ФГБОУ ВО

ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНЖЕНЕРНЫХ

ТЕХНОЛОГИЙ
Кафедра _Информационной безопасности_________________________
ЗАДАНИЕ НА КУРСОВУЮ РАБОТУ
Студенту
(Фамилия, инициалы) (Код специальности) (Группа)

1 Тема Разработка проекта внедрения, защищенного юридически значимого

электронного документооборота с контрагентами EDI
2 Срок представления работы к защите_____________________________
3 Особенности задания: _________________________________________
_______________________________________________________________
4 Содержание пояснительной записки (перечень вопросов, подлежащих
разработке)
4.1 ___________________________________________________________
4.2 ___________________________________________________________
4.3 ___________________________________________________________
4.4 ___________________________________________________________
4.5 ___________________________________________________________
4.6 __________________________________________________________
4.7 ___________________________________________________________
5 Перечень графического материала______________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
6 Дата выдачи задания __________________________
Руководитель ___________________ __________________
Задание принял к исполнению ___________________ __________________
(Подпись, дата) (Инициалы, фамилия)

2
Лист замечаний.

3
Оглавление

ВВЕДЕНИЕ..............................................................................................................6

1.1 Обоснование актуальности...........................................................................6

1.2 Цель и задачи.................................................................................................7

2. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ..............................................................................8

2.1 Классификация систем электронного документооборота.........................8

2.2 Архитектура СЭД........................................................................................10

2.3 Принципы и процессы работы...................................................................11

2.4 Технологические и правовые аспекты функционирования СЭД...........12

3 ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ...........................................................14

3.1 Организационно-экономические характеристики предприятия.............14

3.2 Анализ текущей системы документооборота...........................................15

3.3 Проблемы и недостатки существующей системы...................................17

4. ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЗАЩИЩЕННОГО

ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА................................................20

4.1 Выбор оптимального программного решения..........................................20

4.2 Характеристика компании "Айкейс".........................................................23

4.3 Этапы внедрения СЭД и интеграции с EDI..............................................23

4.4 Экономическое обоснование выбора решения на базе модуля 1C:EDI.25

4.5 Риски при внедрении нового решения......................................................26

5. ИТОГИ И ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ.....................................................28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.....................................................................................................31

УСТАВ ПРОЕКТА................................................................................................32

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ.....................................................................................34

4
5
 ВВЕДЕНИЕ

Современный обмен бумажными документами, который может занимать

несколько дней, выглядит устаревшим на фоне мгновенных денежных переводов
через мобильные приложения. Перевод документооборота в электронный формат
— там, где это возможно — позволяет значительно повысить эффективность
взаимодействия между организациями и сократить административные расходы.
Спрос на такие решения со стороны коммерческих структур продолжает расти.
Российский рынок электронного документооборота ежегодно увеличивается,
чему способствует курс государства на отказ от бумажных процессов и
отработанные методики внедрения. Электронные системы не только снижают
затраты, но и повышают конкурентоспособность компаний.
В данной работе рассматривается проект внедрения системы защищенного
электронного документооборота с контрагентами для коммерческой организации,
с акцентом на оптимизацию процессов и снижение затрат.
1.1 Обоснование актуальности
ООО "Айкейс" занимается оптовыми продажами аксессуаров для смартфонов и
мобильных устройств, активно взаимодействуя со множеством поставщиков.
Ежемесячно компания обрабатывает сотни документов — от договоров до счетов
и актов, что обусловлено постоянным обменом информацией с партнерами.
Традиционный бумажный документооборот вызывает ряд проблем: затяжные
процессы согласования, трудности в поиске необходимых документов и
существенные расходы на их хранение. Это замедляет бизнес-процессы и
увеличивает операционные издержки.
Переход на защищенный и юридически значимый электронный документооборот
позволит "Айкейс" оптимизировать сотрудничество с поставщиками, ускорить
обработку документов и снизить вероятность ошибок.
1.2 Цель и задачи
Цель данной курсовой работы — разработать проект по внедрению юридически
значимой системы защищенного электронного документооборота в компании

6
"Айкейс" и оценить, как это внедрение отразится на бизнес-процессах и
экономических показателях компании.
Для достижения этой цели необходимо выполнить следующие задачи:
1. Провести анализ текущих процессов документооборота в "Айкейс" для
выявления неэффективных звеньев и возможностей для оптимизации.
2. Изучить нормативно-правовую базу и стандарты, регулирующие
использование юридически значимых электронных документов в отрасли.
3. Подобрать подходящее решение для электронного документооборота,
соответствующее специфическим потребностям компании.
4. Оценить риски внедрения нового решения.
5. Составить детальный план внедрения системы.
Выполнение этих задач позволит всесторонне оценить влияние внедрения
юридически значимого электронного документооборота и предоставить
рекомендации для дальнейшего развития компании "Айкейс".

7
 2. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
2.1 Классификация систем электронного документооборота
Электронный документооборот значительно ускоряет деловые процессы,
поскольку документы передаются мгновенно, а процедуры согласования
автоматизируются. Это позволяет компаниям существенно экономить время, ранее
затрачиваемое на ручную обработку, поиск и обмен информацией между
сотрудниками и партнерами.
Переход на цифровые документы также приводит к заметному снижению
расходов. Отпадает необходимость в закупке бумаги, затрат на печать,
курьерских услуг и организации хранения физических архивов. Цифровые архивы
не только освобождают физическое пространство, но и обеспечивают надежное
сохранение данных, защищая их от рисков утраты или повреждения,
свойственных бумажным носителям.
Юридическая значимость электронных документов гарантируется
использованием электронной подписи. Это подтверждает подлинность
документов и их соответствие законодательным требованиям, укрепляя доверие
между всеми участниками процесса. Криптографические технологии
обеспечивают высокий уровень конфиденциальности, защищая информацию от
несанкционированного доступа.
Дополнительным преимуществом является возможность доступа к документам из
любой точки мира. Это особенно актуально в условиях удаленной работы или для
команд, распределенных по разным локациям. Автоматизация рутинных задач,
таких как напоминания о сроках или создание типовых документов, повышает
общую продуктивность и снижает вероятность ошибок. Компании получают
прозрачный инструмент для контроля и учета всех операций с документами, что
улучшает управление бизнес-процессами и минимизирует риски.
Системы электронного документооборота разнообразны и классифицируются по
нескольким ключевым признакам, отражающим их функциональность и область
применения.

8
По степени автоматизации существуют системы, где процессы обработки и
обмена документами полностью автоматизированы. В таких решениях
человеческое участие сведено к минимуму, что позволяет значительно ускорить
рабочие процессы и уменьшить вероятность ошибок. Другие системы требуют
активного участия пользователей на каждом этапе, где ручная обработка остается
важной частью документооборота.
Способ организации системы также служит основанием для ее классификации.
Централизованные системы хранят все данные на внутренних серверах компании,
что обеспечивает высокий уровень контроля и безопасности информации. Это
подходит для организаций, которые предпочитают самостоятельно управлять
своей ИТ-инфраструктурой. Облачные системы, напротив, используют внешние
серверы и платформы, предоставляемые сторонними провайдерами. Такой подход
позволяет снизить затраты на оборудование и обслуживание, однако требует
доверия к поставщику услуг в вопросах безопасности и конфиденциальности
данных.
Юридическая значимость документов является еще одним важным критерием.
Системы, обеспечивающие работу с юридически значимыми документами,
соответствуют всем законодательным требованиям и используют
квалифицированную электронную подпись. Они необходимы для официальной
переписки, заключения договоров и обмена финансовой документацией.
Существуют также системы, предназначенные для обмена информацией, не
требующей юридической силы, например, для внутренних уведомлений или
обмена рабочими материалами.
По назначению системы делятся на внутренние и внешние. Внутренние системы
используются для оптимизации процессов внутри организации: они облегчают
согласование документов между отделами, управление задачами и хранение
внутренних отчетов. Внешние системы предназначены для взаимодействия с
клиентами, поставщиками, государственными органами и другими внешними
партнерами. Они позволяют эффективно обмениваться счетами, актами,

9
договорами и другой важной документацией, что ускоряет деловые операции и
улучшает сотрудничество.
2.2 Архитектура СЭД
Архитектура систем электронного документооборота представляет собой
многоуровневую структуру, обеспечивающую эффективную работу с
электронными документами. Она состоит из нескольких ключевых компонентов,
каждый из которых выполняет свою роль в обеспечении надежности,
безопасности и удобства использования системы.
Инфраструктурный уровень является фундаментом всей системы. Он включает в
себя серверы приложений, базы данных, системы шифрования и каналы передачи
данных. Надежность этого уровня критически важна: от него зависит стабильная
работа системы, ее производительность и способность защищать данные от
несанкционированного доступа. Здесь реализуются механизмы резервирования и
отказоустойчивости, позволяющие системе продолжать работу даже в случае
сбоев отдельных компонентов.
Уровень хранения данных отвечает за безопасное и долговременное сохранение
электронных документов. Документы могут храниться на внутренних серверах
компании или в облачных хранилищах, которые соответствуют требованиям по
безопасности и законодательным нормам. Важную роль играют методы
шифрования данных и регулярное резервное копирование, обеспечивающие
защиту информации от потери и несанкционированного доступа.
Логический уровень — это интеллектуальная часть системы, где происходят
обработка данных и управление бизнес-процессами. Здесь функционируют
модули, отвечающие за маршрутизацию документов между пользователями,
применение электронной подписи, интеграцию с другими корпоративными
системами (например, ERP или CRM) и управление жизненным циклом
документов. Этот уровень позволяет автоматизировать рутинные операции,
следить за выполнением задач и обеспечивать соответствие процессов
установленным регламентам.

10
Пользовательский уровень предоставляет интерфейсы, через которые сотрудники
взаимодействуют с системой. Это могут быть веб-приложения, мобильные
приложения или настольные программы. Удобство и интуитивно понятный
дизайн этих инструментов напрямую влияют на эффективность работы
пользователей. Здесь важно обеспечить простой доступ к необходимым
функциям, возможность быстрого поиска и обработки документов, а также
интеграцию с привычными инструментами работы.
Совместная работа всех этих уровней обеспечивает целостную и эффективную
систему электронного документооборота. Такая архитектура позволяет
организациям оптимизировать процессы управления документами, повысить
скорость и качество взаимодействия как внутри компании, так и с внешними
партнерами. Кроме того, она обеспечивает высокий уровень безопасности и
соответствие законодательным требованиям, что особенно важно при работе с
юридически значимыми документами.
2.3 Принципы и процессы работы СЭД
Системы электронного документооборота (СЭД) трансформируют традиционные
методы управления документами, перенося все процессы в цифровую среду. Они
основаны на принципах автоматизации, безопасности, прозрачности и
интеграции, что позволяет организациям существенно повысить эффективность
своей работы.
Основной принцип работы СЭД заключается в полной цифровизации документов.
Это означает, что все документы создаются, обрабатываются и хранятся в
электронном виде, что упрощает их поиск, обмен и управление. Автоматизация
процессов играет ключевую роль: рутинные задачи, такие как маршрутизация
документов и напоминания о сроках, выполняются системой автоматически,
снижая нагрузку на сотрудников и уменьшая вероятность ошибок.
Безопасность и контроль доступа являются критически важными аспектами СЭД.
Реализуются строгие меры защиты данных, включая разграничение прав
пользователей и использование шифрования, чтобы гарантировать
конфиденциальность и целостность информации. Юридическая значимость
11
электронных документов обеспечивается посредством электронной подписи и
соблюдения законодательных требований, что придаёт документам официальную
силу.
Процессы работы в СЭД начинаются с создания или получения документа.
Документ может быть создан внутри компании с помощью встроенных шаблонов
или форм системы, либо поступить извне и быть загруженным в систему в
электронном виде. После этого документ регистрируется: ему присваивается
уникальный номер, и заполняются ключевые поля, такие как автор, дата и тип
документа. Этот шаг обеспечивает отслеживаемость и облегчает последующий
поиск.
Далее документ направляется на согласование и обработку. Система
автоматически распределяет его соответствующим сотрудникам или отделам для
рассмотрения. Участники процесса могут вносить свои замечания, редактировать
содержимое и оставлять комментарии. Все действия фиксируются, обеспечивая
прозрачность и ответственность на каждом этапе работы с документом.
После завершения этапа согласования документ передаётся на утверждение и
подписание уполномоченному лицу. Использование электронной подписи
придаёт документу юридическую силу и подтверждает его подлинность.
Утверждённый документ сохраняется в электронном архиве с соблюдением
требований безопасности и сроков хранения. Благодаря системе метаданных
документы могут быть легко найдены по различным критериям, что упрощает
доступ к необходимой информации.
Обмен документами с внешними контрагентами осуществляется через
защищённые каналы связи или специализированные платформы. Это гарантирует
безопасность передачи данных и соблюдение юридических требований. Такой
подход ускоряет деловые операции и улучшает сотрудничество с партнёрами.
Контроль исполнения и мониторинг являются неотъемлемой частью СЭД.
Руководители и ответственные лица могут отслеживать статус документов и
выполнение связанных задач. Система предоставляет отчёты и аналитические

12
данные, которые помогают оценить эффективность процессов и принять
обоснованные управленческие решения.
Интеграция СЭД с другими бизнес-процессами компании обеспечивает
непрерывность документооборота и взаимодействие между различными
системами, такими как бухгалтерские программы или CRM. Это способствует
более эффективному управлению проектами, ресурсами и улучшает
коммуникацию между подразделениями.
2.4 Технологические и правовые аспекты функционирования СЭД
Системы электронного документооборота (СЭД) в России стали неотъемлемой
частью современного бизнеса, объединяя технологические инновации с
соблюдением строгих правовых норм. Их использование позволяет компаниям
повысить эффективность работы, сократить издержки и обеспечить юридическую
значимость электронных документов.
Технологические аспекты
Современные СЭД основаны на передовых технологиях, обеспечивающих
надежную и безопасную обработку электронных документов. Одной из ключевых
технологий является квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она
гарантирует подлинность и юридическую силу документов, а также подтверждает
личность подписанта. КЭП создается с использованием криптографических
средств, сертифицированных Федеральной службой безопасности России (ФСБ
России), и выдается аккредитованными удостоверяющими центрами.
Для защиты конфиденциальной информации применяются современные методы
шифрования и аутентификации. Это предотвращает несанкционированный
доступ к данным, обеспечивая их безопасность при передаче и хранении. СЭД
часто интегрируются с другими корпоративными системами, такими как ERP,
CRM и бухгалтерское программное обеспечение, что позволяет автоматизировать
бизнес-процессы и повысить общую эффективность работы компании.
Многие организации переходят на облачные решения, что дает возможность
гибко масштабировать ресурсы и обеспечивать доступ к документам из любой
точки мира. Однако такой подход требует особого внимания к вопросам
13
безопасности и соответствия требованиям законодательства. Развитие
мобильных приложений для СЭД также способствует повышению
оперативности работы, позволяя сотрудникам взаимодействовать с документами
вне офиса.
Правовые аспекты
Функционирование СЭД в России регулируется рядом законодательных актов,
которые устанавливают правила обращения с электронными документами и
обеспечивают их юридическую значимость.
Одним из основных законов является Федеральный закон № 63-ФЗ "Об
электронной подписи" от 6 апреля 2011 года. Он определяет правовой статус
электронной подписи и регулирует ее использование. Согласно этому закону,
документы, подписанные квалифицированной электронной подписью,
приравниваются к документам на бумажном носителе с собственноручной
подписью, что обеспечивает их признание в судебных и административных
органах.
Федеральный закон № 149-ФЗ "Об информации, информационных
технологиях и о защите информации" от 27 июля 2006 года устанавливает
общие принципы регулирования информационных технологий и определяет
требования к защите информации, включая электронные документы. Он
обязывает организации обеспечивать конфиденциальность, целостность и
доступность обрабатываемых данных.
Федеральный закон № 152-ФЗ "О персональных данных" от 27 июля 2006
года регулирует обработку персональных данных и накладывает на организации
обязательства по их защите. При использовании СЭД компании должны
соблюдать требования этого закона, особенно при хранении и передаче
персональных данных сотрудников и клиентов.
Налоговый кодекс Российской Федерации предусматривает возможность
использования электронных документов в налоговых отношениях. В частности,
статья 169 разрешает выставление и получение счетов-фактур в электронном

14
виде, при условии использования электронной подписи и соблюдения
установленных форматов и порядка обмена.
Дополнительно, приказы и нормативные акты государственных органов, такие
как Федеральная налоговая служба (ФНС) и Федеральная таможенная служба
(ФТС), устанавливают требования и стандарты для электронного
документооборота в различных сферах деятельности.
Юридическая значимость и доказательная сила
Чтобы электронные документы имели юридическую силу, необходимо
соблюдение ряда условий. Во-первых, использование квалифицированной
электронной подписи, выданной аккредитованным удостоверяющим центром,
обязательно. Во-вторых, документы должны соответствовать требованиям к
формату и структуре, установленным законодательством и отраслевыми
стандартами. В-третьих, необходимо обеспечить сохранность и неизменность
документов на протяжении всего срока их хранения, что включает защиту от
несанкционированного доступа и возможность подтверждения подлинности в
случае необходимости.
Практические аспекты внедрения СЭД
При внедрении СЭД компании должны уделять внимание как технологическим,
так и правовым аспектам. Важно провести предварительный анализ бизнес-
процессов и ИТ-инфраструктуры, чтобы определить требования к системе и
обеспечить ее соответствие законодательству. Выбор надежного поставщика
программного обеспечения, который гарантирует актуальность и безопасность
решения, является критически важным шагом.
Обучение персонала играет существенную роль в успешном переходе на
электронный документооборот. Сотрудники должны быть знакомы с
функциональностью системы, понимать правовые аспекты использования
электронной подписи и знать правила обработки конфиденциальной информации.
Кроме того, необходимо разработать внутренние регламенты и политики
безопасности, регулирующие управление доступом к документам и их обработку.
Заключение
15
Технологические и правовые аспекты функционирования систем электронного
документооборота в России тесно взаимосвязаны. Соблюдение законодательных
требований обеспечивает юридическую значимость электронных документов, а
применение современных технологий гарантирует безопасность и эффективность
бизнес-процессов. Компании, успешно внедрившие СЭД, получают конкурентные
преимущества, повышая оперативность работы, снижая издержки и улучшая
взаимодействие с партнерами и государственными органами.

16
 3 ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ

3.1 Организационно-экономические характеристики предприятия

ООО "Айкейс" — современная компания, занимающаяся оптовой продажей
смартфонов и аксессуаров для мобильных устройств. За годы успешной работы
"Айкейс" укрепила свои позиции на рынке благодаря ориентации на клиента,
широкому ассортименту товаров и быстрой адаптации к изменениям в отрасли.
Особое внимание уделяется качеству сервиса, что делает компанию
привлекательным партнёром как для поставщиков, так и для клиентов.
Организационная структура компании "Айкейс" направлена на обеспечение
гибкости и эффективности, что позволяет оперативно реагировать на изменения
рынка и повышать конкурентоспособность. Ключевые элементы структуры:
Генеральный директор руководит всеми стратегическими направлениями
компании и координирует работу ключевых подразделений. Подчиняются
непосредственно:
Коммерческий директор отвечает за управление процессами продаж и закупок.
Ему подчиняются:
Отдел продаж (8 сотрудников), занимающийся взаимодействием с клиентами,
заключением сделок и увеличением объёма продаж.
Отдел закупок (6 сотрудников), отвечающий за выбор поставщиков, контроль
качества продукции и управление запасами.
Маркетинговый директор руководит разработкой и реализацией маркетинговых
стратегий.
В его подчинении:
Отдел маркетинга (5 сотрудников), занимающийся продвижением продукции,
проведением рекламных кампаний и анализом рыночных данных.
Операционный директор отвечает за логистику, складское хозяйство и
обслуживание клиентов.
Ему подчиняются:

17
Логистический отдел (7 сотрудников), занимающийся организацией доставки
товаров, управлением складскими запасами и оптимизацией логистических
процессов.
Отдел клиентской поддержки (8 сотрудников), который обеспечивает
сопровождение клиентов на всех этапах сотрудничества, включая гарантийные и
сервисные вопросы.
Финансовый директор контролирует финансовые потоки и офисную
деятельность.
Под его руководством находится:
Финансово-административный отдел (6 сотрудников), который отвечает за
бухгалтерский учет, финансовое планирование и организацию административных
процессов.
ИТ-директор отвечает за техническую поддержку и внедрение современных
решений.
В его подчинении:
ИТ-отдел (3 сотрудника), который занимается обслуживанием информационных
систем компании, включая электронный документооборот.
HR-отдел
Управляет вопросами, связанными с персоналом.
В его составе:
HR-отдел (2 сотрудника), занимающийся подбором, обучением и развитием
сотрудников, а также поддержанием корпоративной культуры..

Рисунок 1 – Состав компании.

18
Основной поток документов в компании связан с закупками, продажами,
маркетинговыми кампаниями, финансовыми операциями и логистическими
процессами. Ежемесячно обрабатывается около 700 документов, включая
договора, счета-фактуры, акты выполненных работ и другие виды документации.
Такой объем документации требует эффективного управления и автоматизации
процессов, что достигается благодаря внедрению СЭД. Автоматизация позволяет
быстро обрабатывать большие объемы документов, обеспечивая их
своевременное оформление, согласование и хранение, что в свою очередь
способствует повышению оперативности и снижению вероятности ошибок в
бизнес-процессах.

3.2 Анализ текущей системы документооборота

Анализ текущей системы документооборота в ООО "Айкейс" выявил несколько
ключевых проблем, связанных с использованием бумажной документации.
Основной поток документов составляет около 1200 в месяц и включает
подготовку, печать, согласование и доставку документов между различными
отделами и внешними партнёрами. Этот объём требует значительных временных
затрат, особенно при возникновении ошибок, требующих повторной
корректировки. Такие задержки замедляют выполнение задач и негативно влияют
на скорость обслуживания клиентов. Кроме того, бумажный документооборот
сопровождается существенными финансовыми расходами на закупку бумаги,
картриджей для принтеров и услуги курьеров. Физическое хранение документов
требует выделения дополнительного помещения, что увеличивает операционные
расходы и ограничивает доступ к информации, создавая риск утраты или
повреждения документов.
Дополнительно, отсутствие прозрачности и контроля над процессом согласования
документов приводит к задержкам и снижению качества обслуживания клиентов
и партнёров. В бумажном формате сложно отслеживать текущий статус
документа, особенно если он проходит через несколько уровней утверждения, что
усложняет ведение учёта и проведение внутреннего аудита. Текущие процессы
19
документооборота также ограничивают взаимодействие между филиалами
компании и затрудняют работу сотрудников, работающих удалённо. В условиях
роста удалённой работы и необходимости быстрого обмена информацией между
подразделениями, бумажный документооборот становится серьёзным
препятствием. Необходимость физического присутствия для работы с
документами усложняет доступ к информации и увеличивает время на
выполнение операций. Таким образом, переход на электронный документооборот
(ЭДО) в ООО "Айкейс" необходим для сокращения временных и финансовых
затрат, улучшения контроля над процессами и обеспечения более оперативного
взаимодействия между всеми участниками документооборота. Внедрение ЭДО
позволит повысить качество обслуживания клиентов, увеличить прозрачность
процессов и минимизировать риски, связанные с человеческим фактором.
3.3 Проблемы и недостатки существующей системы
Текущая система документооборота в ООО "Айкейс" основана на использовании
бумажной документации, что приводит к ряду существенных проблем. Одной из
основных сложностей является значительное время, необходимое для подготовки,
печати, согласования и доставки документов между различными отделами и
внешними партнёрами. Каждый документ требует тщательной подготовки, и при
возникновении ошибок процесс его исправления становится ещё более затратным
по времени. Такие задержки замедляют выполнение задач и негативно
сказываются на оперативности обслуживания клиентов, снижая их
удовлетворённость и лояльность к компании.
Финансовые затраты на бумажный документооборот также представляют
серьёзную нагрузку для предприятия. Постоянные расходы на закупку бумаги,
картриджей для принтеров и услуги курьеров значительно увеличивают
операционные издержки. Кроме того, физическое хранение документов требует
выделения дополнительного пространства, что приводит к увеличению затрат на
аренду или содержание складских помещений. Бумажные архивы ограничивают
доступ к информации, особенно когда требуется быстро найти нужный документ,

20
и создают риск его утраты или повреждения, что может иметь серьёзные
последствия для бизнеса.
Дополнительной проблемой является отсутствие прозрачности и контроля над
процессом согласования документов. В бумажном формате сложно отслеживать
текущий статус документа, особенно если он проходит через несколько уровней
утверждения. Это приводит к задержкам, которые негативно влияют на качество
обслуживания клиентов и выполнение обязательств перед партнёрами. Кроме
того, работа с бумажными документами усложняет ведение учёта и проведение
внутреннего аудита, увеличивая вероятность ошибок и снижая общий контроль
над процессами внутри компании.
Наконец, существующая система документооборота ограничивает
взаимодействие между филиалами предприятия и затрудняет работу сотрудников,
работающих удалённо. В условиях роста удалённой работы и необходимости
быстрого обмена информацией между подразделениями, использование
бумажного документооборота становится серьёзным препятствием.
Необходимость физического присутствия для работы с документами усложняет
доступ к информации и увеличивает время на выполнение операций, что снижает
общую эффективность компании.
Таким образом, текущая бумажная система документооборота в ООО "Айкейс"
требует существенных изменений. Переход на электронный документооборот
позволит значительно сократить временные и финансовые затраты, улучшить
контроль над процессами и обеспечить более оперативное взаимодействие между
всеми участниками документооборота. Внедрение электронной системы
документооборота повысит качество обслуживания клиентов, обеспечит большую
прозрачность всех процессов и минимизирует риски, связанные с человеческим
фактором, такими как ошибки при вводе данных или потеря документов.

21
 4. ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЗАЩИЩЕННОГО
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
4.1 Выбор оптимального программного решения
При выборе системы электронного документооборота (СЭД) для компании
«Айкейс» важно учитывать как внутренние потребности организации, так и
предлагаемые на рынке решения, которые обеспечат оптимизацию
документооборота. В данном разделе проводится анализ и сравнение популярных
платформ, включая СБИС: Заказы и поставки, Контур.Диадок, ЭДО от 1С и
другие системы, предназначенные для автоматизации процессов обмена
документами.
СБИС: Заказы и поставки — это универсальная облачная платформа для
автоматизации электронного документооборота, которая предлагает широкий
функционал, включая обработку заказов, накладных, счетов и актов. Система
обеспечивает юридическую значимость документов благодаря встроенной
поддержке квалифицированной электронной подписи (КЭП) и позволяет
интегрироваться с ERP-системами, включая 1С. Одним из ключевых
преимуществ СБИС является высокая скорость настройки и возможность работы
без дополнительных затрат на интеграцию, поскольку система уже
оптимизирована для бесшовной синхронизации с популярными платформами.
Кроме того, СБИС отличается гибкой тарифной системой, что делает её
доступной для организаций с разным уровнем бюджета. Удобный интерфейс,
высокая степень автоматизации и поддержка облачного хранения данных
позволяют компании «Айкейс» работать с документами из любой точки мира,
минимизируя вероятность ошибок и значительно ускоряя процессы согласования.
Контур.Диадок — это решение, полностью соответствующее законодательным
требованиям, также использующее квалифицированную электронную подпись
для обеспечения юридической силы документов. Система хорошо интегрируется
с бухгалтерскими и ERP-системами, включая 1С. Она подходит для
автоматизации документооборота, но требует дополнительных затрат на
настройку интеграции и может быть сложной в освоении для сотрудников, ранее
22
не работавших с аналогичными платформами. Контур.Диадок ориентирован на
организации, готовые инвестировать в детальную настройку системы для её
полной адаптации под свои потребности.
1С:EDI — это интеграционный модуль, разработанный специально для
пользователей экосистемы 1С. Он автоматизирует создание бухгалтерских
операций на основе поступающих документов и позволяет работать в знакомом
интерфейсе без необходимости освоения нового программного обеспечения.
Преимуществом является минимальная сложность внедрения и настройки, однако
его функционал ограничен только экосистемой 1С, что делает его менее
универсальным решением для компаний с многофункциональной IT-
инфраструктурой.
Сравнивая рассмотренные системы, СБИС: Заказы и поставки выделяется своей
универсальностью, гибкостью настройки и оптимизацией затрат. Для компании
«Айкейс» это решение станет оптимальным благодаря низким затратам на
внедрение, возможности масштабирования и быстрому освоению сотрудниками.
Кроме того, система обеспечивает высокую прозрачность бизнес-процессов и
позволяет оперативно реагировать на изменения в рабочем процессе. Внедрение
СБИС: Заказы и поставки станет ключевым шагом в цифровой трансформации
компании, обеспечивая конкурентные преимущества и устойчивое развитие на
рынке.
1С-ЭДО СБИС: EDI Контур EDI
Назначение Электронный Автоматизация EDI для
документооборот в обмена заказами и автоматизации
рамках системы 1С поставкамизначимыми заказов и
документами поставок
Юр Да (через КЭП) Да (через УКЭП) Да (для заказов
значимость и накладных)
документов
Поддержива Счета-фактуры, Заказы, накладные Заказы,

23
 емые типы накладные, акты, подтверждения,
документов заказы счета-фактуры
Интеграция Глубокая интеграция 1С, складские системы Интеграция со
с учетными только с продуктами складскими
системами 1С системами
Объем Малый, средний, Средний и крупный Крупный
документооб крупный
орота
Простота Очень высокая (при Высокая Средняя
внедрения работе в 1С)
Стоимость Средняя Средняя Выше среднего
Подходит Нет да нет
для среднего
бизнеса
Таблица 1 – Сравнительный анализ решений для EDI.

После тщательного анализа доступных на рынке решений для управления

электронным документооборотом, компания ООО "Айкейс" приняла решение
внедрить СБИС: Заказы и поставки. Это решение было обусловлено рядом
ключевых факторов, учитывающих как ограниченный бюджет предприятия, так и
уже существующую интеграцию с системой 1С. Причины выбора СБИС: Заказы и
поставки Одним из главных преимуществ СБИС: Заказы и поставки является его
глубокая интеграция с уже используемой в компании системой 1С. Благодаря
этому, "Айкейс" сможет без дополнительных затрат адаптировать систему под
свои специфические нужды, минимизируя необходимость в обучении персонала и
снижая риски, связанные с внедрением новой платформы. Модуль seamlessly
вписывается в текущую инфраструктуру, обеспечивая плавный переход и
сохранение непрерывности бизнес-процессов. В условиях ограниченного
бюджета, Модуль 1С:EDI предлагает экономически выгодное решение. В отличие

24
от облачных сервисов, таких как СБИС или Диадок, которые требуют постоянных
подписок и дополнительных расходов на серверную инфраструктуру, Модуль
1С:EDI является более доступным вариантом. Он позволяет избежать
дополнительных затрат на лицензии и обслуживание внешних сервисов,
предоставляя при этом все необходимые функции для эффективного управления
документооборотом. Преимущества Модуля 1С:EDI перед СБИС и Диадок Одним
из ключевых преимуществ Модуля 1С:EDI является его оптимизированная работа
в рамках экосистемы 1С. Это позволяет сотрудникам "Айкейс" работать с
электронными документами непосредственно в привычном интерфейсе 1С, что
значительно упрощает процессы обучения и использования системы. В отличие
от Диадока и СБИС, которые требуют дополнительного программного
обеспечения и могут иметь более сложные интерфейсы, Модуль 1С:EDI
обеспечивает интуитивно понятный и интегрированный подход к управлению
документами. Кроме того, Модуль 1С:EDI обеспечивает юридическую
значимость документов через использование квалифицированной электронной
подписи (КЭП), что позволяет компании отказаться от бумажных аналогов и
ускорить процесс согласования и подписания документов. В отличие от СБИС,
который также поддерживает КЭП, Модуль 1С:EDI предоставляет более гибкие
настройки и возможности кастомизации, что особенно важно для компаний с
уникальными бизнес-процессами. Эффективность и безопасность Внедрение
Модуля 1С:EDI позволит "Айкейс" значительно повысить эффективность
документооборота. Автоматизация процессов подготовки, согласования и обмена
документами сократит время на выполнение рутинных задач и снизит
вероятность ошибок. Благодаря интеграции с существующей системой 1С,
данные будут передаваться и обрабатываться быстрее и надежнее, что обеспечит
оперативное принятие решений и улучшит качество обслуживания клиентов.
Безопасность данных также является приоритетом для компании. Модуль 1С:EDI
использует современные методы шифрования и защиты информации, что
гарантирует сохранность и конфиденциальность документов. В отличие от
облачных сервисов, где данные хранятся на внешних серверах, использование
25
локального решения позволяет "Айкейс" сохранять полный контроль над своей
информационной безопасностью. Заключение Выбор Модуля 1С:EDI для
управления электронным документооборотом в ООО "Айкейс" является
стратегически обоснованным решением, учитывающим как финансовые
ограничения, так и существующую ИТ-инфраструктуру компании. Это решение
обеспечит высокую интеграцию, экономическую эффективность и надежную
защиту данных, что в конечном итоге приведет к улучшению бизнес-процессов и
повышению конкурентоспособности компании на рынке. Внедрение Модуля
1С:EDI станет важным шагом на пути к цифровой трансформации предприятия,
способствуя его устойчивому развитию и успеху в будущем.
4.2 Характеристика компании "Айкейс"
Компания "Айкейс" занимается продажей смартфонов и аксессуаров,
предоставляя клиентам современные устройства и качественные сопутствующие
товары. В месяц компания обрабатывает около 700 документов, связанных с
закупками, продажами, доставкой и бухгалтерией. Текущая система
документооборота на базе бумажных носителей замедляет процессы и
увеличивает затраты, что особенно критично в условиях активного роста. В
компании "Айкейс" работает 65 сотрудников, распределённых по ключевым
подразделениям. Отдел продаж и закупок под руководством коммерческого
директора занимаются взаимодействием с клиентами, оформлением заказов и
управлением поставками. Логистический отдел и отдел клиентской поддержки,
подчиняющиеся операционному директору, обеспечивают доставку товаров,
складские операции и сопровождение клиентов. Бухгалтерия и административные
процессы контролируются финансовым директором, а ИТ-отдел под управлением
ИТ-директора поддерживает корпоративную инфраструктуру и внедряет
технологические решения. Основными вызовами для компании остаются
длительные процессы согласования, сложность работы с документами и высокие
затраты на их хранение и печать. Для решения этих проблем компания планирует
внедрить систему электронного документооборота (СЭД). Это позволит

26
автоматизировать обработку заказов, минимизировать человеческий фактор и
ускорить взаимодействие с партнёрами и клиентами.
Электронный документооборот откроет перед "Айкейс" новые возможности:
создание цифрового архива, интеграция с ERP-системой 1С, ускорение
согласований и снижение затрат. Внедрение СЭД станет важным шагом в развитии
компании, улучшая её внутренние процессы и повышая конкурентоспособность
на рынке.4.3 Этапы внедрения СЭД и интеграции с EDI
Компания ООО "Айкейс" решила внедрить систему электронного
документооборота (СЭД) с модулем СБИС: Заказы и поставки после детального
анализа доступных решений на рынке. Основным фактором выбора стал тесный
интеграционный потенциал с уже используемой системой 1С, что позволило
значительно сократить затраты и упростить процесс внедрения. В условиях
ограниченного бюджета и необходимости максимально эффективной адаптации,
СБИС: Заказы и поставки предложил более экономичное и удобное решение по
сравнению с такими системами, как 1С и Диадок. Модуль СБИС: Заказы и
поставки автоматизирует обмен заказами и другими документами, что ускоряет
взаимодействие с поставщиками и партнёрами, снижая при этом вероятность
ошибок и затраты времени.
Процесс внедрения начался с анализа текущих бизнес-процессов и выявления
областей, требующих автоматизации. Затем последовала стандартизация
документооборота и разработка новых корпоративных политик по IT-
безопасности. Это позволило автоматизировать обработку заказов, накладных и
других документов без необходимости дополнительных затрат на обучение
персонала или адаптацию к новой платформе. Внедрение происходило поэтапно,
с проведением обучающих сессий для сотрудников, что обеспечило плавный
переход на новый формат работы. Заключительным этапом стало создание
электронного архива, обеспечивающего централизованное хранение и быстрый
доступ к документам, а также полная интеграция СЭД с другими системами
компании для полного контроля над бизнес-процессами. В результате, внедрение
СБИС: Заказы и поставки позволило ООО "Айкейс" существенно повысить
27
эффективность документооборота, снизить операционные расходы и улучшить
взаимодействие с партнёрами, обеспечив устойчивое развитие и
конкурентоспособность на рынке.

4.4 Экономическое обоснование выбора решения на базе СБИС:

Заказы и поставки
Компания ООО "Айкейс" приняла решение внедрить СБИС: Заказы и поставки
для управления электронным документооборотом (СЭД) после тщательного
анализа доступных на рынке решений. Это решение было обусловлено как
финансовыми ограничениями предприятия, так и необходимостью интеграции с
уже существующей системой 1С:Документооборот, что позволяет максимально
эффективно использовать ресурсы и снизить затраты на внедрение новой системы.
Основные расходы на внедрение СБИС: Заказы и поставки - предоставление
аккаунтов сотрудникам, участвующим в процессах создания, согласования и
обработки электронных документов. В компании "Айкейс" таких сотрудников 10
человек из 30, распределённых по отделам закупок, продаж, маркетинга,
финансов и логистики, лицензия на 10 человек обойдется компнии в 5000 рублей
в год. Дополнительно, для обработки объёма до 10000 документов в год,
компания оплачивает подписку стоимостью 30000 рублей в год. Модуль для
интеграции с уже существующей системой ЭДО 1С Предприятие предоставляется
компанией СБИС бесплатно. Таким образом, общие годовые затраты на
использование СБИС заказы и поставки составляют 35000 рублей.
В отличие от альтернативных решений, таких как 1С:EDI и Контур.Диадок,
СБИС:Заказы и поставки предлагает более экономичное решение. Для сравнения,
годовые расходы на 1С:EDI составляют около 81000 рублей, а на Контур.Диадок
— 72 340 рублей. Это означает, что внедрение СБИС:Заказы и поставки
обходится примерно в 2 раза дещевле чем аналоги, существующие на рынке.
Такая экономическая эффективность позволяет компании "Айкейс" значительно
снизить операционные затраты, сохраняя средства для других важных
направлений развития.
28
Экономическая эффективность внедрения СБИС: Заказы и поставки проявляется
не только в снижении затрат, но и в повышении общей производительности
компании. Автоматизация процессов подготовки, согласования и обмена
документами сокращает время на выполнение рутинных задач и уменьшает
количество ошибок. Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на более
стратегических задачах, повышая их производительность и удовлетворённость
работой. Быстрый доступ к документам и их оперативное оформление улучшают
скорость обслуживания клиентов, что способствует росту доходов компании и
укреплению долгосрочных отношений с партнёрами.
Внедрени СБИС: Заказы и поставки улучшает взаимодействие между отделами и
филиалами компании благодаря централизованному электронному архиву. Это
обеспечивает быстрый доступ к необходимым документам и упрощает обмен
информацией, что особенно важно в условиях роста удалённой работы и
необходимости быстрого реагирования на изменения рынка. Сокращение
операционных рисков за счёт обеспечения юридической значимости документов
и улучшения контроля над документооборотом также способствует повышению
стабильности и надёжности бизнеса.
Таким образом, внедрение СБИС: Заказы и поставки в ООО "Айкейс"
представляет собой экономически обоснованное решение, учитывающее как
финансовые ограничения, так и существующую IT-инфраструктуру компании.
Это решение обеспечивает высокую интеграцию с текущей системой
1С:Документооборот, снижает общие затраты на внедрение и эксплуатацию, а
также значительно повышает эффективность документооборота. Экономическая
выгода от выбора СБИС: Заказы и поставки позволяет компании "Айкейс"
оптимизировать процессы, уменьшить операционные расходы и обеспечить
устойчивое развитие, что делает данное решение наиболее подходящим для
достижения стратегических целей предприятия.
4.5 Риски при внедрении нового решения
Внедрение нового решения для электронного документооборота, такого как
СБИС: Заказы и поставки, в компании ООО "Айкейс" сопряжено с рядом
29
потенциальных рисков, которые необходимо учитывать для обеспечения
успешной интеграции и минимизации негативных последствий.
Одним из основных технических рисков является возможная несовместимость
нового модуля с существующей IT-инфраструктурой компании. Несмотря на то,
что СБИС: Заказы и поставки предлагает бесплатную интеграцию с системой
1С:Документооборот, могут возникнуть проблемы с настройкой и адаптацией
системы под специфические бизнес-процессы компании. Это может привести к
задержкам в процессе внедрения и дополнительным затратам на доработку
программного обеспечения.
Финансовые риски связаны с возможными непредвиденными расходами, которые
могут возникнуть в ходе внедрения системы. Несмотря на первоначальные
расчёты, стоимость интеграции, обучение персонала и техническая поддержка
могут превысить запланированный бюджет. Такие перерасходы могут негативно
повлиять на финансовое состояние компании и замедлить достижение ожидаемой
экономической эффективности от внедрения.
Организационные риски включают сопротивление сотрудников изменениям и
недостаток квалифицированного персонала для работы с новой системой.
Переход на электронный документооборот требует адаптации сотрудников к
новым процессам и технологиям, что может вызвать стресс и снижение
производительности в краткосрочной перспективе. Недостаточное обучение и
поддержка со стороны руководства могут усугубить эти проблемы, что приведёт к
неэффективному использованию системы и увеличению количества ошибок.
Сроки внедрения также представляют собой значительный риск. Проект может
столкнуться с задержками из-за технических сложностей, недостаточной
координации между отделами или непредвиденных обстоятельств. Такие
задержки могут привести к увеличению затрат и отклонению от
запланированного графика, что негативно скажется на общей эффективности
проекта.
Безопасность данных является критически важным аспектом при внедрении
любой системы документооборота. Несмотря на наличие современных методов
30
шифрования и защиты информации, всегда существует риск утечки или потери
данных из-за технических сбоев, человеческих ошибок или кибератак. Нарушение
конфиденциальности информации может привести к серьёзным юридическим
последствиям и потере доверия клиентов и партнёров.
Юридические риски связаны с возможным несоответствием системы требованиям
законодательства. Внедрение 1С:EDI должно полностью соответствовать
нормативным актам, регулирующим электронный документооборот и защиту
персональных данных. Несоблюдение этих требований может привести к
штрафам и юридическим санкциям, что негативно скажется на репутации
компании.
Существует риск зависимости от поставщика программного обеспечения.
Компания может столкнуться с изменениями условий лицензионного соглашения,
увеличением стоимости поддержки или недостаточным уровнем технической
поддержки со стороны разработчика. Такая зависимость может ограничить
гибкость компании в долгосрочной перспективе и затруднить переход на другие
системы при необходимости.

31
 5. ИТОГИ И ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ
Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) с модулем СБИС:
Заказы и поставки в компании ООО "Айкейс" стало стратегически важным шагом,
направленным на оптимизацию и автоматизацию бизнес-процессов. Это решение
было принято после тщательного анализа доступных на рынке решений,
учитывающего как ограниченный бюджет компании, так и уже существующую
интеграцию с системой 1С:Документооборот. Внедрение 1С:EDI позволило
значительно снизить операционные затраты, повысить эффективность работы и
улучшить качество обслуживания клиентов.
Стоимость использования и аккаунты для сотрудников
Для эффективного использования СБИС: Заказы и поставки необходимо
предоставить аккаунты только тем сотрудникам, которые непосредственно
участвуют в процессах создания, согласования и обработки электронных
документов. В компании "Айкейс" таких сотрудников примерно 12 человек из 30,
распределённых по отделам закупок, продаж, маркетинга, финансов и логистики.
Стоимость одного аккаунта составляет 500 рублей в год, что при наличии 10
сотрудников составляет:
500 руб./год×12=5000 руб./год
Стоимость подписки на обработку документов
Модуль СБИС: Заказы и поставки предлагает гибкую систему тарифов,
ориентированную на объём обрабатываемых документов. Для обработки до 10000
документов в год стоимость подписки составляет 30000 рублей в год. Это
позволяет компании "Айкейс" эффективно справляться с текущим объёмом
документооборота, обеспечивая при этом возможность масштабирования по мере
роста бизнеса.
Необходимость электронных подписей
Использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) в СБИС: Заказы
и поставки обеспечивает юридическую значимость электронных документов,
подтверждая их подлинность и целостность. Это позволяет компании "Айкейс"
отказаться от бумажных аналогов, ускорить процессы согласования и подписания
32
документов, а также снизить риски, связанные с подделкой документов и
обеспечением безопасности данных.
Интеграция
Одним из главных преимуществ СБИС: Заказы и поставки является его
бесшовная интеграция с уже используемой системой 1С:Документооборот,
которая предоставляется поставщиком бесплатно. В отличие от альтернативных
решений, таких как 1С:EDI или Диадок, для интеграции с СБИС: Заказы и
поставки не требуются дополнительные затраты на покупку сторонних модулей
или разработку интерфейсов. Это значительно снижает общие затраты на
внедрение и упрощает процесс интеграции, поскольку многие бизнес-процессы и
интерфейсы уже знакомы сотрудникам компании.
Экономическая эффективность
Сравнительный анализ стоимости внедрения различных ЭДО-систем показывает
явное преимущество Модуля 1С:EDI:
 СБИС: Заказы и поставки
o Аккаунты для 10 сотрудников: 5000 рублей/год
o Подписка на 10 000 документов: 30000 рублей/год
o Интеграция: 0 рублей (поставляется бепслатно)
o Общие годовые расходы: 35000 рублей
 1С:EDI
o Аккаунты для 10 сотрудников: бесплатно
o Подписка на 10000 документов: 59250 рублей/год
o Интеграция: разовый платеж за услугу подключения к платформе
Docrobot/1С:EDI: 19 680 руб.
o Общие годовые расходы: 78930 рублей
 Контур.Диадок
o Аккаунты для 30 сотрудников: 30 000 рублей/год
o Подписка на 3 000 документов: 24 840 рублей/год
o Интеграция: 17 500 рублей
o Общие годовые расходы: 72 340 рублей
33
Таким образом, внедрение СБИС: Заказы и поставки обходится значительно
дешевле, чем использование СБИС или Контур.Диадок. Общие годовые затраты
на СБИС: Заказы и поставки составляют 35000 рублей, что примерно в 2 раза
ниже, чем затраты на 1С:EDI и Контур.Диадок. Это позволяет компании "Айкейс"
эффективно распределять бюджет, сохраняя средства для других важных
направлений развития.
Экономическая эффективность
Внедрение СБИС: Заказы и поставки принесёт следующие экономические
выгоды:
Первоначально, компания сможет сократить затраты на бумажный
документооборот, исключив расходы на покупку бумаги, картриджей и услуги
курьеров. Ожидаемая экономия составляет около 120 000 рублей в год. Кроме
того, отказ от необходимости аренды дополнительных помещений для хранения
документов позволит сэкономить ещё 50 000 рублей, что в сумме даёт общую
экономию в размере 170 000 рублей ежегодно.
Автоматизация процессов подготовки, согласования и обмена документами
позволит сократить время обработки одного документа с 20 до 4 минут, что дает
экономию в 16 минут на каждый документ. Учитывая, что в год обрабатывается
около 8 000 документов, общее сэкономленное время составляет 128 000 минут,
или 2 133 человеко-часа. При средней зарплате сотрудника в 65 000 рублей в
месяц и стандартной продолжительности рабочего времени 160 часов в месяц,
стоимость одного человеко-часа составляет 406,25 рублей. Таким образом,
ежегодная экономия от сокращения времени обработки документов эквивалентна
860000 рублям.
Итоговая оценка показывает, что внедрение СБИС: Заказы и поставки позволило
компании "Айкейс" достичь общей экономии в размере 1 000 000 рублей в год за
счет сокращения затрат на бумажный документооборот, повышения
производительности сотрудников, улучшения контроля над бизнес-процессами и
ускорения взаимодействия с партнёрами. Экономия складывается из следующих
факторов:
34
Сокращение затрат на бумажный документооборот (исключение расходов на
бумагу, картриджи, услуги курьеров и аренду помещений для хранения
документов): 170 000 рублей в год.
Повышение производительности сотрудников за счёт автоматизации процессов
подготовки, согласования и обмена документами. Это позволило сэкономить 2133
человеко-часа, что эквивалентно примерно 860 000 рублей в год при средней
зарплате сотрудника в 65 000 рублей.
Общие годовые расходы на внедрение и использование СБИС: Заказы и поставки
составляют 35 000 рублей, что делает систему высокоэкономичной и окупаемой
менее чем за первый год использования. Это делает внедрение СБИС: Заказы и
поставки эффективным вложением для компании "Айкейс".
Автоматизация документооборота не только снизит операционные расходы, но и
повысит общую производительность и качество обслуживания клиентов, что
способствует устойчивому развитию и укреплению позиций компании на рынке.
Выбор СБИС: Заказы и поставки оказался оптимальным решением, обеспечив
значительную экономическую эффективность, улучшение бизнес-процессов и
повышение конкурентоспособности компании в условиях динамично
изменяющегося рынка.

35
 ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В рамках проекта для компании «Айкейс» была предложена и реализована

система СБИС: Заказы и поставки, направленная на оптимизацию
документооборота и повышение эффективности бизнес-процессов. Внедрение
этой системы позволило компании существенно сократить временные и
финансовые затраты, повысить скорость обмена данными и упростить
взаимодействие между отделами и внешними контрагентами.
Ключевым результатом стала интеграция современных технологий, которые
поддерживают не только текущее состояние компании, но и создают базу для её
дальнейшего развития. Особое внимание было уделено удобству использования
системы, что позволило быстро адаптировать сотрудников к новому инструменту,
минимизируя риски и обеспечивая стабильную работу с первого дня
эксплуатации.
СБИС: Заказы и поставки зарекомендовала себя как гибкое и надёжное решение,
способное масштабироваться вместе с ростом компании и адаптироваться к
изменяющимся потребностям рынка, а также позволяющее максимально
экономично внедрить новые технологии. Таким образом, «Айкейс» получает
конкурентное преимущество в виде улучшенного управления ресурсами,
прозрачности процессов и более высокого уровня обслуживания клиентов, что
создаёт предпосылки для укрепления её позиций на рынке.

36
 УСТАВ ПРОЕКТА

Название проекта: «EDI модуль»

Дата: 01.12.2024
Заказчик: Компания «Айкейс»
Цель проекта: Внедрение системы СБИС: Заказы и поставки (EDI) для
автоматизации процессов закупок и поставок, улучшения документооборота,
повышения прозрачности бизнес-процессов и интеграции с действующей
ERP-системой 1С:Предприятие.
Описание проекта: В современных условиях конкурентоспособность
компании напрямую зависит от её способности быстро и качественно
управлять бизнес-процессами. Использование системы EDI позволяет
минимизировать влияние человеческого фактора, исключить затраты на
бумажный документооборот и значительно сократить время обработки
заказов и документов. Компания «Айкейс» стремится создать
технологическую базу для дальнейшего роста, что делает проект «EDI
модуль» стратегически важным.
Ожидаемые результаты:
Снижение затрат на бумагу, курьерские услуги и ручной ввод данных.
Автоматизация обработки ключевых документов: заказов, накладных, счетов
и актов.
Ускорение процессов обработки и согласования документов на 80%.
Интеграция с ERP-системой 1С для синхронизации данных.
Повышение прозрачности и упрощение управления бизнес-процессами.
Ключевые задачи:
Настройка и доработка системы СБИС: Заказы и поставки (EDI) под нужды
компании.
Интеграция с ERP-системой 1С:Предприятие.
Обеспечение юридической значимости электронных документов с
использованием квалифицированной электронной подписи.
37
Создание электронного архива документов для удобного хранения и поиска.
Организация обучения сотрудников для эффективной работы с системой.
Сроки: до 31.12.2024.
Бюджет: 35000 рублей.
Область применения:
Проект охватывает все подразделения компании «Айкейс», которые
участвуют в процессе закупок, поставок и документооборота. В первую
очередь это отделы закупок, логистики, продаж и бухгалтерии.
Риски:
Технические сложности при интеграции с ERP-системой 1С:Предприятие.
Недостаточная адаптация сотрудников к новой системе.
Превышение бюджета из-за возможных дополнительных доработок.
Отсутствие ожидаемой экономии из-за ошибок в использовании системы.
Этапы внедрения:
Сбор и анализ требований заказчика.
Разработка проекта интеграции EDI с ERP-системой 1С.
Настройка системы и доработка под потребности компании.
Пилотное тестирование системы в отдельных подразделениях.
Обучение сотрудников.
Полный запуск системы и поддержка в первые месяцы эксплуатации.
Экономическая оценка проекта:
Общая стоимость проекта: 35 000 рублей.
Окупаемость проекта — 1 месяц.
Годовая экономия: около 1 000 000 рублей, включает в себя
сокращение затрат на бумагу, курьерские услуги, ручной ввод данных и
повышение производительности.

38
 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Организация внедрения систем электронного документооборота. —

Методические рекомендации, 2018. URL:
https://elar.rsvpu.ru/bitstream/123456789/25581/1/RSVPU_2018_607.p
df
2. Методические рекомендации по внедрению электронного
документооборота в организациях. — Федеральная налоговая
служба, 2024. URL:
https://data.nalog.ru/html/sites/www.new.nalog.ru/files/related_activitie
s/el_doc/knowledge_base/implementation_EDO.pdf
3. Ишкова С.В. "Внедрение систем электронного документооборота и
управления взаимодействием для повышения эффективности
работы компании". — Вестник ДВФУ, №4, 2021. URL:
https://cyberleninka.ru/article/n/vnedrenie-sistem-elektronnogo-
dokumentooborota-i-upravleniya-vzaimodeystviem-dlya-povysheniya-
effektivnosti-raboty-kompanii
4. Сценарии внедрения электронного документооборота. —
Федеральная налоговая служба, 2023. URL:
https://www.nalog.gov.ru/rn77/edo_scenario/
5. Опыт внедрения системы электронного документооборота
Уральского федерального университета. — Диссертация, 2014.
URL:
https://elar.urfu.ru/bitstream/10995/35746/1/m_th_a.a.kuklina_2014.pdf
6. Гусев Д.А. "Аналитическое обеспечение внедрения систем
электронного документооборота в консолидированных группах
компаний". — Диссертация, 2024. URL:
https://www.fa.ru/org/div/uank/autorefs/dissertations/Гусев%20Д.А.
%20(16.10.2024)%20Диссертация.pdf

39
7. Внедрение системы электронного документооборота на
предприятии. — Статья, 2022. URL:
https://cyberleninka.ru/article/n/vnedrenie-sistemy-elektronnogo-
dokumentooborota-na-predpriyatii
8. Системы электронного документооборота. — Учебное пособие,
2019. URL:
https://www.rsu.edu.ru/wp-content/uploads/opop19/rpd005/В1.В.ДВ.9_
1.Системы_электронного_документооборота.pdf
9. Теоретические и практические аспекты внедрения систем
электронного документооборота в холдингах. — Диссертация,
2001. URL: https://www.dissercat.com/content/teoreticheskie-i-
prakticheskie-aspekty-vnedreniya-sistem-elektronnogo-
dokumentooborota-v-kho

40