PLANES DE PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

No. 85, 2009 CEGESTI - Su aliado para el éxito ++ Éxito Empresarial PLANES DE PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS Rene Mora Casal Sistemas de Gestión CEGESTI E l pasado 8 de enero Costa Rica fue conmocionada por un terremoto con epicentro en la provincia de Alajuela, en la zona norte del país. A raíz de este sismo perdieron la vida 23 personas, 7 permanecen desaparecidas y 128 mil personas resultaron damnificadas. Este terremoto causó estragos considerables como la destrucción de caminos, casas de habitación y negocios, así como daños ambientales incalculables en la cuenca del río Sarapiquí. A raíz de este terremoto ha cobrado relevancia el tema de la Preparación y Respuesta ante Emergencias en Costa Rica, debido entre otras razones a que se destruyeron fábricas, hoteles y otros negocios y se han visto afectados las fuentes de empleo y el sustento de miles de pobladores de la zona del desastre. Esto es un reflejo de lo que pasa a nivel mundial, donde han ocurrido grandes emergencias con pérdida de vidas humanas, daños materiales e impacto ambiental significativos. Algunos ejemplos son los siguientes: - El atentado contra las Torres Gemelas de Nueva York, EE. UU. ocurrido en setiembre de 2001, que causó el colapso de dichos edificios, la muerte de 5000 personas y grandes daños materiales y ambientales. Éxito Empresarial, No. 85, 2009 - La explosión en la refinería de British Petroleum en Texas, la tercera refinería más grande de los EE. UU., ocurrida en marzo de 2003, que provocó la muerte de 15 personas y heridas en 180 personas, así como grandes daños materiales. - El incendio de la fábrica de Químicos Holanda en Moín, Costa Rica en diciembre de 2006, que causó 2 muertos y afecto el suministro de agua potable de la zona por dos meses (impacto ambiental). - El tsunami que azotó Indonesia en diciembre de 2004 y causó la muerte de 100 mil personas y gran destrucción. El ser humano ha tomado medidas para organizarse contra las emergencias desde hace muchos años, e instituciones como la Cruz Roja Internacional, los Cuerpos de Bomberos y las Comisiones Nacionales de Emergencias han surgido de la necesidad de contar con organismos de respuesta ante una emergencia natural o tecnológica. Con la creación de las normas ISO 14001 de Gestión Ambiental y OHSAS 18001:2007 de Gestión de la Salud y Seguridad Ocupacionales, se incluyó el tema de la Preparación y Respuesta ante Emergencias en su cláusula 4.4.7, para que las organizaciones tuvieran unos lineamientos mínimos que pudieran seguir en este proceso. Estos lineamientos incluyen 1 la elaboración de procedimientos para la identificación, la respuesta y la mitigación de las emergencias y de sus impactos asociados. Asimismo se establecen las necesidades de coordinar con las partes interesadas, de hacer simulacros y de someter estos procedimientos a revisión y mejora. Las normas anteriores ISO 14001 y OHSAS 18001 son de carácter general y por tanto no pueden incluir todos los detalles sobre cómo elaborar los Planes de Emergencia específicos para una organización determinada. En este sentido, organismos como el Cuerpo de Bomberos y el Ministerio de Salud en Costa Rica han desarrollado protocolos que proporcionan más detalle sobre los Planes y documentos específicos que se deben incluir en el Plan de Emergencias global de la organización. Con un Plan de Preparación y Respuesta ante Emergencias, la organización obtiene beneficios muy importantes como los siguientes: (a) la organización va a estar preparada para responder en forma rápida y adecuada a una emergencia, tanto de origen natural como las causadas por la actividad humana; (b) se podrán reducir y de ser posible evitar las pérdidas humanas, materiales y financieras producto de la emergencia; (c) la organización podrá recuperarse en un menor tiempo de las consecuencias de una emergencia y volver a sus operaciones normales; (d) se va a generar una mayor confianza dentro y fuera de la organización, a nivel de empleados, clientes y proveedores. la presencia de estaciones de gasolina, bodegas de productos químicos, líneas del tren u otros. Asimismo el diagnóstico debe incluir un inventario de recursos, donde se evalúan todos los equipos y sistemas de prevención y control de emergencias con los que cuenta la organización, tales como extintores, detectores de humo, luces de emergencia, sistema de alarma, bomba contra incendios, señalización adecuada, camillas, botiquines, radios de comunicación, entre otros. A la vez que se hace este inventario de recursos, se pueden determinar las necesidades de la organización en equipo y señalización, así como las rutas de evacuación, salidas de emergencia del personal y puntos de reunión. El inventario de recursos debe incluir también los recursos disponibles en la zona, como por ejemplo la existencia de hidrantes cercanos para el combate de un incendio, la presencia de estaciones de Bomberos o de la Cruz Roja en la cercanía a las instalaciones, y el tiempo de respuesta de los organismos de socorro. Al final del diagnóstico, se deben identificar las emergencias que pueden ocurrir en la organización, y realizar una valoración del riesgo para seleccionar aquellas emergencias que deben ser incluidas dentro del Plan. 2. Elaboración del Plan: Surge la pregunta: ¿qué debo hacer para implementar un Plan de Emergencias en mi organización? En CEGESTI recomendamos seguir como mínimo los siguientes cuatro pasos en una primera etapa inicial: 1. Diagnóstico: Este es un estudio realizado por un profesional en el tema que incluya un análisis de los riesgos existentes, tanto dentro de las instalaciones como los que tengan su origen en el exterior, como Éxito Empresarial, No. 85, 2009 En esta etapa se elabora el procedimiento de Preparación y Respuesta a Emergencias para aquellas organizaciones con un Sistema de Gestión (ISO 14001 / OHSAS 18001), y se elabora el Plan de Emergencias que puede ser un anexo del procedimiento anterior o bien ser autónomo en ausencia de un Sistema de Gestión. El Plan de Emergencias se alimenta del diagnóstico del paso 1 y debe contener los elementos solicitados por el Cuerpo de Bomberos y el Ministerio de Salud de Costa Rica tales como: definición de la Cadena de Mando (responsabilidades); cómo se manejarán las 2 comunicaciones internas y externas; cómo se activará el Plan según el tipo de amenaza; los Planes de Respuesta ante cada una de las emergencias identificadas como significativas; un calendario o programa de trabajo; un Plan de Capacitación del Comité de Emergencias y de las Brigadas; cómo se manejará a los contratistas y visitantes; cómo se evaluará la eficacia del Plan. significativas, las responsabilidades, los recursos con los que se cuenta, qué hacer en caso de una emergencia (el Plan en sí). Particular énfasis debe darse a los aspectos de cómo evacuar en forma rápida las instalaciones, cuáles son las rutas de evacuación y salidas de emergencia, y el uso adecuado de los extintores a nivel de todo el personal. En relación con los Planes de Respuesta, que forman parte del Plan de Emergencias global, consisten en breves documentos (una o dos páginas) con instrucciones para el personal sobre lo que deben hacer antes, durante y después de una emergencia determinada como incendio, terremoto, emergencia médica, asalto, secuestro u otra. Dentro de los Planes de Respuesta se deben incluir también los siguientes: Lineamientos Generales ante Emergencias; Plan de Evacuación; Plan de Rescate y Primeros Auxilios; Plan de Protección de los Bienes Críticos de la organización; Plan de Cierre de las Operaciones Críticas (electricidad, líneas de gas u otras); Plan de Recuperación de Actividades, y Lineamientos de Seguridad para los Contratistas. 4. Simulacro: En esta etapa también se forman el Comité de Emergencias o Puesto de Mando (según sean condiciones normales o de emergencia), el grupo de los Líderes de Evacuación para coordinar dicha actividad, y la Brigada de Emergencias que deberá recibir capacitación apropiada en los diferentes tipos de emergencias para que dicho grupo sea capaz de atenderlas. 3. Capacitación: Una vez elaborados el Procedimiento y el Plan de Emergencias y definidas las responsabilidades dentro de la organización, lo que procede es entrenar a todo el personal en los contenidos de dichos documentos. Es importante incluir a todo el personal en las capacitaciones y que la capacitación sea obligatoria. También es importante incluir dentro de las capacitaciones a los oficiales de seguridad y a los contratistas. Cada año como mínimo se debe dar un refrescamiento en este tema a todos los empleados, y también se debe incluir en la inducción al personal nuevo. en Los elementos mínimos que se deben incluir esta capacitación son las emergencias Éxito Empresarial, No. 85, 2009 Este proceso inicial o de arranque del Plan de Emergencias concluiría con la realización de un simulacro de evacuación. Este simulacro y los que se realicen posteriormente cumplen la función de preparar sicológicamente al personal y también permiten practicar e interiorizar los procedimientos y las rutas que se deben seguir en caso de una emergencia declarada. Los primeros simulacros que realice la organización deben ser avisados a todo el personal, ya que se están interrumpiendo las operaciones para realizarlos y esto tiene un costo para la empresa. Asimismo, todo simulacro debe ser planificado y tener un objetivo o meta a alcanzar. En una etapa más consolidada del Plan de Emergencias, puede simularse situaciones específicas como un incendio o una emergencia médica, e invitarse a los organismos de socorro (ej. Bomberos) a participar en el simulacro. Es importante que todo el personal participe en el simulacro, incluyendo personal de ventas, personal de turnos nocturnos y otros. También es importante avisar a los contratistas y a los visitantes sobre el simulacro, ya que ellos también deberán participar en el mismo. Conclusión: A estas alturas usted habrá notado que el proceso de implementar un Plan de Emergencias representa un esfuerzo a corto, mediano y largo plazo para una organización, y que se deben dedicar recursos humanos y materiales a su mantenimiento. Sin embargo, los beneficios que se pueden alcanzar con este Plan, y los daños y perjuicios potenciales que se pueden evitar, justifican totalmente el que las organizaciones se dediquen a desarrollar su Plan de 3 Emergencias si no lo tienen, o bien al mantenimiento y mejora del Plan de Emergencias existente. También puede que la necesaria brevedad de este artículo le genere a usted muchas preguntas, para lo cual existen muchas organizaciones que le pueden ayudar, tales como los organismos de socorro (Bomberos, Cruz Roja), así como entidades como CEGESTI donde con gusto lo atenderemos. Para finalizar recuerde siempre esta regla: ¡SU SEGURIDAD Y LA DE COMPAÑEROS SON LO PRIMERO! SUS Éxito Empresarial es una publicación periódica de CEGESTI. Si desea conocer más acerca de cómo mejorar la competitividad de su empresa, acceda a los artículos de publicaciones anteriores en nuestro sitio web: www.cegesti.org Éxito Empresarial, No. 85, 2009 4