METODOLOGÍA DE ELABORACIÓN DE MANUALES

DE ORGANIZACIÓN

Depto. de Organización y Métodos-Sría. de

Finanzas y Administración
 OBJETIVO DE ELABORAR EL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN

| El Manual de Organización es un elemento fundamental

para facilitar la comunicación, la coordinación, la
dirección, la evaluación administrativa y el desarrollo de
las funciones en la universidad y en cada una de las
entidades académicas y dependencias administrativas.

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ETAPAS EN LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
‰Planeación :
| El director designará un responsable y proporcionará los
medios y recursos necesarios para que este trabajo se lleve a
cabo.
|Integración de un equipo de trabajo: Personal involucrado
en cada una de las áreas académicas o dependencias con el
apoyo técnico del Departamento de Organización y Métodos.
| Investigación Preliminar: Como parte de la
planeación, lo primero es recopilar la información
necesaria para determinar el objetivo, alcance,
profundidad y recursos disponibles para elaborar los
manuales administrativos. Realizar entrevistas por
medio del formato de encuestas, para determinar las
funciones que se efectúan en la dependencia en
cuestión.

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| Otra parte importante de la Planeación es proporcionar la GUÍA
PARA LA ELABORACIÓN DE LOS MANUALES, (contiene la
metodología, formatos, y sugerencias de redacción. Por
ejemplo, iniciar las frases con un verbo en infinitivo,
dependiendo del nivel jerárquico
| Secretarías Direcciones Subdirec. y Deptos.
Planear Organizar Organizar
Organizar Integrar Integrar
Dirigir Dirigir Operar

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| También es parte de la investigación preliminar la revisión de los
documentos jurídicos y administrativos de la universidad como lo es la
Ley Orgánica, el Estatuto de Gobierno, o los acuerdos de Consejo ,y
aquellos Manuales que se han elaborado anteriormente, que contengan
información relacionada con el Manual que se va a elaborar o
actualizar.
| Se realiza un taller donde se capacita a la persona asignada por el
Director de la dependencia en la metodología; buscando la orientación
de esta persona, sobre los pasos para elaborar el Manual, y la forma en
que debe de ir integrado el documento.

‰ E l P r o g r a m a d e T r a b a j o :

| Su elaboración corresponde a la persona designada por el Director de

la dependencia en coordinación y asesoría del personal del
Departamento de Organización y Métodos de la Universidad.
| Establecer en orden cronológico, todas y cada una de las actividades
necesarias para elaborar los manuales administrativos, desde la
integración del equipo de trabajo que lo realizará hasta las requeridas
para obtener la aprobación técnica por las instancias autorizadas.

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o Determinar el tiempo que estime necesario para realizar
cada unas de las actividades que el programa de trabajo
comprenda para obtener un calendario y con ello crear
compromisos.
| Una vez elaborado el programa de trabajo se presenta al
titular de la unidad académica o dependencia, para que lo
conozca autorice y proporcione el apoyo necesario ya sea
para elaborar los manuales administrativos, o actualizarlos,
según sea el caso.
| También se establecen mecanismos de comunicación
interna, entre la dependencia que se está trabajando y el
departamento de Organización y Métodos, como reuniones
de trabajo, que sirvan para facilitar las actividades de
investigación, seguimiento y evaluación del trabajo que se
esté elaborando.

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| Después de haber conocido la Metodología y de llevar a cabo
el, la investigación preliminar y análisis de la información
entonces se procede a Integrar el documento, vaciando
información y redactando cada una de las partes que lo
componen, de acuerdo a lo siguiente:

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 ELEMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL
CONTENIDO DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN

| Manual de Organización:

| 1.- Identificación o Portada.

| 2.- Contenido (Índice).
| 3.- Directorio.
| 4.- Introducción.
| 5.- Antecedentes Históricos.
| 6.- Objetivo del Manual.
| 7.- Facultades y Obligaciones.
| 8.- Base Legal o Marco Normativo.
| 9.- Organigrama.
| 10.-Objetivo General de la Dependencia.
| 11.-Funciones Genéricas de la Dependencia.
| 12.-Definición de objetivo, Funciones Genéricas y Funciones Específicas de
| cada Área funcional.
| 13.-Descripción de los puestos que pertenecen a esta Dependencia.
| 14.-Glosario de Términos.

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EJEMPLOS DE REDACCIÓN DE OBJETIVOS Y FUNCIONES

| QUE ES UN OBJETIVO??
| Un objetivo es el fin que debe alcanzar la Unidad Administrativa ó
Académica, a través de las funciones que le otorgan las
disposiciones legales.
| Para su redacción :
ƒ Iniciar con un verbo en infinitivo. (Consultar la lista de verbos sugeridos)
ƒ Especificar con claridad cuál es el fin o la razón de ser de la dependencia.
ƒ Evitar el uso de adjetivos calificativos.
ƒ Ser breve, claro y preciso.

| Ejemplo : Unidad Administrativa (Secretaría de Vinculación y

Extensión)
| Objetivo:
Lograr la optimización de los recursos humanos y materiales en
forma transparente, para el cumplimiento de los objetivos
institucionales; así como la coordinación de las funciones
administrativas de las direcciones que dependen de la Secretaría
de Vinculación y Extensión.

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Funciones: (Genéricas)
Son el conjunto de actividades relacionadas entre sí (afines), por medio de las cuales se lograrán los objetivos
planteados. La ejecución de estas funciones queda como responsabilidad de una Unidad Académica o
Administrativa.
Para su redacción:
ƒ Cuidar que las funciones sean congruentes con el objetivo de la Dependencia.
ƒ Presentarlas en forma de relación jerarquizada, conforme a su importancia y siempre iniciando con un
verbo en infinitivo viendo si pertenecen a una Secretaría, Dirección o Departamento.
ƒ FUNCIONES ESPECÍFICAS:
ƒ Estas actividades se derivan de las Genéricas, de una función genérica pueden se pueden desprender
varias específicas y tienen también los mismos requisitos para su redacción.
1. Ejemplo de Función Genérica de la Unidad Administrativa (Secretaría de Vinculación):
2. Organizar y dirigir todas las actividades relacionadas con la administración de
personal.
3. Ejemplo de Funciones Específicas de la Unidad Administrativa (Secretaría de
Vinculación) :
4. Coordinar la aplicación de la normatividad relativa a las relaciones laborales.
5. Coordinar, dirigir y supervisar el proceso de reclutamiento, selección y contratación,
así como, las prestaciones y servicios al personal.
6. Supervisar el trámite de altas, bajas y movimientos del personal, e informar
periódicamente al Secretario de Vinculación y al Dir. De Recursos Humanos.

7. Las funciones descritas en el manual deberán ser verificadas y evaluadas por el

titular de la Unidad Académica o de la Unidad Administrativa, según sea el caso.

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‰ Análisis de la Información:
| Es el examen detallado de la información (obtenida en la investigación
documental y de campo), para facilitar el manejo y ordenamiento de los
datos que se incluirán en el manual.
| El análisis de la información es una de las etapas mas importantes para
elaborar o actualizar los manuales administrativos, pues los datos se
someten a un examen crítico que permita conocer cada uno de los
elementos que los integran en todos sus aspectos y detalles.
| Redacción de forma adecuada de los objetivos, funciones genéricas y
funciones específicas de cada área que integra la unidad académica o
dependencia administrativa.
‰ Propuesta de Estructura de Organización:
| De acuerdo a la identificación de procesos y de funciones se hace la
propuesta de estructura para facilitar la operatividad de todas las
actividades.

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 PARA ELABORAR LA PROPUESTA DE
ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÒN

| ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS
En correspondencia a lo anterior se deberá realizar la
representación gráfica de la estructura orgánica en
general y de las áreas específicas de la Institución. Los
Organigramas deberán contener las siguientes
características:

¾ La Ubicación Funcional
¾ Los Niveles jerárquicos
¾ Las Líneas de Autoridad y Responsabilidad
¾ La Naturaleza Lineal o asesoramiento de la Unidad de
Referencia (Tipo de línea utilizada).

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‰ Integración del Documento:
™ Obtener la compilación de la información para determinar
las funciones genéricas que se realizan en la
dependencia, en cada uno de los puestos.
™ Revisar la congruencia entre los objetivos de la
universidad y los de la Unidad Académica o de la Unidad
Administrativa.
™ Entregar al director el documento del Manual para su
revisión y aprobación, y en lo consecuente su
implementación.

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