Catálogo Electrónico

MANUAL DE USUARIO
CATLOGO ELECTRNICO
AGOSTO 2010
CATLOGO ELECTRNICO
NDICE
Introduccin
.......................................................
Modelo de Pliegos .
Procedimiento de compra
Paso 1: Ingreso y Documentacin precontractual............. 6
Paso 2: Seleccin de tems para la compra ...................
Paso 3: Confirmacin de la Orden de Compra.................... 13

Paso 4: Impresin Orden de Compra ............................
MANUAL DE USUARIO: Catlogo Electrnico
16
CATLOGO ELECTRNICO
Introduccin
El Catlogo Electrnico, es la herramienta con la cual se podrn adquirir bienes
y servicios normalizados, por parte de las Entidades Contratantes, sobre la base
de parmetros objetivos establecidos en la normativa dictada por el INCOP.
Las contrataciones por catlogo electrnico de bienes y servicios normalizados
debern constar en el Plan Anual de Contratacin y para su inicio el rea
requirente elaborar los pliegos en los que se determinen los requerimientos y
especificaciones tcnicas de dichos bienes y servicios, los mismos que sern
aprobados por la mxima autoridad de la Entidad Contratante o su delegado y
debern constar con la correspondiente certificacin presupuestaria.
Imagen 1.1
Al hacer clic en Ingreso al Sistema, se despliega una pantalla que permite

ingresar el RUC, Usuario y Contrasea, y luego se pulsa el botn Entrar,
como se indica en la Imagen 1.2.
Imagen 1.2
Modelo de Pliegos
Para llevar adelante este procedimiento de contratacin, la Entidad Contratante
debe contar previamente con el Modelo de Pliegos. Para contar con este
documento puede entrar al Portal COMPRASPUBLICAS, y en Publicaciones ir
a Modelos de Pliegos (o en el blog de Entidad Contratante), y seleccionar el
Modelo de Compra por Catlogo.
Tambin puede bajarse el Modelo de este procedimiento entrando al sistema, ir
a la pestaa Entidad Contratante hacer clic en Catlogo Electrnico y
luego hacer clic en Compras por Catlogo, entonces el sistema presentar
una Imagen como la que se indica a continuacin:
Imagen 1.3
Al hacer clic en Modelos de Pliegos Fase Precontractual, el sistema nos

presenta una pantalla donde nos indica si deseamos abrir o guardar los
archivos. El usuario deber primero Guardar el archivo en el disco duro de su
computador y luego Abrir; si desea visualizar estos modelos tiene que hacer
clic en Abrir.
Imagen 1.4
Al pulsar el botn Abrir, el sistema desplegar el Modelo de pliegos para la

fase precontractual del procedimiento de contratacin por catlogo electrnico,
tenindose que complementar las especificaciones tcnicas del bien o bienes a
comprar, obtener la disponibilidad presupuestaria, hacer que el Director
Administrativo genere una certificacin de que el bien a comprar se encuentre
en el catlogo, y con estos tres documentos se procede a generar la Resolucin
de aprobacin de los pliegos de compra, de parte de la mxima autoridad, o su
delegado, de la Entidad Contratante. El Modelo de los documentos en
referencia se indica en la Imagen 1.5
Imagen 1.5
Procedimiento de compra
Para realizar el procedimiento de compra de Catlogo Electrnico, y una vez
que se hayan complementado los documentos descritos anteriormente, se debe
realizar el proceso de conformidad como se indica a continuacin.
Paso 1: Ingreso y Documentacin precontractual

Se debe entrar al sistema, ir a la pestaa Entidad Contratante, hacer clic
en Catlogo Electrnico, o tambin ir directamente al icono de Catlogo
Electrnico, como se indica a continuacin:
Imagen 1.6
Paso 2: Seleccin de tems para la compra

Primero se tiene que escoger la categora de los bienes a comprar, en este caso
elegiremos la categora haciendo clic en Bienes, como se indica en la Imagen
1.7
Imagen 1.7
El sistema desplegar las subcategoras, y vamos a suponer que el bien a

comprar se trata de una computadora, por lo que hacemos clic en el link
Equipos de computacin.
Imagen 1.8
Al hacer clic en Equipos de Computacin, el sistema despliega una pantalla

donde indica las subcategoras de esta categora, como se indica en la Imagen
1.9
Imagen 1.9
Al hacer clic en el link Computadoras Porttiles, el sistema desplegar

todos los tipos de computadoras que fueron objeto de seleccin en el Convenio
Marco.
Imagen 1.10
Al hacer clic por ejemplo en la Opcin E, el sistema desplegar los tipos de

computadora registradas en esta opcin, haciendo clic en la que se desea hacer
la adquisicin, como se indica en la Imagen 1.11
Imagen 1.11
Al hacer clic en el link del bien que deseamos comprar, en este caso la
computadora, el sistema despliega la Imagen 1.12
Imagen 1.12
En la pantalla anterior se puede visualizar, la descripcin, los atributos, el

Convenio Marco, fotos y los descuentos. La Entidad Contratante puede bajarse
los Convenios Marco para guardar en el disco duro de su computador y revisar
10
los trminos contractuales acordados entre el INCOP y el proveedor, que

debern observarse a realizar la compra.
Seleccionado el bien que se quiere comprar (caso del ejemplo: computadora)
que coincida con la Resolucin de compra, se tiene que pulsar el botn Aadir
al Carrito:
Al pulsar el botn Aadir al Carrito, el sistema desplegar una pantalla
donde invita a insertar la cantidad de los bienes a ser adquiridos, la partida
presupuestaria (campo obligatorio) y el impuesto que se calcula sobre el tem
en caso haberlo; Recuerde gravar con el 12% sus productos de acuerdo a lo
establecido en la Ley de Rgimen Tributario. Una vez que se hayan llenado
correctamente estos campos haremos clic en Actualizar Carrito, para guardar
los cambios, como se indica en la Imagen 1.13
Imagen 1.13
Al hacer clic en Actualizar Carrito, el sistema multiplica la cantidad por el

valor unitario del bien, a este resultado se le aplica el descuento y finalmente
aplicamos el impuesto, obteniendo el valor total a pagar del bien.
Si se requiere realizar otras compras, entonces se har clic en Continuar
Comprando, como se indica en la Imagen 1.14
11
Imagen 1.14
Al pulsar el botn Continuar Comprando, el sistema despliega la pantalla

donde tenemos que escoger la categora donde se encuentra el bien a comprar.
Imagen 1.15
Al hacer clic en Bienes, el sistema nos muestra nuevamente las

subcategoras de los bienes o servicios a ser adquiridos, en este caso
seleccionamos la categora bienes, haciendo clic en la subcategora Suministros
12
de Oficina, y el sistema nos despliega la pantalla con los bienes registrados en

esta subcategora, en ella hacemos clic en el bien requerido que se ha
seleccionado y que consta en la Resolucin de compra, como se visualiza en la
pantalla anterior.
Imagen 1.16
Al hacer clic en el bien elegido, el sistema nos mostrar todo lo referente al

mismo, como se indica en la Imagen 1.17
13
Imagen 1.17
Luego realizaremos los pasos que hicimos para la primera compra, hasta llegar
a la opcin de Actualizar Carrito, y as sucesivamente.
Suponiendo que es todo lo que se requiere comprar en base a lo sealado en la
Resolucin de compra, tenemos que proceder a generar la orden de compra,
para lo cual hacemos clic en Generar Orden como se indica en la Imagen
1.18
14
Imagen 1.18
Al pulsar el botn Generar Orden, el sistema despliega una pantalla que

solicita se ingrese nuevamente el RUC, Usuario y Contrasea.
Imagen 1.19
NOTA: El sistema cuenta con una forma de identificar previamente los

productos a comprar, utilizando la funcionalidad Bsqueda avanzada que
se encuentra en el men superior izquierdo de la pantalla. Esta ayuda nos
15
permitir encontrar un producto de manera rpida, para lo cual contamos con

varias opciones de bsqueda del producto.
Imagen 1.20
Paso 3: Confirmacin de la Orden de Compra

Al hacer clic en Generar Orden, el sistema despliega una pantalla donde
ejerce un control interno, para lo cual invita a insertar el RUC, Usuario y
Contrasea del comprador; una vez complementados estos campos tenemos
que hacer clic en Aceptar, como se indica en la Imagen 1.20
Imagen 1.21
16
Al pulsar el botn Aceptar el sistema le presenta el siguiente mensaje

informativo, que le indica que la orden de compra no se puede anular, por lo
tanto se proceder con su pedido, como se indica en la Imagen 1.22
Imagen 1.22
Al pulsar el botn Aceptar, el sistema despliega la siguiente pantalla donde

se despliegan los datos de la persona que autoriza; estos datos son del
representante legal de la Entidad Contratante. Si no aparecen estos nombres
deber comunicarse con su administrador para que ingresen los datos y correo
del representante legal. Si los datos son correctos, se coloca el Nmero de la
Resolucin de compra, y luego se hace clic en Continuar, como se indica en
la Imagen 1.23
Imagen 1.23
17
Al pulsar el botn Continuar, el sistema hace un resumen de lo que se

pretende comprar, los datos de la persona que autoriza la orden de compra, el
descuento y el total de la misma.
Al pulsar el botn Confirmar, la orden se remite al Proveedor, la cual es
irreversible por parte de la Entidad contratante.
Imagen 1.24
Al hacer clic en Confirmar, el sistema presenta una pantalla, en donde

permite continuar comprando, o simplemente visualizar las rdenes de compra,
para lo cual se hace clic en Ver Mis rdenes de Compra, como se indica
en la Imagen 1.25
Imagen 1.25
18
Paso 4: Impresin Orden de Compra

Al hacer clic en Ver Mis rdenes de Compra, el sistema despliega el
nombre de los Proveedores, por lo que se requiere escoger el Proveedor que
fue seleccionado en la compra, y hacer clic en HOY, como se indica en la
Imagen 1.26
Imagen 1.26
Al hacer clic en Hoy, el sistema despliega la orden de compra que se ha

generado, y para poderla visualizar se hace clic en Imprimir, como se indica
en la Imagen 1.27
Imagen 1.27
19
Al hacer clic en Imprimir, se visualiza la Orden de Compra, en cuyo

documento se inserta la informacin concerniente al Proveedor y a la Entidad
Contratante, as como tambin la descripcin de los bienes objeto de la
contratacin, como se indica en la Imagen que se presenta a continuacin.
Imagen 1.28
Es obligatorio que este documento lo imprima la Entidad contratante, y lo

archive en el expediente fsico de dicha compra, como respaldo a la Factura y al
Acta de Entrega-Recepcin que se suscribir con el Proveedor, al momento de
realizar la recepcin de los bienes adquiridos.
20

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Al hacer clic en el bien elegido, el sistema nos mostrar todo lo referente al

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NOTA: El sistema cuenta con una forma de identificar previamente los

permitir encontrar un producto de manera rpida, para lo cual contamos con

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Al pulsar el botn Aceptar el sistema le presenta el siguiente mensaje

Al pulsar el botn Aceptar, el sistema despliega la siguiente pantalla donde

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Al hacer clic en Confirmar, el sistema presenta una pantalla, en donde

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Al hacer clic en Hoy, el sistema despliega la orden de compra que se ha

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