INCOTERMS 2010 - Illustrated Guide

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The World Trade Press Illustrated Guide to

INCOTERMS
2010
A comprehensive guide to the 11 INCOTERMS 2010
Professional Industry Report

1
2 World Trade Press
Copyright 2004-2010 by World Trade Press. All Rights Reserved. www.WorldTradePress.com
World Trade Press
Illustrated Guide to Incoterms

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World Trade Press Illustrated Guide to Incoterms 2010
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Incoterms is a registered trademark of the International
Chamber of Commerce (ICC), Paris, France and is used
here for informational purposes only. The text of Inco-
terms 2010 is 2010 by ICC Publishing S.A. The full text
of Incoterms 2010 is contained in ICC publication No.
715, ISBN 978-92-8420080-1. In the USA contact ICC
Publishing, Inc., 1212 Avenue of the Americas, 21st Floor,
New York, New York 10036, Tel: +[1] (212) 703-5066,
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38 Cours Albert, 1er, 75008 Paris, France, Tel: +[33] (1)
49 53 28 28, www.iccbooks.com.
*This World Trade Press Illustrated Guide to In-
coterms 2010 is independently authored and
published and is not sponsored or endorsed by, or
affiliated with, the ICC.
CONTENTS
Introduction to Incoterms 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Incoterm Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Incoterm Classes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Important Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Notes on Incoterms 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
E TERMS
Departure Terms
EXW
Ex Works
(. . . named place of delivery) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
F TERMS
Main Carriage Unpaid Terms
FCA
Free Carrier
(. . . named place of delivery) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
FAS
Free Alongside Ship
(. . . named port of shipment) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
FOB
Free On Board
(. . . named port of shipment) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
C TERMS
Main Carriage Paid Terms
CFR
Cost and Freight
(. . . named port of destination) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
CIF
Cost, Insurance and Freight
(... named port of destination) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
CPT
Carriage Paid To
(. . . named place of destination) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
CIP
Carriage and Insurance Paid To
(. . . named place of destination) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
D TERMS
Arrival Terms
DAT
Delivered At Terminal
(. . . named terminal at port or place of destination) . . 22
DAP
Delivered At Place
(. . . named place of destination) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
DDP
Delivered Duty Paid
(. . . named place of destination) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
World Trade Press Illustrated Guide to Incoterms 2010 3
Copyright 2004-2010 by World Trade Press. All Rights Reserved. www.WorldTradePress.com
The World Trade Press
Illustrated Guide to Incoterms

2010
1
While the terms of sale in international business sound sim-
ilar to those used in domestic contracts, they often have dif-
ferent meanings. Confusion over these terms can result in
diminished profits or lost sales.
Incoterms
By the 1920s, international traders had developed a set of
trade terms to describe their rights and obligations with regard
to the sale and transport of goods. These terms consisted of
short abbreviations for lengthy contract provisions. Unfortu-
nately, there was no uniform interpretation of these terms.
To improve this aspect of international trade, the Interna-
tional Chamber of Commerce (ICC) in Paris developed In-
coterms (INternational COmmercial TERMS), a set of
uniform rules for the interpretation of terms defining the
costs, risks, and obligations of buyers and sellers in interna-
tional transactions. First published in 1936, these rules have
been periodically revised to account for changing modes of
transport, document delivery, and security.
Incoterms 2010
In late 2010 the ICC issued its latest revision, Incoterms
2010. Please note:
1. The new rules enter into force on January 1, 2011.
2. Contracts are interpreted by the version of Incoterms
referred to in the contract. Therefore, only a contract
that refers to Incoterms 2010 will be governed by rules
from that version.
Incoterms 2010 vs. Incoterms 2000
Incoterms 2010 rules incorporate a number of changes from
Incoterms 2000. Here are some key items:
1. Incoterms 2000 had 13 rules whereas Incoterms 2010
has 11 rules. For Incoterms 2010, four of the D rules:
DAF, DES, DEQ, and DDU were dropped, and two
new D rules were created: DAT and DAP
2. In Incoterms 2000, a number of rules, such as FOB, es-
tablished that the seller delivers the goods when they
pass the ships rail. In Incoterms 2010 these rules re-
quire that the goods be delivered on board the vessel.
3. Incoterms 2000 established four groups of rules:
E: Departure, F: Main Carriage Unpaid, C: Main Car-
riage Paid, and D: Arrival. Incoterms 2010, however, es-
tablishes two classes: 1) rules applicable for all modes of
transport, and 2) rules applicable only for sea and inland
waterway transport. See the next page for details.
4. Incoterms 2010 gives electronic communications the same
status as paper communication so long as the parties agree.
5. Incoterms 2010 rules obligate both seller and buyer to
give assistance in securing security clearances.
6. Incoterms 2010 now acknowledges the existence of
string sales, where goods in transit may be sold mul-
tiple times before arrival, by giving the seller the option
to procure goods shipped.
Use of Incoterms
Incoterms are not laws enacted by governments. Rather,
they are rules agreed to by parties to a contract.
Also, Incoterms are not implied into contracts for the sale of
goods. If you desire to use Incoterms, you must specifically
include them in your contract. Your contract should expressly
refer to a specific version of Incoterms. For example:
CIF Oakland, California, USA, Incoterms 2010
Incoterms Do . . .
Incoterms 2010 may be included in a sales contract if the
parties desire the following:
1. To complete a sale of goods.
2. To indicate each contracting partys costs, risks, and obli-
gations concerning these aspects of delivery:
a. When is the delivery completed?
b. How does a party ensure that the other party has met
the standard of performance?
c. Which party must obtain requisite licenses and comply
with government-imposed import/export formalities?
d. What are the modes and terms of carriage?
e. What are the delivery terms?
f. When is the risk of loss transferred from the seller to
the buyer?
g. How will transport and other costs be divided be-
tween the parties?
h. What notices are the parties required to give to each
other regarding the transport and transfer of the goods?
3. To establish basic terms of transport and delivery in a
short format.
Incoterms Do Not . . .
Incoterms 2010 are not sufficient on their own to express
the full intent of the parties. They do not:
1. Apply to con tracts for services.
2. Define contractual rights and obligations other than for
delivery.
3. Specify details of the transfer, transport, and delivery
of the goods.
4. Determine how title to the goods will be transferred.
5. Protect a party from risk of loss.
6. Define the remedies for breach of contract.
Illustrated Guide to Incoterms 2010
The World Trade Press Illustrated Guide to Incoterms
2010 was designed to give a graphic representation of the
buyers and sellers risks and costs under each of the 11 In-
coterms. The material on each facing page gives a summary
of seller and buyer responsibilities.
1. Incoterms is a registered trademark of the International Chamber of Commerce (ICC), and is used here for informational purposes only.
This illustrated guide is independently authored and published and is not sponsored or endorsed by, or affiliated with the ICC. The full
text of Incoterms 2010 (117 pages) is contained in ICC publication No. 715, ISBN 978-92-8420080-1. Contact ICC Publishing, Inc.,
1212 Avenue of the Americas, 21st Floor, New York, NY 10036 USA, Tel: +[1] (212) 703-5066, www.iccbooksusa.net, or ICC Publish-
ing S.A., 38 Cours Albert, 1
er
, 75008 Paris, France, Tel: +[33] (1) 49 53 28 28, www.iccbooks.com.
The World Trade Press Illustrated Guide to Incoterms 2010 is 2000-2010 by World Trade Press.
4 World Trade Press Illustrated Guide to Incoterms 2010
Copyright 2004-2010 by World Trade Press. All Rights Reserved. www.WorldTradePress.com
Incoterms Groups
In the past, Incoterms were arranged into four groups:
E (Departure), F (Main carriage unpaid), C (Main carriage
paid), and D (Arrival). Traders, however, were mistakenly
picking ocean transport terms (like FOB) for shipments by
air. Incoterms 2010 classifies terms by mode of transport,
but the four original groupings remain valid:
Incoterms Classes
As mentioned, picking an inappropriate term can present
problems. The pages describing individual Incoterms will
assist you in making the right choice, but for the moment,
you should know that some terms are applicable for all
modes of transport, while others are applicable only for sea
and inland waterway transport.
Incoterms 2010 Groups
Group E
Departure
EXW EX Works
(...named place of delivery)
Group F
Main
Carriage
Unpaid
FCA Free CArrier
(...named place of delivery)
FAS Free Alongside Ship
(...named port of shipment)
FOB Free On Board
(...named port of shipment)
Group C
Main
Carriage
Paid
CFR Cost and FReight
(...named port of destination)
CIF Cost Insurance and Freight
(...named port of destination)
CPT Carriage Paid To
(...named place of destination)
CIP Carriage and Insurance Paid To
(...named place of destination)
Group D
Arrival
DAT Delivered At Terminal
(...named terminal at port or
place of destination)
DAP Delivered At Place
(...named place of destination)
DDP Delivered Duty Paid
(...named place of destination)
Incoterms 2010 Classes
All modes
of
transport
including
multimodal
EXW EX Works
(...named place of delivery)
FCA Free CArrier
(...named place of delivery)
CPT Carriage Paid To
(...named place of destination)
CIP Carriage and Insurance Paid To
(...named place of destination)
DAT Delivered at Terminal
(...named terminal at port or
place of destination)
DAP Delivered At Place
(...named place of destination)
DDP Delivered Duty Paid
(...named place of destination)
Sea and
inland
waterway
transport
only
FAS Free Alongside Ship
(...named port of shipment)
FOB Free On Board
(...named port of shipment)
CFR Cost and FReight
(...named port of destination)
CIF Cost Insurance and Freight
(...named port of destination)
Definitions
deliveryIn common usage, delivery is the act of
delivering something, while the place of delivery is of-
ten the buyers place of business. In Incoterms 2010,
however, delivery is the point where the risk of loss
or damage passes from the seller to the buyer. This is
often the named port or place but not necessarily the
buyers place of business.
pre-carriageThe initial transport of goods from the
sellers premises to the main port or place where main car-
riage begins. Usually by truck, rail, or inland waterway.
main carriageThe primary transport of goods, gen-
erally for the longest part of the journey and generally
from one country to another. Usually by sea vessel or
by airplane, but also by truck, rail, or inland waterway.
onward carriageTransport from the port, terminal, or
place of arrival in the country of destination to the buyers
premises. Usually by truck, rail, or inland waterway.
multimodalUse of more than one mode of transport
(road, rail, sea, air) to transport goods (or people) from ori-
gin to final destination.
carrierIn common usage, a carrier is a firm that
transports goods or passengers for hire, rather than sim-
ply arranging for such transport. In Incoterms, however,
the carrier can be any person or firm who by contract
undertakes to perform or procure such services. The
buyer nominates the carrier and the seller need only
accept the nomination for the term to work.
string saleThe sale, and successive resale, of a single
shipment of goods while en route from place of shipment
to final destination. This is common in the commodity
trade, where oil, grain, and ore shipments are sold and re-
sold before the vessel arrives in port. A number of Inco-
terms now take this practice into account by giving the
seller the option to procure goods already so delivered.
World Trade Press Illustrated Guide to Incoterms 2010 5
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Notes on Incoterms
1. Underlying ContractIncoterms were designed to
be used within the context of a written contract for the
sale of goods (not services). Incoterms, therefore, re-
fer to the contract of sale, rather than the contract of
carriage of the goods. Buyers and sellers should spec-
ify that their contract be governed by Incoterms 2010.
2. Two ComponentsEach Incoterm has two compo-
nents: the term name, and a named place, port, or termi-
nal. For example: EXW, Sellers warehouse located at
___. Or, DDP, Buyers warehouse located at ___. An
Incoterm is incomplete without both components.
3. Precise Point of DeliveryIn addition to a specific
named port, place, or terminal, it may be neces-
sary to name a precise point of delivery. For exam-
ple, the original terms of sale may state CFR Port of
Rotterdam. The Port of Rotterdam, however, is
huge. The buyer who prefers a particular point within
the port should name the specific point in the sales
contract and in the trade term. This may be an impor-
tant issue in situations where the buyer is responsible
for unloading, storage, and other charges once the
goods have been made available at the named place.
In some cases it may not be possible for the buyer to
name the precise point of delivery at the time of con-
tract. However, if the buyer does not do so in a timely
manner, the seller may make delivery within a range
of places that is within the terms of the contract, but
inconvenient for the buyer.
4. EXW and FCAThe buyer who purchases on Ex
Works (EXW) or Free Carrier (FCA) terms will need
to arrange for the contract of carriage. Also, since the
seller will not receive a bill of lading, using a letter of
credit requiring a bill of lading will not be possible.
5. EDI: Electronic Data InterchangeIt is increas-
ingly common for sellers to prepare and transmit doc-
uments electronically. Incoterms provide for EDI and
electronic documents so long as buyers and sellers
agree on their use in the sales contract.
6. Insurable InterestIn most cases, neither the buyer
nor the seller is obligated to provide insurance. In fact,
only two Incoterms mention insurance: CIP and CIF.
In both cases the seller is obligated to secure insur-
ance for the buyer, but only for minimum coverage.
The seller and buyer, however, may have insurable
interest in the goods, and prudence may dictate pur-
chase of insurance coverage or additional insurance
coverage.
7. Customs of the Port or TradeIncoterms are an
attempt to standardize trade terms for all nations and
all trades. However, different ports and different
trades have their own customs and practices. It is best
if such practices are specified in the sales contract.
8. Export/Import Customs ClearanceIt is usually
desirable that export customs formalities be handled by
the seller and import customs formalities be handled by
the buyer. However, some trade terms (such as EXW)
require that the buyer handle export formalities, while
others, such as DDP, require that the seller handle im-
port formalities. In each case, the buyer and seller will
have to assume risks and costs associated with export
and import formalities and duties. In some cases, for-
eign exporters may not be able to obtain import licenses
in the country of import. Parties should research the
pertinent local trade laws before using such terms.
9. Variants of Incoterms (Added Wording)
Incoterms give no guidance regarding the addition of
words to individual terms. In practice, the seller and
buyer may agree to added wording. For example, if the
seller agrees to DDP terms, agreeing to pay for customs
formalities and import duties but not for VAT (value
added tax), the term DDP VAT Unpaid may be used.
Adding wording to an Incoterm, however, may present a
risk if the wording contradicts the fundamental meaning
of the Incoterm itself. For example, if the seller agrees to
CIF, seller responsible for unloading the aircraft, there
is an inherent problem, because CIF can only be used for
transport by sea or inland waterway. Use additional
wording only if you are certain that it is consistent with
the meaning of the term used.
10. PackingIt is the responsibility of the seller to provide
packaging unless the goods shipped are conventionally
shipped unpackaged (commodities such as oil or grain). In
most situations it is best if the buyer and seller agree in the
sales contract on the type and extent of packing required.
However, it may not be possible to know beforehand the
type or duration of transport. As a result, it is the responsi-
bility of the seller to provide for safe and appropriate pack-
aging, but only to the extent that the buyer has made the
circumstances of the transport known beforehand. If the
seller is responsible for packing goods in an ocean or air
freight container, their responsibility includes stuffing the
container properly to withstand shipment.
11. InspectionThere are several issues related to inspec-
tions: a) the seller is responsible for costs of inspection to
make certain the quantity and quality of the shipment are
in conformity with the sales contract; b) pre-shipment in-
spections as required by the export authority are the re-
sponsibility of the party responsible for export
formalities; c) import inspections as required by the im-
port authority are the responsibility of the party responsi-
ble for import formalities; and d) third-party inspections
for independent verification of quality and quantity (if re-
quired) are generally the responsibility of the buyer. The
buyer may require such an inspection and inspection
document as a condition of payment.
12. Passing of Risks and CostsIn all E, F, and D terms,
both risks and costs pass from seller to buyer at the named
place, port, or terminal. In all C terms, however, the trans-
fer of risks occurs at a different point than the transfer of
costs. Refer to each term for details.
13. CarrierIn common usage, a carrier is a firm that
transports goods or passengers for hire, rather than
simply arranging for such transport. In Incoterms,
however, carrier is the party with whom carriage is
contracted and can be any person or firm. In practice,
the buyer nominates the carrier and the seller need
only accept the nomination. It is recommended that
the carrier be named in the sales contract.
6 World Trade Press Illustrated Guide to Incoterms 2010
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Copyright 2004-2010 by World Trade Press. All Rights Reserved. www.WorldTradePress.com
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Copyright 2004-2010 by World Trade Press. All Rights Reserved. www.WorldTradePress.com
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Copyright 2004-2010 by World Trade Press. All Rights Reserved. www.WorldTradePress.com
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Copyright 2004-2010 by World Trade Press. All Rights Reserved. www.WorldTradePress.com
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Copyright 2004-2010 by World Trade Press. All Rights Reserved. www.WorldTradePress.com
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Copyright 2004-2010 by World Trade Press. All Rights Reserved. www.WorldTradePress.com
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Copyright 2004-2010 by World Trade Press. All Rights Reserved. www.WorldTradePress.com
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Copyright 2004-2010 by World Trade Press. All Rights Reserved. www.WorldTradePress.com
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Copyright 2004-2010 by World Trade Press. All Rights Reserved. www.WorldTradePress.com
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18 World Trade Press Illustrated Guide to Incoterms 2010
Copyright 2004-2010 by World Trade Press. All Rights Reserved. www.WorldTradePress.com
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Copyright 2004-2010 by World Trade Press. All Rights Reserved. www.WorldTradePress.com
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Copyright 2004-2010 by World Trade Press. All Rights Reserved. www.WorldTradePress.com
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Copyright 2004-2010 by World Trade Press. All Rights Reserved. www.WorldTradePress.com
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26 World Trade Press Illustrated Guide to Incoterms 2010
Copyright 2004-2010 by World Trade Press. All Rights Reserved. www.WorldTradePress.com
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World Trade Press Illustrated Guide to Incoterms 2010 27
Copyright 2004-2010 by World Trade Press. All Rights Reserved. www.WorldTradePress.com
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