How To Write a Letter: What To Include, Correct

Format and Types (Example Included)

February 22, 2021
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By: Indeed Editorial Team

Since most letters today are sent via email, it's important to know how to write a
professional letter that will leave the recipient with a positive impression of you and your
company. Using the correct format is particularly important when you are sending a letter
through the mail, as you want it to fit a single page, be easily readable and look good. By
following the right steps, you can easily create an impactful letter that will create or nurture
professional relationships or generate sales. In this article, we discuss why it's important to
know how to write a letter, the steps you can take to write one and an example letter to
help you draft your own.
Why is it important to know how to write a letter?
A printed letter is typically served today for professional or business communications,
which is why it's important to know how to write a letter for professional purposes. Writing
a letter correctly is especially important if you plan to send a hard copy to the recipient
rather than an email.
How to write a letter
These are the general rules you should follow to write a letter:
1. Choose the right type of paper.

2. Use the right formatting.

3. Choose between block or indented form.

4. Include addresses and the date.

5. Include a salutation.

6. Write the body of your letter.

7. Include a complimentary close.

8. List additional information.

1. Choose the right type of paper

Your letter should be typed and printed on standard white paper. Depending on the
circumstances—such as sending a letter of recommendation or a cover letter with your
resume—you may want to print on nice resume paper. If you're sending a business letter
for your company, you may want to print the letter on company letterhead.
2. Use the right formatting
Next, you will need to select an appropriate font. Use fonts that appear clean and easily
readable over stylistic fonts. Some examples of professional fonts you may want to use
are:
 Times New Roman
  Roboto

 Arial

 Calibri

 Georgia

 Open Sans

 Helvetica

Use a font that is between 10 and 12 points so it's easily legible.

Related: Business Letter Format and Example
3. Choose between block or indented form
While there are many different formatting styles, you will, in general, want to choose
between a block or an indented format. The block format has all elements and sections
aligned with the left-hand side of the page. The first sentence of every paragraph is not
indented.
The indented format is often a style used for documents that are more casual. With
indented form, you indent the first line of each paragraph by one inch. If you use an
indented format, you'll right-justify your address and the date.
While block form is often easier to read and the most widely-used format, the indented
format adds some visual interest. Either form is acceptable for formal letters.
4. Include addresses and the date
The addresses of the sender and recipient, as well as the date, are the first pieces of
information you'll include in the letter. You'll include your address and contact information
at the top, then skip a line, then list the date, skip another line and then list the recipient's
address.
If you have chosen the indented format, you'll place your address and the date in the top
right-hand corner and then left-justify the recipient's address. If you've chosen a block
format, you'll left-justify all of the addresses.
5. Include a salutation
If you know who you're writing to, the simplest and often most appropriate salutation is
simply "Dear [name of recipient]". If you don't know the person well or you have a formal
relationship, use their title and last name. If you are writing a letter to someone within a
company, but don't know their name, take some time to research to find out. Oftentimes if
you know the title, you can find their name on LinkedIn. You could also call the company
and ask for the name of the person who holds that position.
If you are unable to find the information or you are writing a letter that isn't directed at
someone specific, use "To Whom It May Concern". You can follow the salutation with
either a colon or a comma.
6. Write the body of your letter
If you have a block form letter, left justify each paragraph within the letter, leaving a blank
line between the paragraphs that makes it easier to read. For indented forms, you'll need
to indent the first line of each paragraph by one inch.
Keep your letter direct and to the point, with the entire letter being no more than one page.
While it's appropriate to start with a short pleasantry such as, "I hope this letter finds you
well", you should move quickly to why you're writing. You can lead right into this by typing,
"I'm writing in regards to..."
Use active voice as much as possible throughout the body of the letter. The closing
paragraph should re-state the purpose of your letter and request a follow-up action. End
the letter with another pleasantry, such as "thank you for your time and consideration" or
"please let me know if you'd like to discuss in detail over the phone."
7. Include a complimentary close
If you're writing someone you have a formal relationship with or don't know well, you may
want to use "sincerely," for your close. Other options are "best wishes", "kindest regards"
or "best." "Yours truly" is also another option to consider.
Related: How to End a Letter To Make a Lasting Impression (With Examples)
8. List additional information
In some cases, you may want to include additional information under the salutation. You'll
want to list these on each line. Some possible additional information could include:
 Separate mailings: This lets the recipient know to expect other communication

from you and what that will be.

 Enclosures: This lets them know that you have included other documents in the

letter. You can include the number of additional documents in parentheses for easy

reference.

 Courtesy copies: This lets the recipient know that you have also sent copies of

this letter to other people. You can indicate this by writing "CC" or "Copies to" with

the name of the other recipients.

Types of letters
There are two types of letters that people write:
 Formal letters: These letters are generally used for business purposes or for

writing people you don't know well. Formal letters have rules for structure and

protocol.

 Informal letters: These are the types of letters that you would typically send to a

friend or family member.

Related: Letter of Introduction: Overview and Examples

Example of a letter
Here is an example of a professional business letter that you can use to help you draft
your own. In this example, you will see the block format:
Chris Myers
Sales Director
Armwood Business Solutions
555 Peachtree Lane
Norfolk, VA
(555) 222-3333
December 1, 2019
Adam West
Office Manager
Norfolk Medical Group
110 Orange Grove Drive
Norfolk, VA
Dear Mr. West,
I hope this letter finds you well. I'm writing in regards to a recent request that you made for
more information about a technology solution for your medical group. I am the sales
director at Armwood Business Solutions and I believe our products could be a good fit for
your medical group.
We offer state-of-the-art technology solutions and serve both large and small
organizations. Ultimately, our goal is to identify inefficiencies within the workflows of each
company we work with and provide technology solutions to make them more efficient,
employees more productive and the organization more profitable.
We understand that security is a top concern for companies today, which is why we have
several products that are specifically designed to enhance security. We have several
products that are specifically designed for medical groups like yours that allow providers to
send and receive emails or access patient charts from anywhere, while still remaining
HIPAA compliant.
If you would like more information about what we have to offer, please don't hesitate to
contact me directly at (555) 222-3333. Thank you for your time and consideration.
Sincerely,
Chris Myers
Sales Director
Cómo escribir una carta: qué incluir, formato y
tipos correctos (ejemplo incluido)

22 de febrero de 2021

Cuota

Por: Equipo editorial de Indeed

Dado que la mayoría de las cartas de hoy se

envían por correo electrónico, es importante
saber cómo escribir una carta profesional que
dejará al destinatario con una impresión positiva
de usted y su empresa. Usar el formato correcto
es particularmente importante cuando envía una
carta por correo, ya que desea que se ajuste a
una sola página, sea fácil de leer y se vea bien. Si
sigue los pasos correctos, puede crear fácilmente
una carta impactante que creará o fomentará
relaciones profesionales o generará ventas. En
este artículo, analizamos por qué es importante
saber cómo escribir una carta, los pasos que
puede seguir para escribir una y un ejemplo de
carta que le ayudará a redactar la suya propia.

¿Por qué es importante saber escribir una carta?

Una carta impresa generalmente se entrega hoy

para comunicaciones profesionales o
comerciales, por lo que es importante saber cómo
escribir una carta con fines profesionales.
Escribir una carta correctamente es
especialmente importante si planea enviar una
copia impresa al destinatario en lugar de un
correo electrónico.

cómo escribir una carta

Estas son las reglas generales que debe seguir

para escribir una carta:

Elija el tipo de papel adecuado.

Utilice el formato correcto.

Elija entre bloque o sangría.

Incluya direcciones y la fecha.

Incluya un saludo.

Escribe el cuerpo de tu carta.

Incluya un cierre de cortesía.

Enumere información adicional.

1. Elija el tipo de papel adecuado

Su carta debe estar mecanografiada e impresa en

papel blanco estándar. Dependiendo de las
circunstancias, como enviar una carta de
recomendación o una carta de presentación con
su currículum: es posible que desee imprimir en
un buen papel de currículum. Si envía una carta
comercial para su empresa, es posible que desee
imprimirla en papel con membrete de la empresa.

2. Utilice el formato correcto

A continuación, deberá seleccionar una fuente

adecuada. Utilice fuentes que parezcan limpias y
fáciles de leer sobre fuentes estilísticas. Algunos
ejemplos de fuentes profesionales que puede
utilizar son:

Times New Roman

Roboto

Arial

Calibri

Georgia

Sans abierto

Helvética

Utilice una fuente que tenga entre 10 y 12 puntos

para que sea fácilmente legible.

Relacionado: Formato y ejemplo de carta

comercial

3. Elija entre bloque o sangría

Si bien hay muchos estilos de formato diferentes,
en general, querrá elegir entre un formato de
bloque o sangrado. El formato de bloque tiene
todos los elementos y secciones alineados con el
lado izquierdo de la página. La primera oración de
cada párrafo no tiene sangría.

El formato sangrado suele ser un estilo que se

utiliza para documentos que son más casuales.
Con la forma sangrada, se aplica una sangría a la
primera línea de cada párrafo en una pulgada. Si
usa un formato con sangría, justificará a la
derecha su dirección y la fecha.

Si bien la forma de bloque es a menudo más fácil

de leer y es el formato más utilizado, el formato
con sangría agrega algo de interés visual.
Cualquiera de las formas es aceptable para cartas
formales.

4. Incluya direcciones y la fecha

Las direcciones del remitente y del destinatario,

así como la fecha, son los primeros datos que
incluirá en la carta. Incluirá su dirección e
información de contacto en la parte superior,
luego omitirá una línea, luego enumerará la fecha,
omitirá otra línea y luego enumerará la dirección
del destinatario.
Si ha elegido el formato con sangría, colocará su
dirección y la fecha en la esquina superior
derecha y luego justificará a la izquierda la
dirección del destinatario. Si ha elegido un
formato de bloque, justificará a la izquierda todas
las direcciones.

5. Incluya un saludo

Si sabe a quién le está escribiendo, el saludo más

simple y, a menudo, más apropiado es
simplemente "Estimado [nombre del
destinatario]". Si no conoces bien a la persona o
tienes una relación formal, usa su título y
apellido. Si está escribiendo una carta a alguien
dentro de una empresa, pero no sabe su nombre,
tómese un tiempo para investigar para
averiguarlo. A menudo, si conoce el título, puede
encontrar su nombre en LinkedIn. También puede
llamar a la empresa y preguntar el nombre de la
persona que ocupa ese puesto.

Si no puede encontrar la información o está

escribiendo una carta que no está dirigida a
alguien específico, use "A quien corresponda".
Puede seguir el saludo con dos puntos o una
coma.

6. Escribe el cuerpo de tu carta

Si tiene una letra en forma de bloque, justifique a
la izquierda cada párrafo dentro de la letra,
dejando una línea en blanco entre los párrafos
para que sea más fácil de leer. Para las formas
con sangría, deberá sangrar la primera línea de
cada párrafo por una pulgada.

Mantenga su carta directa y al grano, con la carta

completa no más de una página. Si bien es
apropiado comenzar con una breve broma, como
"Espero que esta carta te encuentre bien", debes
pasar rápidamente a la razón por la que escribes.
Puede acceder directamente a esto escribiendo
"Estoy escribiendo con respecto a ..."

Utilice la voz activa tanto como sea posible en

todo el cuerpo de la carta. El párrafo final debe
volver a establecer el propósito de su carta y
solicitar una acción de seguimiento. Termine la
carta con otra cortesía, como "gracias por su
tiempo y consideración" o "por favor, avíseme si
desea hablar en detalle por teléfono".

7. Incluya un cierre de cortesía

Si estás escribiendo a alguien con quien tienes

una relación formal o que no conoces bien, es
posible que desees usar "sinceramente" para tu
persona cercana. Otras opciones son "mejores
deseos", "saludos cordiales" o "mejores".
"Atentamente" es también otra opción a
considerar.

Relacionado: Cómo terminar una carta para

causar una impresión duradera (con ejemplos)

8. Incluya información adicional

En algunos casos, es posible que desee incluir

información adicional debajo del saludo. Querrá
enumerarlos en cada línea. Alguna información
adicional posible podría incluir:

Envíos separados: esto le permite al destinatario

saber si espera otra comunicación de usted y cuál
será.

Adjuntos: Esto les permite saber que ha incluido

otros documentos en la carta. Puede incluir el
número de documentos adicionales entre
paréntesis para facilitar su consulta.

Copias de cortesía: esto le permite al destinatario

saber que también ha enviado copias de esta
carta a otras personas. Puede indicarlo
escribiendo "CC" o "Copias en" con el nombre de
los demás destinatarios.

Tipos de letras

Hay dos tipos de cartas que la gente escribe:

Cartas formales: estas cartas se utilizan
generalmente con fines comerciales o para
escribir a personas que no conoce bien. Las
cartas formales tienen reglas de estructura y
protocolo.

Cartas informales: estos son los tipos de cartas

que normalmente enviaría a un amigo o familiar.

Relacionado: Carta de presentación: descripción

general y ejemplos

Ejemplo de una carta

A continuación, se muestra un ejemplo de una

carta comercial profesional que puede utilizar
como ayuda para redactar la suya propia. En este
ejemplo, verá el formato de bloque:

Chris Myers

Director de ventas

Soluciones comerciales de Armwood

555 Peachtree Lane

Norfolk, VA

(555) 222-3333

1 de diciembre de 2019
Adam West

Gerente de oficina

Grupo médico de Norfolk

110 Orange Grove Drive

Norfolk, VA

Estimado Sr. West,

Espero que esta carta te encuentre bien. Le

escribo con respecto a una solicitud reciente que
hizo para obtener más información sobre una
solución tecnológica para su grupo médico. Soy el
director de ventas de Armwood Business
Solutions y creo que nuestros productos podrían
ser adecuados para su grupo médico.

Ofrecemos soluciones de tecnología de

vanguardia y servimos tanto a organizaciones
grandes como pequeñas. En última instancia,
nuestro objetivo es identificar las ineficiencias
dentro de los flujos de trabajo de cada empresa
con la que trabajamos y brindar soluciones
tecnológicas para hacerlos más eficientes, los
empleados más productivos y la organización más
rentable.

Entendemos que la seguridad es una de las

principales preocupaciones de las empresas en la
actualidad, por lo que contamos con varios
productos diseñados específicamente para
mejorar la seguridad. Tenemos varios productos
que están diseñados específicamente para grupos
médicos como el suyo que permiten a los
proveedores enviar y recibir correos electrónicos
o acceder a las historias clínicas de los pacientes
desde cualquier lugar, sin dejar de cumplir con la
HIPAA.

Si desea obtener más información sobre lo que

tenemos para ofrecer, no dude en comunicarse
conmigo directamente al (555) 222-3333. Gracias
por su tiempo y consideración.

Atentamente,

Chris Myers

Director de ventas
Enero 22

San Salvador,El Salvador

Carlos Arriaga

Gerente de ventas

Concentrix

Alameda Franklin Delano Roosevelt, San Salvador

Sr. Carlos Arriaga

De antemano quería darle las gracias por el

esfuerzo que ha realizado en los últimos meses
para ayudarnos a orientarnos e incorporar a los
dos nuevos desarrolladores.

Se han vuelto productivos y contribuyen mucho

más rápido gracias a la capacitación y la
asistencia que les brindó.

Esto ha funcionado tan bien, de hecho, que

estamos haciendo del sistema de compañeros un
componente integral en la forma en que
incorporamos a todos los nuevos empleados a la
empresa en el futuro.

¿Participará en una sesión de lluvia de ideas y

planificación el jueves para que todos podamos
capturar lo que funcionó bien y lo que necesita
mejorar?

También invito al personal de Recursos Humanos,

a los otros empleados que han sido amigos y a
varios empleados nuevos. El objetivo es diseñar
un proceso que podamos adoptar para incorporar
nuevos empleados.

ATT.

Jose Larreynaga

Jefe de Departamento

PLIRET S.A de C.V

Primera Calle Poniente #2723 Colonia flor blanca

San Salvador CP, 1101