TIME SHEET / FEUILLE DE TEMPS

CODES
S :Sick - Maladie
Name/Nom : Munir Rashid V :Vacation - Vacances
Date : 14-Jan-24 H :Holiday - Jour férié
B :Bereavement - décès
Branch : CA120 - HAMILTON W :Stat Work - Travail férié
P1 :Prime1
P2 :Prime2
Arr. Dep. Hrs Description Code REG OT
0.00
0.00
Sunday 0.00
14-Jan 0.00
Dimanche 0.00
0.00 0.00 0.00
0.00
8:00 16:00 8.00 Bank Hour
Monday 0.00
15-Jan 0.00
Lundi 0.00
0.00 H 8.00 0.00
0.00
8:00 16:00 8.00 Bank Hour
Tuesday 0.00
16-Jan 0.00
Mardi 0.00
0.00 8.00 0.00
0.00
8:00 16:00 8.00 Bank Hour
Wednesday 0.00
17-Jan 0.00
Mercredi 0.00
0.00 8.00 0.00
0.00
8:00 16:00 8.00 Bank Hour
Thursday 0.00
18-Jan 0.00
Jeudi 0.00
0.00 8.00 0.00
0.00
8:00 16:00 8.00 Bank Hour
Friday 0.00
19-Jan 0.00
Vendredi 0.00
0.00 8.00 0.00
0.00
0.00
Saturday 0.00
20-Jan 0.00
Samedi 0.00
0.00 0.00 0.00

BRANCH SUMMARY
Regular : 40.00
OT : 0.00
Employee / Employé(e) Date Sick : 0.00
Vacation : 0.00
Holiday : 0.00
Bereavement : 0.00
Prime1 : 0.00
Approved / Approuvé(e) Date Prime2 : 0.00

Version:1.03
English
Work Instruction
Please read the policy sheet
Remember to only fill entries in the green section of the spreadsheet.
Please entre your name in cell C7
Enter the first day of work which will be the first Sunday of the current work week in Cell C8
Select the branch you work for in the Combo Box in Cell C10. This is important because
certain provinces will not calculate OT the same way.

Enter start and end times in the 00:00 (24h format). For example if you have worked on
Sunday, enter 08:00 in the D column and 12:00 in the E column for the the closing time. You
have up to 6 start and end times per day. Enter relevant Description for your work in the F
Column. Never overlap one day to another, simply finish the first day at 00:00 and start the
next one at 00:00 for nights that overlap. Please look at the example spreadsheet to see how
it's done.

In the CODE column (H), only enter a letter if the work requires a special code ex. S for sick.
For regular work you do not need to enter anything. Please follow the legend at top for which
letter to use. Holidays must be entered, please see example. For Stat Work days, please
enter the code W. For montreal LAB, enter P1 for Prime1 and P2 for Prime2.

The REG and OT on the right is calculated automatically for you and is locked. This is the total
for the day only. The total for the week will be at the bottom and is calculated automatically.
Once you have entered all hours, please print and sign your name and date.
Now give your signed copy to the branch manager with corresponding job vouchers
Please have a look at the example sheet
Français
Procédure
SVP lire le feuillet sur la politique des feuilles de temps
Ne remplir que la section en vert
Votre nom dans la cellule C7
Entrez la première date de la semaine de travail du premier dimanche dans la cellule C8

Selectionné votre succursale de travail dans la boite en C10

Entrez le temps en format 24h. Exemple, 00:00 pour minuit et 19:00 pour 7pm. Le début du
travail doit être rentré dans la colonne D et la fin du travail dans la colonne E. Dans la
colonne F, rentrer les remarques sur votre travail (# de dossier) si il y a lieu. Ne jamais
continuer une journée dans la même journée. SVP finir à minuit 00:00 et commencer une
nouvelle journée à minuit 00:00

Dans la colonne H veuillez entrer le code de travail si requis. Exemple: Si vous êtes malade
une journée, entrez le nombre d'heure et entrez le code S dans la colonne H. Veuillez faire
de même pour les vacances, les jours fériés, les décès. Pour du travail férié, SVP entrez le
code W si vous êtes un employé à temps partiel.

Le REG et OT à droite vous est calculés automatiquement et est protégé. Ce sont les totaux
de la journée. En bas de la feuille vous aurez le total de la semaine.
Une fois la feuille complétée, veuillez la signer et la dater.
Vous devez ensuite la remettre à votre directeur de succursale
SVP voir le feuillet "TimeSheet-Example" pour les exemples.
English

 All employees are to complete timesheets once per week using the supplied Excel
spreadsheet "EmployeeTimesheet.xls"

 Hourly paid employees will print the completed time sheet at the end of each week,
attach local job vouchers or similar job time sheets for each job completed in the week to
the time sheet and sign and date the time sheet. Time sheets are to reflect hours worked,
vacation hours, sick time, statutory holidays and bereavement only. Banked time will be
managed outside of this process; therefore banked time is not to be indicated on the time
sheets.

 Banked time eligibility is restricted to inspection and laboratory staff only. All other
employees will be paid weekly for time worked in excess of standard hours with approval
from management.

 Banked time owing will be paid quarterly. Employees requesting payment of banked time
prior to quarter end are to do so in writing to their respective branch manager.

 Meal breaks are not compensated by the company and are, therefore, to be reflected in
your time sheet.

 Salaried employees will print the completed time sheet at the end of each week with their
standard work week hours (ie. 40 or 37.5 as the case may be). Management personel
that are called upon to perform non management functions for field inspection or lab
bench work on occasion, outside of regular office hours only, may claim for additional
compensation in line with Provincial legislation. Any claim for additional compensation for
such work must be approved in advance by Management and local job vouchers or
similar job time sheets for each job completed in the week must be attached to the time
sheet in support of such claims.

 Employees will submit time sheets in hard copy to the respective Branch Manager.
Electronic copies must be submitted in conjunction with the hard copy time sheet, but
these are not considered valid unless accompanied by the original hard copy signed time
sheet.

 For employees on remote assignment who are unable to submit time sheets (e.g. during
Arctic work) the local manager will accept verbal or emailed time but all employees must
complete time sheets as per the above upon their return from remote assignments.

 The branch manager will review and approve the weekly time sheet.

 The Branch Manager will then complete the payroll summary form and supply this to
payroll by email once fully completed the first Monday at 11:00 am following the last day
for each pay period. Payroll department will supply a schedule of pay periods and due
dates.

 Time sheets are to be filed in the local office and made available upon request for audit
 Français

 Tous les employés doivent remplir les feuilles de temps une fois par semai
once per week using the supplied Excel tableurs Excel « EmployyeTimesheet.xls » fournis.
 Les employés rémunérés à un taux horaire doivent imprimer la feuille de temps
datée à la fin de chaque semaine et joindre à celle-ci les attestations locales
feuilles de temps pour chaque travail terminé. Les feuilles de temps doivent ind
ted time sheet at the end of each week,
le nombre d’heures travaillées, les congés ou congés de maladie, les jours féri
heets for each job completed in the week to
heures accumulées ne sont pas gérées par ce processus et par conséquent n
et. Time sheets are to reflect hours worked,
inscrites sur les feuilles de temps.
nd bereavement only. Banked time will be
nked time is not to be indicated on the time  Seuls les employés affectés aux inspections et au laboratoire peuvent accumul
heures supplémentaires de tous les autres employés seront rémunérées hebdo
l’autorisation de la direction.
 Les heures accumulées exigibles seront rémunérées à chaque trimestre.
ction and laboratory staff only. All other demandent le paiement des heures accumulées avant la fin du trimestre doive
d in excess of standard hours with approval à leur directeur de succursale respectif.
 Les périodes de repas ne sont pas rémunérées par l’entreprise et doivent êt
dans la feuille de temps.
ployees requesting payment of banked time
 Les employés salariés doivent imprimer à la fin de chaque semaine la feuille de
eir respective branch manager.
indiquant leurs heures de semaine normale de travail (p. ex. 40 ou 37,5
personnel chargé de la gestion qui doit effectuer de temps à autre des fonctio
mpany and are, therefore, to be reflected in de laboratoire qui ne relèvent pas de la gestion, hors des heures normale
demander une compensation supplémentaire en conformité avec la législation
demande de compensation supplémentaire pour un tel travail doit être appro
me sheet at the end of each week with their par la direction et une attestation locale ou une feuille de temps pour chaq
the case may be). Management personel durant la semaine doit être jointe à la feuille de temps pour chacune des deman
ement functions for field inspection or lab  Les employés doivent remettre une copie papier à leur directeur de succursale
office hours only, may claim for additional électronique de la feuille de temps doit être accompagnée d’une copie pap
. Any claim for additional compensation for électronique ne sera jugée recevable qu'une fois accompagnée de la copie pap
y Management and local job vouchers or  Pour les employés des régions isolées qui ne peuvent présenter des feuilles de
d in the week must be attached to the time d’un travail en Arctique), le gestionnaire local peut accepter un compte-rendu ve
mais tous les employés doivent remplir une feuille de temps à leur retour, c
exigences susmentionnées.
copy to the respective Branch Manager.  Le directeur de succursale examinera et approuvera la feuille de temps hebdom
nction with the hard copy time sheet, but  Le directeur de succursale remplira alors le résumé de la fiche de paie et l’ache
anied by the original hard copy signed time de la paie le premier lundi à 11 heures suivant le dernier jour de chaque pé
service de la paie fournira un calendrier des périodes de paye et les échéances
 Les feuilles de temps doivent être déposées au bureau local et être produites s
e unable to submit time sheets (e.g. during fins de vérification. Le temps de conservation des feuilles de temps est le mê
bal or emailed time but all employees must autre document de l’entreprise, c’est-à-dire 5 années.
heir return from remote assignments.

he weekly time sheet.

 Chaque tableur est accompagné d’une feuille d’instruction. Veuillez lire celle-c
payroll summary form and supply this to le tableur.
Monday at 11:00 am following the last day  Chaque directeur de succursale recevra un résumé de la fiche de paie où so
supply a schedule of pay periods and due employés respectifs.

and made available upon request for audit

e temps une fois par semaine en utilisant les

imprimer la feuille de temps dûment signée et

e-ci les attestations locales ou de semblables
feuilles de temps doivent indiquer uniquement
gés de maladie, les jours fériés et de deuil. Les
cessus et par conséquent ne doivent pas être

aboratoire peuvent accumuler des heures. Les

és seront rémunérées hebdomadairement avec

érées à chaque trimestre. Les employés qui

vant la fin du trimestre doivent le faire par écrit

par l’entreprise et doivent être ainsi indiquées

chaque semaine la feuille de temps remplie en

travail (p. ex. 40 ou 37,5 selon le cas). Le
de temps à autre des fonctions d’inspection ou
hors des heures normales de travail
onformité avec la législation provinciale. Toute
un tel travail doit être approuvée au préalable
feuille de temps pour chaque travail terminé
ps pour chacune des demandes.
leur directeur de succursale respectif. La copie
ompagnée d’une copie papier, mais la copie
ccompagnée de la copie papier signée.
ent présenter des feuilles de temps (p. ex. lors
accepter un compte-rendu verbal ou un courriel
e de temps à leur retour, conformément aux

a la feuille de temps hebdomadaire.

é de la fiche de paie et l’acheminera au service
e dernier jour de chaque période de paie. Le
es de paye et les échéances.
reau local et être produites sur demande à des
feuilles de temps est le même que pour tout
es.

ruction. Veuillez lire celle-ci avant de remplir

mé de la fiche de paie où sont énumérés leurs

 TIME SHEET / FEUILLE DE TEMPS

CODES
Name/Nom : John Smith S: Sick - Maladie
Date : 27-Apr-08 V: Vacation - Vacances
H: Holiday - Jour férié
Branch : CA013 - ADMINISTRATION CANADA B: Bereavement - décès
C: Continuous - Continu

Arr. Dep. Hrs Description Code REG OT

8:00 12:00 4.00 Lab testing
0.00
Sunday 0.00
27-Apr 0.00
Dimanche 0.00
0.00 4.00 0.00

8:00 16:00 8.00 Holiday H

8:00 12:00 4.00 Sampling of vessel
Monday 0.00
28-Apr 0.00
Lundi 0.00
0.00 8.00 4.00

8:00 12:00 4.00 Office Work

13:00 17:00 4.00 Office Work
Tuesday 0.00
29-Apr 0.00
Mardi 0.00
0.00 8.00 0.00

8:00 16:00 8.00 Sick S

0.00
Wednesday 0.00
30-Apr 0.00
Mercredi 0.00
0.00 8.00 0.00

0:00 3:00 3.00 Sampling at the dock

6:00 13:00 7.00 Vessel start and finish
Thursday 0.00
1-May 0.00
Jeudi 0.00
0.00 10.00 0.00

8:00 16:00 8.00 Vacation V

0.00
Friday 0.00
2-May 0.00
Vendredi 0.00
0.00 8.00 0.00

22:00 0:00 2.00 Vessel Start

0:00 4:00 4.00 Vessel Start and Finish C
Saturday 0.00
3-May 0.00
Samedi 0.00
0.00 2.00 4.00
Week Total : 48.00 12.00

Summary / Sommaire
Regular : 24.00
Employee / Employé(e) Date OT : 12.00
Sick : 8.00
Vacation : 8.00
Holiday : 8.00
Bereavement : 0.00
Approved / Approuvé(e) Date
Revisions history

21-Apr-08 : 1.00
25-Apr-08 : 1.01

12-May : 1.02
21-May : 1.03
1.03
Initial release
Added FortMcMurray Branch and StatWork Code which is required for part-time employees working on a holiday
removed Continuous work
Added CA710 for Irving
Added Prime1 and Prime2 for Montreal Lab
Removed the weekly total.
Fixed P1 and P2 so you add it only once per day.