IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CALIDAD EN UN EMPAQUE DE FRUTAS

Susana B. Chauvet *, Susana Matheus Depto Qumica Facultad de Ciencias Exactas y Tecnologa (Universidad Nacional del Tucumn) Av Independencia 1800 - 4000 San Miguel de Tucumn -Tucumn- Argentina e-mail: [email protected]

Resumen. El objetivo del trabajo es presentar la metodologa utilizada en un Empaque de frutas para disear e implementar un sistema de calidad, cuando la empresa decide exportar frutas congeladas. La primera actividad fue la interpretacin de la norma y la realizacin de un diagnostico de la empresa adoptando los criterios del estndar. Una vez determinado el punto de partida se elabor un plan de trabajo para adecuar las instalaciones, modificar y/o elaborar procedimientos, llevar a cabo el anlisis de peligros y cuantificacin de los puntos crticos de control (PCC), apoyados en un plan de capacitacin. Luego de la redaccin de nuevos procedimientos, la construccin de nuevos registros, la confeccin del anlisis de peligros y la cuantificacin de los PCC y la elaboracin del plan de monitoreo, fue necesario realizar la capacitacin del personal responsable de su aplicacin. El resultado final luego de todas estas actividades fue el haber superado la auditoria satisfactoriamente. Las dificultades encontrados surgieron por la resistencia al cambio como consecuencia de la modificacin de los sistemas de monitoreo, la necesidad de definir responsables, la conformacin de nuevos registros y fundamentalmente el erradicar practicas no adecuadas para la empresa.

Palabras Claves: Calidad, Sistema de Calidad, HACCP, BPM 1. Introduccin La cadena alimentaria, enfrenta mltiples requerimientos, en el mbito de la inocuidad de los alimentos, el medio ambiente, la salud y la seguridad de los trabajadores. Es as como Estados Unidos - luego de los ataques del 11 de septiembre de 2001 impuso nuevos requisitos para la introduccin y comercializacin de alimentos, considerando entre ellos la trazabilidad. Por su parte la Unin Europea - por medio de la regulacin (EC) N 178/2002- exige a partir de enero del 2005 la trazabilidad para todos los alimentos que se comercialicen en Europa. Si bien las nuevas normativas estn centradas en conceptos de calidad, muchas veces esto no es suficiente, surgiendo como requisitos indispensables para competir en los mercados la implementacin de sistemas que contemplen el cuidado del medio ambiente y la seguridad y bienestar de los trabajadores (Foorsythe et al, 1999). Es as como existen diversos documentos, protocolos y normativas exigidos por los compradores de distintos pases, destacndose entre otras: BPA (Buenas Practicas Agrcolas), EUREPGAP, BPM (Buenas Practicas de Manufactura), HACCP (Anlisis de Peligros y Puntos Crticos de Control), AIB (American Institute of Baking), GFSI (Global Food Safety Initiative), BRC (British Retail Consortium), ISO 22000. El surgimiento de estas exigencias responde, en buena parte, a la deteccin de enfermedades transmitidas por los alimentos (ETAS) como el caso de las frambuesas contaminadas con Cyclospora en Estados Unidos (Foorsythe et al, 1999).y a la desconfianza que empezaron a sentir los consumidores debido a problemas sanitarios como el "mal de la vaca loca". Frente a todas estas nuevas exigencias se encuentra un Packing de frutas, ubicado en la ciudad de San Isidro de Lules en Tucumn. Inici sus actividades con el embalado de fruta fresca, para el mercado nacional. Con el paso del tiempo avizor un nicho econmico aprovechando la frutilla fuera de los parmetros de calidad como fruta fresca

y la cada de precio por la sobre oferta en el mercado, surgiendo as la produccin de frutas congeladas para exportar. Las exigencias para estos nuevos productos ha ido evolucionando a lo largo del tiempo y en el ao 2004 sus clientes de EEUU, comenzaron a exigirle que el Packing certificara con el estndar de American Institute of Baking, otorgndole como plazo la temporada de congelado del 2005. Esta nueva exigencia ha llevado al Packing a una adecuacin en las instalaciones y equipos, rediseo de sus procedimientos y la incorporacin de nuevas actividades para establecer un sistema de calidad con un programa HACCP en funcionamiento, basados en buenas prcticas de manufacturas, (BPM), procedimientos operativos estandarizados de sanitizacin (limpieza y desinfeccin - POES), manejo integrado de plagas, sistema de trazabilidad, procedimientos de recuperacin de productos y otros procedimientos operativos estandarizados (POE). 2. Pasos previos Una vez que la Direccin de la empresa tom la decisin de certificar el Empaque con el estndar procedi a designar al responsable para coordinar las actividades para el diseo, implementacin y mantenimiento del Sistema de Calidad (Rico, 1993). Otra actividad complementaria fue contratar a un asesor de la zona con experiencia en Sistemas de Gestin de Calidad y HACCP, para colaborar en la elaboracin de la documentacin necesaria, la realizacin de auditorias internas y la capacitacin del personal. La primera actividad encarada fue estudiar el estndar en profundidad para as disear una lista de verificacin y evaluar la situacin actual de la empresa frente a los requisitos de los programas del estndar. 3. El estndar El estndar para la Inocuidad de los Alimentos fueron publicadas para que los productores de alimentos las utilicen para evaluar los peligros en la produccin de alimentos en la planta procesadora y determinar el grado de cumplimiento con el

estndar. Contienen los criterios y mtodo de calificacin que se usan para asignar una cifra numrica (calificacin) a la planta procesadora de alimentos. Estos criterios fueron elaborados tomando como bases leyes y reglamentos de la FDA, Normas Sanitarias de las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos; Directiva EEC; los Reglamentos de Seguridad para los Alimentos del Reino Unido; y la Comisin de Higiene de Alimentos del Codex Alimentarius, entre otros. El estndar (AIB, 2001) esta dividida en cinco Programas: 1) Suficiencia del programa de seguridad de los Alimentos, 2) Control de plagas 3) Mtodos operativos y practicas de personal 4) Mantenimiento para la seguridad de los alimentos 5) Prcticas de limpieza La seccin Suficiencia del Programa de Seguridad de los Alimentos establece la responsabilidad de la direccin de la empresa para administrar programas formalmente documentados, necesarios para establecer y mantener un sistema efectivo de inocuidad de los alimentos. La efectividad del programa de inocuidad de los alimentos se evala por medio del proceso de autoinspeccin y acciones correctivas, los cuales documentan el mantenimiento y mejora continua de los programas requeridos para inocuidad de alimentos. La seccin de Control de Plagas describe los elementos de un programa formal y escrito para la prevencin de adulteracin de los alimentos por plagas, evidencia de plagas, o pesticidas. La seccin Mtodos Operativos y Prcticas del Personal provee una lista de

programas y tcnicas para proteger los alimentos de la adulteracin durante su elaboracin. Aborda la recepcin y el almacenamiento de la materia prima; el movimiento y manipulacin de ingredientes; y las prcticas de operacin del personal hasta su despacho. La seccin Mantenimiento para la Seguridad de los Alimentos establece los requerimientos para que la planta tenga un programa de mantenimiento preventivo

establecido e implementado; un sistema documentado de ordenes de trabajo para el mantenimiento; y criterios de diseo sanitario/higinico para el edificio, el equipo y los utensilios, para evitar la contaminacin de los alimentos por estas fuentes. La seccin Prcticas de Limpieza establece los requerimientos para la limpieza programada de las instalaciones, edificio y los terrenos, los equipos y utensilios, as como la limpieza de mantenimiento asociada con los sistemas elctricos y mecnicos.

4.- Diagnstico de la empresa Una vez que se interioriz sobre el estndar y se interpret la diferencia entre debe (un requerimiento de acuerdo con el estndar) y debera (una recomendacin), se procedi a elaborar una lista de verificacin para evaluar la situacin de la empresa frente al estndar. Esta lista se la confeccion de manera que a los responsables de llevarla a cabo les resultara fcil el monitoreo y el registro de los datos. En la Figura 1 se brinda el esquema utilizado para recabar los datos.

LISTA DE VERIFICACION Programa : ..................................................................................................................... Requisito del Estandar Estado de la empresa

Fig. 1: Esquema de Lista de Verificacin utilizada. Para cada programa se elabor la correspondiente lista de verificacin, a modo de ejemplo, para algunos aspectos del Programa de Inocuidad de los Alimentos se tiene los puntos 1 a 8 y para el programa Mantenimiento para la Seguridad de los Alimentos los puntos 9 a 13. 1) Se mantiene un organigrama funcional de organizacin 2) Hay designada una persona competente a nivel de supervisin que debe asegurar que todos los empleados estn conscientes de su responsabilidad

3) Existe un mecanismos para asegurar que se mantiene informado de toda legislacin importante; asuntos sobre la seguridad de los alimentos. 4) Hay procedimientos escritos o instrucciones de trabajo perfilando las responsabilidades especficas de cada gerente de departamento. 5) Se dispone de descripciones de trabajo y un sistema de reemplazos para cubrir las ausencias de empleados claves. 6) Se tiene un Manual de Calidad con las pautas del sistema de calidad y definida la responsabilidad de revisarlo peridicamente para asegurar efectividad y compatibilidad continua. 7) Se tiene definida una poltica sobre calidad que expresa la intencin de la compaa de cumplir con sus obligaciones para producir productos seguros y legales y su responsabilidad hacia sus clientes 8) Se puede asegurar que todo el personal de supervisin y el personal clave entienden e implementan la poltica de calidad. La misma es comunicada por toda la compaa y ser revisada peridicamente. 9) El lugar esta ubicado y mantenido, de manera que se evite la contaminacin de los alimentos 10) Los terrenos alrededor de la planta se conservan de una manera que evite la posibilidad de adulteracin de los alimentos, como almacenamiento adecuado de equipo, alejado de los muros y del suelo. 11) Se remueve la basura y los desechos, malezas o pasto alto de la cercana inmediata del edificio. 12) Los terrenos tiene el drenaje adecuado libre de agua estancada u otros contaminantes potenciales. 13 El sitio esta cercado en forma segura. Una vez completado el relevamiento de las instalaciones, documentacin y practicas operativas del personal para cada uno de los cinco programas se dispona de la informacin de la situacin en que se encontraba la empresa antes de comenzar con el diseo e implementacin de Sistema de Calidad.

Una vez completado el relevamiento de las instalaciones, documentacin y practicas operativas del personal para cada uno de los cinco programas se dispona de la informacin de la situacin en que se encontraba la empresa antes de comenzar con el diseo e implementacin de Sistema de Calidad.

A modo de ejemplo se tiene el relevamiento para los puntos 1 a 13: 1) La empresa no tenia elaborado un organigrama 2) Se haba designado al Jefe de Control de Calidad como responsable de estas tareas, de manera verbal. 3) No estaba establecido mecanismo formal para detectar la legislacin de aplicacin y su actualizacin 4) La empresa tenia alguna documentacin escrita, pero no haba claridad en la definicin de responsabilidad 5) No estaba documentado los perfiles de puestos, era informal. 6) La empresa no tiene elaborado un Manual de la calidad . 7) No haba una poltica de calidad documentada 8) Al no haber una poltica documentada, tampoco estaba establecido mecanismos de comunicacin formal. 9) El packing esta ubicado y se mantiene, de manera que se evita la contaminacin de los alimentos 10) El Packing esta ubicado de manera que su limite Norte y Oeste se vincula con una calle, la que es mantenida por la Municipalidad. En el limite Este da hacia una finca y el Sur con viviendas. El limite mas peligros es el este frente a los movimientos de tierra que se efecta en poca de plantacin. 11) En el lateral este, en determinadas periodos del ao hay pasto alto, por lo que seria necesario buscar mecanismos de mantener los mismos. 12) El terreno donde esta ubicado el Packing tiene la pendiente necesaria para evitar agua estancada, salvo la zona de descarga de fruta que no esta asfaltada y cuando llueve puede estancarse agua. Se necesita hacer el piso para la entrada de camiones.

13) El lateral Este no cuenta con un cierre seguro. Se debera construir una cerca mas alta y segura para evitar la entrada de plagas y controlar el acceso de las personas.

5. Lista de Actividades En base a lo diagnosticado se ha procedido a elaborar una lista de actividades en las que se contemplaban la elaboracin de documentos con la correspondiente definicin de los responsables, las correcciones y/o mejoras a las instalaciones y la respectiva capacitacin, por ejemplo se confeccion el listado de actividades para el Programa de Inocuidad de los alimentos. 1) La Direccin de la Empresa debe definir un Organigrama. Formalizarlo en un documento denominado: Organigrama de la Empresa y aprobado por la Direccin de la Empresa 2) La Direccin de la Empresa debe efectuar un documento con la designacin formal del Jefe de Control de Calidad como coordinador de las actividades de diseo,

implementacin y mantenimiento del Sistema de Calidad de manera de cumplir con la Poltica de la Empresa. 3) El Jefe de Control de Calidad debe elaborar un procedimiento para relevar la legislacin aplicable al producto y al proceso relacionados con la seguridad de los alimentos y definir los mecanismos para mantener actualizada la legislacin aplicable. Responsable de dichas actividades: Jefe de Control de Calidad. 4) Elaborar un Procedimiento de Control de documentos que establezca el control de toda la documentacin del Sistema de calidad y dentro de ello el formato de dicha documentacin (Manual de Calidad, Procedimientos, Instructivos de Trabajo y otros) de manera que al redactar un documento conlleve la definicin de las responsabilidades asociadas al documentos. Responsable de su elaboracin: Jefe de Control de Calidad 5) Elaborar un documento con los perfiles de los puestos que figuran en el Organigrama, Este documento debe cumplir con los lineamientos para los documentos segn el Procedimiento de Control de Documentos Responsable de su elaboracin: Jefe de Control de Calidad y Jefe de Produccin. Aprobacin: Direccin de la Empresa

6) Elaborar un Manual de la Calidad con las pautas del Sistema de Calidad. Este documento debe estar bajo control de los lineamientos establecidos en el Procedimiento de Control de Documentos. Responsabilidad de elaborar este Manual el Jefe de Control de Calidad, de revisarlo el Jefe de Produccin y de la aprobacin, la Direccin de la Empresa. 7) La Direccin de la Empresa debe elaborar la Poltica de Calidad que expresa la intencin de la compaa de cumplir con sus obligaciones para producir productos seguros y legales y su responsabilidad hacia sus clientes. La misma debe constituir un documento que se basara en los principios de procedimiento de control de documentos. 8) Una vez publicado el documento: Poltica de Calidad se establece que la misma ser publicada en un Mural a la entrada del Packing. Adems se llevaran a cabo charlas explicativas al todo el personal. Estas explicaciones sern obligatorios para todo el personal nuevo y se repetir para todo el personal anualmente. Responsabilidad del Mural: Jefe de Compras. Responsabilidad de las charlas: Jefe de Control de Calidad y Jefe de Produccin. 9) Sobre este punto no hay actividad a realizar. 10) Ver punto 11) 11) El Jefe de Control de Calidad debe incorporar en el Control de Plagas la responsabilidad de corte de pasto o aplicacin de herbicidas para mantener corto el pasto. La Direccin de la empresa debe designar un responsable para efectuar el control de plagas y contratar la capacitacin para dicho responsable. 12) La Direccin de la Empresa debe autorizar y contratar la construccin, para la zona de descarga de fruta, del piso para la entrada de camiones. 13) Construir una cerca mas alta y segura para evitar la entrada de plagas y controlar el acceso de las personas. Responsabilidad del Jefe de Mantenimiento. 6. Plan de trabajo Con el listado de actividades se procedi a ordenarlo usando los criterios de un Diagrama de Afinidad. Esta herramienta permite a partir de un conjunto de ideas

(actividades) que pueden provenir de una tormenta de ideas (Listado de Actividades), ordenarlas en agrupaciones por alguna afinidad (Rico, 1993). Para proceder se observaron las actividades y en base a ello se sugieren frases que puedan agruparlas. Los criterios de agrupacin surgieron en base a: Documentos, Registros, Capacitacin, Mantenimiento y Obras nuevas. En documentos se comprendi a todas aquellas actividades de elaboracin de procedimientos y asignacin de responsabilidades que no existan o bien no estaban asignadas de manera formal. Con el termino Registros se defiri a todas las actividades de creacin de registros que no existan o a la revisin de los registros que se estaban usando para determinar que los mismos seran o deban ser modificados. Con Capacitacin se entendan todas aquellas actividades de formacin en los nuevos requerimientos, la implementacin de los procedimientos, aplicacin de los nuevos registros y las nuevas practicas operativas que se desarrollaran. En Mantenimiento se agruparon las actividades de modificaciones de la instalaciones, equipos, utensilios que podan llevarse a cabo internamente y que de alguna manera solo implicaban actividades de arreglos, correcciones u obras que podran hacerse con recursos ms limitados, en cambio con Obras nuevas se englobaron aquellas actividades que deban pasar por una autorizacin de la Direccin por los montos y los cambios a las instalaciones que implicaban.

7. Redaccin de nuevos documentos La primera actividad fue acordar los tipos de documentos que se elaboraran. Se acord los siguientes tipos de documentacin: Poltica de Calidad, Organigrama. Perfiles de Puestos, Manual de la calidad, Manuales de procesos por producto. Procedimientos, Manual de Buenas Practicas de Manufactura y Programas HACCP para cada producto. En base a cada tipo de documentacin se defini el formato del mismo, as como que cada documentos tendra el tipo y su nombre, la fecha que entra en vigencia, numero de revisin, responsable de la redaccin, revisin y aprobacin. El cuerpo de documento

debe tener el objetivo, el alcance, definiciones y abreviaturas, responsabilidades, la metodologa, los registros y la documentacin asociada o de referencia. 8. Plan de capacitacin En funcin de la agrupacin de Capacitacin se elabor un Plan de Capacitacin preliminar, separando las actividades que podran llevarse a cabo internamente de aquellas en las cuales era necesario la contratacin externa. Para la capacitacin se trat de aprovechar el periodo de baja produccin ya que en otro momento solo podra realizarse en grupos muy reducidos. En el caso particular de las buenas practicas de manufactura se utiliz video con la realizacin de los talleres, que el propio video provea. Siendo este mecanismo muy practico, por el nivel educativo de los empleados. Tambin se brind a nivel de los supervisores apuntes para la lectura y luego se adjunt una lista de preguntas como medio para una auto evaluacin de dicha lectura. Se confeccion un registro de capacitacin, que se comenz a utilizar de manera inmediata ya que constitua la evidencia objetiva de la capacitacin, requisitos tambin de AIB. 9. Etapa de ajustes y puesta en marcha A medida que se confeccionaba un documento, se capacitaba a las personas que tenan responsabilidad en el mismo. Se llevaban a cabo los ajustes a la metodologa utilizada. En esta etapa se trabaj en el desarrollo de la confianza del personal, para que se apropiaran de la metodologa propuesta en base a su aplicabilidad y pertinencia al proceso, proponiendo todas las modificaciones para que la misma sea til al propsito y que no la tomaran como una obligacin por que la norma lo obligaba. Esta etapa fue sumamente valiosa, por la experiencia ganada, en especial en la relacin con el personal para que la documentacin le sirviera a los usuarios. 10. Auto inspecciones y acciones correctivas Una vez que la documentacin se redact, se capacit al personal y se implementaron las correcciones a las instalaciones y se comenzaron con las auto inspecciones, requisito

del estndar. Se debe inspeccionar toda la instalacin por lo menos una vez al mes. Se debe generar un informe formal sobre las observaciones de la inspeccin. Para cada discrepancia hay que proporcionar el curso de accin correctiva requerida, persona o personas responsables, fecha estimada de correccin (ASQ, 2003), y fecha de cumplimiento de la accin correctiva. La inspeccin debera ser sistemtica (ASQ, 2003). Comenzar en un rea, tal como recepcin, entonces avanzar a travs del rea de la planta o lnea de produccin en una secuencia lgica. Las anotaciones deberan relacionarse directamente al rea inspeccionada. Esto permitir que el equipo de administracin las use para enfocarse en aquellas reas de plantas o prcticas que presentan mayores riesgos para la seguridad de los alimentos. Es importante que el escribiente anote todas las observaciones efectuadas por el equipo. El equipo debera discutir las observaciones, para que todos los miembros entiendan los peligros observados, correcciones necesarias, y cuales cambios pueden efectuarse al sistema administrativo, para evitar que vuelva a ocurrir el problema o peligro. Para poner a funcionar las auto inspecciones, se design el Equipo de Auto inspeccin, se confeccion el registro para las auto inspecciones y en base a la capacitacin recibida se comenzaron a realizar las mismas. Es importante que el equipo lleve a cabo una inspeccin detallada y cuidadosa, usando los criterios contenidos en el estndar. En un inicio las auto inspecciones se enfocaban mucho hacia la parte de instalaciones y mucho menos a las practicas operativas, ya que generalmente se las realizaba en momentos donde la actividad productiva decaa, para que est presente todo el equipo. Esto provocaba menos oportunidades de detectar fallas en los procesos por parte del personal y del funcionamiento de las maquinas, como perdidas de grasas, posibilidad de contaminacin del producto, etc En las primeras auto inspecciones, hasta que se logr pulir la metodologa, se presentaron varias situaciones conflictivas entre el personal, pensando en el culpable en lugar de la situacin problemtica que se deba corregir.

En un inicio, hasta que el equipo adquiriera la capacidad de observacin de las fallas a la inocuidad de los alimentos, no se calificaban las observaciones programa del estndar. Cada observacin se la deba adems calificar con la designacin de palabras Serio, No satisfactorio, o Mejora necesitada (AIB, 2001), si la observacin de la inspeccin concuerda con la definicin del estndar. No satisfactorio: Peligro inminente para la inocuidad de los alimentos, falla del programa, o desviacin de las Buenas Prcticas de Manufactura (AIB, 2001). Serio: Peligro potencial importante para la inocuidad de los alimentos o riesgo de falla del programa. Mejora necesitada: Un peligro potencial, omisin parcial del programa o hallazgo en la inocuidad de los alimentos inconsistente con las BPM. Si ese peligro, omisin o hallazgo no es corregido, puede resultar en la falla del programa. Con el transcurrir del tiempo, se determin que era necesario fotografiar los hallazgos y tambin las correcciones, lo que ayud a la capacitacin de los miembros. Un error frecuente que se detect es que, en determinados momentos, debido a las exigencias productivas, las auto inspecciones eran ms superficiales, que en las pocas de menos produccin. Lo positivo es que las auto inspecciones ayudan a que los distintos miembros del equipo aporten su mirada particular de la misma situacin, por ejemplo: el de produccin , el de mantenimiento, el de limpieza, el de control de plagas, de manera de producir la sinergia en los temas de la inocuidad de los alimentos. 10. Conclusiones Luego del cumplimiento del plan de trabajo y la realizacin de las auto inspecciones y las correcciones, se solicito la auditoria de certificacin. En las auditorias de certificacin del estndar se utiliza para calificar cada programa con la puntuacin dada en la Tabla 1. de acuerdo al

Tabla 1: Puntuacin de cada Programa

Nivel de incumplimientos Necesidad de mejoras menores, no existe potencial de contaminacin Algunas mejoras necesarias, peligros potenciales observados Deficiencias serias Deficiencias no satisfactorias

Calificacin 180-200 160-175 140-155 <140

Luego se acumulan los valores de cada programa y se otorga la calificacin entre superior, Excelente, Satisfactorio y No Satisfactorio (AIB, 2001). La empresa logro la calificacin de Excelente, lo que ha servido de gran motivacin para el personal, por haber obtenido este logro que premia el arduo trabajo efectuado. Lo importante luego de este logro, fue el convencimiento de tener que mantener esta forma de trabajo, aun en condiciones de alta produccin. Las dificultades encontradas surgieron por la clsica resistencia al cambio, como consecuencia de la modificacin de los sistemas de monitoreo, la necesidad de definir responsables, la conformacin de nuevos registros y fundamentalmente erradicar practicas no adecuadas para una empresa productora de alimentos. Las fortalezas estaban en la participacin de los dueos, el equipo HACCP, seleccionado como conductor de los cambios y de un asesor externo con experiencia en el estndar (AIB, 2001) que colabor en los ajustes finales previo a la auditoria. Referencias (AIB, 2001) American Institute of Baking Normas Consolidas de AIB para la Seguridad de los Alimentos Rico, R. (1993) Calidad Estratgica Total; Total Quality Management. Ediciones

Macchi. Buenos Aires Bogota Foorsythe S.J., Hayes P. R. (1999). Higiene de los alimentos, microbiologa y HACCP. Editorial Acribia Zaragoza Espaa.

ASQ Food, Frug and Cosmetic Division. (2003). Manual del Auditor de calidad. Editorial Acribia Zaragoza Espaa.