ANALISIS DE PUESTO

INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL UPIICSA CARRERA. INGENIERÍA INDUSTRIAL E INGENIERIA EN TRANSPORTE MATERIA. ADMINISTRACIÓN DE CAPITAL HUMANO ANÁLISIS DE PUESTOS CONCEPTO Las organizaciones como están compuestas de puestos que deben ser ocupados por personas. El análisis de puestos es el proceso mediante el cual se obtiene información acerca de puestos, define tareas, deberes o actividades que requiere un puesto de trabajo y el tipo de persona que se necesita para contratar. El análisis de puestos se divide en dos partes, una la integran las tareas o actividades que forman el puesto y la otra trata de los requerimientos o características que debe reunir una persona para desarrollar eficazmente un puesto. Descripción de puestos: Es una relación por escrito de qué hace el trabajador, cómo lo hace y bajo que condiciones se realiza el trabajo. Esta información se utiliza para redactar una especificación del puesto, se listan conocimientos, habilidades y aptitudes requeridas para desempeñar el trabajo satisfactoriamente. La especificación de puesto: enlista los requisitos humanos para un puesto es decir los estudios, las habilidades, la personalidad, etc. Se requiere especificar cualidades como rasgos físicos, personalidad, intereses o habilidades de percepción que impliquen cierto potencial para desempeñar el puesto o la habilidad para ser capacitada para él. OBJETIVOS Determinar responsabilidades y autoridades del o de los ejecutantes del puesto. Proporcionar datos que sirvan para obtener el valor de los puestos. Simplificar el trabajo, evitando duplicidad de mandos. USOS Y APLICACIONES DEL ANÁLISIS DE PUESTOS La información del análisis de puesto se utiliza para las actividades como: evaluación del desempeño, administración de compensaciones, reclutamiento, selección, capacitación, inducción, promoción. PARA LA EMPRESA Ayuda a repartir las cargas de trabajo Facilita la coordinación de funciones y labores Ayuda a tener bases firmes sobre los puestos para cualquier aclaración Fija responsabilidades en la ejecución de las labores Facilita los ascensos PARA LOS SUPERVISORES Determina con precisión las actividades encaminadas a su supervisión, para planear el trabajo Ayuda a explicar al trabajador la labor que desarrolla Puede exigir mejor rendimiento a los trabajadores Permite opinar en cualquier duda o aclaración Permite cambiar de supervisor PARA EL TRABAJADOR Le hace conocer lo que se debe hacer Le señala sus responsabilidades Sabe si esta laborando bien Impide que sus funciones invadan el campo de otro Dentro de una organización el análisis de puestos sirve para varias actividades de la administración de personal, como: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN Resume información acerca de lo que entraña el puesto y las características humanas que se requieren para realizar las actividades, permiten decidir el tipo de persona que se habrá de reclutar y contratar. REMUNERACIONES Es esencial para estimar el valor de cada puesto y la remuneración correspondiente, esto se debe a que la remuneración suele depender de aspectos como el grado de estudios, el nivel de responsabilidades, los peligros a los que se expone en el trabajo, etc y todos estos factores se evalúan en el análisis de puesto. El análisis de puesto produce información para determinar el valor relativo a cada puesto de manera que se pueda clasificar con precisión cada puesto. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Aquí se compara el desempeño real de cada trabajador con los estándares para su desempeño, estos estándares se determinan según el análisis de puestos. CAPACITACION Este análisis también se utiliza para diseñar los programas de capacitación y desarrollo. CONTENIDO Los pasos para realizar un análisis de puestos son los siguientes: PASO 1. Identifique para que usará la información, pues ello determinará qué datos debe recabar y como hacerlo. Algunas técnicas como la entrevista son buenas para redactar descripciones de puesto y para seleccionar a los empleados para el mismo. Otra técnica como el cuestionario, no produce información cualitativa para la descripción del puesto. En cambio, sí producen rangos numéricos para cada puesto y éstos se pueden usar para comparar los puestos entre sí con propósitos de compensación. PASO 2 Repase la información básica importante, como organigramas, graficas de procesos y descripciones de puestos.' Los organigramas muestran la división del trabajo en toda la organización; es decir, come se relaciona el puesto en cuestión con otros puestos v donde encaja el puesto dentro de la organización entera. El organigrama debe identificar el nombre de cada puesto y, por medio de las líneas de interconexión, quien depende de quien y con quien habrá de comunicarse el ocupante del puesto. La grafica de procesos ofrece un panorama mas detallado del flujo de trabajo que el que se obtiene del organigrama solamente. Una grafica de procesos en su forma más sencilla muestra el flujo de los insumos y el de los productos desde el puesto que se analiza. Por ultimo, la existencia de la descripción del puesto, si hubiera una, proporcionara el punto de partida para elaborar una descripción del puesto revisada. PASO 3 Seleccione los puestos representativos que analizara. Esto se hace cuando es preciso analizar muchos puestos similares y ello requiere mucho tiempo; por ejemplo, analizar los puestos de todos los trabajadores de montaje PASO 4 A continuación, analice el puesto de hecho, reúna datos acerca de las actividades laborales, las conductas requeridas de los empleados, las condiciones laborales y as características y las capacidades humanas necesarias para desempeñar el trabajo. Para este paso, use uno o varios de los métodos para el análisis de puestos que se explican mas adelante. PASO 5. Repase la información con las personas que ocupan el puesto. La información del análisis del puesto se debe verificar con el trabajador que desempeña el trabajo y con su supervisor inmediato. Esto servirá para confirmar que los datos de la información son correctos y están completos. Este paso de revisión también sirve para conseguir que el empleado acepte los datos y las conclusiones del análisis del puesto, porque brinda a la persona la posibilidad de repasar y modificar la descripción que usted ha hecho de sus actividades laborales. PASO 6 Prepare una descripción y una especificación del puesto. Por lo general, la descripción y especificación del puesto son dos resultados concretos del análisis del puesto. Los métodos para recabar información para el análisis de puestos son los siguientes: Entrevistas Para recabar información se realizan tres tipos de entrevistas, las individuales con cada trabajador, entrevistas de grupo o con un conjunto de empleados que tiene el mismo puesto y las ultimas que son entrevistas con uno o mas supervisores que conocen a fondo las actividades de cada puesto. Las entrevistas de grupo se utilizan por lo general cuando se realizan actividades similares por varias personas y se quiere obtener varios puntos de vista de las mismas actividades. Las ventajas de este método es que mediante una entrevista podemos identificar algunas actividades que no saldrían a la luz, son una forma rápida y relativamente sencilla y finalmente nos deja ver frustraciones que presentan los trabajadores en su área laboral. Los lineamientos para realizar una entrevista. En 1er. Termino, el analista y el supervisor deben trabajar juntos, identificando a los empleados que saben mas acerca de su puesto, sobre todo aquellos que pudieran ser de lo mas objetivos para describir sus obligaciones y responsabilidades. En 2do. Termino, identifíquese con el entrevistado, encuentre una afinidad, apréndase su nombre, hable con palabras fáciles de entender. En 3er. Termino, debemos de contar con una lista de verificación, en las cual estén escritas las palabras y espacio para las respuestas, de confianza al trabajador para que concrete las respuestas. En 4to. Termino, cuando se este preguntando por operaciones que los trabajadores no repiten mas de dos veces al día, se le debe pedir las enumere por orden de importancia o por orden de realización para evitar que se les pase algún paso. Cuestionarios Es una forma mucho mas cómoda para algunos entrevistados ya que tienen el cuestionario en sus manos y pueden responder lo que se quiera, algunos cuestionarios son como listas de verificación o check list, puede haber cuestionarios abiertos y cerrados en el caso de los segundos hay que incluir todas las actividades del puesto a fin de que se conteste con mayor precisión. Es una vía rápida y eficiente para obtener información de muchos empleados. Observaciones La observación es muy útil cuando se incluyen varias actividades físicas que se deban observar, de esta observación se pueden obtener datos que posiblemente no notan los empleados pero un observador si. Las observaciones no sirven para algunas actividades que emplean actividades intelectuales, ni cuando las tareas son de manera esporádica y rápida. Por ejemplo en las primeras el trabajo de un abogado o un ingeniero, en el caso de los segundos, el trabajo de una enfermera en un caso de urgencias. Registros Diccionario de puestos La descripción de puestos es un texto que implica lo que hace en realidad la persona que realiza un trabajo y en que condiciones las desempeña. No existe un formato estándar para la redacción de una descripción de puestos pero casi todos contienen: EL ENCABEZADO, contiene los datos de identificación del puesto: Nombre o razón social de la empresa IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO: Contiene el titulo del puesto, fecha especifica de cuando se redacto, quien preparo la descripción y quién la autorizo, grado o categoría, tabulador, a que depto. pertenece. En algunos casos el nombre del supervisor, el sueldo del puesto. EL RESUMEN DEL PUESTO: Debe describir su carácter general, enumerando solo sus principales funciones o actividades. LA RELACIONES: En ocasiones se definen las relaciones que tiene la persona que ocupa el puesto con terceros, dentro y fuera de la organización. RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES: Este sección contiene una lista de las principales obligaciones y responsabilidades del puesto ESTANDARES DE DESEMPEÑO: Algunas descripciones del puesto contienen una sección de estándares del desempeño. Ahí se establecen los estándares que habrá de alcanzar el empleado en cada una de las obligaciones y responsabilidades principales de la descripción del puesto. CONDICIONES LABORALES Y ENTORNO FISICO: La descripción del puesto también puede enumerar las condiciones laborales generales incluidas en el puesto. Estas podrían incluir cosas como nivel de ruido, condiciones peligrosas o calor. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO Escolaridad Experiencia Capacitación Habilidades Iniciativa Responsabilidades Esfuerzo REQUISITOS, edad, sexo, estado civil, presentación, rasgos físicos, peso, estatura, etc. PIE, firmas correspondientes. Los lineamientos para redactar la descripción del puesto son: SEA CLARO. Las responsabilidades deben ser claras. INDIQUE EL ALCANCE. Es conveniente asegurarse de indicar el alcance y la naturaleza del trabajo por medio de frases como: para el departamento o conforme a lo que el gerente requiera. SEA ESPECÍFICO. Utilizar palabras específicas para mostrar: el tipo de trabajo, el grado de complejidad, el grado de capacidad requerida, la medida en qué los problemas están estandarizados, el grado de compromiso del trabajador, grado y tipo de responsabilidad. Se deben utilizar verbos como: analiza, planea, diseña, infiere, transmite, mantiene, supervisa y recomienda. SEA BREVE. Por último, revise si la descripción cumple con los requisitos básicos, pregúntese “¿el empleado nuevo entenderá su trabajo cuando lea la descripción del puesto? El Gerente o Jefe del departamento de Recursos Humanos y el personal (profesionales y otros) son los encargados de realizar el Análisis de Puesto. CUESTIONARIO PARA ANÁLISIS DE PUESTO El objetivo de este cuestionario es recoger información acerca de su puesto de trabajo para analizarlo y valorarlo. Conteste breve, clara y espontáneamente. Su colaboración será de gran ayuda. Muchas gracias. 1 Título del puesto:           2 Departamento o sección:           3 Posición en el organigrama:                               4 Haga un esquema del organigrama                                                                                                           5 Indique brevemente las funciones de su puesto de trabajo:                                         6 Especifique sus principales tareas: a) Cotidianas:                                 b) Frecuentes:                                 c) Ocasionales:                         7 ¿Cuáles son los objetivos de estas tareas?                                                                     8 ¿Cuáles es el objetivo básico del puesto?                                       9 Describa los requisitos físicos que exige la realización de las tareas                               10 Describa los conocimientos que se deben tener para su realización:                                   11 Las destrezas y habilidades:                                         12 ¿Qué experiencia debe tener un trabajador para realizarlas?                           13 ¿Qué métodos o técnicas debe conocer?                             14 ¿Qué métodos o técnicas debe conocer?                             15 ¿Podría mejorarse la realización de estas tareas?       16 ¿Cómo?                               17 ¿Quién es su superior inmediato?                             18 ¿Quién(es) su(s) subordinado(s)?                             19 ¿Programa usted mismo sus tareas y actividades o sigue instrucciones de un superior?                     20 ¿Cuáles son sus responsabilidades directas sobre el trabajo?                           21 ¿Cuáles son sus responsabilidades directas sobre otros empleados?                         22 ¿Cuáles son sus responsabilidades directas sobre las herramientas de trabajo?                       23 ¿Cuáles son sus responsabilidades directas ante una falla o error? Cometido por usted                 Cometido por un subordinado                 24 ¿Qué material y herramientas utiliza en el trabajo?                                     25 ¿Están actualizadas o deberían actualizarse?                                     GUÍA DE ENTREVISTA PARA ANÁLISIS DE PUESTO PREGUNTAS 1 ¿Cuál es su puesto de trabajo?           2 ¿Qué realiza en él (funciones)?           3 ¿Cuáles son los requisitos físicos y/o mentales?                                                 4 ¿Qué preparación y/o experiencia se necesita?                                                 5 ¿Cuáles son las responsabilidades directa y/o indirectas sobre el trabajo y el de otros?                                           6 ¿Cuáles son las condiciones de trabajo? Ambiente:                   Riesgo                   Higiene                   7 ¿Cuáles son las posibles mejoras y cómo conseguirlas?                                                         8 Consideraciones finales                                                   ANÁLISIS DE PUESTO POR OBSERVACIÓN DIRECTA GUÍA 1 Título del puesto:           2 Departamento o sección:           3 Posición en el organigrama:                               4 Propósito del puesto:                     5 Funciones del puesto: a) Cotidianas:         b) Frecuentes:         c) Ocasionales:         6 Horario de trabajo: a) Jornada:         b) Horas extras:         c) Turnos:         d) Vacaciones:         7 Relaciones de trabajo: a) Internas (equipos, proyectos clientes y proveedores internos, etc):                     b) Externas (clientes, proveedores, otras empresas, etc):                     8 Condiciones de trabajo: a) Físicas (temperatura, ruido, iluminación, agentes tóxicos, etc):                     b) Riesgos:                     9 Experiencia requerida:           10 Responsabilidades: a) Sobre otros empleados:       b) Sobre materiales:       c) Sobre la producción:       d) Toma de decisiones:       e) Autoridad:       ANÁLISIS DE PUESTO POR OBSERVACIÓN DIRECTA GUÍA 11 Conocimientos:           a) Profesionales:                             b) Habilidades de pensamiento:                           c) Destrezas:                             12 Cuotas de producción:                               13 Estándares de calidad:                                         14 Materiales y equipo de trabajo:                               15 Métodos:                                         16 Observaciones:                                                                                                               Administración de Capital Humano 1 Ingeniería Industrial / Ingeniería en Transporte