CREW 

DOCUMENT CHECKLIST

Name : __________________________________    Rank: _________ New Crew:  Ex Crew        Vessel:          

Vessel Flag: __________________  Joining Date: Joining Port:
Contract Expires : _________________________ Approved Salary: Approve by:  Fleet Manager

All documents have to be verified and undersigned by the crewmember and by the issuing Authority . No document with lack of signature/official stamp can be uploaded and the Encoders are 
requested to ask for valid and undersigned documents to the crew managers VIA MAIL if missing in the folder. 
Any document/certificate expired, is to be replaced in OMNIA (deleting the expired one first then replace with the valid one , including flag endorsements). 
 
INITIAL CHECK REMARKS FINAL CHECK
Check by crew
Iss. Date  Exp. Date  Iss. Date  Exp. Date  * special Owner's authorizations 
TITLE Valid Valid
(like US VISA lacking) are to be 
DD/MM/YY DD/MM/YY  DD/MM/YY DD/MM/YY
mentioned here and charged in 
YES NO OMNIA by the Encoders. YES NO Tick
NATIONAL & COMPANY REQUIREMENT
For All Ranks
Passport*(Validity = EOC + 6 months)
Seaman's Book
SID
E‐Registration
Yellow Fever
Polio
Covid‐19
Covid‐19 Booster
Medical Certificate w/ questionnaire
Fit for Catering (Ck & Messman)
Drug and Alcohol test
Treadmill Stress Test (49 years old above)
Flag Medical
US Visa
Australian Maritime Crew Visa
Other Visa/s
NBI
FLAG ENDORSEMENT
Name of Flag: ________________
SIRB 
Endorsement Attesting the Recognition
GMDSS Endorsement
SPECIAL QUALIFICATION STICKERS (if required)
SSO
Basic Training
Proficiency in Survival Craft and Rescue Boat
Cook
Messman
TGENS/TCHO/TOO

Flag document number, limitation and validity MUST BE CHECKED IN DETAILS , compared to his national professional certificates. If certificates endorsed are NOT matching with national 
certificates possessed and valid  (might have been renewed by the crewmember),a new flag endorsement is COMPULSORY required.  Go to flag check list and make a new application. 

For Officers
MARINA (COC) Cert. Of Competency
MARINA ETO
COC Verification
COC LIMITATIONS (IF ANY) / WHICH LIMITATIONS (write below and VERIFY VESSEL's REQUIREMENTS prior planning the joiner).
  LIMITATIONS: 
(example: if ECDIS ‐  done after the COC issuing, COC must be submitted to MARINA to delete such limitations ‐also for flag endoresement proper issuing). 
National Certificate of Endorsement
GOC License (for deck officers only)
GOC Verification
For Ratings
MARINA (COP) Certificate of Proficiency
National Certificate (for MSM,CCK & JrEO)
COP Verification
TRAINING REQUIREMENT
For All Ranks
Basic Training Refresher
Basic Training Updating BT
Proficiency in Survival Craft & Rescue Boat
Pre‐daparture Orientation Seminar
Security Training ‐ SDSD/SSO
ANTI‐PIRACY
Personal Training & Drill  Booklet
MARPOL Consolidated
For All Officers
Advance Training in Fire Fighting
Medical First Aid
Hazardous Material (for Container only)
For Deck Officers
Medical Care (for Chief Officer & Master)
GMDSS
ARPA
ECDIS GENERIC (2010 Manila Amendment)
ECDIS SPECIFIC DANALEC
ECDIS SPECIFIC TRANSAS
ECDIS SPECIFIC SPERRY 
BRIDGE RESOURCE MNGT
BRIDGE TEAM MNGT
Ship Safety Officer 
Ship Handling (Master & C/O with Master lic.)
Trim & Stability (2/O with C/O license)
For Engine Officer  
Engine Room Simulator Course
Engine Resource Management
Electronic Control Diesel Engine
Issue Date   Exp. Date   Issue Date   Exp. Date  
YES NO REMARKS YES NO Tick
For Ratings  DD/MM/YY DD/MM/YY DD/MM/YY DD/MM/YY
Watchkeeping Certificate
Training Record Book for ratings (new)
For TANKERS all ranks
BTOCT Basic Training in Oil & Chem Tanker
For Tankers Officers only
ATOT Advance Training in Oil Tanker
ATCT Advance Training in Chemical Tanker
For Galley Staff
Food & Hygene with HACCP
Trade Test (For Newly Hired Cook)
Others
CERTIFICATES OF PROFICIENCY 
For All Ranks
Basic Training
Proficiency in Survival Craft & Rescue Boat
Security Training ‐ SDSD/SSO
For Officers 
Advance Training in Fire Fighting
Medical First Aid
Medical Care ( for deck officer)
Basic Training in Oil & Chemical Tanker
For Tanker Officer
Advance Training in Oil Tanker
Advance Training in Chemical Tanker
In‐house Training for Officers and Engineers
PRE‐JOINING BRIEFING 
CES 4.1 (3YRS VALIDITY)
CREW ASSESSMENT 
Vessel General Permit
ABS/NS ‐ MAINTENANCE & PURCHASE 
ABS/NS ‐ HSQE & DMS
Accident Investigation Report (5YRS VALIDITY)
SPM (ALL DECK OFFICERS, C/E & 2/E)
EMS (5YRS VALIDITY)
SIRE 2.0 (FOR TANKER VSLS ONLY)
IHM (MASTER & C/E)
STCW2010
ELB (DAMICO VSLS ONLY)
Maritime Labour Convention 2006
Human Element
CBT's
ISF WATCHKEEPER
VOICE DATA RECORDER (deck officers)
For Tanker (for Officers)
FRAMO OPERATION
VETTING INSPECTION
VOLATILE ORGANIC COMPOUND
For Ratings (in‐house)
PRE‐JOINING BRIEFING 
MARITIME ENGLISH (IN/OUT)
CULTURE
CYBER SECURITY
ENVIRONMENTAL AWARENESS
TEAM BUILDING
PERSONAL DATA PROTECTION (DAMICO VSLS ONLY)
CONFLICT MANAGEMENT
MANDATORY REQUIREMENTS
Assignment Letter
Seafarer's Employment Contract
Companies' Drug and Alcohol Policy
SEA & CBA Familiarization Checklist
Pre‐joining Checklist
Next of Kin Declaration
Declaration for Compliance with MARPOL
Information Letter (MLC 2006)
Declaration of Consent to the processing of Personal 
Data
CEO Communication on Criminal Conviction and 
Implementation of ECP (One for DSN and 1 for DSI 
Crew Health Self‐Declaration

Daily Crew Temparature Check Records Ver. 1

Sirius Allotment Form
Form CRW‐001
Manning Operator Manning Assistant Omnia Encoder
 Signature: ______________________         ______________________         ____________________         
 Date:       ______________________     Date:__________________         Date:________________          

Deklarasyon:
Kusang loob ko pong isinusumite ang aking mga dokumento sa 
Epsilon Maritime Services, Inc. para sa sa ligtas na pagiingat at para sa paghahanda sa aking susunod na pagsakay sa barko.

Lagda sa ibabaw ng pangalan ng Marino Petsa ng paglagda

DISPATCH  MEETING:     TICK Remarks TICK Remarks

TICKET  WORKING GEAR 
Letter of Guarantee ALLOTMENT 
Ok to Board POEA Contract with OEC
SEA CBA Familiarization + CBA Booklet MLC SEA 
Joining Visa (if required) Pre‐Joining Briefing Booklet
All Original Documents/certs                  DPA MEETING for Top 4  *
CE joining VC meeting by Rome               Date: * If not arranged, explanation required
Designated Person Ashore (DPA)  Card               
NO CREW SHALL BE ALLOWED TO DEPART WITH CERTIFICATE EXPIRING BEFORE THE TERMINATION OF CONTRACT
CREW OPERATOR (DOCS/CERTS & HANDED TO CREW) Signature: _______________ Date:_________  
ACCOUNT ASSISTANT (ALLOTMENT PROCESSES): ___________ Date:_________
Declaration 
I hereby received All Original documents and certificates as ticked above listed  Confirmed all docs/certs are in order:
and I am duly aware and have understood that I must bring  original 
documents/certificate on board upon joining the vessel.    & copy of the check‐list provided to the seafarer 

Seafarers signature:______________________ Date: _______________________ FLEET MANAGER ‐ CAPT. JOEL AYOS