Contabilidad Administrativa

Contabilidad Administrativa Es el Sistema de información al servicio de la administración, con orientación a funciones de planeación, control, y toma de decisiones. Se refiere de manera general a la extensión de los informes internos, de cuyo diseño y presentación se hace responsable actualmente el contador de la empresa. Contabilidad Financiera La Contabilidad Financiera es la técnica con la que se produce de una manera sistemática información cuantitativa sobre entidades económicas, orientada a proporcionar información a terceras personas relacionadas con la empresa. Objetivos de la Contabilidad Administrativa Proveer información para costeo de servicios, productos, y otros aspectos de interés para la administración. Alentar a los administradores para llevar a cabo la planeación tanto táctica o a corto plazo, como a largo plazo o estratégica, que ante este entorno de competitividad es casa día más compleja. Facilitar el proceso de toma de decisiones al generar reportes con información relevante. Permitir llevar a cabo el control administrativo como una excelente herramienta de retroalimentación para los diferentes responsables de las áreas de una empresa. Esto implica que los reportes no deben limitarse a señalar errores. Motivar a los administradores hacia el logro de los objetivos de las empresas. Diagnosticar síntomas que arrojen luz sobre áreas problema o áreas de aciertos, para determinar las acciones que se deben realizar a fin de corregir una situación o capitalizar un acierto. En esta forma se logran determinar los focos conflictivos o de aciertos, utilizándose el control administrativo como un medio de prever, más que de corregir apresuradamente bajo presión. El control administrativo está también básicamente orientado a la prevención de situaciones críticas, pretende diagnosticar a tiempo para evitar quiebras de empresas. Comunicación es otro de los objetivos básicos de la contabilidad administrativa es proporcionar un medio de comunicación entre las personas que integran la organización. Esto se logra informando los resultados de las diversas actividades que se lleven a cabo dentro de la empresa. También es un medio para que el subordinado conozca las pautas que servirán de guía y base para que su jefe evalué periódicamente su actuación. Motivación requiere incentivos para que contribuya al logro de los objetivos de la compañía; pero también requiere que los objetivos de la empresa no se encuentren en conflicto con sus objetivos personales o con los de su grupo social. De haber oposición de objetivos, los primeros objetivos perjudicados son los de la empresa. Diferencias: Contabilidad Administrativa y Contabilidad Financiera La contabilidad administrativa se presenta internamente, mientras que la contabilidad financiera se utiliza para terceros. Aunque la gestión financiera es de gran importancia para los inversores actuales y potenciales, la contabilidad de gestión es necesaria para los administradores para tomar decisiones financieras actuales y futuras. La contabilidad financiera es precisa y debe adherirse a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés), pero la contabilidad de gestión es a menudo más como una conjetura o una estimación, ya que la mayoría de los gerentes no tienen tiempo para analizar los números exactos cuando una decisión tiene que ser tomada. La contabilidad administrativa está organizada para producir información para uso interno de la administración. La labor de administrar una organización requiere por parte de su responsable, una serie de datos que no son los mismos que se pretende presentar a los interesados externos relacionados con la organización, como los accionistas, las instituciones bancarias e inversionistas. Ello obliga a tomar decisiones de todo tipo. La diferencia básica radica en la forma como se presenta la información hacia el exterior, que es distinta de la requerida para usos internos. La contabilidad financiera requiere un modelo o formato específico, en cuanto a la administrativa el modelo o formato será de acuerdo a las necesidades de la administración.   La contabilidad administrativa está enfocada hacia el futuro, a diferencia de la contabilidad financiera, que genera información sobre el pasado o hechos históricos de la organización, esta última información se utiliza como punto de referencia para planificar en el futuro. La contabilidad administrativa se orienta hacia el futuro, debido a que una de las funciones esenciales del ejecutivo es la plantación dirigida al diseño de acciones que proyectan la empresa hacia el porvenir. Para realizar dicho diseño de acciones es necesario contar con información histórica que diagnostique la situación actual de la empresa e indique sus carencias y puntos fuertes, para que se fijen las rutas y estrategias a seguir. La contabilidad administrativa está organizada para producir información de uso interno de la administración. Por ejemplo: Formular, mejorar y evaluar políticas. Conocer dentro de la empresa las áreas que son eficientes y aquéllas que no lo son. Planear y controlar las operaciones diarias. Conocer los costos de los diferentes productos o procesos. Similitudes Contabilidad Administrativa y Contabilidad Financiera Ambas se apoyan en el mismo sistema contable de información:) las dos parten del mismo banco de datos (sería ilógico e incosteable mantener un sistema de captación de datos diferentes para cada área). Cabe aclarar que cada una agrega o modifica ciertos datos, según las necesidades específicas que se quieran cubrir. Ambas exigen responsabilidad sobre la administración de los recursos puestos en manos de los administradores: la contabilidad financiera verifica y realiza dicha labor a nivel global, mientras que la contabilidad administrativa lo hace por áreas o segmentos. Tendencias de la Contabilidad Administrativa Contemporánea ERP ( Enterprise Resource Planning ) Es un término que se utiliza para nombrar al amplio conjunto de actividades soportadas por aplicaciones multimódulos que ayudan al administrador a manejar las partes más importantes de su negocio, incluyendo la planeación del producto, compras, monitoreo de inventarios, relaciones con proveedores, servicio al cliente, etc. Entre otros paquetes de ERP se encuentran el Banner y el SAP. SCM ( Supply Chain Management ) Es la forma en que materiales, información y recursos financieros fluyen a través de un proceso desde el proveedor hasta el cliente final, pasando por el fabricante, el distribuidor y el detallista. Este término involucra la coordinación e integración de estos flujos tanto dentro como entre compañías. En última instancia, la meta de la SCM es la reducción de inventarios. La SCM se auxilia de herramientas como el CAD/CAM (dise-ño/manufactura asistidos por computadora) y el CAE (ingeniería asistida por computadora). CRM ( Customer Relationship Management ) Es un término utilizado para nombrar me-todologías, software y capacidades de internet tendientes a ayudar a la gerencia en la admi-nistración de las relaciones con clientes de una manera organizada. Por ejemplo, la empresa podría crear bases de datos acerca de sus clientes de tal manera que puedan conocer sus necesidades y satisfacerlas con planes y ofertas, así como conocer sus patrones de compra, preferencias, etcétera. BI ( Business Intelligence ) Es una amplia categoría de aplicaciones y tecnologías utilizadas para recabar información, analizarla y dar acceso a bases de datos para ayudar a los adminis-tradores a tomar mejores decisiones. Entre éstos podemos mencionar los sistemas de apoyo a la toma de decisiones. KM ( Knowledge Management ) Es el nombre de un concepto en el cual la empresa cons-ciente y comprensivamente recaba, organiza, comparte y analiza su conocimiento en términos de recursos, documentos y habilidades de su recurso humano. CT ( Collaborative Technologies ) Es una serie de herramientas utilizadas para compartir y distribuir información, tomar decisiones a distancia y, en general, permitir que varias partes de una organización interactúen independientemente del tiempo y del espacio, por ejemplo: Lotus Notes E. Comparación de la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa A pesar de que la contabilidad financiera y la administrativa emanan de un mismo sistema de información, destinado a facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios, tienen diferencias y similitudes que es necesario conocer para diferenciarlas con precisión.En este apartado, primero se expondrán las diferencias entre ambas contabilidades y luego sus similitudes. 1. Discrepancias entre la contabilidad administrativa y la contabilidad financiera a ) La contabilidad administrativa está organizada para producir información de uso interno de la administración. Por ejemplo:• Formula, mejora y evalúa políticas para la empresa.• Conoce las áreas de la empresa que son eficientes y aquellas que no lo son a través, por ejemplo, de la cadena de valor.• Planea y controla las operaciones diarias.• Conoce los costos de los diferentes productos o procesos, para lograr el liderazgo en costos en su sector, etcétera. El responsable de administrar una organización requiere una serie de datos que no son los mismos que se presentan a los interesados externos relacionados con la organización, como los accionistas, las instituciones de crédito, etc. Esto obliga a que exista un sistema de información especializado para ayudar a tomar decisiones de todo tipo. La diferencia básica radica en la forma en que se presenta la información hacia el exterior, que difiere de la requerida para usos internos. La contabilidad administrativa nunca requiere un modelo o formato específico, como es el caso en la contabilidad financiera. b ) La contabilidad administrativa está enfocada hacia el futuro, a diferencia de la contabilidad financiera, que genera información sobre el pasado o hechos históricos de la organización: obviamente, esta última información se utiliza como punto de referencia para planificar. La contabilidad administrativa se orienta hacia el futuro, debido a que una de las funciones esenciales del ejecutivo es la planeación, dirigida al diseño de acciones que proyectan a la empresa hacia el porvenir. Para realizar dicho diseño de acciones es necesario contar con información histórica que diagnostique la situación actual de la empresa e indique sus carencias y puntos fuertes, a fin de fijar las rutas y estrategias que permitan lograr una ventaja competitiva. c ) La contabilidad administrativa no está regulada por las normas de información financiera, a diferencia de la contabilidad financiera, porque la información que se genera con fines externos tiene que ser producida según determinadas normas, de tal forma que el usuario esté plena-mente seguro de que en los estados financieros de las diversas empresas existe uniformidad en su presentación y, por lo tanto, pueda compararlos. Por ello es necesario que la información esté plenamente regulada. En cambio, la información requerida por los administradores se ajusta a las necesidades de cada uno de ellos; por ejemplo, costos de oportunidad para aceptar o no pedidos especiales o ignorar la depreciación para fijar precios, etcétera. d ) La contabilidad financiera es obligatoria, lo que no ocurre con la contabilidad administra-tiva, que es un sistema de información opcional. De acuerdo con nuestra legislación mer-cantil, deben presentarse a la consideración de la asamblea de accionistas los resultados del ejercicio tres meses después del cierre de éste, obligando de esta forma a que exista la contabilidad financiera. La misma información es requerida por las instituciones de crédito para llevar a cabo sus análisis. En cambio, las empresas no necesariamente deben llevar la contabilidad administrativa; no existe obligatoriedad. Prueba de ello es que sólo www.FreeLibros.me 15 un pequeño porcentaje de las empresas mexicanas se ha dado a la tarea de diseñar un sistema interno de información para la toma de decisiones. e ) La contabilidad administrativa no intenta determinar la utilidad con la precisión de la conta-bilidad financiera, ya que otorga más relevancia a los datos cualitativos y costos necesarios en el análisis de las decisiones que, en muchos casos, son aproximaciones o estimaciones que se efectúan para predecir el futuro de la empresa, por lo cual no es necesario preocu-parse por la exactitud y precisión que regula a la contabilidad financiera para determinar correctamente la utilidad. f ) La contabilidad administrativa hace hincapié en las áreas de la empresa como células o cen-tros de información (divisiones, líneas de producto, etc.) para tomar decisiones sobre cada una de las partes que la componen. Esto permite un proceso de mejoramiento continuo, a través de un análisis de las actividades y procesos que se efectúan en las diferentes áreas para incrementar la competitividad, más que de toda la empresa vista globalmente, tarea que tiene a su cargo la contabilidad financiera al informar sobre los sucesos ocurridos en ella. g ) La contabilidad administrativa, como sistema de información administrativo, recurre a disciplinas como la estadística, la economía, la investigación de operaciones, las finanzas, etc., para completar los datos presentados, con el fin de aportar soluciones a los problemas de la organización; de ahí que exista gran relación con otras disciplinas, lo que no sucede en la contabilidad financiera. 2. Similitudes entre la contabilidad administrativa y la contabilidad financiera Como se ha comentado al hablar de las diferentes ramas o áreas de la contabilidad, existe también gran similitud entre ellas. 5 a ) Ambas se apoyan en el mismo sistema contable de información: las dos parten del mismo banco de datos (sería ilógico e incosteable mantener un sistema de captación de datos diferente para cada área). Cada una agrega o modifica ciertos datos, según las necesidades específicas que se quieran cubrir. b ) Otra similitud es que ambas exigen responsabilidad sobre la administración de los recursos puestos en manos de los administradores: la contabilidad financiera verifica y realiza dicha labor de manera global, mientras que la contabilidad administrativa lo hace por áreas o segmentos . Objetivos de la contabilidad administrativa Después de analizar la manera en que esta rama de la contabilidad ayuda a planear, tomar decisiones y controlar, podemos concluir que entre sus principales objetivos se encuentran: 1. Proveer información para costeo de servicios, productos y otros aspectos de interés para la administración. 2. Alentar a los administradores para llevar a cabo la planeación tanto táctica o a corto plazo, como a largo plazo o estratégica, que ante este entorno de competitividad es cada día más compleja. 3. Facilitar el proceso de toma de decisiones al generar reportes con información relevante. 4. Permitir llevar a cabo el control administrativo como una excelente herramienta de retro-alimentación para los diferentes responsables de las áreas de una empresa. Esto implica que los reportes no deben limitarse a señalar errores. 5. Ayudar a evaluar el desempeño de los diferentes responsables de la empresa. 6. Motivar a los administradores para lograr los objetivos de la empresa Sistemas de información administrativa tradicionales y contemporáneos En la actualidad muchas organizaciones siguen aferradas a utilizar sistemas de información de costos cuya única misión es determinar correctamente el costo de los productos, para conocer la valuación de los inventarios y el costo de los productos vendidos; sin embargo, 8 Dermer, Jerry, Management Planning and Control Systems , Irwin, Homewood, Illinois, 1977, p. 11. www.FreeLibros.me 19 ante el reto que tienen las empresas de mejorar constantemente la productividad para poder competir con costos más bajos, aunado a fabricar productos más complejos de vida más corta y una competencia cada vez más fuerte, los sistemas tradicionales resultan obsoletos. Ante ello, algunas empresas han empezado a utilizar nuevos sistemas de información administrativa, que permiten detectar si se está entregando a los clientes productos a los cuales se les agrega valor, de tal forma que se pueda mostrar que existe y se vive una cultura de calidad y que con ello mejoran las utilidades de la empresa.Una de las grandes diferencias entre ambos sistemas (figura 1-5) es que los tradicionales hacen hincapié en prorratear o distribuir los costos indirectos utilizando en la mayoría de los casos bases arbitrarias; en cambio, los nuevos sistemas de información, en lugar de prorratear, tratan de identificar o atribuir, a través de un detonador correcto, la parte proporcional de los costos indirectos que corresponde a los productos, de tal manera que se elimine lo más que se pueda la actitud arbitraria de prorratear costos. Esta manera de distribuir a través de un detonador lógico permite la seguridad en dicha distribución, así como contar con información relevante para tomar decisiones. Este nuevo enfoque permite llevar a cabo “análisis de costos diferentes para propósitos diferentes” y contar con un sistema de información que propicie una excelente cultura competitiva Bibliografía Los sistemas de información contemporáneos ofrecen ventajas muy interesantes para las organizaciones (por ejemplo, seguridad en el proceso de costeo, facilidad en el proceso de toma de decisiones, ayuda en la ejecución de la planeación estratégica), lo que propicia una excelente administración a través del costeo con base en actividades, logrando así el liderazgo en costos. Por todo lo anterior, las organizaciones no deben ni pueden aferrarse a sistemas de información administrativa que no permiten lograr ventajas competitivas. Por ello, es necesario implantar un sistema con este nuevo enfoque de tal manera que el ahorro por no incurrir en decisiones equivocadas supere el costo de su implantación https://matefinancierasuni.files.wordpress.com/.../contabilidad-administra http://prcticascontables.blogspot.mx/2014/12/diferencia-entre-contabilidad.html