Secretariado

Carga Horária: 80 horas Sumário 1- O que é Ser Secretária 2- Base para a Prática na Função 3- Ética Profissional 4- Rotina de Trabalho 5- Ambiente de Trabalho 6- Recepção de Visitantes 7- Relacionamento com Chefe, Clientes e Colegas 8- Eficácia da Comunicação 9- Últimas Recomendações O que é ser Secretária Capítulo 1 1- O que é ser Secretária Ser secretária é promover uma assessoria completa para organização na qual faz parte. É dominar habilidades requeridas num escritório, demonstrar capacidade para assumir responsabilidades e, principalmente, ter iniciativa. No dia a dia, este profissional deve ser mais do que “a pessoa que digita, anota e comunica compromissos”. Ela deve manter seu arquivo organizado e atende telefonemas. Deve assumir decisões de nível gerencial e transmitir segurança na realização das tarefas. Ela deve ser o diferencial da empresa. SECRETARIADO Base para a Prática na Função Capítulo 2 2- Base para a prática na Função Nossa sugestão é: Comece em uma empresa que você possa atingir suas metas e satisfazer as suas necessidades primárias. Nesta empresa, aprenda rapidamente a desempenhar todas as tarefas. Reconheça a política da empresa. Faça sobressair seus valores pessoais. Pense que, se algum dia você tiver que deixar a empresa, que você saia sendo indicada para outras melhores por conta da boa atuação. SECRETARIADO Principais Responsabilidades Principais Obstáculos ü Participação Ativa em Encontros X Falta de Informação ü Preparação de Eventos X Falta de Experiência ü Redação de Correspondências X Desleixo com a expressão corporal e roupas ü Preparação de Relatórios Administrativos X Medo exagerado das situação e métodos novos ü Digitação e Edição de Textos e Planilhas X Incapacidade para boa comunicação ü Supervisão e Treinamento de Auxiliares X Desinteresse pessoal e profissional ü Recomendação de Equipamentos para Escritório X Não clareza do seu papel na organização ü Aquisição de Material de Uso Diário X Fofocas/Impertinência/Egoísmo Conhecimentos Desejáveis Qualidades Indispensáveis o Procedimentos de trabalho dos setores de atuação v Segurança Profissional o Objetivos da Empresa: Missão/Visão/Valores v Bom Senso e Equilíbrio Emocional o Fluxogramas/Organogramas/Diagramas v Habilidade e Intuição para tomar Decisões Sábias o Psicologia Social v Ponderação diante de Situações Complexas o Sólidos conhecimentos sobre administração v Humildade o Idiomas adicionais (no mínimo o inglês) v Organização e Capacidade de Planejamento o Conhecimentos sobre organização do trabalho v Disponibilidade o Conhecimento mínimo dos produtos da empresa v Senso de Humor Ética Profissional Capítulo 3 Princípios Éticos § Honestidade no trabalho e lealdade para com a empresa. § Respeito à dignidade da pessoa humana. § Execução do trabalho no mais alto nível de rendimento. § Saber gerir segredos da empresa. § Respeito aos chefes, colegas e subordinados. § Prestação de contas aos superiores hierárquicos. § Observação das normas administrativas da empresa. § Apoio a esforços para aperfeiçoamento da profissão. Princípios Antiéticos § Utilizar informações e influências para conseguir vantagens pessoais. § Negar-se a prestar colaboração nas dependências da entidade. § Estimular a discórdia, fofocas e conflitos, propositalmente. § Não prestar ajuda a companheiros por questão de má fé. § Delegar execução de trabalhos confidenciais que foram lhe atribuídos. § Prestar serviço de forma ineficaz 3- Ética Profissional Rotina de Trabalho Capítulo 4 4- Rotina de Trabalho A secretária é quem organiza todas as atividades administrativas da diretoria, a qual ela está subordinada. Ela que é a responsável por manter os contatos com as organizações que de alguma maneira a empresa participa, por lembrar as atividades que serão desempenhadas pelo chefe ao longo do dia, por fazer com que o chefe seja lembrado das suas obrigações na empresa. Vejamos a seguir as 10 principais atividades diárias de uma secretária. 1. Redigir e-mails, memorandos, e outros documentos comuns. 2. Atender aos telefonemas e solicitações de entrevistas. 3. Selecionar assuntos e pessoas que serão atendidas pelo chefe. 4. Organizar arquivos. Deixar a mesa em ordem e equipamentos em condição de uso. 5. Estabelecer contatos com outros departamentos. 6. Conhecer o que a empresa produz ou dos serviços que prestam. 7. Colocar tudo ao alcance da mão da equipe e do executivo. 8. Revisar documentos da equipe e do executivo, sugerindo alterações, se necessário. 9. Atender e fazer chamadas telefônicas. 10. Anotar recados, captar e atualizar lista de contatos. SECRETARIADO Ambiente de Trabalho Capítulo 5 Em relação a utilização da agenda, certifique-se de A disposição dos móveis deve ter em vista, sobretudo, a racionalização e a redução dos movimentos. Deve-se guardar o material que não está sendo utilizado, cuidar do arejamento da sala e guardar os papéis em arquivos ou pastas. anotar (além de reuniões, compromissos, e etc.) dias e horas para, por exemplo, fazer backup de arquivos, organizar bolo de papéis, arquivos, e outros. É um processo simples, mas que traz grandes benefícios. 5- Ambiente de Trabalho Regras básicas para organização dos arquivos: Não empilhe Principais Materiais de trabalho: Computador e papéis. Use etiquetas para facilitar a organização e procura de impressora. Agenda e/ou bloco para recados. Pastas para documentos. Estabeleça dia e hora para a organização do guardar documentos em geral. Lápis, Caneta, Carimbo da arquivo. Se trabalhar para mais de uma pessoa, mantenha Empresa, Clipes, Elásticos, Papel. Telefone fixo e celular. separados os arquivos de um e do outro. Recepção de Visitantes Capítulo 6 6- Recepção de Visitantes - Procure saber o nome da visita. - Procure saber a qual organização pertence a visita. - Procure saber qual o propósito da visita. - Visitas frequentes devem ser atendidas com o mesmo bom humor. - Demonstre reconhecimento pelo nome. - Manifeste vontade de ajudar o visitante a alcançar seus propósitos. - Nunca julgue uma visita pela aparência. - Proteja o tempo de seu executivo. Resolva tudo o que estiver ao seu alcance. - Ao conduzir o visitante à sala de seu superior, caminhe ao lado dele. - Abra a porta sem ficar de costas. - Evite interromper a entrevista, exceto em caso de urgência. SECRETARIADO Relacionamento com Chefe, Clientes e Colegas. Capítulo 7 7- Relacionamento com Chefes, Clientes e Colegas. Sabemos como é difícil agradar a todos. Entretanto, existem itens que são importantes para a boa convivência organizacional, seja com chefe, clientes e colegas de trabalho. Vejamos a seguir estes principais itens. § Conheça sua organização. § Não favoreça ninguém. § Troque ideias com colegas. § Manifeste sempre vontade de cooperação. § Apoie as políticas da empresa. § Evite discutir assuntos que tratou com seu chefe. § Aprenda a contornar as situações difíceis. § Evite entrar a todo instante na sala de seu chefe. § Evite sentar ao lado de seu chefe se não for convidado. § Não recusar trabalhos que você nunca fez. § Não se lastimar da sua vida e nem bisbilhotar a dos outros. § Tenha paciência. § Procure desempenhar o trabalho de forma eficiente. § Saiba aceitar críticas. § Use sempre o tratamento adequado ao dirigir-se aos chefes. § Jamais conclua que seu chefe não é inteligente ou competente. SECRETARIADO Eficácia na Comunicação Capítulo 8 8- Eficácia da Comunicação Comunicar significa tornar comum, trocar opiniões, fazer saber; implica participação, interação, noção de mensagens. É um processo de participação de experiências, que modifica a disposição mental das partes envolvidas. A comunicação é determinada pelo emissor, por sua posição, pelo status que ocupa na organização, pela credibilidade e reputação que desfruta e pelas experiências passadas de comunicação. Enquanto existe comunicação, existe a necessidade de passar uma mensagem importante. Para ser eficaz na comunicação, atente-se aos itens: 1- COMUNICAÇÃO POSITIVA 2- ADAPTAÇÃO 3- COERÊNCIA 4- GERENCIE O TEMPO 5- ACOMPANHAR A EFETIVIDADE DA MENSAGEM 6- LINGUAGEM 7- ATMOSFERA Vamos entender melhor cada um destes itens. SECRETARIADO 1- COMUNICAÇÃO POSITIVA: Na comunicação, há determinadas expectativas que devem ser consumadas quando uma pessoa entra em contato com outra. Entretanto, o emissor pode dizer algo diferente daquilo que o receptor espera dele. Quando isso ocorre, não se estabelece uma comunicação positiva. 2- ADAPTAÇÃO: O sucesso da comunicação depende de adaptar as tentativas de intercomunicações à ocasião, situação, ao tema, às pessoas envolvidas, e etc. 3- COERÊNCIA: A incoerência reduz a probabilidade de que uma mensagem seja entendida. A incoerência deve ser banida numa mensagem ou num fluxo de informações grandes, como existe em grandes empresas. 4- GERENCIE O TEMPO: Se o tempo é determinante, a comunicação face-a-face, ou por telefone (ao invés de e-mails), talvez seja a mais recomendável para resolver e tratar de assuntos urgentes. 5- ACOMPANHAR A EFETIVIDADE DA MENSAGEM: deve acompanhar todo o processo da comunicação para verificar se a mensagem foi compreendida como ela deseja. 6- LINGUAGEM: Evite obstáculos sérios à comunicação com o uso de linguagem simples demais. 7- ATMOSFERA: Crie uma atmosfera de comunicação e entendimento mútuo entre os membros de uma organização. A compreensão de todos é fundamental para cumprir os objetivos da empresa. Seja metódica. Verifique se alguém possui alguma dúvida nas tarefas designadas. Crie um ambiente de convivência agradável entre seus participantes. SECRETARIADO Últimas Recomendações Capítulo 9 9- Últimas Recomendações Deixe suas preocupações fora do escritório; Desenvolva seu senso de responsabilidade; Procure melhorar sua capacidade de observação; Trate com paciência e compreensão todas as pessoas; Seja simpático, agradável, amável e prestativo com todos; Desenvolva a iniciativa e a criatividade escondida em você; Amplie o conhecimento sobre seu trabalho sempre que possível; Seja disciplinado com seus próprios objetivos pessoais. O trabalho executado pela secretária faz com que o tempo seja otimizado, que os compromissos sejam cumpridos, que a empresa seja respeitada por cumpri-los e que todos os diretamente relacionados com a empresa sejam atendidos da melhor maneira possível. Você é imprescindível para o sucesso da organização! Desejamos-lhe muito sucesso! SECRETARIADO Carga Horária : 80 horas