E-Manuskripte mit MS Word 2010

ist.

Vorwort

Die Reihe Innovatives Publishingwissen für die Praxis! ist aus den Seminaren der XML-Schule hervorgegangen. Sie bietet – ebenso wie die Seminare – gezielt praxisorientiertes Fachwissen für die professionelle und innovative Produktion im crossmedialen Umfeld.

Die Publikationen können als Einstieg in das jeweilige Thema genutzt werden, sie sind aber auch als Ergänzung oder Wiederholung für die Themen konzipiert, die in den Seminaren vorgestellt und eingeübt werden. Darüber hinaus können die Veröffentlichungen der XML-Schule auch als Nachschlagewerke eingesetzt werden.

MS Word (für Windows) – mit allen im Einsatz befindlichen Versionen – ist nach wie vor das am häufigsten benutzte Tool für die Erfassung und Bearbeitung von Inhalten, die publiziert werden sollen. Der Begriff »E-Manuskripte« bezieht sich auf »elektronische Manuskripte«. Sie stehen am Anfang des gesamten Workflow.

Um dabei eine möglichst reibungslose Übernahme von Worddokumenten in Satzprogramme bzw. eine zuverlässige Konvertierung in die Auszeichnungssprache XML zu gewährleisten, die die Basis von crossmedialem Publizieren ist, müssen Worddokumente optimal auf diese Datenübernahme vorbereitet werden. Diese Aufgabe muss professionell geplant und durchgeführt werden und gehorcht daher anderen Rahmenbedingungen als die gängige Verwendung von Worddokumenten im Büroalltag.

Die vorliegende Publikation befasst sich daher ausschließlich mit der professionellen Datenaufbereitung mit Word. Andere Funktionen des Programms, beispielsweise seine produktiven Einsatzmöglichkeiten im Büroalltag oder mögliche Layout-Optionen für den Ausdruck von Dokumenten, werden hier nicht berücksichtigt.

Für ihre professionelle, tatkräftige Mitarbeit an dieser Publikation bedanken wir uns ganz herzlich bei Claudia Huber (Erfurt), Manfred Krüger (St. Leon-Rot) und Uwe Matrisch (Leipzig).

Anregungen, Ergänzungen und Kritik zu dieser Publikation senden Sie an: [email protected]: Wir freuen uns!

Ursula Welsch Taching am See, im März 2013

1  Textkorrekturen beim Redigieren

   Kurz und knapp

Dieses Kapitel behandelt die Grundlagen der Textredaktion am Bildschirm. Als Lektor werden Sie in der Regel ein vorhandenes Manuskript bearbeiten, d. h. Sie beseitigen einfache Tippfehler, löschen und ersetzen vorhandene Textpassagen bzw. verschieben sie unter Umständen an eine andere Stelle. Die Word-Techniken, die Sie dazu brauchen, werden ausführlich dargestellt. Sie lernen darüber hinaus, wie Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung einsetzen.

1.1  Text bearbeiten und markieren

Beim Bearbeiten eines Textes tippen Sie Ihre Ergänzungen einfach an der Cursorposition ein – und im Gegenzug können Sie einzelne Zeichen löschen, indem Sie die [Rück]- bzw. [Del]-Taste drücken. Damit werden jeweils diejenigen Zeichen gelöscht, die sich links bzw. rechts von der Cursorposition befinden.

Sie können auch ganze Wörter, Sätze oder Absätze in einem Arbeitsschritt aus dem Dokument entfernen. Dazu müssen Sie die betreffenden Textpassagen vorher markieren.

Möchten Sie einen markierten Bereich löschen und durch neuen Text ersetzen, beginnen Sie einfach zu tippen. Die alte Version wird automatisch aus dem Dokument entfernt. Dieser Automatismus ist in der Standardeinstellung des Programms aktiviert, Sie finden die entsprechende Programmeinstellung Eingabe ersetzt markierten Text unter der Datei-Registerkarte in den Optionen im Bereich Erweitert/Bearbeitungsoptionen.

   Tipp:

   Leerzeichen, Absatzmarken und Tabulatoren auf dem Bildschirm anzeigen

Meist werden beim Arbeiten mit Word sowohl Leerzeichen als auch Absatzmarken auf dem Bildschirm angezeigt – sie gehören neben Tabulatoren oder bedingten Trennstrichen zu den sogenannten nicht-druckbaren Zeichen oder Formatierungszeichen. Alle Optionen zur Anzeige finden Sie unter der Datei-Registerkarte in den Optionen im Bereich Anzeige/Diese Formatierungszeichen immer auf dem Bildschirm anzeigen. Hier legen Sie fest, welche Zeichen Sie auf dem Bildschirm sehen wollen. Das Ein- und Ausblenden dieser Auswahl können Sie anschließend über das Anklicken der Schaltfläche Alle anzeigen steuern, die Sie auf der Start-Registerkarte rechts oben in der Gruppe Absatz finden. Wie der Befehl bereits verrät, wechselt beim Anklicken der Schaltfläche die Anzeige aller Formatierungszeichen zu der von Ihnen festgelegten Auswahl.

   Word 2013

Vorgehen identisch

1.1.1  Markieren mit der Maus

Grundvoraussetzung für das Bearbeiten von Text ist, dass die betreffende Passage vorab markiert wurde. Daher ist fast jedem Office-Nutzer das einfache Markieren mit der Maus vertraut:

Setzen Sie den Cursor an den Beginn der Markierung.

Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die Markierung über das Dokument.

Lassen Sie die Maustaste los, sobald Sie das gewünschte Ende der Markierung erreicht haben.

Abb. 1: Markierter Text

Auch nicht zusammenhängende Textblöcke lassen sich in Word markieren – genauso wie vertikale Passagen. In den folgenden Tabellen finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Befehle:

Tab. 1: Einfaches Markieren mit der Maus

Tab. 2: Markieren von vertikalen bzw. voneinander unabhängigen Textblöcken

   Word 2013

Vorgehen identisch

1.1.2  Markieren über die Tastatur

Viele Office-Nutzer bevorzugen das Markieren mit der Tastatur:

Bewegen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der die Markierung starten soll.

Drücken Sie die [Umsch]- bzw. die [Shift]-Taste.

Bewegen Sie sich durch Drücken der [Pfeil]-Tasten nach rechts oder links bzw. oben oder unten.

Die Markierung wird nun parallel zu Ihrem Vorgehen angezeigt.

In der folgenden Übersicht sehen Sie darüber hinaus noch die wichtigsten Tastenkombinationen zum Markieren – in Word steht Ihnen eine ganze Reihe von Möglichkeiten zur Verfügung:

Tab. 3: Einfaches Markieren mit der Tastatur

Unabhängig davon, ob Sie mit der Maus oder mit der Tastatur markiert haben: Zum Entfernen einer Markierung klicken Sie einfach in einen Bereich außerhalb der Markierung oder drücken auf eine der [Pfeil]-Tasten.

   Word 2013

Vorgehen identisch

1.1.3  Text überschreiben

Word ist in der Standardeinstellung so konfiguriert, dass nachträglich eingegebener Text dem Dokument hinzugefügt wird, d. h. den vorhandenen Text bei der NeuEingabe nicht überschreibt. Dieser Modus lässt sich ändern, wenn Sie Word in den Einfügen-Modus schalten.

Voraussetzung ist allerdings, dass Sie diese Funktion in den Optionen freigeschaltet haben, die Sie über das Datei-Register ansteuern: Setzen Sie unter Erweitert/Bearbeitungsoptionen jeweils einen Haken in die Kontrollkästchen vor EINFG-Taste zum Steuern des Überschreibmodus verwenden und Überschreibmodus verwenden. Haben Sie diese Einstellungen getroffen, können Sie den Überschreibmodus über die Statusleiste ein- bzw. ausschalten:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Statusleiste, die sich unten auf dem Word-Bildschirm befindet.

Wählen Sie aus der Liste Statusleiste anpassen den Eintrag Überschreiben aus. Damit ist der Überschreibmodus aktiviert und der vorhandene Text wird ab der Cursorposition bei der Eingabe Zeichen für Zeichen bis zur Absatzmarke überschrieben. Die nächsten Absätze bleiben bei dieser Aktion unangetastet.

Den Modus beenden Sie, indem Sie in der Statusleiste auf den Eintrag Überschreiben klicken.

Damit kehren Sie zur Standardeinstellung zurück, zu erkennen auch daran, dass die Anzeige in der Statusleiste auf Einfügen wechselt. Übrigens: Den Überschreibmodus können Sie auch aktivieren und beenden, wenn Sie die [Einfg]-Taste drücken, die Voraussetzung haben Sie durch Anklicken des Kontrollkästchens in den Optionen geschaffen.

   Tipp:

   Eingaben rückgängig machen

Haben Sie beim Überschreiben doch zu viel Text gelöscht? Klicken Sie auf die Schaltfläche Rückgängig, die Sie in der Standardeinstellung von Word 2010 auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff finden oder benutzen Sie die Tastenkombination [Strg]+[Z]. Sie können damit die letzten Eingaben Schritt für Schritt ungeschehen machen.

Eine Auflistung der letzten 100 Aktionen, die Sie ausgeführt haben, erhalten Sie, wenn Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der Rückgängig-Schaltfläche klicken: Treffen Sie hier Ihre Auswahl durch Anklicken.

Abb. 2: Überschreibmodus über die Statusleiste aktivieren

   Word 2013

Vorgehen identisch

1.1.4  Textpassagen kopieren, ausschneiden und einfügen

Im Gegensatz zum einfachen Löschen können Sie über den Einsatz der Office-Zwischenablage Textabschnitte aus Ihrem Dokument entfernen und sie für eine weitere Verwendung bereithalten: Grundsätzlich werden alle Dokumentabschnitte und Elemente in die Office-Zwischenablage übernommen, die Sie markiert und mit den Befehlen Ausschneiden bzw. Kopieren belegt haben.

Das Element, das Sie zuletzt in die Zwischenablage eingefügt haben, können Sie unmittelbar in Ihr Dokument einfügen, ohne den Aufgabenbereich Zwischenablage auf der Arbeitsoberfläche einzublenden:

Markieren Sie die