Fundamentals of Project Management – Summary 2 – Cheat Sheet 1

Project Manager’s Checklist 
 
As a Project Manager, there are 22 things you must do: 
 
F Define the project. 
F Select a strategy. 
F Develop Specifications. 
F Develop a schedule. 
F Develop a budget. 
F Organize the project team. 
F Assign duties and responsibilities. 
F Train new team members 
F Monitor progress 
F Take corrective Actions 
F Provide Feedback 
F Test Final Outcome 
F Deliver outcome to client. 
F Write operational manuals. 
F Train client personnel. 
F Reassign project staff 
F Dispose of surplus equipment, material and 
supplies 
F Release facilities 
F Evaluate project performance 
F Complete final audit 
F Complete project report 
F Review project with management. 

Check this web site 
http://www.protoolkits.com/Projectsandbusinesschange/pr
ojectsandbusinesschange.html  
 
  Fundamentals of Project Management – Summary 2 – Cheat Sheet 2

Project Evaluation Form 
 
As a Professional Project Manager, there are 15 questions you 
must answer at the end of every project:  
 
1. How close was to scheduled completion was the 
project completed? 
2. What did we learn about scheduling that will 
help us on our next project? 
3. How close to budget was the final cost? 
4. What did we learn about budgeting that will help 
us on our next project? 
5. Upon completion, did the project output meet 
client specification without additional work? 
6. If additional work was required, please describe. 
7. What did we learn about writing specifications 
that will help us on our next project? 
8. What did we learn about staffing that will help us 
on our next project? 
9. What did we learn about monitoring 
performance that helps us on next project? 
10. What did we learn about taking corrective action 
that will help us on our next project? 
11. What technological advances were made on this 
project? 
12. What tools and techniques were developed that 
will be useful on our next project. 
13. What recommendations do we have for future 
research and development? 
14. What lessons did we learn from our dealings 
with service organizations and outside vendors? 
15. If we had the opportunity to do the project over, 
what would we do differently? 

   
  Fundamentals of Project Management – Summary 2 – Cheat Sheet 3

Section 8: Performance Measurement – scope, schedule and cost 
Sample Project Master Document*  Which management systems and processes will be in place to ensure the 
Section 1: Project Charter  scope, schedule and cost constraints are adhered to. 
In a short paragraph, provide an overview of the following:   
- The business need (why the project has been started)  Section 9: Major Milestones and Target Dates 
- Description of the final product / solution, how does the final  What are the key milestones and dates that need to be met in order for 
solution meet the business need identified above?  the project to deliver on time? 
   
Section 2: Project Approach  Section 10: Key Required Staff (and costs if appropriate) 
How will the required final product / solution be delivered? This will  Are there any individuals that are required for specific project activities. 
influence the resources and staff required.  Are they currently available? 
   
Section 3: Project Scope  Section 11: Risk Management Plan 
What exactly is included within the responsibility of the project?   How will the major risks to the project be managed? 
Which work is included within the project to meet the business objectives?   
Which work is outside the control of the project (but may still be required  Section 12: Key Risks 
to meet parts of the business objectives)?  What are the key risks to the successful delivery of the project? 
Are there any interfaces with other projects?   
  Section 13: Constraints and Assumptions 
Section 4: Work Breakdown Structure  What are the time, budgetary, resource and quality constraints on the 
Insert either a high­level textual WBS or diagram  project? 
  What major assumptions have been made in planning the project and 
Section 5: Cost Estimates  estimating? 
Provide a high­level breakdown of the main costs of the project. Ensure   
that you provide a level of confidence in the provided estimates. If  Section 14: Planned Responses and Contingencies 
necessary provide an overview of the approach taken to obtain those  If a risk occurs how will the issue be dealt with? 
estimates.  What contingency plans are in place to minimise the impact of any key 
  risks? 
Section 6: Scheduled Start and Finish Dates   
When is the project expected to start?  Section 15: Open Issues and Pending Decisions 
Are there any factors influencing the scheduled start date?  Are there any open issues that need resolving before the project can start? 
According to the Plan and Critical Path Analysis when is the project  Are there any key decisions that the project team is dependent upon being 
expected to be completed?  made? 
   
Section 7: Key Deliverables   
What are the key project deliverables?  *From: www.projectconnections.com 
Who is responsible and accountable for each key deliverable?