Studi Kasus MRP at Wheeled Coach

Bernd Agastya Melliana Ayu Lestari Muthia Rahma

1006690802 1006662465 1006696491

Untuk Mata Kuliah Manajemen Operasi FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS INDONESIA DEPOK, 2012

Case 14 - MRP at Wheeled Coach Wheeled Coach, the worlds largest manufacturer of ambulances builds thousands of different and constantly changing configurations of its products. The custom nature of its business means lots of options and special designs - and a potential scheduling and inventory nightmare. Wheeled Coach addressed such problems, and succeeded in solving a lot of them, with an MRP system. As with most MRP installations, however, solving one set of problems uncovers a new set. One of these new issues that had to be addressed by plant manager Lynn Whalen was newly discovered excess inventory. Managers discovered a substantial amount of inventory that was not called for in any finished product. Excess of inventory was evident because of the new level of inventory accuracy acquired by the MRP system. The other was a new series of inventory reports generated by the IBM MAPICS MRP system purchased by Wheeled Coach. One of those reports indicates where items are used and is known as the Where Used report. Interestingly, many inventory items were not called on bill of materials (BOM) for any current products. In some cases, the reason some parts were in the stockroom remained a mystery. The discovery of this excess inventory led to renewed efforts to ensure that the BOMs were accurate. With substantial work, BOM accuracy increased and the number of engineering change notices decreased. Similarly, purchase-order accuracy, with regard to both part numbers and quantities ordered, was improved. Additionally, receiving department and stockroom accuracy went up, all helping to maintain schedule, costs, and ultimately, shipping date and quality. Eventually, Lynn Whalen concluded that the residual amounts of excess inventory were the result of rapid changes in ambulance design and technology. Another source was customer changes made after specifications had been determined and materials ordered. This latter excess occurs because, even though Wheeled Coachs own throughput time is only 17 days, many of the items that it purchases require much longer lead times.

LANDASAN TEORI
Dewasa ini banyak perusahaan yang telah mengetahui manfaat dari penggunaan sistem MRP. Diantaranya, (1) respon yang lebih baik terhadap pesanan pelanggan, (2) respon yang lebih cepat terhadap perubahan pasar, (3) meningkatkan pemanfaatan fasilitas dan tenaga kerja, dan (4) mengurangi level persediaan. Respon yang lebih baik terhadap pesanan pelanggan dan pasar akan mengunggulkan nama perusahaan di mata konsumen dan tentu saja hal ini dapat meningkatkan pangsa pasar perusahaan. Pemanfaatan yang lebih baik akan fasilitas dan tenaga kerja pun menghasilkan produktivitas yang lebih tinggi dan return on investment yang lebih baik. Segala manfaat ini adalah hasil dari keputusan dalam penggunaan dependent inventory scheduling system. Dependent inventory scheduling system muncul karena adanya dependent demand ,artinya bahwa permintaan akan suatu item timbul karena adanya permintaan untuk item lain. Sekali manajer memutuskan sebuah perkiraan permintaan untuk suatu produk atau menerima suatu order akan produk, maka seluruh komponen yang digunakan untuk membuat produk akhir itu juga sudah ditentukan. Jadi permintaan untuk komponen muncul karena adanya permintaan untuk membuat produk dari pelanggan. Suatu cara untuk menentukan jumlah komponen, dan material yang dibutuhkan untuk memproduksi suatu produk dinamakan Material Requirements Planning (MRP). Penggunaan model dependent inventory yang efektif harus terlebih dulu mengetahui beberapa hal berikut, (1) Apa yang harus dibuat dan kapan produk tersebut dibuat (MPS), (2) material dan komponen apa yang akan digunakan untuk membuat produk, (3) ketersediaan inventori yang ada, (4) apa saja yang harus di order, (5) berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan komponen yang bervariasi tersebut. Master Production Schedule (MPS) adalah sebuah jadwal yang menentukan apa dan kapan item/produk tersebut ingin dibuat. MPS dikelompokkan menjadi 3 term : 1. A-make-to-order company 2. Assemble-to-order company 3. Stock-to-forecast company

Untuk membantu proses produksi, umumnya barang ynag diproduksi itu didefinisikan via bill-of-material. Bill-of-material adalah suatu deskripsi tentang komponen dan jumlah komponen yang dibutuhkan membuat satu unit produk, contohnya sebuah resep dalam restoran, a full set of drawings for an ambulance pada Wheeled Coach dll. Dalam praktiknya, seringkali terjadi kesalahan dalam bill-of-material dikarenakan cepatnya proses produksi terkadang tidak sempat untuk mencatat perubahan dalam BOM, dan akhirnya ketika digunakan untuk periode selanjutnya, ada perbaikan yang dilakukan oleh para insinyur dalam BOM tersebut, dinamakan ECN (engineering change notice). Pencatatan inventori yang akurat juga diperlukan dalam penerapan sistem MRP ini. Outstanding order akan diketahui jika ada pengelolaan yang baik dalam produk oleh departemen produksi dan pengendalian inventori sehingga saat pembelian order dilakukan, ada catatan tentang order tersebut dan jadwal pengiriman pasti tersedia pada staf produksi. Sekali manajer memutuskan produk apa yang akan dibuat, dan apa saja komponen yang dibutuhkan maka mereka akan langsung menentukan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan item tersebut. Lead time meliputi waktu antara pengakuan kebutuhan akan suatu order sampai ketika item tersebut tersedia untuk produksi MRP Structure Suatu master production schedule, BOM, inventori dan catatan pembelian, dan lead time untuk tiap item, semua itu adalah data-data yang dibutuhkan untuk membuat sebuah MRP sistem. Setelah semua komponen data itu terpenuhi maka langkah selanjutnya adalah membuat gross material requirement plan dan net requirement plan. Setelah itu menentukan safety stock. MRP Management Seiring dengan adanya perubahan design, jadwal, dan proses produksi yang terjadi, maka terjadi perubahan pula dalam bills of material dan material requirement plan. Perubahan ini dalam MRP akan terjadi bila ada modifikasi dalam MPS.

PEMBAHASAN
1. Mengapa inventori yang akurat menjadi isu yang sangat penting dalam Wheeled Coach? Karena untuk perusahaan semacam Wheeled Coach, yang bidang bisnisnya adalah pembuatan mobil ambulans tentu membutuhkan beragam jenis komponen yang sangat bergantung pada order yang diajukan pelanggan, maka perusahaan seperti itu pasti menghabiskan sebagian besar sales revenuenya untuk melakukan pembelian inventori dalam bentuk berbagai macam variasi komponen untuk keperluan perakitan ambulans tersebut. Segala inventori ini tentu saja menjadi aset perusahaan yang dicatat dalam laporan keuangan perusahaan. Dan hal ini menjadi masalah ketika jumlah inventori yang berlebih itu ternyata tidak dapat terpakai, artinya perusahaan melakukan investasi dalam persediaan yang sia-sia karena nilai dari inventori tersebut tidak lagi sebesar harga semula dan sulit untuk digunakan dalam proses produksi berikutnya karena tiap ambulans menggunakan spare part yang berbeda-beda. Sehingga investasi yang dilakukan perusahaan dalam inventori sia-sia, dan menambah biaya bagi perusahaan sementara nilai inventori yang ada sudah tercatat dalam laporan keuangan perusahaan dan dinilai sebagai asset sehingga ada kemungkinan bahwa laporan keuangan yang dibuat perusahaan terdapat kekeliruan.

2. Mengapa Wheeled Coach memiliki kelebihan dalam inventori, dan rencana seperti apa yang Anda sarankan untuk mengatasi hal tersebut? Kelebihan inventori yang dimiliki Wheeled Coach disebabkan oleh perubahan desain dan teknologi ambulans yang cepat dan perubahan yang dilakukan konsumen ketika spesifikasi telah ditetapkan dan material telah dipesan. Perubahan yang dilakukan konsumen ini menyebabkan kelebihan inventori karena terdapat lead time yang lama ketika dilakukan pemesanan ke penyuplai. Perubahan desain dan teknologi ambulans menurut kami adalah faktor yang tidak dapat dikendalikan. Oleh karena itu,

faktor tersebut dapat dikatakan sebagai faktor yang tidak dapat dikelola. Namun, kelebihan inventori tersebut dapat diminimalisasi ketika perusahaan mampu menganalisis perubahan teknologi yang terjadi. Misal pada saat banyak teknologi baru bermunculan, mereka dapat mengurangi jumlah pemesanan komponen-komponen yang telah usang dari sisi teknologi. Faktor berikutnya yaitu perubahan yang dilakukan konsumen merupakan dinamika MRP yang wajar terjadi. Meskipun dinamika ini memberikan system nervousness, perusahaan dapat mengatasinya dengan mengimplementasikan Time fences dan Pegging. Time fences membuat satu atau lebih segmen dalam master schedule tetap, artinya segmen tersebut tidak dapat dirombak kembali perencanaannya. Hal ini dapat dilakukan ketika perusahaan mengetahui bahwa segmen tersebut tidak mungkin dilakukan perubahan. Dengan mengurangi jumlah segmen yang mampu berubah, perusahaan dapat mengurangi system nervousness yang terjadi, sehingga pada akhirnya akan mengurangi jumlah kelebihan inventori yang timbul. Cara lain yang dapat dilakukan yaitu pegging. Cara ini menelurusi ke atas dalam BOM (Bills of Material) dari komponen ke barang induknya. Dengan begitu, perencanaan produksi dapat menentukan kebutuhan dan mengambil keputusan yang tepat ketika terjadi perubahan dalam perencanaan. Alternatif tambahan yang dapat dilakukan untuk menanggulangi masalah tersebut adalah dengan menerapkan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang akurat dan terintegrasi. ERP pada dasarnya terdiri atas SCM (Supply Chain Management) dan CRM (Customer Relationship Management) yang mana masingmasing memiliki hubungan yang erat dengan penyuplai dan konsumen. Masalah kedua timbul karena tidak terdapat koordinasi yang baik antara pihak Wheeled Coach dengan penyuplai dan konsumennya. ERP dapat membantu perusahaan untuk

mengintegrasikan informasi yang dimilikinya dengan informasi dari penyuplai dan konsumen. Sehingga ketika konsumen melakukan perubahan, penyuplai dapat segera mendapatkan informasi tersebut dan mengganti pesanan yang dibutuhkan oleh Wheeled Coach.

3. Buatlah saran Anda lebih spesifik dalam pengurangan inventori yang ada dan bagaimana mengimplementasikannya. Secara spesifik, solusi yang dapat diterapkan adalah kombinasi antara time fences dan pegging dengan sistem ERP yang dimiliki perusahaan. Yang perlu ditekankan pertama kali adalah penerapan sistem ERP dalam perusahaan. Karena sistem ERP adalah sistem yang kompleks, maka setiap pekerja yang terkait harus mampu mengoperasikan sistem tersebut secara optimal. Apabila tidak, maka akan terjadi inefisiensi dan kesalahan akibat kompleksitas sistem tersebut. Setelah sistem ERP telah berjalan dengan baik, perusahaan akan mendapat keuntungan yang lebih dari time fences dan pegging. Ketika dilakukan time fences dan pegging, perusahaan dapat melimitasi komponen apa saja yang mungkin terjadi perubahan dan mengurangi pula pemberitahuan perubahan kepada penyuplai. ERP akan membantu perusahaan dalam menyalurkan informasi mengenai perubahan yang dilakukan konsumen kepada pihak penyuplai terkait. Ketika jumlah perubahan dan penyuplai terkait dapat dikurangi, informasi akan lebih mudah dikendalikan dan lead time ketika dilakukan pesanan ulang komponen dapat dikurangi. Hal ini akan meningkatkan fleksibilitas dari Wheeled Coach untuk menghadapi perubahan yang terjadi.

DAFTAR PUSTAKA

http://staff.ui.ac.id/internal/131472309/material/Pengepro-4-MRP-2008.pdf http://brainmass.com/business/management/351796