DELEGASI

DELEGASI Makalah Untuk memenuhi mata kuliah Manajemen Perpustakaan Yang dibina oleh Ibu Zubaidah S. Ag., M.Ed. Oleh : Nama/NIM: Intan Nirwana (140503038) Nur Anisah (140503037) FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA S1-ILMU PERPUSTAKAAN TAHUN AJARAN 2015/2016 KATA PENGANTAR Puji dan Syukur penulis ucapkan Alhamdulillah kehadirat Allah SWT dengan berkat dan karunia-Nya sehingga kita semua dapat menikmati indahnya dunia ini. Selawat dan salam kita panjatkan kepangkuan jujungan alam Nabi Besar Muhammad SAW serta keluargan dan para sahabatnya yang telah membawa dunia ini kepada kedamaian. Berkat rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyusun makalah ini untuk memenuhi tugas dari dosen pengasuh mata kuliah manajemen perpustakaan , Mahasiswa Jurusan Ilmu Perpustakaan. Kami menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini banyak kekurangan dan kekhilafan, karena itu kami mohon maaf dan kami mengharap kritik dan saran yang membangun dari para pembaca demi perbaikan penulisan makalah selanjutnya. Kami berharap semoga makalah ini bermanfaat bagi penulis pada khususnya dan pembaca pada umumnya. Banda November 2015 Penulis, Aceh,10 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR....................................................................................................... i DAFTAR ISI...................................................................................................................... ii BAB I PENDAHULUAN A. Latar belakang......................................................................................................... 1 B. Rumusan masalah ................................................................................................... 2 C. Tujuan makalah....................................................................................................... 2 BAB II PEMBAHASAN A. Pengertian delegasi ................................................................................................. 3 B. Pembagian delegasi................................................................................................. 4 C. Pemanfaatan delegasi.............................................................................................. 5 D. Tujuan delegasi ....................................................................................................... 8 E. Kegiatan delegasi .................................................................................................... 9 F. Proses Pelaksanaan Delegasi .................................................................................. 10 BAB III PENUTUP A. Kesimpulan ............................................................................................................. 11 B. Saran ...................................................................................................................... 11 Daftar Pustaka ........................................................................................................ iii BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Kehidupan sehari-hari tidak pernah terlepas dari segala hal yang berhubungan dengan manajemen. Manajemen sendiri berasal dari bahasa berarti pemimpin, direksi, pengurus, dan memerintah. Sedangkan menurut Dr. Hadari Nawawi manajemen berarti kegiatan yang dilakukan oleh seorang pemimpin dalam mengatur organisasi, lembaga maupun perpustakaan. Dalam praktiknya manajemen, terdapat banyak istilah yang sangat penting. Sebagai contoh, Delegasi. Delegasi adalah pelimpahan wewenang dari atasan kepada bawahan dalam lingkungan tugas tertentu dengan kewajiban untuk mempertanggung-jawabkannya kepada yang menugasi1. Pendelegasian wewenang pun merupakan sesuatu yang penting di sebuah kantor atau organisasi. Atasan perlu melakukan pendelegasian wewenang agar mereka bisa menjalankan proses manajemen dangan baik. Selain itu, pendelegasian wewenang adalah konsekuensi logis dari semakin besarnya organisasi. Bila seorang atasan tidak mau mendelegasian wewenang maka sesungguhnya organisasi itu tidak butuh siapa-siapa selain dia sendiri. Bila atasan menghadapi banyak pekerjaan yang tidak dapat dilaksanakan oleh satu orang maka ia perlu melakukan delegasi. Pendelegasian juga di lakukan agar manajer dapat mengembangkan bawahan sehingga lebih memperkuat organisasi, terutama di saat terjadi perubahan susunan manajemen. Yang penting adalah saat kita mendelegasikan wewenang kita memberikan otoritas pada orang lain, namun kita sebenarnya tidak kehilangan otoritas orisinilnya. Ini yang sering dikhawatirkan oleh banyak orang. Mereka takut bila mereka melakukan delegasi, mereka kehilangan wewenang, padahal tidak, karena tanggung jawab tetap berada pada sang atasan. Di dalam fungsi pengorganisasian, seorang atasan berdasarkan posisinya mempunyai hak ataupun wewenang untuk menjalankan atau memberikan perintah kepada bawahannya untuk menjalankan wewenangnya. Wewenang adalah hal untuk 1 Kamus Besar Bahasa Indonesia, Delegasi. Diakses dari http://www.kkbi.web.id/delegasi melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. Wewenang ini marupakan hasil delegasi atau pelimpahan wewenang dari pisisi atasan ke bawahan dalam organisasi. B. RUMUSAN MAKALAH 1. Apa yang dimaksud dengan delegasi? 2. Bagaimana pembagian delegasi? 3. Apakah manfaat delegasi? 4. Apakah tujuan delegasi? 5. Bagaimana kegiatan delegasi? C. TUJUAN MAKALAH 1. Menjelaskan tentang delegasi. 2. Menjelaskan tetang pembagian delegasi. 3. Menjelaskan tentang pemanfaatan delegasi. 4. Menjelaskan tentang tujuan delegasi. 5. Menjelaskan tentang kegiatan delegasi. BAB II PEMBAHASAN A. PENGERTIAN DELEGASI Delegasi adalah suatu pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu 2. Delegasi secara singkat dapat dikatakan sebagai pemberian sebagian tanggung jawab dan kewajiban kepada orang lain. Pendelegasian dilakukan dengan cara membagi tugas, kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, serta pertanggung jawaban, yang ditetapkan dalam suatu penjabaran atau deskripsi tugas dalam organisasi Berikut adalah definisi atau pengertian dari Delegasi oleh beberapa pakar : 1. Drs. H. Malayu S.P Hasibuan Pendelegasian wewenang adalah memberikan sebagian pekerjaan atau wewenang oleh delegator kepada delegate untuk dikerjakannya atas nama delegator. 2. Raplh C. Davis Pendelegasian wewenang adalah suatu tahapan dari suatu proses ketika kita menyerahkan wewenang, berfungsi melepaskan kedudukan dengan 3 melaksanakan pertanggung jawaban . Delegasi merupakan teknik yang harus dikuasai oleh setiap orang di perusahaan yang memiliki anak buah. Baik itu direktur utama, presiden direktur, kepala bagian, kepala seksi, ataupun mandor dan supervisor. Harapannya dengan menguasai teknik delegasi secara efektif, semua tugas yang dibebankan kepadanya bisa diselesaikan dengan baik. Bawahan merasa dihargai dan dikembangkan. Dengan demikian tercipta suasana kerja yang menyenangkan dan menguntungkan bagi perusahaan, anak buah, maupun atasan. 2 Satria, pengertian delegasi. 12 November 2012. Diakses dari http://satriagosatria.blogspot.co.id/2009/12/pengertian-delegasi.html Arifsyah Hasibuan, Pendelegasian Wewenang, 15 Mei 2011. Diakses dari http://pendelegasianwewenang.blogspot.co.id/ 3 Pendelegasian (pelimpahan wewenang) merupakan salah satu elemen penting dalam fungsi pembinaan. Sebagai manajer, menerima prinsip-prinsip delegasi agar menjadi lebih produktif dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Delegasi wewenang adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kepada bawahannya. B. PEMBAGIAN DELEGASI Dalam bukunya yang berjudul the 7 Habits of Highly Effective People , Stephen R. Covey manyatakan bahwa ada 2 jenis pendelegasian, yaitu: 1. Pendelegasian suruhan berprinsip pada metode, yaitu semua didikte secara rinci dan spesifik cara melakukannya. Pendelegasian dengan cara ini banyak digunakan oleh manajer karena mereka berfikir metode yang dilakukan pasti tidak akan keluar dari jalur, minim kesalahan dan sesuai dengan apa yang diinginkan. Tapi kelemahannya adalah bahwa mereka tidak melatih anak buah mereka dan bila terjadi kesalahan si anak buah akan merasa tidak bertanggung jawab kepada hasil yang didapat4. 2. Pendelegasian pengurusan Pendelegasian pengurusan berfokus pada hasil dan bukan pada metode, dan memberikan secara rinci hasil yang diinginkan, bukan memberikan secara rinci apa yang harus dilakukan. Pendelegasian ini memberi pilihan metode kepada anak buah dan membuat mereka bertanggung jawab atas hasil. Pendelegasian metode pengurusan memberi kepercayaan penuh kepada anak buah dan kepercayaan ini adalah bentuk tertinggi dari motivasi manusia. Kepercayaan menghasilkan yang terbaik dari diri manusia. Tetapi, dibutuhkan waktu dan kesabaran dan tanpa mengesampingkan kebutuhan untuk melatih dan mengembangkan orang sehingga kecakapan mereka dapat meningkat ketingkat kepercayaan itu. Bila pendelegasian pengurusan dilakukan dengan benar, kedua pihak akan mendapatkan keuntungan dan akhirnya jauh lebih Anonim, Pengantar Manajemen Pendelegasian Wewenang dan Jenisnya. 28 Maret 2013. Diakses dari http://ekonomiislam7.blogspot.co.id/2015/04/pengertian-delegasi-danfungsinya.html 4 banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam waktu yang jauh lebih singkat. C. PEMANFAATAN DELEGASI Manfaat pendelegasian, antara lain: 1. Kemampuan membebaskan diri dari tugas-tugas lainnya: dengan pendelegasian maka manajer dapat berfokus pada pekerjaan yang lebih penting. 2. Pemanfaatan keterampilan khusus yang dimiliki karyawan : setiap karyawan memiliki kelebihan dan kekurangan. Dengan pengetahuan akan kemempuanny, atasan dapat memanfaatkan kelebihan keryawannya. 3. Untuk melatih karyawan: ini dapat disebut on the job training. Atasan diuji kemampuannya dalam melatih karyawan apakah sukses atau tidak sehingga karyawan menjadi terampil. 4. Keterampilan memecahkan masalah: memecahkan masalah membutuhkan keterampilan. Oleh karena itu, karyawan dilatih mulai dari masalahmasalah yang ringan lalu sedang dan seterusnya. 5. Pengganti sementara: jika atasan sakit, atau berhalangan, maka pekerjaan tidak terganggu karena ada karyawan yang dapat menggantikannya sementara waktu karena sudah dilatih. 6. Untuk menguji kemampuan karyawan dan membagi pekerjaan di antara karyawan: selama ini karyawan mampu berkerja karena ada petunjuk karena atasannya yang mendampinginya. Jika atasan tidak ada, maka karyawan pun akan mampu. Untuk itu, perlu diberi pendelegasian agar dapat diuji. 7. Meningkatkan rasa penting dalam diri karyawan: apabila atasan mendelegasikan wewenangnya maka akan timbul perasaan penting di mata karyawan. 8. Menghemat waktu: atasan dapat menggunakan waktunya untuk hal-hal yang lebih penting. 9. Mengurangi tekanan: banyaknya pekerjaan membuat atasan mengalami tekanan dan untuk itu dia harus mampu melakukan koordinasi kerja dengan baik. 10. Meningkatkan hasil: dengan delegasi maka kesibukan rutin atasan dapat terselesaikan 11. Pendelegasian membantu meningkatkan kenerja karyawan: membantu karyawan terampil mengambil keputusan. 12. Mengembangkan organisasi: jika pendelegasian berlangsung baik, maka semua karyawan bekerja secara maksimal. 13. Pendelegasian meningkatkan hubungan antara atasan dengan bawahan. 14. Memberikan standar prestasi. 15. Pendelegasian membantu atasan untuk bekerja lebih efisien. 16. Menciptakan komunikasi. Melaksanakan delegasi tidaklah mudah. Pelaksanaan delegasi memerlukan waktu, upaya dan motivasi. Jika anda tidak yakin akan adanya manfaat dalam pelaksanaan delegasi, anda tidak akan termotivasi untuk melaksanakannya. Berikut ini adalah beberapa keuntungan besar yang dapat dipertimbangkan : 1. Memiliki lebih banyak waktu untuk melaksanakan fungsi manajerialOleh para manajer seharusnya menjalankan fungsi perencanaan, pengorganisasian, penempatan staf, pengarahan, pengendalian dan inofasi. Namun sebaliknya, tanpa adanya delegasi mereka akan terperangkap kedalam berbagai pekerjaan yang remeh, mengatasi kesulitan-kesulitan, menanggapi gangguan, dan memperbaiki kesalahan yang dilakukan oleh orang lain. 2. Meringankan tekanan Kebanyakan manajer berorientasi kepada tindakantindakan (action oriented). Mereka lebih senang berada ditengah kegiatan, lebihsenang bertindak ketimbang mengawasi. Tidak adanya pelaksanaan delegasi menyebabkan kecendrungan tersebut tidak dapat di kndalikan. 3. Mengembangkan manusia Pelaksanaan delegasi juga memungkinkan mereka untuk menerima tanggung jawab yang lebih besar secara perlahan-lahan dalam lingkungan yang penuh pengertian, untuk mempersiapkan mereka bagi perkembangan lebih lanjut. Pelaksanaan delegasi mendorong mereka untuk lebih kreatif dan menggunakan bakat yang mereka miliki untuk mmpraktekkan keterampilan dalam menyelesaikan persoalan. 4. Menciptakan suasana penuh motivasi Motivasi hanyalah membantu orang lain untuk meraih apa yang dapat mereka capai. Kaena pelaksanaan delegasi memerlukan pengetahuan tentang tujuan, kemampuan, dan keinginan pribadi karyawan, maka akan lebih baik jika manajer dapat memberikan peluang kepada para individu untuk menonjol dalam bidang yang sesuai dengan kemampuan mereka khususnya. D. TUJUAN DELEGASI Delegasi merupakan teknik yang harus dikuasai oleh setiap orang di perusahaan yang memiliki anak buah. Baik itu direktur utama, presiden direktur, kepala bagian, kepala seksi, ataupun mandor dan supervisor. Harapannya dengan menguasai teknik delegasi secara efektif, semua tugas yang dibebankan kepadanya bisa diselesaikan dengan baik. Bawahan merasa dihargai dan dikembangkan. Dengan demikian tercipta suasana kerja yang menyenangkan dan menguntungkan bagi perusahaan, anak buah, maupun atasan. Pelaksanaan delegasi memberikan peluang kepada karyawan untuk mengembangkan keterampilan dan kemampuannya dalam mengambil keputusan. Hal ini untuk mempersiapkan mereka bagi pengembangannya lebih lanjut, karena tidak ada pendidikan diluar kerja yang dapat mengembangkan seorang karyawan secara lebih cepat dan praktis selain pengalaman langsung. Tanpa pelaksanaan delegasi suatu perusahaan tidak akan maju karena perusahaan yang organisasinya kuat itu yang akan maju dan keberhasilan suatu organisasi terletak kepada pimpinan5. Pendelegasian (pelimpahan wewenang) merupakan salah satu elemen penting dalam fungsi pembinaan. Sebagai manajer, menerima prinsip-prinsip delegasi agar menjadi lebih produktif dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Delegasi wewenang adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kepada bawahannya. 5 Valens Pranasetyawan, Teknik Mendelegasikan Tugas dan Peranan. 10 Desember 2009. Diakses dari http://valensprana.blogspot.co.id/2009/12/teknik-mendelegasikantugas-dan.html E. KEGIATAN DELEGASI Sebelum mengadakan delegasi, seorang pimpinan harus memperhatikan halhal penting berikut, yaitu: 1. prioritas Prioritas merupakan kegiatan penting dalam pencapaian sasaran pimpinan pribadi maupun sasaran perusahaan. Kegiatan ini mencakup perencanaan, pemberian, motivasi, dan pelaksanaan evaluasi bagi karyawan, pendelegasian, penetapan, sasaran, pengembangan professional dan pemeliharaan hubungan bisnis yang penting. 2. Kegiatan yang memerlukan waktu Ini merupakan kegiatan yang relatif penting yang memang berkonstribusi terhadap pencapaian sasaran, walaupun tidak sepenting prioritas. Sebagian besar rapat, pembicaraan telepon, perjalanan dinas, pembuatan laporan dan bahan tertulis termasuk dalam kategori ini. 3. Kegiatan Yang ingin dilakukan Kegiatan semacam ini berguna, dan membuat lingkungan kerja menjadi lebih nyaman, misalnya, tidaklah terlalu perlu bahwa jendela-jendela diberishkan, arsip disusutkan, tetapi memang hal semcam itu ingin dilakukan oleh siapun. Namun demikian, kegiatan itu tidak sepenting seperti kegiatan yang memerlukan waktu, dan akibatnya tidak begitu besar jika dilaksanakan dengan tidak bergitu baik. 4. Kegiatan yang memboroskan waktu Ini merupakan kegiatan remeh dan tidak penting yang sama sekali tidak berkonstribusi kepada pencapaian sasaran pribadi atau sasaran perusahaan, seperti mencari barang yang salah taruh, membolak-balik kertas, mendapat gangguan, mengingat-ingat kembali karena lalai, menunda-nunda dan sebagainya, memboroskan waktunya. F. PROSES PELAKSANAAN DELEGASI 1. Memutuskan Apa yang harus Didelegasikan Salah satu langkah utama yang harus diambil bila memutuskan apa yang harus didelegasikan ialah mengadakan suatu analisis lengkap tentang kegiatan pekerjaan. 2. Analisis Kegiatan Untuk setiap yang akan dilakukan, perkirakanlah waktu yang diperlukan tiap bulan untuk mengerjakannya. Hal tersebut akan membuat kita mengerti berapa biaya atau nilai kegiatan tersebut bagi kita dan perusahaan. 3. Mengklarifikasi Penugasan Anda Pada saat memberikan tugas kepada seorang karyawan, seorang pemimpin haruslah semua informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas itu.6. 6 Valens Pranasetyawan, Teknik Mendelegasikan Tugas dan Peranan. 10 Desember 2009. Diakses dari http://valensprana.blogspot.co.id/2009/12/teknik-mendelegasikantugas-dan.html BAB III PENUTUP A. KESIMPULAN Pendelegasian (pelimpahan wewenang) merupakan salah satu elemen penting dalam fungsi pembinaan. Sebagai manajer, menerima prinsip-prinsip delegasi agar menjadi lebih produktif dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Delegasi wewenang adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kepada bawahannya. Manajer pada seluruh tingkatan dapat menyiapkan tugas-tugas yang dapat didelegasikan. Delegasi mencakup kewenangan untuk persetujuan, rekomendasi atau pelaksanaan. Tugas-tugas seharusnya dirangking dengan waktu yang diperlukan untuk melaksanakannya dan sebaiknya satu kewajiban didelegasikan pada satu waktu. pendelegasian tugas kepada anak buah sangatlah penting baik bagi atasan maupun anak buah itu sendiri. Bagi atasan pendelegasian dapat mengurangi tugas-tugas yang di bebankan kepadanya dan mempunyai banyak waktu untuk memenuhi tanggung jawabnya serta dapat mengembangkan keterampilannya yang berguna untuk perusahaan. Bagi anak buah, pendelegasian tugas dapat memberikan peluang untuk mengembangkan keterampilan dan kemampuannya. Juga merupakan motivasi untuk lebih baik bekerja. Apabila suatu perusahaan seluruh pimpinannya baik dari direktur sampai dengan pimpinan yang paling rendah dapat melaksanakan pendelegasian tugas pada bawahannya, maka dapat diharapkan perusahaan itu akan maju. B. SARAN Dalam memimpin organisasinya diharapkan manajer dapat mengambil keputusan dengan bijaksana dan mendelegasikan secara baik. Agar apa yang ingin dicapai oleh seorang manajer dalam organisasinya bias berjalan dengan baik dan sesuai rencana. setiap pengambilan keputusan tersebut melewati pemilihan yang lebih selektif dari beberapa alternatif terbaik yang dimiliki oleh manajer tersebut. Sehingga pada saat pendelegasiannya bisa diterima oleh semua pihak yang terkait. DAFTAR PUSTAKA Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1991. Miftah Thoha, Kepemimpinan Dalam Manajemen. Jakarta: RajaGrafindo Persada, 1983. Kamus Besar Bahasa Indonesia, Delegasi. Diakses http://www.kkbi.web.id/delegasi. pada tanggal 5 November 2015 Satria, pengertian delegasi. 12 November 2012. Diakses http://satriagosatria.blogspot.co.id/2009/12/pengertian-delegasi.html tanggal 5 November 2015 dari dari pada Arifsyah Hasibuan, Pendelegasian Wewenang, 15 Mei 2011. Diakses dari http://pendelegasianwewenang.blogspot.co.id/ pada tanggal 6 November 2015 Valens Pranasetyawan, Teknik Mendelegasikan Tugas dan Peranan. 10 Desember 2009. Diakses dari http://valensprana.blogspot.co.id/2009/12/teknikmendelegasikan-tugas-dan.html pada tanggal 5 November 2015 Valens Pranasetyawan, Teknik Mendelegasikan Tugas dan Peranan. 10 Desember 2009. Diakses dari http://valensprana.blogspot.co.id/2009/12/teknikmendelegasikan-tugas-dan.html pada tanggal 6 November 2015 Anonim, Pengantar Manajemen Pendelegasian Wewenang dan Jenisnya. 28 Maret 2013. Diakses dari http://ekonomiislam7.blogspot.co.id/2015/04/pengertiandelegasi-dan-fungsinya.html pada tanggal 6 November 2015