Operacin de Microsoft Word

Manejo de documentos y de archivos

Acceder a un nuevo documento
Cuando se inicia Word, aparecer en pantalla un documento nuevo (en blanco) que por defecto se llama Documento1. Para crear un documento nuevo en cualquier otro momento de una sesin de trabajo, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la opcin Nuevo del men Archivo. Dicha accin despliega el cuadro de dilogo Nuevo.

El cuadro de dilogo Nuevo presenta dos fichas: La ficha General presenta el icono cual permite al seleccionarlo y pulsando el botn Aceptar, crear un nuevo documento en blanco. La ficha Otros documentos contiene otros iconos que permiten crear un documento basado en plantillas con formatos preestablecidos. 2. En la ficha General es importante que en el sector Crear nuevo de este cuadro de dilogo, est seleccionada la opcin Documento, de lo contrario estara creando una nueva Plantilla de documento. (por ms informacin sobre

Documento blanco, el

en

plantillas, consultar la seccin Plantillas de documentos)

3. Hacer clic sobre el icono Documento en blanco si es que el mismo no se encuentra seleccionado y pulsar el botn Aceptar. Esta accin presentar una nueva ventana para el nuevo documento de Microsoft Word, de forma que inicie el ingreso de texto en el mismo.

Los nombres por defecto con los que Word crea los sucesivos documentos nuevos son Documento1, Documento2, etc. El botn Nuevo de la barra de herramientas Estndar, permite realizar la misma accin. En este caso el cuadro de dilogo Nuevo no se presenta y se asume por defecto la plantilla de documento Normal.
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Otras opciones del cuadro de dilogo Nuevo

Iconos grandes: Muestra las planillas disponibles representadas en iconos grandes, tal cual como lo muestra la imagen. Lista: Presenta las planillas en forma de listado. Detalles: Muestra las planillas disponibles acompaadas de su tamao, tipo y fecha de la ltima modificacin.

Abrir documentos existentes

Para abrir (recuperar) un documento existente (que ha sido guardado anteriormente), se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la opcin Abrir del men Archivo. Dicha accin despliega el cuadro de dilogo Abrir.

rea donde se muestra una lista de subcarpetas y archivos que contiene la carpeta actual

Carpeta actual que se est visualizando en ese momento

En principio Word busca archivos propios, es decir, archivos que terminan con la extensin *.doc. Sin embargo, existe tambin la posibilidad de importar archivos de texto escritos por otras aplicaciones, para lo cual Word debe disponer de los conversores o filtros adecuados. 2. En el cuadro Buscar en, se debe especificar la ubicacin donde se encuentra el archivo a recuperar. Ubicacin se entiende por la unidad de disco, y dentro de sta, una carpeta determinada.

Para esto, se debe hacer clic en el botn lista de dicha opcin, de esta forma se despliega un cuadro mostrando en forma arborecente todos los recursos del sistema, dentro de los cuales se pueden observar a las unidades de disco colgando del recurso Mi PC. Como primer punto dentro de esta estructura, se deber de indicar el disco

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en el cual se encuentra almacenado el documento buscado. Una vez seleccionado (haciendo clic sobre el mismo), en la seccin central de este cuadro, se mostrar el contenido para dicho disco, o sea todas las carpetas y archivos que contiene el mismo. Para localizar una carpeta en la cual se quiere guardar un documento, se deben de recorrer todas las carpetas anteriores a sta. A modo de un rbol genealgico, para localizar a un nieto comenzando por el abuelo, se debe antes pasar por el padre. A medida que se presentan las carpetas en la lista, se deben seleccionar (haciendo un clic sobre las mismas) y elegir el botn Abrir. Tambin se las consigue abrir, haciendo doble clic sobre las mismas. As con todas las otras carpetas que se deseen abrir. Obsrvese que al ir seleccionando y abriendo las distintas carpetas, las mismas son colocadas en el cuadro Buscar en, de esta manera se observar el contenido de la misma en el rea central de este cuadro de dilogo. Al final conseguiremos que la carpeta del disco deseado, est especificada en dicho cuadro. El cuadro Tipo de archivo permite establecer un filtro en la visualizacin de la lista de archivos, mostrando solamente los archivos del tipo indicado en dicha opcin. Recordar que los archivos de Word son de tipo Documentos de Word (*.doc). Los tipos disponibles dependen de los filtros de conversin instalados para Word. 3. Para abrir el archivo de documento deseado luego que es localizado en la lista de archivos, se lo debe seleccionar haciendo un clic sobre el mismo y escoger el botn Abrir, o directamente hacer doble clic sobre el mismo.

Una vez finalizada la operacin, Word pone a disposicin en una nueva ventana, el documento contenido en dicho archivo. El botn Abrir de la barra de herramientas Estndar realiza la misma accin. Una vez seleccionado se presenta el cuadro de dilogo Abrir.

Otras opciones del cuadro de dilogo Abrir

Subir de nivel: Permite desplazarse al nivel de carpetas inmediatamente superior al actual. Lista: Muestra los archivos de la carpeta actual en forma de lista. Detalles: Presenta los archivos de la carpeta actual con informacin adicional como tamao y fecha de la ltima modificacin. Propiedades: Visualiza las propiedades del archivo seleccionado. Vista Previa: Presenta una vista previa del documento sin abrirlo.

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Comandos y configuracin: Presenta los comandos que pueden emplearse para abrir el archivo como de lectura, imprimirlo, cambiar sus propiedades o establecer una conexin.

Con el objetivo de no destruir accidentalmente un archivo importante escribiendo sobre l, es posible abrir un archivo en modo slo lectura, lo cual permite ver el contenido del archivo pero no modificarlo.

Para esto se debe escoger el botn Comandos y Configuracin del cuadro de dilogo anterior y elegir la opcin Abrir como de slo lectura, o bien hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el archivo que se quiere abrir de la lista visualizada y elegir la opcin mencionada anteriormente del men contextual que se despliega.

Guardar documentos
Mientras se est trabajando en un documento de Word as como en cualquier otra aplicacin, la informacin est almacenada de forma temporal en la memoria electrnica de la computadora conocida como memoria RAM. Para guardar un documento de forma permanente, de modo de que pueda ser utilizado ms tarde, debe guardarse dicho documento en un soporte de memoria, tambin llamados discos.

La memoria RAM tiene la caracterstica de ser una memoria voltil, lo que significa que si se produce un corte de energa elctrica o cualquier otro problema del sistema, la informacin que sta contiene se perder totalmente. Por ende, se debe almacenar la informacin ingresada con regularidad, de manera tal que al producirse algn fallo en el sistema, la informacin perdida sea la menor posible, de lo contrario se correr el riesgo de tener que escribir nuevamente todo desde que se la guard por ltima vez

En Word, existen formas de guardar documentos automticamente cada cierto perodo de tiempo.

Guardar un documento nuevo

Para guardar un documento nuevo o sea que nunca fue almacenado, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. Seleccionar la opcin de men Archivo. Escoger la opcin Guardar o Guardar como indistintamente. Dicha accin despliega el cuadro de dilogo Guardar como.

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3.

En el cuadro Guardar en, se debe especificar la ubicacin donde se desea guardar el archivo. Ubicacin se entiende por la unidad de disco, y dentro de sta, una carpeta determinada.

Para localizar una carpeta en la cual se quiere guardar el documento se debern seguir prcticamente los mismos pasos que los detallados en el apartado Abrir documentos existentes. 4. En el cuadro Nombre de archivo, se debe escribir el nombre para este documento. Word sugiere como nombre de archivo, los primeros caracteres localizados en el documento, pero en definitiva es el usuario quin determinar dicho nombre.

Para escribir el nombre del archivo, hacer clic (observando que cuando se barra) en la parte del realice esta accin el puntero del ratn adopta la forma cuadro Nombre de archivo desde donde se quiera comenzar a editar dicho nombre. El cuadro Guardar como tipo permite establecer un tipo de formato para el archivo. Los tipos disponibles dependen de los filtros de conversin instalados para Word. Recordar que los archivos de Word son de tipo Documentos de Word (*.doc) y es la opcin que se presenta por defecto.

Todo documento almacenado en Word, adquiere un nombre dado por el usuario de hasta 255 caracteres incluyendo el uso del espacio en blanco, pero no de los caracteres ( \ ? : * < > | ), seguido de una extensin *.doc que asigna el propio programa automticamente, si el formato (tipo) seleccionado es Documento de Word (*.doc). Para confirmar la accin de guardado, se debe seleccionar el botn Guardar. Una vez confirmada esta operacin, se guardar el documento y volver a la pantalla de edicin del mismo.

5.

Otras opciones del cuadro de dilogo Guardar como

A las opciones descriptas en el cuadro de dilogo Abrir, se le suman las siguientes: Crear nueva carpeta: Despliega el cuadro de dilogo para crear una

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nueva carpeta dependiendo de la carpeta actual, en la que posteriormente se podr guardar dicho archivo. Opciones: Presenta el cuadro de dilogo Guardar, donde se pueden definir entre otras opciones: el crear siempre una copia de seguridad, guardar informacin de autorrecuperacin cada cierto perodo de tiempo, opciones de compartir el archivo y asignar una contrasea al documento..

Guardar las modificaciones realizadas a un documento

Para guardar las modificaciones o cambios que ha sufrido un documento desde la ltima vez que se guard, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la opcin Guardar del men Archivo.

Esta accin actualizar dicho documento sin presentar el cuadro de dilogo Guardar como. El botn Guardar de la barra de herramientas Estndar realiza la misma accin. Si es un documento nuevo se desplegar el cuadro de dilogo Guardar como, pero si es un archivo que se ha almacenado anteriormente, actualizar el documento sin presentar dicha cuadro de dilogo.

Para guardar un documento (que se ha almacenado con anterioridad), con otro nombre y/o en otra ubicacin, se debe escoger la opcin de men Archivo y seguidamente la opcin Guardar como.

Esta accin es como la de guardar un archivo por primera vez. En este caso se tendr la posibilidad de cambiar el nombre con el que ya se ha guardado y la posibilidad o no, de escoger una ubicacin distinta para el mismo.

En resumen:
Para guardar las modificaciones introducidas en un documento: en el men Archivo, se debe elegir la opcin Guardar. Para guardar el documento actual con un nuevo nombre y/o en otro lugar: en el men Archivo, se debe elegir la opcin Guardar como.

En el caso de guardar un documento en una carpeta que contiene un archivo nombrado de la misma forma, Word pide confirmacin para sobreescribir el contenido de dicho archivo con el contenido del documento actual.

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Opciones de configuracin para guardar documentos

Guardar automticamente documentos
Existe una opcin en Word para que los documentos en los que se est trabajando se guarden automticamente cada cierto perodo de tiempo. Para activar dicha opcin, si es que an no lo est, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. Seleccionar el comando Opciones del men Herramientas. En el cuadro de dilogo que se despliega, escoger la ficha Guardar; misma ficha que se despliega al seleccionar el botn Opciones descripto anteriormente en la seccin Guardar documentos nuevos. Posteriormente se debe activar la casilla de verificacin Guardar info. de autorecuperacin cada y especificar en el cuadro Minutos, un valor que representa el tiempo transcurrido entre guardado y guardado.

3.

Si se activa la opcin Crear siempre copia de seguridad, Word crear una copia de seguridad con extensin *.bak de los archivos, para que sean fcilmente recuperables en caso de producirse un error. Por supuesto, esto implica una mayor necesidad de espacio en disco, pues todo se guardar por duplicado.

Cambiar la ubicacin de los archivos por defecto

Cuando arranca, Word supone que debe leer y escribir documentos en una carpeta determinada (carpeta por defecto) del disco local del PC. Para cambiar la carpeta o el directorio por defecto que utiliza Word, se deben seguir los siguientes pasos: 1. 2. Seleccionar el comando Opciones del men Herramientas. En el cuadro de dilogo que se despliega, escoger la ficha Ubicacin de archivos.

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3.

En esta ficha se presentan los diferentes tipos de archivos de Word y la posicin actual de los mismos. Para cambiar la ubicacin de uno de estos tipos archivos, se lo debe seleccionar en la lista Tipos de archivos y, a continuacin, escoger el botn Modificar. En el cuadro de dilogo que se despliega, se debe indicar la nueva ubicacin para el tipo de archivo seleccionado. Despus de leer o escribir un archivo en una determinada carpeta, Word mantiene la referencia a esa carpeta para las siguientes operaciones de lectura/escritura que se realicen a lo largo de esa sesin.

Propiedades del documento

Las propiedades de archivo son detalles acerca del archivo que ayudan a identificarlo, como por ejemplo, un ttulo descriptivo, el nombre del autor, el asunto y las palabras clave que identifican temas u otra informacin importante. Se pueden establecer propiedades para el archivo activo en el que se est trabajando y para cualquier archivo de Microsoft Office. Tambin se pueden crear propiedades personalizadas con la opcin de vincularlas a elementos especficos del archivo activo.

Las propiedades de archivo sern tiles para localizar archivos. (por ms

informacin sobre bsqueda de archivos, consultar la seccin Buscar documentos)

Los tipos de propiedades de archivo son las siguientes: Propiedades de archivo preestablecidas: Se trata de propiedades como autor, ttulo y asunto, que ya existen y para las que se escribe un valor. Por ejemplo, en el caso de Word, se puede agregar la palabra clave "clientes" para todos los archivos de ventas y as poder buscarlos por dicha palabra clave. Propiedades de archivo personalizadas: Se pueden crear propiedades de archivo personalizadas que incluyan cualquier valor que se asigne o que estn vinculadas a elementos especficos del archivo, como puede ser el caso de una celda con nombre de Microsoft Excel, un elemento seleccionado de

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PowerPoint o un marcador de Word. Por ejemplo, en Microsoft Excel, se puede crear una propiedad de archivo personalizada para utilizarla en todos los archivos de presupuesto, que est vinculada a la celda que contiene el presupuesto total. A continuacin, se puede buscar en todos los archivos de presupuesto con totales que excedan un valor determinado. Propiedades de archivo actualizadas automticamente: Las estadsticas, como por ejemplo el tamao y las fechas en que los archivos se crean y modifican, son propiedades de archivo que se mantienen automticamente, sin intervencin del usuario. Estas propiedades de archivo ayudan a buscar, por ejemplo, todos los archivos creados despus del 3 de marzo de 1999 o los que se modificaron ayer por ltima vez.

Definir propiedades de archivo para el documento activo

Para definir las propiedades de archivo del documento activo, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. 3. Seleccionar la opcin Propiedades del men Archivo. En el cuadro de dilogo que se despliega, escoger la ficha Resumen. Posteriormente escribir cualquier informacin que se desee incluir en los cuadros de propiedades de archivo, tales como Ttulo, Asunto, Autor, etc. Para salir del cuadro de dilogo

4.

Propiedades del archivo, se debe

seleccionar el botn Aceptar, de esta forma los cambios sern guardados; de lo contrario, si se selecciona el botn Cancelar, los mismos sern ignorados.

Las propiedades de archivo no estn realmente asociadas con el archivo hasta que ste no se guarde.

Para no olvidarse de establecer la propiedades de archivo para los documentos, se debe activar la opcin que muestra automticamente el cuadro de dilogo Propiedades al guardarlos por primera vez

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Para presentar automticamente el cuadro de dilogo Propiedades al guardar documentos por primera vez, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar el Opciones del Herramientas. comando men

2.

En el cuadro de dilogo que se presenta, escoger la ficha Guardar. Posteriormente se debe activar la casilla de verificacin Preguntar por las propiedades del documento.

3.

Crear propiedades de archivo personalizadas

Para definir propiedades de archivo personalizadas del documento activo, se deben seguir los siguientes pasos: 1. 2. Seleccionar la opcin Propiedades del men Archivo. En el cuadro de dilogo que se despliega, escoger la ficha Personalizar. En el cuadro Nombre, escribir un nombre para la propiedad personalizada o seleccionar un nombre de la lista que se presenta. En el cuadro Tipo, seleccionar clic el tipo de propiedad que se desee. En el cuadro Valor, escribir un valor para la propiedad seleccionada anteriormente.

3.

4. 5.

El valor que se escriba debe coincidir con la seleccin del cuadro Tipo. Por ejemplo, si se ha seleccionado el tipo Nmero del cuadro Tipo, deber escribirse un nmero en el cuadro Valor. Los valores que no concuerden con el tipo de propiedad, se guardarn como texto. 6. 7. Para finalizar la creacin de la propiedad personalizada, se debe seleccionar el botn Agregar. Para salir del cuadro de dilogo Propiedades del archivo, se debe seleccionar el botn Aceptar, de esta forma los cambios sern guardados; de lo contrario, si se selecciona el botn Cancelar, los mismos sern ignorados. Las propiedades de archivos sern muy tiles, adems de mostrar

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informacin concerniente al documento, para buscar los archivos. (por ms

informacin sobre bsqueda de archivos, consultar la seccin Buscar documentos)

Cerrar los documentos abiertos

Como regla general, cuando se haya terminado de trabajar con un documento, es conveniente cerrarlo para liberar memoria del sistema. Esta accin se puede realizar seleccionando: El cuadro Men de Control de la ventana del documento.

La opcin Cerrar del men Archivo. El botn Cerrar de la ventana del documento.

Si el documento tiene cambios que todava no se han guardado, Word pregunta si se desea actualizar el archivo antes de cerrar el documento.

Insertar documentos
Word permite incorporar documentos ya existentes al que se encuentra activo, insertando su contenido en la posicin deseada. Para insertar el contenido de un documento en el documento activo, los pasos a seguir son los siguientes: 1. 2. 3. Colocar el punto de insercin en el lugar del documento activo a partir del cual se quiera introducir el segundo documento. Seleccionar la opcin Archivo del men Insertar. En el cuadro de dilogo que se despliega (similar al del comando Abrir del men Archivo), se debe seleccionar el archivo que se desea insertar.

Existe la posibilidad de enlazar (establecer un vnculo) el texto insertado con el archivo del que proviene, de forma que si se modifica el archivo insertado, se modifique tambin el

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texto correspondiente en el archivo en el que se insert. Esta operacin puede hacerse con archivos de distinto tipo y producidos por distintas aplicaciones (grficos, imgenes, hojas de clculo, etc.), constituyendo una de las posibilidades ms tiles del entorno Windows. A esta capacidad se le conoce con el nombre de OLE (Object Linking and Embedding).

Buscar documentos
En ocasiones se desea encontrar documentos contenidos en archivos de los que no se recuerda exactamente el nombre o la carpeta en el que fueron almacenados. En Word este problema se resuelve en el mismo cuadro de dilogo al que se accede con el comando Abrir del men Archivo. En la parte inferior de dicho cuadro de dilogo, en la seccin Buscar los archivos que coincidan con estos criterios de bsqueda, se pueden escribir cualquiera de los criterios adicionales que se desee, como puede ser especificar el nombre y el tipo del archivo, la fecha de la ltima modificacin o alguna frase caracterstica de su contenido. Seleccionando el botn Buscar ahora, comenzar la bsqueda de los archivos que satisfagan el criterio de bsqueda especificado. Si se desea que la bsqueda se realice tambin en las subcarpetas de la carpeta actual, es necesario elegir la opcin Buscar en Subcarpetas del men desplegable del botn Comandos y Configuracin.

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Bsqueda avanzada
Para buscar archivos por sus propiedades especficas o no relacionadas con el texto, se debe seleccionar el botn Avanzada. Cuando no se dispone de informacin exacta, el botn Avanzada abre un nuevo cuadro de dilogo que permite especificar ciertos detalles que se conocen del documento buscado, tales como: alguna parte del nombre, el tipo de archivo, la fecha en que se cre, o alguna parte del texto que contiene. En este cuadro de dilogo que se despliega, se muestran los criterios de bsqueda especificados. Para definir un nuevo criterio de bsqueda, se deber especificar: Propiedad: Especificar la propiedad de archivo por la que se desea realizar la bsqueda. Condicin: Especificar la condicin que se desee establecer para la propiedad seleccionada en el cuadro Propiedad. Valor: Escribir un valor para la propiedad y condicin especificadas. Por ejemplo, para buscar todos los archivos que contengan la palabra Microsoft en el campo Comentarios, se debe hacer clic en la opcin Comentarios del cuadro Propiedad, seleccionar la opcin Incluye del cuadro Condicin y escribir Microsoft en el cuadro Valor.

Criterios de bsqueda especificados

Rellenar los cuadros para definir otros criterios de bsqueda, segn se requiera

Si alguno de los criterios definidos no ser utilizado para la bsqueda, se puede eliminar, marcndolo en la lista y luego seleccionando el botn Eliminar. Hay que determinar la ruta de acceso donde se desea buscar, o partir desde donde se desea comenzar la bsqueda, si el cuadro Buscar en subcarpetas se encuentra activado. Cuando se hallan definido los criterios de bsqueda, se debe seleccionar el botn Buscar ahora para dar comienzo a la misma.

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Proteger documentos
En Word existen dos niveles de proteccin para un documento: Proteccin de lectura, para impedir que otros usuarios puedan abrir un documento y leerlo. La contrasea de acceso (palabra clave o password) puede contener un mximo de 15 caracteres, incluidas letras, nmeros, smbolos y espacios. En la contrasea las letras maysculas y minsculas se consideran diferentes. Proteccin de escritura, para impedir que otros usuarios modifiquen un documento, pero permitiendo que lo lean. Los usuarios que no conocen la contrasea slo pueden abrir el documento en modo slo lectura y no podrn guardarlo en el disco con modificaciones, al menos en la misma carpeta y con el mismo nombre. S lo podrn guardar con un nombre distinto o en otra carpeta. Existen dos formas de activar estas protecciones: Seleccionar el comando Opciones del men Herramientas y elegir del cuadro de dilogo que se despliega la ficha Guardar. En la parte inferior de dicho cuadro de dilogo se debe escribir la contrasea para el tipo de proteccin que se desea. Al guardar el documento con el comando Guardar como del men Archivo, se debe hacer clic sobre el botn Opciones que presenta dicho cuadro de dilogo, con lo que se accede a la mismo cuadro de dilogo que con el procedimiento anterior. Tambin se puede determinar la opcin de guardar el documento como Recomendado solo lectura. Si se activa esta casilla de verificacin, al abrir el documento, se despliega un cuadro de dilogo indicando al usuario que se abrir el documento como de slo lectura y que no podr aplicar cambios al mismo. Sin embargo, el usuario tiene la posibilidad de abrirlo normalmente y guardar los cambios. Para la proteccin mxima, por lo tanto, hay que asignar una contrasea al documento.

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Al abrir el archivo, se muestra una recomendacin indicando a los usuarios que abran el documento como de slo lectura. Si alguien abre el documento como slo lectura y lo modifica, deber guardarlo con un nombre distinto. La casilla de verificacin Recomendado slo lectura se puede activar sin establecer ninguna contrasea. Si se quiere cambiar o eliminar la contrasea, se debe seleccionar la fila de asteriscos que representa la contrasea existente en el cuadro correspondiente. Para cambiar la contrasea se debe escribir una nueva sobre la anterior y para eliminarla, luego de seleccionarla, se debe pulsar la tecla

=.

Trabajar con varios documentos a la vez

En Word es posible trabajar simultneamente con varios documentos, es decir es posible tener varios documentos abiertos en diferentes ventanas, claro est que slo uno de ellos podr ser el documento activo. Esto permitir copiar o trasladar texto y cualquier otro tipo de elementos (grficos, objetos, etc.) de un documento a otro. Para trasladarse de un documento a otro, luego de tener abiertos los documentos en los cuales se pretende trabajar, se deben utilizar las opciones del men Ventana. Dicha opcin adems de desplegar otras opciones, despliega los nombres de los documentos que se tienen abiertos en la sesin actual de trabajo. El documento marcado es el documento activo en ese momento, para pasar a otro documento se lo debe seleccionar de la lista. Para mostrar todas las ventanas de los documentos simultneamente, puede escogerse la opcin Organizar todo.

Trabajar con dos partes del mismo documento

Word puede trabajar con dos partes diferentes del mismo documento, lo cual es muy til por ejemplo cuando se quieren comparar dos prrafos que estn en pginas distintas y quizs copiar o trasladar texto de uno a otro. Para ello Word dispone de la capacidad de dividir la ventana en dos partes, cada una con sus propias barras de desplazamiento. Para ver dos partes de un documento de forma simultnea, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. En la parte superior de la barra de desplazamiento vertical, se debe sealar el cuadro de divisin. Cuando el puntero adopte la forma , se debe arrastrar el cuadro de

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divisin hacia abajo hasta la posicin elegida. Si se hace doble clic sobre dicho cuadro, la divisin se realiza de forma automtica. Otra forma de dividir la ventana es seleccionando la opcin Dividir del men Ventana. En este caso Word dividir la ventana a la mitad incorporando una lnea como referencia. Dicha lnea puede ser desplazada a la posicin deseada simplemente arrastrando, y se fijar al hacer un clic con el ratn o presionando la tecla E. Para eliminar la subdivisin de la ventana, basta hacer doble clic en el punto de unin de las dos barras de desplazamiento vertical, o seleccionar la opcin Quitar divisin del men Ventana.

Plantillas de documento
Las plantillas son modelos predefinidos de documentos con algunas caractersticas de formato ya prefijadas, y que aparecen en el momento de comenzar a trabajar con un nuevo documento. Word consta de una plantilla llamada Normal que es con la que se abren por defecto los nuevos documentos, cuando arranca el programa. Sin embargo, si se comienza un nuevo documento eligiendo el comando Nuevo del men Archivo, se despliega un cuadro de dilogo que permite elegir entre todas las plantillas disponibles. En Word, las plantillas estn contenidas en archivos que tienen la extensin *.dot y estn guardadas en una carpeta determinada (que de ordinario corresponde a: ...\Microsof Office\Plantillas). Se pueden preparar plantillas para faxes, para anuncios, para avisos y para cualquier tipo de documento que se requiera. Si la plantilla est bien preparada, la realizacin de futuros documentos ser mucho ms fcil y rpida. Las plantillas permiten realizar conjuntos de documentos diferentes con formatos comunes y aspectos semejantes.

Creacin y edicin de plantillas de documento

Para crear una nueva plantilla de documento, se debe realizar el siguiente

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procedimiento: 1. 2. 3. Seleccionar la opcin Nuevo del men Archivo. En el cuadro de dilogo Nuevo, se debe seleccionar en la seccin Crear nuevo la opcin Plantilla. Luego de acceder a una nueva ventana pero en este caso de Plantilla (Word lo indica nombrando la plantilla como Plantiila1, de la misma forma que los documentos), se debe dar el formato que se desee para dicha plantilla. El dar formato implicar definir los mrgenes, el tipo de papel, el tipo de fuente base, definir encabezados y pies de pgina, ingresar cualquier tipo de texto e insertar cualquier tipo de objeto; en definitiva todo aquello que interese forme parte de un documento standard que ser utilizado en el futuro para obtener un nuevo documento en base al mejoramiento (ingreso de texto adicional y formato) de la plantilla diseada. Al finalizar el punto anterior, la plantilla debe ser guardada. Para esto, se debe guardar como si fuese un documento comn, eligiendo la opcin Guardar como del men Archivo. En el cuadro de dilogo Guardar como, slo se deber ingresar el nombre para la plantilla dado que la extensin se asumir por parte de Word como *.dot. La carpeta indicada en el cuadro Guardar en no debe ser cambiada, de lo contrario Word no podr localizar dicha plantilla en el futuro, dado que buscar las plantillas en la carpeta definida por defecto. Para modificar una plantilla existente, los pasos a seguir son los siguientes: 1. 2. Seleccionar la opcin Abrir del men Archivo. En el cuadro de dilogo Abrir, se debe elegir en Tipo de documento la opcin Plantilla de documento (*.dot). Con esto Word filtrar los archivos y slo mostrar los archivos de ese tipo. En la opcin Buscar en se deber indicar la carpeta que utiliza Word para almacenar los archivos de tipo plantilla. Una vez realizados los cambios que se crean convenientes, se deber guardar nuevamente dicha plantilla, accin que se puede conseguir con el comando Guardar del men Archivo (como si fuese un documento). Tener en cuenta que tanto un documento puede ser guardado como una plantilla, as como una plantilla puede ser guardada como un documento.

4.

3.

Para realizar estas operaciones lo nico que se debe modificar es el tipo de archivo en la opcin Tipo de documento del cuadro de dilogo Guardar como.

Para guardar un documento como una plantilla se deber seleccionar la opcin Plantilla de documento (*.dot) y para guardar una plantilla como documento se deber seleccionar la opcin Documento de Word (*.doc).

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