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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
MODELO DE PLANIFICACION Y EJECUCION DE LA AUDITORIA INTERNA EN INSTITUCIONES PUBLICAS Y EMPRESAS PRIVADAS
Plan de Tesis previa a la Obtencin del Ttulo de Master en Contabilidad y Auditoria, Contador Pblico
ELSA SORAYA MEJA CANO

DIRECTOR DE TESIS: DR. FRANCISCO QUISIGIA
Quito Ecuador 2005
Del contenido del presente trabajo se responsabiliza el autor.
Elsa Soraya Meja Cano
DEDICATORIA
A mi familia por su apoyo incondicional y por inculcar en m valores de honestidad y responsabilidad eje primordial para mi desarrollo profesional. Para ella una muestra de gratitud al esfuerzo, sacrificio y comprensin absoluta durante la realizacin de este proyecto.
AGRADECIMIENTO
Al culminar esta etapa de postgrado es necesario hacer llegar un agradecimiento a todas aquellas personas que me ayudaron a alcanzar esta meta, quienes da a da me brindaron su apoyo y comprensin. Un agradecimiento especial al Dr. Francisco Quisigia quien con su profesionalismo y su experiencia me supo guiar en la elaboracin de la presente tesis. Y a la Universidad Tecnolgica Equinoccial por preparar e instruir profesionales en esta rama encaminando a sus estudiantes a prestar el contingente al servicio de la sociedad.
INDICE CAPITULO I DISEO CONCEPTUAL DE LA INVESTIGACION Planteamiento del Problema Definicin del Problema Objetivo General Objetivo Especfico Justificacin Hiptesis Metodologa CAPITULO II AUDITORIA INTERNA Definicin Papel del Auditor Caractersticas del Auditor Interno Tipos de Auditora Auditora Financiera Auditora Operativa Auditora de Sistemas Auditora de Calidad Auditora Ambiental Tipos de Auditor Auditor Interno Auditor Externo Diferencias Entre Auditor Externo y Auditor Interno Ventajas de la Auditora Interna Requisitos de Trabajo de Auditora Interna Tcnicas de Auditora Control Interno Objetivos Tipos de Control Estructura del Proceso de Control Interno Indicadores de Gestin Uso de Indicadores de Gestin en Auditora 9 9 9 10 10 10 10 11 11 11 11 11 12 13 13 14 14 15 16 16 17 19 Pg. 2 3 3 5 5 6 7
CAPITULO III PLANIFICACION Y EJECUCION DE AUDITORIA INTERNA EN INSTITUCIONES PUBLICAS
Planificacin y Ejecucin de la Auditora Interna en Instituciones Pblicas Administracin Pblica
24 24
Pg.
Anlisis del Manejo del Control Interno en Instituciones Pblicas Catastro de Instituciones Pblicas Administracin Financiera Sistema de Componentes de la Administracin Financiera Contabilidad Gubernamental Importancia del departamento de Auditora Interna en Insituciones Pblicas Ubicacin de la Unidad de Auditora Interna Normas de Control Interno para el Sector pblico Fundamentos de Control Interno Area de Auditora Interna Herramientas de Evaluacin de Control Interno Evaluacin del Ambiente de Control Evaluacin de los Riesgos de Control Evaluacin de las Actividades de Control Normas Gerenciales de Control Interno Normas de Control Interno para el Area de Administracin Financiera Gubernamental Normas de Control Interno para el rea de Presupuesto. Normas de Control Interno para el rea de Tesorera Normas de Control Interno para Bienes de Larga Duracin Normas de Control Interno para el rea de Recursos Humanos Desarrollo del Proceso de Auditora Planificacin Actividades de la Planificacin Memorando de Planificacin Programas de Trabajo Papeles de Trabajo Archivo de Papeles de Trabajo Indices y Referenciacin Marcas de Auditora
25 28 29 30 31
31 32 32 33 34 35 35 36 37 37 41 42 44 47 50 52 54 54 56 57 57 58 59 60
Estructura y Contenido de los Informes Caractersticas de los Informes Revisin del Informe
Pg. 62 63 64
Trmite de informes de Auditora y Exmenes Especiales Indicadores de Gestin en Instituciones Pblicas Determinacin de las Responsabilidades en base a la LOCGE Caso Prctico
68 69
70 77
Papeles de Trabajo Informe Sntesis de Resultados
97 137 138
CAPITULO IV PLANIFICACION Y EJECUCION DE AUDITORIA INTERNA EN ENTIDADES PRIVADAS
Planificacin y Ejecucin de la Auditora Interna en Instituciones Pblicas Administracin Privada Importancia de la Auditora Interna en Entidades Privadas Normas de Auditora Interna Normas sobre los Atributos Normas sobre el Desempeo Estructura del Departamento de Auditora Interna Responsabilidad de los Auditores Internos Ubicacin del Departamento de Auditora Interna A quin debe reportar el Departamento de Auditora Interna Estructura y Dimenciones del Departamento de Auditora Interna Recurso Humano Programas de Trabajo Pruebas de Cumplimiento y Sustantivas Programas de Trabajo - Efectivo Programas de Trabajo - Cuentas por Cobrar Programas de Trabajo - Inventarios Programas de Trabajo - Activos Fijos Programas de Trabajo - Cuentas por Pagar
141 141 141 142 142 143 145 145 146 147 149 150 155 155 156 160 163 166 169
Pg. Programas de Trabajo - Pasivos a Largo Plazo Programas de Trabajo - Patrimonio Programas de Trabajo - Recursos Humanos Papeles de Trabajo Sistema de Indices Marcas de Auditora 171 173 175 177 177 177
Control Interno Cuestionario de Control Interno Formas del Cuestionario Fuentes de Informacin para Revisin de Control Interno Control de Horas Trabajadas y Horas no Productivas en Auditora Preparacin del Informe Contenido de los Informes Archivo de Documentacin de Auditora Interna
178 179 179 182 183 184 184 189
CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Recomendaciones Bibliografa INDICE DE CUADROS CUADRO N1 CUADRO N2 CUADRO N3 CUADRO N4 CUADRO N5 CUADRO N6 CUADRO N7 CUADRO N8 CUADRO N9 CUADRO N10 CUADRO N11 CUADRO N12 CUADRO N13 INDICE DE GRAFICOS GRAFICO N1 GRAFICO N2 GRAFICO N3 GRAFICO N4 GRAFICO N5 GRAFICO N6 GRAFICO N7 GRAFICO N8 GRAFICO N9 GRAFICO N10 Modelo de Planificacin y Ejecucin de Auditoria Interna Ubicacin del Area de Auditora Interna Desarrollo del Proceso de Auditora Conocimiento Preliminar Flujograma de Planificacin Flujograma de Ejecucin Organigrama Estructural del Area de Auditoria Interna Planeacin de Auditora Matriz de Evaluacin y Calificacin del Riesgo Cedula de Control de Tiempos en el Departamento de Auditora Interna Tipos de Control Caractersticas de Auditora Privada y Gubernamental Auditora de Gestin/ Auditora Operacional/Calidad Auditora de Gestin/ Auditora Financiera Diferencias entre Administracin Privada y Pblica Componentes de la Administracin Financiera Objetivos de Control Interno Etapas de Control Interno Control Interno Previo al Compromiso Control Interno Previo al Devengamiento Control de la Evaluacin en la Ejecucin del Presupuesto Sipnosis de la Determinacin de responsabilidades en base a la LOCGE Responsabilidad de los Auditores 192 194 196 Pg. 16 20 21 22 25 30 33 34 42 43 43 70 146 Pg. 4 32 52 53 56 62 147 154 181 183
INFORME EJECUTIVO Las entidades sean pblicas o privadas, grandes, medianas o pequeas tienen la necesidad de examinar su situacin, mediante un adecuado manejo del control a travs de la planificacin y ejecucin de la auditoria interna y todo profesional del rea contable debe saber planificar y ejecutar auditoria interna en los dos tipos de entidades consecuentemente. En el captulo I de este plan de investigacin se verificar los aspectos relacionados con el diseo conceptual de la Investigacin enfocando determinar el problema y su definicin, objetivos de la investigacin tanto generales como especficos, el porque y la justificacin de haber planteado el plan de investigacin encaminado a determinar un Modelo de Planificacin y Ejecucin de la Auditoria Interna en Instituciones Pblicas y Privadas, sealando la metodologa a aplicarse y marco de referencia. En el Captulo II se desarrollar el manejo de auditoria interna. La auditoria interna ha venido ocupando fundamentalmente del sistema de control interno, es decir, del conjunto de medidas, polticas y procedimientos establecidos en las empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia y optimizar la calidad de la informacin econmico-financiera. Se ha centrado en el terreno administrativo, contable y financiero. As como tambin datos de control interno, tipos, componentes, propsito e importancia, normas de auditoria interna, tipos de informes, contenidos de los informes, como llevar un control adecuado a travs de indicadores de gestin, caractersticas de la auditoria gubernamental y privada. Sealando que Auditoria Interna es una actividad independiente, objetiva, imparcial y transparente, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin. Con el fin de ayudar a una organizacin a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemtico y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestin de riesgos, control y direccin.
El captulo III se enfoca a la Planificacin y Ejecucin de la Auditoria Interna en en Instituciones Pblicas en su contenido se realizara una anlisis sobre el manejo actual del control interno en las entidades del sector pblico, se analizar las Normas de control Interno para el sector pblico, la Determinacin de las responsabilidades en base a la Ley Orgnica de Contralora General del Estado tambin sern motivo de investigacin en este plan, sealando tambin la ejecucin del control en este tipo de entidades. Las Normas de Control Interno para el Sector Pblico de la Repblica del Ecuador constituyen guas generales emitidas por la Contralora General del Estado, orientadas a promover una adecuada administracin de los recursos pblicos y sirven para determinar el correcto funcionamiento, con el objeto de buscar la efectividad, eficiencia y economa en la gestin institucional y preservacin de recursos pblicos. El captulo IV se enfoca a la Planificacin y Ejecucin de la Auditoria Interna en Empresas Privadas en el se desarrollara un breve anlisis sobre el manejo del control interno en la entidades privadas , se indicar como una empresa privada puede crear un departamento de auditora interna en su organizacin, los requerimientos y su estructura as como tambin se expondr las fases de implantacin, desarrollo y planeacin de la auditoria interna, en relacin con los modelos de plan de auditoria interna, programas de trabajo, papeles de trabajo, tipos de informes, contenidos de los informes, se estudiara las normas de auditoria interna y las responsabilidades de la auditoria interna en entidades privadas.
CAPITULO I
1.1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la actualidad se hace imprescindible que toda empresa tanto pblica como privada lleve el debido control en los procesos contables, administrativos, y financieros. Para llevar a cabo este control es necesario que las entidades se distribuyan coordinadamente las actividades y procesos. Y es aqu donde nace el la obligatoriedad de contar en una entidad o institucin con un departamento de auditoria interna como parte primordial de control y cambio. La Auditoria persigue controlar y comparar el estado actual de la empresa y que tan lejos est de lo que quiere ser y que medidas adoptar para alcanzar sus metas o que cambios pertinentes deben hacerse para acceder a un mejor desempeo. Las empresas privadas que se encaminan al servicio del cliente y obtencin de utilidades, gracias a la auditoria interna pueden comprobar la capacidad de la administracin en todos los niveles. Permite identificar los puntos donde hay un peligro potencial y por otro lado resalta las oportunidades de mejorar, de reducir costos, de eliminar desperdicios y prdidas de tiempo innecesarias, as como tambin evala la eficacia de los controles, observa si se sigue en todos los niveles la direccin de las polticas y objetivos, y determina si la empresa est operando con las utilidades que debera, entre otros. En las entidades pblicas su importancia radica en proporcionar una seguridad razonable de que se protegen los recursos pblicos adecuadamente y se alcancen los objetivos institucionales, en nuestro pas la mayora de instituciones pblicas no cuenta con un departamento de control previo que pueda brindar sealizacin a los procesos, aspecto de gran relevancia ya que como si bien es cierto las entidades pblicas, se sujetan a auditoria externa por parte de la Contralora General del Estado, y es imprescindible que los funcionarios pblicos responsables lleven adecuadamente el proceso de control, ya que la negligencia en este sentido puede conllevar a glosas, impedimento a ocupar cargos pblicos y hasta prisin.
Cualquier tipo de organizacin, sea pblica o privada, grande, mediana o pequea tiene la necesidad de examinar su situacin, para saber si los sistemas bajo los cuales trabaja son los ptimos de acuerdo a su realidad. Con estos antecedentes se hace necesario la creacin de un INSTITUCIONES PBLICAS Y EMPRESAS PRIVADAS "MODELO DE
PLANIFICACION Y EJECUCION DE LA AUDITORIA INTERNA EN LAS
1.2 DEFINICIN DEL PROBLEMA Mediante la recopilacin de informacin e investigacin se puede establecer un
"MODELO DE PLANIFICACION Y EJECUCION DE LA AUDITORIA INTERNA EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y EMPRESAS PRIVADAS". Que brinde a los profesionales involucrados en el rea un enfoque global que sirva de base para la realizacin de su trabajo. Este proyecto se lo realizara luego de establecer los medios de control con los que cuentan las empresas para desempear sus actividades contables, administrativas y financieras, se contar con la exposicin de nuevos criterios y alternativas que permita la aplicacin de los conocimientos obtenidos durante la preparacin en la maestra de contabilidad y auditoria, lo que sustentar la creacin de este proyecto
1.3 OBJETIVOS 1.3.1 Objetivo General Disear un Modelo de Planificacin Instituciones Pblicas y Privadas. y Ejecucin de la Auditoria Interna en
GRAFICO N 1 MODELO DE PLANIFICACION Y EJECUCION DE AUDITORIA INTERNA
INICIO
I CONOCIMIENTO PRELIMINAR PLANIFICACION PRELIMINAR Memorando II PLANIFICACIN ESPECIFICA Programas de Trabajo
III EJECUCIN
Papeles de Trabajo
Archivo Corriente
Archivo Permanent
IV INFORME
Borrador del Informe
Emisin del Informe Final Implantacin de Recomendaciones
V SEGUIMIENTO
FIN
1.3.2 Objetivos Especficos Analizar y evaluar los esquemas de manejo de auditoria interna en base a la Contralora General de Estado de la Repblica del Ecuador. Realizar un estudio directo de las normas de Control Interno para el Sector Pblico de la Repblica del Ecuador. Establecer Indicadores de Gestin para Instituciones Pblicas Analizar y evaluar los esquemas de manejo de auditoria interna en Entidades Privadas. Realizar un estudio directo de privadas. normas de Auditoria Interna para empresas
1.4 JUSTIFICACIN
Se hace necesario determinar un Modelo de Planificacin y Ejecucin de la Auditoria Interna en Instituciones Pblicas y Privadas que permita disminuir los problemas de control interno ante la necesidad de conocer en que est fallando o que no se est cumpliendo, para evaluar si mantienen o no planes que le lleven cumplir sus metas y le permita medir y cuantificar los logros alcanzados por la empresa en un periodo de tiempo determinado y lograr un mejor desempeo y productividad. La auditoria interna es necesaria como una herramienta que permita cuantificar los errores que se estn cometiendo y poder corregirlos, forma parte esencial de el proceso administrativo, por que sin control, el proceso de la administracin no es significativo, por lo que se puede sealar que la auditoria va de la mano con la administracin.
La investigacin y estudio de los procesos de auditoria interna a realizarse en instituciones pblicas y privadas, permitir establecer falencias existentes, rescatar fortalezas, y lograr avances mediante conclusiones y recomendaciones en base a los conocimientos adquiridos en la maestra de contabilidad y auditoria, y poder sugerir ideas o cambios. En este plan de investigacin permitir que el control en las actividades contables, administrativas y financieras sea ms eficiente y oportuna y sirva de base o gua para plantear como se debe llevar a cabo una correcta planificacin y ejecucin de auditoria interna en instituciones pblicas y privadas. La informacin ser recopilada en base a la investigacin en libros actualizados, medios tecnolgicos como: Internet y personas involucradas con empresas de este tipo. El plan de investigacin ayudar a fomentar y fortalecer los conocimientos adquiridos, proporcionar modificaciones y sugerencias, para el desarrollo de un eficiente y eficaz planificacin y ejecucin de auditoria interna en instituciones pblicas y privadas. El proyecto ser realizado por un profesional egresado de maestra en contabilidad y auditoria, tendr un plazo de duracin de cuatro meses a partir de la presente fecha de aprobacin.
1.5 HIPTESIS
Si se establece un Modelo de Planificacin y Ejecucin de la Auditoria Interna en Instituciones Pblicas y Privadas, se lograr que el control de actividades contables, administrativas y financieras, alcancen un alto nivel de eficiencia. El control interno mejorar con lo cual disminuir riesgos y permitir que las entidades distribuyan coordinadamente las actividades y procesos en todas sus reas. El contador y auditor
enfocaran su trabajo al fiel cumplimiento del cdigo de tica, normas constitucionales, legales, procedimientos y consuetudinarias vigentes en la sociedad.
1.6 METODOLOGA 1.6.1 METODOS
Este plan de investigacin cientfica esta especialmente orientado a determinar un Modelo de Planificacin y Ejecucin de la Auditoria Interna en Instituciones Pblicas y Privadas, necesita aplicar mtodos como: Mtodo Inductivo- Deductivo Es decir se recopilar toda la informacin parte por parte hasta llegar a una conclusin general de un todo que nos muestre la situacin actual de este tipo de entidades pblicas y privadas. 1.6.2 TECNICAS
Entre las tcnicas de investigacin a utilizar en este plan de investigacin se encuentran las siguientes: Observacin Directa, que permita establecer una visin clara de cmo se esta manejando la planificacin y ejecucin de una auditoria interna dentro de las entidades privadas y pblicas. Entrevistas, a los principales directivos y responsables en instituciones pblicas y entidades privadas, permitir tener una nocin clara de cmo se esta desempeando o desarrollando las directrices de control interno en las mismas.
CAPITULO II
2. AUDITORIA INTERNA 2.1 DEFINICION La auditoria interna es una actividad de evaluacin independiente, dentro de la organizacin, cuya finalidad es el examen de las actividades contables, financieras, administrativas y operativas, cuyos resultados constituyen la base para la toma de decisiones en los ms altos niveles de la organizacin1. 2.2 PAPEL DEL AUDITOR En la actualidad es necesario contar con el examen y anlisis exhaustivo de un auditor ya que permitir obtener un panorama razonable de lo que realmente esta sucediendo en cualquier tipo de entidad sea esta pblica o privada, este resultado permitir toma de decisiones oportunas, correccin de errores o deficiencias, verificar y mantener fortalezas, es decir viene a formar parte de una retroalimentacin que le permitir a la empresa un mejor desenvolvimiento. El papel que juega el auditor en la aplicacin de una auditoria es vital, porque en l recae el peso de conceptualizarla, practicarla y obtener los resultados esperados. Su perfil, en cuanto a conocimientos, habilidades y destrezas, experiencia, responsabilidad profesional y, en especial, su estructura de pensamiento y tica, son los pilares fundamentales para lograr el xito esperado2. 2.3 CARACTERISTICAS DEL AUDITOR INTERNO En cuanto a aptitudes el auditor interno deber tener: a) b) c) d) e)
1,2
Inters y aptitud por la investigacin Capacidad de anlisis estadstico Conocimientos especficos (tcnicos) en materia de auditora interna, control Comportamiento organizacional y programacin neuro-lingstica Capacidad de anlisis
interno y en lo concerniente al sector.
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/audiinterlefco.htm
f) g) h)
Aptitud para trabajar en equipo Actitud proactiva Alto nivel tico
2.4
TIPOS DE AUDITORIA 2.4.1 AUDITORIA FINANCIERA La auditora financiera examina a los estados financieros y a travs de ellos las
operaciones financieras realizadas por el ente contable, con la finalidad de emitir una opinin tcnica y profesional. Consiste en el examen de los registros, comprobantes, documentos y otras evidencias que sustentan los estados financieros de una entidad u organismo, efectuado por el auditor para formular el dictamen respecto de la razonabilidad con que se presentan los resultados de las operaciones, la situacin financiera, los cambios operados ; para determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y para formular comentarios, conclusiones y recomendaciones tendientes a mejorar los procedimientos relativos a la gestin financiera y al control interno. 2.4.2 AUDITORIA OPERATIVA
Revisa y evala la Economa y eficiencia con los que se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros, y el resultado de las operaciones en cuanto al logro de las metas y eficacia de los procesos; promueve mejoras recomendaciones. 2.4.3 AUDITORIA DE SISTEMAS mediante
La auditoria de sistemas comprende la revisin y la evaluacin de los controles, sistemas, procedimientos de informtica; de los equipos de cmputo, su utilizacin, eficiencia y seguridad, de la organizacin que participan en el procesamiento de la informacin, a fin de que por medio del sealamiento de cursos alternativos se logre una
utilizacin ms eficiente y segura de la informacin que servir para una adecuada toma de decisiones. 2.4.4 AUDITORIAS DE CALIDAD
Una auditoria de calidad es un examen objetivo realizado por personas calificadas para evaluar sistemas de la calidad. Se encarga de la realizacin de revisiones del sistema por parte de la direccin, para garantizar que el Sistema de Gestin de Calidad contine siendo adecuado a la poltica y objetivos definidos. 2.4.5 AUDITORIA AMBIENTAL
Es una herramienta de gestin que comprende una objetiva evaluacin de cmo la organizacin y gestin de bienes de equipo medioambientales estn cumpliendo con el propsito de salvaguardar el Medio Ambiente. 2.5 TIPOS DE AUDITOR 2.5.1 AUDITOR INTERNO
Como parte de la organizacin, el auditor interno es seleccionado por el cuerpo directivo, atendiendo a su conocimiento de la misin, funciones, entorno, tomando en cuenta sus conocimientos, habilidades, experiencia. La funcin del auditor interno puede ser considerada viable y pertinente, sin embargo, como en toda iniciativa de estudio que implica una evaluacin y un cambio, tiene que ser valorada a la luz de los pros y los contras que entraa para la organizacin3. 2.5.2 AUDITOR EXTERNO
La labor de un auditor externo, definitivamente, permite abrir una gama de opciones complementarias a las de un auditor interno, en virtud de que posee conocimiento y experiencia en la materia, porque se le ha capacitado en forma especfica para cumplir con esta funcin4.
Benjamn Franklin, Enrique; AUDITORIA ADMINISTRATIVA; Editorial McGRAW-HILL INTERAMERICANA S.A.; 2001; Atampla - Mxico; p. 32, 33.
3,4
_____________________________________________________________
2.5.3
DIFERENCIAS ENTRE AUDITOR EXTERNO Y AUDITOR INTERNO.
Auditor Externo Es contratado por los accionistas o por los consejos de administracin. Emite una opinin acerca de la razonabilidad de los estados financieros de la organizacin. Tiene que realizar su actividad en un tiempo relativamente corte, mediante visitas interinas y una visita final de auditoria. Est ms interesado en los resultados que en los procedimientos que llevan a dichos resultados5. Auditor Interno Es responsable ante la gerencia de la organizacin; depende de ella. Est interesado, fundamentalmente en evaluar el control interno para asegurarse de que funciona de acuerdo con la forma en que fue establecido, y dar sus recomendaciones a la gerencia. Evala continuamente las actividades de la organizacin. Comienza su trabajo analizando los procedimientos y las transacciones a partir del hecho que si los procedimientos son adecuados y operan con efectividad, los resultados finales sern correctos y razonables6.
___________________________________________________________________
5 ,6,
Cepeda, Gustavo; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Editorial McGRAW-HILL INTERAMERICANA S.A.; 2002; Bogot- Colombia; p. 77, p. 3.
2.6 VENTAJAS DE LA AUDITORIA INTERNA a) Facilita una ayuda primordial a la direccin al evaluar de forma
relativamente independiente los sistemas de organizacin y de administracin. b) Facilita una evaluacin global y objetiva de los problemas de la
empresa, que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados. c) Pone a disposicin de la direccin un profundo conocimiento de las
operaciones de la empresa, proporcionado por el trabajo de verificacin de los datos contables y financieros. d) Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y la inercia
burocrtica que generalmente se desarrollan en las grandes empresas7
2.7 REQUISITOS DE TRABAJO DE AUDITORIA INTERNA a) Las revisiones han de ser efectuadas por personas que posean
conocimientos tcnicos adecuados y capacitacin como auditores. b) c) El auditor debe mantener una actitud mental independiente. Tanto en la realizacin del examen como en la preparacin del informe
debe mantenerse el debido rigor profesional. d) El trabajo debe planificarse adecuadamente ejercindose la debida
supervisin por parte del auditor de mayor experiencia. e) Debe obtenerse suficiente informacin (mediante inspeccin observacin,
investigacin y confirmaciones) como fundamento del trabajo8 ____________________________________________________________________

7,8
Fuente: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/audiinterlefco.htm
2.8 TECNICAS DE AUDITORIA Las tcnicas de auditora ms utilizadas para reunir evidencia son: Tcnicas de Verificacin Ocular: Tcnicas de Verificacin Oral: Comprobacin Observacin Indagacin Entrevista Encuesta Tcnicas de Verificacin Escrita: Anlisis Confirmacin Tabulacin Conciliacin Tcnicas de Verificacin Documental: Rastreo Comprobacin Computacin Revisin Selectiva Tcnica de Verificacin Fsica: 2.9 CONTROL INTERNO 2.9.1 DEFINICIN Inspeccin
Control, segn una de sus aceptaciones gramaticales, quiere decir comprobacin, intervencin o inspeccin. El propsito final del control es, en esencia, preservar la existencia de cualquier organizacin y apoyar su desarrollo; su objetivo es contribuir con los resultados esperados. El control interno incluye controles que pueden considerarse como contables o administrativos. Los controles contables comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos cuya misin es salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registro financieros. Los controles administrativos se relacionan con normas y procedimientos relativos a la eficiencia operativa y a la adhesin a las polticas prescritas por la administracin9. ___________________________________________________________________
9
Cepeda, Gustavo; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Editorial McGRAW-HILL INTERAMERICANA S.A.; 2002; BogotColombia; p. 3.
2.9.2
OBJETIVOS
Proteger los recursos de la organizacin buscando su adecuada administracin ante es riesgos potenciales y reales que los puedan afectar. Garantizar la eficacia, eficiencia y economa en todas las operaciones de la organizacin, promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las funciones y actividades establecidas. Velar porque todas las actividades y recursos de la organizacin estn dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos. Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la informacin y los registros que respaldan la gestin de la organizacin. Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organizacin y que puedan comprometer el logro de los objetivos programados. Velar porque la organizacin disponga de instrumentos y mecanismos de planeacin y para el diseo y desarrollo organizacional de acuerdo con su naturaleza, estructura, caractersticas y funciones10.
____________________________________________________________________
10
2.9.3
TIPOS DE CONTROL
CUADRO N 1 TIPOS DE CONTROL CONTROL GERENCIAL Influye en los individuos para que sus acciones y comportamientos sean consistentes con los objetivos de la organizacin. CONTROL CONTABLE Comprende las normas y procedimientos contables establecidos, para que exista integridad, CONTROL ADMINISTRATIVO validez, exactitud, mantenimiento en la informacin. Orientado a las polticas administrativas mediante el desarrollo, definicin, mantenimiento de una lnea funcional.
Fuente: Auditora y Control Interno
2.9.4
ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CONTROL INTERNO. Termino de Comparacin: Puede ser un presupuesto, un programa, una norma, un estndar o un objetivo. Hecho Real: Se compara con el trmino de referencia. Desviacin: Surge como resultado de la comparacin de los dos puntos anteriores. Anlisis de Causas: Sealan la desviacin entre el hecho real y la condicin ideal o termino de referencia. Toma de Acciones Correctivas: Son las decisiones que se han de tomar y las acciones que se han de desarrollar para corregir la desviacin.11
____________________________________________________________________
11
2.10
INDICADORES DE GESTIN.
Los indicadores de gestin son utilizados para medir la eficiencia, la eficacia, las metas, los objetivos y en general el cumplimiento de la misin institucional pueden clasificarse de la siguiente manera12. 1) Indicadores de resultados por rea y desarrollo de informacin. Se basa en dos aspectos: la informacin del desarrollo de la gestin que se adelanta y los resultados operativos y financieros. Estos indicadores muestran la capacidad administrativa de la institucin para observar, evaluar y medir aspectos como: organizacin de los sistemas de informacin; la calidad, oportunidad y disponibilidad de la informacin; y, arreglos para la retroalimentacin y mejoramiento continuo. 2) Indicadores estructurales La estructura orgnica y su funcionamiento permite identificar los niveles de direccin y mando, as como, su grado de responsabilidad en la conduccin institucional. 3) Indicadores de recursos Tienen relacin con la planificacin de las metas y objetivos, considerando que para planear se requiere contar con recursos. Estos indicadores sirvan para medir y evaluar lo siguiente: Planificacin de metas y grado de cumplimiento de los planes establecidos. Formulacin de presupuestos, metas y resultados del logro. Presupuestos de grado corriente, en comparacin con el presupuesto de inversin y otros.
____________________________________________________________________
12
MANUAL DE AUDITORIA DE GESTION; Contralora General del Estado Repblica del Ecuador p.81.
4) Indicadores de proceso Aplicables a la funcin operativa de la institucin, relativa al cumplimiento de su misin y objetivos sociales. Estos indicadores sirven para establecer el cumplimiento de las etapas o fases de los procesos en cuanto a: Extensin y etapas de los procesos administrativos Extensin y etapas de la planeacin
5) Indicadores de personal Corresponden estos indicadores a las actividades del comportamiento de la administracin de los recursos humanos. Sirven para medir o establecer el grado de eficiencia y eficacia en la administracin de los recursos humanos, respecto: Condiciones de remuneracin comparativas con otras entidades del sector. Comparacin de la clase, calidad y cantidad de los servicios. Rotacin y administracin de personal, referida a novedades y situaciones administrativas del rea.
6) Indicadores Interfsicos Son los que se relacionan con el comportamiento de la entidad frente a los usuarios externos ya sean personas jurdicas o naturales. Sirven para: Velocidad y oportunidad de las respuestas al usuario. La demanda y oferta en el tiempo. Satisfaccin permanente de los usuarios. Calidad del servicio (tiempo de atencin, informacin) Nmero de quejas, atencin y correccin.
7) Indicadores de aprendizaje y adaptacin Estos indicadores corresponden al comportamiento de los recursos humanos dentro de los procesos evolutivos tecnolgicos, grupales y de identidad. Son importantes estos indicadores porque el recurso humano de evaluarse constantemente, para verificar si la gestin que adelantan est de acuerdo con la funcin asignada, las metas con objetivos y dems. Estos indicadores evalan: Unidades de investigacin Unidades de entrenamiento Estudios de investigacin para el desarrollo Estudio para innovacin
2.10.1 USO DE INDICADORES EN AUDITORIA El uso de INDICADORES en la Auditora, permite medir: La eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos Las cualidades y caractersticas de los bienes producidos o servicios prestados (eficacia) El grado de satisfaccin de las necesidades de los usuarios o clientes a quienes van dirigidos (calidad) Todos estos aspectos deben ser medidos considerando su relacin con la misin, los objetivos y las metas planteados por la organizacin13
________________________________________________________________
13
2.11
DIFERENCIAS EN MODALIDADES DE AUDITORIA
CUADRO N 2 CARACTERSTICAS DE AUDITORIA PRIVADA Y AUDITORIA GUBERNAMENTAL Caractersticas Auditora Privada Auditoria de Gubernamental Analizar y promover mejoras en los controles gerenciales y en resultados Eficiencia y economa en las operaciones y logro de objetivos y metas (efectividad) Interdisciplinario Al futuro Relativa Titulares de entidades del Estado NAGU No se requiere
1. Objetivo
Expresar una opinin sobre los estados financieros<
2. Alcance
Registro Financieros
3. Habilidades 4. Orientacin 5. Precisin 6. Usuarios 7. Normas 8. Opinin 9. Resultado de la Auditora 10. nfasis 11. Enfoque 12. Criterio de xito
Contadores Pblicos El pasado Absoluta Estado, inversionistas privados y pblico. PCGA, NAGAS, NAGU, NIAS Si requiere Opinin sobre los estados financieros Los estados financieros presentan razonablemente Financiero Opinin sin salvedades
Mejoras positivas en las operaciones y resultados Gerencial La entidad examinada adopta las recomendaciones.
CUADRO N 3 AUDITORIA DE GESTION / AUDITORIA OPERACIONAL14/ AUDITORIA DE CALIDAD

ELEMENTO OPERACIONAL DE GESTION DE CALIDAD Establecer si se cumplieron los objetivos de los procesos, detectar oportunidades para la mejora continua, asegurar la implementacin eficiente y eficaz de los procesos, evaluar las fortalezas y debilidades del Sistema de Gestin de Calidad
Evaluar las actividades para establecer Evaluar la eficacia en objetivos y metas el grado de eficiencia, efectividad y propuestas; determinar el grado de economa de sus operaciones. economa y eficiencia en el uso de recurso y produccin de bienes; medir la calidad de servicios, bienes u obras; y establecer el impacto socioeconmico. 1. Objetivo 2. Alcance
Examina a una entidad o a parte de ella; Examina a una entidad o a parte de ella; Examina a una entidad o a parte de ella; a una actividad, programa, o proyecto. a una actividad, programa, o proyecto. a una actividad, programa, o proyecto. Se centra nicamente en reas crticas. Se interesa de los componentes Se centra especialmente en el Sistema escogidos, en sus resultados positivos y de Gestin de Calidad negativos.
3. Enfoque
Auditora orientada hacia la efectividad, Auditora orientada hacia la efectividad, Auditora orientada hacia la efectividad, eficiencia y economa de las eficiencia y economa de las eficiencia y economa de las operaciones. operaciones; de la gestin gerencial- operaciones; del Sistema de Gestin de operativa y sus resultados. Calidad en una empresa.
4. Inters En los elementos del proceso En los factores internos (fortalezas y En los procesos administrativos: administrativo: sobre la planificacin, debilidades) y factores externos planificacin, organizacin, direccin, organizacin, direccin y control (oportunidades y amenazas) de la ejecucin, control. As como tambin entidad. en el anlisis de factores internos y externos
administracin . 5. Fases I
Estudio Preliminar
I Conocimiento Preliminar
I Conocimiento Preliminar -Definicin de Objetivos y Alcance II Plan de Auditoria II Preparacin de Auditora de Campo III Realizacin de Auditora de Campo IV Preparar, Aprobar y Distribuir el Informe
II Revisin de la Legislacin, II Planificacin objetivos, polticas y normas III Revisin y evaluacin del Control III Ejecucin Interno IV Examen profundo de reas crticas. IV Comunicacin de Resultados V Comunicacin de Resultados 6. Participantes V Seguimiento
Auditores, aunque pueden participar Equipo Multidisciplinario, integrado El equipo auditor incluye auditores otros especialistas de reas tcnicas, por auditores y otros profesionales, profesionales, en formacin y cuando nicamente por el tiempo indispensable participan desde la primera hasta cuarta sea preciso expertos tcnicos. y en la cuarta fase examen profundo de fase. reas crticas.
6.Parmetros e No utiliza. indicadores de gestin
Uso para medir eficiencia, economa, Utiliza como retroalimentacin para eficacia, calidad y satisfaccin de los Mejora Contnua. Para asegurar la usuarios e impacto. eficacia y eficiencia del proceso.
CUADRO N 4 AUDITORIA DE GESTION / AUDITORIA FINANCIERA15 ELEMENTOS 1. Objetivo FINANCIERA DE GESTION Dictaminar los estados Revisa y evala la Economa y financieros de un perodo. eficiencia con los que se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros, y el resultado de las operaciones en cuanto al logro de las metas y eficacia de los procesos; promueve mejoras mediante recomendaciones. Examina registros, Evala la eficacia, eficiencia y documentos e informes economa en las operaciones. Los contables. Los estados estados financieros un medio. financieros un fin. Enfoque gerencial y de resultados. Enfoque de tipo financiero. Cubre operaciones corrientes y Cubre transacciones de un ao recin ejecutadas. calendario. Solo profesionales auditores Equipo multidisciplinario con experiencia y conformado por auditores y otros conocimiento contable. profesionales de las especialidades relacionadas con la actividad que se audite. Numrica, con orientacin al No numrica, con orientacin al pasado y a travs de pruebas presente y futuro, y el trabajo se selectivas. realiza en forma detallada. Emitir un informe que incluye Emitir un informe que contenga: el dictamen sobre los estados comentarios, conclusiones y financieros. recomendaciones. Relativo a la razonabilidad de Comentario y conclusiones sobre entidad y componentes los estados financieros y sobre la y recomendaciones la situacin financiera, auditados, resultados de las operaciones, para mejorar la gestin, resultados cambios en el patrimonio y y controles gerenciales flujos de efectivo.
2. Alcance y Enfoque
3. Participantes
6. Forma de Trabajo 7. Propsito 8. Informe
___________________________________________________________________
15
CAPITULO III
3.1 PLANIFICACIN Y EJECUCIN DE LA AUDITORIA INTERNA EN INSTITUCIONES PUBLICAS En la actualidad se hace necesario que toda entidad pblica cuente con un proceso de verificacin y anlisis claro de los procedimientos a seguir en cuanto a la planificacin y ejecucin de Auditoria Interna, su importancia se fundamente en brindar seguridad razonable en cuanto al manejo de los recursos pblicos, al regirse puntualmente en las normas de control interno se podr a encaminar a que la institucin pblica acte en base a sealizaciones claras de procesos, para no verse involucrados ni los funcionarios ni la entidad en actos de corrupcin. Se debe tomar en cuenta que este tipo de instituciones son sujetas al control externo de la Contralora General del Estado quien verifica procesos, y emite sus respectivos informes sobre la verificacin de los mismos, por ello es imprescindible que los funcionarios pblicos responsables lleven adecuadamente el proceso de control, ya que la negligencia en este sentido puede conllevar a glosas, impedimento a ocupar cargos pblicos y hasta prisin. 3.2 ADMINISTRACION PUBLICA La Administracin Pblica con lleva el conjunto de acciones para alcanzar metas y objetivos y lograr una gestin en el que haya un nivel de satisfaccin. Incluye en su desarrollo la planificacin, organizacin, integracin de personal, Direccin y Control. Segn el art. 118 de la constitucin de la Repblica del Ecuador se considera organismo del Sector Pblico: Organismos y Dependencias de las Funciones Legislativa, Ejecutiva y Judicial, Organismos Electorales, Organismos de Control y Regulacin, Entidades que Integran el rgimen seccional autnomo, Organismos creados por constitucin , Personas jurdicas creadas por el acto legislativo.
CUADRO N 5 DIFERENCIAS ENTRE ADMINISTRACIN PBLICA Y PRIVADA PRIVADA LEY FINALIDAD MEDIDA DE GESTION FINANCIERO Lo que no debe hacerse Inters Particular Utilidades PUBLICA Lo que debe hacerse Inters Social Calidad y Cantidad de Bienes y Servicios Rentas Costos y Gastos Fuentes de Financiamiento Bienes y Servicios Resultados de Gestin
Fuente: Control de la Gestin de la Administracin Pblica
3.2.1 Anlisis del manejo del control interno en Instituciones Pblicas del estado. En el Ecuador y al igual que en otros pases se mantiene un Estado, que interviene en muchos campos, participa en diversos tipos de actividades, desde la telefona hasta el cemento, pasando por la educacin y la hotelera. En cual la mayora de instituciones pblicas trabajan y mantienen acciones sin estudios previos ni planificaciones oportunas, de no ser por la La Contralora General del Estado que es el organismo tcnico de control, con autonoma administrativa, presupuestaria y financiera... Tendr atribuciones para controlar ingresos, gastos, inversin, utilizacin de recursos, administracin y custodia de bienes pblicos. Realizar auditorias de gestin a las entidades y organismos del sector pblico y sus servidores, y se pronunciar sobre la legalidad, transparencia y eficiencia de los resultados institucionales. Su accin se entender a las entidades de derecho privado, exclusivamente respecto de los bienes, rentas y otras subvenciones de carcter pblico de que dispongan16. ____________________________________________________________________
16
CONSTITUCIN POLTICA DEL ECUADOR, vigente desde el 11 de agosto de 1998, art.212.
El control estatal de la Contralora se lo realiza a travs de la auditoria gubernamental, que aporta sustantivamente, en base a sus opiniones y recomendaciones, a una adecuada toma de decisiones; a su vez, que contribuye a la ptima utilizacin de los recursos para una gestin pblica ms eficaz. Este control o auditoria gubernamental es practicado por los auditores externos de la Contralora y por los auditores internos de las diversas entidades y organismos del sector pblico. El mbito y el papel del Estado cambia a travs de la historia, se modifica en el mediano y largo plazo; en forma similar sucede con el control estatal, depende de concepciones ideolgicas, factores polticos, sociales, nacionales e internacionales. Al control estatal se lo puede clasificar as: Segn el tiempo en que se aplica: Previo, Continuo y Posterior Segn el sujeto activo: Interno y Externo Segn la materia: Poltico, Tributario, Fiscal, Gubernamental, Financiero, Econmico, Social, Constitucional y Jurdico. Diferentes poderes del Estado, instituciones pblicas y privadas y la misma sociedad civil han reconocido la gestin eficaz y transparente de la Contralora, no obstante, debe modernizarse para que ofrezca un mejor servicio en sus actividades de control gubernamental, ya que hecho de existir muchas instituciones pblicas en nuestro pas y que la contralora no cuente con el personal suficiente para cubrir con auditorias, hace que esta entidad realice controles cada cinco aos mediante muestreo, por lo tanto va a existir un lapso de tiempo en el que deber desempear las funciones sin revisin por parte de esta entidad hasta que llegue el turno, sin embargo se debe tomar en cuenta que en la principales matrices de las instituciones pblicas se asignan a un auditor interno el cual presta su contingente a la institucin en las operaciones y actividades que ella requiera. Es por ello y se cree conveniente que toda institucin pblica mantenga un departamento de Control Interno que le permita verificar las operaciones y posterior, para oportunamente, esto es manteniendo un control previo, continuo se desempean en la
que exista la certeza de que las operaciones administrativas, financieras y contables que entidad sean transparentes y claras, para que cuando se
presente la Auditoria Externa por parte de la Contralora General del Estado, el informe sea sin salvedades. Se debe tener en cuenta que a mayor control menor riesgo. Todo nace desde el Control Interno. El Estado debe ser gil, eficiente y descentralizado; debe fijarse normas y polticas actuar con mentalidad empresarial, establecer metas, misin, visin, estrategias, sealamientos oportunos que permitan desempear las tareas con honestidad, tica, parmetros en los que se seale el crecimiento de las instituciones pblicas evitando duplicidad de funciones, reduccin de costos operativos, eliminar el burocratismo, buscar resultados, combatir la corrupcin, modernizar la infraestructura, asimilar la innovacin y capacitar a los funcionarios, cultura de servicio, trabajar brindando un valor agregado a las operaciones que ejecutan y efectan, manteniendo indicadores de gestin que nos permitan mantener eficiencia y eficacia en el manejo de recursos. El Estado est obligado a re-conceptualizar su papel en funcin de las necesidades urgentes de la poblacin; consecuentemente la Administracin Pblica se reestructura a cumplir nuevos retos y proveer servicios de calidad, unido a una ptima utilizacin de los recursos asignados, que trae consigo mayores exigencias para los funcionarios y servidores pblicos, estos deben tener una actitud del Lder, vocacin de servicio, profesionalidad y la honestidad. Ante tantas necesidades que debe cubrir la administracin pblica, la Contralora General del Estado debe tratar de crear modernas tcnicas de evaluacin, control y auditoria, pero a la vez es menester crear una nueva cultura organizacional, potenciar el recurso humano mediante la capacitacin continua y la bsqueda permanente de la excelencia profesional. Para lograr estos objetivos es importante e inminente se emprenda en la aplicacin de la Auditoria de Gestin, como instrumento bsico de medicin de la gestin pblica y como una respuesta ms eficaz para combatir la corrupcin administrativa.
Pero tambin es necesario que simplifique procedimientos y agilite el trmite para la determinacin de responsabilidades derivadas de su actividad de control gubernamental.17 3.2.2 CATASTRO DE INSTITUCIONES PBLICAS.
PLAN DE CODIFICACION DEL CATASTRO DE ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL SECTOR PUBLICO ECUATORIANO18 Niveles Administrativos del Sector Pblico 1. 2. 3. Funciones, Organismos y Entidades del Sector 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Dependencias de las Funciones, Organismos Primer Nivel con relacin de subordinacin Clase o tipo de institucin 1. Dependencia 2. Adscrita 3. Asesora 4. Empresa dependiente 5.
17 18
Gobierno Nacional Rgimen Seccional Rgimen Autnomo Asamblea Nacional Pblica Funcin Legislativa Funcin Judicial Funcin Ejecutiva Organismos del Estado. Entidades Financieras Pblicas Gobiernos Provinciales Gobiernos Municipales Entidades Autnomas Empresas Pblicas. y Entidades del Sector Pblico
Empresa adscrita
__________________________________________________________________
MANUAL DE AUDITORIA DE GESTION; Contralora General del Estado Repblica del Ecuador p.19. SUPLEMENTO REGISTRO OFICIAL N 322 DEL 21 DE MAYO DE 1998 p. 1,2
6. 7. 8. 9.
Autnoma Sociedad Annima S.A. Compaa Annima C.A. Cooperativa
Con corte a enero 2005 en la pgina web del Servicio de Rentas Internas, se puede determinar claramente el listado general de empresas e instituciones del sector pblico existente en la Repblica del Ecuador encontrando que tenemos alrededor de 4859 entidades de las cuales 4795 son Instituciones Pblicas y 64 empresas pblicas. Por lo tanto el nmero de entidades sujetas al control por parte de la Contralora General del estado es significativo y todo el personal que trabaja en esta entidad no puede abastecerse en auditorias internas continuas a estas instituciones tal es as que la entidad ha establecido un sistema de muestreo para lo controles anuales, por ende se hace necesario que todos y cada uno de los funcionarios pblicos implicados en el manejo, custodia y revisin tengan conocimientos claros de cuales son los parmetros a ser utilizados para llevar un efectivo control y manejo de los recursos del estado. Este estudio de investigacin tcnico sobre como opera la entidad en el control de las actividades puede servir de base para mantener un sistema de control eficiente en el manejo de los recursos y bienes del estado sean eficientes , puede servir de gua para mantener un sistema de control previo en la ejecucin de actividades. 3.3 ADMINISTRACIN FINANCIERA La Administracin Financiera se encarga del manejo de capital y el flujo de efectivo en el que se encuentra el manejo de las fuentes y usos de los fondos. La Administracin Financiera se encamina a buscar fuentes de financiamiento, asignacin de recursos obtenidos, promover el aprovechamiento de efectivo, prever fuentes de recursos para el futuro.
3.3.1
SISTEMA
DE
COMPONENTES
DE
LA
ADMINISTRACIN
FINANCIERA CUADRO N 6 COMPONENTES DE LA ADMINISTRACION FINANCIERA SISTEMA PRESUPUESTO SISTEMA DETERMINACION RECAUDACION SISTEMA TESORERIA SISTEMA CONTABILIDAD DE Registro Ejecucin Presupuestaria Recaudacin Pago Ajustes DE Asignacin de Gastos Pago DE Estimacin de Ingresos Y Recaudacin DE Estimacin de Ingresos Asignacin de Gastos
3.3.1.1 Sistema de Presupuesto: Se encarga de determinar la estimacin de ingresos y la asignacin de gastos. Base legal: Art. 258 de la Constitucin: La funcin Ejecutiva formula la pro forma presupuestaria, en conformidad con el plan de desarrollo. El Congreso en pleno conoce y aprueba. Art. 259 de la Constitucin: Presupuesto General del Estado: Ingresos y Gastos del Sector Pblico no financiero excepto el gobierno seccional y empresas pblicas. LOAFYC TITULO III.- Disposiciones para los presupuestos del Gobierno seccional.
Ley de Presupuesto y su Reglamento.- Disposiciones a entidades del sector pblico no financiero, gobierno central, IESS, Empresas Pblicas. Fases del Ciclo Presupuestario Programacin Formulacin Aprobacin Ejecucin Control, Evaluacin y Liquidacin
3.3.1.2 Sistema de Determinacin y Recaudacin. Se encarga de la estimacin de Ingresos y Recaudacin. 3.3.1.3 Sistema de Tesorera: Se encarga de la asignacin de los recursos a los sectores que ms necesitan, realiza recepcin, depsito, colocacin de recursos. 3.3.1.4 Sistema de Contabilidad Gubernamental: Registra lo que ocurre y porque ocurre en los estados financieros, tales como estado de resultados, estado de situacin financiera, estado de flujo de efectivo, estado de ejecucin presupuestaria, estado de ejecucin del programa de caja, para realizar el anlisis e interpretacin de los mismos, presentacin la informacin y toma decisiones. 3.4 CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Es el registro todos los hechos econmicos, entregar recursos monetarios y producir informacin financiera sistematizada y confiable de operaciones patrimoniales, presupuestarias y de costos. 3.5 IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
EN INSTITUCIONES PUBLICAS Las unidades de auditora interna, se constituirn con una estructura flexible
con sujecin a normas y polticas claras, aplicarn procedimientos modernos de
auditora, con personal de actitud positiva, altamente capacitado, acorde con el avance de la ciencia y la tecnologa, comprometido con el desarrollo y mejoramiento continuo de su trabajo, contribuirn en la prevencin y correccin oportuna de las desviaciones y en la optimizacin de la gestin tcnica - administrativa de las entidades; y, contribuirn al logro de la eficiencia del servicio pblico. 3.5.1 UBICACIN DE LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA La unidad de auditora interna estar ubicada orgnicamente en el nivel asesor de la mxima autoridad de cada entidad u organismo del Estado, y para este fin se tendr en cuenta la organizacin corporativa o de cuerpos colegiados que se encuentren en el nivel o jerarqua ms altos de la entidad19. Ubiquemos el rea en un organigrama adjunto: Grafico N 2 UBICACIN DEL AREA DE AUDITORIA INTERNA
3.6
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PBLICO DE LA REPBLICA DEL ECUADOR. Las normas de Control Interno para el Sector Pblico de la Repblica del
Ecuador constituyen guas generales emitidas por la Contralora General del Estado, __________________________________________________________________
19
ACUERDO N 008 CG; Contralora General del Estado Repblica del Ecuador , p.2, 3
orientadas a promover una adecuada administracin de los recursos pblicos y a determinar el correcto funcionamiento administrativo de las entidades y organismos del sector pblico ecuatoriano, con el objeto de buscar la efectividad, eficiencia y economa en la gestin institucional. Se instrumentan mediante procedimientos encaminados a proporcionar una seguridad razonable, para que las entidades puedan lograr los objetivos especficos que se trazaron; tienen soporte tcnico en principios administrativos, disposiciones legales y normativa tcnica petinente20 3.6.1 FUNDAMENTOS DE CONTROL INTERNO Son normas encaminadas a lograr una adecuada administracin de los recursos del estado y el correcto funcionamiento de las entidades y organismos del Estado. Segn la Contralora General del Estado los objetivos del control interno se clasifican de la siguiente manera: 3.6.1.1 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO SEGN CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO CUADRO N 7 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO OPERACIONALES FINANCIEROS Utilizar eficaz y eficiente de los recursos financieros, materiales y humanos. Elaborar y publicar reportes y estados financieros confiables. LEGALIDAD
Fuente: Normas de Control Interno para el Sector Pblico Elaborado por: Soraya Meja
internos
externos
oportunos, de calidad, actualizados y Cumplir disposiciones y normativas
__________________________________________________________________
20 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR; Contralora General del Estado Repblica del Ecuador , Edicin Especial N 6, Jueves 10 de Octubre del 2002 p.20.
La mxima autoridad dispone la formulacin, aprobacin y divulgacin de los objetivos, as como tambin deber disponer por escrito que cualquier funcionario que tenga a su cargo un programa, proceso o actividad, peridicamente evale la eficiencia del control interno, se deber realizar el anlisis peridico que permita realizar las correcciones oportunas y fortalecimiento sobre la manera en que las actividades fueron desarrolladas. Este control Interno existe en las siguientes etapas: CUADRO N 8 ETAPAS DE CONTROL INTERNO CONTROL PREVIO INTERNO Las entidades y organismos del sector pblico establecern mecanismos para analizar las operaciones que se hayan proyectado realizar, con el propsito de determinar la propiedad, legalidad, veracidad. CONTROL INTERNO Los niveles de jefatura , cargos que tengan bajo su mando servidores establecern mecanismos de supervisin permanente durante la ejecucin de las operaciones, con el propsito de ejecutar eficientemente las funciones encaminadas a cada servidor. CONTROL POSTERIOR INTERNO La mxima autoridad de cada entidad, con asesora de su unidad de auditoria interna, establecer los mecanismos para evaluar peridicamente y con posterioridad la ejecucin de operaciones, con el propsito de verificar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas
CONCURRENTE
3.6.1.2 AREA DE AUDITORIA INTERNA La Contralora General del Estado Auditoria Interna en nombrado, instituciones ha determinado crear una Unidad de el auditor es del Estado y las
del estado cuando justifique,
removido o trasladado por el Contralor General
remuneraciones son cubiertas por la institucin a las que ellos controlan, art. 14 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado. Esta unidad depende directamente de la mxima autoridad y estar ubicada orgnicamente en el nivel de asesor, ser responsable del examen posterior de las operaciones de la entidad.
3.6.2 HERRAMIENTAS DE EVALUACIN DE CONTROL INTERNO. Entre las herramientas de evaluacin de control interno se puede citar las siguientes: Evaluacin del Ambiente de Control Evaluacin de Riesgos de Control Evaluacin de las Actividades de Control
3.6.2.1 EVALUACIN DEL AMBIENTE DE CONTROL. El sealar el ambiente de control, es referirse al establecimiento de un entorno que estimula tareas para lograr el control de actividades, los siguientes son factores que conforman el ambiente de control: Integridad y valores ticos.- La mxima autoridad ser el encargado de transmitir mensajes de valores ticos e integridad, institucin. Compromiso de competencia profesional.- El requerimiento en cuanto a personal deber ser requerido en base a conocimientos y habilidades, personal con formacin profesional para que preste su contingente encaminado a alcanzar el desarrollo de la institucin pblica. para incentivar en funcionarios un comportamiento transparente y comprometido para con la
Comit de Auditoria.- El comit de auditoria estar integrado por personas que tengan los suficientes conocimientos y experiencia, para que pueda evaluar la gestin institucional. Filosofa de direccin y estilo de gestin.- Si bien es cierto este aspecto es intangible, pero puede ser medido en base a indicadores. El estilo de gestin depende de la interaccin de los niveles de direccin y operativos. Estructura organizativa.- Debe presentar un manual de funciones en el que se detalle claramente cuales son las responsabilidades requeridas en funcin a sus cargos. Asignacin de autoridad y responsabilidad.actividades, objetivos y funciones operativas. Poltica y prctica de recursos Humanos.- Esto permitir contar con gente competente que coadyuven a cumplir con los objetivos y planes de la institucin. mediante la asignacin de
autoridad y responsabilidad, se puede generar mayor seguimiento a las
3.6.2.2 EVALUACIN DE LOS RIESGOS DE CONTROL. Para evaluar lo riesgos de control, hay que tomar en cuenta que el riesgo es considerado como la posibilidad de que un evento afecte adversamente. siguientes son elementos que forman parte de la evaluacin del riesgo: Debe establecer y comunicar los objetivos.- los objetivos en la institucin deben ser en forma global y especfica, ya que en ellos se determina cuales son las metas a seguir, con fines y plazos determinados. Identificar riesgos internos y externos.- Continuamente el auditor interno deber verificar los procesos y analizar si se estn cumpliendo los objetivos, Por ello su funcin radica en identificar y evaluar riesgos relacionados con el proceso, los
para identificar los posibles riegos que pueden existir y proporcionar una base para el tratamiento de los mismos. Gestin del Cambio.- Es necesario disear mecanismos para reaccionar frente a los cambios y evoluciones que pueden presentarse en la organizacin, siempre con el fin de lograr la consecucin de los objetivos, todo cambio se debe realizar con el fin de seguir creciendo como institucin al servicio del pas. Evaluacin.- se debe continuamente evaluar y los aspectos relacionados con objetivos, riesgos, gestin al cambio. 3.6.2.3 EVALUACIN DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL.
Se debe verificar la planificacin de acciones dentro de la administracin de la entidad que permita cumplir con las funciones asignadas, las siguientes son actividades que intervienen en el control gerencial: Tipo de actividades de control.- las actividades de control son variadas incluyen desde controles preventivos, deteccin, manuales, informticos y de direccin, todos con el fin de asegurar el cumplimiento de los procesos. Integracin de las actividades de control. con la evaluacin del riesgo.- Una vez analizado los riesgos, se deber establecer un plan de accin para afrontarles, y a este plan de accin de le debe realizar un continuo seguimiento para verificar que los riesgos detectados hayan sido subsanados.
3.6.3 NORMAS GERENCIALES DE CONTROL INTERNO. La Contralora General del Estado determino mediante registro oficial, edicin especial nro. 6, del jueves 10 de octubre del 2002, normas de control interno
para el sector pblico de la repblica del Ecuador como asesora general, para este plan de estudio podemos determinar las siguientes: 3.6.3.1 DETERMINACION ORGANIZACIN La responsabilidad en el Sector Pblico se entiende como el deber de los funcionarios o empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante la comunidad, por los fondos, bienes que son o pertenecen al estado. Con respecto a la organizacin se debe considerar los siguientes factores: 3.6.3.2 La organizacin ser flexible para permitir sincronizar los cambios resultantes de modificaciones en su estructura. La estructura de la organizacin ser lo mas simple posible. Optimizacin de costos. SEPARACION DE FUNCIONES INCOMPATIBLES Debe existir independencia y separacin de funciones incompatibles como: autorizacin, ejecucin, registro, custodia de fondos, valores, bienes, control de las operaciones de los recursos financieros, el resultado de esto facilitara la revisin y verificacin oportuna de errores y actos fraudulentos. La descripcin de funciones se debe hacer constar en los flujogramas y en manuales. Ninguna persona desempear simultneamente un cargo dentro de la misma institucin, se excepta casos de profesores en todos los niveles y reemplazos temporales, suficiente. 3.6.3.3 AUTORIZACION DE OPERACIONES Todas las operaciones sean administrativas o financieras se efectuaran previa autorizacin del nivel superior designado para tal funcin. establecer por escrito los procedimientos de La mxima autoridad debe que aseguren el autorizacin en los colegios y otras entidades pblicas que carezcan de personal DE LAS RESPONSABILIDADES Y
control de las operaciones administrativas y financieras. Al igual que las personas que reciben las autorizaciones sern competentes de la responsabilidad que asumen en su tarea. 3.6.3.4 INFORMACION GERENCIAL El titular de cada entidad pblica deber mantener sistemas de informacin til, confiable y oportuna que permitan mantener una visin clara del desarrollo de las actividades, en el caso de situaciones excepcionales debern ser reportadas mediante informes a la mxima autoridad con oportunidad y minuciosamente detalladas, para la toma de acciones correctivas. 3.6.3.5 COMIT DE AUDITORIA El Comit de Auditoria es el rgano de la Junta de Directores, formado de preferencia por consejeros externos sin responsabilidad operativa en la administracin, cuyas actividades pretenden tener un rol preponderante en el control corporativo e incrementar la conciencia de control en la entidad. Su creacin se encamina a: Evitar la duplicidad en la supervisin, evitar las funciones operativas. No suplantar responsabilidades Evaluar el desempeo de los auditores internos y conocer los resultados de los auditores externos. Coordinar las labores de auditoria Coordinar con los consultores externos, en materia legal, administrativo entre otros;
Revisar
las
observaciones
de
organismos
externos
implantar
las
recomendaciones sugeridas21. Los miembros del Comit de Auditoria que sean elegidos poseern los siguientes atributos: Sentido comn de los consejeros externos. Independencia frente a la direccin Funcionalidad con las tcnicas operativas y administrativas Conocimiento de la institucin.
El nmero de integrantes ser definido de acuerdo a las caractersticas de cada entidad. Las funciones y responsabilidades del Comit de Auditoria son: Revisar la eficiencia del sistema de control Revisar las actividades de los auditores internos Revisar y tipificar los riesgos que afectan a la entidad Revisar la informacin financiera peridica y anual para ser entregada a la junta de consejeros. Determinar el calendario para efectuar las reuniones y participantes. Informar a la entidad sobre las novedades existentes. Conocer sobre las estimaciones importantes, reservas, contingencias y las variaciones de un ejercicio a otro. Conocer los informes de los auditores externos22
___________________________________________________________________
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR; Contralora General del Estado Repblica del Ecuador , Edicin Especial N 6, Jueves 10 de Octubre del 2002 p.32, 33
21, 22
3.6.4 NORMAS
DE
CONTROL
INTERNO
PARA
EL
REA
DE
ADMINISTRACIN FINANCIERA GUBERNAMENTAL. En las normas de control interno para el rea de administracin financiera gubernamental podemos citar las siguientes: Normas de Control Interno para contabilidad gubernamental, presupuesto, tesorera, bienes de larga duracin 3.6.4.1 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL El manejo correcto y transparente de las operaciones contables, permitir a la entidad u organismos pblicos mejorar el control interno, para que permita efectuar las operaciones transparentemente, a fin de contabilizar correctamente las cuentas, mantener el control de bienes de larga duracin su registro y salvaguarda, verificar que la informacin financiera se prepare de acuerdo a las polticas contables, regulaciones legales. El Ministerio de Economa y Finanzas es el encargado de emitir, actualizar, publicar, y divulgar las normas de contabilidad gubernamental que utilizan las entidades del sector pblico. En cuanto al archivo, se debe mantener la evidencia suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. El registro de los hechos econmicos debe ser oportuno y debe registrarse en el momento que ocurra, se debe mantener una clasificacin apropiada de las operaciones para garantizar que la direccin disponga de informacin confiable. Se debe ejecutar conciliaciones de los saldos de las cuentas con el fin de verificar la certeza de los registros contables reflejados. Son responsables de efectuar conciliaciones de las cuentas, aquellos funcionarios independientes del registro, autorizacin y custodia de los recursos. Debe existir una revisin peridica a los formularios y documentacin existente.
3.6.4.2 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA PRESUPUESTO Todas las entidades del sector pblico delinearn procedimientos de control interno presupuestario, para programacin, elaboracin, ejecucin, control, evaluacin, clausura y liquidacin del presupuesto institucional, se establece la fijacin de objetivos que permitan programar de manera correcta y oportuna los ingresos y gastos previstos para la ejecucin presupuestaria, en esta formulacin debe prevalecer los principios presupuestarios como23: equilibrio, universalidad, unidad, sostenibilidad, sustentabilidad y flexibilidad que se vinculen con los objetivos del plan para lograr optimizacin de recursos del estado. CUADRO N 9 CONTROL INTERNO PREVIO AL COMPROMISO La operacin financiera debe estar relacionada con la misin de la entidad, con los proyectos, programas y actividades aprobadas en los planes y presupuesto. La operacin financiera prevista para la ejecucin debe ser la ms apropiada La operacin financiera debe reunir todos los requisitos legales pertinentes Deber existir partida presupuestaria y disponibilidad de fondos
___________________________________________________________________
23 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR; Contralora General del Estado Repblica del Ecuador , Edicin Especial N 6, Jueves 10 de Octubre del 2002 p.36.
CUADRO N 10 CONTROL INTERNO PREVIO AL DEVENGAMIENTO Verificar que la deuda sea veraz, contenga la autorizacin respectiva, razonabilidad, exactitud aritmtica. Los bienes o servicios recibidos deben guardar conformidad con lo detallado en la factura, contrato, acta de recepcin o informe tcnico La transaccin no debe variar respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto Diagnostico y Evaluacin preliminar de la planificacin y programacin de los presupuestos de ingresos. La existencia de documentacin debidamente clasificada y archivada.
CUADRO N 11 CONTROL DE LA EVALUACION EN LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO Controles sobre la programacin formulacin y aprobacin Controles de la ejecucin en cuanto a ingresos y gastos efectivos Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la obligacin Controles a las etapas de evaluacin, cierre y liquidacin
3.6.4.3 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA TESORERA. Recaudacin y depsito de los ingresos Los ingresos se recaudan: Efectivo, cheque certificado, cheque cruzado, a nombre de la entidad y sern revisados, depositados y registrados en la cuenta corriente abierta a nombre de la entidad en un banco oficial o un banco privado debidamente autorizado. Los Bancos corresponsales debern informar a las entidades pblicas generadoras y propietarias de ingresos pblico que recauden dentro de las 24 horas de efectuada la recaudacin. Esta prohibido cambiar cheques, efectuar pagos o prstamos con los dineros producto de la recaudacin. Constancia documental de la recaudacin La Institucin pblica debe llevar su debido control interno en la documentacin de la recaudacin estableciendo un archivo cronolgico de los recibos debidamente prenumerados, fechados, legalizado con la clara explicacin del concepto y el valor cobrado tanto en letras como en nmeros, junto con el debido sello de cancelado que respaldar la transaccin. Verificacin de los ingresos Para llevar una clara verificacin de los ingresos la Contralora determina que se efecte una verificacin diaria con la finalidad de verificar que los depsitos efectuados sean iguales a los recaudados, por control interno se recomienda sea una persona distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y el correspondiente registro contable.
Medidas de proteccin de la recaudaciones Como medida de control se recomienda que los responsables del manejo y custodia de fondos estn respaldados por una garanta razonable, mediante la exigencia de una caucin. Fondos de Reposicin y fondos rotativos, fondos a rendir cuentas, fondos fijos de caja chica Los anticipos que son entregados para cubrir gastos deben ser debidamente controlados para precautelar la debida utilizacin de los mismos. Se recomienda utilizar cuentas auxiliares para fondos rotativos, fondos de rendir cuenta, fondos fijos de caja chica, ya que esto permitir dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos. En cuanto a los fondos rotativos se los debe mantener en una cuenta corriente, sirven para lograr un mejor control contable en la oficinas regionales su reposicin se realiza en base de la documentacin remitida por el responsable del manejo del fondo para su debida contabilizacin. Los fondos a rendir cuenta son valores en efectivo entregados para gastos de viajes al personal en comisin de servicios, cuyas actividades se ejecutan lejos de la sede principal. Los fondos de caja chica son valores en efectivo, que se presentan cuando la demora en tramitar un gasto puede afectar la eficiencia de la operacin, cuando no amerita emisin de cheque, se lo utiliza para cubrir gastos menores y urgentes denominados caja chica. Los montos se fijan de acuerdo a la reglamentacin del Ministerio de Economa y Finanzas. Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo Para mantener un debido control de los valores en efectivo se debe realizar verificaciones mediante arqueos peridicos y sorpresivos con la finalidad de
determinar su existencia fsica y comprobar la igualdad con los saldos contables. Los arqueos debern ser realizados por la unidad de Auditoria Interna o por personas delegadas del director financiero, independientes a funciones de registro, autorizacin y custodia de fondos. Se deber dejar la constancia escrita y firmada del arqueo, de existir irregularidades se expondr ante la autoridad competente el particular para las medidas correctivas del caso. Conciliaciones bancarias Para mejor control estas conciliaciones de cuentas entre saldos contables y bancarios debern ser presentados dentro de los primeros das hbiles de cada mes, por el funcionario independiente del manejo de los recursos y registro. Control Previo al pago Los responsables de ordenar el pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques verificarn que: La transaccin disponga de la documentacin sustentatoria y autorizacin respectiva. Disponibilidad presupuestaria para cubrir la obligacin. Existan fondos disponibles para realizar el pago dentro del plazo convenido No haya demora injustificada en el pago
Cumplimiento de obligaciones Se debe establecer un ndice de vencimientos que permitan sean pagadas la obligaciones oportunamente y sin recargos, intereses multas. Los gastos adicionales originados por concepto de intereses o multas por mora injustificada en el pago de obligaciones con retraso sern de responsabilidad personal y pecuniaria de quien o quienes le hayan ocasionado.
Control y custodia de garantas y finanzas Las transacciones por prestacin de servicios, compra de bienes sujetos a una entrega posterior, deben requerir la presentacin de garantas y fianzas de conformidad con lo estipulado en la Ley de Contratacin Pblica y su reglamento, no pudiendo la tesorera efectuar ningn pago sin el previo cumplimiento de este requerimiento, debiendo mantener una custodia organizada de las garantas y fianza, as como control de vencimientos. 3.6.4.4 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA BIENES DE LARGA DURACIN. Adquisicin En toda entidad pblica deber existir una unidad encargada de adquisiciones y servicios, cuya misin fundamentar ser establecer un proceso claro en la programacin, adquisicin, almacenamiento y distribucin de materiales, tiles y enseres, as como otros bienes de larga duracin necesarios para el desarrollo de actividades. Se debe llevar establecer un control de mnimos y mximos de existencias, de tal forma que estas se realicen nicamente cuando sea necesario y adquiridas en cantidades apropiadas bajo los criterios de austeridad, eficiencia, efectividad y economa. Para la aprobacin de cotizaciones, concursos de oferta o licitaciones se debe tomar en cuenta: Mnimo tres cotizaciones Registro actualizado de proveedores y cotizaciones, Criterio de economa en compra de bienes Para los materiales fungibles o de uso diario, el tiempo de duracin En cuanto a medicinas y bienes perecibles el tiempo de caducidad.
Sistema de Registro La institucin pblica deber mantener el control mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la informacin se encuentre siempre actualizad y de conformidad con la normativa contable vigente. Las conciliaciones de saldos de auxiliares con las cuentas del mayor general, la verificacin fsica oportuno. Identificacin y Proteccin Se debe llevar un codificacin adecuada y organizacin, proteccin de las existencias de suministros y bienes de larga duracin. Todos los bienes de larga duracin debern llevar un impreso del cdigo correspondiente en una parte visible, permitiendo su fcil identificacin, los bienes entregados para el desempeo de funciones debern ser responsabilidad de cada servidor pblico. Esta norma se debera profundizar ms a nivel de instituciones pblicas debido a que la mayora de ellas tiene falencias en el control de bienes , no existe codificacin de los mismos, ni un control oportuno y permanente, que es lo que sucede a nivel de colegios, escuelas fiscales, y otras unidades del ministerio de educacin y entre otros ministerios que debido al gran nmero de unidades se ha desestabilizado este control, que debera se manejado adecuadamente con las respectivas codificaciones, por ello deberan empezar por realizar un levantamiento paulatino de todos los bienes del estado. Custodia Cada entidad pblica necesariamente debe tener una persona a la que se le delegue el manejo de activos fijos, para que lleve el control, actualizacin, modificaciones de custodios, asigne actas, encargue de este manejo, y en fin un responsable directo que se realizar auditorias a muestreo de los bienes, para peridica proporcionaran seguridad de su registro y control
verificacin y control de los mismos. Luego que el responsable de activos fijos asigne un custodio de los bienes este ser el responsable del uso, custodia y conservacin de los mismos. Uso de Bienes de Larga Duracin Se debe concienciar al funcionario pblico que los bienes de larga duracin sern utilizados nicamente en el uso de labores institucionales, por ningn motivo para fines personales o particulares.
Control de Vehculos Oficiales Los vehculos oficinales constituyen un bien de apoyo a las actividades de la institucin pblica y debe ser utilizado solo para tales fines, el uso y utilizacin de estos vehculo oficiales durante o fuera de los das y horas no laborables,, requieren la autorizacin expresa del nivel superior. Se debe tener en cuenta que por ningn motivo se emitir salvo conducto que tenga el carcter indefinido. Constatacin Fsica de Existencias de Bienes de Larga Duracin La verificacin fsica de las existencias y bienes de larga duracin se la realizar por lo menos una vez al ao. El personal que interviene en la toma fsica, ser independiente del registro y manejo. El Auditor Interno participar en calidad de observador para evaluar la adecuada aplicacin de los procedimientos establecidos. Baja por Obsolescencia, prdida o robo Se procede a dar de baja a los bienes de larga duracin por su mal estado de conservacin, obsolescencia, prdida o hurto. La prdida deber ser denunciada ante el juez competente. Para la baja de bienes que no estn contabilizados como activos, bastar con la autorizacin a nivel superior. Si la baja procede de una prdida injustificada al servidor pblico responsable se le aplicar la sancin administrativa
correspondiente, se le exigir adems la restitucin del bien con otro igual o pagar su valor a precio de mercado. Mantenimiento de bienes de larga duracin Con el fin de conservar el estado ptimo de funcionamiento y prolongar la vida til de los bienes de larga duracin se aconseja brindar el mantenimiento oportuno y constante a los mismos.
3.6.4.5 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL REA DE RECURSOS HUMANOS. Descripcin y anlisis de cargos La entidad pblica deber contar con un manual de procedimientos en el que se detalle la descripcin de los requisitos mnimos de todos y cada uno de los cargos que soportan la estructura administrativa, actualizndose peridicamente. En un gran nmero de instituciones pblicas que se desempean en nuestro pas no existe el manual de funciones y procedimientos que permita saber a ciencia cierta cuales son las funciones a desarrollar por cada empleado pblico. Se debe tratar de implementar en cada una de ellas estos manuales ya que esto esto parte del gasto fiscal. Seleccin de Personal La seleccin de personal deber contar con la necesidad de llenar los cargos vacantes tomando en consideracin la disponibilidad presupuestaria para tal efecto y justificando claramente la seleccin de un nuevo funcionario, que cumpla el perfil del cargo a ser cubierto. Este proceso deber llevarse a cabo mediante la convocatoria, evaluacin y seleccin de los aspirantes ms idneos . permitira trabajar con el personal absolutamente necesario, y as eliminar gran parte de la burocracia optimizando con
Actuacin y honestidad de los funcionarios Todo servidor pblico debe actuar con orden, moral, disciplina y
profesionalismo para mantener y ampliar la confianza del pblico. Por lo tanto no podr recibir ningn beneficio directo o indirecto de personas sean estas naturales o jurdicas. Los profesionales que laboran en las instituciones pblicas deben hacer prevalecer ante cualquier situacin su tica, transparencia y vocacin de servicio a la comunidad.
Capacitacin y entrenamiento permanente La capacitacin segn indica las normas de control interno para la Repblica del Ecuador, manifiestan que la capacitacin debe ser constante y progresiva en funcin de las reas de especializacin y del cargo que desempean.
3.7
DESARROLLO DEL PROCESO DE AUDITORIA INICIO
GRAFICO N 3
FASE I CONOCIMIENTO PRELIMINAR Visita de observacin entidad Revisin archivos papeles de trabajo Determinar indicadores Detectar FODA Evaluacin estructura control interno Definicin de objetivo y estrategia de auditora
FASE II PLANIFICACIN Anlisis informacin y documentacin Evaluacin de control interno por componentes Elaboracin Plan y Programas
Memorando de Planificacin Programas de Trabajo
FASE III EJECUCIN Aplicacin de programas Preparacin de papeles de trabajo Hojas Resumen Hallazgos por componente Definicin estructura del informe Comunicacin Resultados Parciales FASE IV COMUNICACIN DE RESULTADOS Redaccin Borrador de Informe Conferencia final para la lectura del informe Obtencin criterios entidad Emisin informe final, sntesis y memorando de antecedentes. FASE V SEGUIMIENTO De Hallazgos y recomendaciones al trmino de la auditoria Recomprobacin dentro de uno o dos aos Determinacin de responsabilidades Seguimiento de medidas correctivas adoptadas en la entidad y contralora
Archivo Cte.
Papeles de Trabajo
Archivo Perm.
Borrador del Informe
Conferencia Final
Emisin del Informe Final
FIN
Fuente: Manual de Auditoria de Gestin Contralora General del Estado p. 120
3.7.1 FLUJOGRAMA DE CONOCIMIENTO PRELIMINAR GRAFICO N4 FASE I CONOCIMIENTO PRELIMINAR PASO Y DESCRIPCION
1. Director de Auditora designa Supervisor y Jefe de Equipo y dispone visita previa.
2. Supervisor y Jefe de Equipo visitan entidad para observar actividades, operaciones y funcionamiento. 3. Supervisor y Jefe de Equipo revisan y actualizan archivo permanente y corrientes de papeles de trabajo. Papeles de trabajo
Archivo
4. Supervisor y Jefe de Equipo obtienen informacin y documentacin de la entidad 5. Supervisor y Jefe de Equipo detectan riesgos y debilidades, y oportunidades y amenazas. 6. Supervisor y Jefe de Equipo determinan los componentes a examinarse. 7. Supervisor y Jefe de Equipo determinar criterios, parmetros e indicadores de gestin. 8. Supervisor y Jefe de Equipo definen objetivos y estrategia general de la auditora.
9. Director de auditora emite la orden de trabajo.
3.7.2 PLANIFICACIN La planificacin es el eje principal en toda actividad a desarrollar de esta depende el xito de un proyecto, programa o trabajo, y mucha ms importancia tiene cuando se trata de elaborar el esquema completo de una planificacin desde el detalle de los objetivos de la misma hasta el alcance del trabajo por desarrollar. Debe constar los programas claramente detallados para los componentes determinados, los procedimientos de auditora, los responsable, y las fecha de ejecucin del examen; tambin debe preverse la determinacin de recursos necesarios tanto en nmero como en calidad del equipo de trabajo que ser utilizado en el desarrollo de la revisin, con especial nfasis en el presupuesto de tiempo y costos estimados; finalmente, los resultados de la auditora esperados, conociendo de la fuerza y debilidades y de la oportunidades de mejora de la Entidad cuantificando en lo posible los ahorros y logros esperados. La labor de planeacin de auditora es responsabilidad del grupo asignado para llevarla a cabo y en su desarrollo contar con la asesora y supervisin del jefe de la unidad de auditora, normalmente la labor la ejecuta el personal mas experimentado del equipo. 3.7.3 ACTIVIDADES DE LA PLANIFICACIN24 Las tareas tpicas en la fase de planificacin son las siguientes: 1. Revisin y anlisis de la informacin y documentacin obtenida en anlisis anteriores, para obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, comprender la actividad principal y tener los elementos necesarios para la evaluacin de control interno y para la planificacin de la auditora. 2. Evaluacin de Control Interno relacionada con el rea o componente objeto del estudio que permitir acumular informacin sobre el funcionamiento de los controles existentes, til para identificar los asuntos que requieran tiempo y esfuerzas adicionales en la fase de Ejecucin; a base de los resultados de esta ___________________________________________________________________
24
MANUAL DE AUDITORIA DE GESTION; Contralora General del Estado Repblica del Ecuador , p.131.
evaluacin los auditores determinaran la naturaleza y alcance del examen, confirmar la estimacin de los requerimientos de personal, programar su trabajo, preparar los programas especficos de la siguiente fase y fijar los plazos para concluir la auditora y presentar el informe, y despus de la evaluacin tendr informacin suficiente sobre el ambiente de control, los sistemas de registro e informacin y los procedimientos de control. La evaluacin implica la calificacin de los riesgos de auditora que son: a) Inherente (posibilidad de errores e irregularidades); b) De Control (procedimientos de control y auditora que no prevenga o detecte) c) De Deteccin (procedimientos de auditora no suficientes para descubrirlos). Los resultados obtenidos servirn para: a) Planificar la auditora b) Preparar un informe sobre el control interno. 3. A base de las fase 1 y 2 descritas, el auditor ms experimentado del equipo o grupo de trabajo preparar un Memorando de Planificacin. 4. Elaboracin de programas detallados y flexibles, confeccionados especficamente de acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobacin de las 3 E (Economa, Eficiencia y Eficacia), por cada proyecto a actividad a examinarse. Por lo tanto luego de este anlisis se tendr como resultado un memorando de
planificacin y los programas de auditoria
3.7.4 GRAFICO N 5
FLUJOGRAMA DE PLANIFICACIN
PLANIFICACION
PASO Y DESCRIPCION
1. Equipo multidisciplinario revisan y analizan la informacin y documentacin recopilada.
2. Equipo multidisciplinario evala el control interno de cada componente
3. Supervisor y Jefe de Equipo elaboran el memorando de planificacin 4.- Supervisor y Jefe de Equipo preparan los programas de auditora 5. Subdirector revisa el plan de trabajo y los programas por componentes.
6- Director revisa y aprueba el plan y los programas de auditora.
Por lo tanto luego de este anlisis
se tendr como resultado un memorando de
planificacin y los programas de auditoria, presentados en los siguientes formatos:
3.7.5 MEMORANDO DE PLANIFICACIN El memorando de planificacin permite detallar los aspectos ms importantes a desarrollar en la auditora, se verifica aspectos como antecedentes, motivo de la
auditoria, objetivos, base legal, anlisis de las cuentas a ser auditadas. Un ejemplo podemos observar en el caso prctico sujeto al examen de auditoria interna en una Institucin Pblica en este plan de investigacin. 3.7.6 PROGRAMAS DE TRABAJO
Son documentos que contienen informacin obtenida por el auditor en su examen, son fuente de aclaracin y ampliacin de la informacin.
P R O G R A M A D E T R A B A JO E N T ID A D : T IP O D E E X A M E N : COM PONENTE: SUBCOM PONENTE: FECHA D E S C R IP C IO N O B JE T IV O S : .. .. .. .. .. .. .. .. P R O C E D IM IE N T O S : .. .. .. .. .. M IN IS T E R IO D E E D U C A C IO N A U D IT O R IA IN T E R N A E N T ID A D P U B LIC A A R E A A S E R A U D IT A D A R E F : P /T ELABORADO POR:
3.7.7 PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo, se definen como el conjunto de cdulas y documentos elaborados u obtenidos por el auditor gubernamental, producto de la aplicacin de las
tcnicas, procedimientos y ms prcticas de auditoria, e sirven de evidencia del trabajo realizado y de los resultados de auditoria revelados en el informe. Por tanto, constituyen los registros y documentos mantenidos por el auditor de los procedimientos por l seguidos, de las comprobaciones parciales que realiz, de la obtenida y de las conclusiones a las que arrib en relacin con su examen; pueden incluir: programas de trabajo, anlisis, anotaciones, documentos de la entidad o de terceros, cartas de confirmacin y manifestaciones del cliente, extractos de documentos de la institucin y planillas o comentarios preparados u obtenidos por el auditor. Los principales propsitos de los papeles de trabajo son: a) Constituir el fundamento que dispone el auditor para preparar el informe de la auditora. b) Servir de fuente para comprobar y explicar en detalle los comentarios, conclusiones y recomendaciones que se exponen en el informe de auditora.
c)
Constituir la evidencia documental del trabajo realizado y de las decisiones tomadas, todo esto de conformidad con las NAGAS.25
Caractersticas de los papeles de trabajo26 a) Prepararse en forma clara y precisa, utilizando referencias lgicas y un mnimo nmero de marcas. b) Su contenido incluir tan slo los datos exigidos a juicio profesional del auditor. c) Deben elaborarse sin enmendaduras, asegurando la permanencia de la informacin. d) Se adoptarn las medidas oportunas para garantizar su custodia y confidencialidad, divulgndose las responsabilidades que podran dar lugar por las desviaciones presentadas.
3.7.7.1 ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO ARCHIVOS PERMANENTES: Los archivos permanentes son fuente de informacin continua en la auditoria, se toma en cuenta aspectos tales como: __________________________________________________________________
25,26
MANUAL DE AUDITORIA DE GESTION; Contralora General del Estado Repblica del Ecuador , p.70,71.
1. Resmenes o copias de documentos de la compaa como: acta constitutiva, los estatutos, los convenios legales de emisin y compra de bonos y los contratos. 2. Recordar al auditor las operaciones, actividades o hechos que tienen vigencia en un perodo de varios aos. 3. Proporcionar a los auditores nuevos, una fuente de informacin de las auditoras realizadas. 4. Conservar papeles de trabajo que sern utilizados durante varios aos y que no requieren ser preparados ao tras ao, ya que no se ha operado ningn cambio. ARCHIVO CORRIENTE En estos archivos corrientes se guardan los papeles de trabajo relacionados con la auditora especfica de un perodo. La cantidad de legajos o carpetas que forman parte de este archivo de un perodo dado vara de una auditora a otra y an tratndose de la misma entidad auditada. En este tipo de archivo constan aspectos tales como27: Informacin resumen y de control, documentacin del trabajo, Informacin financiera proporcionada por la entidad, Documentacin por componente analizado: Sumaria u hoja resumen de hallazgos. Programa especfico de auditora. Papeles de trabajo que respaldan resultados
3.7.7.2 INDICES Y REFERENCIACIN
Se debe definir claramente los cdigos a ser utilizados en la auditoria, en cuanto a archivos y los tipos de papeles de trabajo. Los papeles de trabajo pueden mantener __________________________________________________________________
27
referencias cruzadas cuando estn relacionados entre s, para verificar claramente como se encuentran relacionados. La codificacin de ndices y referencias en los papeles de trabajo pueden ser de tres formas: a) Alfabtica, se puede utilizar en el archivo permanente. b) Numrica, se puede utilizar en el archivo corriente c) Alfanumrica, puede ser utilizado en el archivo corriente28 3.7.7.3 MARCAS DE AUDITORA Las marcas de auditora tambin se las puede conocer como claves de auditora o tildes, son signos utilizados por el auditor para indicar el trabajo que se ha realizado. Existen dos tipos de marcas: Significado uniforme.- que se utilizan con frecuencia en cualquier auditora. Las otras marcas.- cuyo contenido es a criterio del auditor, obviamente no tienen significado uniforme y que para su comprensin requiere que junto al smbolo vaya una leyenda de su significado. Se aconseja que las marcas sean escritas con lpiz de color rojo, ya que su uso se encuentra generalizado al igual que los papeles de trabajo elaborados por el auditor usualmente son hechos con lpiz.29 Ligado Comparado Observado Rastreado Indagado Analizado ____________________________________________________________
28,29
Conciliado
Circularizado
Sin respuesta
Confirmaciones, respuesta afirmativa
Confirmaciones, respuesta negativa Comprobado Clculos Inspeccionado
Notas explicativas
3.8
FLUJOGRAMA DE EJECUCION FASE III DE EJECUCION PASO Y DESCRIPCION 1. Equipo multidisciplinario aplican los programas que incluyen pruebas y procedimientos
Papeles de trabajo
GRAFICO N 6
2. Equipo multidisciplinario elabora papeles de trabajo que contienen evidencias suficientes, competentes y pertinentes. 3. Jefe de Equipo y Supervisor elabora y revisa hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente 4. Jefe de Equipo y Supervisor redacta y revisa los comentarios conclusiones y recomendaciones
Hojas resumen
5. Jefe de Equipo comunica resultados parciales a los funcionarios de la entidad 4 5. Jefe de Equipo y Supervisor definen la estructura del informe de auditora
3.9
ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS INFORMES
Los informes de auditoria presentan los datos resumen de la revisin que fueron objeto las cuentas bajo estudio permite verificar las debilidades del proceso administrativo, financiero u operativo, el cual permitir a la mxima autoridad evidenciar a ciencia cierta el desarrollo decisiones, por de su las actividades dentro de la institucin, para toma de naturaleza estos informes son de alcance limitado
nos amplio que la auditora externa, segn registro oficial N 392 del mircoles 4 de agosto del 2004 manifiesta que la estructura del informe de auditora interna es el siguiente: Cartula Relacin de siglas y abreviaturas utilizada Indice Carta de presentacin Informe, que contendr dos captulos
3.9.1 CARACTERISTICAS Los informes emitidos por la Contralora General del estado, como los rganos de Auditora Interna del Sistema Nacional de Control, se caracterizan por su alta calidad. El auditor debe mantener una apreciacin clara en el que se indique que la mejor manera de obtener un buen nivel de control y una clara retroalimentacin a lo auditado, es que los informes deben ser elaborados responsablemente, con el debido profesionalismo, tomando en cuenta las consideraciones tcnicas, de manera que el informe es la parte importante de todo proceso de auditoria ya que mostrar la manera clara de cmo se llevan los procesos de control en la organizacin, procesos y actividades y si estos se estn cumpliendo de acuerdo a lo planificado, aspectos que servirn para la toma de decisiones oportunas en cuanto al manejo de los procesos en la entidad . Existen varias caractersticas sealadas por diversos auditores sobre las caractersticas principales a desarrollarse en un informe de auditoria para lo se pueden resumir en las siguientes: Significacin .- en el informe de auditoria deben constar los aspectos mas relevantes que justifiquen su redaccin. Utilidad y Oportunidad.- en este deben constar aspectos de resulten del anlisis realizado de acuerdo a los objetivos establecidos, el informe debe ser
presentado oportunamente para proporcionar las soluciones correctivas de manera inmediata. Calidad de convincente.el informe debe redactarse exponiendo informacin
suficiente sobre las observaciones, conclusiones y recomendaciones. Objetividad y perspectiva.- La informacin debe ser presentada de manera objetiva y clara que incluya suficiente informacin sobre la realidad que se presenta en la institucin. Concisin.- No debe ser extenso ya que un informe conciso tiene mayor posibilidad de llegar a las mximas autoridades. Claridad y simplicidad .- Debe redactarse en forma clara y simple, no debe suponerse que los usuarios del informe tienen conocimientos tcnicos. Tono constructivo .- el tono debe estar dirigido a una reaccin favorable a la aceptacin de observaciones, conclusiones y recomendaciones planteadas por el auditor. Organizacin de los contenidos del informe.- Debe tratar a captar el inters comenzando a informar los resultados ms importantes. Positivismo.- Redactar el informe de manera positiva permitir que el informe ayude a la administracin a mejorar sus operaciones y estas sean ms cooperadoras, ya que se ha determinado que el emplear palabras negativas ponen al personal a la defensiva. 3.9.2 REVISIN DEL INFORME El informe del Auditor Interno debe ser enviado a la Contralora General y a la respectiva entidad a la que sirven y controlan, los informes de auditora y de exmenes especiales, en el plazo mximo de 30 das laborables despus de la conferencia final de resultados. A continuacin se adjunta lo modelos:
A)
MODELO DE CARTA DE PRESENTACION
Ciudad, Seor: Mxima Autoridad de la entidad. Presente.Hemos efectuado el examen especial a .. por el perodo comprendido entre el . Y el Nuestro examen se efectu de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental aplicables y obligatorias en las entidades y organismos del sector pblico, sometidas al control de la Contralora General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea debidamente planificado y ejecutado para obtener la certeza razonable que la informacin y documentacin examinadas, no contienen exposiciones errneas de carcter significativo; igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan efectuado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigente, polticas y dems normas y procedimientos aplicables. Las acciones de control fueron realizadas durante la vigencia, en la parte pertinente, de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, por lo cual las citas corresponden a dicho cuerpo legal.( Siempre y cuando el alcance incluya perodos anteriores al 12 de junio del 2002). Debido a la naturaleza de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artculo 92 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediatamente y con el carcter obligatorio. Atentamente Auditor
Fuente: Registro Oficial Nro. 392- Mircoles 4 de Agosto del 2004
B)
MODELO DE MEMORANDO DE ANTECEDENTES
Memorando Nro.
Para: Director de Responsabilidades De: Auditor
Asunto: Antecedentes para el establecimiento de responsabilidades Fecha: Del examen especial efectuado a. De la ciudad. Por el perodo comprendido entre el... y el . Realizado en el cumplimiento del Plan Anual de Control para el ao. De conformidad con la orden de trabajo de Suscrita por el Auditor General, hemos determinado hechos que a nuestro criterio ameritan el establecimiento de responsabilidades de conformidad con lo dispuesto en los artculos 45, 53 y 66 de la LOCGE( Cuando existan las tres clases de responsabilidades Administrativa Culposos, Civil Culposa, Responsabilidad Penal), por lo que de acuerdo con lo sealado en los artculos 15 y 16 del Reglamento de Responsabilidades, me permito poner en su conocimiento
C) MODELO DE SINTESIS DE RESULTADOS

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA DE :.. SINTESIS DE RESULTADOS INFORMACION DE LA UNIDAD DE CONTROL: REGIONAL: PROVINCIAL: ZONAL: CIUDAD: MOTIVO DEL EXAMEN:
ORDEN DE TRABAJO NRO: FECHA: PLANIFICADO: IMPREVISTO:
RUBROS O AREAS EXAMINADAS: .. .. .. CLASE DE EXAMEN:
AUDITORIA DE GESTION
EXAMEN ESPECIAL EXAMEN ESPECIAL DE INGENIERIA
MONTO EXAMINADO
AUDITORIA FINANCIERA
US $
SINTESIS DE LOS PRINCIPALES HALLAZGOS:
PERIODO EXAMINADO: DESDE: AO: HASTA: MES:
SUJETO DE RESPONSABILIDAD: APELLIDOS Y NOMBRES TIPO DE RESPONSABILIDAD CIVIL PENAL
CARGO
ADM
VALOR
EQUIPO ACTUANTE INTEGRADO POR: SUPERVISOR: JEFE DE EQUIPO: OPERATIVOS: CIUDAD Y FECHA: NOMBRE DEL AUDITOR: f.) .. AUDITOR
3.9.3 TRAMITE DE INFORMES DE AUDITORA Y DE EXAMENES ESPECIALES Art. 21.- Generalidades.- La estructura y contenido de los informes, as como el proceso de la auditora, se ajustar a las normas y manuales de auditora vigentes y se cumplir lo siguiente: 1.- Los informes sern dirigidos a la mxima autoridad de la entidad para la aplicacin de las recomendaciones y, para los fines consiguientes, al Organismo Tcnico Superior de Control, en un ejemplar original, con el memorando de antecedentes, sntesis, anexos necesarios y la documentacin sustentatoria de los hallazgos. 2.- El memorando de antecedentes que se acompae al informe, estar dirigido al director de Responsabilidades de la Contralora General y cuando amerite la inclusin de responsabilidades. Cuando no haya lugar a la determinacin de responsabilidades, se har constar este particular en el referido memorando de antecedentes. 2. Las responsabilidades administrativas culposas, se presentarn en el memorando de antecedentes, con la identificacin de los sujetos de la responsabilidad. 4.- Cuando las acciones u omisiones que originen las responsabilidades administrativas, correspondan a perodos de vigencia de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, como tambin de la Ley vigente, se citarn las causales establecidas en estos dos cuerpos legales, asegurndose de que exista la concordancia debida entre ellas. 5.- Las responsabilidades civiles culposas, se formularn en el memorando de antecedentes de conformidad con el Reglamento de Responsabilidades, al que se adjuntar la documentacin sustentatoria pertinente que evidencie las imputaciones formuladas al respecto. 6.- Los Jefes de las unidades de auditora interna, antes de emitir un informe, del que se deriven responsabilidades civiles culposas, procurarn por todos los medios
legales, el resarcimiento del perjuicio econmico causado, o la justificacin correspondiente si fuere del caso, evitando en lo posible tramitar responsabilidades por valores no significativos. 7.- Cuando los hechos evidenciados por la auditora interna establezcan indicios de responsabilidad penal, stos se comunicarn de inmediato a la Contralora General, para los fines legales consiguientes.30 3.10 INDICADORES DE GESTIN EN INSTITUCIONES PBLICAS En el sector pblico existen muchas dificultades para aplicar estrategias de gestin, ya que si bien es cierto en el Ecuador estas son ms utilizadas en el sector privado financiero e industrial, aspecto que debera tratar de acogerse en este sector ya que sera un agregado tratar a los servicios pblicos con conceptos tales como "cliente" o "producto". Este aspecto y otros como optimizacin de recursos econmicos, laborales, etc, son fundamentos claves para que en razonables de gestin y control. Los auditores utilizarn parmetros o indicadores convenientes de referencia para realizar comparaciones y evaluaciones del grado de economa, eficacia y eficiencia en el logro de los objetivos y en la administracin de los recursos, existentes en el sector pblico. Los indicadores tendrn por funcin dar seales de alerta ante la ocurrencia o agravamiento de deficiencias en un rea determinada. la administracin pblica indicadores de gestin que permitan mantener trminos de referencia o estndares
3.11
DETERMINACIN DE LAS RESPONSABILIDADES EN BASE A LA LEY ORGNICA DE CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO.
_________________________________________________________________
30
ACUERDO N 008 CG; Contralora General del Estado Repblica del Ecuador , p.8.
CUADRO N 12 I. GENERALIDADES
SINOPSIS DE LA DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES EN BASE A LA LEY ORGNICA DE CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO
CONCEPTO
Servidores pblicos y terceros relacionados con actos de la administracin pblica, son responsables de los actos o por la omisin de los mismos.
FACTORES DE RESPONSABILIDAD
Deberes exigidos por ley u otras normas; por el grado de poder de decisin e importancia del servicio. Consecuencias imputables por la accin u omisin.
Por el contenido
Administrativa Culposa Civil culposa Indicios de Responsabilidad Penal
45 (LOCGE) 42 (LOCGE) 257 (Cdigo Penal)
CLASES 1. 2. 3. 4. : Accin u omisin. Principal Subsidiaria Directa Solidaria
Atendiendo a los sujetos
A la Administrativa Culposa
MATERIA QUE PUEDE DAR LUGAR A RESPONSABILIDADES
A la Civil Culposa
: Genera una obligacin jurdica indemnizatoria del perjuicio econmico ocasionado a las instituciones del Estado. : Por actas o informes y, en general, por los resultados de la auditora o de exmenes especiales practicados por servidores de la Contralora General del Estado
Indicios de Responsabilidad Penal
(Art. 257 Cdigo Penal sobre el peculado, Art. 296 Cdigo Penal sobre el enriquecimiento ilcito y 67 LOCGE sobre otros indicios de responsabilidad penal). Consecuencia que la Ley o el Magistrado extrae de un hecho conocido, para otros desconocidos. Es un modo de adquirir las cosas ajenas, o de extinguir las acciones y derechos ajenos; por haberse posedo las cosas, o no haberse ejercido dichas acciones y derechos, durante cierto tiempo, y concurriendo los dems requisitos legales. (Las acciones prescriben). Prdida de un derecho o accin, por no ejercerlo dentro del plazo y en condiciones fijadas por el juez, la ley o las convenciones. (Las facultades caducan).
Presuncin:
VARIOS CONCEPTOS IMPORTANTES
Prescripcin:
Caducidad:
Servidores:
Autoridades, dignatarios, funcionarios y servidores de las instituciones del Estado pueden ser sujetos de responsabilidad administrativa, civil, penal o de todas ellas. Podrn ser sujetos de responsabilidad civil sin perjuicio de la accin penal a que hubiere lugar. Actividad positiva puesta por la persona. Puede dar lugar a las 3 responsabilidades. Las autoridades, dignatarios, funcionarios y dems servidores de las instituciones del Estado, actuarn con la diligencia y empeo que emplean generalmente en la administracin de sus propios negocios y actividades, caso contrario, respondern, por sus acciones u omisiones, de conformidad con lo previsto en esta Ley. (Art. 40 LOCGE).
SUJETOS DE RESPONSABILIDAD
Terceros:
Accin:
ALCANCE
Omisin: (Dejar de Hacer algo)
En la Administracin Culposa: Competencia exclusiva de la Contralora General del Estado.
DECLARACIN DE LA RESPONSABILIDAD
Por la autoridad nominadora a requerimiento y por resolucin ejecutoriada de la Contralora General del Estado. (Art. 48 COCGE).
En la Civil Culposa:
Indicios de Responsabilidad Penal:
Juez de lo Penal. Los indicios los presenta la Contralora General o la entidad pblica afectada.
BASES
Legal: Documentaria:
Ley Orgnica de Contralora General del Estado. Informes y actas.
II. ADMINISTRATIVA CULPOSA
FORMA APLICACIN
Por el Contralor General Consiste en multa y / o destitucin del Cargo
IMPUGNACIN
Ante el Tribunal de lo Contencioso Administrativo
(Recurso Jurisdiccional)
REFERENCIA LEGAL
Artculo 45 de la Ley Orgnica de Contralora General del Estado.
III. CIVIL CULPOSA: Glosa y orden de reintegro
GLOSA
Plazo: 60 das para contestar a la Contralora, expirado este plazo Contralora General del Estado expedir su resolucin. Pruebas: La contestacin debe ser justificada y documentada. Anlisis: Para llegar a un criterio claro y preciso en la CGE. Nuevas responsabilidades y sujetos de responsabilidad pueden surgir del anlisis. Resolucin: En los 180 das de notificacin se confirmar o desvanecer total o parcialmente la predeterminacin, la determinacin de responsabilidad civil culposa. Cobro: Por pago directo o por la va coactiva, previa emisin de ttulo de crdito. Recurso: De revisin y rectificacin, que lo hace la propia Contralora. Impugnacin: Ante el Tribunal Distrital de lo Contencioso Administrativo.
ORDEN DE REINTEGRO
Se produce: Por pago indebido (sin fundamento legal, sin contrato, incumplimiento en prestacin de bienes y servicios). Plazo: 90 das improrrogables para reintegrar. Reconsideracin: Se puede solicitarla por escrito los fundamentos de hecho y derecho, y de ser el caso, adjuntarn las pruebas suficientes. La Contralora se pronunciar favorable o desfavorablemente en 30 das, su resolucin ser definitiva. Similitud: En algunos tratamientos aplicables a la glosa. Impugnacin: Ante el Tribunal Distrital de lo Contencioso Administrativo.
IV. INDICIOS DE RESPONSABILIDAD PENAL (Base: Cdigo Penal) A) GENERALIDADES
Art. 1 Leyes Penales: Contienen preceptos sancionados con la amenaza de una pena. Art. 2 Nadie puede ser reprimido: Por un acto que no est expresamente declarado infraccin en la ley penal. Art. 3 Se presume que leyes penales son conocidas por todos. Art. 4 Prohbe interpretacin: El juez debe atenerse a la letra de la ley. Art.12 No impedir un acontecimiento, cuando se tiene la obligacin jurdica de impedirlo, equivale a ocasionarlo. Art.13 El que ejecuta voluntariamente un acto punible es responsable de l e incurre en la pena por la infraccin resultante.
Dolosa
Intencional cuando el resultado de la accin u omisin fue previsto Preintencional cuando de la accin u omisin se deriva un dao ms grave que el que se quiso.
Art. 14 Infraccin El acontecimiento, pudiendo ser previsto, pero no querido se verifica por negligencia, Imprudencia, impericia o inobservancia de la ley, reglamento u rdenes. Cuando el acto est ordenado por ley, autoridad competente o el indiciado fue impulsado A cometerlo por una fuerza que no pudo resistir. En defensa personal por agresin.
Culposa
Atr. 18-19 No hay infraccin
Art. 30 Art. 32 Art. 41
Circunstancias agravantes malicia, alarma que produce en la sociedad o peligrosidad de los autores. Nadie puede ser reprimido por un acto si no lo hubiera cometido con voluntad y conciencia. Autores, cmplices y encubridores son responsables de las infracciones.
Art. 42
Art. 43
Art. 44
Autores: los que perpetran la infraccin de manera directa a inmediata. Se han valido de otras personas. Han coadyuvado de un modo principal, practicando deliberada e intencionalmente algn acto si el que no habra podido perpetrarse la infraccin. Por violencia fsica, abuso de autoridad, amenaza o medio coercitivo obligan a otro cometer el acto. Cmplices indirecta y secundariamente cooperan a la ejecucin del acto punible por medio de actos anteriores o simultneos. Encubridores. Conociendo la conducta delictiva de los malhechores les proporcionen medios para que se aprovechen de los efectos del delito. Ocultan instrumentos o pruebas de infraccin. Los que obligados por su profesin o empleo, oculten o alteren la verdad para favorecer al delincuente. 1. Reclusin mayor Art. 53 Ordinaria: 4 a 8 y 8 a 12 aos Extraordinaria: 12 a 16 aos
Peculiares del delito
2. Reclusin menor Art. 54
Ordinaria: 3 a 6 y 6 a 9 aos Extraordinaria: 9 a 12 aos.
Art. 51 PENAS 3. De ocho das a cinco aos 4. Interdiccin de ciertos derechos polticos y civiles 5. Sujecin a la vigilancia de la autoridad. 6. Privacin de ejercicio de profesiones, artes u oficios 7. Incapacidad perpetua para desempear cargos pblicos.
Peculiar de la contravencin 1) Prisin y 2) Multa
Art. 52 Toda sentencia condenatoria llega obligacin solidaria de pagar costas, daos y perjuicios por los responsables.
TTULO III DE LOS DELITOS CONTRA LA ADMINISTRACIN PBLICA
B) PECULADO
Concepto:
CAPTULO V DE LAS VIOLACIONES DE LOS DEBERES DE FUNCIONARIOS PBLICOS, DE LA USURPACIN DE ATRIBUCIONES Y DE LOS ABUSOS DE AUTORIDAD Delito que consiste en el hurto de caudales del erario pblico, hecho por aquel a quien est confiada su administracin.
Sancin (257)
Reclusin mayor ordinaria de 4 a 8 aos. De 8 a 12 aos si son fondos destinados a la defensa nacional. Incapacidad permanente para desempear cargos pblicos.
Delito por: (257)
Abuso de dineros pblicos o privados, de efectos que lo representen, piezas, ttulos, documentos o efectos mobiliarios estuvieren en su poder en virtud o razn de su cargo; ya consista el abuso en efectos mobiliarios que desfalco, disposicin arbitraria o cualquier otra forma semejante. La malversacin tiene una doble interpretacin como forma de peculado (debido a reformas de junio de 1978 y octubre de 1979).
Sujetos: (257)
Servidores pblicos o encargados de un servicio pblico. Servidores que manejan fondos del IESS, de bancos estatales y privados. Inclusive servidores de la Contralora y Superintendencia de Bancos que al intervenir haciendo control en sus informes encubrieron o se impliquen como cmplices de un delito. Con la misma pena sern sancionados funcionarios del SRI y la CAE que hubieren intervenido en Actos de Determinacin.
Enriquecimiento ilcito 296 (agregado) del Cdigo Penal. Art. (1) Constituye enriquecimiento ilcito el incremento injustificado del patrimonio de una persona, producido con ocasin o como consecuencia del desempeo de un cargo o funcin pblica, que no sea el resultado de sus ingresos legalmente percibidos. Art. (2) El enriquecimiento ilcito se sancionar con la pena de dos a cinco aos de prisin y la restitucin del duplo del monto del enriquecimiento ilcito, siempre que no constituya otro delito. Art. (3) Son aplicables los dos artculos innumerados anteriores a quienes como funcionarios o empleados, manejen fondos de los Bancos Central, del Sistema de Crdito de Fomento y Comerciales y del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. Prescripcin: la accin penal prescribe en 20 aos Imprescriptibilidad: Las obligaciones civiles originadas como consecuencia de la comisin de los delitos de peculado, cohecho, concusin y enriquecimiento ilcito, establecidos en sentencia judicial ejecutoriada, sern imprescriptibles. Art. 73 (LOCGE).31
31
Maldonado, Milton; AUDITORIA FORENSE; Editorial Luz de Amrica; 2003; Quito - Ecuador; p. 281-.
CASO PRCTICO
3.12
CASO PRACTICO MINISTERIO DE SALUD PUBLICA HOSPITAL GENERAL LUIS G. DAVILA AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2004
MEMORANDO DE PLANIFICACION PRELIMINAR El memorando de planificacin preliminar se refiere a establecer parmetros para lograr un eficiente manejo de los recursos humanos de auditora y permite el logro efectivo de sus objetivos, para la aplicacin de un trabajo eficaz, la misma que puede ser mejorada y adaptada a las circunstancias especficas de cada examen. 1. Antecedentes
Las operaciones financieras del Hospital Pblico General Luis G. Dvila, en el perodo de alcance, han sido examinadas por la Contralora General del Estado y por la Direccin de Auditora Interna del Ministerio, los rubros analizados corresponden a:
RUBRO PERIODO UNIDAD DE CONTROL
DISPONIBILIDADES CORRELATIVAS PROVENIENTES DE
Y DE
SUS LA Diciembre 2004 AUDITORIA INTERNA
INGRESOS
ASIGNACION PRESUPUESTARIA BIENES DE LARGA DURACION ACTIVOS FIJOS
1/01/200431/12/2004
AUDITORIA INTERNA
2.
Motivo de la auditora
En la auditora a los estados financieros se examinar la cuenta Disponibilidades y Bienes de Larga duracin, correspondiente de 01 de enero de 2004 al 31 de diciembre de 2004. 3. Objetivo de la auditora
El objetivo de la auditora al Hospital General Luis G. Dvila, es dictaminar las cuentas de Disponibilidades y Bienes de Larga Duracin de los estados financieros preparados al 31 de diciembre de 2004, de conformidad con las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas Aplicables al Sector Pblico. 4. Alcance de la auditora La auditora a las cuentas Disponibilidades y Bienes de larga duracin en los estados financieros del Hospital General Luis G. Dvila, se realizar por el ejercicio econmico terminado al 31 de diciembre 2004. 5. 5.1 Conocimiento de la entidad y su base legal Base legal Mediante Decreto Supremo de 12 de febrero de 1924, publicado en Registro Oficial del 08 de mayo de 1924 se cre el Hospital Luis G. Dvila. 5.2 Principales disposiciones legales Las actividades y operaciones del Hospital General Luis G. Dvila, a ms de las disposiciones legales citadas, estn normadas por las siguientes disposiciones especficas, tales como: Reglamento Orgnico Funcional de Hospitales Ley de Presupuesto y Reglamento Contratacin Pblica y su reglamento Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa
5.3
Cdigo de Trabajo
Estructura orgnica Para el cumplimiento de sus objetivos, el Hospital Luis G. Dvila est integrado por los siguientes niveles administrativos: Director: Dr. Francisco Rivadeneira Subdirector: Dr. Gustavo Delgado Administrador: Sr. Jaime Rosero Gestin RRHH: Sra. Carmen Guerrn Gestin Financiera: Srta. Germania Obando Gestin Enfermera: Sra. Ligia Gonzles Gestin Servicios Institucionales: Econ. Miguel Ypez 3 12 4 2 127
Adscritos: Contratados:
Nmero de empleado y trabajadores de planta: 106
Convenio Hermanas de la Caridad Devengantes de Beca Total empleados 5.4 Objetivos de la entidad
Entre los principales objetivos de la entidad, determinados en su Reglamento Orgnico Funcional constan: Fortalecer la Hospital en cu capacidad gerencia y de liderazgo, que impulse los procesos de cambio orientados a promover el fortalecimiento y ptimo funcionamiento de cada proceso, que garanticen la cobertura total de las prestaciones de salud con calidad, equidad, eficiencia y solidaridad. Implementar horarios de atencin en estadstica fines de semana y das festivos Realizar anlisis de produccin hospitalaria y establecer pautas de direccin.
5.5
Capacitar al personal en todos los niveles hospitalarios. Reorganizar comits hospitalarios Mejorar el sistema de abastecimiento Principales actividades, operaciones
El hospital Luis G. Dvila, brinda atencin al usuario, familia y comunidad, con servicios de calidad cientfica, tcnica y humana, en forma permanente contribuyendo al desarrollo tcnico y gerencial de la Institucin en coordinacin con los miembros del equipo de salud, acorde con la situacin econmica, cultural , poltica y epidemiolgica , planifica, ejecuta y evala procesos de su competencia en base a las polticas el Ministerio de Salud Pblica y con ello garantiza una atencin de calidad, eficiente y con equidad. 5.6 Principales polticas y estrategias institucionales Como principales polticas establecidas para alcanzar sus objetivos, se han determinado las siguientes: Mejorar la calidad de atencin a usuarios externos que acuden al Hospital Luis G. Dvila Impulsar el desarrollo cientfico y tecnolgico del personal Apoyar al Director en el ejercicio de su Autoridad, para la aplicacin de los diferentes procesos. Coordinar entre los diferentes procesos para la atencin oportuna al usuario Propender que todos los procesos cuenten con los recursos y la capacidad de gestin adecuados, para ofrecer servicio de calidad al usuario. Fomentar entre el personal, el monitoreo y evaluacin peridica que permita identificar fortalezas y debilidades para mejorar las acciones. Promover, construir y desplegar competencias para ejecutar programas del Ministerio de Salud Pblica. Contratar y retener el talento humano
5.7
Recursos financieros Para cumplir con sus actividades administrativa - financieras, el Hospital Luis G. Dvila cont con los recursos financieros sujetos a presupuesto institucional detallados por partida. (Anexo adjunto en papeles de Trabajo)
6.
Principales polticas contables El control contable de los recursos financieros y materiales se basa en el Manual General de Contabilidad Gubernamental, expedido por la Contralora General del Estado.
7.
Grado de confiabilidad de la informacin
El reglamento orgnico funcional del Hospital Luis G. Dvila define las responsabilidades de la Direccin Financiera y sus unidades operativas Contabilidad, y Tesorera, estas unidades cuentan con poco personal, por lo tanto mantienen una fuerte carga de trabajo. La entidad genera un promedio mensual de 200 operaciones financieras, cuya documentacin se encuentra en el archivo de la Direccin Financiera. El sistema contabilidad utilizado emite trimestralmente la siguiente informacin: Diario General Integrado Balance de Comprobacin Mayor General Mayor Auxiliar Estado de Situacin Financiero Estado de Resultados Estado de Flujo del Efectivo Estado de Ejecucin Presupuestario Anexos al Estado de Situacin Financiero
Cdulas presupuestarias de ingresos y gastos
El ltimo informe de auditoria realizado a esta institucin fue en julio 2003 por parte del Ministerio de Salud Pblica y hasta la fecha no se ha presentado el dictamen por escrito a la entidad pblica. 8. Puntos de inters para la auditora
En el anlisis preliminar efectuado se ha observado los siguientes aspectos que deben considerarse al enfocar nuestras pruebas de auditora: Verificacin del manejo de las disponibilidades su manejo y procedimientos Verificacin del proceso de adquisicin a la compra de bienes de larga duracin, su control, registro y verificacin de clculos en depreciaciones. 9. Transacciones importantes identificadas
Se identifica un movimiento relevante en las cuentas Disponibilidades y Bienes de Larga Duracin sujetas anlisis dentro de los estados financieros con corte al 3 de diciembre de 2004 10. Estado actual de los problemas observados en auditoras anteriores En el informe de examen especial realizado por la el Ministerio de Salud Pblica al Hospital Luis G. Dvila, en lo referente a la verificacin, estudio y anlisis realizado en Julio 2003 an no ha sido remitido a la institucin, situacin que debera ser corregida mediante una solicitud por escrito al ministerio para que la entidad pueda realizar las pruebas de seguimiento a las observaciones realizadas en el proceso de auditora.
11.
Identificacin de los componentes importantes a ser examinados en la planificacin especfica. En la evaluacin preliminar se ha determinado la necesidad de que los componentes que se detallan a continuacin sean considerados para su anlisis detallado de los cuales se efectuar el levantamiento de la informacin, evaluando sus controles y determinado los riesgos combinados inherente y de control: Disponible: Incluye caja chica, bancos, depsitos en cuenta corriente nica, fondos rotativos. El movimiento de sus dbitos y crditos es significativo, y se mantiene saldos representativos. Bienes de Larga Duracin: Los procesos de adquisicin de activos fijos, codificacin. Control y verificaciones aritmticas en la depreciacin-
12.
Matriz de evaluacin preliminar de riesgos de auditora. La matriz de riesgo se realizar en base al control interno desarrollado en la institucin con el fin de determinar las principales falencias que existe, para optar por desarrollar las medidas correctivas pertinentes (anexo adjunto).
13.
Determinacin de materialidad La materialidad es la magnitud de las cuentas en la institucin. Se ha determinado la estimacin de materialidad que las cuentas significativas corresponden a Disponibilidades y Bienes de Larga Duracin. 10 de Marzo de 2005 Elaborado por: Soraya Meja Supervisor: Dr. Francisco Quisigia Subdirector de Auditora Director de Auditora
MEMORANDO DE PLANIFICACIN ESPECIFICA Una vez concluida la planificacin preliminar e identificadas las operaciones que requieren de mayor revisin y anlisis. Se evala la razonabilidad de los procesos a travs de la verificacin del desarrollo de las cuentas. HOSPITAL GENERAL LUIS G. DAVILA 1. Referencia de la planificacin
El 10 de Marzo de 2005, se emiti el memorando de planificacin inicial de la auditora al Hospital General Luis G. Dvila, en el cual se determin un enfoque de auditora preliminar de pruebas sustantivas, al respecto se acogieron las instrucciones detalladas y se evaluaron los controles respecto de los componentes determinados, obtenindose los siguientes resultados. 2. Objetivos especficos por reas o componentes
Por cuanto los componentes analizados corresponden a las cuentas de los estados financieros, los objetivos especficos se sealan en los programas de trabajo respectivos ( ver pg. 90). 3. Resultados de la evaluacin del control interno
A continuacin se presentan los cuestionarios de control interno desarrollado en la entidad:
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO HOJA No. 1 DISPONIBILIDADES
No.
PREGUNTAS
RESPUESTAS SI NO N.A.
REF.
COMENTARIOS
1.
INGRESOS Se lleva un registro de mayores y auxiliares y control detallado de ingresos?. Existen formularios preimpresos prenumerados para el control de ingresos?. y
x x x x x x
2. 3. 4. 5. 6.
Son sellados y firmados por el cajero los comprobantes de ingreso?. Los ingresos son depositados exclusivamente en el banco depositario oficial del estado?. Se deposita todo ingreso u otro dinero recibido cualquiera que sea su concepto?. Se depositan intactos todos los ingresos y otros dineros recibidos, por lo menos al siguiente da de su recepcin?. EGRESOS Se lleva un registro de mayores y auxiliares y control detallado de los egresos?. Todos los pagos a excepcin de los del fondo fijo de caja chica son efectuados mediante cheque?. Se efectan los pagos basndose en comprobantes aprobados y con la suficiente documentacin sustentatoria?.
7. 8. 9.
x x
10. Cumplen los comprobantes de egreso con los requisitos mnimos siguientes: - Fecha?. - Nombre del beneficiario?. - Concepto claro, preciso y conciso?. - Aprobaciones y autorizaciones debidas?. 11. En relacin con los cheques?. - Se controla su secuencia numrica?. - Estn los cheques en blanco, bajo el poder de una persona distinta al que efecta el pago?. - Se archivan los cheques anulados?. 12. En relacin con la preparacin de cheques?. - Son preparados por el departamento de contabilidad?. ELABORADO POR: E.S.M.C FECHA: 05.03. 11
x
REVISADO POR: F.Q FECHA: 05.03.14
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DISPONIBILIDADES HOJA No. 2
No. 13.
PREGUNTAS Est prohibida la firma de cheques en blanco?. GENERAL Estn debidamente resguardados y protegidos los valores de caja?. Estn caucionados: Director financiero El Tesorero La Contadora. Recaudadora Se controla las recaudaciones mediante arqueos?. Son efectuados por personal ajeno a ella?. Se deja constancia en actas de los arqueos realizados?.
REF.
COMENTARIOS
14. 15.
x x
16. 17.
Las diferencias detectadas en los arqueos son informados oportunamente a la autoridad correspondiente para que tome medidas en forma oportuna?. Estn archivados los comprobantes de ingreso y egreso en orden numrico que permita su fcil acceso y ubicacin?. Se concilian mensualmente las cuentas bancarias existentes en la entidad?. Las conciliaciones bancarias son preparadas por una persona ajena a los procedimientos de caja, contabilidad y firma de cheques?. Se investigan los cheques pendientes de cobro, que permanecen ms de trece meses?.
18.
19. 20.
21.
22. Se llevan registros de mayores generales y auxiliares de cada una de las cuentas corrientes que mantiene el hospital? 23. Se encuentra al da del inicio de examen especial los libros bancos de cada cuenta ?
x x
Coordinador de gestin financiera por falta de personal
x
ELABORADO POR: FECHA: 05.03.11 E.S.M.C REVISADO POR: F.Q FECHA: 05.03.14
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO HOJA No. 3 DISPONIBILIDADES
No. 24. 25.
PREGUNTAS Indique el tiempo de retrazo de libros bancos y el porque? Se encuentra al da del inicio de examen especial la contabilidad, registros, Estados de Situacin Financiera, de Resultados, Ejecucin Presupuestaria, Flujo del Efectivo y Cdulas Presupuestarias; en el caso de no estar al da explique el porque y el tiempo de retrazo? Se basa la contabilidad en el Sistema Integrado de Gestin Financiera, establecido por el Ministerio de Economa y Finanzas?. Se encuentran capacitados el personal del rea financiera y contable con los cursos bsicos que dicta la Contralora General del Estado como el de Control de Gestin y Actualizacin Contable? Se controla la asistencia del personal mediante un reloj tarjetero o a travs de un registro? Se dispone de un formulario impreso para los permisos solicitados por los funcionarios? Se desglosa de las vacaciones los permisos solicitados?
REF.
COMENTARIOS
x x
26.
27.
Solo el Coordinador y contador
28. 29. 30.
x x x
ELABORADO POR: E.S.M.C. FECHA: 05.03. 11
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO HOJA No. 1 BIENES DE LARGA DURACIN No. PREGUNTAS SI 1. Se lleva un registro de mayores y auxiliares y control detallado de los bienes que forman parte de Los Bienes de Larga Duracin? Mantienen procedimientos adecuados que garanticen una adecuada conservacin, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duracin. Se encuentran debidamente identificados los bienes de propiedad de la entidad con cdigos ubicados en un lugar visible del bien, que permita su fcil ubicacin? Se realiza constataciones fsicas peridicas de la existencia y condiciones de bienes, dejando constancia en actas? Se informa y registra en forma inmediata los bienes donados y dados de baja? Se compara peridicamente la suma de auxiliares con el saldo de la cuenta de mayor respectivo? Existe una adecuada proteccin de bienes, incluyendo su aseguramiento? Se realiza adquisiciones en base a tres cotizaciones como mnimo y quin efecta? Se mantiene registros detallados de los bienes inservibles u obsoletos con sus respectivos valores?. Se dan de baja los bienes que se encuentran inservibles u obsoletos y que hubiesen dejado de utilizarse? Se mantiene actualizado los inventarios de bienes muebles e inmuebles? En caso de robo, prdida de bienes se sigue la accin legal respectiva en las instancias pertinentes? Se realiza el control sobre traspaso de bienes de una unidad administrativa a otra? RESPUESTAS NO N.A. REF. COMENTARIOS
2.
3.
4.
Programado este ao septiembre
5. 6.
x x
Al momento no hay solicitudes de baja
7. 8. 9.
x x x
10.
11. 12.
x x
13.
x
REVISADO POR: F.Q. FECHA: 05.03.14
ELABORADO POR: E.S.M.C FECHA: 05. 03.11
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO HOJA No. 2 BIENES DE LARGA DURACIN No. PREGUNTAS RESPUESTAS SI NO N.A. REF. COMENTARIOS P.T.
14.
Se realiza el control sobre traspaso de bienes de una unidad administrativa a otra?
ELABORADO POR: E.S.M.C FECHA: 05. 03.11
4.
Evaluacin y calificacin de los riesgos de auditora
La determinacin y calificacin de los factores especficos de riesgo constan como Anexo 1, en la Matriz de Evaluacin y Calificacin de Riesgos de Auditora. 5. Plan de muestreo El plan de muestreo consiste en determinar una muestra representativa del universo de las transacciones y operaciones existentes en la entidad. De acuerdo a la calificacin del riesgo.
Para la verificacin de los controles, se validar el cumplimiento de los mismos mediante la aplicacin del muestreo, aplicado a la cuenta disponibilidades y bienes de larga duracin, para lo cual se considerarn los siguientes aspectos: Universo de la muestra: Para este examen especial se ha verificado la informacin referente a los activos, entre estos se analizar las cuentas que son ms relevantes en la institucin, como son: Disponibilidades, con el manejo de caja - bancos Bienes de Larga duracin en el que se analizaran el manejo de los bienes. A continuacin en los papeles de trabajo se pone a consideracin la revisin y estudio de las cuentas objeto de la auditoria interna en esta institucin
6.
Programas de auditora
PROGRAMA DE TRABAJO
ENTIDAD: Hospital General Provincial Luis G. Dvila CIUDAD: Tulcn PROVINCIA: Carchi No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS
HOJA No. 1
CUENTA: Disponibilidades FECHA: Marzo 15 del 2005
REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
OBJETIVOS - Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a las operaciones administrativas y financieras. - Determinar la correcta utilizacin de los recursos materiales y financieros. - Verificar que se lleve un control interno adecuado de las actividades que se desarrollan en la entidad. - Emitir recomendaciones tendientes a mejorar la administracin de los recursos. PROCEDIMIENTOS 1. Aplique el cuestionario de control interno, con el propsito de evaluar la confiabilidad de las operaciones administrativas y financieras, las que deben ser confirmadas en el transcurso del examen. Realice el arqueo de caja chica. Solicite al Jefe Financiero y/o Contador, en relacin con el perodo de auditora, lo siguiente: - Estados Financieros al 31 de diciembre del ao 2004. Detalle de cuentas bancarias con sus respectivos conceptos. Funcionarios autorizados para firmar cheques y comprobantes de egreso. Nmina de personal caucionado. Registros de ingresos y egresos. A4 A4 A4 A5 SM SM SM SM 16/03/2005 16/03/2005 16/03/2005 17/03/2005 A3 SM 15/03/2005
SM
15/03/2005
2. 3.
A2 A 2.1
SM SM
15/03/2005 15/03/2005
ELABORADO POR: E.S.M.C. FECHA: 05.03.11
Hoja dos.
No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. P.T. A6 A 6.1 A7 HECHO POR SM SM SM FECHA
6. 7. 8.
Realice la conciliacin bancaria a la fecha de corte de la cuenta y verifique la correccin aritmtica. Revise los depsitos y cruce con el estado bancario. Solicite el libro bancos y verifique la secuencia numrica de los cheques y comprobantes de egreso, y comunique en caso de existir novedades. Verifique si los ingresos y egresos se encuentran incluidos en el presupuesto del hospital.
17/03/2005 18/03/2005 18/03/2005
9.
A8
SM
18/03/2005
REVISADO POR: F.Q. FECHA:05.03.15
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No. 1
ENTIDAD: Hospital General Provincial Luis G. Dvila CUENTA: Bienes de Larga Duracin CIUDAD: Tulcn FECHA: Marzo 21 del 2005 PROVINCIA: Carchi No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. HECHO FECHA P.T. POR OBJETIVOS GENERALES a. b. c. d. 1. 2. 3. Comprobar la existencia y uso de los bienes que conforman el rubro Bienes de Larga Duracin. Verificar que los bienes son de propiedad de la entidad. Determinar la existencia de registros de control de bienes. Emitir recomendaciones tendientes a mejorar la administracin de activos fijos. PROCEDIMIENTOS Aplique el cuestionario de control interno. Elabore Matriz de Riesgo Solicite a la contadora: a) Descomposicin del saldo de la cuenta, detallada en el Estado de Situacin Financiera al 28 de febrero del 2005. b) Sumaria de adiciones, disminuciones de bienes de larga duracin. Verifique que los bienes sean registrados contablemente e incluidos en detalles del hospital. 5. Examine la documentacin que respalda las adquisiciones de activos fijos y compruebe lo siguiente: a) Autorizacin. b) Existencia de cotizaciones de similares caractersticas. c) Existencia de suficiente disponibilidad presupuestaria en la partida. Evale los procesos internos para la adquisicin, registro, custodia, cuidado, uso y control de los bienes de acuerdo al Reglamento General de Bienes del Sector Pblico. 7. Elabore una cdula sumaria en donde se demuestre cada cuenta de mayor de los Bienes de Larga duracin con las adiciones, bajas y depreciacin, durante el perodo analizado. B3 SM 23/03/2005 B B1 B2 B2 B2.1 SM SM SM SM SM 15/03/2005 21/03/2005 21/03/2005 22/03/2005 22/03/2005
4.
6.
B3 B4 B5
SM SM SM
23/03/2005 23/03/2005 24/03/2005
Hoja dos
No. 8. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS Solicite informes de constataciones fsicas de bienes, verifique que se realice por lo menos una vez al ao. Realice la constatacin fsica de los bienes adquiridos y/o recibidos en donacin, durante el perodo sujeto a examen verifique estn debidamente valorados e ingresados en la cuenta respectiva. REF. P.T. B6 HECHO POR SM FECHA 25/03/2005
9.
B6
SM
25/03/2005
REVISADO POR: F.Q. FECHA:05.03.23
7.
Recursos humanos y distribucin del tiempo
Para la realizacin del examen se requiere de 22 das distribuido de la siguiente manera:
RESPONSABLE
ACTIVIDADES
TIEMPO Das 3 1 1 5
SUPERVISOR
Planificacin y programacin Supervisin Memorando Antecedentes
JEFE EQUIPO
DE Planificacin y Programacin Anlisis a la cuenta disponibilidades Anlisis a la cuenta activos fijos Revisin P/T, comentarios, conclusiones y recomendaciones. Elaboracin borrador de informe y comunicacin parcial de resultados Elaboracin memorando de antecedentes
1 5 5 3 2 1 17
PAPELES DE TRABAJO
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA HOSPITAL LUIS G DAVILA MATRIZ DE RIESGO 15, MARZO 2005
A1
MATRIZ DE RIESGO PLANILLA DE DECISIONES PRELIMINARES PARA LOS PRINCIPALES COMPONENTES

EVALUACION DEL RIESGO INHERENTE
MODERADO MODERADO Diferencia de 3790,19 en conciliacin bancaria en registro de nota de dbito en trnsito en la conciliacin bancaria. BAJO MODERADO Los desembolsos se estn realizando de acuerdo a lo estipulado en el presupuesto asignado a la institucin. Verificacin de cuentas de gastos con la asignacin presupuestaria. Ajustar los saldos de libros al saldo en bancos
COMPONENTE
FACTORES DE RIESGO
CONTROL
CONTROLES CLAVE
ENFOQUE GENERAL
Banco Central Transferencias
Asignacin Presupuestaria
DISPONIBILIDADES
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA HOSPITAL LUIS G DAVILA SUMARIA DE CAJA Y BANCOS 15, MARZO 2005
A2
CUENTA Caja Chica - Fondo de Reposicin Banco Central del Ecuador M/N (Transferencias) A.6 108778,92 3790,19 112569,11 112919,11 112569,11
REF A.2.1
SALDO SALDO SEGN AUDITADO LIBROS AJUSTE 350 350 SALDO AJUSTADO 0 350
MARCAS:
comprobado con conciliacin bancaria y arqueo de fondo Saldos sumados y verificados
FUENTE: Movimiento de las cuentas Caja Chica y Bancos PROCEDIMIENTO: Arqueo de la cuenta caja y conciliacin de los movimientos del banco con los movimientos segn libros, por dic 2004 COMENTARIO: En la conciliacin bancaria realizada por la institucin se puede observar que concilia a un saldo en bancos por el monto de 108778,92 y el saldo segn los movimientos del banco llega a un valor de 112569,11 existiendo una variacin por el monto de 3790,19. CONCLUSIONES: La diferencia corresponde a una nota de dbito en trnsito que en la conciliacin fue registrada con saldo negativo.
HOSPITAL LUIS G DAVILA ARQUEO DE CAJA 15, MARZO 2005 MONTO DEL FONDO DESCOMPOSICION DE SALDO Comprobantes de Pago del 0123 al 0124 Efectivo Otros Suman DIFERENCIA (+/-) La diferencia corresponde a .. DETALLE DE DOCUMENTOS PRESENTADOS
A 2.1
350 v
40,16 v 309,84 v 0 350 0
RETENCION RETENCION VALOR COMPROBANTE CONCEPTO VALOR IVA IR NETO Adquisicin articulos de 17 0,61 0,17 16,22 v 03/03/2005 123 papelara Adqusicin de insumos de 10/03/2005 124 cafetera 15 0,54 0,15 14,31 v Adquisicin 2 candados para 10/03/2005 125 bodega 10 0,36 0,01 9,63 v SUMAN .. 40,16 FECHA
DETALLE DE VALORES PRESENTADOS MONEDAS - centavos DENOMINACION CANTIDAD VALOR 50 16 25 10 10 22 5 20 1 24 TOTAL EFECTIVO MARCAS:
8 2,5 2,2 1 0,24 13,94
BILLETES - dlares DENOMINACION CANTIDAD VALOR 100 1 100 v 50 1 50 v 20 5 100 v 10 3 30 v 5 1 5v 1 11 11 v 296 309,94
v verificacin fsica y documental Saldos sumados y verificados FUENTE: Verificacin fsica documentacin respaldo de desembolso de dinero con caja chica y verificacin de valores presentados PROCEDIMIENTO: Arqueo de la cuenta caja chica al custodio del fondo COMENTARIO: En la conciliacin bancaria realizada a la institucin se puede observar que luego de verificar la descompisicin de caja chica este es correcto y no existe diferencias.
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA HOSPITAL LUIS G DAVILA ANALITICA DE CUENTAS BANCARIAS 16/03/2005 CODIGO 11103 CONCEPTO Banco Central del Ecuador Moneda Nacional
A4
MOVIMIENTO Esta cuenta ingresan los depsitos al Banco Central en moneda nacional Esta cuenta se encarga de registrar los depsitos al Banco Central en moneda nacional por transferencias de instituciones del sector pblico Esta cuenta se encarga de registrar los depsitos al Banco Central en moneda nacional para ser devengado gastos de maternidad gratuita Esta cuenta se encarga de registrar los depsitos al Banco Fomento en moneda nacional Esta cuenta se encarga de registrar los depsitos al Banco Fomento en moneda nacional para cubrir diversos gastos que se presenten en la institucin Esta cuenta se encarga de registrar los depsitos al Banco Fomento en moneda nacional provenientes de ingresos propios
11110301
Banco Central del Ecuador Moneda Nacional( Transferencias)
1110302 111109
Banco Central del Ecuador Moneda Nacional( Maternidad Gratuita) Banco de Fomento y Desarrollo Moneda Nacional
1110901
Banco de Fomento y Desarrollo Moneda Nacional(Pagos)
1110902
Banco de Fomento y Desarrollo Moneda Nacional(Ingresos)
1110903 1110904 11211 11213
Esta cuenta se encarga de registrar los depsitos al Banco Fomento en moneda nacional provenientes de ingresos por venta de medicamentos en la farmacia del Hospital Luis G. Dvila Banco de Fomento y Desarrollo Moneda Nacional(Farmacia) Esta cuenta se encarga de registrar los depsitos al Banco Fomento en moneda nacional provenientes de Banco de Fomento y Desarrollo Moneda Nacional(Maternidad Gratuita) maternidad gratuita Disponibilidades que sirven para cubrir garantas por contratacin pblica Garantas Entregadas Disponibilidad sujeta a cubrir costos menores a $ 20,00 Fondos de Reposicin -Caja Chica
HOSPITAL LUIS G DAVILA FUNCIONARIOS AUTORIZADOS PARA LA FIRMA DE CHEQUES Y COMPROBANTES DE EGRESO Y PERSONAL CAUSIONADO 15, MARZO 2005
CARGO Director Financiero Tesorero Contador Recaudador Administrador Guardalmacn
RESPONSABLE Germania Obando Luis Diaz Aracelly Pozo Andres Romo Luis Rosero Eduardo Cabrera
AUTORIZACION FIRMA DE CHEQUES SI NO SI x x v x v x x v x x v x x x v x x
CAUCIONADO NO v v v v v v
MARCAS: FUENTE:
v verificado con cuestionario interno Estado de situacin financiera consolidado, cuestionario de control interno para verificacin de cauciones, autorizacin para firmas, solicitud a Director financiero la informacin adjunta PROCEDIMIENTO: Verificacin de cuentas provenientes en el rubro activos circulantes en lo referente a disponiblidades, y datos proporcionados en cuestionario de control interno. COMENTARIO: Las cuentas de disponibilidades que se manejan en la institucin son muy significativas por lo tanto se debe mantener un departamento de control previo para que le permita mantener un control permanente y efectivo de los movimientos. CONCLUSIONES: Es importante que todos las personas involucradas en el rea financiera de la institucin esten debidamente caucionadas.
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA HOSPITAL LUIS G DAVILA REGISTRO DE INGRESOS Y EGRESOS 17 de marzo de 2005 INGRESOS COMPROBANTE CODIGO FECHA CONCEPTO 868861 207260 29/12/2004 Distribucin de recursos Ministerio de Finanzas Transferencia depsitos ingresos cuentas 878316 218569 31/12/2004 rotativas Transferencia depsitos ingresos cuentas 878354 218571 31/12/2004 rotativas EGRESOS COMPROBANTE 3173 3174 3175
A5
VALOR 54256,00 116,30 230,10 54602,40
CHEQUE 019873 019874 019875
FECHA Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31
CONCEPTO PAGO A ELMEQUIP POR ADQUISICION DE TENSIOMETROS Y FONENDOSCOPIO PAGO A ALFONSO GUERRON POR ELABORACION DE TRIPTICOS PAGO A MILTON RUBIO POR COMPRA DE DOS PLANCHAS
VALOR 1.224,36 488,67 55,62
1.768,65 MARCAS: datos cruzados y verificados con el libro mayor de bancos Saldos sumados y verificados
FUENTE: Libro bancos, mayor auxiliar de bancos PROCEDIMIENTO: Anlisis de movimientos de ingresos y egresos de libro bancos COMENTARIO: Los egresos cuentan con la documentacin soporte para el pago
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA HOSPITAL LUIS G DAVILA CEDULA DE CONCILIACION BANCARIA 17, MARZO 2005 BANCO CENTRAL CUENTA CORRIENTE n 89120032 Saldo en libros al 1 Diciembre de 2004 (+) Depsitos Total Ingresos (-) Notas de Dbito (+) Notas de Dbito Transito (-) Notas de Dbito Servicios Bancarios Total Notas de Dbito Saldo Contable al 31/12/2004 Saldo en Bancos 31/12/2004
A6
Mes: Diciembre 2004 177793,9 216745,80 394539,70 285732,18 3790,19 28,6 281970,59 112569,11 112569,11
MARCAS:
comprobado con extracto bancario y libro diario Saldos sumados y Verificados
FUENTE: Extracto Bancario y libro diario PROCEDIMIENTO: Conciliacin de cuentas en libros con estado de cuenta COMENTARIO: Esta cdula bancaria refleja que el saldo que la institucin debera mantener en libro diario es por el monto de 112569,11 CONCLUSIONES: La diferencia existente en libros es por el monto de 3790,19 correspondiente a una nota de dbito en trnsito
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA HOSPITAL LUIS G DAVILA CEDULA DE CONCILIACION BANCARIA 18, MARZO 2005 DEPOSITOS Transferencias Ministerio de Finanzas Transferencias Ministerio de Finanzas Transferencias Ministerio de Finanzas Transferencias Ministerio de Finanzas Ingresa Fondos Propios Ingresa Venta de Medicinas SUMAN FECHA SEGN LIBROS 03/12/2004 51409,03 22/12/2004 50744,59 24/12/2004 34074,00 29/12/2004 54256,00 31/12/2004 24486,94 31/12/2004 1775,24 216745,80 v
A.6.1
DEPOSITOS FECHA SEGN BANCOS Trasferencias depsitos cuentas rotativas 03/12/2004 123,80 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 03/12/2004 295,50 Distribucin de Recursos Ministerio de Finanzas 03/12/2004 51409,03 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 06/12/2004 47,34 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 06/12/2004 168,15 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 06/12/2004 97,56 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 06/12/2004 147,60 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 06/12/2004 152,96 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 06/12/2004 182,70 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 07/12/2004 62,75 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 07/12/2004 94,20 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 13/12/2004 107,75 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 13/12/2004 348,95 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 13/12/2004 147,90 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 13/12/2004 136,95 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 13/12/2004 52,54 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 13/12/2004 134,60 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 14/12/2004 70,10 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 14/12/2004 116,30 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 17/12/2004 21327,29 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 17/12/2004 114,00 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 20/12/2004 122,75 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 20/12/2004 196,70 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 20/12/2004 84,55 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 20/12/2004 95,30 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 20/12/2004 163,65 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 20/12/2004 36,05 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 21/12/2004 39,55 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 21/12/2004 265,90 Distribucin de Recursos Ministerio de Finanzas 22/12/2004 50744,59 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 24/12/2004 90,16 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 24/12/2004 206,60 Distribucin de Recursos Ministerio de Finanzas 24/12/2004 34074,00 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 27/12/2004 56,10 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 27/12/2004 136,90 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 27/12/2004 42,20 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 27/12/2004 38,70 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 27/12/2004 161,55 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 28/12/2004 172,18 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 28/12/2004 78,00 Distribucin de Recursos Ministerio de Finanzas 29/12/2004 54256,00 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 31/12/2004 116,30 Trasferencias depsitos cuentas rotativas 31/12/2004 230,10 SUMAN 216745,80 v
MARCAS:
v comprobado con extracto bancario y libro diario Saldos sumados y Verificados
FUENTE: Extracto Bancario y Libro Bancos PROCEDIMIENTO: Verficacin de los movimientos registrados en extracto bancario y libro diarios en el mes de diciembre 2004 COMENTARIO: Constan todas las transferencias pero la institucin esta registrando en el libro diario en forma unificada las transferencias con fecha a fin de mes. CONCLUSIONES: Se debe registrar diariamente las transferencias que ingresen en las cuentas de la institucin pblica, segn lo manifiesta la Norma de Control Interno para el Sector Pblico de la Repblica del Ecuador N 230-02 Recaudacin y Depsito de los ingresos y 230-04 Verificacin de los ingresos.
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA HOSPITAL LUIS G DAVILA CEDULA DE CONCILIACION BANCARIA 18, MARZO 2005 A7
M A Y O R
A U X I L I A R
D E
B A N C O S
FECHA
COMP. No.
CHEQUE No.
D E T A L L E
DEBE
HABER
SALDO
2004 Diciembre 03 Diciembre 06 Diciembre 06 Diciembre 06 Diciembre 06 Diciembre 06 Diciembre 06 Diciembre 07 Diciembre 07 Diciembre 07 Diciembre 07 Diciembre 10 Diciembre 10 Diciembre 10 Diciembre 10 Diciembre 10 Diciembre 10 Diciembre 10 Diciembre 10 Diciembre 10 3105 3106 3107 3108 3109 3110 3111 3112 3113 019737 019738 019739 019740 019741 019742 019743 019744 v 019728 019729 019730 019731 019732 019733 019734 019735 019736 277168 N/C v
SALDO ANTERIOR TRANSFERENCIA DE FONDOS APORTE FISCAL
18.461,16 80.000,00 v v
18.461,16 98.461,16 98.737,13 275,97 209,00 845,23 209,43 9.839,34 8.156,70 5.535,81 5.373,36 73,99 98.461,16 98.252,16 97.406,93 97.197,50 87.358,16 79.201,46 73.665,65 68.292,29 68.218,30 68.218,30 22,12 4,00 31,84 120,00 153,12 905,70 40,00 v 383,00 v 32.178,61 68.196,18 68.192,18 68.160,34 68.040,34 67.887,22 66.981,52 66.941,52 66.558,52 66.558,52
INGRESA POR ANULACION DE CHEQUE No. 019681 275,97 PAGO POR REPOSICION DE CH.No. 019681 A INES MEJIA POR ADQUISICION DE ARROZ PAGO A SRA. LUISA DORADO POR VVERES Y GAS PAGO A ELMEQUIP POR COMPRA DE PROVISION DE TESTIGOS DE ESTERILIZACION Y TONERS DE PAGO A ILUTEC POR COMPRA DE TRECE LAMPARAS FLUORESCENTES DE CABECERA PAGO A ELMEQUIP POR MANTEN. DE MAQUINA DE ANESTESIA, DEL ELECTROBISTURI Y MONTAJE DE PAGO A ELMEQUIP POR MANTENIMIENTO TRIMESTRAL DEL EQUIPAMIENTO DEL HOSPITAL PAGO A GEOVANNY ESCOBAR POR ANTICIPO DE CONTRATO DE CONSTRUCCION E INSTALACION DE PAGO A SEGUNDO GUERRERO EL 100% DEL CONTRATO DE ADECUACION DEL SERV.DE PAGO A COMISION ECUATORIANA ENERGIA ATOMICA POR DOSIMETRIA PERSONAL DEL PAGO ADICIONALES DEL DECIMO TERCER SUELDO AO 2004 DEL PERSONAL DEL HOSPITAL JUZGADO NIEZ Y ADOLESCENCIA DEL CANTON TULCAN DURAN CARMEN JUZGADO NIEZ Y ADOLESCENCIA DEL CANTON TULCAN VILLARRUEL ZOILA JUZGADO NIEZ Y ADOLESCENCIA DEL CANTON TULCAN CUASPUD GERMAN ANGULO LIGIA VELA MARIA INES PASAN:. 98.737,13
VIENEN:. Diciembre 14 Diciembre 14 Diciembre 14 Diciembre 14 Diciembre 14 Diciembre 15 Diciembre 15 Diciembre 15 Diciembre 16 Diciembre 16 Diciembre 16 Diciembre 16 Diciembre 17 Diciembre 21 Diciembre 21 Diciembre 21 Diciembre 22 Diciembre 22 Diciembre 22 Diciembre 22 3114 3115 3116 3117 3118 3119 3120 3121 3122 3123 3124 3125 3126 3127 3128 3129 3130 3131 3132 3133 019745 019746 019747 019748 019749 019750 019751 019752 019753 019754 019755 019756 019757 019758 019759 019760 019761 019762 019763 v v PAGO A SRA. LUISA DORADO POR VVERES Y GAS PAGO A EPAQUIM POR ADQUISICION DE PRODUCTOS QUIMICOS PAGO A TECNO CLEAN POR UTILES DE ASEO PAGO AL IESS POR PRESTAMOS QUIROGRAFARIOS DE EMPLEADOS Y TRABAJADORES DE JULIO A PAGO A JORGE ARIAS POR VIVERES PAGO A LUIS NARVAEZ POR LAVADO DE CARBURADOR, LIMPIEZA DE BUJIAS DE LA PAGO A EMELNORTE S.A. POR CONSUMO ENERGIA ELECTRICA DEL MES DE NOVIEMBRE/2004 PAGO A PAPELERIA PICHINCHA POR UTILES DE ESCRITORIO PAGO A ANDINATEL POR TARIFA TELEFONICA MES DE NOVBRE. PAGO A MARIA MONTENEGRO POR LAVADO DE ROPA PAGO A SEGUNDO REINOSO POR TAPIZADA DE UNA CAMILLA DEL SERVICIO DE MUJERES PAGO A LUIS VILLARREAL POR COMPRA DE BATERIA 12v.13 PLACAS PARA CAMIONETA PAGO A SRA. LUISA DORADO POR VVERES Y GAS PAGO A SEGUNDO GUANCHA FLORES POR ADQUISICION DE LLANTAS PAGO A MARTHA ALMEIDA POR COMPRA DE REPUESTOS PAGO A SERVICENTRO CARCHI POR COMBUSTIBLE PAGO A ECUACOL POR ADQUISICION DE MEDICINAS PAGO A LIFE POR ADQUISICION DE IMPLEMENTOS MEDICOS PAGO A BRAUN POR ADQUISICION DE IMPLEMENTO MEDICO PERSONAL QUE REALIZO DIFERENTES COMISIONES EN LA PASAN:.
98.737,13 v
32.178,61 225,90 v 350,12 466,44 411,42 238,73 25,65 1.879,43 36,84 481,58 91,33 34,65 66,59 220,30 1.319,51 286,76 1.707,96 702,90 334,12 2.095,46 v v 43.154,30
66.558,52 66.332,62 65.982,50 65.516,06 65.104,64 64.865,91 64.840,26 62.960,83 62.923,99 62.442,41 62.351,08 62.316,43 62.249,84 62.029,54 60.710,03 60.423,27 58.715,31 58.012,41 57.678,29 55.582,83 55.582,83 55.582,83
98.737,13
VIENEN:. Diciembre 22 Diciembre 22 Diciembre 22 Diciembre 22 Diciembre 23 Diciembre 23 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 3134 019768 019769 019770 019771 019772 019773 019774 019775 019776 019777 019778 019779 019780 v 277168 277168 019764 019765 019766 019767 N/C N/C v AYALA JORGE TAPIA TITO PANTOJA MARCELO NARANJO CARLOS TRANSFERENCIA DE FONDOS APORTE FISCAL TRANSFERENCIA DE FONDOS DE INGRESOS PROPIOS PAGO ADICIONALES DE SUELDOS DE DICIEMBRE/2004 DEL PERSONAL DEL HOSPITAL IESS COLEGIO DE MEDICOS COLEGIO DE ENFERMERAS PEREZ ELIZABETH ERAZO MAGDALENA CUASPUD GERMAN RODRIGUEZ DIGNA SUAREZ HUGO OSUMTRANSA SINDICATO DOS DE FEBRERO ROBLES MERY BANCO DE FOMENTO DURAN CARMEN PASAN:.
98.737,13 v
43.154,30 45,04 v 90,08 22,52 22,52
55.582,83 55.537,79 55.447,71 55.425,19 55.402,67 74.738,58 78.016,72 78.016,72
19.335,91 3.278,14
181,53 37,90 100,00 21,40 271,00 408,96 156,00 2,35 36,26 10,22 10,00 650,02 v 121.351,18 4,00 v 45.224,10
77.835,19 77.797,29 77.697,29 77.675,89 77.404,89 76.995,93 76.839,93 76.837,58 76.801,32 76.791,10 76.781,10 76.131,08 76.127,08 76.127,08
VIENEN:. Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 019781 019782 019783 019784 019785 019786 019787 019788 019789 019790 019791 019792 019793 019794 019795 019796 019797 019798 019799 019800 v v JUZGADO NIEZ Y ADOLESCENCIA DEL CANTON TULCAN JUZGADO NIEZ Y ADOLESCENCIA DEL CANTON TULCAN MORILLO TERESA MORILLO TERESA VILLARRUEL ZOILA COLEGIO DE TECNOLOGOS MEDICOS GER ALICIA COOPERATIVA PABLO MUOZ VEGA FONDOS PORVENIR CHAVEZ GUSTAVO YANEZ ZOILA VELA MARIA INES GORDON BLANCA ANGULO LIGIA TV.CABLE JUZGADO NIEZ Y ADOLESCENCIA DEL CANTON TULCAN IESS BANCO DEL AUSTRO ERAZO MAGDALENA ORTIZ XIMENA PASAN:.
121.351,18 v
45.224,10 22,12 v 31,84 760,00 3.645,70 120,00 6,00 67,74 4.818,99 30,74 505,88 1.045,00 180,00 325,00 828,43 204,30 153,12 494,85 243,47 20,00 v 80,00 v 58.807,28
76.127,08 76.104,96 76.073,12 75.313,12 71.667,42 71.547,42 71.541,42 71.473,68 66.654,69 66.623,95 66.118,07 65.073,07 64.893,07 64.568,07 63.739,64 63.535,34 63.382,22 62.887,37 62.643,90 62.623,90 62.543,90 62.543,90
121.351,18
VIENEN:. Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 24 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 3136 019816 019817 019818 v 3135 019805 019806 019807 019808 019809 019810 019811 019812 019813 019814 019815 019801 019802 019803 019804 v HOSPITAL CIVIL "LUIS G. DAVILA" LOMAS ARACELY ENRIQUEZ LUIS GER ALICIA PAGO A PERSONAL JUBILADO POR EL MES DE DICIEMBRE/2004 ARCOS FILIBERTO AREVALO CARMELINA BUSTOS DELIA FIERRO BLANCA FREIRE MARIA ISABEL MERA ROSA BEATRIZ NARVAEZ CLARA PILACUAN JUAN MANUEL POZO MARIA DEL CARMEN VINUEZA POLIVIO VELASCO ISAURA PAGO A TRABAJADORES POR HORAS EXTRAS DE DICIEMBRE/2004 GER MARTHA NARVAEZ CECILIA PAILLACHO OSWALDO PASAN:.
121.351,18 v
58.807,28 51,30 v 100,00 615,00 100,00
62.543,90 62.492,60 62.392,60 61.777,60 61.677,60 61.677,60
405,89 394,51 418,70 267,27 191,21 114,37 280,48 344,41 357,48 104,86 245,75
61.271,71 60.877,20 60.458,50 60.191,23 60.000,02 59.885,65 59.605,17 59.260,76 58.903,28 58.798,42 58.552,67 58.552,67
39,55 28,25 v 121.351,18 37,50 v 62.903,81
58.513,12 58.484,87 58.447,37 58.447,37
VIENEN:. Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 3137 3138 3139 3140 3141 3142 019825 019826 019827 019828 019829 019830 019831 019832 019833 019834 019835 019836 019837 v 019819 019820 019821 019822 019823 019824 v RODRIGUEZ JANETH PAGO A ORLANDO BRAVO POR VIGILANCIA NOCTURNA DICBRE PAGO A CAMILO POZO POR VIGILANCIA NOCTURNA DICIEMBRE PAGO A PAPELERIA ECUATORIANA POR UTILES DE ESCRITORIO PAGO A SRA. LUISA DORADO POR VVERES Y GAS PAGO A REALTEX POR COMPRA DE TELA PARA ROPERIA PAGO A CONTRATOS CIVILES CORRESPONDIENTE AL MES DE DICIEMBRE/2004 REYES OSCAR GARCIA MIRIAM YEPEZ HERNAN VILLAVICENCIO JULIO ATI AMPARO MOLINA ELIZABETH BURBANO ADRIAN POZO CLARA VILLARREAL CLEMENCIA MEJIA EDITH PAILLACHO OSWALDO RODRIGUEZ JANETH IESS PASAN:.
121.351,18 v
62.903,81 15,00 v 180,00 180,00 723,44 202,20 4.656,97
58.447,37 58.432,37 58.252,37 58.072,37 57.348,93 57.146,73 52.489,76 52.489,76
201,94 151,94 251,94 151,94 151,94 151,94 268,30 160,10 160,10 160,10 141,58 141,58 v 121.351,18 1.908,49 v 72.863,31
52.287,82 52.135,88 51.883,94 51.732,00 51.580,06 51.428,12 51.159,82 50.999,72 50.839,62 50.679,52 50.537,94 50.396,36 48.487,87 48.487,87
VIENEN:. Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 27 Diciembre 29 Diciembre 29 Diciembre 29 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 3155 019852 019853 019854 3143 3142 3144 3145 3146 3147 3148 3149 277170 3150 3151 3152 3153 3154 019850 019851 019838 019839 019840 019841 019842 019843 019844 019845 N/C 019846 019847 019848 019849 PAGO A SEGUNDO TAPIA POR v COMPRA UTILES DE ASEO IESS PAGO A ELMEQUIP POR MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPOS PAGO A ZOILA CLEMENTINA ARCOS POR COMPRA DE 18 UNIFORMES PARA CABALLERO Y 11 PARA DAMAS PAGO A ZOILA CLEMENTINA ARCOS POR COMPRA DE 63 UNIFORMES PARA EL PERSONAL DE ENFERMERIA PAGO A ROSA CHALAN POR CARNE Y VVERES PAGO A ALEJANDRO BURBANO POR ADQUISICION DE PAN PAGO A ELMEQUIP POR MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LA UCI Y REPARACION DE SECADORA TRANSFERENCIA DE FONDOS APORTE FISCAL PAGO A SRA. LUISA DORADO POR VVERES Y GAS PAGO A COMERCIAL CARCHI POR ADQUISICION DE VARIOS ARTICULOS PAGO A IND. LECHERA CARCHI POR VVERES PAGO A OSWALDO CHAMORRO POR REPARACION Y MANTENIMIENTO DE CAMIONETA CHEVROLET PAGO SUBSISTENCIAS AL PERSONAL QUE REALIZO DIFERENTES COMISIONES EN LA CIUDAD DE ROSERO JAIME AYALA JORGE PAGO SUBSISTENCIAS AL PERSONAL QUE REALIZO LA COMISION EN LA CIUDAD DE IBARRA VILLARREAL MARLENE OBANDO NANCY v AYALA FERNANDO PASAN:.
121.351,18 v
72.863,31 436,59 235,92 954,18 4.306,50 3.118,50 1.123,93 184,00 1.923,75 v
48.487,87 48.051,28 47.815,36 46.861,18 42.554,68 39.436,18 38.312,25 38.128,25 36.204,50 136.204,50
100.000,00 188,40 49,80 224,14 64,35
136.016,10 135.966,30 135.742,16 135.677,81 135.677,81
35,00 35,00
135.642,81 135.607,81 135.607,81
292,50 292,50 v 221.351,18 180,00 86.508,37 v
135.315,31 135.022,81 134.842,81 134.842,81
VIENEN:. Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 3170 3171 3172 3173 019869 019870 019871 019872 019873 3156 3157 3158 3159 3160 3161 3162 3163 3164 3165 3166 3167 3168 3169 019855 019856 019857 019858 019859 019860 019861 019862 019863 019864 019865 019866 019867 019868 PAGO A ELMEQUIP POR COMPRA DE v UN CARGADOR DE SEVOFLURANE PAGO A ELMEQUIP POR COMPRA DE PAPEL ELECTROCARDIOGRAFO PAGO A MARIA DEL CARMEN GUERRERO POR COMPRA CARNE PAGO A SERVICENTRO CARCHI POR COMBUSTIBLE PAGO A POLIVIO VINUEZA POR BONIFIC. DE 30 REMUN.MENSUALES POR HABERSE SEPARADO DEL PAGO A ROSA MERA POR BONIFIC. DE 30 REMUN.MENSUALES POR HABERSE SEPARADO DEL TRABAJO PAGO A JAIME ROSERO POR TRABAJADORES DE ACUERDO A CLAUSULA DUODCIMA CUMPLIDO PAGO A DORIS ROSERO POR REPOSICION DE CAJA CHICA PAGO A JOSE HUERA POR CANCELACION DE CONTRATO PAGO A ANDREA ARCOS POR CANCELACION DE CONTRATO PAGO A GEOVANNY ESCOBAR POR CANCELACION DE CONTRATO DE CONSTRUCCION E INSTALACION DE PAGO A TECNO CLEAN POR UTILES DE ASEO PAGO A SEGUNDO GUERRERO POR CANCELACION DE CONTRATO DEL 24 DE NOVIEMBRE/2004 PAGO A ELMEQUIP POR PAGO DEL 100% DEL CONTRATO INGRESA POR ANULACION DE CHEQUE No. 019520 PAGO POR REPOSICION DE CH.No. 019520 A CORMIN POR ADQUISICION DE MEDICINAS PAGO A PRODIMEDA POR IMPLEMENTOS MDICOS PAGO A PRODIMEDA POR IMPLEMENTOS MDICOS PAGO A ELMEQUIP POR PAGO DEL 100% DE UN SUCCIONADOR PAGO A ELMEQUIP POR ADQUISICION DE TENSIOMETROS Y v FONENDOSCOPIO PASAN:.
221.351,18 v
86.508,37 322,20 53,70 297,00 339,10 10.998,30 11.664,60 28,80 78,75 138,33 1.123,03 3.748,76 466,44 9.556,76 4.081,20 154,59 v
134.842,81 134.520,61 134.466,91 134.169,91 133.830,81 122.832,51 111.167,91 111.139,11 111.060,36 110.922,03 109.799,00 106.050,24 105.583,80 96.027,04 91.945,84 91.791,25 91.945,84 v
154,59 6.404,19 990,00 2.449,32 v 221.505,77 1.224,36 140.627,80 v
85.541,65 84.551,65 82.102,33 80.877,97 80.877,97
VIENEN:. Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31 3174 3175 3176 019874 019875 019876 PAGO A ALFONSO GUERRON POR v ELABORACION DE TRIPTICOS PAGO A MILTON RUBIO POR COMPRA v DE DOS PLANCHAS PAGO A BANCO DEL AUSTRO POR v RET. IVA Y 1% DICIEMBRE/04 PAGO AL BCO.FOMENTO POR CERTIFICACION DE CHEQUES PAGO AL BCO.FOMENTO POR ESTADO DE CUENTA CORRIENTE SUMAN:. SALDO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2004
221.505,77
140.627,80 488,67 55,62 3.588,20 17,94 2,24 v v v v v
80.877,97 80.389,30 80.333,68 76.745,48 76.727,54 76.725,30 76.725,30 76.725,30
221.505,77
144.780,47
MARCAS:
datos verificados en secuencia y existencias fisica de comprobantes datos sumadps y verificados
FUENTE:
Mayor auxiliar de bancos
PROCEDIMIENTO: Solicitar libro bancos y verificacin de secuencia numrica de los cheques y comprobantes de egreso COMENTARIO: Mantine la secuencia nmerica en cheques y comprobantes de egreso, no existen cheques anulados en la revisin de diciembre 2004.
CONCLUSIONES: mantinen la documentacin soporte al pago
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA HOSPITAL LUIS G DAVILA ANALITICA DE INGRESOS Y GASTOS EN RELACION AL PRESUPUESTO 18, MARZO 2005 INGRESOS COMPROBANTE CODIGO FECHA 868861 207260 29/12/2004 878316 218569 31/12/2004 878354 218571 31/12/2004
A.8.1
CONCEPTO VALOR Distribucn de recursos Ministerio de Finanzas 54256,00 Transferencia depsitos ingresos cuentas rotativas 116,30 Transferencia depsitos ingresos cuentas rotativas 230,10 54602,40
v v v v
EGRESOS COMPROBANTE CHEQUE 3173 3174 3175 019873 019874 019875
FECHA Diciembre 31 Diciembre 31 Diciembre 31
CONCEPTO
PAGO A ELMEQUIP POR ADQUISICION DE TENSIOMETROS Y FONENDOSCOPIO PAGO A ALFONSO GUERRON POR ELABORACION DE TRIPTICOS PAGO A MILTON RUBIO POR COMPRA DE DOS PLANCHAS
VALOR 1.224,36 v 488,67 v 55,62 v 1.768,65
MARCAS: v verificado con registro de ingresos y egresos con presupuesto Saldos sumados y verificados
FUENTE: Extracto Bancario, Libro Bancos, presupuesto PROCEDIMIENTO: Verficacin de ingresos y egresos presentados en el mes de diciembre 2004 y cruce rubros de presupuesto COMENTARIO: Los ingresos y egresos presentados si estan de acorde con las cuentas del presupuesto
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA
HOSPITAL LUIS G DAVILA
MATRIZ DE RIESGO
B1
21, MARZO 2005 MATRIZ DE RIESGO PLANILLA DE DECISIONES PRELIMINARES PARA LOS PRINCIPALES COMPONENTES FACTORES DE RIESGO DEL RIESGO INHERENTE CLAVE EVALUACION CONTROL CONTROLES ENFOQUE GENERAL
COMPONENTE
No se ha realizado los asientos de depreciacin respectivos de los Bienes de Larga Duracin que forman parte del Hospital Luis G. Dvila ALTO BAJO
Realizar los ajustes por las depreciaciones respectivas en los bienes de larga duracin existentes
Verificacin de los asientos contables correspondientes a la depreciacin de cada uno de los biens de larga duracin
ACTIVOS FIJOS
No existe codificacin de los bienes de larga duracin como indican las normas de control interno para el area de inversiones en existencias y bienes de larga duracin mediante publicacin edicin especial Nro. 6 del Registro Oficial 10/10/02, N 250-04 Identificacin y Proteccin ALTO BAJO
Establecer la debida codificacin en cada uno de los bienes de larga duracin existente, de manera visible que permita su identificacin clara. Este rubro tiene gran materialidad dentro de la institucin
Verficacin y Toma fsica de activos fijos, ya que desde 2003 no se ha realizado la verificacin fisica, nicamente constan actas donde se detalla los bienes que tienen en cada rea del Hospital, los mismo que no tienen codificacin y las actas desde esa fecha no han sido actualizadas
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA
SUMARIA ACTIVOS FIJOS Y DEPRECIACION ACUMULADA 31/12/2004 21, MARZO 2005

SALDO SEGN LIBROS AJUTES SALDO AJUSTADO 31/12/2004 1111153,29 v v v v v v v 19424,80 5685,60 13739,20 2261156,18 v v v 279098,41 790003,75 23214,62 2547,92 15521,79 766,80 REF SALDO 31/12/2003 ADICIONES RETIROS v v v v v v v v v v 211456,68 2261156,18 0,00 v 13739,20 0,00 v 5685,60 0,00 v 19424,80 766,80 v 766,80 0,00 v 15521,79 0,00 v 2547,92 0,00 v 23214,62 87792,26 v 790003,75 17169,28 v 279098,41 105728,34 v 1111153,29 SALDOS DEBE HABER 1005424,95 261929,13 702211,49 23214,62 2547,92 15521,79 0,00 19424,80 5685,60 13739,20 2049699,50
B2
CUENTA
Bienes Muebles B.2.2 B.2.3 B.2.4 B.2.5 B.2.7 B.2.8 B.2.9 B.2.10
B.2.1
Mobiliarios
Maquinarias y Equipos
Vehculos
Herramientas
Eauipos Sistema y Paquetes Informaticos B.2.6
Partes y Repuestos
Bienes Inmuebles
Terrenos
Edificios Locales y Residencias
DEPRECIACION ACUMULADA SEGN LIBROS AJUSTES
CUENTA B.5 B.5 B.5 B.5 B.5 33% 10% 5% 5% 13739,20 2044013,90 19424,80 0,00 15521,79 B.5 B.5 B.5 10% 2547,92 0,00 0,00 766,80 0,00 0,00 211456,68 20% 23214,62 0,00 10% 702211,49 87792,26 10% 261929,13 17169,28 10% 1005424,95 105728,34 279098,41 790003,75 23214,62 2547,92 15521,79 766,80 19424,80
REF
TASA
SALDO 31/12/2003 ADICIONES SALDO 2004
DEPRECIACI ON 100003,80 25118,86 71100,34 4178,63 229,31 4609,97 69,01 874,12
AJUSTE 100003,80 25118,86 71100,34 4178,63 229,31 4609,97 69,01 874,12
SALDO AJUSTADO 1011149,49 253979,55 718903,41 19035,99 2318,61 10911,82 697,79 18550,68
Bienes Muebles
1111153,29
Mobiliarios
Vehculos
Herramientas
Eauipos Sistema y Paquetes Informaticos B.5
Partes y Repuestos
Bienes Inmuebles
13739,20 2255470,58
618,26 206802,30 X
618,26 206802,30
13120,94 2048668,28
MARCAS:
valores calculados y auditados v comprobado con libro mayor y comprobantes de egreso X no comprobado conlibro mayor y comprobante de egreso Saldos sumados y verificados Libro Mayor y estados financieros Verificacin del manejo de las cuentas de activos fijos en libros mayores a estados de resultados con corte diciembre 2004 No existe el registro de la depreciacin en los activos fijos
FUENTE:
PROCEDIMIENTO:
COMENTARIO:
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA B.2.1
ANALISIS DE MOVIMIENTO DE LA CUENTA BIENES MUEBLES
22, MARZO 2005 31/12/2003 31/07/2004 31/08/2004 09/09/2004 18/10/2004 16/11/2004 28/12/2004 31/12/2004 31/12/2004 31/12/2004 DESCRIPCION Saldo Ingresa por donacin mes de Julio 2004 Ingresa por donacin mes de Agosto 2004 Registro de dos compresores para mantenimiento Registro de liquidacin de adq. Lavadoras Registro de oxgeno y trasvasador adquirido Registro de adquisicin de monitor para emergencias Registro adquisicin de succionador Donacin por pare de la Direccin de Salud Saldo Segn libros VALOR 1005424,95 v 47645,30 2240,00 1100,00 46800,00 260,00 3800,00 2280,00 1603,04 v 1111153,29
FECHA
MARCAS: Saldos sumados y verificados
v comprobado con mayor auxiliar de la cuenta bienes muebles
FUENTE:
PROCEDIMIENTO:
COMENTARIO:
Estado de Situacin Financiera Consolidado, Balance de Comprobacin Verficacin de saldos inciales, adiciones, disminuaciones de la cuenta bienes muebles en la Institucin Existe una adicin por 105728,34 en el ao 2004 no se present disminuciones ni bajas. Existen tres donaciones realizadas durante el 2004, lo que manteniente un incremento en la cuenta bienes inmuebles
ANALISIS DE MOVIMIENTO DE LA CUENTA MOVILIARIOS
22, MARZO 2005 31/12/2003 18/10/2004 31/12/2004 31/12/2004 DESCRIPCION Saldo Registro de liquidacin de adq. Lavadoras Donacin por parte de la Direccin de Salud Saldo Segn libros VALOR 261929,13 v 16000,00 1169,28 v 279098,41
FECHA
MARCAS:
FUENTE:
v comprobado con el mayor coicide con el total obtenido del auxiliar de activo fijo Saldos sumados y verificados Estado de Situacin Financiera Consolidado, Balance de Comprobacin Verficacin de saldos inciales, adiciones, disminuaciones de la cuenta bienes muebles en la Institucin Existe una adicin por 17169,28 en el ao 2004 no se present disminuciones ni bajas
PROCEDIMIENTO:
COMENTARIO:
ANALISIS DE MOVIMIENTO DE LA CUENTA MAQUINARIA Y EQUIPO
22, MARZO 2005 31/12/2003 06/05/2004 16/08/2004 31/08/2004 09/09/2004 18/10/2004 28/12/2004 31/12/2004 31/12/2004 31/12/2004
v comprobado con el mayor coicide con el total obtenido del auxiliar de Saldos sumados y verificados
FECHA
DESCRIPCION Saldo Registro de adquisicin de doppler fetal Resgistro Liquidacin contrato 20/07/2004 Ingres donacin agosto 2004 Registro de dos compresores para mantenimiento Registro de liquidacin de adq. Lavadoras Registro adquisicin de monitor de emergencia Registro adquisicin succionador Donacin por parte de la Direccin de Salud Saldo Segn libros
VALOR 702211,49 v 818,50 46320,00 2240,00 1100,00 30800,00 3800,00 2280,00 433,76 v 790003,75
MARCAS:
FUENTE:
Estado de Situacin Financiera Consolidado, Balance de Comprobacin
PROCEDIMIENTO: COMENTARIO:
Verficacin de saldos inciales, adiciones, disminuaciones de la cuenta bienes muebles en la Institucin Existe una adicin por 87792,26 en el ao 2004 no se present disminuciones ni bajas
ANALISIS DE MOVIMIENTO DE LA CUENTA VEHICULO
22, MARZO 2005 DESCRIPCION 31/12/2003 Saldo No hubo cambios durante el ao 31/12/2004 Saldo Segn libros
v comprobado con el mayor coicide con el total obtenido del auxiliar de activo fijo Saldos sumados y verificados Estado de Situacin Financiera Consolidado, Balance de Comprobacin Verficacin de saldos inciales, adiciones, disminuaciones de la cuenta bienes muebles en la Institucin No hubo cambios durante el ao
FECHA
VALOR 23214,62 v 0v 23214,62
MARCAS:
FUENTE:
ANALISIS DE MOVIMIENTO DE LA CUENTA HERRAMIENTAS
22, MARZO 2005 DESCRIPCION 31/12/2003 Saldo No hubo cambios durante el ao 31/12/2004 Saldo Segn libros 2547,92 v 0v 2547,92
FECHA
VALOR
MARCAS:
FUENTE:
ANALISIS DE MOVIMIENTO DE LA CUENTA EQUIPOS SISTEMAS Y PAQUETE INFORMATICO
22, MARZO 2005 DESCRIPCION 31/12/2003 Saldo No hubo cambios durante el ao 31/12/2004 Saldo Segn libros
FECHA
VALOR 15521,79 v 0v 15521,79
MARCAS:
FUENTE:
PROCEDIMIENTO:
COMENTARIO:
ANALISIS DE MOVIMIENTO DE LA CUENTA PARTES Y REPUESTOS
22, MARZO 2005 31/12/2003 07/07/2004 16/11/2004 31/12/2004

v comprobado con el mayor coicide con el total obtenido del auxiliar de activo fijo Saldos sumados y verificados
FECHA 0v 506,8 260 v 766,8
DESCRIPCION Saldo Registro de compra de reguladores y humificadores Registro de oxigeno y trasvasador Saldo Segn libros
VALOR
MARCAS:
FUENTE:
Estado de Situacin Financiera Consolidado, Balance de Comprobacin
PROCEDIMIENTO:
Verficacin de saldos inciales, adiciones, disminuaciones de la cuenta bienes muebles en la Institucin Existio una adicin en el ao 2004 en cuanto a repuestos por 766,80
COMENTARIO:
ANALISIS DE MOVIMIENTO DE LA CUENTA BIENES INMUEBLES
22, MARZO 2005 DESCRIPCION 31/12/2003 Saldo No hubo cambios durante el ao 31/12/2004 Saldo Segn libros 19424,8 v 19424,8 VALOR
FECHA
MARCAS:
FUENTE:
ANALISIS DE MOVIMIENTO DE LA CUENTA TERRENOS
22, MARZO 2005 DESCRIPCION 31/12/2003 Saldo No hubo cambios durante el ao 31/12/2004 Saldo Segn libros 5685,6 v 5685,6 VALOR
FECHA
MARCAS: Saldos sumados y verificados Estado de Situacin Financiera Consolidado, Balance de Comprobacin
v comprobado con el mayor coicide con el total obtenido del auxiliar de activo fijo
FUENTE:
Verficacin de saldos inciales, adiciones, disminuaciones de la cuenta bienes muebles en la Institucin No hubo cambios durante el ao
ANALISIS DE MOVIMIENTO DE LA CUENTA EDIFICIOS LOCALES Y RESIDENCIAS
22, MARZO 2005 VALOR 13739,2 13739,2
FECHA
DESCRIPCION 31/12/2003 Saldo No hubo cambios durante el ao 31/12/2004 Saldo Segn libros
MARCAS:
FUENTE:
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA B.3
ANALIICA DEL PROCESO DE ADQUISICIONES
23, MARZO 2005
FECHA 286,76 x 334,12 x 2.095,46 x 2.449,32 x v v x x v v v x v x x x AUTORIZACION SI NO v COTIZACIONES SI NO x v x v v v
COMP. No. CHEQUE No.
D E T A L L E
SALDO MAYOR
Diciembre 21
3128
019759
ADQUISICION DE REPUESTOS
DISPONIBLIDAD PRESUPUESTARIA SI NO v
Diciembre 22
3131
019762
ADQUISICION DE IMPLEMENTOS MEDICOS A LIFE
Diciembre 22 Diciembre 31
3132 3172
019763 019872
ADQUISICION DE IMPLEMENTO MEDICO A BRAUN ADQUISICION DE UN SUCCIONADOR A ELMEQUIP
Diciembre 31
3173
019873
PAGO A ELMEQUIP POR ADQUISICION DE TENSIOMETROS Y FONENDOSCOPIO 1.224,36 x v x v
MARCAS:
v comprobado con libro mayor y comprobantes de egreso
FUENTE:
Libro mayor y comprobantes de egreso
PROCEDIMIENTO:
Verificacin del proceso de adquisicin de activos fijos del departamento para el departamento quirurgico, verificacin fsica y solicitud de informes de constatacin fsica de aos anteriores
COMENTARIO:
No tienen codificacin estos activos nuevos adquiridos solo constan en el registro contable, no se presenta informe de constatacin fsica de aos anteriores
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA HOSPITAL LUIS G DAVILA ANALTICA DEPRECIACIN ACUMULADA 31/12/2004 24, MARZO 2005
B. 5
ARTICULO M/T 12 0,00 0,00 0% 0,0000 0,00 0,00 5.685,60 APLIC.

DEPRECIACIN PERIODO TOTAL DEPRECIACIN
FECHA ADQUISIC NDICE % 5.685,60 5.685,60 0,00 5.685,60 5.685,60
COSTO HISTRICO
VALOR RESIDUAL
VALOR A DEPRECIAR
SALDO EN LIBROS
TERRENOS 1
TERRENOS
01/01/1988
TOTAL TERRENOS
5.685,60
OTROS ACTIVOS FIJOS
Bienes Muebles 10% 10% 20% 10% 33% 10% 5% 5%

10%
Mobiliarios
Vehculos
Herramientas
Equipos Sistema y Paquetes Informticos
Partes y Repuestos
1 2 3 4 5 6 7 8 1.111.153,29 279.098,41 790.003,75 23.214,62 2.547,92 15.521,79 766,80 19.424,80 13.739,20 2.255.470,58 2.261.156,18 225.547,06 2.035.609,12 225.547,06 2.029.923,52 206.802,30 206.802,30 111.115,33 27.909,84 79.000,38 2.321,46 254,79 1.552,18 76,68 1.942,48 1.373,92 1.000.037,96 251.188,57 711.003,37 20.893,16 2.293,13 13.969,61 690,12 17.482,32 12.365,28 12 12 12 12 12 12 12 12 12 0,0500 618,26 0,1000 0,1000 0,1000 0,2000 0,1000 0,3300 0,1000 0,0500 100.003,80 25.118,86 71.100,34 4.178,63 229,31 4.609,97 69,01 874,12 100.003,80 25.118,86 71.100,34 4.178,63 229,31 4.609,97 69,01 874,12 618,26 206.802,30 206.802,30
Bienes Inmuebles
03/10/1990 16/07/1992 31/05/1993 22/06/1993 30/09/1993 31/10/1993 02/05/1994 01/06/1994
1.011.149,49 253.979,55 718.903,41 19.035,99 2.318,61 10.911,82 697,79 18.550,68
01/07/1994
13.120,94 2.048.668,28 2.054.353,88
TOTAL OTROS ACTIVOS FIJOS
TOTAL ACTIVO FIJO
MARCAS:
Valores Tomados de los Saldos de Mayores Generales y Comparados con Balance General Valores Calculados y Auditados Saldos Sumados y Verificados
FUENTE: Estados Financieros y Mayores Generales PROCEDIMIENTO: Tomar el saldo de activos fijos restar el valor residual y aplicar al saldo los porcentajes correspondientes COMENTARIO:Se ha depreciado al saldo de activos fijos como si todos se han comprado en enero de 2004 ya que no se pudo determinar con exactitud las fechas de compras de los vienes
AJUSTE:
Depreciacin Bienes Muebles
Depreciacin Mobiliarios
Depreciacin Maquinarias y Equipos
Depreciacin Vehculos
Depreciacin Herramientas
100.003,80 25.118,86 71.100,34 4.178,63 229,31
Depreciacin Equipos Sistema y Paquetes Informticos
Depreciacin Partes y Repuestos
Depreciacin Bienes Inmuebles
Depreciacin Edificios Locales y Residencias
4.609,97 69,01 874,12 618,26
Gasto Depreciacin Bienes Muebles
Gasto Depreciacin Mobiliarios
Gasto Depreciacin Maquinarias y Equipos
Gasto Depreciacin Vehculos
Gasto Depreciacin Herramientas
100.003,80 25.118,86 71.100,34 4.178,63 229,31
Gasto Depreciacin Equipos Sistema y Paquetes Informticos
Gasto Depreciacin Partes y Repuestos
Gasto Depreciacin Bienes Inmuebles
Gasto Depreciacin Edificios Locales y Residencias
TOTAL AJUSTE
206.802,30
4.609,97 69,01 874,12 618,26 206.802,30
MINISTERIO DE SALUD PBLICA DIRECCIN PROVINCIAL DE SALUD DEL CARCHI HOSPITAL LUIS G. DAVILA
B. 6
"BIENES DE LARGA DURACIN" 25 DE MARZO DE 2005 PROVINCIA: CARCHI UNIDAD ADMINISTRATIVA: ADMINISTRACIN
CDIGO ACTUAL ESTADO R
M OBSERVACIONES
PRECIO COSTO VALOR VALOR UNITARIOHISTRICO HISTRICO REVALORIZADO SUCRES SUCRES DLARES EN BASE B DESCRIPCIN CAN. AL IPC v FAX MARCA PANASONIC KX-F890 1 3600000 3600000 144,00 144,00 X ARCHIVADOR DE CUATRO GAVETAS COLOR PLOMO 1 530000 530000 21,20 109,00 X v IMPRESORA MATRICIAL MARCA EPSON SERIE A2SY038357 1 MODELO FX-1180 13944000 13944000 557,76 557,76 X v U.P.S. REGULADOR TDE-500VA SR 211005044 1 4200000 4200000 168,00 168,00 X v UN MONITOR DE 15" MAR: COMPAQ PRESARIO SR 022BA65TB5841 8120000 8120000 324,80 324,80 X v UN COMPAQ PRESARIO CON MAUSE, MOD: 7477 SERIE: 1 27412000 27412000 1096,48 1096,48 X v 3D07FP368175 SUMAN $: 57806000 57806000 2312,24 2400,04 FECHA Y FIRMAS DE CONFORMIDAD VISTO BUENO TOMA FSICA FECHA: 31 DE JULIO DEL 2003
ENTREGUE
RECIBI
Sr. Jaime Rosero ADMINSITRADOR
Ec. Miguel Ypez Ch. FINANCIERO 2 Sr. Jaime Rosero ADMINISTRADOR Sra. Doris Rosero DELEGADO FINANCIERO
Eco. Miguel Ypez PERSONAL ADMINISTRATIVO T. FINANCIERO 2 RESPONSABLES DEL USO Y BUEN MANEJO DE LOS BIENES GUARDA ALMACN
MARCAS:
Auditado v Verificado
CONCLUSIN:
Este documento es el acta de entrega recepcin de los bienes de larga duracin que utilizan en la Institucin, cabe recalcar que existen los bienes, pero estos no estan con codificacin respectiva y la ultima fsica fue realizada hace 2 aosy desde all no se ha vuelto ha realizar tomas fsicas de los bienes de larga duracin existentes en el Hospital Luis G. Dvila
Tulcn 31 de Marzo de 2005,
Seor: Dr. Francisco Rivadeneira DIRECTOR HOSPITAL LUIS G. DAVILA Presente.Hemos efectuado el examen especial al Hospital Luis G. Dvila por el perodo comprendido entre el 01/01/2004 y el 31/12/2004. Nuestro examen se efectu de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental aplicables y obligatorias en las entidades y organismos del sector pblico, sometidas al control de la Contralora General del Estado. Luego de realizado el examen se puede establecer que la institucin debe realizar los respectivos ajustes en depreciacin de bienes de larga duracin, as como tambin asignacin de cdigos a los diferentes bienes de larga duracin existentes de acuerdo a las Normas de Control Interno del Sector Pblico; las operaciones de Disponibilidades, se hayan efectuadas de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigente, polticas y dems normas y procedimientos aplicables. Las acciones de control fueron realizadas durante la vigencia, en la parte pertinente, de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, por lo cual las citas corresponden a dicho cuerpo legal. Debido a la naturaleza de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artculo 92 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediatamente y con el carcter obligatorio. Atentamente
Auditor
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA DE HOSPITAL LUIS G. DVILA
SINTESIS DE RESULTADOS MOTIVO DEL EXAMEN: VERIFICACION DEL MANEJO DE LAS CUENTAS DISPONIBILIDADES Y BIENES DE LARGA DURACION ORDEN DE TRABAJO NRO: 0015-HLGD FECHA: 01 de Abril de 2005 PLANIFICADO: X IMPREVISTO:
INFORMACION DE LA UNIDAD DE CONTROL: REGIONAL: PROVINCIAL: ZONAL: CIUDAD: MINISTERIO DE SALUD HOSPITAL LUIS G. DAVILA NORTE CARCHI TULCAN TULCAN
RUBROS O AREAS EXAMINADAS: VERIFICACION DEL MANEJO DE LAS CUENTAS DISPONIBILIDADES Y BIENES DE LARGA DURACION .. .. CLASE DE EXAMEN: ESPECIAL
AUDITORIA DE GESTION
EXAMEN ESPECIAL
MONTO EXAMINADO
AUDITORIA FINANCIERA
EXAMEN ESPECIAL DE INGENIERIA
$216745 $ 2247416,98
SINTESIS DE LOS PRINCIPALES HALLAZGOS: 1,- No existe codificacin de los Bienes de Larga Duracin existentes en la entidad Recomendacin: De acuerdo al Normas de Control Interno Nro. 250-04 indica que se establecer una codificacin adecuado y llevarn un cdigo en un lugar visible que permita su identificacin, el responsable mantendr los registros, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados. Por lo tanto se debe establecer de forma inmediata las codificaciones respectivas de los bienes. 2,- No existen los ajustes de depreciacin perodicos de los Bienes de Larga Duracin Recomendacin: Deber realizar los ajuste correspondientes de los bienes de larga duracin en los registros contables ya que segn la Norma de Control Interno Nro. 250-03 deber llevar un sistema de registro adecuado y control contable, manejando un expediente de su vida til. PERIODO EXAMINADO: DESDE: AO: enero 2004 HASTA: diciembre
SUJETO DE RESPONSABILIDAD: APELLIDOS Y NOMBRES TIPO DE RESPONSABILIDAD CIVIL PENAL X
CARGO
ADM
VALOR
EQUIPO ACTUANTE INTEGRADO POR: SUPERVISOR: JEFE DE EQUIPO: OPERATIVOS: Dr. Francisco Quisiguia
CIUDAD Y FECHA: 01 de Abril de 2005 NOMBRE DEL AUDITOR: Soraya Meja f.) E.S.M.C. AUDITOR
CAPITULO IV
4.1
PLANIFICACIN Y EJECUCIN DE LA AUDITORIA INTERNA EN
EMPRESAS PRIVADAS
El proceso de auditoria interna permite establecer que los procedimientos en las ares administrativo financiero y operativo de la entidad se lleven razonablemente. Por lo tanto se hace necesario presentar los esquemas fundamentales para llevar a cabo el proceso de planificacin y ejecucin de auditoria interna en empresas privadas, se podr identificar claramente los principales programas de trabajo a ser utilizados en el desempeo y desarrollo de una auditoria, analizando en las cuentas de activos, las cuentas del pasivo y patrimonio. Aspectos que permitirn establecer claramente hacia donde debe enfocar el estudio un auditor, ya que de el resultado que presente su examen dependern las decisiones que tomar el directorio. De ah la importancia y el estudio de la auditoria. 4.2 ADMINISTRACIN PRIVADA Concierne a las actividades de los particulares y en todos sus ordenes y es, por tanto, tambin muy amplia. La industria es, la ilustracin mas evidente de la administracin privada. Puede ser, de tipo internacional, como ciertas sociedades de carcter cultural, poltico y social, y los consorcios y carteles que se van mas all de las fronteras de un pas. Puede ser tambin de tipo nacional, regional o local32 4.3 IMPORTANCIA PRIVADAS El desarrollo de Auditoria Interna en empresas privadas permite desarrollar mejora continua dentro de la organizacin permitiendo verificar los procesos para mantener un nivel adecuado y eficiente de reas administrativas, financieras DE LA AUDITORIA INTERNA EN EMPRESAS
32
www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/admyorgmlm.htm
4.4
NORMAS DE AUDITORIA INTERNA
Tal como se estudio en el captulo anterior las normas de control interno para instituciones pblicas, en este captulo se analizar las principales normas de auditoria interna ya que son la base para el ejercicio de las responsabilidades de los auditores internos, cuyo propsito es establecer bases para medir el desempeo de la auditoria interna para mejorar procesos:
4.4.1
NORMAS SOBRE ATRIBUTOS
1000 Propsito, Autoridad y Responsabilidad El auditor debe tener en cuenta que el propsito, autoridad y responsabilidad deben estar constando en el estatuto y debidamente aprobado por el responsable del organismo a quien reportan los auditores internos. 1100- Independencia y Objetividad El director de auditoria debe reflejar su trabajo ante un nivel jerrquico dentro de la organizacin que permita cumplir con su trabajo, sin ingerencias ni presiones de manera que la opinin del auditor se pueda expresar de manera neutral . Si existen operaciones de la cuales un auditor interno ha sido responsable, debe abstenerse de evaluar la mismas y deben ser evaluadas por una persona fuera de la actividad de auditoria interna. 1200- Pericia y Debido Cuidado Profesional El auditor interno debe mantener asesoramiento competente, conocimientos que le permitan guiarse en el examen de auditoria de manera que pueda establecer sin contratiempos los indicadores que tengan desviacin. Debe mantener profesional para lograr alcanzar objetivos, debida eficacia en los procesos cuidado de
verificacin de riesgos y control, para lograr esto el auditor interno debe estar preparado continuamente.
1300- Programa de Aseguramiento de Calidad y Mejora Para evaluar y supervisar el programa, se debe incluir evaluaciones internas y externas. En las evaluaciones internas se debe incluir: revisiones continuas de auditoria interna y peridicas por parte de otras personas de la organizacin con conocimiento de auditoria interna. Se debe lograr el cumplimiento total de las normas y del cdigo de tica, en el caso que existiera incumplimiento, debe reflejarse a la direccin superior y al consejo lo sucedido. 4.4.2 NORMAS SOBRE DESEMPEO
2000- Administracin de la Actividad de Auditoria Interna El plan de trabajo debe estar elaborado en base a la evaluacin de riesgos la misma que por lo menos debe realizarse una vez al ao. Cuando exista cambios en los planes el auditor interno debe comunicar a la alta direccin y al consejo para aprobacin, se debe verificar que los recursos sean suficientes para cumplir con el plan aprobado, siguiendo polticas y procedimientos y actuar de manera coordinada para minimizar la duplicacin de esfuerzos. 2100- Naturaleza del Trabajo La auditoria interna evala los sistemas de gestin de riesgos identificando los principales niveles de riesgos que se puedan presentar en la empresa, control de la evaluacin de riesgos se puede establecer los controles que la administracin debe tener en cuenta, los mismos que permitirn el desarrollo, alcance de los objetivos, cumplimiento de programas y gobierno estableciendo y comunicando metas para asegurar la responsabilidad y preservacin de valores.
2200- Planificacin del Trabajo Al planificar el trabajo los auditores internos deben dirigirse sus estudios a gestin de riesgos, control y gobierno. Determinando el alcance de la auditoria, asignacin de recursos, programa de trabajo.
2300- Desempeo del Trabajo Los auditores internos deben identificar informacin relevante para alcanzar los objetivos del trabajo, analizando adecuada y responsablemente la informacin, trabajo que deber ser supervisado continuamente para lograr el cumplimiento de objetivos. 2400- Comunicacin de Resultados Los resultados deben ser comunicados oportunamente, incluyendo objetivos, alcance, conclusiones y recomendaciones incluso planes de accin. Estos resultados deben ser presentados a las personas que puedan asegurar se de a los resultados la debida consideracin.
2500- Supervisn del Progreso Se debe establecer un seguimiento para verificar que se han tomado las medidas preventivas para subsanar los riesgos. 2600- Aceptacin de los Riesgos por la Direccin La aceptacin de riesgos debe ser discutida en la alta direccin, si esta no se resuelve, el auditor deber informar esta situacin al consejo para su resolucin.
4.5
ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA EN
EMPRESAS PRIVADAS A nivel mundial toda gran empresa mantiene un departamento de auditora interna. Desde 1940 en EE UU se han desarrollado e implantado estos equipos de auditora interna que en su principio relativamente eran pocos pero a medida que ha pasado los aos se han ido incrementando, tal es as que en 1941 se creo el Instituto de Auditores Internos, mismo que se convirti en una organizacin mundial formada por ms de 5300 miembros. La auditora interna en la organizacin le permite realizar actividades de evaluacin revisin de operaciones, contables, financieras, administrativas, con el fin de medir y evaluar la efectividad y aplicacin de los controles. El equipo de auditora interna deber verificar el grado de cumplimiento de las polticas, planes y procedimientos establecidos, as como tambin analizar el grado en el que los activos de la empresa se encuentre salvaguardados, cerciorarse de la confiabilidad de la informacin contable, financiera y de operacin
4.5.1 RESPONSABILIDAD DE LOS AUDITORES INTERNOS Los auditores internos son el elemento clave del proceso y por tanto su contribucin es fundamental en el desarrollo de la empresa, para toma de decisiones correctivas de manera oportuna, lo que permitir mejorar la eficacia de los procesos que se llevan a cabo dentro de la organizacin. El auditor interno presentar a la gerencia la informacin necesaria para un efectivo control de las operaciones. A continuacin se detalla las principales funciones y aspectos primordiales que debe considerar un auditor interno en el ejercicio de sus actividades y funciones.
CUADRO N 13 REPONSABILIDAD DE LOS AUDITORES

Reconocer la importancia de la preparacin la auditora y otorgarle el tiempo necesario, hay que pensar que difcilmente veremos con buenos ojos que audite nuestro trabajo alguien que no ha
Preparacin: hecho el suyo.

Es el momento de interactuar con otras personas, el auditor ya no slo est trabajando con
Realizacin: documentos y registros. Que hacer: Ser puntual

Presentarse siempre primero, empezando por el representante del rea. Hablar siempre con quienes realizan los trabajos Hablar lo justo
Tomar notas
Mantener siempre la calma, ser educados y seguros
Mantener siempre el control de la auditora Seleccionar nosotros las muestras / evidencias

Siempre positivo y abierto
Que NO hacer Sentirse superiores (de hecho el auditor no lo es, slo desempea un rol)
Presuponer Centrar el trabajo en documentos y registros (la informacin est tambin en las personas, los procesos, los materiales, equipos, etc.)
Aceptar que el auditado dirija nuestro trabajo

Confiar en la memoria Hacer comentarios sobre otras reas o departamentos Ser negativo
Que debe tomar Particularidades locales: casos en los que las personas que deben proporcionar en cuenta
la informacin, frecuentemente no se encuentran. chantaje emocional
Fuente: www.anavam.com/opinion.ntml Elaborado por: Soraya Meja
4.5.2 UBICACIN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA La posicin organizacin de la auditoria interna debe ser relevante para asegurar un amplio margen de cobertura, y para asegurar acciones efectivas sobre los hallazgos y recomendaciones33.
33
Statement of Responsabilities of Internal Auditing, emitido por Instituto de Auditores Internos
Al analizar el trmino relevante se puede decir que el departamento de auditoria interna dentro de la organizacin debe ubicarse entre los primeros niveles jerrquicos, esto implica que entre ms alto sea el nivel donde se ubique el grupo de auditoria interna mayor ser la aceptacin y autoridad. De esta manera las recomendaciones o sugerencias propuestas a los hallazgos u observaciones detectadas producto de los exmenes del departamento sern de mayor aceptabilidad, concomitantemente mayor ser la relacin con los niveles de toma de decisiones, logrando con ello mejorar las actividades y procesos en la organizacin. A continuacin se puede observar en forma clara la ubicacin del rea de auditoria interna.
GRAFICO Nro. 7 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Junta General de Accionistas
Directorio
Auditoria Interna
Gerente Administrativo Financiero
Gerente de Produccin
Gerente de Mercadeo y Ventas
Elaborado por: Soraya Meja
4.5.3 A QUIEN DEBE REPORTAR EL INTERNA
DEPARTAMENTO DE AUDITORIA
A continuacin verificaremos a que departamento debera reportar el departamento de Auditoria Interna tomando en cuenta las siguientes reas:
Junta General de Accionistas Directorio
REPORTE A LA JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS La auditoria debe ser claramente planeada, dentro de esta planificacin deber considerarse la atencin e intervencin en asuntos emergentes que tal vez no fueron incorporados de manera especfica dentro del programa o plan de intervenciones de auditoria. El jefe de auditoria interna, por su experiencia y capacidad puede decidir una intervencin sin necesidad de que se le autorice, ya que debe aprovechar una de las bondades por excelencia de la auditoria interna: la oportunidad en la toma de decisiones producto de un resultado de los exmenes y evaluaciones realizadas por el grupo auditor. REPORTE AL DIRECTORIO El Director es el principal responsable en una entidad, este debe responder por la empresa ante sus accionistas, deudores, acreedores, fisco, y personal por los recursos que se le han confiado para su administracin. Para llevar responsablemente todas las labores a el encomendadas, un elemento bsico e indispensable es el control, y ese control especficamente lo brindar el auditor interno. El auditor interno brindar informacin al Directorio indicando hasta que punto es confiable y veraz la informacin administrativa, financiera y operacional, podr conocer a ciencia cierta si se llevan los procesos de acuerdo a las polticas, criterios y procedimientos establecidos. Para lograr esto el departamento de auditoria interna deber contar con independencia y libertad de accin, interaccin que permita asegurar acciones efectivas sobre los hallazgos y recomendaciones de auditoria.
ANALISIS DE A QUIEN DEBE REPORTAR DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA Una vez realizado el anterior anlisis podemos llegar a la conclusin el departamento de auditoria interna debe coordinar y debe presentar sus reportes ante la Junta General de Accionistas y Directorio, ya que ellos tienen un rango de control y supervisin que les permite vincularse directamente con los departamentos que forman la entidad, para fines de adoptar medidas correctivas. Se debe evitar las intermediaciones ya que ello conlleva a distorsionar el proceso de comunicacin y reporte. 4.5.4 ESTRUCTURA Y DIMENCIONES DEL GRUPO O DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA Para llevar un anlisis claro sobre como estructurar el departamento de auditoria interna hay que tomar en cuenta los siguientes aspectos primordiales: Tamao de la Organizacin.- A mayor amplitud debemos trasladar mayor control, auditoria interna es el eje principal del control, en empresas ms pequeas se verifica que disminuir el tamao del grupo de auditoria interna. Relacin Costo Beneficio.- Auditoria interna es una inversin ya que permitir a la empresa generar mejor efectividad en los procesos debido a los controles a ser instaurados. Recurrencia en errores.- Para mantener un mejor control en los procesos dentro de la organizacin y evitar incidencia de errores, el grupo de auditoria interna ser el que podr establecer controles para evitar la presencia de los mismos. Confianza en la funcin de Auditoria Interna .- Es deber del auditor interno actuar con profesionales, disciplina, esmero para mantener y superar la confianza que la administracin ha depositado en l. Mente abierta al cambio .- El departamento de auditoria interna reportar hallazgos encontrados en la organizacin en el examen realizado a todos los niveles, propondr recomendaciones y soluciones, por lo tanto estos criterios
debern ser aceptados y evaluados para conllevar a mejoras dentro de la organizacin. 4.5.5 RECURSO HUMANO
Para la formacin del departamento de auditoria interna en la entidad, se debe analizar los perfiles a utilizarse en cuanto a recurso humano, por lo tanto es necesario revisar los perfiles, obligaciones y responsabilidades, as como tambin a quien deben reportar. El equipo de auditoria interna en la entidad de acuerdo a sus necesidades, puede estar formado por: Director de Auditoria Gerente de Auditoria Supervisor de Auditoria Encargado de Auditoria Auditor Auxiliar A) DIRECTOR DE AUDITORIA Perfil del Puesto Planificar, coordinar y dirigir la ejecucin de auditorias a todas las unidades administrativas que conforman la empresa. Obligaciones y Responsabilidades Desarrollar polticas y procedimientos para llevar a cabo auditoria interna en la organizacin. Planear a corto, mediano y largo plazo las actividades de auditoria interna Disponer la prctica de auditoria interna en trabajos especiales en cuanto a solucin de problemas, casos de fraudes y su seguimiento. Revisin permanente del sistema de control interno. Asistir a la administracin con reportes de auditorias individuales y resmenos peridicos de hallazgos y observaciones de auditoria.
Coordinar la planeacin de auditorias interna con los auditores externos.
y otras actividades de auditoria
Ser responsable por el reclutamiento, entrenamiento, evaluacin de desempeo y promocin y por la administracin del grupo de auditoria interna a su cargo.
Superior Jerrquico Reporta a: Superior jerrquico inmediato establecido en el cuadro de la organizacin. B) GERENTE DE AUDITORIA Perfil del Puesto Disponer ejecucin de auditorias a las unidades de la organizacin, que le fueron asignadas a auditar de acuerdo al programa de auditoria e instrucciones del director de auditoria. Obligaciones y Responsabilidades Asistir al director de auditoria en el cumplimiento de sus obligaciones. Llevar a cabo planes, desarrollos y revisiones del desempeo de aquel segmento del plan general de auditoria. Proporcionar asistencia tcnica en la resolucin de problemas que pueden surgir durante una auditoria. Proporcionar reportes finales de auditoria, garantizando la calidad del trabajo efectuado. Asegurarse que los trabajos de auditoria se desarrollen de acuerdo con la normatividad, desarrollando dentro del tiempo asignado. Revisin Contable y fiscal Asesora al Gerente General: Contable y Tributaria.
Superior Jerrquico Reporta a: Director de Auditoria
C) SUPERVISOR DE AUDITORIA Perfil del Puesto Supervisar la ejecucin de auditoria a las unidades administrativas y actividades de conformidad con el plan o programa general de la auditoria. Debe mantener independencia en el cumplimiento de la auditoria. Obligaciones y Responsabilidades Supervisar el cumplimiento de dos o ms auditorias Seleccionar y asignar al personal necesario para ejecutar la auditoria. Monitorear la conduccin de las auditorias para asegurarse que se cumpla con los tiempos asignados. Aprobar los cambios en el alcance de las revisiones as como ajustes en cuanto a tiempos. Identificar las reas que requieran especial atencin por parte de la administracin. Verificar que la auditoria se cumple de acuerdo con la normatividad vigente.
Superior Jerrquico Reporta a: Gerente de Auditoria y Director de Auditoria D) ENCARGADO DE AUDITORIA Perfil del Puesto Desarrollar el trabajo de auditoria a las unidades administrativas y actividades de la organizacin y atender instrucciones especiales de revisin.
Obligaciones y Responsabilidades Evaluar la eficiencia de control interno.
Planear y conducir auditorias, ejercer alto grado de responsabilidad y juicio profesional. Determinar la confiabilidad de los registros Asistir al supervisor en la planeacin de la auditoria. Revisar los papeles de trabajo preparados y realizar el borrador del informe de auditoria. Preparar reporte internos tales como planes y programas.
Superior Jerrquico Reporta a: Supervisor de Auditoria E) AUDITOR AUXILIAR Perfil del Puesto Recibir instrucciones y asignaciones respecto a la revisin y como llevar el trabajo del cual es responsable. Obligaciones y Responsabilidades Asistir al encargado de auditoria en la planeacin del trabajo. Desarrollar o asistir en la preparacin del programa de auditoria Evaluar la adecuacin de los controles Preparar papeles de trabajo que evidencien la informacin obtenida y muestren las conclusiones a las que se lleg. Discutir con la administracin los resultados obtenidos. Participar en la preparacin del informe de auditoria, incluyendo hallazgos y recomendaciones. Superior Jerrquico Reporta a: Encargado de Auditoria
4.6
GRAFICO N 8
PLANEACION DE AUDITORIA INTERNA

INICIO
FASE I-A PLANIFICACIN PRELIMINAR
- Conocimiento entidad - Obtencin informacin - Evaluacin preliminar Control Interno
FASE I-B PLANIFICACIN ESPECIFICA

- Determinacin Materialidad - Evaluacin de Riesgos - Determinacin enfoque de auditora - Determinacin enfoque del muestreo
Memorando Planeacin
Programas de Trabajo
FASE II DE EJECUCIN - Aplicacin Pruebas de Cumplimiento - Aplicacin de Pruebas Analticas - Aplicacin Pruebas Sustantivas - Evaluacin resultados y conclusiones
Papeles de Trabajo
FASE III DEL INFORME - Dictamen - Estados Financieros - Notas - Comentarios, conclusiones y recomendaciones.
Archivo Perm.
Archivo Cte.
Elaboracin Borrador del Informe

Archivo de planif.
Emisin del Informe de Auditora
Implantacin Recomendaciones
FIN
fuente: Manual de Auditoria Financiera, Contralora General del Estado
4.7
PROGRAMAS DE TRABAJO
El programa trabajo de auditora interna es un documento de planeacin el el cual se consignan los trabajos a realizar y actividades susceptibles de ser auditadas. Por lo general es diseado para un ao calendario, pero puede extenderse a mediano a largo plazo no es muy conveniente en virtud de los cambios que se pueden presentar. En los programas de trabajo el director de auditora interna solicitar sugerencia de la administracin y otras reas, lo que permitir estimular el proceso de programacin y apertura de la funcin de auditora interna como un servicio a la organizacin. A continuacin los principales programas de trabajo que el auditor interno puede poner en el desarrollo de auditoria. Se podr observar programas de trabajo de las cuentas de activo entre ellas efectivo, Cuentas por Cobrar, Activos Fijos, Inventarios, pasivo, patrimonio. 4.7.1 PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Y SUSTANTIVAS
Son los procedimientos bsicos de auditora por cada componente, que sern ampliados en los programas de trabajo especficos. Pruebas de cumplimiento.- Este tipo de pruebas confirman el conocimiento que el auditor tiene acerca de los mecanismos de control en la entidad, verifica el funcionamiento del control interno en la entidad. Estas pruebas se las conoce tambin como controles de funcionamiento o de conformidad. Pruebas Sustantivas.- Prueban la validez de las operaciones realizadas, pueden referirse a un universo o parte del mismo, prueban la existencia de actividades y operaciones, la propiedad de operaciones, hechos econmicos, valoracin, verificacin de posregistros en forma correcta y oportunidad.
PROGRAMA DE TRABAJO
ENTIDAD: CIUDAD: PROVINCIA:
HOJA No.
CUENTA: EFECTIVO
FECHA:
No.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS OBJETIVOS GENERALES Comprobar que el rubro de disponibilidades, presentado en los estados financieros incluya todos los fondos y que sean de propiedad de la entidad. Determinar si los fondos y depsitos a la vista son de disponibilidad inmediata y que no tengan restricciones para su uso y destino. Verificar que no se haya producido omisiones de fondos, sea por error o en forma deliberada. Cerciorarse que los saldos del efectivo estn adecuadamente descritos y clasificados, determinar si se han realizado adecuadas exposiciones de los fondos restringidos o comprometidos y del efectivo no sujeto a retiro inmediato. Verificar que estos activos se encuentren revelados y presentados en el Estado de Situacin Financiera, de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) y la Normativa de Contabilidad Gubernamental vigente. PRUEBAS DE CONOCIMIENTO Verificar la autorizacin para la apertura de cuentas corrientes y aprobacin de los desembolsos por parte de funcionarios competentes y de las firmas autorizadas para girar contra cuentas bancarias, considerando los lmites o cupos de gastos asignados a distintos niveles jerrquicos.
REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
CUENTA: EFECTIVO
FECHA:
No.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS Obtener constancia de una adecuada segregacin de funciones de autorizacin y registro de las operaciones y custodia de los valores en efectivo. Revisar la adecuada y suficiente cobertura de las fianzas o cauciones rendidas por aquellos empleados que manejan fondos y valores para una debida proteccin de la entidad. Observar la existencia de controles adecuados sobre los ingresos o recaudaciones diarias, mediante la utilizacin de formularios numerados, preimpresos, reportes de cobranzas y de valores recibidos por correspondencia. Comprobar que los depsitos se los efecte en forma inmediata e intacta, revisando notas de depsitos y cruzando con los reportes de cobros e ingresos de tesorera y los estados de cuenta bancarios. Verificar la vigencia de un control interno previo a los compromisos y desembolsos, emisin de cheques nominativos, firmas conjuntas, sujecin a lmites de gasto, comprobacin adecuada de la documentacin sustentatoria y clculos. Revisar la documentacin que sustenta las diligencias realizadas por la entidad, en los arqueos sorpresivos a los fondos en poder de los encargados de su manejo Verificar la preparacin de conciliaciones mensuales de cuentas bancarias efectuadas por un empleado independiente y evidenciar de que se procede a la investigacin y ajuste de las partidas conciliadas.
REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
CUENTA: EFECTIVO
FECHA:
No.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS PRUEBAS SUSTANTIVAS: Obtener una relacin de todas las cuentas de efectivo en caja y en bancos, as como las conciliaciones y verificar la correccin aritmtica y cotejar los totales con el libro mayor. Arquear los fondos fijos y los ingresos pendientes de depsito, en presencia de la persona responsable del fondo. Todos los fondos deben ser controlados durante los arqueos, en forma tal que se prevenga la posibilidad de que se haga sustituciones entre los diversos fondos. Conciliar el importe de los fondos con los saldos segn libros. Obtener explicaciones respecto a todas las partidas no usuales y cualquier diferencia. Tomando como referencia el libro de egresos, cerciorarse de la fecha del ltimo reembolso a los fondos fijos. Cotejar los ingresos pendientes de depsito a la fecha del arqueo contra la fecha de depsito posterior y el estado de cuenta del banco. Cotejar los importes contra el libro de ingresos y los auxiliares, observando el perodo en el que se registraron. Obtener directamente de cada uno de los bancos con los que la entidad haya operado durante el perodo, una confirmacin que cubra los saldos de las cuentas bancarias, los prstamos, los valores en depsito, entre otros., a la fecha del cierre del ejercicio contable. Tomar nota de los detalles sobre las garantas otorgadas.
REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
Verificar la correccin aritmtica de las conciliaciones. ELABORADO POR: REVISADO POR: FECHA: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
CUENTA: EFECTIVO
FECHA:
No.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS Examinar los depsitos y revisar los estados de cuenta posteriores para detectar depsitos que no hayan sido acreditados por el banco. Preparar una cdula de las transferencias de fondos entre bancos e instituciones. Revisar selectivamente las transferencias de fondos entre bancos e instituciones, efectuadas inmediatamente antes o despus de la fecha de conciliacin. Determinar que las transferencias de fondos, los cheques y depsitos en trnsito, se encuentren consideradas a la fecha de la conciliacin. Verificar el tipo de cambio y el clculo de la conversin de los saldos en moneda extranjera.
REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
PROGRAMA DE TRABAJO
ENTIDAD: CIUDAD: PROVINCIA: CUENTA: COBRAR REF. P.T.
HOJA No.
CUENTAS POR
FECHA:
No.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS OBJETIVOS GENERALES: Verificar que las cuentas a cobrar representan todos los importes adeudados a la entidad a la fecha del cierre del ejercicio contable y que hayan sido adecuadamente registradas. Establecer que las cuentas a cobrar estn apropiadamente descritas y clasificadas, y si se han realizado adecuadas exposiciones de estos importes. Determinar el grado de cobrabilidad de las cuentas por cobrar. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO: Verificar si existe una adecuada segregacin de funciones de autorizacin del crdito, entrega de prstamos, registro contable, custodia y cobro de estos valores. Constatar la emisin oportuna de los derechos o valores a cobrar. Revisar si se aplica un control adecuado de este tipo de operaciones mediante la utilizacin de formularios numerados y preimpresos. Cerciorarse si la entidad procede a la comprobacin interna independiente de operaciones aritmticas, cargos y crditos al deudor y conciliacin peridica de los valores de los auxiliares con el saldo de la cuenta de mayor. Comprobar si se practican confirmaciones peridicas por escrito de los saldos a cobrar.
HECHO POR
FECHA
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
CUENTAS POR
FECHA:
No.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS Revisar si existe vigilancia permanente y efectiva sobre los vencimientos y cobros, mediante la elaboracin de anlisis de antigedad de saldos. Determinar si son las estimaciones de cobrabilidad de las deudas y verificar si se ha establecido una provisin suficiente para cubrir la eventual falta de cobro. PRUEBAS SUSTANTIVAS: Obtener las relaciones de cuentas por cobrar clasificadas por antigedad de saldos (cuentas por cobrar a clientes, prstamos, saldos interinstitucionales) y cotejar los totales con el libro mayor. Obtener anlisis de la estimacin para cuentas de cobro dudoso y de los cargos o resultados por concepto de cuentas incobrables. Cotejar los importes incluidos en el anlisis de los cargos a resultados por concepto de cuentas incobrables, contra las cuentas por cobrar especficas correspondientes. Obtener confirmacin directa de los saldos por cobrar. En el caso de recibir respuestas: Cotejar con el detalle de las solicitudes enviadas. Conciliar todas las diferencias reportadas. Revisar la documentacin de soporte de las partidas conciliadas. En el caso de no recibir respuestas:
HECHO POR
FECHA
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
CUENTAS POR
FECHA:
No.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS Seleccionar algunas de las facturas y notas de crdito incluidas en cada cuenta y tratar de obtener confirmacin directa de esas partidas. Revisar las facturas, documentos de embarque, rdenes de compra, etc., que amparen la cuenta por cobrar, a fin de soportar que los importes representan cuentas por cobrar vlidas a la fecha de confirmacin. Confirmar los cobros posteriores. En los casos en los que los sobres sean devueltos investigar las causas: Enviar segundas solicitudes si lo considera apropiado. Caso contrario, listar las cuentas para considerarlas al determinar la suficiencia de la estimacin para cuentas de cobro dudoso. Revisar los ajustes posteriores a la fecha del cierre del ejercicio. Revisar la relacin de cuentas por cobrar, para determinar los importes a cargo de funcionarios y empleados de la entidad, saldos acreedores y partidas no usuales.
HECHO POR
FECHA
PROGRAMA DE TRABAJO
ENTIDAD: CIUDAD: PROVINCIA: CUENTA: (INVENTARIOS) REF. P.T.
HOJA No.
EXISTENCIAS
FECHA:
No.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS OBJETIVOS GENERALES: Verificar que los saldos de las existencias (inventarios) representen todos los productos materiales y suministros de propiedad de la entidad, que existan fsicamente y que estn adecuadamente registrados. Determinar que las existencias (inventarios) estn valuados a costo o mercado, el que sea ms bajo. Determinar existencias excesivas, de poco movimiento, obsoletas y defectuosas. Establecer que las existencias (inventarios) estn apropiadamente descritas, clasificadas y registradas. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO: Comprobar la existencia de una segregacin adecuada de funciones de autorizacin, custodia y registro en la adquisicin, recepcin, almacenaje y despacho de existencias. Constatar si se ejerce un adecuado control, de que todo lo que se entrega se registra y se afecta oportunamente en el perodo que corresponda. Inspeccionar si la custodia fsica es aceptable y si el acceso es limitado a los lugares en donde se encuentran las existencias.
HECHO POR
FECHA
Revisar si la planeacin y toma fsica de los inventarios peridicos es adecuada; su recopilacin, valuacin y comparacin con los libros es efectiva y si se procede a la investigacin y ajuste de las diferencias encontradas. ELABORADO POR: REVISADO POR: FECHA: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
EXISTENCIAS
FECHA:
No.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS
HECHO POR
FECHA
Observar si existen registros adecuados para el control de existencias, tanto en bodegas como en otros instalaciones para almacenamiento. Verificar si se han establecido saldos mximos y mnimos para las adquisiciones y consumos. Constatar que se ejecutaron procedimientos para determinar la existencia de inventarios en exceso, daados, obsoletos o fuera de uso y de lento movimiento, as como el ajuste de las estimaciones correspondientes. Comprobar que se encuentra en vigencia una adecuada proteccin a la entidad, mediante la contratacin de seguros contra siniestros, para los inventarios y la presentacin de fianzas por parte del personal que los maneja. PRUEBAS SUSTANTIVAS: Obtener una copia del resumen del inventario final y la relacin de inventarios valuados y verificar su correccin aritmtica. Verificar la exactitud de los listados del inventario fsico contra los registros originales de conteo. Cercirese de que la relacin de inventarios valuados y los registros originales de conteo hayan sido controlados satisfactoriamente. ELABORADO POR: REVISADO POR: FECHA: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
EXISTENCIAS
FECHA:
No.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS Cotejar las pruebas fsicas contra la relacin de inventarios valuados. Revisar los ajustes registrados con los cuales se concilian las existencias (inventarios) segn libros con el inventario fsico. Revisar los instructivos para la toma fsica del inventario a fin de determinar que son adecuados y observar el conteo de las existencias (inventarios) y su registro en la documentacin del mismo. Realizar pruebas fsicas con suficiente detalle como cdigo, caractersticas del bien, entre otros, a fin de facilitar la identificacin de los artculos para el seguimiento posterior. Determinar la base que se utiliz para valuar las existencias (inventarios), as como las estimaciones para saldos de existencias obsoletas, daadas y de poco movimiento. Determinar la base que utiliz la entidad para prorratear los gastos indirectos de produccin en proceso y los productos terminados. Cotejar la informacin obtenida durante la constatacin fsica contra la relacin de inventarios valuados e identificar, partidas obsoletas y de lento movimiento.
HECHO POR
FECHA
Determinar que se hayan aplicado procedimientos de corte adecuados, cerciorarse de que las transacciones que afectan las existencias (inventarios) fueron registrados en el perodo contable correcto. ELABORADO POR: REVISADO POR: FECHA: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
FIJOS Y
CUENTA: ACTIVOS DEPRECIACIN. FECHA:
No.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS OBJETIVOS: Comprobar que los bienes considerados como activos fijos realmente existan, se encuentren en uso y que estn adecuadamente registrados al costo sobre bases uniformes. Verificar que las adiciones a los activos fijos del perodo, hayan sido capitalizados apropiadamente y representan todas las propiedades fsicas realmente instaladas o construidas. Verificar que los activos fijos retirados, abandonados, fuera de servicio o dados de baja, hayan sido adecuadamente eliminados de las cuentas de Bienes de Larga Duracin activo fijo. Establecer que las cuentas de depreciaciones, agotamiento y amortizaciones acumuladas sean razonables, considerando la vida til estimada y los valores netos de recuperacin esperados y, verificar que estn apropiadamente descritos y clasificados y que se hayan realizado exposiciones adecuadas de estos importes. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO: Analizar los cambios registrados en las cuentas que conforman activos fijos, en relacin con informacin correlativa, del flujo del efectivo, cuentas por pagar o pasivos a largo plazo y el presupuesto.
REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
Analizar la documentacin sustentatoria, con respecto al cumplimiento de los procedimientos previstos previo y posterior a la adquisicin, como: anlisis de proveedores, calificacin de ofertas, contratos, facturas, retencin en la fuente, ingresos y egresos a bodega. ELABORADO POR: REVISADO POR: FECHA: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
FIJOS Y
No.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS Verificar la autorizacin del nivel directivo para efectuar adquisiciones, que puede estar consignada en un acta de sesin o la constancia de la firma del responsable de esta facultad. Comprobar que no se hayan producido autorizaciones o aprobaciones de adquisiciones que excedan a los lmites mximos fijados para cada nivel de autoridad. Revisar los procedimientos que aseguren que los compromisos contrados guarden conformidad con los planes peridicos de adquisiciones. Verificar que los procedimientos de autorizacin de las adquisiciones, enajenacin o transferencias de dominio y bajas. Revisar los procedimientos y pasos observados en la preparacin y toma fsica de los Bienes de Larga Duracin (activos fijos), para determinar lo adecuado de los mismos y la confiabilidad de los saldos de este rubro. Comprobar la existencia de polticas de reexpresin y depreciacin de los Bienes de Larga Duracin (activos fijos), y la correspondiente revelacin en notas aclaratorias a los estados financieros, de las bases para su clculo, en forma comprensible y consistente.
REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
Verificar la suficiencia de la cobertura de riesgos protegidos por plizas de seguros contra siniestros y la vigencia de los mismos. ELABORADO POR: REVISADO POR: FECHA: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
FIJOS Y
No.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS Constatar la vigencia de procedimientos que prevean que los registros auxiliares hayan sido conciliados peridicamente, y de cuya diligencia se haya dejado constancia escrita. Verificar que los bienes no considerados como Bienes de Larga Duracin (activos fijos), se encuentren clasificados de conformidad con las normas reglamentarias vigentes. PRUEBAS SUSTANTIVAS: Obtener una cdula, por cada cuenta de mayor de los activos fijos, el que contendr: costo, depreciacin acumulada, adiciones, bajas y los movimientos de la depreciacin y amortizacin durante el perodo analizado. Cotejar los totales de dichas cdulas con el libro mayor general. Cotejar los saldos iniciales con los papeles de trabajo de la auditora anterior. Obtener los registros auxiliares y relacionar con los registros individuales de los activos. Verificar la existencia fsica de los activos fijos y si se realiz constatacin fsica. Revisar los resultados y resumir en un papel de trabajo. Seleccionar partidas importantes, inspeccionarlas fsicamente y cotejarlas con los registros auxiliares. Al efectuar la inspeccin fsica, observar y considerar cualquier activo que no sea utilizado. Verificar las adiciones y las bajas que aparecen en el resumen de los movimientos detallados.
REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
Seleccionar y verificar los clculos de la depreciacin y revisar su consistencia en relacin con perodos anteriores. ELABORADO POR: REVISADO POR: FECHA: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
CUENTA: CUENTAS POR PAGAR FECHA:
No.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS OBJETIVOS: Verificar que las cuentas a pagar estn apropiadamente descritas y clasificadas. Cerciorarse que no se haya omitido deuda u obligacin alguna. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO: Verificar la existencia de una adecuada segregacin de las funciones de autorizacin, compra, recepcin, inspeccin y revisin de la documentacin sustentatoria, registro y pago. Revisar la existencia de canales de comunicacin oportuna de contratos y obligaciones de pagos corrientes al departamento respectivo. Observar la vigencia de los niveles de autorizacin para contraer pasivos, gravar activos y constituir garantas. Revisar las comparaciones peridicas de los saldos de los auxiliares de cuentas colectivas, contra las cuentas de control, efectuadas por la entidad. Revisar la suficiencia de las estimaciones para cubrir obligaciones legales y contractuales. PRUEBAS SUSTANTIVAS Obtener la relacin de cuentas por pagar y seleccionar algunas partidas y cotejarlas con el libro mayor y los registros auxiliares.
REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
CUENTA: CUENTAS POR PAGAR FECHA:
No.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS Solicitar estados de cuenta directamente a los proveedores, cuyo volumen o el valor de las transacciones sea alto, as como de proveedores que presenten saldos significativos. Preparar un control de los estados de cuenta de los proveedores y conciliar con los saldos segn libros y proceder a revisar la documentacin de soporte. Revisar la cuenta de control por el perodo de anlisis e investigar los asientos importantes o no usuales, o los aumentos o disminuciones significativas al cierre del ejercicio. Seleccionar de los registros de egresos, los pagos superiores a un determinado importe y revisar la documentacin de soporte correspondiente cruzando con cuentas por pagar. Determinar si los procedimientos de corte fueron apropiados, a fin de cerciorarse de que las compras y notas de cargo hayan sido registradas en el perodo contable correcto. Analizar las cuentas que han permanecido por mucho tiempo pendientes de pago y establecer las causas. Verificar la existencia de garantas que respaldan las obligaciones, analizar su actualizacin y que conste en actas del directorio o comit la decisin tomada. Elaborar un extracto del mismo.
REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
Determinar la adecuada presentacin de este rubro en el estado de situacin financiera. ELABORADO POR: REVISADO POR: FECHA: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
CUENTA: PASIVOS A LARGO PLAZO FECHA:
No.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS OBJETIVOS GENERALES: Comprobar que los saldos de las cuentas de pasivo a largo plazo, correspondan a obligaciones reales y pendientes de pago. Determinar la correcta clasificacin de las obligaciones segregando la porcin corriente de las deudas de largo plazo. Comprobar el clculo de inters, primas y otros. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO: Verificar la existencia de una adecuada segregacin de las funciones de autorizacin, aprobacin y registro de los contratos de prstamos y obligaciones a largo plazo. Cerciorarse de la existencia de canales de comunicacin oportuna de contratos y obligaciones de pago a largo plazo al departamento correspondiente. Asegurar que la entidad efecta comparaciones peridicas de los saldos de los auxiliares de cuentas colectivas, contra las cuentas de control. Evaluar la suficiencia de las estimaciones para cubrir las obligaciones legales y contractuales a largo plazo. PRUEBAS SUSTANTIVAS: Obtener un detalle de los pasivos al cierre del ejercicio, sealando: Descripcin e importe, incluyendo los saldos al principio y final del perodo.
REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
CUENTA: PASIVOS A LARGO PLAZO FECHA:
No.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS Los incrementos y disminuciones durante el perodo. Las fechas de origen y de vencimiento. Los intereses pagados y acumulados, as como las condiciones y fechas de pago segn el contrato. Las garantas otorgadas. Cualquier otra informacin relevante. Revisar la documentacin de soporte de las partidas importantes. Seleccionar incrementos durante el perodo y verificarlas contra: Los contratos de prstamos u otra evidencia externa. Los cheques de pago. Verificar que el pasivo por concepto de intereses sea correcto. Obtener confirmacin de las obligaciones redimidas o canceladas. Revisar los contratos de prstamos para verificar el cumplimiento con sus clusulas restrictivas. Examinar u obtener confirmacin directa del Registrador de la Propiedad o su equivalente, con el objeto de detectar cualquier pasivo por lo que se haya otorgado alguna garanta y que no estn registrados en libros. Determinar la presentacin adecuada en el Estado de Situacin Financiera
REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
CUENTA: PATRIMONIO FECHA:
No.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS OBJETIVOS GENERALES: Determinar que el patrimonio de la empresa sea el resultante de la diferencia entre activo y pasivo. Determinar si las diferentes cuentas que integran el patrimonio se encuentran debidamente clasificadas, descritas, valuadas y expuestas de acuerdo a los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y aplicados en forma uniforme con respecto al perodo anterior. Comprobar que el patrimonio presentado en el balance, se encuentre de acuerdo a la escritura de composicin, estatutos y leyes vigentes. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO: Revisar las clusulas importantes de las escrituras de constitucin, modificaciones de las escrituras y estatutos de la empresa. Revisar las disposiciones de la junta de accionistas respecto a futuras capitalizaciones utilizacin de las reservas, destino de las utilidades y otros aspectos del patrimonio. PRUEBAS SUSTANTIVAS: Inspeccionar los registros del patrimonio para comprobar que reflejen correctamente la correlacin entre activos y pasivos.
REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
Verificar que los movimientos de las cuentas de patrimonio estn adecuadamente registrados y que las adiciones o deducciones estn debidamente justificadas y autorizadas. ELABORADO POR: REVISADO POR: FECHA: FECHA:
PROGRAMA DE TRABAJO
HOJA No.
CUENTA: PATRIMONIO FECHA:
No.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS Revisar los cargos y abonos significativos o no resueltos para determinar la correcta aplicacin del tratamiento contable previsto en la normativa contable gubernamental vigente. Prepare una cdula resumen del rea coteje los saldos al final del ao, con las cifras del informe de auditora y libros de la Compaa, con mayores contables a esas fechas. En base a los movimientos identificados en el punto anterior, efecte el anlisis de las mismas cruzando las transacciones realizadas a las cuentas de patrimonio con las resoluciones tomadas en Junta de Accionistas. Recuerde que el patrimonio solo puede ser modificado por esta va (decisin de accionistas). Identifique si las resoluciones tomadas en Juntas han sido registradas contablemente en la fecha apropiada. En el caso de existir aumentos o disminuciones del capital de las Compaas, revise las escrituras correspondientes, as como el acta de Junta de Accionistas, la resolucin de la Superintendencia de Compaas, etc. Efecte el cmputo de reserva legal en base a la utilidad lquida del ao anterior al caso estudio del 10 % de Reserva Legal, determine diferencias con los clculos de la Compaa.
REF. P.T.
HECHO POR
FECHA
PROGRAMA DE TRABAJO
ENTIDAD: CIUDAD: PROVINCIA: No OBJETIVO: Establecer el grado en que la entidad y los empleados han cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones a ellos encomendados. Evaluar rendimiento y productividad. Medir la eficiencia, efectividad, economa, calidad e impacto, mediante la utilizacin de los indicadores desarrollados. DESCRIPCION
HOJA No.
AREA: RECURSOS HUMANOS FECHA:
REF: P/T
ELAB.POR
FECHA
PROCEDIMIENTOS GENERALES 1 2 3 Evale el Control Interno Especfico del componente y sus respectivos subcomponentes. Aplique los indicadores y parmetros de gestin previstos para el componente y subcomponente. Realice los procedimientos necesarios para obtener evidencia suficiente y competente sobre el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economa. Adems en lo posible mida la calidad del servicio y el impacto del mismo. Verifique si las funciones establecidas en el manual de funciones de la empresa se cumplen en la prctica y se encuentran determinadas de acuerdo a las necesidades de la Direccin. Establezca si las operaciones seleccionadas estn logrando los objetivos y metas deseadas. Determine la forma como se realizan las previsiones de personal y si stas se ligan a los planes institucionales o responden a los objetivos y requerimientos de las unidades administrativas. Solicite varios expedientes de personal para evidenciar la aplicacin de procedimientos de seleccin. Verifique el cumplimiento de requisitos del empleado en funcin del perfil del puesto segn el Manual de Clasificacin u ocupacional, tanto de personal a nombramiento como a contrato. Determine la idoneidad del personal reclutado.
5 6
10
Verifique la existencia de algn programa o mecanismo utilizado para la induccin del personal. Solicite el distributivo de sueldos y determine la aplicacin la clasificacin y escala remunerativa segn el nivel. Verifique si la escala de remuneraciones del personal guarda relacin con e nivel jerrquico, funciones y responsabilidad del puesto. Evale que las incorporaciones, ascensos o promociones del personal se hayan realizado de acuerdo a la normativa que para el efecto mantenga la empresa. Verifique la existencia de un sistema de evaluacin del desempeo y los instrumentos y parmetros de calificacin que se aplican. Verifique la existencia de medios de control de asistencia de personal. Establezca la existencia o la actualizacin de la base de datos de personal. Verifique la existencia de expedientes actualizados por empleado en los que conste informacin relacionada con el historial del puesto, vacaciones, licencias, permisos, faltas, atrasos, multas, etc. Verifique la existencia de una base sobre los estudios y capacitacin del personal, y el grado de aplicacin para desarrollar la carrera administrativa. Revise expedientes de personal para evidenciar la movilidad del personal y su frecuencia. Formule en papeles de trabajo, los comentarios, conclusiones y recomendaciones para mejorar la efectividad, eficacia, economa y eficiencia de las operaciones involucradas. Adems una hoja resumen de hallazgos importantes. Comunique los resultados obtenidos con los funcionarios responsables, para llegar a un acuerdo acerca de las recomendaciones para promover mejoras y otras acciones correctivas.
11
12
13
14
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18
19 20
21
4.7.2
PAPELES DE TRABAJO Es el conjunto de cdulas y documentos elaborados u obtenidos por el auditor
durante el curso del examen, desde la planificacin preliminar, la planificacin especfica y la ejecucin de la auditoria, sirven para evidenciar en forma suficiente, competente y pertinente el trabajo realizado por los auditores y respaldar sus opiniones, constantes en los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones presentadas en los informes.31 4.7.3 SISTEMA DE INDICES Permite asignar ndices o claves de identificacin con el fin de verificar la ubicacin de un documento dentro del expediente o archivo de auditoria. Estos son grabados con color rojo, en la parte superior derecha, simplifican la localizacin de los papeles de trabajo, facilitan la elaboracin del informe. Ejemplo A A.1 A.2 A.3 B B.1 B.2 C 4.7.4 Activos Activos Circulantes Activos Fijos Activos Diferidos y Otros Activos Pasivos Pasivos a Corto Plazo Pasivos a Largo Plazo Capital MARCAS DE AUDITORIA Las marcas de auditoria son smbolos que permiten sealar los papeles de trabajo , la prueba efectuada en el trabajo de auditoria , con las marcas puede el auditor comprender en forma inmediata el trabajo realizado. Las marcas de auditoria son difieren del criterio del auditor pero las ms utilizadas en auditoria interna tanto en instituciones pblicas con privadas son las _________________________________________________________________
34
detalladas en el captulo de planificacin y ejecucin de auditoria interna en instituciones pblicas. Sera importante que en el grupo auditor se estandaricen las marcas a ser utilizadas, para llevar todo el grupo de auditoria interna un mismo criterio.
4.8 CONTROL INTERNO El control interno en la entidad permite establecer medidas con el fin de ayudar una eficiente administracin y desarrollo de procesos financieros, contables y operativos. Para lograr un control interno satisfactorio se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos: Plan de organizacin.- que permitir establecer funciones para los departamentos con el fin de ejecutar y encomendar funciones, definiendo claramente a la autoridad a travs de manual de funciones, flujogramas y organigrama estructural. El control interno en este campo al verificar la segregacin de funciones y responsabilidades, podr realizar su anlisis en forma ms rpida y automtica, verificando si existe alguna advertencia en los procesos, y buscar la confiabilidad de los registros e informes, para ello debe tratar de informar permanentemente a los empleados las funciones y/o actividades de las cuales son responsables. Estructura Contable.- para que exista control interno en el rea de contabilidad deber tomar en cuenta lo siguiente: Catlogo de Cuentas.- Es un instructivo para el manejo de las cuentas en las que estar detallado una descripcin completa de la finalidad y contenido de cada una. El catlogo de cuentas permite establecer un registro de responsabilidades en aplicacin de y registro de las mismas permitiendo lograr un control en asignacin de cuentas por ejemplo cuenta de costos. Manual de Polticas y Procedimientos Contables y Presupuestarios.- este manual debe estar en consideracin de todos los funcionarios y empleados contable con el fin de optimizar los procesos para iniciar, del rea registrar
operaciones. En cuanto al presupuesto es un plan financiero a futuro. El
control interno como tcnica contable se logra en forma ms certera al combinar el programa de presupuesto con la clasificacin de las cuentas en donde se verificar la certeza de los compromisos adquiridos por la entidad. Prenumeracin de documentos.- El control interno en el rea contable implica el utilizar documentos con prenumeracin, tales como cheques, facturas, pedidos. El departamento de auditoria interno encargado de analizar estos controles deber estar supeditado a un ejecutivo de alto nivel, responsable de una continua revisin evaluacin y mejora de los controles internos. 4.8.1 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO El uso de cuestionarios de control interno se basa en suponer ciertos procedimientos de uso general en la mayor parte de las empresas, son esenciales para llevar a cabo un adecuado control interno. El cuestionario de control interno permite verificar desviaciones importantes de los procedimientos estndar de control interno. El auditor al llevar a cabo los cuestionarios de control interno, deber tener presente los procedimientos e instrucciones sealadas. La evaluacin de control interno se basa en la observacin personal, en lugar de confiar exclusivamente de informacin proporcionada por funcionarios. 4.8.2 FORMAS DEL CUESTIONARIO En el cuestionario de control interno consta en la parte superior el encabezado , posteriormente se describen las preguntas planteadas a la izquierda y a la derecha constan tres columnas sealando si, no, no aplica, juntamente con las referencias de quien elaboro el cuestionario de control interno as como tambin una columna para registrar los comentarios si fuese el caso. Este esquema de formato de control interno permite distinguir las deficiencias encontradas en los procesos y actividades en la empresa, y de este cuestionario el auditor emite su informe indicando las deficiencias para la toma de decisiones correctivas.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO HOJA No. 1 INVENTARIOS COMPAA: SUCURSAL: .. PERIODO: OFICINA : .. REF. PREGUNTAS RESPUESTAS P.T. N.A. SI NO
No.
COMENTARIOS
1. Se llevan registros adecuados de inventarios

permanentes?.
2. Existen tarjetas de control por cada bien?. 3. Existen mayores generales y auxiliares para
control de registros en la cuenta?
4. bodega y contabilidad y se concilian los

saldos?.
Existe coordinacin de informacin entre
5. Estn 6. -
almacenados y organizados debidamente los bienes en la bodega?. Son independientes entre s las funciones de: Almacn?. - Registro de inventarios permanente o perpetuo?. - Registro en el mayor general?. Ubicacin del material?. Mximos y mnimos requeridos?. Costo unitario?. Valor total?.
7. Los registros de inventario indican:
8. El movimiento de existencias es controlado

mediante el uso de formularios preimpresos y prenumerados?. - Son diseados de acuerdo a las necesidades y aprobados por el jefe de la unidad correspondiente?. - Son firmados por los receptores?. Verifican permanentemente personas distintas de las encargadas de la custodia del almacn y bodega?.
9.
10. Son controladas las existencias mediante 11. ao?.

inventarios fsicos por lo menos una vez al
Los inventarios fsicos son efectuados por empleados independientes de las funciones de: - Almacenaje?.
La evaluacin de Control Interno tiene como objetivo a) Identificar los factores de riesgo. b) Evaluar la efectividad (inefectividad) del control interno de la Entidad c) Comunicacin de resultados de la evaluacin de control interno El Riesgo de Auditoria es la posibilidad de que la informacin de la entidad sujeta a examen contenga errores o irregularidades y no sean detectados durante la ejecucin de la auditoria. Para la determinacin y calificacin de los factores especficos de riesgo, elabore una matriz con el siguiente esquema: GRAFICO N 9 Matriz de Evaluacin y Calificacin de Riesgos de Auditoria
MATRIZ DE EVALUACION Y CALIFICACION DEL RIESGO Riesgos Riesgo Riesgo de Inherente Control
Bajo No Significativo No Significativo Bajo Alto Moderado Moderado Alto
COMPONENTES
CONTROLES
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
PRUEBAS SUSTANTIVAS
Fuente: Manual de Auditoria Financiera
Componentes Se registra el nombre de las cuentas luego de la evaluacin realizada.
Se indica los riesgos inherente y de control por cada una de las afirmaciones, calificndolos como: no significativo, bajo, moderado y alto, fundamentando la calificacin del riesgo en la evaluacin del control interno.
Riesgo Inherente. Determina la posibilidad de errores o irregularidades en la informacin financiera, administrativa u operativa. Riesgo de control Establece la posibilidad de que los procedimientos de control interno no puedan prevenir errores e irregularidades oportunamente. Controles clave Se identifica los controles clave que existen en cada uno de los componentes que a su juicio constituyen el sustento para determinar el grado de confianza sobre el ambiente de control que mantiene la entidad. 4.8.3 FUENTES DE INFORMACION PARA REVISION DE CONTROL INTERNO Las fuentes de informacin adecuadas para la elaboracin del cuestionario de control interno son fundamentalmente las siguientes: Grficas de organizacin mostrando lneas de autoridad y separacin de responsabilidades. Catlogos de cuentas Manuales de procedimientos Manuales de funciones Entrevistas con funcionarios y supervisores Visitas a la planta y oficinas, Verificaciones especficas de procesos. Revisin de papeles de trabajo e informes de auditoras externas realizadas a la empresa. 4.8.4 CONTROL DE HORAS TRABAJADAS Y HORAS NO PRODUCTIVAS EN AUDITORIA.
El establecer el sistema de control de tiempos permite conocer en que se ha invertido el tiempo laborable del grupo de auditora interna. Es de gran utilidad ya que permite controlar el tiempo en la asignacin de la auditora. Cada auditor elaborar su propia cdula, es aplicable a todos los miembros del grupo de auditora interna, sirve adems como medio de autocontrol. Se colocar una cruz indicando si es aplicable a la primera o segunda quince del mes y ao a informar. GRAFICO N 10 CEDULA DE CONTROL DE TIEMPOS EN EL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
EMPRESA . DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA CEDULA DE CONTROL DE TIEMPOS NOMBRE DEL AUDITOR: . PUESTO QUE OCUPA: . HORAS EMPLEADAS EN AUDITORIA ASIGNACION ACTIVIDAD DESARROLLADA REPORTE CORRESPONSIENTE A LA : PRIMERA: ____ SEGUNDA: ____ QUINCENA DEL MES DE _________ AO _____ 1 16 2 17 3 18 4 19 5 20 6 21 7 22 8 23 9 24 10 25 11 26 12 27 13 28 14 29 15 30
31
TOTAL
SUBTOTAL: HORAS NO EMPLEADAS EN AUDITORIA ACTIVIDAD DESARROLLADA:
SUBTOTAL: TOTAL: OBSERVACIONES: ________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________
DIRECTOR: GERENTE: SUPERVISOR:
.. .. ..
ENCARGADO DE AUDITORIA .. AUDITOR AUXILIAR: ..
4.9 PREPARACION DEL INFORME El informe debe ser claro, conciso y fcil de seguir, utilizando un lenguaje comercial en lugar de trminos estrictamente tcnico contables. En auditoria externa el auditor se gua en base a la Opinin o dictamen del auditor (NEA 25). Existe en este caso el informe estndar: Dirigido a la entidad, junta de directores, accionistas o socios. Y expresar su informe en los siguientes tipos de opinin: con o sin salvedades, adversa, abstencin sealando si es el caso las incertidumbres (prrafo explicativo en la opinin) En auditoria interna, el auditor debe presentar su informe de control interno del rea examinada, con sus recomendaciones. Para la formulacin del informe se debe dar cumplimiento a los siguientes pasos34: Revisar el cumplimiento de los programas de trabajo Revisar los papeles de trabajo. Cumplimiento de las normas de auditoria en todas las fases Consideracin de evidencias para emisin de la opinin Considerar aplicar procedimientos alternativos, y recomendaciones Comunicacin de resultados y solventar dudas Preparacin del informe
4.9.1 CONTENIDO DE LOS INFORMES Su estructura es como sigue: Antecedentes.- es este el auditor interno sealar el perodo, las cuentas sujetas a examen y control de auditoria interna, indicando que el trabajo realizado fue efectuado en base a las Normas de Auditoria Interna aplicables. Objetivos.- en este tem el auditor interno sealar que hacia donde esta dirigido el examen, como: Evaluar permanentemente el sistema de control interno paras saber si se esta operando de acuerdo con la forma en que fue establecido y al mismo tiempo formular recomendaciones.
Aspectos Importantes.- En el se sealar la implementacin de los sistemas que se han presentado en la cuenta estudio, o los aspectos ms trascendentales que se tubo presente al analizar la cuenta sujeta anlisis y revisin. Anlisis del Sistema de Control Interno.- Hay que desarrollar claramente como se llevo a cabo el proceso de control interno indicando las falencias encontradas puede utilizarse una matriz de riesgo en la que le permita analizar claramente cual es la situacin de los procesos auditados. Hallazgos.- El hallazgo en la auditoria tiene el sentido de obtencin y sntesis de informacin especfica sobre una operacin, actividad, proyecto, unidad administrativa u otro asunto evaluado y que los resultados sean de inters para los funcionarios de la entidad auditada. Una vez aplicado el programa de auditoria se evaluar si la evidencia obtenida satisface las expectativas establecidas en la planificacin. Conclusiones.- Las conclusiones de auditoria son juicios profesionales del auditor basados en los hallazgos luego de evaluar los atributos y obtener la opinin de la entidad. Las conclusiones forman parte importante del informe de auditoria y generalmente se refieren a irregularidades, deficiencias encontradas, podran dar fundamento a la determinacin de responsabilidades y el establecimiento de acciones correctivas. Recomendaciones.- Son sugerencias claras, sencillas, formuladas por los auditores que permiten a las autoridades, mejorar las operaciones o actividades, con la finalidad de conseguir una mayor eficiencia, efectividad y eficacia, en el cumplimiento de sus metas y objetivos institucionales. Comentarios del Auditor Interno.- En el puede indicar que de acuerdo a los hallazgos, conclusiones y recomendaciones se puede empezar a aportar medidas correctivas tales como (aqu debe sugerir las medidas correctivas a apartarse y plan de seguimiento de las mismas).
A continuacin se presenta un ejemplo de un informe de auditoria interna :

20 de abril de 2000 Sr. Adrin Morales Hidalgo Gerente General Productos Automotrices, S.A. Mexico, D.F. Estimado Sr. Morales: De conformidad con nuestro programa anual de auditoria, hemos concluido con la revisin de las actividades de suministro de Productos Automotrices, S.A. La revisin cubri operaciones por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 1998. La revisin fue hecha por el Lic. Francisco Arriaga y un asistente durante el periodo del 3 de enero al 31 de marzo de 1999. Alcance Nuestro trabajo de auditoria fue efectuado de conformidad con estndares de auditoria generalmente aceptados. Nuestra revisin se limito al rea de suministros y las actividades de cmputo que le son relativas. Resumen de Aspectos Principales 1 . El departamento de suministros esta excedido en inventarios al 31 de diciembre de 1984 por un total de $875,00.00 dando origen a inversiones innecesarias y sobrecupo de los almacenes. 2 . La facturacin de tiempo de computador fue realizada a cuotas superiores a las autorizadas por un importe total en exceso de $1,215,000.00 por 1984. Hallazgos de Auditoria y Recomendaciones
1. Exceso de Inventarios Hallazgos El departamento de suministros esta excedido en inventarios al 31 de diciembre de 1984 por un total de $875,000.00 resultado de compras no indispensables o necesarias. Durante 1984 Productos Automotrices, S.A. tuvo un promedio de $650,00.00 ociosos en inventarios ocasionando costos de capital de $351,000.00 causados por el pago de intereses a la tasa promedio del 54% prevaleciente durante 1984. El exceso de inventarios fue causado en parte por el hecho de que la empresa no registro devoluciones de partes devueltas de las reas de produccin; como resultado , las compras fueron fincadas sobre la base de unos registros que no reflejaban las devoluciones apuntadas. Aun cuando los registros fueron ajustados al cierre del ejercicio para que reportaran las existencias fsicas, la informacin que suministraron durante 1984 fue errnea. Recomendaciones a) Se deben revisar los procedimientos para que permitan registrar las partes no usadas devueltas de las reas de produccin. b) Reducir compras hasta que se absorban los sobrantes de inventarios. 2. Facturacin a cuotas superiores a las autorizadas. Hallazgos Las cuotas base para facturacin de tiempo de computador no fueron ajustadas al inicio del ejercicio para que reflejaran los costos correctos. Al cierre de 1984 el centro de computo facturo en exceso $1,215,000.00, mismo que se considera como reserva financiera. Como resultado, los departamentos usuarios fueron cargados con exceso de tiempo de computador, y el ingreso del periodo esta sobrestimado. El centro de computo no ha reducido sus cuotas de cobro a efecto de contar con una reserva que cubra posibles incrementos en costos, o bien que se reduzcan sus usuarios. Recomendaciones
a) Se deben establecer procedimientos que permitan ajustar peridicamente las cuotas de computo y que reflejen costos corrientes. b) Los cobros expedidos deben ser acreditados a los usuarios para que se refleje un ingreso correcto. Comentarios del auditado El personal de Productos Automotrices, S.A. esta de acuerdo con los hallazgos y recomendaciones y empiezan a adoptar mediadas correctivas. Sin embargo, con respecto a las cuotas de tiempo de computador, solicita que se mantenga una reserva de $75,000.00 para iniciar 1985. El departamento de auditoria interna desea expresar su agradecimiento por la cooperacin recibida durante la revisin por parte del personal y funcionarios de Productos Automotrices, S.A.
Atentamente Francisco Lara, Auditor Interno
Distribucin A. Garca Vicepresidente General C. Manzo Vicepresidente de Finanzas A. vila Vicepresidente de Compras F. Lira Vicepresidente de Produccin G. Snchez Vicepresidente de Mercadotecnia R. Lpez Gerente de Servicios Administrativos
Fuente : http://www.geocities.com/gehg48/AAaint.html
4.10 ARCHIVO DE DOCUMENTACION DE AUDITORIA INTERNA El archivo de auditoria interna debe ser ordenado y debidamente resguardado ya que conserva la historia de la funcin auditada. Permite mantener un sistema de consultada para los niveles de jerarqua debidamente autorizados, para conocer el desarrollo de la organizacin atendiendo al cumplimiento de las observaciones y recomendaciones presentadas. Es un instrumento de planeacin y programacin de auditoria interna con proyeccin a corto, mediano y largo plazo. 4.10.1 ARCHIVO DE ADMINISTRACIN INTERNA Este archivo contiene el expediente personal de todos y cada uno de los miembros del grupo d auditoria interna, as como tambin documentos y referencias curriculares, la historia y evolucin laboral de cada empleado. Se puede conservar y controlar en este archivo aspectos relacionados a controles de viticos, gastos y tiempos de auditoria, as como controles de los equipos asignados al departamento, as como tambin informacin referente a capacitaciones y entrenamientos. Este archivo esta a cargo del Director de Auditoria Interna. 4.10.1.1 ARCHIVO DE AUDITORAS REALIZADAS - PERMANENTE
Este archivo debe estar severamente protegido ya que el es constan los expedientes y papeles de trabajo de las auditorias e intervenciones realizadas. 4.10.1.2 ARCHIVO GENERAL
Conservar la correspondencia de entrada y salida. Existirn copias de los informes de auditoria realizadas as como acciones de seguimiento a las recomendaciones de auditoria.
4.10.2 CUSTODIA, CONTROL DE LA INFORMACION ARCHIVADA El control de los expedientes archivados debe estar bajo un titular responsable de custodia y archivo del grupo auditor, el archivo general puede ser confiado a la secretaria del director de auditoria interna. El proporcionamiento de expedientes se lo realizar utilizando un requerimiento en el que se indique: fecha, motivo de la solicitud, fecha de devolucin, nombre y firmas del solicitante, supervisor, director que autorizan la consulta o proporcionar el expediente.
CAPITULO V
CONCLUSIONES 1. La planificacin y ejecucin de la Auditoria Interna constituye la herramienta
fundamental para determinar el funcionamiento real de la empresa, a travs de esta se puede verificar deficiencias y dar soluciones correctivas lo que permitir disminuir el riesgo. La planificacin y ejecucin de la auditoria interna en las empresas esta encaminada a mejorar el desempeo de actividades contables, administrativas, financieras, a travs de ella la empresa tendr una informacin razonable de sus procesos y actividades. 2. La Auditoria Interna tiene como objetivo primordial ayudar a la verificacin de los
procesos internos que se manejan, ante la necesidad de conocer en que se est fallando o verificar si las operaciones se estn desarrollando deacuerdo a las polticas y procedimientos de la administracin. Para que las actividades se desarrollen en forma eficiente. Un profesional del rea contable sea auditor o contador deber fortalecerse en est rea ya que ello le permitir prestar su contingente de manera oportuna inculcando a su grupo de trabajo que mientras ms control exista en los proceso menor riesgo se presentar. 3. El Modelo de Planificacin y Ejecucin de la Auditoria Interna en Instituciones
Pblicas, permite establecer una visin clara acerca de los procedimientos a seguir en la realizacin de una auditoria interna, deacuerdo a los parmetros legales establecidos por la Contralora General del Estado de la Repblica del Ecuador. Las normas de control interno aplicables al sector gubernamental deben ser manejadas en los procesos que da a da desarrollan las Instituciones Pblicas, pero la realidad es otra, existen muchas deficiencias en cuanto al manejo de estas normas en los procesos. Se debe tomar en cuenta que el sector gubernamental es muy importante porque en el se manejan los recursos pblicos. Las operaciones tanto administrativas, financieras y operativas en este tipo de entidades han venido en decadencia consecuentemente por la falta de aplicacin del control interno. La Contralora General del Estado debido a la magnitud de instituciones pblicas existentes no puede verificar los procesos peridicamente, estamos hablando que en el Ecuador existen alrededor de 4800 instituciones, al verificar estas cifras se podra decir que solo para un control anual deberan existir como 4000 funcionarios auditores, esto es casi imposible, lo que conlleva a que el plan de auditoria sea a largo plazo. Mientras tanto las instituciones pblicas se irn manejando de acuerdo a lo que ellos crean
conveniente, y cuando llegue este proceso de revisin se vern implicados en negligencias e inmiscuidos en responsabilidades administrativa culposa, civil culposa, y hasta responsabilidad penal. Por ello el Jefe Financiero y Contador debe manejar sigilosamente el manejo de estas cuentas. 4. La Planificacin y ejecucin de la Auditoria Interna en entidades privadas, permite comprobar la capacidad de la administracin en todos los niveles. Identificando los puntos donde existe mayor riesgo y resalta las oportunidades que existieren. El plan anual de auditoria interna en estas empresas permite eficiencia en procesos para reduccin de costos, prdidas de tiempo innecesarias, as como tambin evala la eficacia en los controles, verificando si se estn desarrollando en base a las metas de la empresa, encaminndose al servicio al cliente y obtencin de utilidades. El auditor interno debido a su experiencia podr presentar recomendaciones y/o sugerencias en cuanto al manejo de estos procesos. Ante lo mencionado el rea de auditoria interna cumple un papel fundamental en todas las empresas desde las pequeas hasta las ms grandes. Una empresa que no cuente con un departamento de auditoria interna lastimosamente no podr tener la razonabilidad del desarrollo en sus operaciones en forma oportuna. Las empresas que mayor crecimiento y desarrollo han tenido es porque en su entidad existe este grupo de auditoria interna que ayuda a mejorar y fortalecer los procesos. 5. Es importante para el auditor acumular y evaluar evidencia acerca de la informacin y procesos que se deben manejar en entidades pblica y privada en un proceso de auditoria interna, ya que el ejercicio laboral como auditor exige experiencia en todos los mbitos para que pueda informar claramente sobre el grado de razonabilidad existente entre la informacin cuantificable con la procedimental y lograr ms eficiencia en las actividades administrativas, financieras u operativas.
RECOMENDACIONES 1. Las entidades de toda ndole tanto pblicas como privadas, deben establecer un sistema de control interno mediante establecimiento de cuestionarios de todas las actividades que se desarrollan en la entidad, para posteriormente realizar la evaluacin e identificacin de los principales riesgos que pudiesen presentarse, para la toma de acciones correctivas oportunas. 2. En la mayora de Instituciones pblicas no existe un rea de auditoria interna que le permita identificar como se llevan los procesos, por lo tanto se recomienda establecer, un sistema de control previo en los procesos para que se desarrollen en forma eficiente, como medida de control la mxima autoridad puede ir preparando a un profesional del rea contable financiera, que mejor perfil tenga para que realice a parte procesos de control en las actividades. 3. Se debe brindar mayor capacitacin a los empleados del sector pblico inmiscuidos en el rea administrativa financiera, realizando continuas evaluaciones para verificar si estn operando deacuerdo a lo solicitado por la CGE. Porque es ms optativo capacitar a grupos grandes de funcionarios a auditar cada una de las instituciones pblicas, por logstica y presupuesto fiscal. Esto con llevar a que los empleados pblicos inmiscuidos en estos procesos deban estar en continua preparacin y actualizacin. Ya que segn el caso prctico realizado se puede indicar que no existe estandarizacin en la aplicabilidad de las normas de control interno. 4. Para un desempeo eficiente de labores en las empresas privadas debern establecer un departamento de auditoria interna que se encargue de anlisis y manejo de procedimientos, esto conllevar a que el resultado de sus exmenes muestren hallazgos efectivos y recomendaciones precisas para superar riesgos que se pudiesen presentar, cuyas soluciones van a contribuir al crecimiento y fortalecimiento de la organizacin. 5. Existen empresas que tienen su departamento de auditoria, pero no le tienen bien ubicado en su organigrama estructural, vale recalcar que en estos casos las empresas debern reestructurar su organizacin, ya que este departamento debe estar ubicado entre los ms altos niveles jerrquicos, para poder tener independencia en la realizacin de las
labores. Y presentar los hallazgos u observaciones detectados, como producto de sus exmenes, lo que conllevar a mayor aceptacin en cuanto a las recomendaciones y sugerencias propuestas. 6. El auditor, contador, financiero, debe estar en contina preparacin y capacitacin en el rea de auditoria interna as como tambin externa, ya que el control es el aspecto ms importante para que una organizacin se encamine al desarrollo y crecimiento, y es ah donde se muestra la verdadera tica del auditor al trabajar con imparcialidad para el cumplimiento de las metas y objetivos en una organizacin.
BIBLIOGRAFIA
CEPEDA, Gustavo. Auditoria y Control Interno, Edicin N2, Editora Emma Ariza Herrera; McGRAW-HILL INTERAMERICANA, S.A., 2002. Cdigo de tica , Instituto de Auditores Internos. FRANKLIN FINCOWSKY, Enrique Benjamn. Auditoria Administrativa, Edicin N1, Editorial McGRAW-HILL INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V. 2001. MALDONADO, Milton. Auditoria Forense, Edicin N 1, Editora Luz de Amrica. 2003. MOORE, Wayne. Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoria Interna. Normas de Control Interno para el Sector Pblico de la Repblica del Ecuador, Controlara de General del Estado. Normas Tcnicas de Auditora Gubernamental Normas de Auditora Generalmente Aceptadas Aplicables al Sector Pblico. Normas Ecuatorianas de Auditora Normas Tcnicas de Control Interno Polticas de Auditora Gubernamental Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (NTAG) (NAGA-SP) (NEAs) (NTCI) (PAG) (PCGA)
WHITTINGTON, O. Ray . Auditoria un enfoque integral, Edicin N 12, Editorial McGRAW-HILL INTERAMERICANA, S.A. 2003.

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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL

MODELO DE PLANIFICACION Y EJECUCION DE LA AUDITORIA INTERNA EN INSTITUCIONES PUBLICAS Y EMPRESAS PRIVADAS

ELSA SORAYA MEJA CANO

Quito Ecuador 2005

Del contenido del presente trabajo se responsabiliza el autor.

Elsa Soraya Meja Cano

CAPITULO III PLANIFICACION Y EJECUCION DE AUDITORIA INTERNA EN INSTITUCIONES PUBLICAS

Planificacin y Ejecucin de la Auditora Interna en Instituciones Pblicas Administracin Pblica

Papeles de Trabajo Informe Sntesis de Resultados

CAPITULO IV PLANIFICACION Y EJECUCION DE AUDITORIA INTERNA EN ENTIDADES PRIVADAS

178 179 179 182 183 184 184 189

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

PLANIFICACION Y EJECUCION DE LA AUDITORIA INTERNA EN LAS

GRAFICO N 1 MODELO DE PLANIFICACION Y EJECUCION DE AUDITORIA INTERNA

I CONOCIMIENTO PRELIMINAR PLANIFICACION PRELIMINAR Memorando II PLANIFICACIN ESPECIFICA Programas de Trabajo

Borrador del Informe

Emisin del Informe Final Implantacin de Recomendaciones

1.6 METODOLOGA 1.6.1 METODOS

interno y en lo concerniente al sector.

Aptitud para trabajar en equipo Actitud proactiva Alto nivel tico

DIFERENCIAS ENTRE AUDITOR EXTERNO Y AUDITOR INTERNO.

burocrtica que generalmente se desarrollan en las grandes empresas7

investigacin y confirmaciones) como fundamento del trabajo8 ____________________________________________________________________

DIFERENCIAS EN MODALIDADES DE AUDITORIA

Expresar una opinin sobre los estados financieros<

CUADRO N 3 AUDITORIA DE GESTION / AUDITORIA OPERACIONAL14/ AUDITORIA DE CALIDAD

6.Parmetros e No utiliza. indicadores de gestin

6. Forma de Trabajo 7. Propsito 8. Informe

CONSTITUCIN POLTICA DEL ECUADOR, vigente desde el 11 de agosto de 1998, art.212.

Autnoma Sociedad Annima S.A. Compaa Annima C.A. Cooperativa

con sujecin a normas y polticas claras, aplicarn procedimientos modernos de

oportunos, de calidad, actualizados y Cumplir disposiciones y normativas

del estado cuando justifique,

removido o trasladado por el Contralor General

autoridad y responsabilidad, se puede generar mayor seguimiento a las

DESARROLLO DEL PROCESO DE AUDITORIA INICIO

Memorando de Planificacin Programas de Trabajo

Borrador del Informe

Emisin del Informe Final

1. Director de Auditora designa Supervisor y Jefe de Equipo y dispone visita previa.

9. Director de auditora emite la orden de trabajo.

Fuente: Manual de Auditoria de Gestin Contralora General del Estado p. 123

planificacin y los programas de auditoria

1. Equipo multidisciplinario revisan y analizan la informacin y documentacin recopilada.

2. Equipo multidisciplinario evala el control interno de cada componente

6- Director revisa y aprueba el plan y los programas de auditora.

Fuente: Manual de Auditoria de Gestin Contralora General del Estado p. 133

Por lo tanto luego de este anlisis

se tendr como resultado un memorando de

planificacin y los programas de auditoria, presentados en los siguientes formatos:

3.7.7.2 INDICES Y REFERENCIACIN

Confirmaciones, respuesta afirmativa

Confirmaciones, respuesta negativa Comprobado Clculos Inspeccionado

Fuente: Manual de Auditoria de Gestin Contralora General del Estado p. 165

ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS INFORMES

MODELO DE CARTA DE PRESENTACION

MODELO DE MEMORANDO DE ANTECEDENTES

Para: Director de Responsabilidades De: Auditor

Fuente: Registro Oficial Nro. 392- Mircoles 4 de Agosto del 2004