Gua para dirigentes distritales de Rotaract

Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 EE.UU. www.rotary.org

208-SP(204)

ndice

1 Funcin y responsabilidades y la estructura del distrito .................................. Funcin del representante distrital de Rotaract .................................................... Responsabilidades del representante distrital de Rotaract .................................... Rotaract como parte de la estructura del distrito ................................................. Continuidad del liderazgo distrital ....................................................................... 2 Comunicacin dentro del distrito y ms all del mbito distrital .................... Elaboracin del boletn distrital ........................................................................... Comunicacin con la Secretara de RI .................................................................. Relaciones pblicas ............................................................................................. 3 Reuniones distritales ........................................................................................... Planificacin de la reunin de capacitacin del liderazgo distrital ......................... Planificacin de la Conferencia de Distrito ........................................................... Reuniones distritales ........................................................................................... 4 Aumento del nmero de socios y la extensin ................................................. Formacin de clubes nuevos ............................................................................... Aumento del nmero de socios ........................................................................... 5 Proyectos de servicio ........................................................................................... Cmo ayudar a los clubes Rotaract a implementar proyectos de servicio ............. Planificacin e implementacin de actividades de servicio en el distrito ................ 6 Relaciones entre Rotaract y Rotary .................................................................... Colaboracin con los dirigentes distritales de Rotaract ........................................ Mejoramiento de las relaciones del club .............................................................. 7 Finanzas ............................................................................................................... Comit Distrital de Finanzas ................................................................................ Fondo para las actividades de servicio de Rotaract en el distrito ........................... 8 Actividades de Rotaract ms all del mbito distrital ...................................... Actividades, reuniones y organizaciones multidistritales ....................................... Oportunidades de servicio en el mbito internacional .......................................... Apndice .................................................................................................................

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Captulo 1 Funcin y responsabilidades y la estructura del distrito

Funcin del representante distrital de Rotaract
Sus compaeros rotaractianos lo han seleccionado para desempear un papel clave en la mejora de las comunicaciones entre los clubes Rotaract del distrito y con Rotary International (RI). Los representantes distritales de Rotaract constituyen un factor esencial para lograr el xito de los programas de Rotaract en el distrito. Por ello, su labor tendr importantes repercusiones en el fortalecimiento de las relaciones entre los clubes Rotaract, las iniciativas de colaboracin con los clubes rotarios patrocinadores, la eficacia de las actividades de Rotaract relacionadas con el lema anual de RI, y la labor del comit distrital de Rotaract respecto a la promocin y publicidad del programa de Rotaract. A fin de cumplir esta responsabilidad, usted deber ayudar a los dirigentes de los clubes Rotaract a conseguir las metas fijadas y a brindar capacitacin a los funcionarios de club entrantes. Su responsabilidad (en colaboracin con el gobernador de distrito y el presidente del comit distrital) ser mantener informado a RI acerca de las actividades de Rotaract y alentar la formacin de clubes nuevos en el mbito del distrito. Al leer esta gua, tenga presente las reas ms relevantes de servicio de los clubes Rotaract: formacin profesional, desarrollo de las dotes de liderazgo y proyectos de servicio. En calidad de representante distrital de Rotaract, una de sus metas principales ser estimular a los clubes a implementar este tipo de actividades. En conjunto, estas tres reas garantizan el equilibrio de los programas del club Rotaract, ofreciendo, adems, una importante experiencia y oportunidades para el desarrollo personal de todos los rotaractianos. En esta gua se incluyen referencias a materiales de consulta para los programas estndares de Rotaract y Rotary. Se recomienda que lea el Manual de Rotaract (562-SP), as como tambin la Declaracin de normas sobre los clubes Rotaract y los Estatutos y reglamentos prescritos a los clubes Rotaract, a fin de que se familiarice con la normativa establecida para el programa.

Responsabilidades del representante distrital de Rotaract

La amplia gama de responsabilidades que le competen se relacionan con la mejora y fortalecimiento del programa de Rotaract en el mbito distrital. Bajo la supervisin del gobernador de distrito y el presidente del Comit Distrital de Rotaract, su labor se centrar en mejorar las comunicaciones y las actividades y proyectos de servicio de Rotaract en el distrito. Se exhorta a los distritos a desarrollar una organizacin distrital de Rotaract, dirigida por el representante distrital de Rotaract, que tendr a su cargo las siguientes responsabilidades: 1. 2. 3. 4. Crear y distribuir el boletn distrital de Rotaract. Planificar y celebrar la Conferencia de Distrito de Rotaract. Fomentar la participacin de los rotaractianos en la Conferencia de Distrito de Rotary. Promover los programas de Rotaract y llevar a cabo las actividades de captacin de nuevos miembros en todo el mbito del distrito, en colaboracin con el presidente del Comit Distrital de Rotaract.

A pesar de que el representante distrital de Rotaract y el Comit Distrital de Rotaract no tienen autoridad legislativa sobre los clubes Rotaract, debern intercambiar ideas, asesorar y brindar apoyo a todos quienes participan en el programa Rotaract. 1

5. Servir como rgano de enlace para informar a la Secretara de RI sobre las actividades de Rotaract en el distrito. 6. Planificar e implementar actividades de servicio (previa aprobacin del 75% de los clubes Rotaract del distrito). 7. Brindar asesoramiento y apoyo a los clubes Rotaract en la implementacin de sus proyectos. 8. Colaborar con el presidente del Comit Distrital de Rotaract para coordinar las actividades de Rotary y Rotaract en el distrito. 9. Coordinar las actividades de relaciones pblicas de Rotaract a nivel distrital. 10. Colaborar con el presidente del Comit Distrital de Rotaract en la planificacin y puesta en marcha de una sesin de capacitacin para los funcionarios de los clubes Rotaract del distrito. Consulte esta lista de responsabilidades especialmente al considerar la funcin que desempear como representante distrital de Rotaract. Al utilizar estos diez factores como gua, podr establecer metas y aprestarse a cumplirlas exitosamente durante su ao en el cargo.

Rotaract como parte de la estructura del distrito

La eficacia continua de Rotaract se basa en una red de apoyo bien administrada y estructurada. Para ser un lder eficaz, deber delegar algunas responsabilidades en otros dirigentes del distrito. Las funciones descritas ms abajo lo ayudarn a seleccionar las personas clave que lo asistirn en su labor como representante distrital de Rotaract. Rotaract en la estructura del distrito

El gobernador de distrito designa a:

Los clubes Rotaract eligen a:

Presidente del Comit Distrital de Rotaract Comit Distrital de Rotaract (rotarios)

Representante distrital de Rotaract Comit Distrital de Rotaractianos (rotaractianos)

Gobernador de distrito

Cada distrito rotario funciona bajo la direccin del gobernador de distrito, quien es un rotario elegido para servir en calidad de funcionario de RI y representante directo de la Junta Directiva de RI. La responsabilidad final de todos los programas distritales, incluido el programa Rotaract, recae sobre el gobernador. La administracin del programa Rotaract est a cargo del presidente y los miembros del Comit Distrital de Rotaract (compuesto por rotarios designados por el gobernador de distrito).

Cada distrito rotaractiano puede abarcar entre 1 y 150 clubes Rotaract. La cantidad de comits y el nmero de integrantes de los mismos depender del tamao del distrito. Los distritos con pocos clubes Rotaract funcionarn eficazmente con menor nmero de comits y, a la inversa, los distritos ms grandes necesitarn mayor cantidad de comits y ms integrantes por comit. Usted deber ajustar la labor administrativa y la cantidad de comits a las necesidades de su distrito. 2

Comit Distrital de Rotaract

La funcin del comit consiste en organizar nuevos clubes y propiciar la comunicacin entre los diferentes clubes del distrito, adems de planificar la capacitacin del representante distrital de Rotaract y de los funcionarios de los clubes Rotaract de todo el distrito.

Presidente del Comit Distrital de Rotaract

El presidente del Comit Distrital de Rotaract, rotario cuya designacin es responsabilidad del gobernador de distrito, ser su principal aliado en la discusin de asuntos relacionados con el programa de Rotaract. Entre los aspectos que este funcionario rotario lo ayudar a definir figuran la promocin del programa Rotaract en los medios de comunicacin y entre el pblico en general, la formacin de nuevos clubes y la administracin del programa en el distrito. Asimismo, este funcionario proporciona asesoramiento y liderazgo a los miembros del comit.

Representante distrital de Rotaract

El representante distrital de Rotaract (RDR) es un rotaractiano elegido por los clubes Rotaract del distrito. A fin de calificar como candidato para el cargo de representante distrital de Rotaract, el rotaractiano deber haberse desempeado durante un ao como presidente de un club Rotaract o miembro del Comit Distrital de Rotaractianos. En los distritos donde slo haya un club Rotaract, ejercer funciones de RDR el ex presidente ms reciente, dispuesto a desempear el cargo, o el presidente en ejercicio (cuando se trate de un club organizado muy recientemente). El representante distrital de Rotaract funge como persona de enlace entre Rotaract y los clubes rotarios, el Comit Distrital de Rotaract y Rotary International.

Comit Distrital de Rotaractianos

Se exhorta al representante distrital de Rotaract a designar un Comit Distrital de Rotaractianos y a delegar responsabilidades en dicho comit, a fin de alcanzar las metas establecidas para el ao. El Comit Distrital de Rotaractianos est integrado por al menos cinco rotaractianos procedentes de distintos clubes Rotaract del distrito. El representante distrital de Rotaract ejercer la funcin de presidente del comit. El nmero de miembros nombrados para este comit vara conforme la magnitud del distrito y los planes que el RDR tenga para dicho ao. El comit planea los proyectos distritales, sugiere ideas para mejorar el servicio que brinda el club, y colabora con los rotarios que integran el Comit Distrital de Rotaract a efectos de organizar nuevos clubes y capacitar a los funcionarios entrantes de los clubes Rotaract.

Continuidad del liderazgo distrital

Para evitar que el traspaso de funciones repercuta sobre la marcha de los proyectos en el mbito del distrito, usted deber colaborar con su predecesor y su sucesor a fin de que el programa Rotaract contine sin interferencias hacia la meta fijada por el distrito. Aunque la fecha de eleccin del representante distrital de Rotaract vara segn las necesidades de cada distrito, es aconsejable que usted comience los preparativos para su ao en el cargo lo ms pronto posible. Consulte esta gua a efectos de prepararse para la funcin que desempear, solicite asesoramiento y sugerencias durante su ao en el cargo, y capacite a su sucesor.

Preguntas para reflexionar

Cules son mis responsabilidades como representante distrital de Rotaract? Qu funcin desempea el presidente del Comit Distrital de Rotaract? Qu beneficios aporta la designacin de un Comit Distrital de Rotaractianos?

Captulo 2 Comunicacin dentro del distrito y ms all del mbito distrital

El establecimiento de canales eficaces de comunicacin constituye un factor clave para lograr el xito como representante distrital de Rotaract. La buena comunicacin con los clubes del distrito es esencial para desarrollar actividades administrativas y de servicio eficientes. Adems, su labor es fundamental para el funcionamiento de la red de comunicacin de RI, al constituirse como persona de enlace entre rotaractianos, rotarios, comits distritales y la Secretara de RI.

Elaboracin del boletn distrital

Una de las responsabilidades del representante distrital de Rotaract es crear y distribuir el boletn distrital de Rotaract. Algunas tareas relacionadas con la publicacin del boletn pueden delegarse en los miembros del Comit Distrital de Rotaractianos. El boletn distrital de Rotaract cumple los siguientes propsitos primordiales: Difundir entre los dirigentes de los clubes: El lema del ao de Rotary International Las actividades de Rotaract en el distrito Las actividades especficas de los clubes Inspirar a los dirigentes de los clubes a: Planificar con anticipacin Emprender nuevas actividades Cooperar con otros clubes del distrito Otorgar el debido reconocimiento a las contribuciones efectuadas: Por los comits Por los rotaractianos a ttulo individual Mediante las actividades de los clubes A travs de programas especficos

Contenido

La portada del boletn deber presentar relatos y artculos que sirvan de ejemplo y refuercen uno de los tres propsitos primordiales. El boletn deber tener un formato atractivo que estimule la lectura y difundir las actividades significativas del mayor nmero de clubes posible. Cercirese de que aborda una gran variedad de temas, con informacin actualizada y relevante. Considere las siguientes sugerencias: Publique los proyectos de servicio implementados en la comunidad y en el plano internacional por los clubes del distrito. Solicite a los clubes que enven ejemplares de sus respectivos boletines. Brinde espacio para anunciar los aniversarios importantes de los clubes. Imprima el calendario de los eventos relevantes. Sugiera a los clubes que intercambien correspondencia con clubes de otros pases o colaboren con sus programas. Escriba un mensaje de bienvenida cada vez que se forme un nuevo club y exhorte a los rotaractianos del distrito a visitar los clubes recientemente formados.
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Distribucin

Muchos distritos distribuyen el boletn a travs de Internet para disminuir costos y aumentar la circulacin del mismo. Inicie un grupo web o elabore una lista de correspondencia electrnica para facilitar la distribucin. Recurra a los comentarios, ideas y experiencia de los miembros del Comit Distrital de Rotaractianos respecto al mejor sistema de distribucin del boletn. Independientemente del mtodo de distribucin que elija, el boletn deber remitirse al presidente del Comit Distrital de Rotaract, as como a todos los presidentes de los clubes Rotaract del distrito y los presidentes de los clubes rotarios patrocinadores. Asimismo, enve un ejemplar al gobernador de distrito y al personal de Rotaract. Si la distribucin del boletn se efectuar por correo postal, el presupuesto destinado a cubrir los gastos distritales de Rotaract deber contemplar el costo de franqueo. Algunos distritos financian los costos de produccin y distribucin mediante la venta de espacios publicitarios entre los comercios y empresas del distrito.

Comunicacin con la Secretara de RI

Durante el ao, Rotary International le remitir informacin relacionada con los avances del programa de Rotaract en todo el mundo. Lo instamos a que difunda toda informacin importante a los clubes del distrito. La comunicacin es ms eficaz si ambas partes intercambian constantemente noticias e informacin. El personal de la Secretara de RI depende de la informacin que usted proporcione sobre los proyectos y actividades implementados en el distrito. Y al mismo tiempo, Rotary International le enva noticias e informacin relacionadas con el programa de Rotaract.

Relaciones pblicas
La prctica de las relaciones pblicas vara de pas en pas. Independientemente de las costumbres culturales de cada pas o regin, todos los clubes Rotaract tienen una audiencia con la que debern establecer contacto. A efectos de que las relaciones pblicas sean eficaces se debe elaborar un mensaje claro y determinar la mejor manera de transmitirlo. Las actividades de servicio de Rotaract son un elemento valioso para las comunidades y las relaciones pblicas contribuyen a mejorar la capacidad de servicio de los rotaractianos. Las relaciones pblicas ayudan a los clubes a: Obtener apoyo y recursos para los proyectos Establecer vnculos con otras organizaciones de servicio en la comunidad Captar miembros nuevos Infundir en los socios un sentido de orgullo

Cuanto ms conocimientos adquieran las personas sobre el programa de Rotaract, ms deseos tendrn de participar. La implementacin de una campaa de relaciones pblicas dinmica y constante contribuir a garantizar la eficacia de Rotaract. En calidad de representante distrital de Rotaract, usted ser el principal dirigente y portavoz de Rotaract en el distrito. Para mayor informacin relacionada con las relaciones pblicas, srvase consultar el Apndice.

Directorio Mundial de Rotaract Este recurso, que se puede obtener en formato CD-ROM, contiene una lista de todos los clubes Rotaract en funcionamiento con los datos para contactarlos. En enero se envan por correo postal los formularios de datos de proyectos de Rotaract a todos los presidentes de clubes, solicitndoles la actualizacin de los nombres, direcciones y datos de los funcionarios que desempearn funciones al ao siguiente. Asimismo, la Secretara enva un formulario a los representantes distritales de Rotaract para que proporcionen los datos de sus sucesores en el cargo. A fin de que dicha informacin figure en el Directorio Oficial de Rotaract, los formularios debern obrar en poder de la Sede Mundial de RI a ms tardar el 1 de mayo. La Secretara de RI enva el directorio por correo postal a los presidentes de los clubes Rotaract y de los Comits Distritales de Rotaract, as como a los representantes distritales de Rotaract, a principios de agosto. 5

Colaboracin con los medios de difusin

El trmino medios abarca, entre otros, las principales estaciones de radio y televisin, los peridicos y revistas de circulacin nacional, las agencias noticiosas internacionales, Internet y las publicaciones de otras organizaciones e instituciones. Como representante distrital de Rotaract, usted puede promover las actividades de Rotaract en el distrito al establecer contacto e informar a los representantes de los medios sobre dichas actividades, adems de asesorar a los clubes sobre las estrategias de relaciones pblicas. En el mbito distrital, es muy posible que deba colaborar con los reporteros de los peridicos y estaciones de radio y televisin locales.

Comit Distrital de Relaciones Pblicas

El tiempo que usted dedicar a las relaciones pblicas guarda relacin directa con las dimensiones del distrito y las posibilidades de generar cobertura en los medios de difusin. En los distritos de mayores dimensiones, se recomienda la formacin de un Comit de Relaciones Pblicas integrado por rotaractianos con experiencia en periodismo, diseo grfico, produccin de programas de radio y televisin, publicidad, marketing y relaciones pblicas. A principios de ao renase con los miembros del comit para determinar las actividades que se llevarn a cabo y cules de ellas podran constituir noticias que atraigan el inters de los medios de comunicacin. Se recomienda, adems, que trabaje en estrecha colaboracin con el presidente del Comit Distrital de Relaciones Pblicas, designado por el gobernador de distrito. Dicho rotario constituir una excelente fuente de informacin y podr asistirlo sobre la mejor manera de publicitar las actividades de Rotaract.

Recursos

La hoja informativa del distrito contiene informacin bsica sobre la historia, objetivos y actividades de Rotaract. Se usa para proporcionar una base informativa a los medios de difusin, despertar el inters del pblico en general e informar sobre las actividades de Rotaract. Tambin es un recurso para instruir a nuevos y futuros socios. Sera conveniente que redactara una hoja informativa sobre las actividades del distrito. sta deber incluir antecedentes y datos del distrito, as como informacin actualizada sobre el cuadro social y los proyectos de servicio en la comunidad que se implementan en el club o distrito. En el Apndice se incluye un modelo de hoja informativa para su conveniencia. RI ofrece una gran variedad de materiales que pueden serle de utilidad en la implementacin de un programa de relaciones pblicas adecuado para el distrito. Consulte regularmente el sitio web de RI (www.rotary.org) para obtener recursos y materiales actualizados sobre este tema. Los materiales pueden descargarse del sitio web o solicitarse a la oficina de RI que corresponde a su rea. Relaciones pblicas eficaces: Gua para los clubes rotarios (257-SP), manual prctico con sugerencias y recursos bsicos para promocionar las actividades del club Juego de recursos de relaciones pblicas para Rotaract, coleccin de sugerencias y materiales descargables, esenciales para promocionar Rotaract en la comunidad y ms all del mbito comunitario (disponibles en la web solamente) Folleto sobre Rotaract (663-SP) Manual de Rotaract (562-SP) Juego de hojas informativas sobre Rotary (267-SP), contiene hojas informativas sobre diversos programas y temas rotarios PR Tips, boletn electrnico quincenal
Actividades distritales que podran captar el inters de los medios de comunicacin Actividades de la Conferencia de Distrito. Informacin sobre rotaractianos de destacada labor en la comunidad y su participacin en proyectos de servicio. Proyectos de trascendencia local o internacional patrocinados por el distrito. Su eleccin como representante distrital de Rotaract. 6

Relaciones con la comunidad

El establecimiento de relaciones slidas entre los clubes Rotaract y los lderes de la comunidad contribuye a fortalecer los vnculos con las fuerzas vivas de dicha comunidad, al mismo tiempo que pone de relieve las actividades de los clubes Rotaract. Entre los lderes de la comunidad cabe mencionar a los funcionarios de gobierno municipal, la comunidad empresarial, lderes de organizaciones cvicas y las personas directamente beneficiadas con los proyectos de servicio de Rotaract. Otros medios tiles para mantenerse en contacto con la comunidad son: Organizacin de eventos especiales (por ejemplo, maratones o banquetes) tanto para recaudar fondos como para generar el inters del pblico en un proyecto de servicio en la comunidad auspiciado por Rotaract. Exhibicin de proyectos en los eventos de la comunidad. Mantener comunicacin constante con el personal de relaciones pblicas de otras organizaciones o grupos con los cuales los clubes rotarios de su distrito realizan proyectos en comn. Exhortar a los rotaractianos a lucir en la solapa la insignia de Rotaract y a hablar sobre la labor de Rotaract siempre que surja la ocasin.

Preguntas para reflexionar

Qu recursos de relaciones pblicas proporciona Rotary Internacional? Conoce usted a rotaractianos con experiencia en su distrito que podran asistirlo en la implementacin de actividades de relaciones pblicas? Qu actividades y proyectos implementados en su distrito podran captar el inters de los medios de difusin?

Captulo 3 Reuniones distritales

Los miembros de los clubes Rotaract son lderes de comprobada trayectoria en la comunidad. Para lograr el fortalecimiento y la eficacia de los clubes Rotaract, es esencial avanzar en el desarrollo de las aptitudes de liderazgo e intercambiar informacin sobre los logros obtenidos. En su calidad de representante distrital de Rotaract, es imperativo que organice reuniones en el mbito de su distrito en el transcurso del ao a efectos de fortalecer los vnculos entre los clubes Rotaract y los miembros que desempean funciones de liderazgo. Normalmente, se llevan a cabo dos tipos de reuniones distritales durante el ao rotario: la asamblea de distrito de Rotaract, cuyo propsito es capacitar a los funcionarios de club entrantes y otros dirigentes distritales, y la conferencia de distrito de Rotaract, cuyo objetivo es promover la camaradera y dar participacin a todos los rotaractianos.

Planificacin de la reunin de capacitacin del liderazgo distrital

Durante la reunin de capacitacin del liderazgo distrital se instruye a los funcionarios entrantes de los clubes Rotaract acerca de sus responsabilidades y se los motiva a cumplir funciones de liderazgo en el club. Aproveche la oportunidad que le brindan estas reuniones para sealar las iniciativas de inters y las metas del club. Las reuniones de capacitacin se pueden realizar en cualquier momento despus de las elecciones del club, preferiblemente antes de que se inicie el nuevo ao rotario. Es recomendable que se cuente con la participacin de: Presidentes entrantes de los clubes Rotaract. Secretarios entrantes de los clubes Rotaract. Directores o presidentes entrantes de los comits del club. Representante distrital de Rotaract en ejercicio. Gobernador de distrito en ejercicio y gobernador de distrito electo (as como los asistentes del gobernador, si corresponde). Todos los miembros del Comit Distrital de Rotaract (compuesto por rotarios). Miembros en ejercicio y entrantes del Comit Distrital de Rotaractianos. Presidente y miembros de los Comits de Rotaract de los clubes rotarios patrocinadores. Asesores de los clubes Rotaract.

Programa

El programa podr incluir una combinacin de sesiones plenarias y sesiones de grupos de discusin destinadas a impartir formacin a los funcionarios y presidentes de comits de los clubes Rotaract y establecer el entendimiento mutuo entre los dirigentes de los clubes Rotaract, los rotarios de los clubes patrocinadores y los dirigentes distritales. Cada una de las sesiones se deber planear a fin de analizar el papel de los diversos funcionarios de los clubes. Las sesiones plenarias se dedicarn a abordar las actividades de Rotaract en el mbito distrital, los proyectos de servicio, y el aumento y retencin de socios. El xito del programa de capacitacin est supeditado a la participacin del mayor

El instructor distrital es responsable de brindar apoyo al gobernador y al gobernador electo en lo que se refiere a la capacitacin de dirigentes de club y distrito, y de los miembros de comits. Ser de gran utilidad contar con la experiencia del instructor distrital al planificar la reunin de capacitacin. 8

nmero posible de dirigentes de club. Las siguientes tcnicas podrn utilizarse para lograr un elevado grado de asistencia: Enfatice que todos los funcionarios entrantes del club debern asistir. Cercirese de que todos los clubes hayan proporcionado los datos completos de cada funcionario entrante. Enve con la debida anticipacin los anuncios y materiales pertinentes a travs de Internet. Solicite que los funcionarios que confirmen la asistencia respondiendo por la misma va. Pngase en contacto con los funcionarios que no hubieran respondido el correo electrnico. En el Apndice se incluye un modelo de programa para la reunin de capacitacin del liderazgo distrital.

Gastos

El costo de la capacitacin que recibirn los funcionarios, directores y presidentes de los comits entrantes de club deber ser solventado por los clubes rotarios patrocinadores. Cuando lo requieran las circunstancias, se podrn efectuar arreglos financieros por acuerdo mutuo entre el club rotario patrocinador, el distrito y los participantes rotaractianos, a efectos de solventar los gastos.

Planificacin de la Conferencia de Distrito

La conferencia o reunin distrital de Rotaract, cuyo objetivo es realzar el espritu de compaerismo, fomenta la implementacin de proyectos de servicio, la comprensin internacional y el desarrollo profesional en un ambiente de amistad y camaradera. Es la oportunidad propicia para poner de relieve el lema de Rotary International para su ao como representante distrital y aplicarlo a actividades locales. Como representante distrital de Rotaract, usted asumir las principales responsabilidades en cuanto a la coordinacin de la conferencia. No obstante, normalmente se solicita a un club Rotaract que acte en calidad de anfitrin, cuyo cometido ser conseguir las instalaciones para la reunin, coordinar los arreglos logsticos y encargarse de las actividades de hospitalidad. El Comit Distrital de Rotaractianos deber seleccionar un club cercano al lugar de la reunin. El representante distrital de Rotaract deber delegar el planeamiento de los diversos aspectos de la conferencia en los rotaractianos y los rotarios que integran los respectivos comits distritales y el comit de los rotaractianos anfitriones. Por lo general, se invita a participar a todos los rotaractianos del distrito, as como tambin a los integrantes del Comit Distrital de Rotaract, el presidente y los miembros de los Comits de Rotaract de los clubes rotarios patrocinadores, los asesores de los clubes Rotaract y el gobernador de distrito. Tambin se pueden cursar invitaciones al gobernador de distrito electo y los asistentes del gobernador (si corresponde). La conferencia de distrito de Rotaract podr celebrarse a principios del ao rotario (julio, agosto o septiembre) para alentar el inicio de actividades o a finales de ao (abril, mayo o junio) para celebrar los logros alcanzados. Analice la posibilidad de celebrar este evento en un local cntrico, con acceso fcil y econmico para los rotaractianos de todo el distrito.

Colaboracin con el presidente del Comit Distrital de Rotaract y otros dirigentes Los miembros del Comit Distrital de Rotaract y del Comit Distrital de Rotaractianos debern trabajar en estrecha colaboracin a efectos de planificar todos los aspectos de las reuniones distritales de Rotaract. Los miembros de los comits pueden desempearse como dirigentes de los grupos de discusin, as como tambin ayudar a promover la asistencia de los rotaractianos a las reuniones. Se recomienda solicitar ideas y asesoramiento del instructor distrital para planificar la Conferencia de Distrito de Rotaract. 9

Programa

El contenido del programa deber tener en cuenta los temas de inters de los rotaractianos del distrito. El representante distrital de Rotaract deber planear un programa capaz de motivar a los participantes y fomentar la amistad entre los rotaractianos del distrito. Si optara por destacar en la conferencia un tema concreto, deber seleccionar oradores especializados en aspectos que se relacionen con dicha iniciativa. Las sesiones plenarias podran incluir alocuciones a cargo de oradores de entidades gubernamentales regionales, empresas u organizaciones de la comunidad cuya labor de servicio apuntale el lema de Rotary, y cuyos conocimientos e ideas contribuyan a informar y servir de fuente de inspiracin para los rotaractianos. Las sesiones de los grupos de discusin pueden tratar diversos temas, incluidos los siguientes: sesiones de trabajo acerca de proyectos de servicio (con panelistas especializados), foros para el intercambio de ideas o debates sobre problemas distritales especficos. En el Apndice se incluye un modelo de programa para su conveniencia.

Gastos

Por lo general, los clubes Rotaract del distrito financian todas sus actividades. El costo de la Conferencia de Distrito deber ser mnimo y estar en consonancia con los medios econmicos de los participantes. Normalmente, los rotaractianos pagan una cuota de inscripcin que incluye comidas, funciones recreativas y alojamiento.

Reuniones distritales
Algunos distritos invitan a los dirigentes rotaractianos a participar en las reuniones distritales de Rotary. Al concurrir a las reuniones de los rotarios, los rotaractianos adquieren valiosos conocimientos acerca de las funciones de los clubes y distritos, tcnicas de liderazgo e informacin til sobre Rotary. Al mismo tiempo, se propicia el espritu de unidad entre rotaractianos y rotarios. El representante distrital de Rotaract y el presidente del Comit Distrital de Rotaract debern estudiar la posibilidad de invitar a los rotaractianos a las reuniones distritales de Rotary: Seminario de Capacitacin del Equipo Distrital. El propsito de este seminario es brindar capacitacin a los asistentes del gobernador y miembros de los diversos comits para el desempeo de sus funciones, fomentar el debate acerca de las maneras de colaborar con los clubes y entre s, y repasar los recursos a su alcance para el cumplimiento de su labor. Se podr invitar al representante distrital de Rotaract y otros miembros del Comit Distrital de Rotaractianos a participar en este seminario. Asamblea de Distrito. El objetivo de esta asamblea consiste en formar a los dirigentes de los clubes rotarios, de manera tal que obtengan las aptitudes, conocimientos y motivacin necesarios para guiar al club hacia un funcionamiento eficaz. Se podr invitar a esta reunin a los presidentes y otros funcionarios de los clubes Rotaract. Conferencia de Distrito. En la Conferencia de Distrito se celebra la labor de Rotary mediante las actividades de compaerismo, los discursos inspiradores y el reconocimiento de los proyectos eficaces puestos en prctica por los clubes y el distrito. Se podr invitar a todos los miembros de los clubes Rotaract a participar en este evento.

Preguntas para reflexionar

Cul es la responsabilidad de los clubes anfitriones? Qu temas se pueden abordar en los seminarios de capacitacin y en las Conferencias de Distrito de Rotaract? En quines podr el representante distrital de Rotaract delegar la responsabilidad de planificar las actividades de las reuniones?

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Captulo 4 Aumento del nmero de socios y la extensin

Su conocimiento y experiencia sobre Rotaract sern de suma utilidad para expandir y destacar el cuadro social de rotaractianos en el distrito. Rotaract podr seguir sirviendo eficazmente a la comunidad slo si logra mantener una estructura de clubes slidamente constituida por socios que participan activamente en la obra. En calidad de representante distrital de Rotaract, una de sus responsabilidades principales ser ayudar en la forganizacin de nuevos clubes Rotaract e impulsar a los clubes a que alcancen su mximo potencial en cuanto al nmero de socios. Solicite a los clubes Rotaract del distrito que le enven un ejemplar cumplimentado de la Gua para la planificacin de clubes eficaces (el formulario de solicitud est incluido en el Manual de Rotaract). Analice dicha informacin al determinar las metas relacionadas con el aumento del nmero de socios.

Formacin de clubes nuevos

Coordine esfuerzos con el presidente del Comit Distrital de Rotaract para ubicar los clubes rotarios interesados en patrocinar clubes Rotaract. En calidad de experimentado representante distrital de Rotaract, usted puede generar el entusiasmo de dichos clubes para la promocin de Rotaract y ayudarlos en la captacin de socios en perspectiva de la comunidad. Solicite autorizacin a los clubes rotarios del distrito para efectuar una presentacin sobre Rotaract. (Sera recomendable que para tal fin utilizara el modelo de presentacin incluido en el Apndice.) Este modelo ofrece un panorama conciso sobre Rotaract y los beneficios que reporta dicho programa a Rotary y la comunidad. Modifique el modelo de presentacin, describiendo las actividades de servicio y el xito obtenido por los clubes Rotaract del distrito.

Aumento del nmero de socios

Un factor importante para el funcionamiento de los clubes Rotaract es la captacin de socios, ya que stos aportan ideas y temas de inters nuevos, adems de energizar el cuadro social y proveer una fuente de lderes potenciales para el club. Cada socio cualificado incrementa la capacidad del club para brindar servicio y garantiza su futuro. Exhorte a los clubes de su distrito a procurar activamente la captacin de nuevos socios cualificados, tomando en consideracin los siguientes elementos: Cul es la manera ms eficaz de cursar una invitacin a un socio en perspectiva? Qu materiales informativos sobre Rotaract debern proporcionarse a nuevos y futuros socios? Cundo? Qu seales son indicacin de que un socio piensa dejar el club? De qu manera contribuyen los recursos tecnolgicos al aumento del nmero de socios?

Preguntas para reflexionar

Cules son algunos de los puntos clave que usted analizar con los clubes rotarios respecto a los beneficios que conlleva el patrocinio de un club Rotaract? Cmo se puede motivar a los socios del club para que busquen la afiliacin de socios nuevos?

Recursos de RI Los clubes Rotaract y los clubes rotarios patrocinadores podrn usar el Folleto sobre Rotaract (663-SP) como un medio para afiliar a nuevos socios. Sera conveniente que entregara ejemplares del folleto a los socios de los clubes rotarios donde efecta las presentaciones. 11

Captulo 5 Proyectos de servicio

La implementacin de proyectos de servicio es esencial para el funcionamiento de los clubes Rotaract. Los clubes Rotaract eficaces les brindan la oportunidad a los socios de servir en la comunidad local y en todo el mundo. En calidad de representante distrital de Rotaract, su responsabilidad ser asesorar a los clubes en el emprendimiento de proyectos de servicios y el anlisis de proyectos que podran llevarse a cabo con xito en el mbito del distrito.

Cmo ayudar a los clubes a implementar proyectos de servicio

En calidad de rotaractiano experimentado, su conocimiento sobre los elementos que contribuyen a la eficacia de las iniciativas en la comunidad y en el mbito internacional es fundamental en el proceso de orientacin de los clubes. Los vnculos que usted hubiera establecido con los clubes rotarios y clubes Rotaract, tanto en el mbito distrital como en el resto del mundo, tambin pueden fortalecer a los clubes mediante el intercambio de informacin tan valiosa. Tenga presentes las siguientes pautas al asesorar a los clubes Rotaract acerca de los proyectos de servicio: Inste a los clubes a evaluar las necesidades de la comunidad, utilizando todos los recursos informativos disponibles, y a cumplimentar la Gua para la planificacin de clubes eficaces, incluida en el Manual de Rotaract. Apoye a los clubes en la elaboracin e implementacin de proyectos que responden a las necesidades que hayan sido detectadas en la comunidad. Colabore con los clubes en la movilizacin de la comunidad para apoyar las metas establecidas para los proyectos y participe, siempre que sea posible, en su puesta en prctica. Designe a un miembro del Comit Distrital de Rotaractianos para que colabore en la implementacin de los proyectos de servicio del club. Exhorte a los clubes a utilizar los recursos que ofrece Rotary, incluidos los conocimientos y experiencia de los rotarios y los comits distritales, adems de la vasta gama de medios disponibles a travs de RI y la Fundacin. La funcin de liderazgo que usted desempea en el distrito le posibilita movilizar a los clubes para que participen en la Semana Mundial de Rotaract, el Reconocimiento de RI a Proyectos Sobresalientes de Rotaract y la Mencin Presidencial, si se presentaran dichas oportunidades durante su ao en el cargo. Estas actividades ayudan a los clubes a fijar metas, intensificar los esfuerzos de servicio e intercambiar informacin con Rotary International y, en consecuencia, con la comunidad rotaria de todo el mundo. Para obtener formularios de solicitud de participacin y mayor informacin sobre estas actividades, visite el sitio web de RI o pngase en contacto con el personal del programa Rotaract en: [email protected].

La implementacin de proyectos eficaces de servicio en la comunidad es la clave del xito de los clubes Rotaract. A fin de asesorar eficazmente a los clubes Rotaract de su distrito, usted deber familiarizarse con estas dos publicaciones: Comunidades en accin: Gua para el desarrollo de proyectos (605A-SP) y la Lista de Oportunidades de Servicio (605B-SP). Dichas publicaciones proporcionan informacin detallada sobre la seleccin y planificacin de proyectos que abordan las carencias de la comunidad, as como tambin relaciones pblicas, recaudacin de fondos y evaluacin de los proyectos. 12

Planificacin e implementacin de proyectos en el distrito

A efectos de incrementar la relevancia y alcance de las actividades de servicio de Rotaract, se recomienda llevar a cabo un proyecto en el mbito distrital. Las actividades de servicio implementadas con la colaboracin de varios clubes Rotaract del distrito ayudarn a los socios a conocerse e intercambiar ideas e informacin, as como experimentar el espritu de compaerismo de Rotaract. Las actividades entre varios clubes Rotaract del distrito a menudo constituyen la extensin en el mbito distrital de un proyecto que, en principio, fue implementado exitosamente por un club. Otras actividades en el mbito distrital podran concentrarse en un campo de desarrollo especfico de la comunidad por ejemplo, la alfabetizacin y movilizar la participacin de todos los clubes para que emprendan proyectos que aborden este tema. Las actividades de servicio en el mbito distrital debern contar con la aprobacin del 75% de los clubes Rotaract del distrito. (Si desea obtener ms informacin sobre las maneras de financiar este tipo de actividades, consulte el captulo 7.) A continuacin se describen varios ejemplos de proyectos de alcance distrital: Los rotaractianos de Torren, Coahuila, Mxico, patrocinaron la campaa antidrogas Hazlo por tu propio bien ante el alarmante problema de toxicomana entre los adolescentes. A travs de concursos de murales y carteles, producciones teatrales y el otorgamiento de variados premios, lograron incrementar la concienciacin de los estudiantes del distrito sobre las peligrosas consecuencias del consumo de narcticos. En Brasil, los clubes Rotaract de un distrito trabajaron en colaboracin con los clubes rotarios patrocinadores y otras organizaciones para implementar cursos de capacitacin en el cultivo de vegetales y la preparacin de alimentos. El objetivo de dichos cursos fue ayudar a la poblacin indigente de la localidad a mejorar la produccin alimenticia para su propio consumo, as como para la venta al pblico. Se realizaron donaciones en pro del programa cada dos semanas, con el resultado de que se cultivaron 20 pequeas huertas en cada uno de los campos municipales sin aprovechar. El Distrito 3310 (sudeste de Asia) puso en marcha un proyecto de capacitacin laboral para los presidiarios de las crceles locales, destinado a proporcionar destrezas para el trabajo que podran utilizar una vez recuperada su libertad. Los rotaractianos y rotarios del distrito, con la colaboracin de los clubes rotarios patrocinadores, impartieron clases de reparacin de computadoras y uso de los programas de computacin, adems de brindar consejos para buscar empleo. En el transcurso de los primeros cinco meses, ms de 100 presos se inscribieron en dichos cursos.

Preguntas para reflexionar

De qu manera colaborar usted con los clubes Rotaract en la implementacin de sus actividades de servicio? Qu proyectos potenciales podran considerarse para su ejecucin por parte de todos los clubes Rotaract del distrito?

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Captulo 6 Relaciones entre Rotaract y Rotary

Los clubes Rotaract funcionan con mayor eficacia cuando mantienen relaciones slidas con los clubes rotarios patrocinadores y otros rotarios del distrito. Como representante distrital de Rotaract, usted trabajar en estrecha colaboracin con el presidente del Comit Distrital de Rotaract a fin de mejorar el programa de Rotaract en su distrito. Por ello, deber hacer todo lo posible para mantener una comunicacin fluida y constante con dicho funcionario rotario. Asimismo, se le podra solicitar que brinde asesoramiento a los clubes Rotaract interesados en colaborar eficientemente con los clubes rotarios patrocinadores.

Colaboracin con los dirigentes distritales de Rotaract

En cumplimiento de sus funciones, usted colaborar con el presidente del Comit Distrital de Rotaract y otros dirigentes rotarios a efectos de organizar nuevos clubes y aumentar el nmero de socios, coordinar las actividades de Rotary y Rotaract en el distrito, y planificar las reuniones de capacitacin de liderazgo distrital destinadas a los presidentes de los clubes Rotaract. Lo exhortamos a reunirse con el presidente del Comit Distrital de Rotaract para analizar la posibilidad de que los rotaractianos participen en la Conferencia de Distrito de Rotary. Sugiera la participacin de los rotaractianos en dicha conferencia como oradores o maceros, o mediante la exhibicin de los proyectos de Rotaract en un mostrador de informacin. Tambin los dirigentes rotaractianos del distrito podran aprovechar la capacitacin impartida a los rotarios del distrito, tanto en la Conferencia como en la Asamblea de Distrito. Por ello, es importante discutir con el presidente del Comit Distrital de Rotaract la posible participacin de los rotaractianos en las reuniones rotarias. Otros asuntos a considerar con el presidente del Comit Distrital de Rotaract son la coordinacin de actividades conjuntas entre los clubes rotarios patrocinadores y los clubes Rotaract, especialmente las que se relacionan con la Semana Mundial de Rotaract, y la planificacin de las sesiones de capacitacin para los funcionarios entrantes de los clubes Rotaract y otros lderes rotaractianos del distrito.

Mejoramiento de las relaciones del club

Como representante distrital de Rotaract, usted actuar como persona de enlace entre los clubes rotarios patrocinadores y los clubes Rotaract del distrito. Ocasionalmente se plantean dificultades de comunicacin entre los clubes Rotaract y los clubes rotarios patrocinadores; por ello, es importante contar con la asistencia de una persona de juicio imparcial. Como representante distrital de Rotaract, los clubes Rotaract o los clubes rotarios patrocinadores podran solicitar su mediacin en situaciones de conflicto. Su intervencin como mediador podra ayudar a resolver problemas y disputas. Los clubes Rotaract y los clubes rotarios patrocinadores obtienen beneficios mutuos al participar mancomunadamente en actividades de servicio. Por ejemplo, la Semana Mundial de Rotaract que se observa durante la semana del 13 de marzo de cada ao, ha sido programada para propiciar las actividades conjuntas de Rotary y Rotaract, a efectos de celebrar la creacin del programa Rotaract. Exhorte a los clubes Rotaract a unir fuerzas con los clubes rotarios patrocinadores a fin de implementar las actividades programadas en celebracin de la Semana Mundial de Rotaract (por ejemplo, que

Sugerencias para mantener una excelente relacin con el presidente del Comit Distrital de Rotaract: Envele informacin actualizada va Internet. Aproveche los conocimientos que este funcionario posee sobre Rotary. Trabaje mancomunadamente con el presidente del comit para conseguir las metas que usted estableci para los clubes Rotaract del distrito. 14

los rotaractianos concurran a las reuniones de los rotarios y viceversa o implementar un proyecto conjunto). Para obtener informacin actualizada al respecto y los formularios para solicitar reconocimientos, visite el sitio web de RI o contacte con el personal de RI por correo electrnico en [email protected]. Otras actividades para fomentar las relaciones entre Rotaract y Rotary son: Concurrir a las reuniones del club rotario patrocinador siempre que se los invite. Invitar a los socios del club rotario patrocinador a participar de las reuniones del club Rotaract. Comunicar al club rotario patrocinador todo problema o inconveniente que surja. Invitar a los socios del club rotario patrocinador a participar en proyectos de servicio con los rotaractianos. Ofrecer ayuda en asuntos relacionados con los proyectos de servicio del club rotario patrocinador. Enviar el boletn del club Rotaract al club rotario patrocinador.

Preguntas para reflexionar

De qu manera pueden los clubes Rotaract mantener buenas relaciones con los clubes rotarios patrocinadores? Qu beneficios aporta al representante distrital de Rotaract el trabajo mancomunado con el presidente del Comit Distrital de Rotaract?

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Captulo 7 Finanzas
En calidad de representante distrital de Rotaract, la administracin de las finanzas distritales constituye una de las funciones ms importantes que deber cumplir. Su responsabilidad primordial ser encargarse de la administracin y la contabilidad de todo presupuesto aprobado por el distrito y de todas las contribuciones recaudadas para una actividad especfica que hubiera sido aprobada. Se espera que los representantes distritales de Rotaract acten conforme a las pautas establecidas para el desembolso de fondos y que proporcionen peridicamente informes actualizados sobre las finanzas del distrito a los dirigentes distritales.

Comit Distrital de Finanzas

La mayora de los distritos establece un presupuesto para gastos administrativos, con cuyos fondos el Comit Distrital de Rotaract financiar las actividades auspiciadas por el distrito y la administracin y desarrollo del programa Rotaract. Los fondos recaudados se depositarn en una cuenta bancaria a nombre de la organizacin distrital de Rotaract. El control fiscal dentro de un distrito debe estar a cargo de varios dirigentes distritales y la gestin de los fondos distritales no debe ser supervisada por una sola persona. Consecuentemente, se recomienda el nombramiento de un comit, o de dos o ms personas, para que acten como signatarios de dicha cuenta bancaria. El Comit Distrital de Finanzas, conjuntamente con el representante distrital de Rotaract, elabora un presupuesto que deber distribuirse entre todos los clubes para su aprobacin. Se designar a un miembro de dicho comit para que cumpla funciones de tesorero y se encargue de llevar un registro de gastos e ingresos. Otro integrante del Comit Distrital de Finanzas se encargar de verificar la exactitud de los registros del tesorero, y una vez por ao se enviarn informes financieros a todos los clubes Rotaract.

Fondo para las actividades de servicio de Rotaract en el distrito

Si la implementacin de un proyecto de servicio cuenta con la aprobacin de las tres cuartas partes de todos los clubes Rotaract del distrito, se podr establecer un fondo para las actividades de servicio de Rotaract en el distrito. En dicho fondo debern depositarse todas las contribuciones destinadas a sufragar los gastos del proyecto. Adems, dado que todos los proyectos de servicio y los fondos pertinentes deben contar con la aprobacin del gobernador de distrito, ste deber designar un Comit de Supervisin de Fondos para verificar una adecuada gestin de recaudacin y administracin de los fondos distritales. Este comit estar conformado por rotaractianos del distrito y por lo menos un rotario integrante del Comit Distrital de Rotaract. Los fondos para las actividades de servicio de Rotaract en el distrito sern depositados en una cuenta bancaria separada, lo cual indica claramente que dicho fondo es propiedad de la organizacin distrital de Rotaract y que no pertenece a ningn individuo o club Rotaract especfico.

Preguntas para reflexionar

Cul es el propsito del Comit Distrital de Finanzas? Qu funcin debe cumplir el gobernador de distrito respecto al fondo para las actividades de servicio de Rotaract en el distrito?

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414-EN(1103)

Captulo 8 Actividades de Rotaract ms all del mbito distrital

A menudo las actividades de servicio de los clubes Rotaract abarcan la participacin de ms de un distrito mediante la colaboracin mancomunada de mltiples distritos, modalidad conocida como actividades multidistritales, y la participacin en reuniones y proyectos de ndole internacional. Como representante distrital de Rotaract, inste a los clubes del distrito a participar en tales actividades, ya que esto contribuir a aumentar la visibilidad y el alcance del programa Rotaract.

Actividades, reuniones y organizaciones multidistritales

En ocasiones, se le solicitar al representante distrital de Rotaract que colabore con otros distritos en la ejecucin de reuniones y proyectos e incluso que participe en las actividades de organizaciones multidistritales. Entre las actividades de Rotaract ms all del mbito del distrito figuran: Reuniones multidistritales. Reuniones con participacin de clubes Rotaract de dos o ms distritos, a fin de tratar asuntos cuya importancia supera el mbito distrital. Actividades multidistritales. En estos proyectos de servicio patrocinados por Rotaract participan clubes de dos o ms distritos. Agencias informativas multidistritales (AIM). Es decisin de cada distrito formar parte de una AIM. Las AIM tienen como propsito difundir informacin y facilitar la comunicacin entre los clubes Rotaract de los distritos participantes. Para obtener una lista de las AIM y de los distritos participantes, srvase contactar con el personal del programa Rotaract en la Sede Mundial de RI, visitar el sitio web de RI o consultar el Directorio Mundial de Rotaract. Si desea conocer ms a fondo la formativa de RI respecto a las reuniones, actividades y organizaciones de ndole multidistrital, consulte el punto 24 de la Declaracin de normas sobre los clubes Rotaract.

Oportunidades de servicio en el mbito internacional

Los rotaractianos cuentan con numerosas oportunidades de experimentar la verdadera internacionalidad de Rotaract y Rotary. Se exhorta a los clubes Rotaract a asociarse con clubes de otras regiones del mundo para colaborar mancomunadamente en la prestacin de servicios.

Reuniones internacionales auspiciadas por RI

La Reunin de Rotaract previa a la Convencin, auspiciada por el Comit de Rotaract de RI y que precede en forma inmediata a la Convencin de RI, congrega a rotaractianos y rotarios de todo el mundo, quienes intercambian ideas para la implementacin de proyectos y toman parte en actividades de compaerismo. Todos los representantes distritales de Rotaract (entrantes y en ejercicio) debieran asistir a esta reunin. Asimismo, los representantes de Rotaract deben exhortar a todos los rotaractianos del distrito a participar en este evento. Los rotaractianos estn invitados (y se los insta) a concurrir a la Convencin de RI, evento de cuatro das de duracin, y pueden participar en todas las actividades de la Convencin tales como seminarios sobre programas, exhibicin de proyectos y sesiones plenarias. La participacin en la Convencin de RI brinda a los rotaractianos una idea ms concreta sobre Rotary, su carcter internacional, el servicio que presta en el mundo y el papel que cumple el programa de Rotaract dentro de la estructura rotaria.

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Reuniones internacionales auspiciadas por los rotaractianos

Otra oportunidad de participacin internacional es Interota, reunin trienal auspiciada por los rotaractianos y celebrada con carcter rotatorio en una ciudad diferente del mundo. Este encuentro, de una semana de duracin, es una ocasin ideal para que los dirigentes rotaractianos de distrito obtengan una comprensin ms cabal sobre el funcionamiento del programa en todo el mundo para as contribuir al fortalecimiento de la gestin de Rotaract en el distrito.

Preguntas para reflexionar

Qu beneficios trae aparejada su participacin en reuniones, actividades y organizaciones multidistritales? Qu papel desempea el representante distrital de Rotaract respecto a las reuniones internacionales?

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Apndice
Esta seccin contiene modelos de documentos importantes para los dirigentes distritales de Rotaract. Modelo de boletn distrital .................................................................................. Modelo de programa de la reunin de capacitacin para dirigentes distritales de Rotaract .......................................................................................... Modelo de programa de la Conferencia de Distrito de Rotaract ........................... Modelo de presentacin sobre Rotaract .............................................................. Inventario del distrito ........................................................................................... Relaciones pblicas: Respuestas a preguntas bsicas sobre Rotaract .................... 20 22 24 25 27 28

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Modelo de boletn distrital

Boletn del representante distrital de Rotaract Distrito 0001 Vol. 1: Julio-agosto

Bienvenidos al nuevo ao rotaractiano! Mi nombre es Juan Gmez y soy el representante distrital de Rotaract para el Distrito 0001. Este ao promete ser muy interesante para los clubes Rotaract de nuestro distrito. El inicio del ao plantea una excelente oportunidad para evaluar las actividades y el progreso de los clubes. Se logran las metas fijadas? Disfrutan los socios de la oportunidad de formar parte de esta excepcional organizacin? Capta el club nuevos socios y los hace sentirse a gusto dentro de la familia rotaria? Si ha contestado negativamente a una de estas preguntas, determine qu debe cambiarse y de qu manera lo puedo ayudar para abordar estos inconvenientes y as contribuir al fortalecimiento de nuestro distrito. Ser socio de un club Rotaract significa mucho ms que asistir a las reuniones mensuales. Significa establecer vnculos con profesionales jvenes que poseen intereses similares para contribuir a lograr cambios en la comunidad y el mundo. Al mismo tiempo, los rotaractianos adquieren nuevas destrezas, comparten experiencias y establecen nuevas amistades. Cuanto ms esfuerzo se dedique a las iniciativas de Rotaract, mayor ser la compensacin intelectual y emocional. Todos estamos sumamente ocupados, pero le sorprender gratamente la satisfaccin que obtendr si dedica ms tiempo a las actividades de Rotaract. ste ser un ao colmado de actividades y proyectos, por ello es importante planificar con antelacin. Cules son los planes de su club respecto a la Semana Mundial de Rotaract? Enviar su club un proyecto para participar en el Reconocimiento de RI a proyectos sobresalientes de Rotaract? Espero que todos los clubes del Distrito 0001 participen en la iniciativa que hemos emprendido para ayudar a los nios de Sierra Leona, por medio de la cual compraremos materiales educativos para los nios de escasos recursos econmicos. Comience a planificar desde ahora las maneras en que su club recaudar fondos para contribuir a esta importante actividad distrital. Aprovechemos este momento pleno de entusiasmo en el Distrito 0001 para dedicarnos al servicio y dar lo mejor de nosotros a quien necesite, en cumplimiento del lema Dar de S sin Pensar en S. Saludos cordiales, Juan Gmez RDR, Distrito 0001

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Fechas importantes entre julio y agosto

Sb. Sb. Sb. Dom. Sb. Sb. 5 de julio 12 de julio 19 de julio 3 de agosto 9 de agosto 16 de agosto Campo Claro Baha Blanca Colegio San Martn Auditorio Simn Bolvar Parque del Centenario Barrio San Telmo Desayuno en el Caf de la Fuente Velada de comedia Limpieza de parques Teletn Campaa de recoleccin de libros Jornada para catar vinos Marta Prez Angela Wong Catalina Rodrguez Marcos Dvalos Daniela Salgado Julio Sosa

La Asamblea de Distrito
Los clubes Rotaract del Distrito 0001 han sido invitados a concurrir a la Asamblea del Distrito 0001 de Rotary. Se trata de una valiosa oportunidad para que los rotaractianos profundicen sus conocimientos acerca de la finalidad, los objetivos y las actividades de Rotary. Asimismo, esta reunin constituye una oportunidad singular para nuestros clubes Rotaract, dado que se nos solicit la colocacin de un mostrador con informacin sobre Rotaract durante la jornada dedicada a las exposiciones. Si desearan prestar servicios voluntarios, comunquense con Jos Amezcua y Malena Echeverra, quienes estarn a cargo de la organizacin del mostrador. Se recomienda hacer el mximo esfuerzo posible para concurrir a la Asamblea de Distrito de Rotary, especialmente si ocupar el puesto de presidente, tesorero o secretario de club entrante, o de presidente de los comits de Servicio en la Comunidad, Desarrollo Profesional o Finanzas. Asamblea de Distrito del Distrito 0001, 5 de abril, Hotel y Centro de Convenciones Gral. Jos Artigas (programa de actividades a determinarse prximamente). Entrada: libre y gratuita.

Convencin de RI
Se insta a los rotaractianos a concurrir a la Convencin de RI. En este evento, de cuatro das de duracin, los rotaractianos podrn participar en todas las actividades de la Convencin, tales como seminarios sobre programas, exhibicin de proyectos y sesiones plenarias. Considere la posibilidad de asistir a esta reunin de RI. La Convencin constituye una valiosa oportunidad para que los rotaractianos se renan y establezcan contactos con los rotarios de todo el mundo. Para mayor informacin, visite www.rotary.org/newsroom/ downloadcenter/events.

Clubes nuevos
Me complace extender la ms clida bienvenida a nuestros nuevos clubes Rotaract: el Club Rotaract de Belgrano R, patrocinado por el Club Rotario de Belgrano R, y el Club Rotaract de Avellaneda, bajo el patrocinio del Club Rotario de Avellaneda. Unmosnos para expresarles a estos clubes nuestro deseo de un fructfero primer ao de labor rotaractiana. Considere la posibilidad de compartir su valiosa experiencia con estos dos nuevos clubes. Podr contactarlos en: [email protected] y avellanedarotaract @district0001.com, respectivamente.

Rotaractianos destacados del Distrito 0001

Diana Peralta, a cargo del Servicio en la Comunidad en el Club Rotaract del Barrio San Telmo, particip en el Seminario de Rotary para Lderes Jvenes, llevado a cabo el 6 y 7 de septiembre en Buenos Aires, Argentina. En esta reunin se discutieron temas relacionados con las oportunidades de desarrollo de la juventud en la regin y los participantes analizaron nuevas estrategias de accin.

Servicios de hospitalidad para los rotaractianos mexicanos

El Club Rotaract de Thunder Bay brind hospitalidad a Gustavo Sanabria y Carlos Ziga, pertenecientes al Club Rotaract de Del Valle, Mxico, durante la visita que ambos efectuaron en julio a Thunder Bay. Se les ofreci hospitalidad en hogares y se los acompa en un recorrido por las instalaciones de dos destileras de la zona (Banks DIH Ltd. y Demerara Distillers Ltd.). Asimismo, Sanabria y Ziga tuvieron la oportunidad de conocer a sus pares de los clubes Rotaract de Thunder Bay y Battle Creek, para analizar un proyecto conjunto y las posibilidades de iniciar hermanamientos interclubes.
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Modelo de programa de la reunin de capacitacin para los dirigentes de clubes Rotaract

8.00-9.00 9.00-9.45 Inscripcin Sesin plenaria de apertura (presidida por el representante distrital de Rotaract entrante) Anuncios y presentaciones Palabras de bienvenida a cargo del presidente del Comit Distrital de Rotaract Discurso: Consecucin de las metas Presentacin a cargo del representante distrital de Rotaract: Planes y objetivos para el ao que se inicia (25 minutos) Enfoque: Planes para el ao, lema anual de RI, motivacin de los dirigentes de club y establecimiento de metas Descanso Sesiones de grupos de discusin Cada sesin se inicia con la presentacin de apertura en la cual se abordan las responsabilidades administrativas de cada funcionario, la utilizacin eficiente de los recursos del club y las oportunidades de servicio, as como tambin las responsabilidades que dicho servicio trae aparejadas. Grupo 1 Grupo 2 Grupo 3 Grupo 4 Grupo 5 Grupo 6 Grupo 7 12.00-13.30 Presidentes de club entrantes Secretarios entrantes Tesoreros entrantes; directores/presidentes de los comits de Finanzas; presidentes de los subcomits Directores/presidentes del Servicio del Club; presidentes de los subcomits Directores/presidentes de Desarrollo Profesional; presidentes de los subcomits Directores/presidentes del Servicio en la Comunidad; presidentes de los subcomits Directores/presidentes del Servicio Internacional; presidentes de los subcomits

9.45-10.00 10.00-12.00

Almuerzo Discurso a cargo de un rotario acerca de un tema relacionado con Rotaract o Rotary.

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13.30-15.30

Estudio de un caso prctico: Los directores y presidentes de los comits de Servicio al Club, Desarrollo Profesional, Servicio en la Comunidad y Servicio Internacional, as como los presidentes de los respectivos subcomits, analizan problemas especficos y su resolucin a travs del planteamiento de casos prcticos. Los secretarios y tesoreros podrn participar en la sesin de su preferencia. El representante distrital de Rotaract entrante se rene con los presidentes de club entrantes Enfoque: Fijacin de metas y estrategias de comunicacin que se implementarn durante el prximo ao Descanso Sesin plenaria de clausura Administracin del distrito (presentacin a cargo del representante distrital de Rotaract) Enfoque: structura del Comit Distrital de Rotaract, presupuesto y Conferencia de Distrito Palabras de clausura a cargo del representante distrital de Rotaract Cierre de la reunin

13.30-15.30

15.30-16.00 16.00-17.00

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Modelo de programa de la Conferencia de Distrito para los clubes Rotaract

8.00-9.00 9.00-9.45 Inscripcin Primera sesin plenaria Anuncios Palabras de bienvenida a cargo del representante distrital de Rotaract Pasar lista de los clubes Discurso a cargo de un lder de la comunidad Actividades destacadas de los clubes del distrito Descanso Sesiones de trabajo en grupo Temas posibles: Aumento y retencin del cuadro social, maneras eficaces para la recaudacin de fondos, relaciones pblicas y Rotaract, La Fundacin Rotaria, proyectos de servicio, etc. Almuerzo (con inclusin de actividades de entretenimiento o discursos inspiradores) Segunda sesin plenaria Discurso a cargo de un rotario o lder de la comunidad Actividades destacadas de los clubes del distrito Discurso a cargo del presidente de un club Rotaract en el cual se aborda uno de los proyectos de servicio de dicho club Sesiones de trabajo en grupo Temas posibles: Discusiones de grupo acerca de inquietudes o problemas que ataen especficamente al distrito, intercambio de ideas, colaboracin del club Rotaract con el club rotario patrocinador, etc. Descanso Sesin plenaria de clausura Foro de discusin sobre temas tratados durante la jornada Discurso inspirador Anuncios finales Cierre de la reunin

9.45-10.00 10.00-12.00

12.00-13.00 13.00-14.00

14.00-15.30

15.30-15.45 15.45-16.30

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Modelo de presentacin sobre Rotaract

La organizacin de un club Rotaract es una de las actividades ms significativas que un club rotario puede emprender en la comunidad. Les brinda a los rotarios la oportunidad de servir en calidad de mentores de los profesionales jvenes y, adems, contribuir al desarrollo de los futuros lderes de la comunidad. Como contrapartida, Rotaract aporta a los clubes rotarios nuevas ideas para las actividades de servicio, apoyo incesante a sus proyectos, y la posibilidad de que en el futuro los rotaractianos se conviertan en rotarios. Integrados por socios con edades comprendidas entre los 18 y los 30 aos, los clubes Rotaract brindan a los estudiantes y profesionales jvenes la oportunidad de desarrollarse en el marco personal y profesional, abordar las necesidades de la comunidad y promover la comprensin internacional a travs de las actividades de compaerismo y servicio. La palabra Rotaract significa Rotary en accin y hoy dicha organizacin cuenta con cerca de 173.000 jvenes de ms de 150 pases, que pertenecen a aproximadamente 7.500 clubes, motivo por el cual Rotaract constituye un fenmeno verdaderamente internacional.

Rotaract en accin
Los clubes Rotaract emprenden cada ao por lo menos un proyecto de servicio en la comunidad y otro de servicio internacional. A continuacin, algunos ejemplos de los proyectos Rotaract puestos en prctica en todo el mundo: Un club Rotaract de Taipei, Taiwan, implement un proyecto de recoleccin de juguetes, libros infantiles y equipo de rehabilitacin, para su donacin posterior a una sala de juegos del pabelln peditrico del Chang-Gung Memorial Hospital. Con la colaboracin del club rotario patrocinador, el club Rotaract se aboc a la tarea de repintar y redecorar la sala de juegos. Los rotaractianos se dedicaron durante varios meses a las tareas de recoleccin de los artculos necesarios para la sala de juegos y, al mismo tiempo, mantuvieron reuniones con los administradores del hospital para analizar los proyectos en marcha. En Portugal, el Club Rotaract de Montijo colabor con el Club Rotario de Montijo, el ayuntamiento de la ciudad y la Comisin Nacional del Euro para difundir informacin sobre la nueva moneda europea. Primero, se inform a fondo a los rotaractianos sobre el euro y stos posteriormente dieron charlas sobre el tema en diversos lugares, interactuando con el pblico. Tambin fueron de casa en casa, distribuyendo volantes y folletos informativos por toda la ciudad. En la populosa ciudad de Medelln, Colombia, no hay demasiados lugares al aire libre que brinden seguridad para que los nios puedan correr y jugar sin riesgo. Un club Rotaract de Medelln, en colaboracin con varios clubes rotarios de dicha ciudad y California, EE.UU., recaud fondos para la construccin de un parque de recreo donde los nios puedan jugar sin temor. El esfuerzo de los rotaractianos se cristaliz en un campo polideportivo que incluye tribunas para los espectadores, un mural conmemorativo e instalaciones deportivas que incluyen aros y cestas para practicar bsquetbol, redes para vleibol y arcos para la prctica de ftbol. Un club Rotaract de Estambul, Turqua, puso en marcha un proyecto destinado a brindar asistencia permanente a la poblacin infantil de escasos recursos de la comunidad. En colaboracin con el club rotario patrocinador, los rotaractianos proporcionaron a seis nios servicios mdicos y odontolgicos, alimentos, ropa, lecciones de ingls y tiles escolares. Tambin les brindaron la oportunidad de asistir a los eventos sociales y culturales que tienen lugar en la capital turca. El club Rotaract ha establecido como mxima prioridad la recaudacin de fondos para continuar ayudando a estos nios. Los eventos especiales de recaudacin de fondos para esta causa incluyen la recoleccin y posterior venta de ropa usada, la venta de entradas para funciones de teatro y la organizacin de un campamento de Rotaract.

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Etapas principales para la organizacin de clubes Rotaract

1. Formar un Subcomit de Rotaract (dependiente del Comit de Servicio en la Comunidad), con un mnimo de cinco integrantes. 2. Establecer firme inters entre los socios a fin de asegurar el xito del club Rotaract. 3. Decidir si el club Rotaract se basar en un centro de enseanza o en la comunidad. 4. Seleccionar y captar a los posibles rotaractianos. 5. Organizar reuniones informativas. 6. Celebrar reuniones de organizacin a fin de analizar las actividades del club, las elecciones, las cuotas, el lugar y la fecha de las reuniones, as como la normativa, estatutos y reglamento de Rotaract. 7. Obtener el certificado de organizacin del club Rotaract y celebrar la ceremonia inaugural y de instalacin de los socios nuevos.

Preguntas de discusin
Qu oportunidades de servicio tienen los estudiantes y profesionales jvenes en el mbito de la comunidad? Quines son los socios potenciales para el club? En qu tipo de proyectos podran participar los rotaractianos a fin de mejorar la calidad de vida en la comunidad? De qu manera puede colaborar el representante distrital de Rotaract con los rotaractianos en tales actividades? A cunto ascenderan los fondos que sera necesario asignar a efectos de fundar un club Rotaract? Una vez establecido el club, qu tipo de actividades de recaudacin de fondos podran organizar los rotaractianos para garantizar su autosuficiencia? Cuntos clubes Rotaract funcionan actualmente en el distrito? De qu manera puede el club rotario patrocinador proporcionar apoyo permanente al club Rotaract?

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Inventario del distrito

A fin de comenzar a establecer las metas para el distrito, es recomendable que el representante distrital de Rotaract evale las actividades y proyectos que los clubes Rotaract ya han puesto en marcha. Para ello, el RDR deber rellenar la hoja de trabajo Inventario del distrito. No obstante, antes de proceder a rellenar dicha hoja de trabajo, sera conveniente que el RDR enve a todos los clubes Rotaract del distrito la Gua para la planificacin de clubes eficaces, incluida en el Manual de Rotaract. Tmese como base el ao anterior. 1. Aumento neto del nmero de socios en los clubes Rotaract existentes: 2. Nmero de nuevos clubes organizados: 3. Asistencia a las reuniones distritales de Rotaract, si corresponde: 4. Nmero de clubes no representados en dichas reuniones: 5. Nmero de clubes que han emprendido a) Proyectos de Servicio en la Comunidad: b) Proyectos de Servicio Internacional: c) Actividades de Desarrollo Profesional: d) Actividades de Desarrollo de Liderazgo: 6. Nmero de clubes que participan en a) La Semana Mundial de Rotaract: b) El Reconocimiento de RI a proyectos sobresalientes de Rotaract: c) La Mencin Presidencial de Rotaract: 7. Proyectos destacados llevados a cabo por varios clubes del distrito:

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Relaciones pblicas: Respuestas a preguntas bsicas sobre Rotaract

A fin de prepararse para las presentaciones sobre Rotaract que efectuar ante el pblico en general y los medios de comunicacin, utilice las pautas que figuran a continuacin para responder a las siguientes preguntas (se incluyen modelos de respuestas a las preguntas formuladas): Las respuestas sern eficaces si son: positivas, basadas en los hechos, especficas y breves. Incluya palabras clave como: servicio, comunidad, internacional y liderazgo. Qu es Rotaract? Rotaract es una organizacin de servicio para adultos jvenes entre los 18 y los 30 aos. Los clubes Rotaract forman parte de una iniciativa universal para contribuir a la paz y la comprensin mundial. Qu es Rotary? Rotary es una red mundial de voluntarios al servicio de la comunidad. Rotary International es una organizacin mundial de servicio integrada por un milln doscientos mil lderes profesionales y empresariales de ambos sexos, que voluntariamente participan en actividades destinadas a mitigar las necesidades de la comunidad local e internacional. Rotary presta servicios de carcter local e internacional. Por ejemplo, los problemas ms cruciales del mundo de hoy, tales como la salud e higiene pblica, el hambre y el deterioro del medio ambiente, deben abordarse en el mbito de la comunidad. Con ms de 31.000 clubes en 166 pases, Rotary cuenta con las caractersticas ideales para abordar estos problemas y tambin muchos otros. Quines son los rotaractianos? Los rotaractianos son estudiantes universitarios y profesionales jvenes. Quines son los rotarios? Los rotarios son hombres y mujeres probos, que representan numerosos sectores de la esfera empresarial y profesional. Estos voluntarios, de todas las edades, prestan servicio voluntario para mitigar los problemas de la comunidad local e internacional. Qu hace Rotaract? Los clubes Rotaract organizan diferentes proyectos y actividades que dependen principalmente de los intereses de los socios del club. Todos los clubes emprenden, en distinta medida, tres tipos de actividades: desarrollo profesional, fomento de las dotes de liderazgo y proyectos de servicio. En qu aspectos difieren Rotaract y Rotary? Rotaract es un programa de formacin para jvenes de ambos sexos de edades comprendidas entre los 18 y los 30 aos. Aun cuando cada club Rotaract cuenta con el patrocinio de un club rotario de la localidad, los clubes Rotaract emprenden sus propios programas y actividades de servicio. En ciertas circunstancias, podran hacerle preguntas que reflejan una percepcin negativa de Rotaract, como por ejemplo: No es Rotaract una organizacin elitista para hijos de rotarios?, o Los clubes Rotaract slo se renen para socializar, no es verdad?. De qu manera puede usted contrarrestar dicha percepcin? Cul sera su respuesta a una pregunta difcil de responder? Indique dos preguntas que seran difciles de responder en su esfera de accin. Cul sera su respuesta?

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