Jurnal Ilmiah Wahana Pendidikan, Desember 2023, 9 (25), 74-84

DOI: https://doi.org/10.5281/zenodo.10408515
p-ISSN: 2622-8327 e-ISSN: 2089-5364
Accredited by Directorate General of Strengthening for Research and Development
Available online at https://jurnal.peneliti.net/index.php/JIWP

Analisis Prosedur Pembelian Barang Di Bagian Purchasing Pada PT.XYZ

(Studi Kasus Pada Perusahaan Kabel Di Kabupaten Karawang)

Alpiah1 , Medi Nopiana2

1,2
Program Studi Manajemen, Fakultas Ekonomi, Universitas Singaperbangsa
Karawang

Abstract
Received: 27 November 2023 The manufacturing industry for cable manufacturers has a demand that
Revised: 08 Desember 2023 continues to increase every year due to technological developments.
Accepted: 15 Desember 2023 Cables that have a function as a transmission medium that plays a role
in the process of conveying information or fast data transfers make
demand continue to increase. Purchasing is a basic activity of the
company because without purchasing it is of course unable to meet
demand so that the company's production or operational processes
cannot run smoothly. The purpose of this research is to analyze the
procedures for purchasing goods in the purchasing department at PT
ZYZ and the obstacles encountered during purchasing activities so that
later the author can provide solutions. This study used a qualitative
descriptive method with triangulation (combined) data collection
techniques, namely interviews and observation. The types of data
sources are primary data obtained from direct research and secondary
data obtained through articles, books, internet media or other
literature. The research was conducted at PT XYZ, a cable company in
Karawang regency. From the research that has been carried out, it is
found that the purchasing procedure carried out by PT XYZ is quite
good and structured, starting from receiving requests for goods until
the goods are received by the warehouse department. PT XYZ itself
consists of five purchasing categories, namely consumables, spare
parts, services, packaging and raw materials. This purchasing activity
is certainly inseparable from the problems or obstacles faced by the
purchasing department during the purchasing process, for example,
goods received are not as ordered, late arrival of goods, and damaged
goods.
Keywords: Purchasing, Purchasing Procedures, Supply Chain Management

(*) Corresponding Author: [email protected]

How to Cite: Alpiah, A., & Nopiana, M. (2023). Analisis Prosedur Pembelian Barang Di Bagian Purchasing
Pada PT.XYZ (Studi Kasus Pada Perusahaan Kabel Di Kabupaten Karawang).
https://doi.org/10.5281/zenodo.10408515.

PENDAHULUAN
Perkembangan industri manufaktur dinilai konsisten dalam perekonomian
nasional, karena mampu memnerikan kontribusi yang paling besar sampai saat ini.
Menurut Kementrian Perindustrian menyebutkan bahwa utilitas sektor industri
manufaktur pada triwulan IV-2022 berada di atas 71 persen yang berarti aktivitas
prosuksi semakin bergeliat untuk memenuhi kebutuhan pasar domestik dan ekspor.
Selain itu, kemenperin juga menjelaskan bahwa Indeks Kepercayaan Industri (IKI)
mengalami kenaikan pada januari 2023 yaitu menempati pada posisi 51,54 persen
sedangkan sebelumnya pada Desember 2022 berada pada posisi 50,9 persen.
Selanjutnya S&P Global menerangkan bahwa Purchasing Manager’s Index (PMI)
manufaktur di Indonesia pada Januari 2023 sebesar 51,3% yang berarti lebih tinggi

74
 Alpiah, A., & Nopiana, M. / Jurnal Ilmiah Wahana Pendidikan 9(25), 74-84

jika dibandingkan pada bulan Desember 2022 yang berada di angka 50,9%.
Kenaikan pada Indeks Kepercayaan Industri (IKI) dan Indeks Manajer Pembelian
ini merupakan hasil kinerja positif dari industri manufaktur sehingga menjadikan
industri manufaktur di Indonesia berada di level ekspansif.
Manufaktur merupakan cabang industri yang melakukan kegiatan mengolah
atau mengubah bahan mentah melalui proses produksi menjadi barang yang
memiliki nilai jual.
Industri kabel merupakan salah satu perusahaan manufakur di Indonesia yang
saat ini telah berkembang pesat. Kabel yang memiliki fungsi sebagai media
transmisi yang berperan dalam proses mempercepat penyampaian pesan
menjadikan kebutuhan kabel terus mengalami peningkatan setiap tahunya. Saat ini
terdapat 54 perusahaan yang memproduksi kabel di dalam negeri dengan kapasitas
produksi mencapai 450.000 ton per tahun untuk kabel dan konduktor tembaga, serta
250.000 ton per tahun untuk produksi kabel dan konduktor alumunimum.
Pada tahun 2021, Asosiasi Perusahaan Kabel Listrik Indonesia (Apkabel)
mencatat utilitas kapasitas produksi kabel listrik dan fiber optik mengalami
peningkatan, dimana untuk kabel listrik berada di angka 60% dan kabel fiber optik
berada di angka 70%-75%.

Berdasarkan data yang diunggah oleh DataIndonesia.id yang bersumber dari

We Are Social. Memperlihatkan bahwa pada Januari 2023 pengguna internet di
Indonesia mencapai sebanyak 212,9 juta yang artinya 77% dari jumlah populasi di
Indonesia. Sehingga, saat ini banyak industri yang berinvestasi dalam bidang
teknologi karena kecanggihan dan kecepatan transfer datanya serta peningkatan
pengguna setiap tahunnya hal ini pun menjadikan produk kabel banyak dicari.
Dengan adanya peningkatan permintaan kabel, perusahaan tentu juga harus
memiliki persediaan bahan baku untuk proses produksi dan hal ini berkaitan dengan

- 75 -
 Alpiah, A., & Nopiana, M. / Jurnal Ilmiah Wahana Pendidikan 9(25), 74-84

adanya kegiatan pembelian untuk menunjang proses produksi dan operasional

perusahaan.

Pembelian merupakan kegiatan pengadaan barang atau jasa yang akan

digunakan oleh perusahaan atau organisasi. Aktivitas pembelian sebagai dianggap
sebagai kegiatan dasar perusahaan, sebab suatu perusahaan tidak akan mampu
beroperasi dengan baik tanpa adanya kegiatan pembelian. Pada dasarnya,
pembelian muncul akibat adanya permintaan barang yang dibutukan untuk proses
produksi atau opersional perusahaan dimana nantinya barang tersebut
menghasilkan output untuk memperoleh laba.
Menurut Mulyadi (2018:316) pembelian yaitu tindakan yang dilakukan untuk
memperoleh barang dan jasa yang digunakan sendiri atau dijual kembali. Secara
umum peran dan fungsi adanya pembelian ini untuk memenuhi permintaan. Dalam
suatu perusahaan, kegiatan pembelian merupakan proses yang cukup rumit sebab
harus sesuai dengan yang dibutuhkan atau standar perusahaan misalnya dalam
pemilihan supplier, kualitas dan harga, terlebih harga karena akan berpengaruh
terhadap arus kas perusahaan sehingga bagian purchasing harus benar-benar
memperhatikan setiap adanya pembelian.

Prinsip merupakan hal pokok yang dijadikan suatu pedoman ketika akan
melakukan suatu kegiatan (Indrajit dan Djokopranoto, 2009:94). Oleh sebab itu,
prinsip kerja dalam bagian purchasing harus dilakukan secara maksimal dengan
memberikan kontribusi sebaik-baiknya bagi perusahaan. Dibawah ini terdapat
beberapa prinsip dari purchasing yaitu sebagai berikut:
1. The right price, yaitu nilai suatu barang yang dinyatakan dengan mata uang
yang layak atau yang umum berlaku pada saat kondisi pembelian dilakukan.
2. The right quantity, yaitu suatu barang memiliki jumlah yang tepat dan sesuai
dengan jumlah kebutuhan perusahaan.
3. The right time, yaitu suatu barang yang selalu tersedia ketika diperlukan.
4. The right place, barang yang dibeli akan dikirimkan atau diserahkan pada
tempat yang dikehendaki oleh pembeli misalnya rak khusus berdasarkan jenis
barang.
5. The right quality, yaitu kualitas dari barang yang dibutuhkan sesuai standar
mutu yang telah ditetapkan sehingga mampu menguntungkan perusahaan.
6. The right source
Barang yang berasal dari sumber yang tepat. Sumber dikatakan tepat apabila
memenuhi prinsip lainnya yaitu the right place, the right quantity, the right time,
the right place, and the right quality.
Persediaan yaitu stok barang yang disediakan oleh suatu perusahaan yang
akan digunakan pada proses produksi, dengan tujuan agar tetap berjalan tanpa
adanya keterlambatan, persediaan bahan baku ini menjadi sangat penting dalam
suatu perusahaan supaya tidak kehabisan stok persediaan. Persediaan ini
merupakan investasi dengan biaya terbesar sehingga persediaan ini harus dijaga
supaya tidak kehabisan stok, oleh karenanya perlu adanya monitoring persediaan
agar mengetahui kapan persediaan habis dan kapan harus diisi kembali.
Standar Opersional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian yang dijadikan
standar oleh perusahaan bagi setiap pelaksanaan atau kegiatan yang akan dilakukan.
- 76 -
 Alpiah, A., & Nopiana, M. / Jurnal Ilmiah Wahana Pendidikan 9(25), 74-84

Menurut Ariefraf (2014:32), Standar Opersional Perusahaan sebagai suatu

dokumen/instrumen memuat tentang proses dan prosedur suatu kegiatan yang
bersifat efektif dan efisien berdasarkan suatu standar yang sudah baku.

Prosedur merupakan hal yang sangat penting bagi setiap perusahaan agar
suatu kegiatan yang akan dilakukan bisa lebih beragam dan tentunya terstruktur.
Karena, suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya tentu saja melakukan
serangkaian tahapan secara detail dan melakukannya sebaik mungkin. Sehingga
prosedur ini menjadi pedoman bagi suatu perusahaan untuk segala aktivitas yang
akan dilakukannya.
Pada perusahaan kabel di karawang ini melakukan proses pembelian yang
dilakukan oleh bagian purchasing dan terbagi menjadi lima kategori pembelian
yaitu consumable, sparepart, service atau jasa, packaging dan raw material.
Kelima kategori pembelian tersebut secara umum memiliki prosedur yang sama.
Dalam pelaksanannya tentu saja terkadang mengalami kendala-kendala yang
dihadapi.
Sejalan dengan adanya kendala yang dihadapi oleh bagian purchasing dalam
pelaksanaan kegiatan pembelian ini, oleh karenanya penelitian ini diharapkan dapat
menganalisis dan meninjau akan alur prosedur proses pembelian sehingga
mengetahui kendala apa saja yang dialami dan penulis mampu memberikan saran
berupa solusi yang nantinya bisa diterapkan oleh bagian purchasing dalam proses
pembelian sehingga kendala tersebut bisa untuk diminimalisir.

METODE
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode penelitian deskriptif
kualitatif, penelitian ini sering disebut juga dengan metode penelitan naturalistik
karena penelitiannya dilakukan pada objek yang alamiah. Objek alamiah
merupakan objek yang berkembang apa adanya, tidak dimanupulasi oleh peneliti.
Adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan itu bersifat triangulasi
(gabungan) yaitu wawancara dan observasi.
Penelitian deskriptif yaitu penelitian yang bertujuan untuk menggambarkan
suatu kondisi atau fenomena tertentu, tidak memilih atau mencari faktor variabel
tertentu (Zulganef, 2008:91). Teknik pengumpulan data menggunakan wawancara
dan observasi. Adapun jenis sumber data yang digunakan yaitu data primer yang
diperoleh secara langsung dari objek penelitian serta data sekunder yaitu berupa
buku-buku sebagai referensi maupun literatur yang digunakan sebagai bahan
penunjang penelitian ini. Penelitian dilakukan di PT XYZ selama penulis
melaksanakan praktek kerja lapang pada perusahaan kabel di karawang ini.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pembelian
Pembelian barang merupakan hal yang sangat penting bagi setiap perusahaan,
termasuk perusahaan manufaktur seperti pada PT. XYZ. Pembelian dilakukan
untuk memenuhi permintaan, terlebih untuk memenuhi kebutuhan produksi. Oleh
karenanya, aktivitas pembelian ini memang seharusnya dilakukan ada dalam suatu
perusahaan.

- 77 -
 Alpiah, A., & Nopiana, M. / Jurnal Ilmiah Wahana Pendidikan 9(25), 74-84

Berdasarkan hal tersebut diketahui bahwa peran fungsi pembelian yang

dilakukan oleh bagian purchasing pada setiap perusahaan merupakan hal yang
sangat penting. Dibawah ini merupakan beberapa hal yang menjadikan purchasing
sangat penting bagi setiap perusahaan yaitu:
1. Purchasing sebagai pusat keuntungan perusahaan
Bagian purchasing dikatakan sebagai profit center, karena mampu
meningkatkan keuntungan bagi perusahaan dengan cara menekan sedikit
pengeluaran perusahaan atau memaksimalkan pengeluaran.
2. Menstabilkan harga
Bagian purchasing mampu menstabilkan harga jika biaya produksi naik atau
turun, yaitu dengan melakukan negosiasi dengan pihak supplier sehingga tetap
saling menguntungkan satu sama lain.
3. Sebagai manajemen rantai persediaan
Dengan adanya bagian purchasing, kebutuhan persediaan barang akan tetap
terpenuhi selama alur proses pembelian berjalan dengan lancar.
Tujuan Pembelian
Menurut Assauri (2008), tujuan utama dari bagian purchasing yaitu untuk
menjaga kualitas dan nilai produk perusahaan, meminimalisasikan perputaran
modal yang dipakai untuk penyediaan stok barang, menjaga aliran untuk barang
masuk dan barang keluar, serta mampu memperkuat daya saing perusahaan secara
global.
Sistem pembelian barang selalu terkait dengan persediaan barang sebab
dengan adanya pembelian barang akan menambah jumlah persediaan barang di
gudang. Dalam pelaksanaannya tentu saja banyak hal yang harus diperhatikan yaitu
misalnya berupa informasi yang diperlukan perusahaan, dokumen yang digunakan,
bagian yang terkait, jaringan prosedur serta sistem pengendaliannya. Jika
pelaksanaannya sudah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan maka akan tercapai
sesuai dengan yang harapkan.
Klasifikasi Pembelian
Berikut dibawah ini merupakan klasifikasi pembelian:
1. Pembelian tunai
Pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan melakukan pembayaran
dengan cara mengeluarkan kas perusahaan.
2. Pembelian kredit
Pembelian yang dilakukan oleh perusahaan yang proses pembayarannya
dilakukan secara bertahap atau secara angsuran.
3. Pembelian impor
Pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dari supplier luar negeri.
4. Pembelian lokal
Pembelian yang dilakukan oleh perusahan dari supplier dalam negeri.
5. Pembelian dipasar berjangka/future trading
Pembelian barang yang memiliki standar berkualitas yang terjamin yang
ditawarkan dipasar berjangka tetapi tidak menutup kemungkinan kerugian karena
adanya kenaikan harga.
6. Pembelian secara kontrak
Pembelian menggunakan prosedur kontrak yang memuat hak-hak dan
kewajiban masing-masing pihak.
- 78 -
 Alpiah, A., & Nopiana, M. / Jurnal Ilmiah Wahana Pendidikan 9(25), 74-84

Kategori Pembelian pada PT XYZ

Pada perusahaan kabel ini sendiri melakukan proses pembelian oleh bagian
purchasing. Pembelian dalam perusahaan ini terbagi menjadi lima kategori yaitu
consumable, spaepart, service atau jasa, packaging, dan raw material. Kelima
kategori ini memiliki alur proses pembelian secara umum sama yang membedakan
hanyalah dokumen untuk proses pembayarannya kepada supplier yang akan
diajukan kepada bagian keuangan. Berikut merupakan kelima kategori pembelian
pada bagian purchasing di XYZ.
Consumable
Consumable merupakan barang sekali pakai habis atau barang yang bersifat
un-repairable. Contohnya yaitu lakban, kertas, pulpen, penggaris, tissue dan
sebagainya. Kategori pembelian ini bahkan setiap harinya selalu ada permintaan
dari department lain.
Sparepart
Sparepart merupakan suatu barang yang terdiri dari beberpa komponen dan
ketika digabungkan memiliki fungsi tertentu, sparepart dapat dikatakan sebagai
barang yang menjadi bagian dari mesin.
Service / Jasa
Service atau jasa merupakan kegiatan yang ditawarkan oleh supplier untuk
memenuhi kebutuhan atau keinginan konsumen. Service atau jasa pada dasarnya
bersifat tidak nyata (intangible) dan tidak dapat dimilki secara penuh oleh
konsumen. Contohnya yaitu service forklift, fumigasi, ekspedisi dan jasa service
mesin printer.
Raw Material
Raw Material atau biasa dikenal dengan sebutan bahan baku yang menjadi
komponen utama dalam bidang industri manufaktur. Raw material dianggap
sebagai pokok utama pada suatu perusahaan manufaktur, karena sebagai komponen
yang menunjang kegiatan proses produksi yang akan menghasilakan output yang
memiliki nilai jual.
Packaging
Packaging merupakan suatu proses untuk melindungi suatu produk supaya
lebih aman dan tentunya menjaga kualitas produk tersebut hingga sampai ke tangan
konsumen. Tentu saja dalam proses pembelian ini banyak sekali spesifikasi yang
harus dipenuhi sehingga untuk dokumen yang dilengkapi pun sedikit berbeda
dengan consumable.
Dokumen yang digunakan dalam proses pembelian
Dibawah ini merupakan dokumen utama yang digunakan dalam proses
pembelian hingga pembayaran kepada supplier di bagian purchasing pada PT.
XYZ.
1. Purchase Request (permintaan pembelian)
Purchase Request (PR) merupakan dokumen internal perusahaan yang
digunakan unyuk mengajukan permintaan pembelian kepada bagian purchasing.
Pada PT. XYZ Purchase Request dapat dibuat oleh setiap departemen dengan
syarat telah disetujui oleh kepala bagian terkait.
2. Purchase Order (pesanan pembelian)
Purchase Order (PO) yaitu dokumen internal perusahaan yang dibuat oleh
bagian purchasing setelah menerima PR untuk dikirimkan kepada supplier. Dalam
- 79 -
 Alpiah, A., & Nopiana, M. / Jurnal Ilmiah Wahana Pendidikan 9(25), 74-84

pembuatan PO ini sebelum dikirim kepada pihak supplier telah disetujui oleh
kepala bagian terkait dalam hal ini bagian purchasing.
3. Invoice
Invoice merupakan dokumen tertulis secara resmi yang digunakan sebagai
bukti pembelian. Invoice berisikan informasi seperti daftar barang yang dibeli,
jumlah barang, total pembayaran hingga waktu jatuh tempo pembayaran.
4. Delivery Order
Surat jalan merupakan surat yang dibuat oleh supplier dan dibawa oleh
petugas pengiriman barang. Surat jalan menjadi bukti sah bahwa barang telah
dikirimkan dan diterima oleh pembeli, karena surat jalan nantinya akan ditunjukan
kepada security dan bagian warehouse.
5. Faktur Pajak / Surat Keterangan Non PKP (Pengusaha Kena Pajak)
Faktur pajak adalah surat yang digunakan sebagai bukti pemungutan pajak
yang dibuat oleh pengusaha kena pajak (supplier), tetapi jika supplier berstatus
sebagai Non-PKP supplier tersebut
tidak bisa menerbitkan faktur pajak sehingga harus mengeluarkan surat
keterangan non PKP.
Alur proses pembelian di PT. XYZ
Proses pembelian merupakan aktivitas pengadaan barang yang dilakukan
bagian purchasing pada setiap perusahaan dengan langkah-langkah yang telah
ditetapkan sesuai dengan prosedur perusahaan. Dibawah ini merupakan alur dari
proses pembelian barang yang dilakukan di PT XYZ.

Purchasing Supplier

- 80 -
 Alpiah, A., & Nopiana, M. / Jurnal Ilmiah Wahana Pendidikan 9(25), 74-84

Gambar 1. Alur Proses Pembelian Pada PT XYZ

Sumber: Hasil Olah Penulis
Berikut penjelasan dari gambar 1 diatas terkait alur proses pembelian barang
di bagian purchasing yaitu sebagai berikut:
1. Bagian purchasing menerima purchase request (PR) atau surat permintaan
barang (misalnya untuk kebutuhan bahan baku produksi). Purchase Request
(PR) dapat dibuat oleh seluruh departemen pada perusahaan PT XYZ dan
nantinya dikirim ke departemen Supply Chain Management bagian Purchasing.
Dalam hal ini PR tersebut sudah di approve hingga kepala departemen terkait.
2. Seteleh menerima purchase request (PR), selanjutnya bagian purchasing
melakukan pencarian supplier, meminta penawaran harga kepada supplier,
melakukan negosiasi harga dan memilih supplier dengan harga terbaik.
3. Bagian purchasing melakukan pemilihan supplier dengan harga terbaik,
selanjutnya bagian purchasing membuat purchase order (PO) atau surat
pemesanan barang, bagian purchasing membuat PO yang berisikan barang yang
dibutuhkan untuk dikirim kepada supplier. Dalam hal ini PO tersebut sudah di
approve hingga kepala departemen terkait.
4. Bagian purchasing mengirimkan PO kepada supplier melalui email.

- 81 -
 Alpiah, A., & Nopiana, M. / Jurnal Ilmiah Wahana Pendidikan 9(25), 74-84

Setelah PO dibuat oleh bagian purchasing dimana dalam PO tersebut sudah

terlampir barang serta kuantiti yang dibutuhkan selanjutnya bagian purchasing
mengirimkan Purchase Order (PO) tersebut ke supplier melalui email.
5. Pihak supplier menerima PO dari bagian purchasing.
6. Pihak supplier mempersiapkan barang yang terlampir pada PO dan mengatur
jadwal pengiriman. Setelah barang lengkap langsung dikirim oleh supplier.
7. Bagian warehouse menerima barang dan melakukan pengecekan jumlah barang
serta kualitas barang.
8. Barang sudah oke dan diterima oleh pihak warehouse, selanjutnya supplier
mengirimkan invoice.
9. Bagian purchasing menerima invoice dan melakukan pengecekan pada invoice
dan melakukan pengecekan jumlah barang melaui surat jalan yang terlampir
(surat jalan sudah terdapat cap dan tanda tangan oleh pihak warehouse) hal ini
berarti barang diterima dengan kondisi baik dan lengkap.
10. Setelah barang yang diterima lengkap dan aman, bagian purchasing membuat
payment request untuk permohonan pembayaran kepada bagian finance.
11. Bagian purchasing menyelesaikan pembuatan dan melengkapi dokumen
payment request yang berisikan invoice, surat jalan, PO, PR, hand over goods
form, dan faktur pajak.
12. Setelah semua lengkap, bagian purchasing melakukan submit dokumen
payment request kepada bagian finance.
13. Bagian finance melakukan pembayaran kepada pihak supplier.
Kendala
Dalam pelaksanaan proses pembelian ini tentu saja terkadang terdapat
kendala atau masalah-masalah yang terjadi. Pada penelitian yang dilakukan di PT
XYZ, penulis menemukan beberapa kendala yang dialami oleh bagian purchasing,
diantaranya sebagai berikut:
1. Barang yang diterima terdapat ketidaksesuaian jumlah serta jenis barangnya,
yang terdapat pada lampiran purchase order (PO) dan invoice yang diterima.
Pada kendala ini biasanya disebabkan oleh pihak supplier karena
ketidaktelitian dalam melakukan pengecekan barang sebelum dikemas di dikirim.
2. Pengiriman yang terlambat, dalam hal ini keterlambatan pengiriman mampu
memengaruhi kegiatan opersional dan produksi perusahaan, terlebih ketika
barang tersebut sedang dibutuhkan karena kehabisan persediaan. Salah satu hal
yang menjadikan pengiriman terlambat yaitu adanya peralatan atau gangguan
teknis misalnya yaitu rusaknya forklift, sehingga menyebabkan keterlambatan
dalam pengiriman karena terkendala untuk memuat atau memindahkan barang
ke truk.
3. Kehabisan persediaan tidak sesuai dengan waktu yang telah diprediksi.
Biasanya terdapat departemen yang meminta barang terdahulu sebelum
membuat purchase request karena kehabisan persediaan, sehingga hal ini tentu saja
tidak sesuai prosedur perusahaan.
4. Terdapat barang NG (Not Good) yang menghambat proses produksi dan
operasional perusahaan.
Barang NG tentu saja sangat menghambat dalam proses produksi perusahaan,
biasanya barang NG tersebut terjadi karena supplier kurang terliti dalam
pengecekan kualitas barang sebelum dikirim.
- 82 -
 Alpiah, A., & Nopiana, M. / Jurnal Ilmiah Wahana Pendidikan 9(25), 74-84

Solusi
Adapun untuk menghadapi kendala-kendala pada proses pembelian yang
dihadapi oleh bagian purchasing, menurut penulis dapat melakukan hal-hal berikut
ini:
1. Ketika barang yang datang tidak sesuai, maka yang dapat dilakukan yaitu
melakukan konfirmasi kepada pihak supplier beserta bukti yang akurat serta
meminta pihak supplier untuk segera mengirimkan barang yang sesuai
berdasarkan PO. Selain itu, bagian purchasing juga bisa melakukan komunikasi
sebelumnya kepada pihak supplier ketika ingin mengirimkan barangnya
misalnya berupa foto dokumentasi terkait kelengkapan barang agar sama-sama
bisa saling cek kelengkapan barang sebelum dikirim.
2. Solusi yang dapat dilakukan untuk mengatasi pengiriman yang terlambat yaitu
bisa dengan cara melakukan komunikasi secara berkala, sehingga ketika
terjadinya masalah ketika proses pengiriman bisa langsung ditangani.
3. Setiap departemen seharusnya lebih teliti untuk melakukan pengecekan
terhadap ketersediaan barang-barang, solusi lainnya yaitu jika stok sudah
menipis lebih baik sesegera mungkin untuk membuat purchase request untuk
meminimalisir terjadinya kehabisan stok persediaan. Karena, jika meminta
barang terlebih dahulu tanpa adanya purchase request sehingga bagian
purchasing pun tidak bisa mengirimkan PO kepada pihak supplier dan hal ini
bisa saja menjadi masalah dalam arsip administrasi perusahaan ataupun pihak
supplier.
4. Solusi yang dapat dilakukan untuk masalah barang NG yaitu sebaiknya pihak
supplier harus betul-betul melakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum
dikirim untuk meminimaliris terjadinya barang NG ketika sampai di konsumen.

KESIMPULAN

Berdasarkan uraian diatas mengenai pembahasan dan hasil penelitian yang

telah dianalisis oleh penulis mengenai alur prosedur pembelian barang di bagian
purchasing pada PT XYZ, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Pada alur dari prosedur pembelian barang yang dilakukan oleh bagian
purchasing PT XYZ sudah cukup baik mulai dari menerima permintaan barang,
pembuatan PO dan dikirim ke supplier hingga barang diterima oleh bagian
warehouse. Adapun kategori pembelian dalam perusahaan ini terbagi menjadi
lima yaitu consumable, sparepart, packaging, raw material dan service atau
jasa.
2. Dalam pelaksanaan proses pembelian yang dilakukan oleh bagian purchasing
kendala yang dialami, yaitu barang yang diterima terdapat ketidaksesuaian
dengan PO dan invoice, keterlambatan pengiriman, kehabisan persediaan
sehingga meminta barang dikirim terlebih dahulu sebelum mengirimkan PO
kepada supplier dan barang yang dikirim oleh supplier terdapat barang NG
karena kesalahan dari pihak supplier.
3. Solusi yang dilakukan untuk mengatasi kendala tersebut yaitu menekankan
kepada pihak supplier untuk melakukan pengecekan dengan teliti sebelum
mengirimkan barang, menjaga komunikasi dengan supplier sehingga ketika
terdapat kendala bisa langsung dicari jalan keluarnya dan mengingatkan kepada
- 83 -
 Alpiah, A., & Nopiana, M. / Jurnal Ilmiah Wahana Pendidikan 9(25), 74-84

setiap departemen untuk selalu mengecek persediaan sehingga tidak terjadinya

kehabisan persediaan.

REFERENSI
Aryadi, H., & Wahyuni. (2019). Tinjauan Prosedur Pembelian Barang Di Bagian
Purchasing Pada Pt Duraconindo Pratama Jakarta. 16(02), 225–238.
Bab Ii Landasan Teori. (2008). 6–20.
Bab Ii Tinjauan Pustaka. (2017). 5–24.
Cahyo, D. A., & Solikhin, A. (2015). Analisis Peranan Purchasing Terhadap
Proses Pengadaan Barang Di Hotel Lorin Solo. 10(2), 1–23.
Firdausiyah. (2023). Laporan Akhir Magang Di Pt Yangtze Optics Indonesia.
Laras, T., Jatmiko, B., & Dwiwinarno, T. (2022). Manajemen Pembelian (1st Ed.).
Cv. Eureka Media Aksara.
Lukman. (2021). Supply Chain Management (R. Payangan, Okto (Ed.); 1st Ed.).
Cv. Cahaya Bintang Cemerlang.
Pengantar Manajemen Rantai Pasok. (2021).
Putri, Gea, F., Gulfira, Poeti, N., & Priyandhini, B. (2023). Peranan Purchasing
Dalam Pengadaan Barang Di Hotel The Ritzcarlton Jakarta Mega
Kuningan. 3(2).
Ramdhani, M. (2019). Analisis Prosedur Pembelian Barang Kebutuhan Pada Fave
Hotel Banjarbaru-Banjarmasin. Jurnal Sosial Pariwisata, 1(2), 53–59.
Rosmayanti, M. (2023). Laporan Akhir Magang Di Pt Yangtze Optics Indonesia.
(Sugiyono, 2013)Sugiyono. (2013). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif Dan
R&D (19th Ed.). Alfabeta Bandung.
Supply Chain Management. (N.D.).

- 84 -