Excel Basics

Excel in your Career - Basics
Adrian Stettler
Berner Fachhochschule | Wirtschaftsingenieurwesen

Terms to know
 Workbook: Das gesamte .xlsx file
 Worksheet: Ein Tabellenblatt innerhalb des Workbooks
 Cell: Eines der Feld innerhalb eines Worksheets. Alle Daten müssen in Zellen
festgehalten werden. Jede Zelle hat eine klare Bezeichnung gemäss der zugehörigen
Column und Row.
 Row: Eine Zeile auf einem Worksheet. Nummerisch nummeriert.
 Column: Eine Spalte auf einem Worksheet. Alphabetisch nummeriert.
 Cell Reference: Die Bezeichnung der Zelle gemäss Rows und Columns (z.B. G35)
 Ribbon: Die Taskleiste oberhalb der Zellen, welche in mehrere Tabs unterteilt wird.
 Range: Wenn mehrere Zellen gleichzeitig bearbeitet/berechnet werden, wird eine
Range definiert.
 Formula: Eine Berechnung innerhalb einer Zelle. Beginnt immer mit “=“.
 Function: Vordefinierte Formulas in Excel welche für komplexere Berechnungen
eingesetzt werden können.

Example of Data Table

Example of Visual Table (1/2)

Example of Visual Table (2/2)

Basic Formulas in Excel
 Alle Formulas (wie auch sämtliche Funktionen) werden in einer Zelle in Excel aktiviert mit dem
=-Zeichen.
 Beispiele (keine Leerschläge!): = (10 + 9)/2 =A2/A3
 Berechnungen funktionieren in vielen Fälle über verschieden Zellenformatierungen hinweg.

 Beispiel:
Invoice Datum Betrag Zinsen Kosten Formel

#001 01.01.2019 $100.00 20.00% 120 "=C2*(1+D2)"
#002 03.01.2019 $150.00 20.00% 180 "=C3*(1+D3)"
#003 03.01.2019 $140.00 20.00% 168 "=C4*(1+D4)"

Basic Functions in Excel
= 𝑆𝑈𝑀(𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟1, 𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟2 ) = 𝑆𝑈𝑀(𝐴2: 𝐴99)
= 𝐴𝑉𝐸𝑅𝐴𝐺𝐸(𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟1, 𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟2 ) = 𝐴𝑉𝐸𝑅𝐴𝐺𝐸(𝐵2: 𝐵99)
= 𝑀𝐸𝐷𝐼𝐴𝑁(𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟1, 𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟2 ) = 𝑀𝐸𝐷𝐼𝐴𝑁(𝐵2: 𝐵99)
= 𝑂𝑅(𝑙𝑜𝑔𝑖𝑐𝑎𝑙1, 𝑙𝑜𝑔𝑖𝑐𝑎𝑙2 ) = 𝑂𝑅(𝐴2, 𝐴3, 𝐴4)
= 𝐴𝑁𝐷(𝑙𝑜𝑔𝑖𝑐𝑎𝑙1, 𝑙𝑜𝑔𝑖𝑐𝑎𝑙2 ) = 𝐴𝑁𝐷(𝐵2, 𝐵3, 𝐵4)

Filter Data
 How to activate filters:
1. Select a random cell in the first row of your data
2. Got to Data -> Filter
 Purpose: Use filters to hide certain rows of data that you deem irrelevant for your current
analysis.
 Filters are enabled individually for

every column. Multiple filters can
be active at the same time.
 See your options for filtering by

selecting the dropdown arrow
in the first row.

Copy und Paste
 Copy Paste, wie in jedem Office Programm mit Ctrl+C und Ctrl+V
 Copy Paste wird regelmässig eingesetzt um:

 Funktionen zu kopieren (Achtung hier passt sich jeweils die Cell
Reference an, ausser diese wird festgehalten)
 Daten zu manipulieren
 Ganze Rows oder Columns kopieren
 Formating von einem Ort auf einen anderen auszubreiten
 Daten aus dem Internet in Excel zu importieren

Advanced Paste Options
 Zur Verfügung nach Rechtsklick oder über Home -> Paste (Kein sinnvoller Shortcut verfügbar)
 Paste: Alles wird übernommen (wie Ctrl + V)
 Values: Nur nummerischer Wert (einsetzbar wenn Resultate

von Funktionen kopiert werden)
 Formula: Kopiert Funktionen, allerdings ohne Formatting
 Transpose: Horizontale Reihe zu Vertikal, und vice versa
 Formatting: Nur Formatierung wird übernommen (Kann auch mit Format Painter erreicht
werden (Home -> Format Painter)

Paste Special Menu
 Zur Verfügung nach Rechtsklick oder über Home -> Paste (Kein sinnvoller Shortcut verfügbar)
 Viele der Funktionalitäten haben wir bereits

kennengelernt.
 Kombination von Funktionalitäten (z.B. Paste

Values und Transpose)
 Skip Blanks: Leere Zellen im Kopierfeld werden

nicht kopiert und im Pastefeld unverändert.
 Operation: Die Werte des Kopierfeld werden

mit den Werten des Pastefeld mathematisch
verarbeitet (add, subtract, multiply, divide).

Copy und Paste über Bereiche hinweg
 Vorgehensweise:
 Bereich markieren und unten rechts Linksklick und festhalten.
 Cursor wird zu einem Kreuz
 Über Zellen ziehen bis zu Destination
 Funktionsweise:
 Kopiert wird die Logik im markierten Bereich (z.B. 1, 2 -> 3,4 etc)
 Funktionen werden auch übertragen
 Kurze Übungen:
 Kreieren Sie eine Column von Zahlen von 1 bis 10
 Kreieren Sie eine Column von geraden Zahlen von 2 bis 20
 Kreieren Sie eine Fibonacci-Reihenfolge von 10 Werten (Start mit 1)

Formatvorlagen für Zellen in Excel
 Excel kann verschiedene Datenarten in verschiedene Art und Weise darstellen.
 Die Formatierung der Zelle muss dafür angepasst werden. Die Zelle markieren
und dann unter Home Tab, Rubrik «Number» zum Dropdown Fenster.

Probleme mit Zellenformatierung (Beispiel Datumrechner)
 Übung:
 Erstellen Sie diese Struktur, inklusive der Zellenformatierung:
 Jeder Mitarbeiter hat 7 Tage zur Verfügung um sein Projekt abzugeben. Wann muss der
jeweilige Mitarbeiter sein Projekt abgeben?
 Zusatz: Stellen Sie sicher, dass nur Arbeitstage für die Herleitung des Abgabetermins
verrechnet werden (Google kann hier behilflich sein).

Einige Generische Tipps
 Create Worksheets with the Future in Mind.
 Avoid Repetitive Formulas.
 Avoid Fixed Numbers in Formulas.
 Do not Merge Cells.
 Avoid Hiding Data.
 Be Clear Which Units Are Used.
 Save Styling for the End.
 Use Positive Numbers.
 Avoid the Use of Macros.


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 Berechnungen funktionieren in vielen Fälle über verschieden Zellenformatierungen hinweg.

Invoice Datum Betrag Zinsen Kosten Formel

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= 𝑆𝑈𝑀(𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟1, 𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟2 ) = 𝑆𝑈𝑀(𝐴2: 𝐴99)

= 𝐴𝑉𝐸𝑅𝐴𝐺𝐸(𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟1, 𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟2 ) = 𝐴𝑉𝐸𝑅𝐴𝐺𝐸(𝐵2: 𝐵99)

= 𝑀𝐸𝐷𝐼𝐴𝑁(𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟1, 𝑛𝑢𝑚𝑏𝑒𝑟2 ) = 𝑀𝐸𝐷𝐼𝐴𝑁(𝐵2: 𝐵99)

= 𝑂𝑅(𝑙𝑜𝑔𝑖𝑐𝑎𝑙1, 𝑙𝑜𝑔𝑖𝑐𝑎𝑙2 ) = 𝑂𝑅(𝐴2, 𝐴3, 𝐴4)

= 𝐴𝑁𝐷(𝑙𝑜𝑔𝑖𝑐𝑎𝑙1, 𝑙𝑜𝑔𝑖𝑐𝑎𝑙2 ) = 𝐴𝑁𝐷(𝐵2, 𝐵3, 𝐵4)

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 Filters are enabled individually for

 See your options for filtering by

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 Copy Paste wird regelmässig eingesetzt um:

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 Paste: Alles wird übernommen (wie Ctrl + V)

 Values: Nur nummerischer Wert (einsetzbar wenn Resultate

 Formula: Kopiert Funktionen, allerdings ohne Formatting

 Transpose: Horizontale Reihe zu Vertikal, und vice versa

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 Viele der Funktionalitäten haben wir bereits

 Kombination von Funktionalitäten (z.B. Paste

 Skip Blanks: Leere Zellen im Kopierfeld werden

 Operation: Die Werte des Kopierfeld werden

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 Excel kann verschiedene Datenarten in verschiedene Art und Weise darstellen.

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 Erstellen Sie diese Struktur, inklusive der Zellenformatierung:

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 Avoid Repetitive Formulas.

 Avoid Fixed Numbers in Formulas.

 Do not Merge Cells.

 Avoid Hiding Data.

 Be Clear Which Units Are Used.

 Save Styling for the End.

 Use Positive Numbers.

 Avoid the Use of Macros.

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