que puedan ser un recurso til o proporcionar nuevos recursos a la asociacin? Elaborar un "mapa" de recursos externos Identifiquemos todos los recursos posibles existentes en nuestro medio social: 1. Qu recursos, de todo tipo, existen en la comunidad: tcnicos y profesionales, servicios sociales, comunidad 2. Qu recursos pueden obtenerse de entidades privadas? Qu recursos pueden obtenerse de las instituciones pblicas? Planificar actividades cuyo objetivo especfico sea obtener nuevos recursos La captacin de especialistas voluntarios u otros recursos humanos, la obtencin de fondos mediante colectas o distintos tipos de sorteos, el envo a la asociacin de publicaciones gratuitas e informaciones que puedan ser de utilidad, etc.
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Hagamos un plan para recuperar y aprovechar al mximo los recursos que tenemos Esto parece fcil si pensamos en recursos materiales, por ejemplo aprovechar al mximo el papel. Pero es ms complejo si pensamos en recursos econmicos, tcnicos, humanos o metodolgicos, Poner a funcionar la imaginacin: 1. Cmo distribuir el presupuesto de forma que revierta en personas, profesionales, empresas o colectivos que puedan prestar, a cambio de servicios remunerados, otros servicios voluntarios? 2. Cmo aprovechar al mximo ciertos recursos informativos, propios y ajenos a la asociacin, para que lleguen a todos/as los/as miembros de la asociacin y a otras personas? 3. Cmo aprovechar al mximo los medios informativos que existan en nuestra comunidad? 4. Cmo aprovechar al mximo un equipamiento, un local, un ordenador,...? . 5. Cmo repartir los espacios y los tiempos? 6. Cmo concretar y repartir las tareas de forma que se aprovechen plenamente las capacidades y el tiempo de trabajo voluntario de los miembros? 7. Cmo rentabilizar la participacin de un miembro de la asociacin en una actividad o proceso formativo, para que se beneficie el mayor nmero posible de miembros? Poner en marcha una "bolsa de recursos" Cuando necesitemos determinados recursos (una informacin, asesoramiento tcnico, ciertos recursos metodolgicos, un equipamiento, una herramienta tcnica, etc.), difundamos la demanda a travs de todos los medios a nuestro alcance (medios de comunicacin, avisos en locales pblicos, octavillas, etc.). Cuando identifiquemos un determinado recurso, del carcter que sea, que necesitemos o podamos necesitar en el futuro, "fichmoslo". Algn da podra sernos til. Intercambiar "recursos" Establezcamos convenios de colaboracin con otras entidades, colectivos, asociaciones, etc., que a cambio de ciertos servicios de nuestra asociacin (difusin de informacin, colaboracin en alguna actividad, asesoramiento en temas que dominemos, etc.), nos cedan gratuitamente sus locales, o recursos tcnicos para el desarrollo de algunas de nuestras actividades. Compartir "recursos" Con asociaciones "amigas" de nuestro entorno y/o que tengan objetivos similares a los nuestros, establezcamos acuerdos para compartir equipamientos y otros recursos: locales y sedes sociales, personal administrativo, ordenadores y otras herramientas tcnicas, etc. Esto abaratar los costes econmicos y rentabilizar mucho ms los recursos existentes. Buscar pequeos patrocinadores
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Creemos una "categora" de "amigos" o "protectores" de nuestra asociacin entre los pequeos comerciantes de nuestro entorno, Algunos de ellos estarn dispuestos a contribuir regularmente con recursos "en especie": descuentos interesantes, cuotas econmicas, espacios para la difusin de informaciones, etc., a cambio de un poco de publicidad en los medios de informacin y comunicacin de nuestra asociacin. Agruparse para conseguir financiacin internacional Ciertas fuentes de subvenciones, como por ejemplo las procedentes de organismos internacionales (CEE, UNESCO, Consejo de Europa, etc.) pueden parecer muy lejanas, inaccesibles. Es mucho ms fcil llegar a ellas si se unen los esfuerzos de varias asociaciones y/o se solicita el apoyo de las instituciones pblicas ms prximas (Ayuntamientos, Diputaciones, Comunicaciones Autnomas...).
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IX. LAS VAS DE FINANCIACIN DE LAS ACTIVIDADES DE LA ASOCIACIN 9.1.- Financiacin pblica La filosofa que se esconde detrs de este sistema entiende las relaciones que se establecen entre el sector pblico (instituciones pblicas) y el sector privado (empresas privadas y entidades sin animo lucrativo) como interdependientes. El sector pblico debe apoyar y tutelar, dirigir, y en algunos casos controlar el funcionamiento y las metas que se fija el sector privado. Estas actividades de control, apoyo y/o tutelaje se realiza a veces a travs de disposiciones legales, inspecciones, normativas... y otras a travs de las ayudas econmicas y las subvenciones que algunas de estas entidades pblicas convocan dirigidas a potenciar determinado desarrollo asociativo. No obstante son tres las posibles vas de financiacin de proyectos asociativos a travs de la Administracin Pblica: Subvenciones y ayudas de la administracin pblica: En la Comunidad Valenciana tanto a nivel local, provincial o autonmico las asociaciones que aspiren a obtener ayudas y o subvenciones han de tener en cuenta lo siguiente: Los diferentes niveles administrativos en los que se articula el Estado (a nivel local el Ayuntamiento correspondiente, a nivel provincial las Diputaciones y a nivel autonmico la Generalitat), poseen, al menos en el mbito de las asociaciones Juveniles y culturales un censo asociativo particular, distinto del Registro General de Asociaciones de los SS. TT. de la Administracin Publica (Direccin General de Justicia e Interior), en el que es necesario estar inscrito a la hora de poder solicitar las ayudas que las mismas conceden. En las convocatorias de subvenciones que estas entidades emiten, normalmente especifican como requisito a la hora de poder optar a la subvencin estar inscritos en los mismos. Las bases de convocatoria de subvenciones y ayudas de estos organismos especifican que la ayuda concedida nunca podr exceder del 50% del coste total de la actividad de la asociacin que se subvenciona (excepcionalmente algunas convocatorias especficas cubren un porcentaje mayor del costo de la actividad). El otro 50% del coste restante del proyecto debe ser cubierto a travs de los recursos de la Asociacin o de provenientes del sector privado (empresas, donaciones de particulares,...). La Administracin Pblica por regla general, slo aportar hasta el 50% del coste de la actividad, y ello con independencia de que hayamos solicitado ayuda a las diferentes instituciones pblicas que comprenden el sector pblico. A la hora de poder financiar la mayor parte de los proyectos que desarrolla nuestra Asociacin y que en alguna medida dependen de estas convocatorias de subvenciones y ayudas dependientes de la Administracin Pblica y dado que la Administracin slo cubrir como mucho hasta el 50% del gasto de cada proyecto, es interesante
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que la Asociacin planifique a que convocatorias se van a presentar los diferentes proyectos (dependiendo de su cuanta) y en que casos puede ser ms interesante que el mismo proyecto sea presentando a las diferentes convocatorias La convocatoria de subvenciones y ayudas se publica en los diferentes documentos que editan estos organismos los Boletines de Informacin Municipal, en los Boletines Oficiales de la Provincia, en el Diario Oficial de la Generalitat Valenciana y a veces a travs de notas de prensa. La convocatoria de subvenciones y ayudas no suele producirse de un ao para otro en la misma fecha, no obstante, las mismas suelen producirse en el primer semestre del ao, especialmente entre los meses de marzo y abril.
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Los convenios o conciertos entre la asociacin y la administracin pblica: Los convenios suponen un contrato entre la asociacin y una institucin (o varias) pblica en la que se acuerdan los plazos, costes, contraprestaciones econmicas y responsabilidades de ambas partes a la hora de realizar conjuntamente una actividad en virtud de la capacidad jurdica de ambas partes. 9.2.- Financiacin privada De la misma forma que arriba tratamos las posibilidades de financiacin pblica de las actividades de nuestra asociacin nos planteamos ahora la financiacin privada de las actividades de la misma. Fundamentalmente las formas en que el sector privado participa en la financiacin de las actividades de las entidades sin nimo de lucro son: El patrocinio: Supone que una o varias empresas, firmas comerciales, etc.,... cubran parte o todos los gastos que suponen el desarrollo de una actividad de la asociacin. La contraprestacin al patrocinio ser normalmente la difusin publicitaria de las empresas que patrocinan en todos los soportes grficos diseados para la actividad (publicidad, memoria.. . Los gastos publicitarios: Los gastos en publicidad suponen en pequea escala un patrocinio. La asociacin se compromete a hacer publicidad de la empresa y a distribuirla a travs de los soportes grficos del proyecto a cambio de que la empresa cubra algunos de los gastos implcitos en el desarrollo del mismo. El mecenazgo: Las actividades de mecenazgo desarrolladas por el sector privado son parecidas a la de esponsorizacin, o patrocinio, aunque en principio los motivos que sustentan el desarrollo de los dos son distintos, para el sector privado (empresa privada) patrocinar significa promocionar la empresa a travs de una forma de publicidad distinta a la habitual, el gasto publicitario de la empresa se transforma en el coste de la actividad, y la actividad que se realiza se convierte en publicidad para la empresa. El mecenazgo implica un posicionamiento por parte de la empresa "ms altruista", aunque posiblemente el fin perseguido entra dentro de los objetivos publicitarios de la empresa, estos se dirigen a mejorar la imagen que determinada empresa puede tener en su entorno social, y se cumplimenta con las demandas que en las sociedades democrticas avanzadas la sociedad (o conjunto de la poblacin) est solicitando de las empresas privadas; Es decir, adems de conseguir y buscar beneficios econmicos particulares a travs de la dinmica del mercado, que realicen actividades que beneficien al conjunto de la sociedad, como contraprestacin a las posibles externalidades (efectos negativos que repercuten al conjunto de la sociedad, por ejemplo la contaminacin) derivadas de las acciones emanadas de determinados sectores productivos del mundo empresarial.
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A travs de las actividades de mecenazgo las empresas privadas adems de mejorar su imagen social, obtienen en algunos casos importantes desgravaciones fiscales, lo que para ellas es un importante elemento motivador de mecenazgo. No obstante, en Espaa el papel del mecenas empresarial en la financiacin de las actividades de las entidades sin animo de lucro es todava nfimo en comparacin con lo que ocurre en el resto del mundo occidental, en parte gracias a la legislacin y al carcter residual que a veces se le asigna a la funcin de las entidades sin animo lucrativo, lo que indudablemente es negativo para el mundo de las asociaciones. La firma de convenios o conciertos entre la asociacin y las empresas privadas: Suponen el mismo planteamiento que en el caso de los convenios entre la asociacin y alguna institucin pblica.
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9.3.- La ley de fundaciones e incentivos fiscales a la participacin privada en actividades de inters general Esta Ley aprobada el 23 de junio de 1994 por el Congreso de los Diputados afecta de manera importante a las entidades sin nimo de lucro, aunque no a todas de la misma forma. La Ley consta de tres partes: 1. Una parte que legisla a nivel del Estado Espaol las fundaciones: su legalizacin y su funcionamiento. 2. La segunda parte fija el rgimen de los donativos que se pueden hacer a las entidades sin animo de lucro. Pueden hacer estos donativos las personas fsicas que desgravaran el IRPF o las personas jurdicas (empresas) que desgravaran el Impuesto de Sociedades. 3. La tercera parte legisla las obligaciones fiscales que las entidades sin animo de lucro han de cumplir e introduce algunos cambios con respecto a la ley de Impuestos de Sociedades, la Ley que regula el Impuesto de Actividades Econmicas (IAE) y otras cuestiones, entre ellas la declaracin de utilidad pblica de las asociaciones. La Ley crea un rgimen general y un rgimen especial. Slo podrn beneficiarse de las exenciones y bonificaciones en los donativos que se reciban, las entidades sin animo de lucro que se encuentren dentro del rgimen especial, pero solo podrn estar dentro de l las fundaciones y las asociaciones sin animo de lucro declaradas de utilidad pblica. Las entidades sin animo de lucro que no queden comprendidas en el rgimen especial, lo estn en el rgimen general, en donde no se benefician de ninguna de las ventajas fiscales que la ley supone, estando sometidas, eso s, a las obligaciones fiscales que la misma dicta. El rgimen especial sin llegar a ser espectacular da ciertas ventajas a aquellas entidades, que se encuentren dentro de l: una excepcin total en los impuestos locales (IAE, IBI...) Y la persona que dona desgrava un 20% en su declaracin del IRPF. Las entidades sin animo de lucro que se encuentren dentro del rgimen general mantienen sus obligaciones con respecto al Impuesto de Sociedades (que es a las personas jurdicas lo mismo que el lRPF a las personas fsicas) con respecto al IVA y con respecto al lAE que sustituye a la antigua Licencia Fiscal. 9.4.- Obtencin de subvenciones, realizacin del proyecto y su liquidacin Nos planteamos ahora el conjunto de actividades que se habrn de llevar a cabo una vez se hayan conseguido los medios necesarios para la financiacin del proyecto. La modificacin del proyecto en curso Antes nos plantearemos la posibilidad de que a travs de las ayudas concedidas por la Administracin, las empresas privadas y los recursos de la asociacin no se hubiera conseguido el montante total de dinero necesario para llevar a cabo las actividades que se recogen en el proyecto. Si sucediera esto, nos replantearemos la concepcin del proyecto; habr que reducir gastos, y cuadrar el proyecto con las posibilidades econmicas
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que se nos han ofrecido. Esta situacin ya la habremos anticipado si hemos realizado una buena planificacin-operativizacin del proyecto. Teniendo clara cul es la situacin en la que se encuentran las actividades proyectadas, las modificaciones que hagamos de las mismas las comunicaremos a aquellas entidades que nos han ofrecido subvencionar el proyecto, actuaremos de la misma forma que cuando se desarroll el proyecto (documento en el que se recogen las actividades previstas) especificando: ~ Los motivos que nos obligan a replantearnos la realizacin de las actividades comprendidas en el proyecto (en este caso el no haber conseguido la suma total de dinero necesario para realizarlo tal y como en principio se haba planteado). ~ Las modificaciones que se establecen en las actividades comprendidas en el proyecto. ~ Las modificaciones que se han producido en el presupuesto del proyecto. La modificacin del proyecto, el que se comunique a las entidades que nos estn ayudando en su financiacin", no slo se plantear en los casos de falta de recursos para realizarlo tal y como se haba sealado en un principio. Deberemos comunicar siempre (y esto se encuentra normalmente en las bases de las convocatorias de subvenciones) las modificaciones que en la ejecucin del proyecto (debido a problemas, fallos de planificacin...) debamos llevar a cabo. La memoria del proyecto Cuando tratamos el tema de los cometidos de la Junta Directiva de la Asociacin en el desarrollo de la Asamblea General Ordinaria de los miembros de la Asociacin a realizar durante el primer trimestre del ao en curso, planteamos que esta deba presentar para su aprobacin por la Asamblea de los asociados el balance econmico y la memoria de actividades del ejercicio anterior, y el presupuesto y la propuesta de actividades para el ao en curso. Aqu, presentamos en lneas Generales cmo debe realizarse la memoria de una actividad particular realizada por la Asociacin en cumplimiento de sus fines estatutarios. Si el proyecto era el documento que recoga cmo se pensaba realizar determinada actividad, la memoria es el documento que presenta cmo se ha realizado la actividad recogida en el proyecto. Hacer una memoria significa pues, resumir la actividad desarrollada por la Asociacin (el proyecto). Es recuperar toda la informacin que ha generado esa actividad (a nivel de su realizacin, de los problemas que han surgido, de la organizacin y estructura de la asociacin,...) con la finalidad de poder evaluar los resultados de la misma. La realizacin de la MEMORIA de un proyecto podra seguir de forma esquemtica los siguientes pasos: Introduccin: aqu presentaremos la memoria (en que consiste). Escuetamente nos referiremos al proyecto, tal y como se haba concebido y
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se comentarn de la misma forma los objetivos que se trataba de cubrir. A continuacin se enumerarn los aspectos que recogen la memoria y se adelantar sucintamente los resultados finales obtenidos despus de haber realizado el proyecto. Despus de la introduccin presentaremos cmo se planific la realizacin del proyecto: Explicacin de los objetivos que se pretendan cubrir con el desarrollo del proyecto. Explicacin del conjunto de personas a las que se diriga la realizacin del proyecto, comentando sus caractersticas sociales, su localizacin y la segmentacin de las mismas. Explicacin de los soportes fsicos, de la organizacin humana: el modo en qu~ se pens conectar los objetivos previstos en el proyecto y los usuarios del mismo. Presentaremos, en tercer lugar, cmo se realiz la ejecucin del proyecto: Explicacin de la forma en que se gestiono" a nivel de recursos humanos la realizacin del proyecto: las relaciones entre el personal contratado y el personal voluntario de la Asociacin. El calendario de reuniones realizadas.. . Explicacin de la forma en que se gestionaron los recursos econmicos del proyecto: cmo se ha realizado la contabilidad y cmo y en qu medida se ha cumplido el presupuesto planteado (tambin en el caso de haberse tenido que modificar el proyecto por la falta de recursos econmicos)... Explicacin de la forma en que se gestiono' la comunicacin en la realizacin del proyecto: la informacin y comunicacin entre los asociados, los usuarios, la Administracin, las entidades que subvencionan el proyecto, la prensa,... Explicacin de la forma en que se desarroll el programa de actividades que suponan la realizacin del proyecto: presentando cada actividad y relacionndola con los puntos anteriores. El balance econmico del proyecto: Adems de lo anterior incluiremos un informe sobre los gastos y los ingresos ocasionados en el desarrollo del proyecto. Debe concordar, solo en el caso de haber comunicado alguna modificacin en el proyecto que se present a las entidades financiadoras, con el presupuesto inicial incluido en la propuesta del proyecto. En el caso de que la Administracin haya cubierto una parte, a travs de una subvencin, de los costes que supone la realizacin del proyecto, deberemos presentarle justificado el doble de la cantidad de dinero que aportan para la realizacin del proyecto, a travs de facturas originales (y tal como se explica en el apartado de justificacin econmica) la cantidad total que aporta la Administracin (que supondr el 50% de la cantidad que justificaremos) y a travs de fotocopias de facturas el otro 50% restante. Y esto siempre, con independencia de la cantidad de dinero que aporten para la ejecucin del proyecto.
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En el caso de que sea una empresa privada quien financie, todo o parte del coste que supone la realizacin del proyecto presentaremos siempre facturas originales hasta cubrir el total del dinero aportado por la entidad para financiar el proyecto, a menos que la entidad financiadora indique otra cosa. Los anexos En principio presentaremos como documentos anexos a la memoria: El documento en el que se desarrollaba el proyecto y el presupuesto inicial del mismo. El material videogrfico que ha generado el proyecto: (y que como comentbamos en el apartado de Identidad Corporativa de la Asociacin, muestra la repercusin que el proyecto ha podido tener en su entorno social) recortes de prensa en la que se mencione la actividad, fotografas de la misma, reportajes de vdeo y publicaciones (en su caso), trpticos, dpticos y/o carteles que se hayan editado para promocionar el proyecto. La memoria de la actividad realizada habr de ser presentada a la/s entidad/es que han financiado parte o todo el coste que supone la realizacin del proyecto. En la memoria, junto en el apartado de balance econmico, adjuntaremos como ya se ha comentado arriba las facturas y/o las minutas que justifiquen econmicamente la realizacin del proyecto La evaluacin La evaluacin que realicemos de las actividades desarrolladas por la Asociacin nos permitir hacer un balance sobre el funcionamiento de la misma, y reflexionar en torno a los objetivos que nos hemos planteado a largo, medio y corto plazo. Una evaluacin crtica de nuestro funcionamiento nos permitir mejorarlo y ayudar en la evolucin de la Asociacin, en la medida que nos permita redefinir objetivos y/o la forma de alcanzarlos. Las conclusiones derivadas de la evaluacin que la Asociacin haga de su funcionamiento y de sus actividades nos permitir: Desarrollar propuestas de mejora para la realizacin de proyectos posteriores (estas conclusiones las utilizaremos internamente en la asociacin). Presentar en la memoria anual de actividades y en las particulares de las actividades desarrolladas por la Asociacin a las entidades pblicas que as lo soliciten (o bien porque han subvencionado algn proyecto de la Asociacin, o bien porque nos encontramos inscritos en sus censos y nos piden anualmente las memorias) un balance o conclusin valorativa de cmo se puede mejorar la forma en que se plantean los objetivos y los resultados de las actividades de la asociacin en relacin con su entorno social, en qu medida pueden mejorarlo.
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Para poder realizar este anlisis se deben tener en cuenta los siguientes aspectos que afectan tanto a la organizacin de la Asociacin, como a las actividades que se han desarrollado: La coherencia entre el objetivo inicial y lo que se ha realizado finalmente. El nmero de objetivos propuestos que se han alcanzado El modo en que se han usado los recursos de la Asociacin y la especificacin del tipo de recursos (cules son nuestros recursos?) Valoracin del resultado: lo que hay que mantener y potenciar lo que hay que corregir y valoracin del funcionamiento del equipo de trabajo, relacin costes- beneficios Elaboracin de conclusiones Las propuestas de mejora BIBLIOGRAFIA: CONSELL DE LA JOVENTUT DE LA COMUNITAT VALENCIANA. (2000). Gua Associacci. CJCV. Valencia. EQUIPO CLAVES (1994): Aprendiendo a Organizar Nuestra Asociacin. Ed. Popular. Madrid. EQUIPO CLAVES (1994): Gestin participativa de las Asociaciones. Ed. Popular. Madrid. EQUIPO DE LA AGENCIA MUNICIPAL DE SERVICIOS PARA LAS ASOCIACIONES DE BARCELONA. (1997): Utils practics: Barcelona Associacions/4. "Vamos a trazar un plan para la financiacin de nuestra asociacin". Ed. Equipo de la Agencia Municipal de Servicios para las Asociaciones de Barcelona. Barcelona. FIGUERAS I LLAVERIA : Utils practics: Barcelona Associacions/3. "Manual sobre la comunicaci global de les associacions". Ed. Ayuntamiento de Barcelona. Barcelona. IBAR, M. Y LONGS, J. (1992): Cmo organizar y gestionar una entidad de Animacin Sociocultural. Ed. Narcea. Madrid. MART, LL. Y MONFERRER, I. (1998). Cmo fundar una asociacin. Ed. CCS. Madrid. MEDINA TORNERO, M.E. (1995): Organizar, planificar y evaluar en las entidades asociativas. Ed. Federacin de Asociaciones Murcianas de Discapacitados Fsicos. Murcia. PUIG,T. (1994): La ciudad de las Asociaciones. Ed. Popular. Madrid. PUIG, T. (1995): Dossiers Associatius IMAE: edici especial. "El libro rojo de las asociaciones de voluntarios". Ed. Ayuntamiento de Barcelona. Barcelona. PUIG, T.: Utils practics: Barcelona Associacions/1. "Manual de serveis associatius per equips de voluntariat. Com organicen, planifiquen i produ'im serveis amb qualitat en les petites i mitjanes associacions". Ed. Ayuntamiento de Barcelona. Barcelona. RODRGUEZ LPEZ, R. Ma. y OTROS (1997): Gua de comunicacin para Asociaciones Juveniles. Ed. Popular. Madrid.
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