PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN MAGETAN

Daffa Syaddad Felix Raharjo Putra

NPP.29.0918

Asdaf Kabupaten Magetan Provinsi Jawa Timur

Program Studi Administrasi Pemerintahan Daerah

Email: [email protected]

ABSTRACT (in english)

Problem/Background (GAP): The role of personnel administration is very vital to an organization

so that in its implementation it must be carried out carefully and carefully and must require maximum
attention. But in reality there are still many government agencies that have not implemented the
administrative system properly. Objective: This study aims to determine the implementation of
personnel administration, supporting and inhibiting factors as well as efforts in the implementation
of personnel administration. Methods: This study uses descriptive qualitative research methods. Data
collection techniques were carried out by interviews, and documentation. The data analysis technique
used is data reduction, data presentation and conclusion drawing. Results/Findings: The results of
the study show that in the process of personnel administration services are supported by human
resources, cooperation between employees and infrastructure. With obstacles, namely the
infrastructure is in poor condition, employees who submit work materials for too long, sometimes
sudden superior policies and lack of communication between employees. In addition, efforts are made
to improve existing facilities and infrastructure, complete the lack of facilities and do work outside
office hours. Conclusion: The implementation of personnel administration carried out at the Magetan
Regional Personnel Agency starts from the planning process, the second is recruitment, the third is
placement, the fourth is coaching, the fifth is supervision and the last is dismissal.
Keywords: Administration, Staffing, Implementation, Government

ABSTRAK (in bahasa)

Permasalahan/Latar Belakang (GAP): Peran dari administrasi kepegawaian sangatlah vital

terhadap suatu organisasi sehingga dalam pelaksanaanya harus dilaksanakan dengan teliti dan cermat
serta harus memerlukan perhatian yang maksimal. Namun dalam realitanya masih banyak instansi
pemerintahan yang belum menerapkan sistem administrasi dengan baik. Tujuan: Penelitian ini
bertujuan untuk mengetahui peleaksanaan administrasi kepegawaian, faktor pendukung dan
penghambat serta upaya dalam pelaksanaan administrasi kepegawaian. Metode: Penelitian ini

1
menggunakan metode penelitian kualitatif deskriptif. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan
wawancara, serta dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan yaitu reduksi data, penyajian data
dan penarikan kesimpulan. Hasil/Temuan: Hasil penelitian menunjukan bahwa dalam proses
pelayanan administrasi kepegawaian didukung oleh sumber daya manusia, kerjasama antar pegawai
dan sarana prasarananya. Dengan hambatan yaitu sarana prasarananya dalam kondisi kurang baik,
pegawai yang menyerahkan materi pekerjaan terlalu lama, kebijakan atasan yang kadang mendadak
dan kurangnya komunikasi antar pegawai. Selain itu upaya dilakukan dengan dengan memperbaiki
sarana dan prasarana yang ada, melengkapi sarana yang kurang dan mengerjakan pekerjaan diluar jam
kantor. Kesimpulan: Pelaksanaan administrasi kepegawaian yang dilakukan pada Badan
Kepegawaian Daerah Magetan dimulaidari proses perencanaan, yang kedua rekrutmen, yang ketiga
penempatan, yang keempat pembinaan, yang kelima pengawasan dan yang terakhir pemberhentian
Kata kunci : Administrasi, Kepegawaian, Pelaksanaan, Pemerintah

1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Manusia secara individu merupakan aspek yang paling penting dalam suatu organisasi. Manusia
merupakan bagian vital dari sumber daya untuk melaksanakan kegiatan institusi. Sumber daya
manusia dapat menunjang keberlangsungan suatu organisasi dengan kinerjanya. Tercapainya suatu
tujuan dari organisasi tidak lepas dari peran dan kinerja dari manusia, bahkan dengan teknologi yang
secanggih apapun tanpa adanya sumber manusia di dalamnya tidak akan berlangsung kegiatan di
dalamnya sehingga tidak bakal tercapai pula target kerja organisasi tersebut.
Memiliki peran yang sangat vital dalam suatu sumber daya membuat manusia mendapatkan tuntutan
untuk memiliki kinerja yang optimal, keahlian yang mumpuni dalam bekerja di bidangnya masing-
masing supaya dapat melaksanakan suatu pekerjaan dengan optimal. Berbagai macam kelebihan atau
keahlian yang dimiliki manusia tersebut dapat memberikan kemudahan bagi mereka untuk
menyelesaikan tugas atau pekerjaan mereka yang telah diberikan oleh pimpinan dengan optimal. Oleh
karena itu, keahlian dapat memberikan efek terhadap hasil pekerjaan yang akan dihasilkan. Dibalik
peran dari sumber daya manusia yang berdampak besar, optimalnya sebuah pekerjaan dapat dicapai
dengan adanya suatu sistem pelaksanaan administrasi yang bagus agar tercerminnya hasil dari
karyawan yang berhasil dalam melaksanakan tugas dalam sistem kerja serta seluruh kegiatan yang
menunjang optimalnya kegiatan administrasi.
Proses awal dari suatu kegiatan pelaksanaan administrasi kepegawaian diawali dengan sebuah proses
perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu kegiatan yang dilaksanakan guna mendapatkan
suatu hasil berupa kebutuhan dari pegawai (sumber daya manusia) dari suatu organisasi. Tujuan dari
proses perencanaan tersebut adalah suatu organisasi dapat mendapatkan tenaga kerja atau pegawai
yang memiliki kinerja yang maksimal dan terampil dalam bekerja serta pegawai tersebut memiliki
bidang keahlian yang sesuai dengan bidang kerjanya sekarang, sehingga mendapatkan sebuah kinerja
yang optimal dari pegawai dan organisasi. Optimalnya suatu organisasi dalam melaksanakan
tugasnya, semua diawali dari proses rekrutmen yang baik. Proses rekrutmen sangatlah diperlukan
dimana di tahap ini organisasi dapat melakukan seleksi terhadap calon Pegawai Negeri Sipil terhadap
2
bidang dan keahliannya dari latar belakang maupun keterampilan yang berbeda-beda. Dengan proses
tersebut suatu organisasi mendapatkan pegawai yang memiliki keahlian dan keterampilan serta latar
belakang yang memenuhi agar didapatkannya kinerja organisasi yang optimal.
Seluruh proses dimulai dari proses perencanaan penerimaan pegawai, setelah itu adanya proses
rekrutmen untuk calon pegawai setelah itu adanya proses penempatan bagi pegawai yang telah
diterima. Selain itu diperlukan juga suatu sistem yang didefinisikan sebagai sistem administrasi
kepegawaian. Sebuah sistem yang menjadi sumber utama manajemen dalam mengatur proses
pelaksanaan penerimaan pegawai serta penempatan pegawai sesuai dengan keahlian dan bidang yang
dimiliki. Peran dari administrasi kepegawaian sangatlah vital terhadap suatu organisasi sehingga
dalam pelaksanaanya harus dilaksanakan dengan teliti dan cermat serta harus memerlukan perhatian
yang maksimal. Pentingnya administrasi kepegawaian bukan tanpa sebab, karena administrasi
kepegawaian memuat informasi mengenai keseluruhan pegawai yang bekerja di dalam organisasi
tersebut.

1.2 Kesenjangan Masalah yang Diambil (GAP Penelitian)

Masih banyak instansi pemerintahan yang belum menerapkan sistem administrasi dengan baik. Mulai
dari proses pelaksanaan rekrutmen pegawai yang masih belum sesuai dengan aturan atau prosedur
yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, pada tahap ini pelaksanaannya tidak dapat maksimal sesuai
dengan yang diharapkan. Kurangnya transparansi yang terjadi terhadap seleksi calon Pegawai Negeri
Sipil menyebabkan banyaknya kecurangan. Masih adanya praktik kecurangan yang terjadi pada
tahapan ini yang menyebabkan persaingan yang tidak bersih dan juga menyebabkan salahnya pegawai
yang seharusnya tidak memenuhi standar instansi menjadi diterima oleh instansi tersebut. Selanjutnya
dalam tahapan penempatan pegawai masih banyak yang belum sesuai. Hal tersebut ditandai dengan
masih ditemukannya pegawai yang penempatannya tidak sesuai dengan keahliannya. Dampaknya
berakibat terhadap kinerja pegawai yang nantinya akan bekerja dalam instansi tersebut, kurang
maksimalnya kinerja pegawai menyebabkan susahnya optimalisasi pelayanan yang nantinya akan
diberikan oleh pemerintah bahkan bisa berakibat kepada tidak tercapainya target dari instansi tersebut.
Banyaknya kesalahan yang terjadi dalam proses pelaksanaan administrasi kepegawaian berimbas
terhadap instansi tersebut sendiri.

1.3 Penelitian Terdahulu

Penelitian ini dilakukan tidak lepas dari hasil penelitian-penelitian sebelumnya yang pernah ditulis
sebagai karya ilmiah guna bahan perbandingan sekaligus pedoman penulis. Penelitian sebelumnya
menjadi acuan penulis dalam melakukan penelitian sehingga dapat memperkaya teori yang digunakan
dalam mengkaji penelitian yang akan dilakukan. Pertama, penelitian Arum Mustika Wati (2014) yang
berjudul Pelaksanaan Administrasi Kepegawaian pada Badan Kepegawaian Daerah Magetan.
Menemukan bahwa Administrasi kepegawaian yang dilaksanakan oleh BKD Magetan masih belum
berjalan dengan optimal. Kedua, penelitian oleh Rina Astuti (2017) yang berjudul Pelaksanaan
Administrasi Kepegawaian pada BKPSDM Kota Banjarmasin. Menemukan bahwa Adanya
permasalahan dalam Proses pelaksanaan administrasi kepegawaian.
3
1.4 Pernyataan Kebaruan Ilmiah
Penulis melakukan penelitian yang berbeda dan belum dilakukan oleh penelitian terdahulu. Penelitian
yang dilakukan oleh penulis menggunakan keadaan dan informan yang baru dan berbeda.

1.5 Tujuan
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui peleaksanaan administrasi kepegawaian, faktor pendukung
dan penghambat serta upaya dalam pelaksanaan administrasi kepegawaian.

II. METODE
Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian kualitatif dengan menggunakan metode
deskriptif dan pendekatan induktif untuk mengeksplorasi dan memahami makna yang dialami subyek
penelitian dari masalah yang terjadi (Creswell, 2016:3). Teknik pengumpulan data dilakukan melalui
wawancara dan dokumentasi yang didapat dari sumber data primer dan sekunder dengan narasumber
dari Kepala BKD Kabupaten Magetan (1 orang), Kepala bidang Mutasi dan Promosi (1 orang),
Kasubbid, Pengadaan dan Pemberhentian (1 orang), Staf pada bagian Mutasi dan Promosi (5 orang),
Staf pada bagian Pengadaan dan Pemberhentian (5 orang). Teknis anailisis data dengan reduksi data,
penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Permasalahan dibahas menggunakan teori Administrasi
Kepegawaian menurut M. Manulang (2008:11) dengan dimensi perencanaan, pelaksanaan,
pengontrolan.

III. HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1. Pelaksanaan Administrasi Kepegawaian di BKD Magetan
Peneliti dalam menganalisis penelitian ini menggunakan teori Administrasi Kepegawaian menurut
M. Manulang (2008:11) dengan dimensi perencanaan, pelaksanaan, pengontrolan.

A. Perencanaan
Permasalahan yang ditemukan antara lain kurang merata nya informasi mengenai pendaftaran. Hal
tersebut berpengaruh besar terhadap CPNS yang nantinya melaksanakan tes sehingga nantinya akan
menjadi pegawai yang bekerja di BKD. Keterbukaan pada tahap seleksi juga menjadi masalah yang
ditemukan dalam penelitian ini. transparansi kegiatan seleksi juga dapat menghasilkan harapan yang
dibutuhkan oleh BKD terhadap pegawai baru. Serta dalam indikator penempatan pegawai masih
belum maksimal, dimana masih adanya pegawai yang bertugas tidak sesuai dengan kualifikasi yang
di miliki. Pegawai yang memiliki kinerja bagus maka bakalan menopang penuh BKD, bahkan
merangkap jabatan. Hal tersebut yang ingin dibenahi oleh BKD demi tercapainya visi misi BKD.

B. Pelaksanaan
Tahapan-tahapan dari proses rekrutmen pegawai pada badan kepegawaian daerah Magetan masih
menemui kendala dimana penerimaan belum sesuai dengan jurusannya, dan masih adanya aparatur
yang tidak transparan dalam melaksanakan seleksi. Hal tersebut menjadi permasalahan dalam
4
penelitian ini, dimana kegiatan penerimaan masih belum maksimal menurut teori dari M.Manullang.
Dalam teori M.Manullang dijelaskan bahwa penerimaan efektif apabila posisi kosong diisi oleh
pegawai yang juga memiliki kualifikasi di posisi tersebut, dan juga pegawai tidak melakukan kegiatan
menyimpang dari undang-undang.

C. Pengontrolan
Pengontrolan merupakan kegiatan yang dilaksanakan sebagai perwujudan dari pengawasan terhadap
tahapan yag telah dilakukan selanjutnya. Demi terwujudnya impian organisasi maka dari itu setiap
kegiatan harus di awasi. Pengontrolan dilaksanakan melalui pembinaan pegawai. Pembinaan pegawai
merupakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh intansi terhadap para pegawainya yang melakukan
pelanggaran.

3.2. Faktor Pendukung dan Penghambat Pelayanan Administrasi Kepegawaian di BKD

Magetan
Pada pelaksanaan administrasi kepegawaian ada faktor-faktor yang mendukung yaitu adanya koneksi
antara pegawai dan pimpinan yang bagus. Faktor yang sangat berpengaruh adalah kualifikasi dari
pegawai yang menggunakan perangkat kerja dapat diandalkan. Setiap tahunnya pasti ada alat-alat
baru atau sistem beru yang digunakan maka dari hal tersebut diperlukan pegawai yang bukan hanya
mumpuni namun juga handal dalam beradaptasi. Dengan adanya hal tersebut administrasi
kepegawaian dapat berjalan dengan lancar.

3.3. Upaya BKD Magetan dalam Mengatasi Hambatan

Cara yang dilakukan Badan Kepegawaian Daerah Magetan untuk mengatasi hambatan dalam
pelaksanaan administrasi kepegawaian Dalam pelaksanaan administrasi kepegawaian tentu sering kita
jumpai adanya faktor atau hal yang menyebabkan pelaksanaan tersebut terhambat. Untuk itu perlu
dilakukan upaya untuk mengatasi masalah tersebut. Cara yang dilakukan Badan Kepegawaian Daerah
Magetan untuk mengatasi hambatan tersebut adalah :
 Memperbaiki sarana dan prasarana yang kondisnya kurang baik
 Melengkapi sarana yang kurang dan sudah tidak memadai
 Mengerjakan pekerjaan diluar jam kantor. Yakni menerapkan sistem shift namun dengan beban
tugas yang sama.

3.4. Diskusi Temuan Utama Penelitian

Peneliti menemukan bahwa kurang merata nya informasi mengenai pendaftaran. Hal tersebut
berpengaruh besar terhadap CPNS yang nantinya melaksanakan tes sehingga nantinya akan menjadi
pegawai yang bekerja di BKD. Keterbukaan pada tahap seleksi juga menjadi masalah yang ditemukan
dalam penelitian ini. Layaknya temuan Rina Astuti (2017) bahwa Adanya permasalahan dalam Proses
pelaksanaan administrasi kepegawaian (Astuti, 2017).

5
Ditemukan bahwa administrasi kepegawaian di BKD magetan belum maksimal, dimana masih adanya
pegawai yang bertugas tidak sesuai dengan kualifikasi yang di miliki. Pegawai yang memiliki kinerja
bagus maka bakalan menopang penuh BKD, bahkan merangkap jabatan. Layaknya temuan Arum
Mustika Wati (2014) bahwa Administrasi kepegawaian yang dilaksanakan oleh BKD Magetan masih
belum berjalan dengan optimal (Wati, 2014).

IV. KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan peneliti menyimpulkan bahwa Pelaksanaan administrasi
kepegawaian pada BKD Kabupaten Magetan sudah baik tetapi masih belum optimal dikarenakan
masih adanya kekurangan, dari dimensi yang digunakan penulis dalam melaksanakan penelitian yaitu
perencanaan, pelaksanaan dan pengontrolan.
Keterbatasan Penelitian. Penelitian ini memiliki keterbatasan utama yakni waktu dan biaya
penelitian. Serta penelitian hanya pada wilayah tertentu yang mudah dijangkau.
Arah Masa Depan Penelitian (future work). Penulis menyadari masih awalnya temuan penelitian,
oleh karena itu penulis menyarankan agar dapat dilakukan penelitian lanjutan pada lokasi serupa
berkaitan dengan pelayanan administrasi kepegawaian di Kabupaten Magetan

V. UCAPAN TERIMA KASIH

Penulis mengucapkan terimakasih kepada Kepala BKD Kabupaten Magetan beserta jajaran, seluruh
dosen pengajar, pembimbing dan penguji juga seluruh pihak yang terlibat dalam penelitian ini.

VI. DAFTAR PUSTAKA

Arum Mustika Wati, 2014 “Pelaksanaan Administrasi Kepegawaian Pada Badan Kepegawaian
Daerah MAGETAN”, (Universitas Negeri Yogyakarta)
Creswell, J. W. (2016). Research Design: Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif, dan Mixed. PT. Pustaka
Pelajar.
Manulang. 2008. Manajemen Personalia. Yogyakarta: Gajah Mada University Press.
Rina Astuti, 2017 “Pelaksanaan Administrasi Kepegawaian pada BKPSDM Kota Banjarmasin”
(UNISKA)