GROWTH THROUGH BETTER SERVICE

IA Periode II , 19 – 23 Oktober 2020

AGENDA 01
08 : 30 – 09:00
Opening Meeting IA Periode I
Bpk. Roynaldus Bey Leyn
Opening IA

09 : 10 – 09:20 AGENDA 02

Ibu Ester Widyawati President Director Speech

Opening

AGENDA 03
09 : 20 – 09:45
Bpk. Roynaldus Bey Leyn Presentation Internal Audit
Presentation IA Schedule Period I

GROWTH THROUGH BETTER SERVICE

 TUJUAN & LANGKAH INTERNAL AUDIT IMS ISO 9001:2015, 14001:2015 & OHSAS 18001:2015

Mgt Proses IMS ISO 9001:2015, 14001:2015 & OHSAS 18001:2015

• Memverifikasi dan mengevaluasi sejauh mana
TUJUAN

kepatuhan dan pemenuhan suatu Organisasi /

05 – 16 Okt’20 Persiapan Internal Audit IMS

STEP
Perusahaan terhadap kesesuain persyaratan-
- Jadwal Internal Audit IMS, - Penetapan Internal Auditor
persyaratan maupun Peraturan Perundangan yang - Breifing & Refresh Internal Auditor
telah ditetapkan. - Internal Komunikasi (Jadwal Internal Audit IMS)
STANDARD

• ISO 9001 : 2015

3 Standard 19 - 23 Okt’20
• ISO 14001 : 2015 Proses Internal Audit IMS
• OHSAS 18001 : 2007 ( Running 45001:2018 )

STEP
- Opening Internal Audit IMS, - Proses Internal Audit IMS
- Reporting Hasil Internal Audit IMS
• MKT – SS • MKT – PV • WH • IT
- Closing proses Internal Audit IMS
PURCH • FIN & ACC
IA AREA

• ENG – SS • ENG – PV •
• PPIC – SS • PPIC – PV • HRDGA • HSE
• PROD - SS • PROD – PV • MTC • QMS
• QC • T&AB • SITE PROJECT M4 Okt’20 F/Up Internal Audit IMS
19 AREA ( Department )
STEP - Perbaikan hasil temuan Internal Audit IMS (CAR)
LEAD AUDITOR & AUDITOR
• Roynaldus B.L • Imam Trisma • Nuryanto
AUDITOR IA

• Julius Gultom • Ahmad Rustan N. • Dodi

• Gumilar Mulya • Nizar Zulmi • Sahat
M1 Nov’20 Verifikasi Internal Audit IMS
• Mon Kentjana • Virya Aditama • Louis Rio
• Al Jufri • Yolanda • Ending
STEP

• Adams. • Joshua Samuel • Ikhlas S. - Verifikasi hasil perbaikan Internal Audit IMS (CAR)
oleh Internal Auditor.
- Closing Corrective Action Request (CAR)
19 Persons ( L.Auditor & Auditor )

GROWTH THROUGH BETTER SERVICE

HASIL INTERNAL AUDIT IMS ISO 9001:2015, 14001:2015 & OHSAS 18001:2015
Table Index : Graphic :

No. DEPARTEMEN T < 5 MYR MNR OBSR OFI Total Ketidaksesuaian Per Departement

1 HSE 5 0 6 6 9 21
2 QC 5 0 3 5 2 10
6
3 Maintenance 5 0 3 2 2 7
<5
4 Purchasing 5 0 3 0 1 4
5 HRDGA 5 0 3 6 8 17
6 PPIC SS 5 0 2 2 0 4
7 PPIC PV 5 0 2 12 1 15
8 Marketing PV 5 0 1 3 0 4
9 T&AB 5 0 1 2 0 3 Mayor Minor Observasi OFI T

10 Warehouse 5 0 1 2 3 6 Dalam Prosentase ( % ) HSE

HRDGA
11 Engineering SS 5 0 1 1 1 3 3% 2% 2% 1% PPIC PV
3%
3% QC
12 Produksi PV 5 0 1 4 2 7 3% HSE : 17% IT
3%
Maintenance
13 Marketing SS 5 0 1 1 2 4 3%
HRDGA : 13% Produksi PV
3% Warehouse
14 IT 5 0 1 4 3 8 5% Purchasing
PPIC PV : 12% PPIC SS
15 Produksi SS 5 0 1 2 1 4 6%
Marketing PV
6% Marketing SS
16 Engineering PV 5 0 0 4 0 4 8% Produksi SS
6%
0 1 Engineering PV
17 Fin & Acct 5 0 1 0
QMS
18 QMS 5 0 0 3 1 4 T&AB
Engineering SS
Total 0 30 60 36 126 Fin & Acct

GROWTH THROUGH BETTER SERVICE

HASIL INTERNAL AUDIT IMS ISO 9001:2015, 14001:2015 & OHSAS 18001:2015

Status Internal Audit Periode I

Kesimpulan :

Dari hasil Internal Audit dan external Audit ada beberapa kesamaan utk ketidaksesuaian hasil yang di
126
temukan salah satu contoh : Evaluasi Kepatuhan perundangan yang belum di update , pelaporan Struktur
P23K yang belum di laporkan ke DISNAKER ( Dept.HSE ).
Target temuan minor kurang dari 5, 1 Department yg tidak mencapai Target Sasaran Mutu K3L PT GSB
60 melebihi dari 5 temuan minor Dept.HSE.
36 Dari hasil Internal dan Eksternal Audit Tidak ada temuan Mayor, dan dari Jumlah ketidaksesuaian minor
30
tidak melebihi dari batas target yg di tentukan ( <5 ).
0
Pemanfaattan fungsi dari IMS online untuk dok.online audit masih kurang dimaksimalkan di beberapa
TOTAL MAYOR MINOR OBSERVASI OFI department dikarenakan belum terfasilitasi secara khusus untuk hardwarenya.
Masih di dapati dok.ISO yang belum terupdate Hard Copy yang tersimpan di beberapa dept.
Perbandingan IA
Ketidaksesuaian Per Departement ( Minor )
PERBANDINGAN TTL TEMUAN
2019 (P2) VS 2020 ( P1 ) Minor T
Minor >5
6

<5
↓ 5%
3 3 3 3
132 2 2
126 1 1 1 1 1 1 1 1
0 0 0

2019 Periode 2 2020 Periode 1

GROWTH THROUGH BETTER SERVICE

HASIL EXTERNAL AUDIT IMS ISO 9001:2015, 14001:2015 & OHSAS 18001:2015

KETIDAKSESUAIAN AUDIT
Level Jumlah Status SURVEILANCE 6
6
Ketidaksesuaian berdasarkan PDCA
6 Minor OFI
Mayor 0 Tidak ada

2 2 2
Minor 1 Closed 1 1 1 1
0 0 0 0 0 0 0 0

OPERATIONAL
SASARAN MUTU &
DOKUMENTASI

COMPLIANCE

CUSTOMER
OHS

HRD
OFI 6 Closed Mayor Minor OFI

LEGAL
PROGRAM
No. Item PDCA Minor OFI

1 OHS 1 0
Ketidak sesuaian Per departemen
4
2 Dokumentasi 0 6

Sasarn Mutu & 3

3 0 2
Program
2
4 Legal Compliance 0 2
1 1 1 1 1 1
5 Customer 0 1
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
6 Kontrol Operasional 0 2
HSE FIN & ACT Site Project Marketing QC Warehouse HRD All dept
PV
7 HRD 0 1
Mayor Minor OFI

GROWTH THROUGH BETTER SERVICE

HASIL EXTERNAL AUDIT IMS ISO 9001:2015, 14001:2015 & OHSAS 18001:2015

Standard Klausul Level Scope Dept

Ketidaksesuaian :
- Ditemukan Struktur P23K yang belum di laporkan ke
OHSAS 18001:2007 9.1.2 Minor OHS HSE
instansi berwenang yaitu DISNAKER

ISO 9001:2015 7.5.1 FIN & Acct.

Akar Masalah :
PPIC SS ( Site
ISO 14001:2015 7.5 OFI 1 Dokumentasi - Disebabkan dari faktor pergantian pada posisi koordinator
Project )
OHSAS 18001:2007 4.4.5 All dept HSE dan structure organisasi perusahaan sehingga
perubahan pada structure P2K3 perlu di update dgn kondisi
ISO 9001:2015 6.2.1 update terbaru yg berpengaruh pada kontrol monitoring
Sasaran mutu & Fin & Acct
ISO 14001:2015 6.2 OFI 2
Program HSE perubahan structure P2K3 nya.
4.3.3
OHSAS 18001:2007

4.5.2 OFI 3 Legal Compliance HSE

OHSAS 18001:2008
Perbaikan :
9.1.1 - Membuat structure P2K3 dengan update ke kondisi terbaru
ISO 9001:2015 9.1 OFI 4 Customer Marketing PV
4.5.2 serta mengajukan pengesahan dari tingkat management
sampai disnaker wilayah setempat.
ISO 9001:2015 8.5.1
ISO 14001:2015 8.1 OFI 5 Operational Warehouse
4.4.6 Preventive Action :
OHSAS 18001:2007
-. Memonitoring terhadap semua document yang

ISO 9001:2015 bersifat administrasi di dept.HSE terkait dengan

7.1
ISO 14001:2015 7.1 OFI 6 HRD HRDGA perubahan-perubahan yang terjadi.
4.4.2
OHSAS 18001:2007

GROWTH THROUGH BETTER SERVICE

LEVEL FINDING AUDIT IMS ISO 9001:2015, 14001:2015 & OHSAS 18001:2015

MAYOR. MINOR.
Kegagalan sistem untuk memenuhi persyaratan yang Inskonsistensi pelaksanaan pemenuhan persyaratan
telah ditetapkan dalam standard. pelanggan / prosedur.
Kegagalan untuk memenuhi persyaratan Sistem tidak dilaksanakan secara sistem.
perundangan.

OBSERVASI. OPPORTUNITY FOR IMPROVEMENT (OFI).

Adanya suatu proses / sistem yang berjalan tidak Suatu proses / sistem telah berjalan dengan baik namun

maksimal dan berpotensi menjadi ketidaksesuaian. ada potensi serta kesempatan untuk ditingkatkan /
dikembangkan sehingga dapat menghasilkan nilai
tambah.

GROWTH THROUGH BETTER SERVICE

JADWAL INTERNAL AUDIT IMS ISO 9001:2015, 14001:2015 & OHSAS 18001:2015

JADWAL AUDIT INTERNAL PERIODE 2, Oktober 2020

No. Dept/Bagian Kegiatan Hari & Tanggal Waktu / Time Lead Auditor Auditor Auditee

1 All Dept. (Opening) Opening Meeting 08:30 - 09:30 All

Senin, 19/10/2020
2 TOP MANAGEMENT 09:00 - 11:30 Ronald Adam Esther Widyawati & Hendri Darjanto

3 HSE Adam Iklas Syaifuloh Alex & admin ( Imam / Hendra )

09:00 - 11:30
4 T&AB Mon. Kentjana Imam Trisma Donvito / Daniel & Chandra
Selasa, 20/10/2020
5 WAREHOUSE Al Jufri Louis Rio Fitrah & ahmad Rustan
13:30 - 16:00
6 IT Julius Joshua Samuel Wahyudi & Sahat / Adit

7 PRODUCTION SS Ronald Yolanda Juan Aditya & Admin ( Rika )

09:00 - 11:30
8 ENGINEERING SS Gumilar Nuryanto Syarif Hidayat & Admin ( Ahmad J. )

9 PPIC PV Rabu, 21/10/2020 Mon. Kentjana Louis Rio Eko & Admin ( Anto )

10 13:30 - 16:00 Julius Sahat Yoyok & Gumilar / Dodi

AUDIT

MAINTENANCE

ISSOMA
11 PRODUCTION PV Virya Adi Tama Ahmad Rustan M.Luthfi & Admin ( Salomo )

12 SITE PROJECT Ronald Julius PIC Site Project

09:00 - 11:30
13 HRDGA Adam Joshua Samuel Wawan G., Imam, Yolanda/Wulan

21 MARKETING SS Kamis, 22/10/2020 Mon. Kentjana Yolanda Aminudin / Rio & Admin ( Anne )

15 PPIC SS 13:30 - 16:00 Al Jufri Virya Adi Tama Made & Admin ( Fitri )

16 QC Gumilar Ending Hotden & Admin ( Rahayu )

14 FIN & ACC Imam Trisma Sahat Julius & Vivilia

18 QMS Gumilar Virya Adi Tama Ronald & Adam

17 PURCHASING Imam Trisma Ikhlas Syaifulloh Widiyanto & Admin ( Rahyu / Rini )

19 MARKETING PV 13:30 - 16:00

Julius Nizar Zulmi Fitroh & admin ( Akhyar )
20 ENGINEERING PV
Final Report
22 TEAM AUDIT 26-27/10/2020 All
Registarsi Laporan Audit

23 All Dept. (Closing) Closing Meeting Rabu, 28/10/2020 09:00 - 11:00 All

GROWTH THROUGH BETTER SERVICE

 MOHON KERJASAMANYA

GROWTH THROUGH BETTER SERVICE