SUPPLY CHAIN

MANAGEMENT

By: Apt. Lidia Romito Tambunan, S.Farm.

QA RA Enseval Putera Megatrading
Enseval Putera Megatrading Tbk
Introduction
 Enseval At A Glance

Pharmaceutical & Healthcare

Distribution & Logistic company

Vision Mission
To be a leading and integrated Distribution & Logistics Contribute to improve the quality of health
Company through Service Excellence, Competent People
through product accessibility
and Advanced Digital Technology
Pharmaceutical and Consumer Health Distributor

DC Jakarta 48 Branches 130.000 Pallets 750 Delivery Fleets

DC Surabaya 29 Sales Offices 4.700 SKU 40 Transporter Partners
DC Cikarang 23 Branches TSJ 200.000 Outlets 4.800 Employees

170 Sub-Distributors
 DISTRIBUTION CENTER
DC located in

DC Jakarta operates on more Freeze Storage

-150C - -250C
than 12k sqm land and has more
than 16k pallets position.

DC Surabaya built on 3k sqm,

with more than 5k pallets position.

DC Cikarang has more 13k pallets

position, built on 11k sqm.
 CERTIFICATION

CDOB CDAKB ISO 9001:2015 ISO 27001:2013 ISO 45001:2018

GDP Certificate GDP Medical Quality Management Information Security Occupational Health &
Device Certificate System Management Safety Management
System
3 DC & 48 Branches 2 RDC & 7 Branches
 Supply Chain Process Flow
DEMAND PLANNING PLANNING & SCHEDULING

Forecast

ROFO: Allocation planning Create IR Workbench

SM, PM, DP

BRANCH TRANSPORTATION WAREHOUSE

Forecast

Shipping Picking-Packing Assign Task

RETAILER
 Process Flow in Warehouse

Inbound Warehousing Outbound

• Receiving • Picking • Storage • Create DO/delivery schedule

• Put away • Packing • Replenish • Warehouse Control Board
• Return • Shipment

Order Receipt Putaway Inventory Load Ship

Inbound Outbound
 Logistic Visual Analytics Dashboard

DEMAND PLANNING PP&S

§ DC IR PERFORMANCE
§ EPM STOCK MONITORING
§ DAYS OF INVENTORY (DOI)
§ SLOW & DEAD MOVING ALLOCATION WORKBENCH

WAREHOUSE TRANSPORT

PRINCIPAL RECEIVING PACKING CHECKING LOADING & SHIPPING BRANCH

PICKING
PUTAWAY

§ DC OCT PERFORMANCE
§ DC ICT PERFORMANCE § DC OTD PERFORMANCE
§ EPM DC TASKS § DC TRACKING
§ DC WAREHOUSE OCCUPANCY § FREIGHT COST ANALYSIS
 Warehouse Management System (WMS)
Suatu sistem yang membantu mengelola pergudangan mulai dari Receiving and Putaway,
Dispatching, Stock Take, dan Reporting

Oracle based-WMS

- Manage stock from

inbound-warehousing-outbound,
by location, SKU, Batch Number,
Expiry Date

Bar-coding system with mobile

bar-code reader to eliminate
duplication & increase accurate
operation
 TEMPERATURE SENSITIVE PRODUCT HANDLING
Product Storage : Below 25 C, 2-8 C, -25 – ( -15 )C

1. Check the temperature during receiving and shipping – Temperature record must be
available
2. Alarm system for storage temperature
3. Transport Validation
4. Machine and room qualification
5. Qualified personnel for product handling ( well trained)
6. Preventive maintenance program for all related supporting utilities
7. Calibrated temperature device
8. Proper deviation handling
 Quality Performance
Activity • Oleh Top Management dan
Plan Quality Pusat

• Key Performance Indicator /

KPI Sasaran Mutu Quality ( APJ)

Monthly • Setiap Bulan APJ melaporkan

capaian KPI dan membuat
Review CAPA untuk KPI yang tidak
tercapai
FORMULA TARGET
No PROSES URAIAN SASARAN MUTU Bobot PERIODE MONITORING
(Cara Perhitungan) (2021)
0 Temuan Kritikal Audit
Memastikan tidak ada temuan
1 All Branch tidak ada temuan kritikal audit 15% Setiap bulan
kritial Tidak ada temuan kritikal audit

Memastikan audit internal Laporan internal audit untuk semua Pelaksanaan internal audit sesuai jadwal dan CAPA
2 Internal Audit yg sudah dijalankan di semua cabang 10% Setiap Tahun
dilakukan cabang diselesaikan maks 2 bulan

On-time laporan untuk SIODIE (Prekursor, Psikotropik, On-time laporan untuk SIODIE (Prekursor,
Meningkatkan
Melaporkan Laporan Distribusi ke OOT) Psikotropik, OOT)
3 Compliance/sistem manajemen 10% Setiap bulan
Regulatory Authorities
mutu
Kemenkes E-Report , E-Watch Kemenkes E-Report , E-Watch
Continuous Learning

Periodic Training E – Learning Knowledge Sharing

• CDOB terkini • Refreshment prosedur • Hasil pelatihan, seminar

• Prosedur Kritis : • Softskill yang diterima dari luar di
Penerimaan, Penyimpanan, • Sosialisasi Regulasi terbaru sharingkan ke personil
Pengiriman, Penanganan terkait di PBF
Obat-obat khusus , dll • Membuat summary hasil
pelatihan, seminar dan
• Prosedur yang memerlukan didokumentasikan untuk
skill: Pengemasan CCP, dapat di baca dan dipahami
Penanganan produk oleh personil terkait
sitostatika, dll
Gap Assessment
Definisi:
suatu analisis yang dibuat untuk Output :
mengidentifikasi apakah sistem ( prosedur dan • Jika ada Gap à CAPA ( Perbaikan)
implementasi) yang berjalan di suatu • Jika tidak ada Gap à COMPLY
perusahaan saat ini sudah memenuhi
ketentuan yang berlaku

Regulasi Baru
(Contoh: Keputusan Kepala Update Regulasi
BPOM tentang Petunjuk Teknis Contoh: CDOB 2019 -> CDOB Quality Manual Corporate
Pelaksanaan Persetujuan 2020
Penggunaan Darurat ( EUA)

Tot.
Gap CAPA Current
KCQ of QM
QM Title QM Clause Gap(s) Action Plan(s) Categ Categ PIC Due
M.DT Claus Point
ory ory Date
e

Contoh template Gap Assessment

Management Audit Improvement

1. Audit Internal
2. Audit Corporate
Monitoring efektivitas
3. Audit Regulator perbaikan misal 6 – 1 tahun
4. Audit Prinsipal sejak CAPA selesai

Hasil audit masuk ke dalam Hasil audit masuk ke dalam

sistem CAPA dan share ke manajemen review/rakor
bagian lain /site lainnya agar semua bagian dari top
management sampai level
operator aware dan
menjadi pembelajaran di
bagian masing masing
Me Check
( Pemeriksaan Berkala)

Pemeriksaan terhadap fasilitas gudang, peralatan,

dokumentasi yang dilakukan secara berkala ( 1 kali
seminggu) oleh APJ dan hasil pemeriksaan dapat di
monitor oleh Pusat /Quality untuk di review dan
ditindaklanjuti
 Layanan Live Chat pada
web: sertifikasicdob.pom.go.id
 Distribution
Digitalization
 ORDER
WAREHOUSE

DELIVERY
RECEIVING

Warehouse Temperature Tracking Pharmacist Approval

NIE Management System
Monitoring System
System
Customer Monitoring
Centralized MOS-Track System (SIA-SIPA)
HALAL Monitoring Temperature Logistic digital
System Monitoring System visibility
for tracking and
traceability Specimen Data
Management
 Temperature Monitoring System

Aplikasi yang digunakan untuk memantau suhu suatu ruangan.

Suhu ruangan dapat dideteksi dengan menggunakan alat probe yang ditempatkan pada suatu titik
pada ruangan yang telah ditentukan.
Data suhu dari probe tersebut data dikirim ke aplikasi utama. Pengguna dapat melihat hasil
pemantauan dari laptop/pc desktop yang sudah terpasang aplikasi .
Order Management ( e-SP)

21
 MOSTRANS:
Platform manajemen transportasi online untuk
menghubungkan dan berkolaborasi dengan pengirim, pengangkut, dan penerima secara real-time.
 Monitoring Pengiriman Barang

q Sistem yang berfungsi untuk mengetahui posisi dan rute truk yang membawa produk.
q Kendaraan truk dilengkapi dengan perangkat Global Positioning System (GPS) yang akan mengirimkan
posisi longitude/ latitude ke server melalui koneksi GSM. Kemudian sistem ini menampilkan pergerakan
dari truk yang bergerak dalam bentuk sebuah peta maupun dalam bentuk laporan.
q Sistem ini memungkinkan pengguna mengetahui lokasi dan rute yang dilalui kendaraan truk yang dapat
dimonitor secara real-time dan otomatis, yaitu pengguna dapat mengetahui lokasi kendaraan truk yang
mengantar produk tanpa bantuan pengemudinya.
q Posisi dan rute kendaraan yang mengantar truk yang dimonitor dapat dilihat pada sebuah peta yang
ditampilkan di layar komputer.
THANK YOU !