Sap Invoice Management by Opentext (Vim) : Carlos de Los Santos - Director Ecm Entelgy Latam Abril, 2020
Sap Invoice Management by Opentext (Vim) : Carlos de Los Santos - Director Ecm Entelgy Latam Abril, 2020
Sap Invoice Management by Opentext (Vim) : Carlos de Los Santos - Director Ecm Entelgy Latam Abril, 2020
The information in this presentation is confidential and proprietary to SAP and may not be disclosed without the
permission of SAP. This presentation is not subject to your license agreement or any other service or subscription
agreement with SAP. SAP has no obligation to pursue any course of business outlined in this document or any related
presentation, or to develop or release any functionality mentioned therein. This document, or any related presentation
and SAP's strategy and possible future developments, products and or platforms directions and functionality are all
subject to change and may be changed by SAP at any time for any reason without notice. The information in this
document is not a commitment, promise or legal obligation to deliver any material, code or functionality. This document
is provided without a warranty of any kind, either express or implied, including but not limited to, the implied warranties of
merchantability, fitness for a particular purpose, or non-infringement. This document is for informational purposes and
may not be incorporated into a contract. SAP assumes no responsibility for errors or omissions in this document, except
if such damages were caused by SAP´s willful misconduct or gross negligence.
All forward-looking statements are subject to various risks and uncertainties that could cause actual results to differ
materially from expectations. Readers are cautioned not to place undue reliance on these forward-looking statements,
which speak only as of their dates, and they should not be relied upon in making purchasing decisions.
Entelgy
Problemática de Cuentas por Pagar
SAP Invoice Management
Conclusiones y Beneficios
Preguntas
Probada. ámbito nacional que dispone de este conjunto de certificaciones de forma simultánea.
+15 años
+60 +120
Proyectos de
+190 Upgrade de
plataforma
Exitosos
desarrollando
Proyectos de opentext
Proyectos en en España y Latam
Proyectos de
OpenText ECM
Cuentas a pagar
+20 años
con OpenText
(VIM) desarrollando
Soluciones de
+12
Implementaciones
en xECM 16.x en
curso
+40 optimizacion de
procesos con
Proyectos de
Proyectos de Data
Archiving y
+15 opentext
+10 UPGRADE a
versión 16.X en
Legacy
Decommissioning
Proyectos ON
GOING en Latam
productivo
Entelgy
Problemática de Cuentas por Pagar
SAP Invoice Management
Conclusiones y Beneficios
Preguntas
Fuente: Getting Better Mileage Out Of Your Travel, Expense, And Invoice Solutions. A commissioned study conducted by Forrester Consulting on behalf of SAP Concur, September
2017, Base: 378 IT and financial decision makes across the globe
“
Casi el 80 % de las facturas
“
El 15 % de las facturas
“
Promedio de USD 4,6
“
80 % de oportunidades de
entrantes siguen siendo en tienen excepciones millones en pérdidas descuentos por pago
papel TAPN contractuales por millardo de anticipado perdidas
gastos
The Hackett Group
” ” The Hackett Group ” Ariba ”
. . . .
© 2019 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 14
Excepciones – Origen del Problema
Invoice
Manual
Work
Problem
SAP Invoice
Transacti Post to = FAIL
SAP
Wait
on for e-
mail
SAP ?
Posted Research
Status
Document
Successfully ?
Creation
?
Follow up
Invoice in
SAP ERP
- Pedidos
En formato papel Solución - Contratos
y/o fax
SAP MM - Solicitudes
OCR --Verif. Facturas
SAP Invoice Management
En formato XML
Contabilidad
SAP FI Financiera
+ 3
+
Donde vamos a almacenar las imagenes
+ de manera segura y que me permita
+ acceder a ellos fácilmente desde SAP?
VIM
Process monitoring (VIM Analytics and Reporting)
VIM VIM
100+ Exception workflows
EDI/network
Automatic processing / business
rules OK? Duplicate
check
IE (OCR) No
E-Invoice
Automatic
recognition of Tax issues
Scan invoice data
Coding
Invoice
Approval
Entelgy
Problemática de Cuentas por Pagar
SAP Invoice Management
Conclusiones y Beneficios
Preguntas
€$
Y
Information
Supplier SAP Document Extrator
Self-Service Access (OCR/ICC) SAP Invoice Management
SAP Business Suite
* or another SAP ArchiveLink-certified repository
€$
Y
Information
Supplier SAP Document Extrator
Self-Service Access (OCR/ICC) SAP Invoice Management
SAP Business Suite
* or another SAP ArchiveLink-certified repository
< />
XML
No se pierden facturas Reenvío simple
en buzones de correo privados a Cuentas por pagar
Colaboración simple
Sin necesidad de imprimir
con proveedores
Conectado directamente a
un escáner
Separación y agrupación de
Acceso inmediato desde documentos sofisticadas
No se pierden facturas
cualquier lugar
Potente procesamiento de
Sin copias imágenes
ni correos electrónicos Colaboración simple
internos Archivado y activación de
proceso con un clic
Sin retrasos Fuente de verdad
ni descuentos perdidos única y segura
OCR
no electrónico
Separación:
división de una imagen en
factura y adjunto
“Factura”
Clasificación: “Nota de crédito”
Identificación del tipo de “Nota Debito”
documento Otros
OCR
en una aplicación especializada
€$
Y
Information
Supplier SAP Document Extrator
Self-Service Access (OCR/ICC) SAP Invoice Management
SAP Business Suite
* or another SAP ArchiveLink-certified repository
Validate data
reglas preconfiguradas
Process Non-PO Invoice (NPO) Invalid Tax Info (NPO) Tax Audit Required (NPO)
Invalid Vendor (NPO) Invalid Recipient VAT Number (NPO) Invalid/Missing Vendor ABN Number (NPO)
Invalid Currency (NPO) Missing Date of Supply (NPO) Invalid/Missing Recipients ABN Number
Invalid Requester ID (NPO) Invalid Siret Number (NPO) Missing Vendor Name(NPO)
Suspected Duplicate (NPO) Invalid Company Address (NPO) Missing Recipients Name(NPO)
Non-PO Credit Memo Processing Vendor Invoice Reference Missing (NPO) Validate Bank Details (NPO)
Process Non-PO Invoice (NPO) OCR Payment Method Mismatch (NPO) Validate Accounting Data (NPO)
Derivation Rule – Non PO – Expense Type Missing/Invalid Tax exempt Text (NPO) Invalid Payment Reference (NPO)
Missing invoice code (NPO) Missing Import Special Text (NPO) Missing Vendor PAN Number(NPO)
Invalid invoice code format (NPO) Missing Item description (NPO) Mismatch Vendor PAN Number(NPO)
Invalid characters in Secret code (NPO) Missing Mandatory Information (NPO) Missing Vendor STC Number(NPO)
Invoice older than allowed (NPO) Missing/Invalid Triangulation Text (NPO) Diferentes casuisticas
Mismatch Vendor de Proceso
STC Number(NPO)
Invalid vendor invoice number (NPO) Invalid Sales Tax For the Region (NPO) Missing Vendor CST Number(NPO)
Invalid common ordinary invoice (VAT Exists) (NPO) Verification required (NPO) Mismatch Vendor CST Number(NPO)
Nacionales / Importaciones / Financieras
Check hand written invoice (NPO) Check Data After Restart Missing Vendor TIN/TOT Number(NPO)
Invalid Vendor VAT Number (NPO) Invalid Tax Description (NPO) Mismatch Vendor TIN/TOT Number(NPO)
Incomplete Credit Memo (NPO) Posted Approval Required (NPO) Se pueden
Missing crear
Vendor nuevas Reglas
LST Number(NPO)
Vendor Address Mismatch (NPO) Non PO Approval Required (NPO) Mismatch Vendor LST Number(NPO)
Missing Invoice Date (NPO) Vendor Audit Required (NPO) Missing VAT Date (NPO)
SAP IM 16.3 PO Invoice Exception: Blocked Invoice for Quantity Discrepancies (IE2) Page 2
q Create New Requisition (B2005) Los usuarios son guiados a las acciones correctas en
q Change Requisition (B2006)
1) P.Req. user on first PO Line q Authorize AP to Cancel Invoice (T2800)
el momento adecuado
2) Default User q Authorize AP to Short Pay Invoice (T2801)
q Authorize AP to Pay-as-is (T2802) D
q Authorize AP to Cancel and re-enter as PO invoice (T2803)
Requisitioner
Comentar
la codificación y la aprobación de facturas FI Contabilizar/desbloquear
Comentar
siempre la interfaz de usuario correcta Contabilizar/desbloquear
Adjuntos e imagen
Lista de facturas
de factura
Historial de aprobación
de facturas
Comentar
reciben notificación de las aprobaciones pendientes Contabilizar/desbloquear
Escalar al gerente al
cabo de x días
€$
Y
Information
Supplier SAP Document Extrator
Self-Service Access (OCR/ICC) SAP Invoice Management
SAP Business Suite
* or another SAP ArchiveLink-certified repository
Escenarios simples
Variantes de usuarios
definibles
100+ columnas de
visualización Acceso inmediato al
historial, la imagen, el
estado, los comentarios
y la información de
contexto con xECM
Informe de envejecimiento
Informe de productividad
SAP BW extractores y cubos de información
Informe resumido
Para
Co p y ri g ht 1 99 5 – 20 12 by Op en Text Cor
Facturas con pedido de compra/sin pedido Montos de facturas con pedido de compra/sin pedido
Nr o. de factur as EUR De
Par a
Aplicar filtro
G r upo de códi go de em pr esa Ret r asado: ent r e 16 y 999 dí as
Acept able: ent r e 6 y 15 dí as
Todo
Punt ual: ent r e 0 y 5 dí as
Canal
Todo
Aplicar f ilt r o
Fa c tu ra c o n pe d d
i o d e c o mp ra Fa c tu ra c o n pe d d
i o d e c o mp ra
Año 2012 Año 2012
Fa c tu ra s s i n p ed i do Fa c tu ra s s i n p ed i do
M ost r ar cat egor í a Fact ur as con pedido de com pr a/ sin pedido
Fa c tu ra s n o cl as i if c ad as Fa c tu ra s n o cl as i if c ad as
Pr ocesam i ent o r et r asado Apr obaci ón r et r asada
Simple y significativo
Fact ur as sin pedido
Fact ur as no clasif icadas
Varias dimensiones
Año 2012 Año 2012
Entelgy
Problemática de Cuentas por Pagar
SAP Invoice Management
Conclusiones y Beneficios
Preguntas
Funcionalidades Beneficios
Implementación rápida
Totalmente integrado, fácil de aprender
Una única fuente de soporte
Conjunto enorme de reglas, roles y acciones de negocio
integrados
Procesos de excepción predefinidos aseguran la división de
tareas
Trazabilidad para la auditoría completa de extremo a
extremo
Cuentas por pagar a cargo para lograr la excelencia de
proceso
El estándar de SAP: evolución y simplificación continuas
Menos riesgo de obsolescencia de proveedor
Está totalmente alineado con la estrategia de SAP: SAP Ariba, SAP S / 4HANA Finance, SAP S / 4HANA,
móvil, nube, tickets de soporte y correcciones ABAP a través del mercado de SAP
Está estrechamente integrado con SAP ERP: SAP Screens, SAP Fiori Screens, SAP Workflow, BAPIs,
informes, SAP BW, ABAP BADIs, SAP Shared Services Framework, ...
Ofrece integración en la amplia gama de extensiones de soluciones de OpenText: SAP Extended ECM de
OpenText, SAP Archiving de OpenText, SAP Digital Content Processing de OpenText que brinda aún más valor
a las empresas
Entelgy
Problemática de Cuentas por Pagar
SAP Invoice Management
Conclusiones y Beneficios
Preguntas