Organisasi Menuju Pencapaian Optimum

BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Organisai sebagai kumpulan orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang bersama selalu menarik untuk dipelajari. Organisasi adalah merupakan struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu yang mempunyai tingkat manajemen yang tinggi. Teori organisasi adalah teori yang mempelajari kinerja dalam sebuah organisasi, Salah satu kajian teori organisasi, diantaranya membahas tentang bagaimana sebuah organisasi menjalankan fungsi dan mengaktualisasikan visi dan misi organisasi tersebut. Selain itu, dipelajari bagaimana sebuah organisasi mempengaruhi dan dipengaruhi oleh orang didalamnya maupun lingkungan kerja organisasi tersebut. Menurut Lubis dah Husein (1987) bahwa teori organisasi itu adalah sekumpulan ilmu pengetahuan yang membecarakan mekanisme kerjasama dua orang atau lebih secara sistematis untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Teori organisasi merupakan sebuah teori untuk mempelajari kerjasama pada setiap individu. Konsep kinerja (Performance) dapat didefinisikan sebagai sebuah pencapaian hasil atau degree of accomplishtment (Rue dan byars, 1981 dalam Keban 1995). Hal ini berarti bahwa, kinerja suatu organisasi itu dapat dilihat dari tingkatan sejauh mana organisasi dapat mencapai tujuan yang didasarkan pada tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya. Mengingat bahwa Raison d’etre dari suatu organisasi itu adalah untuk mencapai tujuan tertentu yang sudah ditetapkan sebelumnya, maka informasi tentang kinerja organisasi merupakan suatu hal yang sangat penting. Informasi tentang kinerja organisasi dapat digunakan untuk mengevaluasi apakah proses kerja yang dilakukan organisasi selama ini sudah sejalan dengan tujuan yang diharapkan atau belum. Akan tetapi dalam kenyataannya banyak organisasi yang justru kurang atau bahkan tidak jarang ada yang tidak mempunyai informasi tentang kinerja dalam organisasinya. Untuk menilai kinerja organisasi ini tentu saja diperlukan indikator-indikator atau kriteria-kriteria untuk mengukurnya secara jelas. Tanpa indikator dan kriteria yang jelas tidak akan ada arah yang dapat digunakan untuk menentukan mana yang relatif lebih efektif diantara : alternatif alokasi sumber daya yang berbeda; alternatif desain-desain organisasi yang berbeda; dan diantara pilihan-pilihan pendistribusian tugas dan wewenang yang berbeda (Bryson, 2002). Sekarang permasalahannya adalah kriteria apa yang digunakan untuk menilai organisasi. Sebagai sebuah pedoman, dalam menilai kinerja organisasi harus dikembalikan pada tujuan atau alasan dibentuknya suatu organisasi. Misalnya, untuk sebuah organisasi privat/swasta yang bertujuan untuk menghasilkan keuntungan dan barang yang dihasilkan, maka ukuran kinerjanya adalah seberapa besar organisasi tersebut mampu memproduksi barang untuk menghasilkan keuntungan bagi organisasi. Indikator yang masih bertalian dengan sebelumnya adalah seberapa besar efficiency pemanfaatan input untuk meraih keuntungan itu dan seberapa besar effectivity process yang dilakukan untuk meraih keuntungan tersebut. B. Rumusan Masalah 1. Organisasi Suatu Pengantar 2. Keefektifan Organisasi 3. Metafor pada Telaah Organisasi 4. Organisasi Pembelajar BAB II PEMBAHASAN Organisasi Suatu Pengantar Ada banyak pengertian organisasi namun secara sederhana Jones (2010:24) mendefinisikan organisasi a tool people use to coordinate their actions to obtain something they desire or value. Artinya organisasi adalah sebuah alat yang digunakan orang untuk mengkoordinasikan tindakan meraka dalam mendapatkan sesuatu yang mereka inginkan. Perkembangan teori organisasi berkaitan dengan beberapa faktor diantaranya faktor lingkungan, para pemangku kepentingan, dan perkembangan teknologi. Pendekatan-pendekatan Pendekatan Positivisme berorientasi pada penelitian empiris kuantitatif melalui pengujian hipotesis-hipotesis. Pendekatan ini mengacu pada dasar teori dan metodologi yang ketat. Pendekatan pasca-modern, memnurut hassard dan parker (1993) pemikiran utama pendekatan ini adalah : Epistemologikal bertujuan menjadikan pasca-modernisme sebagai teori ilmu pengetahuan yang menawarkan suatu cara baru dalam menelaah suatu objek misalnya organisasi. Ontologikal bertujuan menampilkan teori sebagai suatu uraian dan rangkaian kejadian yang historis. Pendekatan ontologi memusatkan pengkajian organisasi berdasarkan pada perubahan masyakat pada suatu era. Pendekatan ini menawarkan suatu dasar berfikir yang kuat serta mendorong Kreativitas perisetuntuk mengobservasi objek bagaimana objek tersebut berada. Dalam menelaah organisasi Mckinsey mengemulakan model 7 S yaitu: Shared Value Skill Staff Style (Soft Skill) System Structure Strategy (Hard Skills) Pendekatan selanjutnya menurut morgan (2007) mengemukakan delapan metafor untuk menelaah organisasi. Metafor merupakan adalah cara pandang dengan menggunakan suatu pijakan yang dikenal untuk membantu memandang, mengamati serta menganalisis sesuatu yang abstrak. Penggunaan metafor sebagai suatu sarana untuk menganalisis organisasi diharapkan mampu mendorong para pemikir dalam menciptakan pendekatan-pendekatan baru yang relevan dan aplikatif. Morgan dengan metafornya berupaya menyajikan pendekatan alternatif untuk menganalis dengan realitas organisasi. Berikut merupakan tipe kepribadian organisasi yang kurang/tidak sehat antara lain : Organisasi paranoid didominasi oleh karakteristik para anggotanya yang penuh kecurigaan, kedengkian, kekerasan kepala dan kesombongan. Para anggotanya tidak rela berbagai informasi bahkan mereka saling menjatuhkan Organisasi kompulsif bercirikan kekakuan, rinci dalam banyak hal, perfeksionis dan cenderungan menurut anggotanya berperilaku akurat dan sempurna. Organisasi ini menyukai banyak ritual, aturan-aturan, seremoni serta keteraturan. Organisasi schizotypic bercirikan ketidakpedulian sesame para anggota organisai. Implementasi Teori Dalam pengembangan dan menerapkan teori-teori organisasi diperlukan kreativitas dalam mendorong inovasi. Inovasi perlu didukung oleh kemampuan organisasi dalam mengelola pengetahuannya, yang lazim disebut dengan knowledge management. Sasaran utama implementasi teori organisasi tidak hanya terbatas pada pengembangan teori namun juga aplikasi penggunaan teori tersebut. Pada perkembangannya, teori-teori baru organisasi tidak perlu selalu mendasarkan secara pnuh pada teori-teori sbelumnya. Keefektifan Organisasi Berikut adalah beberapa definisi dari organisasi diantaranya : Daft (2010) menyatakan bahwa orhanisasi adalah kumpulan orang (social entities) yang mempunyai suatu tujuan serta dirancang secara sengaja untuk beraktivitas yang dikoordinasikan secara sistematis serta terbuka dan terkait dengan lingkungan eksternal; Robbins (2011) mengemukakan bahwa organisasi sebagai kumpulan entitas social yang secara sadar terkoordinasi dalam batasab-batasan yang relative jelas serta bersama-sama dalam batas waktu tertentu dan teru menerus berupaya mencapai suatu sasaran. Setiap organisasi memiliki visi, misi, dan sasaran yang ingin dicapai, sasaran tersebut dikenal dengan keefektifan organisasi. Berikut beberapa pendekatan dalam definisi organisasi diantaranya : Pendekatan rasional dikemukan oleh Taylor, Fayol, Wever dan Gilbreth pendekatan dengan pencapaian sasaran melalui pengelolaan manusia sehingga organisasi dipandang sebagai suatu instrument pencapaian sasaran Pendekatan natural dan sistem terbuka dikemukakan oleh Scott (1992) dalam pendekatan natural organisasi dipandang sebagai kumpulan manusia yang memiliki kepentingan bersama demi kelangsungan hidup organisasi sebab itu melibatkan diri pada kegiatan-kegiatan bersama dalam organisasi dan membentuk suatu struktur informal. Dengan kata lain, organisasi dipandang sebagai sistem organik yang memiliki dorongan untuk hidup, bertumbuh dan bertahan sebab itu para anggotanya berupaya berada dalam suatu sistem yang mengupayakan kelangsungan hidup organisasi. Sedangkan, Pendekatan sistem terbuka memandang sistem dari serangkaian kegiatan yang saling berkaitan dan bergantung pada lingkungan bisnis baik internal maupun eksternal. Dengan kombinasi sistem natural dan sistem terbuka menghasilkan tipe organisasi sebagai berikut : Closed System Model Natural System Model Open Rational System Model Open Natural System Model Dari penjabaran diatas setidaknya ada tiga elemen penting organisasi dalam definisi organisasi : Kumpulan manusia yaitu para anggota organisasi yang dikoordinasikan dan dikelola secara optima untuk mencapai tujuan dan sasaran yang ditetapkan, meliputi perencanaan, pengaturan, pengaktualisasian, pengendalian dan pengevaluasian. Batasan disini merupakan dasar manajemen untuk melakukan rekuitmen dan seleksi anggota. Batasan organisasi(organizational boundary) didasari oleh sasaran, visi, dan misi organisasi misalnya perusahaan memiliki visi menjadi pemimpin pasar harus menyeleksi calon karyawan yang menganut nilai-nilai yang mendukung visi tersebut antara lain inivatif, prestatif, dan kreatif. Sasaran, menurut bedelan dan Zammuto (1990) membedakan sasaran menjadi : Sasaran resmi (official goals) yaitu sasaran yang secara resmi dicantumkan pada misi atau laporan tahunan perusahaan. Sasaran operatif (operative goals) adalah sasaran yang dijalankan dalam kegiatan sehari-hari dan pada umumnya jauh lebih spesifik. Pendekatan Keefektifan Organisasi Keefektifan organisasi menunjukkan sejauh mana organisasi telah merealisasi sasarannya. Sasaran organisasi dipengaruhi oleh visi dan misinya. Visi menggambarkan apa yang ingin dituju organisasi pada masa depannya. Misi berkaitan dengan alas an keberadaan suatu perusahaan. Lima Dimensi Keefektifan Organisasi (Daft, 2010) Pendekatan sasaran (goal attainment approach) mengemukakan bahwa keefektifan organisasi dinilai berdasarkan pencapaian suatu hasil akhir. Pendapat ini mengasumsikan organisasi, rasional, sebab itu ia harus memiliki sasaran akhir yang dapat diidentifikasikan, ddefinisi, dikelola serta dapat diukur; Pendekatan Sistem (system approach) menekankan pada sasaran jangka panjang dengan mengindahkan interaksi antara organisasi dan lingkungannya; Pendekatan Stakeholder menekankan pada kepuasan konstituen dalam suatu lingkungan. Konstituen adalah pemasok, pelanggan, pemilik, karyawan, pemegang saham, masyarakat, pemerintah dan lain sbagainya; Pendekatan proses internal (internal process) mengukur pada kondisi internal organisasi yang sehat, artinya organisasi yang efektif bukan hanya terlihat dari laba yang besar namun keadaan organisasi yang kondusif (tidak ada konflik); Pendekatan Nilai bersaing (competing value approach) menekankan pada sasaran yang diinginkan pihak manajemen dengan sasaran yang dipersepsi oleh karyawan. Pendekatan Balanced Score Card (Kaplan & Norton, 2008) Pendekatan ini menekankan pada empat perspektif yang saling berimbang dan di cascade (diturunkan) sampai level divisi, unit bahkan individu, keempat perspektif tersebut yaitu : Perspektif financial mengukur antara lain revenue, profit, market share; Perspektif customer mengukur kepuasan; Perspektif internal business process mengukur produktivitas yang diukur berdasarkan input/output; Perspektif Learning & Growth mengukur antara lain peningkatan kompetensi karyawan dan motivasi kerja karyawan Pendekatan Dynamic Multi-Dimensional Performance Model (Matz. et al. 2013) Menekankan pada pengukuran yang berorientasi ke depan untuk melengkapi BSC, yaitu : Perspektif financial; Perspektif pelanggan; Perspektif proses: mengukur efisiensi organisasi; Perspektif pengembangan manusia : mengukur peran utama para stakeholder dalam keberhasilan organisasi; Perspektif masa depan : besarnya anggaran untuk berinvestasi dalam bidang teknologi. Pendekatan Intellectual Capital dari Skandia (dikutip dari Ross, et al.1997) Pendekatan ini mengemukakan pengukuran nilai pasar (market value) melalui dua dimensi besar yaitu : tangible (financial capital) dan intangible (intellectual capital). Financial capital terdiri dari : Physical Capital : jumlah asset berupa benda tidak bergerak; Monetary Capital : profitabilitas Intellectual Capital terdiri dari : Human Capital adalah kemampuan, pengalaman, kompentensi, pengetahuan, nilai-nilai, sikap yang memberikan nilai tambah pada organisai Structural Capital (SC) adalah semua benda seperti arsip-arsip, data base, sertifikat, dokumen-dokumen dan lain-lainnya yang memiliki nilai lebih besar dari pada benda itu sendiri. Terdiri dari : Customer capital/ relationship capital misalnya loyalitas dari pelanggan Organizational capital terdiri dari: Innovation capital : rasio jumlah produk baru/jumlah produk lama Process capital : rasio produk reject perseribu produk; Property : pertumbuhan jumlah paten yang dimiliki; Intangible assets : indeks kemenarikan organisasi. Perseptif Struktur dan Desain Organisasi Dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien, organisasi memerlukan struktur yang tepat dan sesuai dengan misi, teknologi, lingkungan, strategi serta keadaan internal dan eksternal organisasi. Struktur organisasi berkaitan dengan tiga komponen yaitu: Faktor Kompleksitas yaitu sejauh mana kerumitan pekerjaan yang ada dan bagaimana pekerjaan tersebut harus dialokasikan; Faktor Formalisasi menunjukan sejauh mana standarisasi, prosedur, dan kebijakan dirumuskan. Faktor sentralisasi menunjukan siapa serta mekanisme pengambilan keputusan terpusat atau dilegasikan. Sedangkan mendesain organisasi adalah menyusun dan mengubah struktur organisasi agar dapat mencapai sasarannya. Desain organisasi mengarahkan perilaku anggotanya pada pencapaian sasaran organisasi secara efektif. Strategi, Lingkungan, dan Teknologi Chandler (1997) mengemukkan bahwa strategi menentukan struktur, maksudnya perusahaan dengan strategi tertentu seharusnya mengaplikasi struktur tertentu agar berkinerja optimum. Miles dan Snow (1978) tiga strategi dasar organisasi : Prospector : inovatif dan kreatif serta mengambil keputusan secara cepat (memimpin pasar melalui produk-produk barunya) Analyzer : bersifat menunggu dan mengikuti market leader Defender : bersifat pasif maksudnya berupaya mempertahankan domainnya dengan menekankan pada efisiensi Lingkungan merupakan faktor lain yang perlu dipertimbangkan. Perusahaan atau organisasi sebagai sistem terbuka pasti berinteraksi dengan lingkungan diantaranya : Lingkungan umum adalah lingkungan yang mungkin mempengaruhi perusahaan namun keterkaitannya tidak secara langsung, misalnya penelitian rekayasa genetic yang saat ini dilakukan khususnya di Negara-negara maju untuk perusahaan obat; Lingkungan khusus adalah lingkungan yang berhubungan langsung dengan perusahaan untu mencapai sasarannya, misalnya pemasok, pesaing, pelanggan. Sedangkan Emery dan Trist (1973) mengklasifikasi lingkungan menjadi 4 yaitu : Palacid RandomizedI : lingkungan terjadi perubahan secara perlahan sehingga dapat dikatakan bahwa lingkungan relative stabil; Palacid Clustered : perubahan yang terjadi perlahan tetapi ancaman pada perusahaan mengelompok dan bukan acak. Disturded Reactive : inisiatif perubahan dilakukan oleh satu atau beberapa perusahaan namun berpegaruh relative besar pada lingkungan maupun perusahaan-perusahaan lain. Turbulent Field : lingkungan dengan ketidakpastian sangat tinggi, perubahan-perubahan dapat terjadi secara mendadak dan drastik. Dengan demikian, perubahan lingkungan harus diantisipasi dengan desain struktur baru yang tepat sehingga perusahaan lebih mampu menghadapi perubahan. C. Metafor pada Telaah Organisasi MESIN VS ORGANISME Menurut kamus Oxford kata metaphor berasal dari metaphor adalah phrase used in an imaginative way to describe something else in order to show that the two things have the same qualities and to make the description more powerful. Jadi, metafor merupakan suatu ungkapan atau kiasan yang digunakan untuk mengungkap atau mamaparkan sesuatu misalnya organisasi melalui karakteristik. Suatu benda, seperti mesin. Damon et al. (1966) mengemukakan bahwa metafor adalah sarana linguistik yang praktis karena ia memadatkan bagitu banyak makna dalam beberapa patah kata. Metafor dapat dikatakan sebagai sarana untuk digunakan membandingkan dua hal. Secara sederhana metafor dianggap demikian, melalui metafor, diharapkan organisasi dapat lebih dipahami dan dianalisis secara lebih mudah. Pendekatan metafor selain digunakan untuk menelaah organisasi, juga dapat digunakan untuk mempelajari budaya. Gannon (1994) menggunakan pendekatan ini untuk menjelaskan budaya nasional negara-negara secara secara kualitatif dengan menggunakan metafor. Meskipun pendekatan ini memiliki keterbatasan, metafor perlu dipertimbangkan sebagai suatu pendekatan efektif dan pragmatis. Morgan dalam bukunya Organizations memperkenalkan delapan metafor untuk menelaah organisasi. Di antara berbagai metafor yang ada, dua metafor yang sering digunakan pada disiplin manajemen dan organisasi yaitu metafor mesin dan metafor organism. Kedua metafor tersebut digunakan untuk menelaah organisasi dalam berbagai perspektif misalnya struktur, sistem, gaya manajemen dan bentuk organisasi serta implikasinya. Sebelum membahas metafor lebih lanjut perlu dibahas secara singkat open vs closed system. Pada dasarnya organisasi organisasi yang menganut open system memperhatikan faktor lingkungan bisnis baik internal maupun eksternal demi kelangsungan hidupnya. Menurut Robbins (2006:11) open system is dynamic system that interacts with and responds to its environment. Dengan kata lain organisasi dengan sistem terbuka berupaya mempedulikan masukan, informasi, demands, keinginan-keinginan dari lingkungan bisnis kemudian mewujudkannya dalam bentuk keluaran yang ditujukan mempengaruhi lingkungan tadi. Sistem terbuka memiliki sifat sadar pada lingkungan (environment awareness) serta memperhatikan keterkaitan antara sistem dan lingkungan. Perusahaan menganut sistem terbuka (open system) dapat dianalisis dengan menggunakan metafor organism. Katz dan Kahn (1978) mengemukakan selain sadar lingkungan, sistem terbuka memiliki karakteristik-karakteristik antara lain adalah sistem yang mampu melakukan penyesuaian berdasarkan informasi dari lingkungan (feed back), sistem yang terdiri dari siklus-siklus peristiwa (cyclical character), kecenderungan bertumbuh, memiliki berbagai cara untuk mencapai sasaran (equifinality). Sistem terbuka pada organisasi dapat dilihat pada gambar 1. Lingkungan Umpan Balik OUTPUT Misalnya barang jadi, layanan INPUT Misalnya manusia, material, mesin PROSES TRANSFORMASI Misalnya proses produksi, manajemen Gambar 1. Model Dasar Sistem Terbuka Pendekatan system (system approach) yang mengacu pada pendekatan organism dikemukakan oleh seorang ahli biologi, Bertalanffy di tahun 1950-an. Pendekatan ini meletakkan organisasi sebagai makhluk hidup sebab itu ia harus berinteraksi dengan lingkungannya/stakeholders agar mampu hidup, bertahan dan bahkan berkembang. Bertalanffy menawarkan General System Theory (GST); pendekatan GST masuk dalam sistem terbuka/open system. Menurut Morgan (2007) pendekatan open system memfokuskan pada sejumlah isu penting dalam organisasi antara lain : Menekankan esensi faktor lingkungan dan para pemangku kepentingan (stakeholders). Meletakkan oganisasi sebagaisuatu sistem yang berkaitan dengan sistem lain yaitu dengan sub sistem dan supra sistem. Menekankan penciptaan kongruensi antara sistem yang berbeda, dan mengidentifikasi serta menghilangkan sistem yang tidak berguna. Berbeda dengan sistem terbuka, perusahaan yang menganut sistem tertutup (closed system)cenderung tidak mengindahkan faktor lingkungan; memproduksi keluaran tanpa mempedulikan masukan, tuntutan, keinginan dan permintaan stakeholders sehingga keluaran yang dihasilkan bisa jadi tidak terserap atau laku dijual. Sifat yang birokratis dan tertutup, meletakkan sistem tertutup dekat dengan pendekatan metafor mesin. Secara umum perbandingan antara kedua ssitem tersebut (terbuka vs tertutup) dapat dipaparkan sebagai berikut : Tabel 1. Sistem Terbuka vs Sistem Tertutup Elemen Organisasi Sistem Terbuka Sistem Tertutup Budaya Organisasi Pola Komunikasi Kepemimpinan Struktur Organisasi Metafor Orientasi Pemasaran Manajemen Sumber Daya Manusia Orientasi Bisnis Pembelajaran Orientasi Strategi Fleksibel, kreatif, inovatif Lateral Cenderung Transformasional Disentralisasi, formalisasi rendah Organisme Berorientasi pada pasar dan “value” Berorientasi pada kompetensi Sekarang dan masa depan Berkesinambungan Proaktif/prospector Kaku, orientasi pada standar Atas-bawah, satu arah Cenderung power-based Sentralisasi, formalisasi tinggi Mesin Berorientasi pada produksi Berorientasi pada jabatan/senioritas Sekarang Periodik Pasif/reaktif Metafor Mesin vs Metafor Organisme Karakteristik mesin mencerminkan sesuatu yang kaku dan ketatnya peraturan, prosedur kerja, serta semua aktivitas kerja yang didasarkan pada prinsip mekanistik. Misalnya karyawan harus datang tepat waktu, mengerjakan tugas-tugas yang telah ditentukan, beristirahat pada waktu tertentu dan pulang pada waktu tertentu pula. Pekerjaan pada organisasi tersebut bersifat rutin dan repetitive. Organisasi yang dirancang dan dijalankan seperti mesin ini lazim dikenal sebagai birokrasi. Organisasi didirikan sebagai sarana untuk mencapai suatu sasaran/tujuan. Prosedur kerja yang ketat diterapkan untuk meningkatkan disiplin karyawan agar mereka bekerja sesuai dengan prosedur yang ketat dan birokratis. Weber menyatakan bahwa birokrasi merutinkan proses administrasi sama seperti halnya mesin yang membuat proses produksi sangat mekanistik. Organisasi yang birokratis menekankan pada ketepatan, kecepatan, kejelasan, keteraturan, keterandalan, dan efisiensi melalui pembagian tugas, penyeliaan, serta peraturan yang rinci dan ketat. Aliran ini menerapkan birokrasi secara ketat dan mengupayakan pengidentifikasian prinsip dan metode secara rinci untuk mencapai sasaran organisasi. Manajemen klasik menekankan pada rancangan keseluruhan organisasi, sedangkan manajemen sains lebih memfokuskan pada rancangan dan manajemen pekerjaan secara individual. Menurut Fayol (1949) manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, perintah, koordinasi, dan pengendalian. Ia memperkenalkan beberapa prinsip umum manajemen yaitu : kesatuan perintah, scalar chain, rentang kendali, staf dan jalur wewenang, inisiatif, pembagian pekerjaan, wewenang dan tanggung jawab, sentralisasi, disiplin, subordinasi, keadilan (equity) kestabilan dan semangat kerja. Pendekatan ini menekankan bahwa keseimbangan antara aspek manusia dan teknik dalam suatu organisasi adalah sangat esensial. Saat awal perkembangan ilmu manajemen, teori manajemen klasik dan manajemen sains dapat dikatakan sebagai teori yang terbaik pada saat itu, karena mampu menjelaskan dan memberi arah pengelolaan organisasi. Para pakar pada dasarnya beranggapan jika prinsip-prinsip pengorganisasian tersebut diikuti sepenuhnya dengan baik maka, berbagai permasalahan manajerial dapat diatasi. Namun, kenyataannya tidaklah demikian; setiap teori atau pendekatan mempunyai kelebihan dan kelemahan masing-masing. Contoh pendekatan metafor manawarkan suatu cara menganalisis organisasi secara cukup mendalam dari suatu perspektif namun pada saat yang bersamaan metafor senantiasa membatasi penelaahan organisasi dari perspektif-perspektif lain. Menurut Morgan (2007) pendekatan metafor memiliki kelebihan dan kelemahan sesuai dengan konteksnya. Metafor mesin misalnya cocok untuk menelaah organisasi yang cenderung memiliki karakteristik sebagaimana mesin; tugas yang harus dilakukan karyawan berdasarkan pada prosedur yang jelas, kaku, ketat serta produk yang dihasilkan sangat standar. Dengan demikian, jika semua karakteristik tersebut dipenuhi maka metafor mesin relevan digunakan. Di samping kepraktisan yang ditawarkan untuk menelaah suatu organisasi, metafor mesin mempunyai keterbatasan-keterbatasan antara lain pendekatan yang berasumsi bahwa lingkungan bisnis tersebut dinamis dan terus menerus. Di samping itu, pada organisasi yang sangat birokratis dan hierarkis ini keputusan-keputusan yang diambil memerlukan waktu relatif lama serta cenderung mekanisasi (membuat seperti mesin) karyawan sehingga karyawan tidak diperhatikan dan dihargai seperti layaknya manusia. Organisasi yang dibentuk berdasarkan pendekatan mekanistik mengalami kesulitan ketika harus beradaptasi dengan lingkungan karena organisasi itu dirancang untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan lebih dahulu, tidak bersifat fleksibel, kurang tanggap dan adaptif. Organisasi mekanistik cenderung tidak mendorong karyawan berinisiatif untuk berinovasi, sebaliknya karyawan harus mengikuti aturan secara ketat dan melakukan pekerjaan sesuai perintah, sehingga mereka senantiasa dalam rutinitas sehari-hari. Implikasi metafor mesin ini memandang karyawan sebagai “objek” atau “alat”; mereka harus mencapai sasaran organisasi dengan bekerja berdasarkan aturan dan pengawasan yang sangat ketat. Berbeda dengan metafor mesin, metafor organism (makhluk hidup) menelaah organisasi dengan mengacu pada makhluk hidup. Metafor organisme mengidentifikasi dan menganalisis kebuthan-kebutuhan organisasi yang berbeda satu sama lain. Metafor ini memandang organisasi sebagai sistem terbuka, sebab harus mampu menyesuaikan diri terhadap lingkungan jika ingin tetap hidup, bertumbuh dan bertahan. Matefor ini antara lain membahas daur hidup organisasi, faktor-faktor yang mempengaruhi “sehat” tidaknya organisasi serta pengembangannya. Gagasan metafor ini muncul sejalan dengan perkembangan gagasan bahwa manusia memiliki sejumlah kebutuhan yang kompleks dan harus dipuaskan agar mereka berprestasi. Pada dasarnya, organisasi adalah sistem terbuka yang membutuhkan pengelolaan yang cermat untuk memuaskan dan menyeimbangkan kebutuhan internal serta mampu beradaptasi dengan tuntutan lingkungan. Burns dan Stalker (1961) membedakan pendekatan mekanistik dan organik pada struktur organisasi. Gagasan mereka memungkinkan struktur organisasi diletakkan pada suatu kontinum mekanistik-organik. Organisasi yang birokratis dan mekanistik mungkin cocok untuk perusahaan yang memproduksi keluaran dengan teknologi missal, namun untuk perusahaan yang proses produksinya dalam jumlah kecil dan menggunakan sistem proses, pendekatan lain dibutuhkan. Berdasarkan penelitian tersebut dapat disimpulkan bahwa organisasi akan sukses jika terdapat kesesuain antara antara teknologi dan struktur. Berkaitan dengan metafor organism, ekologi populasi (population-ecology) memandang organisasi seperti manusia yang berevolusi. Organisasi, seperti halnya makhluk hidup menggantungkan kelangsungan hidupnya pada kemampuan untuk memperoleh sumber daya yang diperlukan untuk bertahan hidup. Organisasi saling berkompetisi dengan organisasi lain dalam meraih sumber daya yang relatif terbatas, sehingga organisasi pemenanglah yang akan hidup. Pandangan teori ini mengesampingkan kenyataan bahwa sumber daya itu mungkin pula berlimpah dan bisa diperoleh dengan mudah. Organisasi juga selalu senantiasa melakukan swa-adaptasi bahkan tidak jarang yang berkolaborasi sekaligus berkompetisi. Fakta menunjukkan bahwa kolaborasi antar organisasi yang berbeda industripun sering terjadi. Morgan (2007) mengemukakan bahwa metafor organisme ini mempunyai kekuatan antara lain bahwa penggunaan pendekatan organisme yang meletakkan organisasi pada konteks lingkungannya. Jadi, organisasi harus “terbuka” dengan berinteraksi dengan organisasi lain dan para pemangku kepentingan seperti misalnya pelanggan, pemilik, karyawan, pemerintah serta masyarakat. Metafor organisme ini memberi kontribusi pada teori dan praktik pengembangan organisasi, khususnya melalu pendekatan kontigensi. Organisasi tidak persis sama seperti organisme karena organisasi terdiri dari sekumpulan manusia yang tentunya mampu dan dapat memilih strategi organisasi untuk mencapai suatu sasaran. D. Organisasi Pembelajar Perkembangan teknologi membuat persaingan bisnis dunia semakin tajam dan berskala dunia. Dalam menghadapi lingkungan bisnis yang semakin turbulen, perusahaan perlu memiliki modal intelektual yang kuat agar mampu terus menerus belajar secara cepat dan tepat, sehingga menghasilkan keluaran yang diharapkan oleh para konstituennya. Dewasa ini, lingkungan bisnis menuntut perusahaan menganut open system (sistem terbuka) yaitu suatu sistem yang mengisyaratkan suatu perusahaan senantiasa tanggap terhadap tuntutan atau keinginan para stakeholdersnya agar bertumbuh, berkembang dan bertahan. Untuk menjawab tuntutan tersebut, perusahaan perlu mengadopsi konsep organisasi pembelajar atau ada kalanya juga disebut sebagai organisasi pembelajar. Maccoby (1988) menyebut paradigma teknoservis karena para karyawan harus bertanggung jawab tidak saja pada proses dan hasil produksi tetapi juga harus mampu menggunakan teknologi demi memuaskan pelanggan internal dan eksternal. Organisasi teknoservis menekankan pada proses belajar secara terus menerus dari para pelanggan, karyawan, perusahaan lain dan juga belajar dari keberhasilan dan kegagalannya sendiri. Perusahaan harus belajar secara sistematik, dan menguji teori-teori mellaui praktik serta melakukan penyesuaian jika diperlukan. Menurut Tobin (1993) “tuntutan” menjalankan usaha telah banyak berubah; hal tersebut disebabkan antara lain oleh “batas dunia” yang semakin “hilang” karena kemajuan teknologi dan persaingan antar perusahaan semakin ketat. Basic assumption, mindset dan nilai-nilai serta kompetensi-kompetensi yang dibutuhkan mengalami perubahan besar; orientasi pasar dan para stakeholders ikur berperan mendorong perubahan pada cara berpikir dan cara berbisnis. Tobin mengemukakan perbedaan dasar praktik bisnis pada organisasi yang berorientasi Konvensional (Conventional Practice) dengan yang berorientasi pada “pembelajaran”. Asusmsi Dasar Paradigma Organisasi Para pakar memperdeatkan organisasi pemnbelajar namun sejumlah asumsi dasar diterima sebagai bagian dari paradigma ini antara lain : Konsep Organisasi Pembelajar. Konsep ini telah dikenal pada berbagai aliran manajemen sejak dahulu. Konsep dasar organisasi ini sebagai sistem belajar dapat ditelusuri sejak Taylor mengembangkan “sains manajemen” pada tahun 1900-an. Kata “sains” oleh Taylor diartikan sebagai pengamatan yang sistematik dan pengukuran. Ia mengemukakan bahwa manajemen harus dapat diajarkan dan hasilnya harus dapat diukur. Pola belajar harus dapat ditransfer pada para karyawan agar dapat diterapkan untuk meningkatkan efisiensi dan keefektifan organisasi. Berkaitan dengan “belajar”, Senge (1990) menggunakan sistem teori pada proses belajar berhasil untuk menjelaskan proses organisasi pembelajar. Hasil penelitian dan karyanya membuat “organisasi pembelajar” menjadi sangat dikenal. Berbeda dengan belajar yang lazim dilakukan oleh perusahaan melalui pelatihan, organisasi pembelajar mensyaratkan pembelajaran organisasional, yaitu suatu pembelajaran yang melibatkan serangkaian proses dan struktur yang mendorong setiap individu menciptakan ilmu-ilmu baru, saling bertukar pengetahuan, pengalaman serta secara terus menerus berupaya meningkatkan diri dan kinerjanya antara lain yang diuraikan pada table 2. Tabel 2. Pelatihan vs Organisasi Pembelajar PELATIHAN PEMBELAJARAN Pelatihan dimaksudkan untuk meningkatkan keterampilan karyawan masa kini. Sasaran perusahaan didasarkan pada permintaan pelanggan semata. Pelatihan berorientasi jangka pendek. Kebutuhan pelatihan dianalisis oleh pemimpin pada divisi pelatihan. Program pelatihan diserahkan pada para pakar diluar perusahaan. Topik dan materi pelatihan bersifat bersifat umum. Evaluasi pelatihan dilakukan sesaat dan tidak komprehensif Karyawan memperoleh pelatihan dan pengembangan diri untuk masa depan. Sasaran perusahaan didasarkan pada strategi perusahaan, permintaan pelanggan dan kepentingan stakeholders. “Organisasi pembelajar” memfokuskan pada pengembangan kompetensi inti, serta berorientasi jangka panjang. Kebutuhan belajar dianalisis secara bersama: karyawan, manajer dan pemimpin divisi pelatihan. Para karyawan dilibatkan merancang program pelatihan bersama para pakar. Topik dan materi pelatihan dan pengembangan relevan, spesifik serta aplikatif. Evaluasi pembelajaran dilakukan secara berkala dan komprehensif serta holistic. (Sumber : Diterjemahkan dan diadaptasi dari Tobin, 1993) Dewasa ini, organisasi menghadapi beberapa persoalan terutama kompetensi sumber daya manusia, kemampuan untuk berubah dan persaingan usaha. Dengan memperluas kapasitas pembelajaran, organisasi akan mampu meningkatkan peluang keberhasilan dalam mencapai sasarannya. “Pembelajaran” dalam organisasi harus dilakukan oleh setiap individu dan organisasi. Individual learning terjadi jika seseorang memperoleh pengetahuan melalui pendidikan, pengalaman, atau eksperimen. Organisasi pembelajar terbentuk jika sistem dan budaya organisasi yang mengindahkan learning dan mentransfer gagasan-gagasan baru pada para anggota. Dengan demikian jika seorang pemimpin perusahaan menginginkan suatu organisasi pembelajar, ia harus mendorong serta memfasilitasi setiap anggota organisasi agar ma uterus belajar. Pembelajaran sendiri dapat dikategorikan dari tingkat yang terendah (superficial) sampai tingkat yang tertinggi (substansial). “Belajar” tidak harus selalu dari keberhasilan tetapi belajar juga dari kegagalan perusahaan; tidak jarang belajar dari kegagalan sering mempunyai pengaruh yang positif pada sasaran jangka panjang asal organisasi memberi toleransi terhadap resiko kegagalan tersebut. Pemimpin perusahaan perlu menciptakan budaya pemberdayaan yaitu memberi kesempatan pada karyawan untuk mengambil keputusan termasuk menerima kemungkinan kegagalannya. Hambatan Pembelajaran Perusahaan yang mampu bertahan dan berkembang adalah perusahaan yang mau dan mampu belajar dengan seksama serta mampu berubah ke arah yang tepat. Kenyataan menunjukkan bahwa banyak organisasi yang tidak mampu belajar secara efektif. Pengelolaan pada perusahaan-perusahaan besar tersebut sering tidak efektif dan professional; mereka lamban untuk merespon lingkungan yang berubah. Banyak hambatan dan juga kesombongan manajemen membuatnya kurang mampu secara lincah belajar dan berubah. Senge (1991) mengemukakan beberapa hambatan-hambatan tersebut dalam konteks organisasi perusahaan : I’m my position. Tidak bertanggung jawabnya karyawan terhadap suatu persoalan yang terjadi karena peran dan tugasnya tidak berkaitan langsung dengan persoalan tersebut. The enemy is out there. Sikap santai karyawan karena merasa bahwa suatu persoalan masih “jauh” sehingga tidak perlu di antisipasi. The illusion of taking charge. Sikap ketidak-pedulian karyawan terhadap sesuatu persoalan karena merasa ada yang akan bertanggung jawab untuk mengatasinya. The fixation of Events. kecenderungan seseorang melihat suatu persoalan secara jangka pendek. The parable of the boiled frog. Kecenderungan karyawan menikmati suatu keadaan yang comfort tanpa mau menyadari bahwa dalam kenikmatan tersebut mengandung resiko. The delusion of learning from experience. Kecenderungan karyawan belajar dari pengalaman secara “harfiah” dan tidak kontekstual. The myth of the management team. Pola berpikir yang menganggap bahwa kumpulan individu-individu yang unggul akan membentuk tim yang unggul pula. Dalam bukunya The Fifth Discipline, Senge (1990) mengemukakan lima komponen yang berkaitan dengan organisasi pembelajaran yaitu : System thinking. Suatu kerangka berpikir yang membantu dalam melihat suatu pola pada bagian-bagian kecil dan membantu memilah-milah bagian-bagian tersebut secara efektif. Personal mastery. Konsep ini terdiri dari serangkaian praktik dan prinsip tertentu. Ada tiga elemen penting yang termasuk dalam personal mastery ini, yaitu : Personal vision. Berbeda dengan tujuan, visi adalah suatu tujuan akhir yang diinginkan di masa mendatang. Creative tension. Kesenjangan yang tak terhindarkan sering muncul di antara visi dan realitas. Kesenjangan tersebut potensial melemahkan semangat namun pada saat yang sama merupakan sumber energi yang mendorong creative tension (ketegangan kreatif). Ketegangan kreatif mendorong munculnya alternatif-alternatif pemecahan yang tak terpikirkan sebelumnya. Mental Models. Suatu pola berpikir yang tercermin dalam sikap, perilaku dan tindakan yang didasarkan pada asumsi atau pengalaman-pengalaman. Pola berpikir tersebut sangat mempengaruhi perilaku seseorang sebab itu tidak jarang model mental menghambat seseorang keluar dari pola-pola yang ada. Shared Vision. Komponen ini sangat penting, karena perusahaan akan sulit menjadi besar tanpa visi yang jelas yang dianut oleh semua anggotanya. Shared vision merupakan komponen yang penting pada paradigma ini karena ia memberi arah dan motivator, bahkan visi tidak hanya terbatas pada komitmen karyawan, karena visi mengarahkan cara berpikir dan bertindak yang baru. Team Learning. Tim pembelajar membangun disiplin dengan mendarkan pada shared vision dan personal mastery. Tim pembelajar melibatkan dua cara belajar, yaitu diskusi dan dialog. Kelima komponen tersebut merupakan dasar yang penting pada paradigma organisasi pembelajar, namun agar dapat diimplementasi budaya yang mendorong setiap individu untuk belajar perlu diciptakan. Senge mengemukakan tiga elemen utama untuk mengaplikasi paradigma tersebut : Pembelajaran perlu diawali dengan komitmen yang sungguh-sungguh dan kemauan yang kuat bahwa organisasi perlu dan harus berubah. Setiap individu perlu diberi kesempatan menjalankan gagasan-gagasan barunya sehingga proses pembelajaran menjadi suatu kebiasaan. Perlu disediakan sarana dan metode untuk mengimplementasikan gagasan-gagasan baru. Organisasi pembelajar didirikan oleh manajer, direktur atau pemimpin yang setia pada perusahaan melalui pembelajaran integrative yang memadukan proses dan konten. Jadi organisasi pembelajar tidak muncul dengan sendirinya. Organisasi pembelajar mendorong peningkatan produktivitas, efisiensi kerja serta inovasi. Keberhasilan manajemen sangat bergantung antara lain pada kepedulian terhadap mutu, kemauan memperhatikan proses dan hasil pekerjaan, keterbukaan semua tingkatan karyawan, serta kerja sama antar individu. BAB III KESIMPULAN Teori-teori organisasi perlu diuji kembali dan jika perlu dimodifikasi serta disempurnakan. Pendekatan positivisme dan pasca modern perlu dipandang sebagai pendekatan yang saling mendukung. Pendekatan-pendekatan tersebut perlu digunakan secara tepat dengan mendasarkan pada kelebihan masing-masing. Penggunaan teori organisasi perlu dilakukan secara efektif agar kesahihan hasil analisis organisasi dapat dipertanggungjawabkan. Organisasi sebagai suatu “bentukan” yang abstrak sebenarnya dapat dipandang dari berbagai perspektif dengan titik pandang yang jelas sehingga hasilnya dapat memberi masukan bagi manajemen untuk mengadakan pengembangan organisasi secara mendasar dan terarah. Pendekatan terpadu tampaknya cenderung digunakan untuk menilai kefektifan organisasi secara lebih efektif. Dimensi organisasi seperti isalnya strategi, struktur, lingkungan, dan budaya perlu dibuat kongruen satu dengan yang lain agar mendukung pencapaian sasaran organisasi. Teori organisasi berupaya mengungkap elemen-elemen yang relevan yang berkaitan dengan organisasi. Dua metafor yang banyak digunakan dalam manajemen dan organisasi adalah metafor mesin dan organisme. Di samping metafor, pendekatan lain untuk menelaah organisasi sangat diharapkan khususnya dalam konteks pendekatan pasca-modernisme. Baik metafor mesin dan organisme dimaksudkan untuk membantu secara konkret mengkaji dan memahami suatu organisasi. Dengan mengacu pada karakteristik mesin dan organisme, suatu organisasi ditelaah dan dianalisis secar lebih konkret dan lengkap. Pendekatan paradigma pembelajar berupaya tidak hanya melakukan penyesuaian terhadap lingkungan tetapi juga “belajar” dan selalu berupaya lebih maju dari pada perubahan itu sendiri. Setiap individu pada semua tingkatan manajemen bertanggung jawab pada proses belajar. Proses perekayasaan cenderung mengorganisir pelaksanaan manajemen dan produksi melalui proses yang efektif dan efisien. Paradigma ini mengarahkan perusahaan memproduksi suatu produk dengan tepat dan cepat. DAFTAR PUSTAKA Andreas Budihardjo, 2011. Organisasi : Menuju Pencapaian Kinerja Optimum. Prasetiya Mulya Publishing, Jakarta. http://reconia4training.wordpress.com/2012/08/23/kinerja-organisasi/ KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat rahmat dan hidayahNya kepada kami sehingga Makalah yang kami susun pada mata kuliah Manajemen Perubahan Organisasi ini dapat kami selesaikan. Makalah ini menjelaskan mengenai organisasi sebagai suatu pengantar, keefektifan organisasi, metafor pada telaah organisasi : Mesin vs Organisme, dan tentang organisasi pembelajar. Akhir kata semoga Makalah ini dapat memberi manfaat bagi kita sekalian. Dan untuk kesempurnaan ini sumbangsaran dan kritikan yang membangun sangat kami harapkan. Jakarta,  Oktober 2013        Penyusun DAFTAR ISI KATA PENGANTAR BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang 1 B. Rumusan Masalah 2 BAB II PEMBAHASAN Organisasi Suatu Pengantar 3 Keefektifan Organisasi 5 Metafor pada Telaah Organisasi 10 Organisasi Pembelajar 16 BAB III PENUTUP A. Kesimpulan 22 DAFTAR PUSTAKA 27