MANUAL DE ALMACENES

1. INTRODUCCIÓN

El objetivo del presente manual es realizar una presentación de los principales

aspectos y parámetros a considerar con relación a la Gestión de Almacenes,
de manera que permita a las empresas adscritas al Plan PILOT contrastar los
resultados obtenidos en el autodiagnóstico logístico.

El manual incluye aspectos de las cuatro dimensiones o áreas fundamentales

de toda organización: estrategia, procesos, organización, personas y cultura y
sistemas de información.

2. LA GESTIÓN DE ALMACENES

2.1 DEFINICIÓN Y ALCANCE

El concepto de almacén ha ido variando a lo largo de los años, ampliando su

ámbito de responsabilidad dentro de la función logística.

Actualmente, la Gestión de Almacenes se define como:

Proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento y

movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de
cualquier material – materias primas, semielaborados, terminados, así como el

tratamiento e información de los datos generados.

1
 MANUAL DE ALMACENES

Fuente: PricewaterhouseCoopers

Así, el ámbito de responsabilidad del área de Almacenes nace en la

recepción del elemento físico en las propias instalaciones y se extiende al
mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior
tratamiento (proceso, transporte o consumo), guardando evidencia de ello.

La Gestión de Almacenes se sitúa en el Mapa de Procesos Logísticos entre la

Gestión de Existencias y el Proceso de Gestión de Pedidos y Distribución. La
propia evolución de la Logística ha provocado el solapamiento de funciones
y responsabilidades, llegando a la confusión, principalmente entre la Gestión
de Inventarios y la Gestión de Almacenes.

Fuente: PricewaterhouseCoopers

El mismo origen de la existencia de un almacén – fundamentalmente, la

necesidad de mantener inventarios – marca el límite entre la Gestión de
Existencias y la Gestión de Almacenes.

¿ QUÉ

¿ CUÁNTO

¿ A CUÁNTO Gestión de Existencias

DEBE SER ALMACENADO ?
¿ CUÁNDO Gestión de Almacenes
¿ DÓNDE

¿ CÓMO

2
 MANUAL DE ALMACENES

Fuente: PricewaterhouseCoopers

Del mismo modo, la Gestión de Almacenes ve finalizada su función cuando los

objetos almacenados pasan a ser pedido. A partir de ahí, el ámbito de
responsabilidad se traslada al Proceso de Gestión de Pedidos y Distribución,
como se verá en el Manual correspondiente.

2.2 FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES

La primera razón de ser de un almacén nace de la natural imposibilidad

práctica de reducir a cero el lapso de tiempo entre la preparación para
consumo de un elemento material y el acto en sí del consumo, bien por pura
imposibilidad de ajustar oferta con demanda, bien por las características del
producto (perecederos, inflamables…)

Este fundamento no acota el origen y destino del elemento almacenado. Por

ello, es aplicable tanto a necesidades externas de consumo (clientes) como
necesidades internas (clientes internos) entre procesos o áreas.

En segundo lugar, existen razones puramente financieras que dan sentido al

uso de almacenes por parte de una empresa. Así, por ejemplo, puede salir
más rentable realizar aprovisionamientos en grandes cantidades para reducir
los precios, a pesar de necesitar mayor espacio para su almacenamiento, o
realizar movimientos de materiales en grandes cantidades .

OBJETO DE UN SISTEMA DE CAUSAS

ALMACENAJE
• Solución a requerimientos propios • Adaptación a la demanda –
del negocio interna/externa – (tiempos de
proceso, estacionalidad, servicio al
cliente…)
• Características de los
materiales/productos (perecederos,
peligrosos, reciclado…)

3
 MANUAL DE ALMACENES

• Optimización de los recursos • Reducción de costes a través del

financieros aumento del volumen operado
(descuentos en compras,
consolidación de transportes…)
• Reducción de costes a través
necesidades productivas (grupos
utilizados en diferentes unidades de
proceso…)
Fuente: PricewaterhouseCoopers

Independientemente de estas consideraciones, las técnicas de Gestión de

Almacenes son aplicables a todo elemento físico material que forme parte de
la compañía. Es decir, no sólo aquellos que forman parte directa del negocio,
sino también cualquier documentación generada.

2.3 IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES

Observando el mapa de procesos de un sistema de almacenaje y tal y como

se muestra en la tabla comparativa con los Centros de Distribución (ver
apartado 2.1), una de las características principales de un almacén es la
ausencia de actividades que añadan valor – de manera directa – a los
materiales que maneja.

A pesar de ello, los fundamentos de su existencia evidencian una posición

vital como proceso soporte de la función logística y justifican la necesidad de
desarrollar una Gestión de Almacenes en toda su extensión, con impacto

Reducción de tareas administrativas

Agilidad del desarrollo del resto de procesos

logísticos

Optimización de la gestión del nivel de inversión del

circulante

Mejora de la calidad del producto

Optimización de costes
4
Reducción de tiempos de proceso

Nivel de satisfacción del cliente

 MANUAL DE ALMACENES

tangible en factores de primer nivel para la empresa, obteniendo los

siguientes beneficios:

Para ello, los objetivos principales que se obtienen de un sistema de

almacenaje son:

OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE ALMACENAJE

• Rapidez de entregas
• Fiabilidad
• Reducción de costes
• Maximización del volumen disponible
• Minimización de las operaciones de manipulación y transporte
interno
Fuente: PricewaterhouseCoopers

La Gestión de Almacenes es ampliamente contemplada en la ISO 9000.

Desde la recepción de mercancías hasta su salida de almacén, pasando por
la adecuada conservación de los productos almacenados, la ISO 9000
normaliza las actividades desarrolladas en el almacén, así como las zonas que
una empresa debe habilitar para el aseguramiento de su sistema de calidad.

Pero además, la norma implica al almacén el cumplimiento de otros aspectos

como la identificación de los productos, factor este, fundamental para la
gestión de un almacén y para la trazabilidad de los mismos incluso más allá
del almacén, también contemplado por la norma.

2.4 LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES

El mapa de procesos mostrado en el apartado 2.1, representa el conjunto de

actividades bajo la responsabilidad de la gestión de almacenes. En él, un

5
 MANUAL DE ALMACENES

primer proceso de Planificación y organización de la función de los

almacenes como subproceso inicial y que se extiende a lo largo de todo el
proceso.

En un segundo nivel, los subprocesos que componen la gestión de las

actividades y objetivos de los almacenes y que abarca la recepción de los
materiales, su mantenimiento en el almacén y el movimiento entre zonas de
un mismo almacén.

Por último, la gestión de las identificaciones, registros e informes generados a

lo largo de los procesos anteriores.

2.4.1 Planificación y Organización

Este subproceso alcanza las actividades de carácter estratégico y táctico, al

tener que dar solución a las necesidades de recursos y ubicaciones en línea
con las políticas y objetivos generales de la compañía; como por ejemplo, la
modalidad de gestión de los almacenes, su ubicación, los recursos técnicos y
humanos necesarios, o la planificación de cada uno de los tres procesos
operativos (recepción, almacén y movimiento).

Diseño de la Red de Distribución y Almacenamiento

En primer lugar, una compañía necesita una Red de Distribución que permita
responder a cambios en la demanda utilizando una óptima combinación de
instalaciones, modalidades de transporte y estrategias.

6
 MANUAL DE ALMACENES

Fuente: PricewaterhouseCoopers

Una Red de Distribución es el conjunto de todos los centros de distribución,

almacenes y rutas de transporte entre ellos.

El Diseño de una Red de Distribución es la planificación y ubicación

estratégica de los almacenes y centros de distribución de manera que
permitan gestionar el flujo de productos desde uno o más orígenes hasta el
cliente.

Desarrollar una adecuada red de almacenes para la compañía y los clientes

requiere considerar una cantidad significativa de elementos: Número de
almacenes, las ubicaciones, la propiedad de la gestión o el tamaño de los
mismos.

Tras tener identificadas las necesidades de distribución y almacenamiento, la

compañía debe decidir qué tipos de almacenes y centros de distribución se
ajustan a sus necesidades de manera más eficiente, así como la ubicación de
los mismos.

Responsabilidad de la Gestión de los almacenes

Tras definir la Red de Distribución que necesita la compañía, la primera gran

decisión que una compañía debe realizar respecto al almacenamiento de sus
existencias es si debe autogestionar los almacenes o subcontratarlos.

7
 MANUAL DE ALMACENES

La decisión depende de numerosos factores. A continuación se presentan las

ventajas y desventajas que presenta cada una de las modalidades, de
manera que una empresa pueda sopesar aquella que mejor se ajuste a su
situación.

GESTIÓN PROPIA SUBCONTRATACIÓN

• Mayor grado de control • Conservación del capital
• Flexibilidad • Aumento del espacio de almacén
para cubrir picos de demanda
• Menos costoso a largo plazo
• Riesgo reducido
• Optimización de los recursos
humanos • Economías de escala
VENTAJAS

• Beneficios fiscales (tax benefits) • Flexibilidad

• Beneficios intangibles • Ventajas fiscales (impuestos)
• Conocimiento específico de los
costes de almacenamiento y
manutención
• Potencial minimización of labor
disputes
• Carencia de flexibilidad • Problemas de comunicación
DESVENTAJAS

• Financial constraints • Carencia de servicios

especializados
• Rate of return
• El espacio puede no estar
disponible (Shortage of space)

Fuente: Fundamentals of Logistics Management. Elaboración PricewaterhouseCoopers.

8
 MANUAL DE ALMACENES

Dentro de la denominación de Gestión Propia se incluyen aquellos almacenes

cuyas instalaciones son propiedad de la misma compañía o son alquilados a
agentes externos, pero que es la propia compañía la que se encarga de
gestionarlo. Se refiere, por tanto, a la responsabilidad propia de las
actividades que se lleven a cabo en el almacén, independientemente de la
propiedad de las instalaciones.

La decisión respecto a la propiedad de las instalaciones responde

únicamente a criterios financieros, y es la propia empresa la que debe sopesar
la alternativa más ventajosa para sí misma.

En casos en los que la demanda presenta fluctuaciones significativas o incluso

que la demanda es difícilmente previsible, puede ser útil disponer de un
almacén de gestión propia para un volumen de existencias y recurrir a la
subcontratación de espacio durante periodos determinados.

La subcontratación del almacén – y por extensión el resto de las funciones

logísticas – debe estar basada en las necesidades concretas de la compañía,
lo cual puede parecer simple, pero que requiere un exhaustivo conocimiento
interno de la organización y externo del sector.

Los criterios de subcontratación se deben centrar en primer lugar en asegurar

una buena calidad del servicio, no permitiendo reducir el nivel de calidad de
la compañía (tanto la calidad tangible de las mercancías como tiempos de
entrega al cliente, paradas de producción, etc). Junto con la calidad del
servicio, el precio. De hecho, el mayor porcentaje de las subcontrataciones
vienen promovidas por la búsqueda de reducción de costes.

Sin embargo, no hay que dejar de considerar otros factores que pueden
afectar a medio y largo plazo al éxito de la decisión, como son la cobertura
del operador, el control de la red, instalaciones adecuadas a las mercancías
propias y tecnologías avanzadas de manipulación y de información, entre
otros servicios añadidos que proliferan por la expansión del sector.

9
 MANUAL DE ALMACENES

Ubicación de almacenes

La localización de los almacenes debe ser enfocada desde dos puntos de

vista:

• Una visión general del mercado para acotarse geográficamente a un

área amplia.

• Una visión local del mercado que contemple aspectos particulares de

las zonas acotadas en la visión general.

Mientras que la visión general debe responder a criterios de optimización del

aprovisionamiento de materiales y de la oferta de productos y servicios de la
compañía, la visión local debe segmentar la visión general e informar de las
singularidades de cada subzona.

A lo largo de la historia se han desarrollado una serie de modelos

matemáticos que permiten identificar la mejor ubicación de un almacén
desde el punto de vista general. Los costes de transporte se erigen como el
factor de mayor consideración y base de la mayoría de los modelos. Entre los
más utilizados se encuentran los métodos de: Von Thünen, Hoover, Weber,
Greenhut y el método de Centro de Gravedad.

Todos los métodos mostrados son un buen camino hacia la determinación de

un punto óptimo de ubicación de un almacén, si bien no ha de olvidarse la
complejidad del problema por la cantidad de variables que pueden
intervenir.

Los factores que componen el punto de vista local toman gran importancia
tanto en compañías grandes como en compañías de tamaño reducido. Si
bien las primeras pueden encontrar en ellos un aliado perfecto ante la
complejidad del cálculo de la ubicación desde la visión global, es obvia la

10
 MANUAL DE ALMACENES

importancia de los factores locales para aquellas empresas cuyo radio de

actuación es reducido.

La tabla previa de ventajas y desventajas de una gestión propia o

subcontratada de un almacén engloba los factores más importantes de la
visión local, a los que habría que añadir las infraestructuras de la zona, la
oferta de transportistas, mano de obra y otros muchos que cada empresa
debe sopesar en función de sus necesidades.

Tamaño de los almacenes

El tamaño de un almacén es otro de los aspectos a tener en cuenta en la

planificación y organización de la Gestión de Almacenes, puesto que una
errónea decisión puede acarrear consecuencias considerables en cuanto a
costes, máxime cuando su alcance es a largo plazo.

Un almacén debe ser dimensionado principalmente en función de los

productos a almacenar (en tamaño, características propias y cantidad de
referencias) y la demanda (especialmente en sectores afectados por la
estacionalidad de la demanda). Pero además de estos, intervienen otros
factores que deben ser considerados a la hora de dimensionar el tamaño de
un almacén. Los factores a tener en cuenta para el cálculo del tamaño de un

Productos a almacenar (cantidad y tamaños)

Demanda de los mercados

Niveles de Servicio al cliente

Sistemas de manipulación y almacenaje a utilizar

Tiempos de producción

Economías de escala

Lay out de existencias

Requisitos 11
de pasillos

Oficinas necesarias
 MANUAL DE ALMACENES

almacén son:

Oficinas necesarias

La capacidad de un almacén es expresada habitualmente bien en metros

cuadrados, bien en metros cúbicos de espacio. La medición del volumen
(metros cúbicos) es, sin duda, la mejor opción de ambas, sobre todo,
conforme van apareciendo sistemas de manipulación y almacenaje que
hacen practicables los espacios menos accesibles del almacén; entre ellos la
altura.

Diseño y Lay-out de los almacenes

Una vez los tipos de almacenes y sus ubicaciones han sido definidos, se debe
trabajar en conseguir el flujo de materiales más eficiente y efectivo dentro de
los almacenes. En este sentido, un diseño efectivo optimiza las actividades de
un almacén.

Los riesgos achacables a las actividades del almacén son:

• de seguridad (tanto de los empleados como ante robos).

• de control de autorización.

• de control de inventario.

• Sanitarios.

• de manipulación de productos.

Estos riesgos pueden ser gestionados fomentando actitud de trabajo entre los
empleados, forzando la seguridad e implantando un sistema de gestión de
almacenes efectivo que gestione el almacenamiento y flujo de materiales y
productos dentro del almacén.

12
 MANUAL DE ALMACENES

El papel de los almacenes en la cadena de suministro ha evolucionado de ser

instalaciones dedicadas a almacenar a convertirse en centros enfocados al
servicio. Los objetivos del diseño de los almacenes son facilitar la rapidez de la
preparación de los pedidos, la precisión de los mismos y la colocación más
eficiente de las existencias, todos ellos en pro de conseguir ciclos de pedido
más rápidos y con mejor servicio al cliente.

A la hora de diseñar un almacén, se debe distinguir entre dos fases bien

diferenciadas:

• Una primera fase de diseño de la instalación. El continente.

• Una segunda fase de diseño de la disposición de los elementos

que deben “decorar” el almacén; el lay-out del almacén. El
contenido.

DISEÑO DE LAS INSTALACIONES

13
 MANUAL DE ALMACENES

Debe incluir:
• Número de plantas: preferentemente almacenes de una planta
• Planta del almacén: diseño en vista de planta de la instalación
• Instalaciones principales: columnado, instalación eléctrica,
ventilación, contra incendios, seguridad, medioambiente, eliminación
de barreras arquitectónicas
• Materiales: principalmente los suelos para los cuales se debe tener
presente la resistencia al movimiento de las máquinas, la higiene y la
seguridad
LAY – OUT
El lay-out de un almacén debe asegurar el modo más eficiente para manejar
los productos que en él se dispongan. Así, un almacén alimentado
continuamente de existencias tendrá unos objetivos de lay-out y
tecnológicos diferentes que otro almacén que inicialmente almacena
materias primas para una empresa que trabaje bajo pedido. Cuando se
realiza el lay-out de un almacén, se debe considerar la estrategia de
entradas y salidas del almacén y el tipo de almacenamiento que es más
efectivo, dadas las características de los productos, el método de transporte
interno dentro del almacén, la rotación de los productos, el nivel de
inventario a mantener, el embalaje y pautas propias de la preparación de
pedidos.

14
 MANUAL DE ALMACENES

Ejemplo de Lay-out:

Entrada camiones
Ventanilla Taller

Zona de Zona de
Rampa
descarga carga

Mesa

Artículos de
Clase A
(fuerte rotación)

Artículos de
Clase B
(rotación media) = Cajones
= Estanterías piezas
pequeñas y medianas
= Estanterías piezas
Artículos de grandes
Clase C = Estanterías diversas
(chapa, ruedas,...)
(baja rotación) Mostrador público

Fuente: PricewaterhouseCoopers

El correcto diseño de las instalaciones del almacén y su lay-out aporta un

adecuado flujo de materiales, minimización de costes, elevados niveles de
servicio al cliente y óptimas condiciones de trabajo para los empleados.

Modelos de Organización física de los almacenes

Si la empresa ha optado por la gestionar ella misma el almacén, debe decidir

el modelo de gestión a aplicar a nivel operativo.

Existen, fundamentalmente, dos tipos de modelos de gestión operativa de los

almacenes. Se denominan: Almacén organizado y almacén caótico.

15
 MANUAL DE ALMACENES

GESTIÓN DE ALMACÉN ORGANIZADO

Principio: Cada referencia tiene asignada una ubicación especifica
en almacén y cada ubicación tiene asignadas referencias
especificas.

Características: • Facilita la gestión manual del almacén

• Necesita preasignación de espacio
(independientemente de existencias)
GESTIÓN DE ALMACÉN CAÓTICO
Principio: No existen ubicaciones pre-asignadas. Los productos se
almacenan según disponibilidad de espacio y/o criterio
del almacenista.

Características: • Dificulta el control manual del almacén

• Optimiza la utilización del espacio disponible en el
almacén
• Acelera el almacenamiento de mercancías recibidas
• Requiere sistemas de información electrónicos

Fuente: PricewaterhouseCoopers

2.4.2 Recepción

La recepción es el proceso de planificación de las entradas de mercancías,

descarga y verificación tal y como se solicitaron actualizando los registros de
inventario.

16
 MANUAL DE ALMACENES

Se trata de un proceso de altísima importancia dentro de las actividades de

almacén, puesto que de ella depende en gran medida la calidad del
producto final.

El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepción de

mercancías es la automatización tanto como sea posible para eliminar o
minimizar burocracia e intervenciones humanas que no añaden valor al
producto.

Las inspecciones son imprescindibles pero no añaden valor, por lo que es

factor clave una adecuada selección de proveedores para tender hacia una
recepción segura y eliminar pasos de las inspecciones.

Fuente: PricewaterhouseCoopers

En primer lugar, el proceso de recepción de mercancías debe cimentarse en

una previsión de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo

17
 MANUAL DE ALMACENES

dado y que contenga, al menos, el horario, artículos, y procedencia de cada

recepción.

El registro y trazabilidad electrónicos de las existencias por ubicación es otro

factor que favorece la efectividad y eficiencia de la gestión del almacén y,
en concreto, del proceso de recepción y por ello, la empresa debe tomar las
medidas oportunas para conseguirlo.

Conviene distinguir entre las llegadas de mercancía interna de las externas. En

el primero de los casos, los requerimientos de recepción son significativamente
menores que las mercancías de origen externo, en el caso de que se realicen
controles de procesos a lo largo de la vida de las mercancía. Además, una
correcta metodología de identificaciones a lo largo de la compañía también
favorece enormemente la actividad de recepción. Es el caso de traslado de
mercancías entre almacenes o de proceso de transformación a almacén.

Las mercancías de procedencia externa requieren unas condiciones de

llegada más exhaustivas y deben haber sido establecidas previamente con el
proveedor, con lo que se precisa mayor actuación y responsabilidad desde el
almacén.

Tras la descarga e identificación, las cuales deben realizarse de manera

inmediata y en zona específica habilitada a tal efecto, las mercancías deben
pasar a almacenamiento, bien temporal a la espera de su ubicación
definitiva, bien fijo en su ubicación definitiva.

2.4.3 Almacén

Es el subproceso operativo concerniente a la guarda y conservación de los

productos con los mínimos riesgos para el producto, personas y compañía y
optimizando el espacio físico del almacén.

18
 MANUAL DE ALMACENES

Esta optimización de espacios tiene como objetivo la facilitación del

desarrollo de las actividades y para ello, la zonificación del almacén resulta
necesaria. El almacén puede dividirse en las siguientes zonas:

ZONAS DE UN ALMACÉN
• Recepción: zona donde se realizan las actividades del proceso de
Recepción
• Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos
almacenados. De adaptación absoluta a las mercancías albergadas,
incluye zonas específicas de stock para mercancías especiales,
devoluciones, etc
• Preparación de pedidos o picking: zona donde son ubicados las
mercancías tras pasar por la zona de almacenamiento, para ser
preparadas para expedición
• Salida, verificación o consolidación: desde donde se produce la
expedición y la inspección final de las mercancías
• Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y máquinas.
Diseñados también para permitir la total maniobrabilidad de las
máquinas.
• Oficinas: zona destinada a la ubicación de puestos de trabajo
auxiliares a las operaciones propias de almacén

Los sistemas de producción Just in Time (JIT), eliminan o minimizan al máximo

las zonas de almacenamiento para las mercancías de entrada. En estos

19
 MANUAL DE ALMACENES

sistemas, el almacén actúa como centro de consolidación más que de

almacenaje.

Por otra parte, los tipos de almacenamiento de los productos son:

• Racking: permite utilizar de manera eficiente el espacio vertical,

almacenando existencias en grandes racks. Sin embargo, la recogida
puede requerir mayor trabajo y ser más caro, ya que es necesario
utilizar sistemas automáticos de elevación.

• Por zonas: despacha la recogida, permanencia y envío agrupando

existencias de características comunes juntos en lugares de fácil
acceso. La zonificación, sin embargo, puede resultar en una utilización
del espacio menos eficiente. Como los requerimientos de espacio para
existencias se amplían más allá de la capacidad de un área, puede ser
comprimidos en otra, malgastando el espacio.

• Aleatorio: agrupa productos de acuerdo al tamaño de los lotes y el

espacio disponible sin relacionar las características de los productos.
Aunque el espacio del almacén se utiliza eficientemente, el
almacenamiento aleatorio no ayuda a la recogida rápida,
especialmente cuando se trata de grandes cantidades.

• De temporada o promocionales: los productos sujetos a

temporalidades son ubicados en áreas de fácil recogida y
abastecimiento para minimizar los costes de manipulación.

• Cuarentena de alto riesgo: estos productos, tales como las sustancias

controladas, las existencias de alto valor o armas de fuego requieren
condiciones especiales de almacenamiento, incluyendo el acceso
restringido que precisa especial control y supervisión para la recogida y
envío, así como un seguimiento especial de la trazabilidad dentro del
almacén para prevenirse de los robos.

20
 MANUAL DE ALMACENES

• De temperatura controlada: Si es necesario almacenar productos que

requieren áreas de temperatura controlada, es importante tener en
cuenta la seguridad de los empleados y protegerlos de los repentinos
cambios de temperatura. La manipulación de los productos puede
también ser más lenta debido a tiempo limitado que se puede pasar
en el entorno de temperatura controlada.

Una opción de almacenamiento cuya correcta aplicación aporta resultados

es el “Cross-docking” – también conceptuable dentro del subproceso de
Movimiento -. Se define como la utilización de instalaciones intermedias
(almacenes temporales) para el movimiento de mercancías de una ubicación
a otra, especialmente entre los muelles de carga y los de descarga. Un “cross-
dock” típico es un muelle de carga de camiones donde el material es
transferido de un camión a otro sin necesidad de ser almacenado. Por su
naturaleza, el “Cross-docking” o “Paso Directo” puede ser considerado como
un modelo de Distribución más que de almacenaje.

De hecho, con este modelo no se utilizan inventarios ya que se trata de

mercancía en tránsito y por ello lo ideal es que permanezca el tiempo de
redespacho.

Según esto, no es un sistema aplicable a todo tipo de productos y de ahí la

disparidad de resultados que ofrece. Las empresas de Distribución son las que
mejor se prestan a este sistema, ya que les permite recepcionar grandes
volúmenes de pedidos, para posteriormente clasificarlos, ordenarlos y
agruparlos, permitiéndoles reducir el tiempo de preparación y envío al cliente
y no generar inventario. Pero también otras empresas pueden verse
beneficiados por el Cross-docking en tanto en cuanto evita la utilización de
centros de distribución con inventarios. Pero para ello, deben considerar las
alteraciones que les va a producir en el resto de operaciones y en la relación
con el cliente.

21
 MANUAL DE ALMACENES

En términos generales, artículos con acusada estacionalidad, o en promoción

son también buenos candidatos para el Cross-docking.

En el debe del Cross-docking está la necesidad de una exhaustiva

comunicación y coordinación entre las operaciones de almacén, por lo que
es recomendable la utilización de sistemas electrónicos de información.

2.4.4 Movimiento

Es el subproceso del almacén de carácter operativo relativo al traslado de los

materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacén o desde la
zona de recepción a la ubicación de almacenamiento.

La actividad de mover físicamente mercancías se puede lograr por diferentes

medios, utilizando una gran variedad de equipos de manipulación de
materiales. El tipo de herramientas utilizado depende de una serie de factores

Volumen del almacén

Volumen de las mercancías

Vida de las mercancías

Coste del equipo frente a la finalidad

Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones

requeridas

Distancia de los movimientos

como son:

Por lo general, es recomendable utilizar una mezcla mayor o menor de los

diferentes tipos en función de la variedad de productos y técnicas de
almacenaje utilizados. La decisión individual de cada equipo deberá venir
precedida de un análisis de costes basado en el nivel de actividad actual, la
tecnología y los costes de espacio en relación con la estrategia de la
compañía.

22
 MANUAL DE ALMACENES

Desde la perspectiva de las características de las mercancías, los flujos de

entrada y salida del almacén de las mercancías son variadas, como por
ejemplo:

• Last In – First Out (LIFO): la última mercancía que entra en almacén, es

la primera que sale para expedición. Esta modalidad es
frecuentemente utilizada en productos frescos.

• First In – First Out (FIFO): la primera mercancía que entra en almacén, es

la primera que es sacada de almacén. Es la modalidad más utilizada
para evitar las obsolescencias

• First Expired – First Out (FEFO): el de fecha más próxima de caducidad

es el primero en salir.

2.4.5 Información

Si bien la función principal de la Gestión de Almacenes es la eficiencia y

efectividad en el flujo físico, su consecución está a expensas del flujo de
información. Debe ser su optimización, por tanto, objetivo de primer orden en
la Gestión de Almacenes.

Su ámbito se extiende a todos los procesos anteriormente descritos –

Planificación y organización, recepción, almacén y movimiento – y se
desarrolla de manera paralela a ellos por tres vías:

• Información para gestión.

• Identificación de ubicaciones.

• Identificación y trazabilidad de mercancías.

Información para la gestión

Dentro de este epígrafe se incluyen todos aquellos documentos que

contienen:

23
 MANUAL DE ALMACENES

• Configuración del almacén: instalaciones, lay-out…

• Datos relativos a los medios disponibles

• Datos técnicos de las mercancías almacenadas

• Informes de actividad para Dirección

• Evolución de indicadores

• Procedimientos e instrucciones de trabajo

• Perfiles y requisitos de los puestos

• Registros de la actividad diaria

Todos ellos caracterizados por la importancia que supone establecer una

periodicidad en la supervisión y ceñirse a modelos y formatos que aporten la
información para la gestión del almacén.

Identificación de ubicaciones

En el apartado 2.4.3 – Almacén -, se han descrito las diferentes zonas que

puede contener un almacén. Todas estas zonas deben estar perfectamente
identificables y conocidas por el personal habilitado a entrar en el almacén.
Para ello, las prácticas más habituales son la delimitación de las zonas por
colores o la presencia de carteles con la denominación de las zonas,
colgados o posados en el suelo.

En el almacén toda ubicación debe poseer su codificación única que la

diferencie del resto. El método de codificación es decisión propia de la
empresa, no existiendo una codificación perfecta para todas las empresas.
Cada compañía debe buscar la suya en función del número de almacenes,
zonas en cada uno de ellos y las ubicaciones en cada zona (estanterías...).

Las ubicaciones pueden codificarse por:

24
 MANUAL DE ALMACENES

• Estanterías: cada estantería tiene asociado una codificación

correlativa, del mismo modo que en cada una de ellas, sus bloques
también están identificados con numeración correlativa, así como las
alturas de la estantería, empezando del nivel inferior y asignando
números correlativos conforme se asciende de altura.

• Por Pasillo: en este caso, son los pasillos los que se codifican con
números consecutivos. En este caso, cada dos estanterías se van
codificando sus bloques, ya que la relación es de un pasillo por cada
dos estanterías. La profundidad de las estanterías se codifica con
numeraciones de abajo arriba, asignando números pares a la derecha
e impares a la izquierda, y empezando por el extremo opuesto en el
siguiente pasillo.

Codificación por estantería Codificación por

pasillo

06 01 06 01 06 11 12 02 01 11
05 02 05 02 05 09 10 04 03 09
04 03 04 03 04 07 08 06 05 07
03 04 03 04 03 05 06 08 07 05
02 05 02 05 02 03 04 10 09 03
01 06 01 06 01 01 02 12 11 01

1 2 3 4 5 1 2 3

A continuación se presenta un ejemplo de codificación de estanterías:

El código de cada estantería será de 4 dígitos:

Primer dígito: letra mayúscula representando el lugar que ocupa la estantería en el conjunto
total. Las estanterías se nombrarán con una letra consecutiva del abecedario
empezando de derecha a izquierda. Por ejemplo, la estantería más cercana a
las oficinas será la “A” y su compañera la “B” y así sucesivamente.
Segundo dígito: número de posición que ocupa el pallet en la estantería (fila=empezando a
25
numerar de abajo arriba, considerando abajo el hueco más cercano al muelle
de descarga, es decir, a la cabecera). El número de posiciones posibles de
pallets en una estantería y en un nivel varía entre 01-41, 01-44, 01-29 y 01-32.
Tercer dígito: número del nivel (altura) al que se puede ubicar un pallet. Por tanto, tendremos
4 niveles máximos:
 MANUAL DE ALMACENES

Identificación y trazabilidad de mercancías

Al igual que las ubicaciones, o incluso con mayor importancia, la totalidad de

las mercancías almacenadas deben ser codificadas asignando
identificaciones únicas por artículo. Y aún más, está codificación debe estar
relacionada con la utilizada para identificar las ubicaciones y con el resto de
procesos de la empresa – no sólo los logísticos -.

Con ello, se consigue disponer de los pasos que sigue una mercancía
determinada, tanto en el sentido de la cadena de valor, como a la inversa,
en el caso de que el origen de búsqueda proceda, por ejemplo, del Cliente,
es decir, su trazabilidad. Desafortunadamente, todavía son muchas las
empresas que desaprovechan las enormes posibilidades que ofrece disponer
de la información para el rastreo de los artículos que circulan o han circulado
por la empresa.

Gracias a los avances tecnológicos, la codificación normalizada de

mercancías y ubicaciones junto a su relación es hoy en día rápida y
cómodamente realizable mediante la identificación automática.

26
 MANUAL DE ALMACENES

Son dos las principales vías de codificación automática que se utilizan en la

empresa:

• Codificación de barras

• Etiquetas electrónicas

La gestión de almacenes basada en código de barras permite un control

exhaustivo de los productos. El código de barras es un sistema de codificación
internacional de los productos que ofrece grandes posibilidades para
maximizar la eficiencia en la gestión de las bases de datos que relacionan los
flujos físicos y de información de las empresas en sus operaciones cotidianas
de intercambio.

Con el Código EAN las empresas utilizan un Lenguaje Común compatible con
cualquier sistema interno. El Sistema EAN proporciona la fórmula para
identificar de forma única y no ambigua a los artículos y productos,
cualesquiera que sea su formato o presentación.

El código EAN dispone de un principio básico de gestión: “Toda modificación

del producto percibida por el consumidor final tiene un código EAN distinto”.

27
 MANUAL DE ALMACENES

VENTAJAS DE LA CODIFICACIÓN DE BARRAS

Utilización de una codificación común entre los interlocutores.
Captura de datos rápida y eficaz.
Gestión inmediata de la información.
Reducción de stocks.
Aumento del nivel de servicio a los clientes
Posibilidad de automatizar el almacén y mejorar el control sobre el almacenaje y la
distribución.
Reducción de errores en el reconocimiento del producto.
Gestión artículo por artículo
Mejora en la gestión de aprovisionamiento.
Información directa de la evolución diaria.
Fuente: AECOC

Por su parte, las etiquetas electrónicas son un recurso más sofisticado. Están
basadas en circuitería con microprocesadores, memorias y emisores y

28
 MANUAL DE ALMACENES

receptores de radio, lo que les permite manejar volúmenes de información

de miles de bytes. Su penetración es sensiblemente inferior al de los códigos
de barras.

2.5 TIPOLOGÍAS DE ALMACÉN

Existen una gran variedad de instalaciones de almacenamiento, según las

diferentes clasificaciones que susceptibles de realizarse:

CLASIFICACIÓN TIPO DE ALMACÉN

• Según su régimen jurídico • Propio • Leasing
• En alquiler
• Según su función logística • Central • Local
• Regional • De tránsito
• Según su estructura y • Convencional • Dinámicos
técnicas de manipulación • Paletizado • Móviles
• En bloque • Semiautomáticos y
• Compactos drive- automáticos
in • Autoportantes

• Según la naturaleza de los • Materias Primas • Materiales auxiliares

elementos almacenados • Semielaborados • Recambios
• Productos • Documentación
terminados
Fuente: Manual de Logística Integral. Elaboración PricewaterhouseCoopers.

Dentro de una Red de Distribución, el papel de un almacén puede variar. El

tipo de almacén que una compañía utiliza es un factor crítico en el diseño de
la Red. Un almacén centralizado alberga existencias para muchos mercados
regionales y envía productos directamente al cliente.

En tanto en cuanto hay una sóla ubicación de existencias, los altos costes de
transporte y el mayor tiempo de entrega del producto pueden dar como

29
 MANUAL DE ALMACENES

resultado un peor servicio al cliente. Los costes de existencias, sin embargo, se

reducen.

Fuente: PricewaterhouseCoopers

Los almacenes locales se sitúan muy próximos a los mercados objetivo,

reduciendo de este modo los tiempos de transporte y de entrega al cliente, e
incrementando la satisfacción del cliente. Si la demanda está dispersada
geográficamente y con difícil predicción, los almacenes locales pueden llevar
a altos costes de existencias.

Los almacenes regionales, por su parte, son similares a los locales pero están
enfocados a mercados más grandes. Este tipo de almacén reduce los costes
de transporte al reducir el número de almacenes y la frecuencia de envío al
cliente. Un menor número de almacenes puede reducir los costes de
existencias reduciendo los costes totales asociados a los productos, pero
puede también incrementar las distancias de envío y entrega, lo que puede

afectar a la satisfacción del cliente.

Fuente: PricewaterhouseCoopers

Los almacenes regionales con productos semielaborados pendientes de

ensamblaje final, empaquetado o etiquetado reducen los costes de

30
 MANUAL DE ALMACENES

transporte debido a que el punto de personalización del producto a las

necesidades del cliente está ubicado a lo largo de la Red de Distribución.

Los niveles de existencias puede disminuirse al no ser necesarias todas las

partes del producto en el montaje. Las partes individuales poseen un menor
valor que los productos terminados ya que los componentes no tienen
atribuidas las actividades de valor añadido.

Esta dilatación debida a la personalización en almacenes regionales puede

llevar a mejores niveles de satisfacción del cliente.

Fuente: PricewaterhouseCoopers

31