GUIDE TO CRAFTING INDIVIDUAL PERFORMANCE CONTRACT AND 

REVIEW (IPCR) 
FOR OFFICIALS

I. BACKGROUND

In  2012,  the  Civil  Service  Commission  issued  Memorandum  Circular  No.  06  or  the 
Strategic Performance Management System (SPMS) which focused on the strategic 
alignment  between  the  organization’s  goals,  operations  of  the  units  and  cascading 
these  to  all  individuals.  Following  these,  the  Department  had  separated  office 
targets/performance  from  the  Official  or  Head  of  Office,  Bureau,  Service  (HOBS) 
leading the office targets/accomplishments. 

The  Performance  Evaluation  System  for  Third  Level  Officials  or  the  adoption  of 
Career Executive Service Performance Evaluation System (CESPES) mandated by 
the  Career  Executive  Service  Board  (CESB),  prescribed  rating  forms  must  be  duly 
accomplished and submitted to the CESB by first quarter of the succeeding year of 
the rating period. Failing which, officials will not have a performance rating on record. 

Thus, the Individual Performance Contract and Review (PCR) form was designed to 
measure  performance  of  Officials  based  on  the  targets  and  indicators  approved 
during  the  Performance  Planning/Contracting  as  indicated  in  their  Individual 
Performance Contract (IPC).

II. OBJECTIVES 

1. Assess  the  performance/  value  added  contribution  of  the  Officials  in  moving  their 
respective Office targets.
2. Determine  the  actual  accomplishments  of  the  Officials  vis­a  vis  their  committed 
targets for the rating  period.

III. COVERAGE AND APPROVING AUTHORITY

This  guide  covers  all  personnel  who  are  incumbents  of  the  following  positions  including 
those designated to act in that capacity (e.g. Officer­in­Charge): 
­ Director  III  (e.g.  Assistant  Bureau  Director,  Assistant  Regional  Director,  Deputy 
Project Manager) 
­ Director  IV  (e.g.  Bureau/Service    Director,  Regional  Director,  National  Project 
Manager)
­ Assistant Secretary or Undersecretary 

The  IPCR  of  Official  also  referred  to  as  Ratee  shall  be  approved  by  the  following 
approving authority respectively: 

Official /Ratee  Recommending  Approving / Rater 

(including OICs)
x Undersecretaries  Secretary
x Assistant Secretaries Cluster Head/  Secretary
Undersecretary
x Regional Directors  Secretary

Page 1 of 5
 x Heads of Office/ Bureau/  Cluster Head/  Secretary
Service/ Attached Agency  Undersecretary
(OBSA)
x Director III or Assistant   HOBS (Director IV)
Directors  

IV. SECTIONS AND WEIGHT ALLOCATION FOR OFFICIAL’S IPCR

The  IPCR  Form  (Annex  1)  is  tools  used  rate/assess  the  targets  committed  by  the 
Official during the performance planning stage for the rating period.

1. Following  IPC weight allocation, the IPCR has the following weight allocation per 
section depending on the type of office (as per memorandum from the Secretary 
dated  28 January 2014): 

Areas/ Sections   FOs Strategic  Support  EXECOM 

Offices Offices Offices
Strategic Priorities  50% 50% 35% 35%
Core functions of Official  35% 35% 50% 35%
Leadership and Managerial 15% 15% 15% 30%
Total  100%

2. Weight assignments for each section vary according to where the office of the official 
is categorized: 

a. Field  Offices  ­  are  Offices  in  regions  directly  implementing  DSWD 

programs/operations.  

b. Strategic  Offices  ­  are  Offices  identified  as  strategic  because  they  have  direct 
impact  to  the  achievement  of  Strategic  Goals  (SG)  and  Major  Final  Outputs 
(MFO). They are NHTO, PANTAWID, NCDDP, PSB, Convergence Management 
Office, DRRROO, SLP, STB, PDPB, RMEO, SB, CBB, and OSM.

c. Support  Offices  ­  are  Offices  that  have  no  immediate  impact  to  the  SGs  and 
MFOs  but  are  critical  to  the  achievement  of  the  SGs  and  MFOs.  They  do 
administrative/logistics  such  as  TAU,  HRDB,  SMS,  IAS,  ICTMS,  DLLO,  FMS,  AS, 
PS, LS, and attached agencies.  

d. Executive  Offices  ­  are  primarily  the  Offices  of  the  ExeCom  that  provide  overall 
cluster/group  direction  and  oversight.  They  are  OSec,  OUSGASSG, 
OASGASSG,  OUSIDG,  OASIDG,  OUSPPG,  OASPPG,  OUSOPG,  OASOPG 
Protective, OASOPG Support, OASOPG Promotive, and OASOSG.

V. STEPS IN ACCOMPLISHNG THE IPCR 

Step  1.  Filling­up  the  Columns  of  the    KRA  and  the  Performance 
Indicators 

1.A On Strategic Priorities 

A. For Cluster Heads & Heads of Office/Bureaus/Service: 

Page 2 of 5
 Please  leave  blank.  The  rating  for  this  section  will  be  derived  from  the 
score/rating in the OPCR.

B. For Asst. Secretaries , Asst. Directors, or Officials not heading an OBS1:
 
From  the  approved  IPC,  copy  the  approved  targets  and  indicators  of 
this section into the IPCR form.

1.B. On Core Functions of HOBS 

From  the  approved  IPC,  copy  the  targets  and  indicators  of  this  section  into 
the IPCR form.

1C.. Leadership and Managerial Competencies. 

Please  leave  blank.  The  score/rating  for  this  section  will  be  based  on  the 
Competency Assessment Tool (CAT). The tool will be used to gauge how officials 
practice DSWD’s Core, Leadership and Managerial Competencies. 

Step 2. Filling­up the “Actual Accomplishments” Column

Specify  your  actual  accomplishments  for  each  of  the  targets  in 
consideration of the performance indicators (Qn, Ql and T) set. 

The  accomplishments  should  be  stated  as  specific  as  possible  since 
this  shall  primarily  serve  as  the  basis  for  your  performance  rating  for 
that certain target: the actual quantity, how well your output has been 
accomplished  and  the  date  of  submission/accomplishment  should  be 
indicated  in  this  column.    The  quantity,  quality  and  timeliness  of 
accomplishments should be reflected.

Moreover,  if  the  accomplishment  did  not  meet/fell  short  of  expected 
deliverable (i.e., only 4 out 5 reports were made), justifications may be 
placed  in  this  section  to  guide  the  Superior  Rater  in  giving  the  final 
rating.

Step 3. Rating the Performance

In giving rating for the Quantity, Quality and Time (Qn,Ql,T), kindly 
refer to the 1 ­5 Rating guide (Annex 2).

1  Per  Memorandum  dated  August  28,  2014  signed  by  the  Undersecretary  for  Institutional 
Development  Group  (IDG),  Angelita  Gregorio­Medel,  the  above­mentioned  Officials  shall  specify 
their  specific  contribution/leadership  role  in  moving  the  targets  on  SP  as  indicated  in  the  approved 
OPC of their OBS.

Page 3 of 5
 For  some  IPC  targets  which  were  not  acted  upon/no  actions  were 
needed for the year due to some uncontrollable factors, the key result 
shall not be rated and will not form part of the total average rating. 

Additionally, to uphold the approved IPC, only the approved indicators 
shall  be  rated  based  on  the  actual  accomplishments  indicated.  To 
illustrate,  if  in  the  approved  IPC,  only  the  Qn  and  Ql  performance 
indicators were specified, only the Qn and the Ql shall be given rating. 
However, the Superior Rater may give rating on the lacking indicator/s 
based on the Means of Verification (MOVs) provided by the Ratee.

Means  of  verification  (MOV)  is  a  documentary  evidence  that  will 

support claims that an output or service was accomplished. It is a proof 
that objectives were met and verifies success of performance indicator. 
MOVs  are  sources  of  data  such  as  reports,  statistics,  observation, 
monitoring, etc.

Step 4. Computing the Final Rating.

Step 1: Determine the average rating of each key result/target.

Average Rating  = Quantity + Quality + Time2
                                   3
Step 2: Compute the weighted average of each Section. This could done 
by  getting  the  total  average  rating  of  the  all  the  averages  of  the  targets 
under  each  section.  When  the  total  average  rating  for  that  certain  IPCR 
section has been obtained, multiply it according to its weight allocation.

      Weighted Rating = Total Average rating x Weight % of Section

Step 3:  For the final IPCR rating, add all the weighted average ratings. 

Step 4: In determining the corresponding adjectival rating of the obtained 
score, please refer to  the Section III of the 1­ 5 Rating Guide.

 For targets that has only 2 performance indicators (Qn & Ql), the divisor shall by 2
2

Page 4 of 5
Page 5 of 5
 INDIVIDUAL PERFORMANCE CONTRACT AND REVIEW
(Name of Office/Bureau/Service)
CY ____
I, ________________________, commit to deliver and agree to be rated on the attainment of the following targets and indicators for my duties.

Success/ Performance  Weight  Remarks/Coaching

KEY RESULT AREA/ 
Indicators/Measures  Rating
Program, Activity, Project/  Actual Accomplishment 
(Quantity, Quality,  Qn Ql T Ave.
Deliverable
Time)  
I. Strategic Priorities ( __ %)
 

II. KRAs/CORE FUNCTIONS of the HOBS ( ___ %)

III. Leadership and Managerial Competencies (15%)
Please leave blank. Performance rating will be based on the Competency Assessment Tool [CAT])
Final Average Rating
Adjectival Rating

Prepared by: Concurred by:

(Name of Ratee) (Name of Coach) (Name of Director/HOBS)

(Position) (Position) (Position)
Date:_________ Date:_________ Date:___

Page 6 of 5