Str. Eugeniu Carada, nr. 1, etj.

3, sector 3, Bucureşti, CUI 11318329

tel/fax: 021 315 34 40; 021 315 34 15
e-mail: [email protected]; website: www.frds.ro; www.granturi-corai.ro

GHIDUL DE INTOCMIRE A RAPORTLUI

INTERMEDIAR/FINAL/
RAPORTULUI privind ACTIVITĂŢILE BILATERALE

Februarie 2015

1
Capitolul I. Consideraţii privind finanţarea grantului proiectului/aplicaţiei
1. OP transferă grantul proiectului/finanţarea nerambursabilă (grantul SEE şi cofinanţarea
publică de la bugetul de stat) către Promotorul de Proiect1/Beneficiar2 numai pentru
proiectele/apelurile care îndeplinesc cumulativ următoarele condiţii:
 utilizează formularele standard, completate corect, în totalitate şi de o calitate
corespunzătoare;
 respectă contractul de finanţare;
 respectă următoarele reglementări internaţionale şi naţionale:

a. reglementări internaţionale:
o Regulamentul de Implementare a Mecanismului Financiar SEE 2009-2014, cu
modificările şi completările ulterioare;
o Legislaţia europeană aplicabilă.

b. reglementări naţionale:
o OG nr. 66/2011 privind controlul şi recuperarea fondurilor comunitare, precum
şi a fondurilor de cofinanţare aferente utilizate necorespunzător, cu
modificările şi completările ulterioare;
o OMFP nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind
angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice,
precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi
legale, cu modificările şi completările ulterioare;
o OUG nr. 88/2012 privind cadrul instituţional pentru coordonarea,
implementarea şi gestionarea asistenţei financiare acordate României prin
Mecanismul Financiar al Spaţiului Economic European şi prin Mecanismul
Financiar Norvegian pe perioada de programare 2009-2014;
o OUG nr. 23/2013 privind gestionarea financiară a fondurilor externe
nerambursabile aferente Mecanismului Financiar al Spaţiului Economic
European 2009 - 2014 şi Mecanismului Financiar Norvegian 2009 – 2014;
o OMFP nr. 1683/2013 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor
OUG nr. 23/2013 privind gestionarea financiară a fondurilor externe
nerambursabile aferente Mecanismului Financiar al Spaţiului Economic
European 2009 - 2014 şi Mecanismului Financiar Norvegian 2009 – 2014;
o OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a
contractelor de concesiune de lucrări publice si a contractelor de concesiune
de servicii, cu modificările şi completările ulterioare;

1 Specific pentru cele patru apeluri: Local, Sinergii pentru copii, Sinergii pentru tineri, Coerent, inclusiv proiectul prdefinit.
2 Specific pentru cererile bilaterale.

2
 o OMFE nr. 1120/2013 privind aprobarea procedurii simplificate aplicate de
beneficiarii privaţi în cadrul proiectelor finanţate din instrumente structurale,
obiectivul convergenţă, precum şi în cadrul proiectelor finanţate prin
mecanismele financiare SEE şi norvegian pentru atribuirea contractelor de
furnizare, servicii sau lucrări;
o Textul apelurilor de proiecte pentru Programul RO10;
o Ghidurile solicitantului pentru apelurile de proiecte în cadrul Programului
RO10;
o Alte reglementări/instrucţiuni aplicabile, inclusiv instrucţiuni de la Ministerul
Fondurilor Europene, Ministerul Finanţelor Publice etc, în funcţie de specificul
entităţilor implicate în derularea proiectului.

2. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedură:

Cheltuieli efectuate de către PP şi partenerii acestora/Beneficiari, după caz,
aferente proiectului aprobat în cadrul Mecanismului SEE, care pot fi finanţate
Cheltuieli eligibile atât din grant, cât şi din cofinanţarea publică/cofinanţarea privată, potrivit
regulilor de eligibilitate a cheltuielilor stabilite în Regulamentul SEE, legislaţia
aplicabilă, şi procedurile aplicabile programului.
Cheltuielile menţionate la art. 7.6, alin. (2), literele a) – h) din cadrul
Cheltuieli neeligibile
Regulamentului SEE.
Sumă asigurată în bugetele OP pentru PP, corespunzătoare valorii totale a
Cofinanţare publică costurilor eligibile de program, stabilită conform acordurilor de program şi
prevăzută în contractul de finanţare a proiectului.
Sumele asigurate de către PP şi partenerii acestora, alţii decât instituţiile publice/
Cofinanţare privată organisme de inters public, pentru implementarea proiectelor, reprezentând
sume aferente cheltuielilor eligibile.
Contract de finanţare Acord încheiat între OP şi PP/Beneficiari care reglementează implementarea unui
a proiectului/Contract proiect/unor activităţi cu stabilirea drepturilor şi obligaţiilor părţilor.
Durată de Perioada cuprinsă între data semnării contractului de finanţare şi data finalizării
implementare a ultimei activităţi prevăzute în cadrul proiectului, dar care nu poate depăşi 30
proiectului aprilie 2016 (sau altă dată ulterioară stabilită de donatori).
EM Echipa de management
EI Echipa de Implementare
Sumă finanţată din fonduri externe nerambursabile, acordată proiectului, de
Grant
către Statele Donatoare, prin Mecanismul Financiar SEE, în cadrul programului.
Entitate publică sau privată, comercială sau necomercială, organizaţii
Operator de Program neguvernamentale având responsabilitatea pentru pregătirea şi implementarea
(OP) unui program şi de asemenea, pentru managementul financiar al programului.
Pentru Programul RO10 – CORAI, FRDS este OP.
Persoană juridică publică sau privată, înregistrată fiscal în România, care
Promotor de Proiect semnează contractul de finanţare a proiectului în calitate de beneficiar al
(PP) finanţării nerambursabile şi îşi asumă pe deplin responsabilitatea legală privind
gestionarea cofinanţării publice şi a grantului (asistenţa externă nerambursabilă

3
 primită în cadrul Mecanismului Financiar SEE), precum şi pentru implementarea
proiectului.
Structura prin care se stabileşte o strategie de dezvoltare cu un set de măsuri
Program care se realizează prin intermediul proiectelor cu ajutorul Mecanismului Financiar
SEE 2009-2014.
O serie de activităţi economice indivizibile cu obiective identificate şi specifice
programului în care se încadrează, stabilite pentru producerea unui anumit
Proiect
rezultat, într-o anumită perioadă de timp, selectat de către OP pentru a fi
finanţat.
RI Raport Intermediar
RF Raport Final
RIf Raport Intermediar – secţiunea financiară
RFf Raport Final – secţiunea financiară

3. Pentru proiectele finanţate în cadrul apelurilor LOCAL, SINERGII – copii aflaţi în situaţii de
risc, SINERGII – tineri aflaţi în situaţii de risc, COERENT şi proiectul PREDEFINIT, OP
eliberează PP grantul proiectului/finanţarea nerambursabilă a proiectului (grantul SEE şi
cofinanţarea publică de la bugetul de stat) pentru implementarea proiectului, pe principiul
prefinanţării.
3.1. După semnarea contractului de finanţare cu OP, PP primeşte avansul, în cuantumul
specificat în contractul de finanţare, în baza Cererii de plată pentru avans. Ulterior, pe
perioada implementării, PP transmite Cererile de plată însoţite de Rapoarte Intermediare,
respectiv Raportul Final şi documentele suport, conform termenelor menţionate în contractul
de finanţare.
3.2. Sumele aferente grantului proiectului/finanţării nerambursabile reprezentând avansul,
plăţile intermediare şi plata soldului final se vor efectua de OP în contul/conturile PP deschise
exclusiv proiectului din cadrul Programului RO10, cont/conturi menţionat/e în contractul de
finanţare (Fişa proiectului).
3.3. Pentru entităţile publice, plăţile/cheltuielile pentru grantul SEE şi cofinanţarea publică de
la bugetul de stat se vor efectua de PP/Parteneri din conturile de cheltuieli corespondente ale
conturilor de venituri, conturi deschise potrivit OUG. nr. 23/2013 şi OMFP nr. 1683/2013
pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor OUG nr. 23/2013. Aceste conturi de
cheltuieli vor fi transmise de PP, atât pentru PP, cât şi pentru Parteneri către OP printr-o
notificare semnată de reprezentantul legal al PP/Parteneri, în termen de 5 zile lucrătoare de
la deschiderea acestora.
3.4. Pe documentele justificative ale PP/Partenerilor (facturi, state de plată, bonuri fiscale,
ordine de plata, extrase de cont, alte documente de decontare şi de plată, inclusiv contracte
cu furnizorii de bunuri, prestatorii de servicii, angajatori, constructor) se vor înscrie conturile
de cheltuieli.
4. Verificarea Cererii de plată şi a RI/RF la nivelul OP se realizează în două etape: prima şi a
doua verificare, în conformitate cu prevederile Acordului de program.

4
Verificările vizează, în principal, fără a se limita la cele de mai jos, în funcţie de natura şi
specificul activităţilor şi cheltuielilor aferente fiecărui proiect:
a) existenţa şi conformitatea documentelor aferente RI/RF conform solicitării OP şi a
Cererii de plată;
b) îndeplinirea obiectivelor;
c) progresul valorilor indicatorilor raportaţi;
d) efectivitatea şi conformitatea cheltuielilor efectuate în raport cu progresul activităţilor
proiectului (activităţile s-au derulat în realitate, bunurile au fost recepţionate şi acolo
unde este cazul puse în funcţiune, serviciile prestate/furnizate, lucrările executate,
instruirile au fost realizate etc);
e) eligibilitatea cheltuielilor efectuate în raport cu bugetul aprobat al proiectului (ultima
versiune aprobată de OP);
f) raportul de audit întocmit şi certificat de auditorul independent şi autorizat al
proiectului pentru perioada de raportare, care indică faptul că au fost efectuate cheltuieli
eligibile; auditorul proiectului va fi selectat potrivit Hotărârii CAFR nr. 5/2014; auditorul
va întocmi raportul de audit după verificarea tuturor documentelor justificative şi a
Raportului Intermediar - secţiunea financiară;
g) rapoartele de audit întocmite de alte entităţi cu atribuţii în domeniu, dacă e cazul,
indică faptul că verificările efectuate nu conduc la declararea ca neeligibile a unor
cheltuieli şi că recomandările făcute anterior de auditori au fost îndeplinite;
h) cheltuielile estimate pentru următoarea perioadă de raportare potrivit Listei
cheltuielilor propuse din grant pentru următoarea perioadă de raportare sunt eligibile şi
corespund activităţilor proiectului;
i) respectarea procedurilor de achiziţii potrivit Raportului privind achiziţiile întocmit de
PP/P şi verificării efectuate de expertul de achiziţii al OP;
j) documentele justificative potrivit Listei cheltuielilor efectuate din grant pentru perioada
de raportare confirmă eligibilitatea cheltuielilor (nu se aplică în cazul avansului);
k) modificările proiectului (aprobate de OP) au fost puse în practică;
l) modul de funcţionare a parteneriatului;
m) îndeplinirea condiţiilor/măsurilor/recomandărilor stabilite în RI anterior, dacă este
cazul;
n) măsurile de management al riscului.

5. Pentru stabilirea sumei ce urmează a fi plătită, OP ia în considerare şi suma disponibilă la

nivelul proiectului (soldul din contul/conturile grantului proiectului, respectiv grantul SEE şi
cofinanţarea publică de la bugetul de stat), precum şi alte situaţii după caz, cu respectarea
Regulamentului SEE şi a legislaţiei aplicabile (de ex., cheltuielile neeligibile raportate de PP şi
identificate de OP înainte de autorizare se deduc din cererea de plată aferentă RIf/RFf şi
diminuează corespunzător grantul proiectului).
Pentru verificarea achiziţiilor, PP/P trimite documentele privind achiziţiile la OP, după
atribuirea contractului/comenzii, finalizarea achiziţiei (acolo unde nu se încheie
contract/comandă) fără a aştepta termenul de depunere a RI/RF menţionat în contractul de
finanţare.

5
6. În urma verificărilor RIf/RFf, a Cererii de plată şi a documentelor justificative primite de
către OP, OP poate solicita PP clarificări/ajustări/completări/corectări/alte situaţii, prin
transmiterea unei Note de clarificare, cu menţionarea termenului pentru primirea acestora.
7. În cazul în care în urma clarificărilor solicitate, PP emite un alt RI/RF, o altă Cerere de plată,
la iniţiativa acestuia sau la solicitarea OP, termenul prevăzut pentru efectuarea verificării se
resetează (cererea iniţială se consideră respinsă).

Capitolul II. Cheltuielile proiectelor

A. Cheltuielile proiectului sunt directe şi indirecte.
1. Tipurile de cheltuieli eligibile sunt definite în ghidurile pentru aplicanţi, specific fiecărei
runde de competiţie.
2. Cheltuielile directe eligibile ale proiectului sunt acele cheltuieli care sunt identificate de PP
şi/sau partenerii de proiect, în conformitate cu principiile contabile şi regulile uzuale interne,
ca specifice şi legate direct de implementarea proiectului, cu condiţia ca acestea să
îndeplinească cerinţele de la art. 7.3 al Regulamentului SEE.
3. Cheltuielile indirecte eligibile ale proiectului sunt cheltuielile care nu pot fi identificate de
PP şi/ sau Partenerii de proiect ca fiind direct atribuite proiectului, dar care sunt în legătură cu
proiectul. Ele trebuie să reprezinte o cotă proporţională din totalul costurilor administrative
ale PP sau partenerului de proiect şi pot fi identificate în conformitate cu metodele stipulate
la art. 7.4, alin. (1), lit a şi b al Regulamentului SEE.
4. Metoda de calcul a plăţilor indirecte şi valoarea maximă a acestora pentru PP a fost
stabilită în contractul de finanţare al proiectului, Anexa 2. De asemenea, metoda de calcul a
plăţilor indirecte ale unui partener de proiect este stipulată în acordul de parteneriat încheiat
între PP şi partenerul/ii de proiect.
B. Cheltuieli neeligibile
1. Cheltuielile neeligibile sunt menţionate la art. 7.6 din Regulamentul SEE şi în contractul de
finanţare.
2. Toate costurile/cheltuielile neeligibile vor fi suportate de către PP şi/sau Partenerul/ii
acestuia, dacă este cazul.
3. Cheltuielile efectuate în cadrul proiectului vor fi declarate neeligibile dacă PP, respectiv
Partenerul/Partenerii nu le justifică cu documente potrivit legislaţiei aplicabile, dacă
documentele justificative nu sunt corect întocmite, potrivit fiecărei situaţii în parte.

Capitolul III. Eligibilitatea cheltuielilor

1. Cheltuielile eligibile sunt cele efectuate de către PP şi/sau Partenerul/ii de proiect pentru şi
în cadrul Proiectului, şi care:

6
 a) îndeplinesc criteriile stabilite la articolul 7.2 din Regulament şi care se încadrează în
categoriile şi condiţiile pentru cheltuielile eligibile directe, prevăzute la articolul 7.3 din
Regulament, precum şi în categoriile costurilor indirecte, în conformitate cu articolul 7.4
din Regulament;
b) respectă prevederile OUG nr. 23/2013 şi Normele de aplicare ale acesteia;
c) respectă instrucţiunile emise de OP sau organismele abilitate în interpretarea şi
detalierea prevederilor Regulamentului;
d) respectă legislaţia aplicabilă.
2. Cheltuielile eligibile trebuie să îndeplinească următoarele criterii:
a) sunt efectuate în perioada de eligibilitate a Proiectului aşa cum este prevăzut la
Capitolul 2 din Contractul de finanţare;
b) corespund obiectului Contractului şi sunt menţionate în bugetul Proiectului;
c) sunt proporţionale şi necesare pentru implementarea Proiectului;
d) sunt folosite exclusiv în scopul realizării obiectivelor Proiectului şi pentru producerea
rezultatelor aşteptate, în concordanţă cu principiile economiei, eficienţei şi eficacităţii;
e) sunt identificabile şi verificabile, în special prin înregistrarea în registrele contabile ale PP
şi Partenerilor acestuia şi sunt stabilite în conformitate cu normele contabile aplicabile şi în
conformitate cu principiile contabile general acceptate la nivel naţional şi european;
f) sunt conforme cu cerinţele legislaţiei fiscale naţionale aplicabile.
3. Cheltuielile se consideră că au fost efectuate atunci când bunurile/serviciile/lucrările au
fost livrate/recepţionate/prestate/executate şi acolo unde este cazul puse în funcţiune, au
fost acceptate de PP, costul/achiziţia a fost facturată şi plătit/ă. În mod excepţional,
cheltuielile privind facturile emise în luna finală de eligibilitate a proiectului, conform
contractului de finanţare pot fi de asemenea considerate ca fiind eligibile dacă cheltuielile
sunt plătite în termen de 30 de zile de la data finală de eligibilitate.
4. În cazul verificării cheltuielilor efectuate de către Partenerii de proiect din Statele
donatoare, un Raport al unui auditor certificat şi independent, specificând că, cheltuielile au
fost efectuate în conformitate cu Regulamentul SEE, legislaţia aplicabilă şi practicile
contabile/de achiziţii ale partenerului de proiect din ţările donatoare sau un Raport financiar
certificat de trezorierul CoE ca partener de proiect (pentru proiectul predefinit) va fi
considerat ca o dovadă suficientă.
5. În cazul în care va exista un partener de proiect din Statele beneficiare ale SEE un Raport al
unui auditor certificat şi independent, specificând că, cheltuielile au fost efectuate în
conformitate cu Regulamentul SEE, legislaţia aplicabilă şi practicile contabile/de achiziţii va fi
considerat ca o dovadă suficientă.
6. Încălcarea regulilor de eligibilitate poate conduce la rezilierea/rezoluţiunea contractului
şi/sau aplicarea de corecţii financiare în conformitate cu prevederile contractului de finanţare,
Regulamentului, legislaţiei aplicabile, precum şi procedurilor, ghidurilor, manualelor şi
instrucţiunilor emise de OP sau organismele abilitate în interpretarea şi detalierea
prevederilor Regulamentului şi legislaţiei aplicabile.

7
Cap. IV Raportarea grantului proiectului/finanţării nerambursabile
1. PP trebuie să furnizeze şi să pună la dispoziţia OP, toate informaţiile, documentele
solicitate în ceea ce priveşte implementarea proiectului şi executarea contractului de
finanţare.
2. OP va reţine, cu titlu de garanţie de bună implementare, o sumă egală cu 10% din fiecare
plată aferentă grantului proiectului/finanţării nerambursabile efectuată către PP. În cazul în
care până la terminarea contractului de finanţare nu se înregistrează nereguli, corecţii
financiare sau încălcări ale contractului, OP va restitui PP suma reţinută cu titlu de garanţie,
după finalizarea proiectului şi aprobarea raportului final, cu ocazia calculării sumelor necesare
pentru plata finală.
3. PP trebuie să întocmească Cererea de plată, RI/RF/Raportul privind activităţile bilaterale
folosind formularele tip elaborate de OP.
4. Pe parcursul executării contractului de finanţare, PP trebuie să trimită la OP următoarele
tipuri de rapoarte:
 Raportul Intermediar (RI)– secţiunea tehnică şi financiară;
 Raportul final (RF) – secţiunea tehnică şi financiară.
5. Rapoartele vor fi întocmite în limba română.
6.Pentru raportarea grantului proiectului/finanţării nerambursabile sunt necesare
următoarele documente:
A. Lista documentelor suport (OPIS-ul documentelor);
B. Cererea de plată care trebuie să aibă anexate:
a. Raportul Intermediar/Final – secţiunile tehnică şi financiară;
b. Raportul de audit întocmit de un auditor certificat şi independent;
c. Documentele justificative.

A. DESPRE Lista documentelor suport (OPIS-ul documentelor, secţiunea financiară)

Nr. Documente suport Observaţii
crt.
1. Cerere de plată Model FRDS; un exemplar, semnat, ştampilat, în
original. NU se acceptă corecturi, ştersături, mâzgălituri
2. Raport Intermediar/Final - Model FRDS; un exemplar, semnat, ştampilat, în
secţiunea financiară RIf/RFf original.
NU se acceptă corecturi, ştersături, mâzgălituri.
Pentru completarea Raportului se vor avea în vedere
instrucţiunile privind întocmirea Raportului
Intermediar/Final – secţiunea financiară (Anexa 1).
3. Raport auditor independent şi a) Un raport al unui auditor certificat şi independent
certificat pentru PP, inclusiv pentru Partenerul/Partenerii români

8
 (din ţară) - un exemplar, semnat şi ştampilat, în
original.

Pentru selecţia şi contractarea serviciilor unui auditor

financiar independent în vederea verificării legalităţii,
exactităţii şi eligibilităţii cheltuielilor proiectului se va
avea în vedere Hotărârea CAFR nr. 5/2014 privind
aprobarea Protocolului de colaborare nr. 118/EOT/
20.01.2014 între CAFR şi MFE privind organizarea şi
desfăşurarea activităţii de audit financiar pentru
fondurile europene şi alte fonduri nerambursabile de la
alţi donatori, cu modificările şi completările ulterioare.

b) În cazul verificării cheltuielilor efectuate de către

partenerii de proiect din Statele donatoare, un Raport
al unui auditor certificat şi independent, specificând că,
cheltuielile au fost efectuate în conformitate cu
Regulamentul SEE, legislaţia aplicabilă şi practicile
contabile/de achiziţii ale partenerului de proiect din
ţările donatoare sau un Raport financiar certificat de
trezorierul CoE ca partener de proiect (pentru proiectul
predefinit) va fi considerat ca o dovadă suficientă - un
exemplar, semnat şi ştampilat, în original sau în copie
cu următoarea menţiune/ştampilă, în original:
„Conform cu originalul”, data, semnătura
reprezentantului legal sau a persoanei împuternicite
din cadrul organizaţiei beneficiare şi ştampila acesteia.

c) În cazul verificării cheltuielilor efectuate de către

partenerii de proiect din Statele beneficiare SEE, un
Raport al unui auditor certificat şi independent,
specificând că, cheltuielile au fost efectuate în
conformitate cu Regulamentul SEE, legislaţia aplicabilă
şi practicile contabile/de achiziţii ale ţării respective va
fi considerat ca o dovadă suficientă - un exemplar,
semnat şi ştampilat, în original sau în copie şi va avea
următoarea menţiune/ştampilă, în original: „Conform
cu originalul”, data, semnătura reprezentantului legal
sau a persoanei împuternicite din cadrul organizaţiei
beneficiare şi ştampila acesteia.
4. Copii după documentele PP/Partenerul/Partenerii va/vor prezenta toate
justificative ale cheltuielilor documentele justificative.
efectuate şi raportate De ex., Factura, Factura fiscală, Bonul fiscal, Chitanţa,
(documente de decontare şi de Statul de plată, alt document de decontare şi Extrasul
plată), conform legislaţiei de cont, alt document de plată.
aplicabile Se va anexa şi balanţa contabilă/balanta de verificare
(sau un extras al balanţei) în care să apară toate
operaţiunile grantului proiectului/finanţarea

9
 nerambursabilă adică veniturile şi cheltuielile
proiectului/aplicaţiei, pentru entităţile private,
respectiv grantul SEE şi cofinanţarea publică de la
bugetul de stat, pentru entităţile publice.
Inregistrările contabile din balanţa PP, şi dacă e cazul a
Partenerului naţional/Partenerilor naţionali au
codificaţia/analiticul pentru Mecanismul Financiar al
SEE, respectiv „SEE”.
5. Copii după documentele De ex., contracte/comenzi.
suport
6. Alte documente/materiale De ex., minute ale întâlnirilor, liste ale participanţilor la
relevante întâlniri/seminarii (durata de desfăşurare, cu
semnăturile participanţilor, date de contact – nr. de
telefon, email), alte documente în funcţie de tipul
cheltuielii.

1. OPIS-ul documentelor se întocmeşte într-un exemplar, în original, se semnează de

reprezentantul legal al PP/Beneficiarului sau în cazuri justificate (deci este indicat să nu apară
modificări de la un RI la altul) o persoană împuternicită din cadrul PP/Beneficiarului. În
această situaţie se prezintă împuternicirea pentru activităţile/operaţiunile proiectului/
aplicaţiei, în original, semnată de reprezentantul legal al PP/Beneficiarului şi se ştampilează de
PP/Beneficiar.
2. Documentele suport [documentele justificative, adică documentele de decontare (de ex.,
factura, factura fiscală, statul de plată, chitanţa, bonul fiscal, Procesul-Verbal de recepţie,
Procesul-Verbal de recepţie şi punere în funcţiune, Proces-Verbal de recepţie la terminarea
lucrărilor etc) şi celelalte documente (de ex., contract, comandă, declaraţii, Procese-Verbale
ale întâlnirilor cu beneficiarii etc)], se vor numerota de PP (se va numerota fiecare pagină,
numărul de pagini de la ... – până la ... fiind trecute în OPIS). Copiile documentelor
justificative trebuie să fie lizibile şi să conţină toate informaţiile documentului original. Nu
se acceptă documente justificative pe care există ştersături, text acoperit sau ilizibil.
3. Documentele justificative pentru grantul proiectului se vor anexa pe linii bugetare (de ex.,
Resurse Umane, Costuri de deplasare pentru personal şi voluntari, Materiale consumabile,
Costuri pentru investiţii, Alte costuri legate de furnizarea serviciilor către beneficiari,
Comunicarea şi promovarea proiectului, Activităţi bilaterale, Alte activităţi subcontractate,
Costuri indirecte) în ordinea cronologică a efectuării plăţilor, aşa cum sunt înscrise în Lista
cheltuielilor efectuate din grantul proiectului pentru perioada de raportare şi având
menţionată în partea de sus, lizibil, linia bugetară şi sublinia bugetară, din care s-a făcut
decontarea/plata.
În cazul în care o cheltuială nu a fost cuprinsă în prezentul RIf de către PP poate fi raportată
în următorul RIf, fiind prima cheltuială înregistrată în cadrul liniei bugetare, dacă cheltuiala
este eligibilă, conform Regulamentului Mecanismului Financiar al SEE şi legislaţiei aplicabile, şi
se încadrează în linia/liniile bugetară/e, conform bugetului proiectului aprobat de OP. Pe
copia documentelor se va face precizarea „plata neraportată în RI anterior”.

10
4. Documentele justificative pentru Cofinanţarea privată în bani a proiectului se vor anexa
pe linii bugetare (de ex., Resurse Umane ...) în ordinea cronologică a efectuării plăţilor, aşa
cum sunt înscrise în Lista cheltuielilor efectuate din cofinanţarea privată în bani pentru
perioada de raportare şi având menţionată în partea de sus, lizibil, linia bugetară şi sublinia
bugetară, din care s-a făcut decontarea/plata.
Documentele justificative aferente cofinanţării private vor fi transmise într-un dosar separat
de documente justificative ale grantului proiectului, pe copertă/prima pagină să se scrie
„Documente justificative aferente cofinanţării private”.
Documentele justificative aferente cofinanţării private, dacă aceasta este în bani şi în muncă
voluntară se prezintă separat respectiv documentele justificative pentru cofinanţarea în bani
se transmit separat de documentele justificative aferente cofinanţării private în muncă
voluntară.
5. Documentele justificative trebuie să aibă datele de identificare corecte şi complete,
informaţii privind suma de plată, calcule, semnături, ştampile, atât pentru
PP/Partener/Parteneri/Beneficiar, cât şi pentru furnizori/ contractori/angajaţi.
6. Pe documentele justificative emise de către furnizori/prestatori/angajatori pe numele PP se
va înscrie numele, datele de identificare corecte potrivit documentelor oficiale şi
contul/conturile de cheltuieli ale proiectului din cadrul SEE, dacă cheltuielile au fost efectuate
de PP, din bugetul proiectului alocat PP. Dacă cheltuielile au fost efectuate de
Partener/Parteneri, din bugetul proiectului alocat Partenerului/Partenerilor pe documentele
justificative se va înscrie numele, datele de identificare corecte potrivit documentelor oficiale
şi contul/conturile de cheltuieli ale proiectului din cadrul SEE.
7. Documentele de decontare originale (de ex., factura, statul de plată, bonul fiscal, alte
documente) trebuie să conţină în plus următoarele menţiuni/ştampile:
a. „Finanţat din Mecanismul SEE 2009-2014” cod proiect PEL.../PEC.../PET .../PEH ...;
b. „Certific realitatea, regularitatea şi legalitatea”;
c. „Bun de plată pentru suma de .....”, numele şi prenumele în clar, semnătura persoanei
responsabile din cadrul PP/Beneficiarului/Partenerului de proiect naţional şi ştampila
acestuia, în original.
Menţiunile/ştampilele „Certific realitatea, regularitatea şi legalitatea” şi „Bun de plată pentru
suma de .....”, se aplică de persoanele responsabile la nivelul PP/P, cu respectarea principiilor
separării funcţiilor, conflictului de interse şi incompatibilităţii pentru proiectul finanţat prin
intermediul Mecanismului Financiar SEE.
Menţiunea „Finanţat din Mecanismul SEE 2009-2014” însoţită de codul proiectului
PEL.../PEC.../PET .../PEH ... se poate scrie şi de mână.
8. O copie a documentelor de decontare cu menţiunile/ştampilele enumerate la pct. 7 trebuie
să aibă în original, următoarele elemente:
o menţiunea/ştampila „conform cu originalul”;
o numele şi prenumele, în clar a reprezentantului legal al PP/Beneficiarului sau a
persoanei împuternicite din cadrul PP/Beneficiarului;

11
 o semnătura reprezentantului legal al PP/Beneficiarului sau a persoanei împuternicite
din cadrul PP/Beneficiarului;
o ştampila PP/Beneficiarului/Partenerului de proiect naţional.

9. Exemple de documente justificative, pe tipuri de cheltuieli:

Număr şi Denumire Linie Tipuri de cheltuieli Documente justificative - EXEMPLE
bugetară
A. Costuri eligibile directe
Linia bugetară nr. 1 Salariu Contract de muncă pe perioadă
„Resurse umane” determinată/Decizie a ordonatorului de
credite/Decizie de desemnare în proiect
[Contractul de muncă pe perioadă
determinată sau dacă e cazul, alt document
(de ex. Decizia primarului/ordonatorului de
credite etc). Se transmite la primul RIf, şi
ulterior, dacă apar modificări].
Fişa de post trebuie să reflecte
corespunzător activităţile prestate în cadrul
proiectului.
Raport de activitate [(se întocmeşte lunar
şi se menţionează numărul de ore lucrate
(Deci, într-o notă a raportului se face
menţiunea: nr. h/zi x nr. zile
lucrătoare/lună = nr. h lucrate/lună)].
Raportul, în original, trebuie să aibă avizul
coordonatorului de proiect.
Stat de plată
Extras/e de cont
Linia bugetară nr. 2 Diurnă3 Ordin de deplasare
„Costuri de deplasare
Extras/e de cont
pentru personal&voluntari”
Cazare4, inclusiv Factura, Lista cu participanţii (pentru
taxele locale grupuri, respectiv pentru mai mult de patru
persoane), durata, tariful/persoană şi
scopul, inclusiv contract/comandă, dacă e
cazul

3 Pentru entităţile publice şi private, decontarea transportului, cazării şi diurnei, extern şi intern, se face cu respectarea
prevederilor H.G. nr. 518/1995, actualizată şi a H.G. nr. 1860/2006, actualizată. În plus, Recomandarea emisă de Ministerul
Fondurilor Europene – Direcţia Generală Mecanisme şi Instrumente Financiare Nerambursabile nr. 768/07.08.2013 privind
justificarea cheltuielilor de acest tip face referire doar la actele normative anterior menţionate.
4 Pentru entităţile publice şi private, extern şi intern, decontarea transportului, cazării şi diurnei se face cu respectarea

prevederilor H.G. nr. 518/1995, actualizată şi a H.G. nr. 1860/2006, actualizată.

12
 Bon fiscal/Chitanţă şi Extras/e de cont/Alt
document de plată
Transport5 Ordin de deplasare, inclusiv
contract/comandă, dacă e cazul
Biletul de tren, biletul de autobuz, orice alt
mijloc de transport în comun, bonul fiscal
pentru combustibil în cazul utilizării
autoturismului personal
Extras/e de cont/Alt document de plată
Linia bugetară nr. 3 Materiale Factură/Factură fiscală, inclusiv
„Materiale consumabile” consumabile contract/comandă, dacă e cazul
Documente pentru gestiunea materialelor
consumabile (NIR, Fişă de magazie, Bon de
consum)
Extras/e de cont
Linia bugetară nr. 4 Echipamente Factură/Factură fiscală, inclusiv
„Costuri pentru investiţii” contract/comandă, dacă e cazul
Documente pentru recepţia/recepţia şi
punerea în funcţiune:
Proces-Verbal de recepţie a
echipamentelor sau
Proces-Verbal de recepţie şi punere în
funcţiune a echipamentelor sau
Fişa mijlocului fix (numai pentru cheltuielile
cu amortizarea). Atentie !!! Trebuie să se
respecte principiul evitării dublei finanţări.
Extras/e de cont
Lucrări de construcţii Situaţiile de plată pentru lucrările
executate, inclusiv centralizatorul trebuie
(firma de construcţii)
să fie datate, semnate şi ştampilate de
ordonatorul de credite/reprezentantul
legal al PP, constructor şi dirigintele de
şantier
Factură/Factură fiscală
Proces-Verbal de recepţie la terminarea
lucrărilor înainte de întocmirea RFf

5 Pentru entităţile publice şi private, extern şi intern, decontarea transportului, cazării şi diurnei se face cu respectarea
prevederilor H.G. nr. 518/1995, actualizată şi a H.G. nr. 1860/2006, actualizată.

13
 Extras/e de cont
Linia bugetară nr. 5: „Alte Hrană pentru Factură/Factură fiscală, inclusiv
costuri legate de furnizarea beneficiari contract/comandă, dacă e cazul
serviciilor sociale către
NIR, Listă/Proces-verbal pentru darea în
beneficiari”
consum/Alt document
Extras/e de cont
Multiplicare de Factură/Factură fiscală, inclusiv
materiale contract/comandă, dacă e cazul
Extras/e de cont
Linia bugetară nr. 6: Comunicarea şi Factură/Factură fiscală, inclusiv
„Comunicarea şi promovarea contract/comandă, dacă e cazul
promovarea proiectului” proiectului
Lista de distribuire a materialelor, Proces-
Verbal de predare-primire, Liste cu
participanţii la evenimente, Rapoarte, alte
documente în funcţie de tipul activităţii
Extras/e de cont
Linia bugetară nr. 7: Activităţile bilaterale Factură/Factură fiscală/Bilete de
„Activităţi bilaterale” călătorie/Odin de deplasare, inclusiv
contract/comandă, dacă e cazul
Extras/e de cont
sau Raport de audit (pentru Partenerii din
Statele donatoare sau Partenerii din
Statele SEE)
Linia bugetară nr. 8: „Alte Instruire/Cursuri de Liste cu prezenţa la cursuri, Rapoarte
activităţi subcontractate” formare pentru consultanţă, Rapoarte pentru
instruire, alte documente, inclusiv
contract/comandă, dacă e cazul
Factură/Factură fiscală
Extras/e de cont
Servicii de audit Raport/Proces-Verbal pentru serviciu de
naţional audit, inclusiv contract/comandă, dacă e
cazul
Factură/Factură fiscală
Extras/e de cont
B. Costuri eligibile Costuri eligibile Documente conform metodei costurilor
indirecte indirecte, conform indirecte pentru care a optat PP
bugetului Atentie !!! Trebuie să se respecte principiul
proiectului evitării dublei finanţări.

14
 C. Costuri neprevăzute Costuri Aprobarea OP pentru utilizarea sumelor
neprevăzute6

Atribuţiile/responsabilităţile din Fişele de post trebuie să fie în corelaţie cu obiectivele

individuale ale persoanelor implicate în derularea proiectului, cu fondul de timp alocat şi cu
activităţile proiectului, astfel încât Fişele de post să constituie o bază corectă şi completă
pentru raportarea activităţii fiecărui angajat al echipei de management/echipei de
implementare, ţinându-se cont totodată de respectarea legislaţiei aplicabile, a principiului
separării atribuţiilor şi de limitele de competenţă pentru atribuţiile repartizate.
De asemenea, se vor respecta principiile conflictului de interese şi transparenţei privind
incompatibilitatea.

Statul de plată se va întocmi special (separat) pentru membrii echipei de proiect conform
timpului efectiv lucrat în cadrul proiectului. Astfel se va întocmi un Stat de plată pentru Echipa
de Management (EM) şi un Stat de plată pentru Echipa de Implementare (EI), astfel încât să se
poată urmări decontarea, dar şi încadrarea în buget la linia Resurse Umane (EM şi EI). De
asemenea, pe Statul de plata la EM şi pe Statul de plată la EI, se vor calcula şi contribuţiile
aferente fondului de salarii datorate de Angajator (PP/Parteneri).
La Ghid este anexat un Model al Statului de plată pentru personalul plătit conform Legii nr.
284/2010, actualizat (Anexa 2a) şi un Model al Statului de plată pentru personalul plătit
conform Codului Muncii (Anexa 2b). Modelele se vor adapta în funcţie de situaţia
angajatului/angajaţilor la nivelul proiectului.

Pentru eficientizarea activităţii de raportare (reducerea consumului de hârtie, tonner, timp

alocat pentru multiplicare de către PP/Parteneri, dar şi probabilitatea ca un extras sau extrase
de cont să nu fie anexate Raportului datorită numărului mare de documente) se solicită
anexarea la RIf/RFf a extrasului/extraselor de cont cumulate (pentru perioada raportată). În
anumite situaţii (de ex., o cheltuială din perioada anterioară raportată în prezentul RI), se va
anexa doar copie a extrasului/extraselor de cont care reflectează cheltuiala respectivă.

6Costurile neprevăzute se cheltuie şi se justifică cu documente potrivit legislaţiei aplicabile pe baza solicitării scrise a PP şi
după aprobarea scrisă de către OP.

15
În funcţie de specificul proiectului şi de situaţia existentă la un anumit moment, OP poate
solicita PP şi alte documente justificative.

a. Despre Factura/Factura fiscală

Elemente obligatorii pentru factură/factura fiscală:
 numărul de ordine, în baza uneia sau mai multor serii, care identifică factura în mod
unic;
 data emiterii facturii;
 data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile/executate lucrările;
 datele firmei care emite factura/factura fiscală: nume, adresa, codul de înregistrare
fiscală, codul/codurile IBAN (datele furnizorului trebuie să se fie aceleaşi cu cele din
contract/comandă, acolo unde s-a întocmit acest document);
 datele beneficiarului bunurilor/echipamentelor/serviciilor/lucrărilor (PP/Partenerul/
Partenerii): nume, adresa, codul de înregistrare fiscală, codul/codurile IBAN (conturile
de cheltuieli);
 date despre bunurile/echipamentele sau serviciile livrate: denumire, cantitate, preţul
unitar;
 valoarea bunurilor/serviciilor/lucrărilor executate fără TVA, valoarea TVA şi valoarea
totală;
 semnătura şi ştampila furnizorului.

Pe facturi trebuie să se regăsească datele de identificare corecte, atât ale furnizorului, cât şi
ale cumpărătorului, TVA-ul să fie calculat corect şi pentru fiecare articol (dacă pe factură sunt
înscrise mai multe articole/bunuri/materiale consumabile etc), calculul matematic al facturii
să fie corect, să aibă semnături, ştampila furnizorului etc.
Înainte de acceptarea facturii, contabilul proiectului trebuie să verifice elementele obligatorii
ale acesteia.
Potrivit Legii contabilităţi (Legea nr. 82/1991, republicată), facturile trebuie să fie arhivate,
odată cu celelalte documente justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea
financiară, timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul
căruia au fost întocmite.
Alte aspecte sunt reglementate de legislaţia aplicabilă.

16
b. Despre ordonarea documentelor justificative de către PP în ordine cronologică
În continuare sunt redate câteva exemple privind ordonarea cronologică a documentelor, de
către PP. Documentele pentru perioada de raportare vor fi ordonate pe linii bugetare,
cronologic conform Listei cheltuielilor efectuate din grant pentru perioada de raportare, după
data efectuării plăţii şi vor fi transmise la OP împreună cu RIf/RFf şi Cererea de plată.
b1) Exemplu pentru ordonarea cronologică a documentelor privind decontarea salariului
coordonatorului de proiect:
Nr. Număr pagini Observaţii
Elemente de verificat
crt. [de la … - până la …] (dacă e cazul)
1. Extrasul/extrasele de cont
2. Statul de plată al EM
3. Raportul de activitate
Contractul de muncă pe perioadă
4. determinată/Decizie (se transmite la primul RIf, şi
ulterior, dacă apar modificări)

Notă: Pentru Raportul Intermediar/Final, extrasele de cont privind grantul SEE (85%) şi cofinanţarea
publică de la bugetul de stat (15%) vor fi solicitate de PP/P către Trezorerie (cazul entităţilor publice)
pentru perioada de raportare.
Pentru Raportul Intermediar/Final, extrasul de cont privind grantul proiectului va fi solicitat de PP/P
către Banca comerciala (cazul entităţilor private, dacă acestea optează pentru a deschide contul la o
bancă comercială) pentru perioada de raportare.
Deci, în cazul entităţilor publice, pentru grantul proiectului, ca şi document justificativ privind plăţile
prin trezorerie, la nivelul PP/Partenerilor de ex., se vor anexa două extrase de cont pentru toată
perioada de raportare:
 un extras de cont pentru grantul SEE (85%), şi
 un extras de cont pentru cofinanţarea publică de la bugetul de stat (15%).
În cazul entităţilor private, pentru grantul proiectului, ca şi document justificativ privind plăţile prin
bancă, la nivelul PP/Partenerilor, de ex., se va anexa un extras de cont pentru toată perioada de
raportare.
În ambele situaţii, extrasul/extrasele de cont se depun, în copie, într-un singur exemplar pentru
PP/Parteneri.
b2) Exemplu pentru ordonarea cronologică a documentelor privind decontarea cheltuielilor
de transport (personal şi voluntari):
Nr. Număr pagini
Elemente de verificat Observaţii
crt. [de la … - până la …]
Extrasul/extrasele de cont (a se vedea Nota de la
1.
punctul b1)
Biletul de tren, biletul de autobuz, orice alt mijloc
de transport în comun, bonul fiscal pentru
2.
combustibil în cazul utilizării autoturismului
personal

17
 3. Ordinul de deplasare

b3) Exemplu pentru ordonarea cronologică a documentelor privind decontarea cheltuielilor

cu materialele consumabile:
Nr. Număr pagini
Elemente de verificat Observaţii
crt. [de la … - până la …]
Extrasul/extrasele de cont (a se vedea Nota de la
1.
punctul b1)
Documentele de gestiune: NIR-ul, Fişa de magazie,
2.
Bonul de consum
3. Factura/factura fiscală
Contractul/comanda, dacă e cazul (se transmite la
4. primul RIf, şi ulterior, dacă apar modificări)

b4) Exemplu pentru ordonarea cronologică a documentelor privind achiziţia de echipamente

(de ex. calculatoare):
Nr. Număr pagini
Elemente de verificat Observaţii
crt. [de la … - până la …]
Extrasul/extrasele de cont (a se vedea Nota de la
1.
punctul b1)
2. Procesul-verbal de recepţie şi punere în funcţiune
3. Factura/factura fiscală;
Contractul/comanda, dacă e cazul (se transmite la
4. primul RIf, şi ulterior, dacă apar modificări).

b5) Exemplu pentru ordonarea cronologică a documentelor privind decontarea lucrărilor

realizate de firma de construcţii:
Nr. Număr pagini
Elemente de verificat Observaţii
crt. [de la … - până la …]
Extrasul/extrasele de cont (a se vedea Nota de la
1.
punctul b1)
Procesul-verbal de recepţie la terminarea lucrărilor
2.
(cel târziu înainte de întocmirea RFf)
3. Factura/factura fiscală
Centralizatorul Situaţiilor de plată/de lucrări,
inclusiv Situaţiile de plată/de lucrări, semnate şi
ştampilate de constructor, verificate, semnate şi
4.
ştampilate de dirigintele de şantier, semnată de
reprezentantul legal al PP şi ştampilată de PP, cu
număr de înregistrare şi dată de la PP
5. Autorizaţia de construire
Contractul încheiat între PP şi firma de construcţii
6.
(se transmite la primul RIf, şi ulterior, dacă apar

18
 modificări)

b6) Exemplu pentru ordonarea cronologică a documentelor privind decontarea cheltuielilor

privind hrana pentru beneficiari:
Nr. Număr pagini
Elemente de verificat Observaţii
crt. [de la … - până la …]
Extrasul/extrasele de cont (a se vedea Nota de la
1.
punctul b1)
2. NIR, Lista de dare în consum/Proces-verbal
3. Factura/factura fiscală
Contractul/comanda dacă e cazul (se transmite la
4. primul RIf, şi ulterior, dacă apar modificări)

Au fost redate exemple pentru un tip de cheltuială din cadrul fiecărei linii bugetare. Deci, la
fiecare raportare, se vor anexa documentele justificative specifice fiecărei cheltuieli eligibile
a proiectului, conform legislaţiei aplicabile.

B. DESPRE Cererea de plată

1. Cererea de plată se întocmeşte într-un exemplar, în original, se semnează de

reprezentantul legal al PP/Beneficiar sau o persoană împuternicită din cadrul
PP/Beneficiarului (în această situaţie se prezintă împuternicirea, în original, pentru
activităţile/operaţiunile proiectului, semnată de reprezentantul legal al PP/Beneficiarului şi
ştampilată de PP/Beneficiar).
2. Cererea de plată însoţeşte Raportul Intermediar/Final şi documentele suport, inclusiv
documentele justificative.
3. Cererea de plată se depune la sediul OP personal de către PP/Beneficiar sau se transmite
prin poştă (cu confirmare de primire), astfel încât să ajungă la sediul OP din Bucureşti la
termenele stabilite în contractul de finanţare.
4. RI/RF trebuie să fie furnizat, atât în original, cât şi în format electronic. Versiunea
electronică a RI/RF trebuie trimisă pe CD/DVD la OP {în format (.pdf)}, împreună cu Cererea
de plată şi documentele suport, inclusiv documentele justificative.
În format editabil (programul Excel), va fi transmis la OP, RI/RF – secţiunea financiară prin e-
mailul ofiţerului de proiecte alocat de OP.

19
C. DESPRE Raportul Intermediar/Final - secţiunea tehnică şi secţiunea financiară

a. Secţiunea tehnică
Secţiunea tehnică cuprinde:
1. descrierea progresului tehnic, realizarea progresului proiectului şi a valorilor
indicatorilor de rezultat (de ex., activităţile raportate corespund cu cele aprobate,
şi sunt dovezi că s-au derulat în realitate; au fost măsurate rezultatele; au fost
raportate valorile indicatorilor; există progres la nivelul proiectului; relaţiile dintre
parteneri funcţionează conform acordului de parteneriat; a fost mobilizată/
prestată contribuţia privată (după caz);
2. informaţii privind procedurile de achiziţii (existenţa dosarului de achiziţii, avizul
expertului din cadrul OP, existenţa documentelor care dovedesc recepţia
bunurilor/serviciilor/lucrărilor, după caz);
3. informaţii privind legislaţia muncii;
4. informaţii privind protecţia mediului;
5. informaţii privind egalitatea de şanse;
6. informaţii privind conflictul de interese;
7. informaţii privind incluziunea socială;
8. informaţii privind respectarea regulilor şi prevederilor contractuale privind
comunicarea şi promovarea;
9. planificarea şi implementarea activităţilor proiectului, comparativ cu bugetul
aprobat de OP, modificările proiectului (aprobate de OP), îndeplinirea condiţiilor
stabilite în RI anterior, dacă este cazul, şi măsurile de management al riscului.

b. Secţiunea financiară
Secţiunea financiară cuprinde:
1. Listele cheltuielilor efectuate din grantul proiectului pentru perioada de raportare;
2. Listele cheltuielilor propuse din grantul proiectului pentru următoarea perioadă de
raportare;
3. Situaţia privind dobânzile şi comisioanele aferente grantului proiectului;
4. Cheltuielile efectuate privind cofinanţarea privată în bani în perioada de raportare;
5. Situaţia cofinanţării private prestate în muncă voluntară în perioada de raportare;
6. Lista de verificare a conformităţii şi eligibilităţii a RI/RF, întocmită şi semnată de PP, în
original;
7. Raportul de audit întocmit de auditorul proiectului pentru perioada de raportare,
certificat de auditorul independent şi autorizat al proiectului, în original;
8. Rapoartele de audit întocmite de alte entităţi cu atribuţii în domeniu, dacă e cazul, în
copie cu următoarele date în original: menţiunea „conform cu originalul”, data, semnătura
reprezentantului legal şi ştampila PP/P;

20
 9. Documentul care desemnează persoanele responsabile să semneze Cererea de plată,
RI/RF, documentele suport şi specimenele de semnături (de ex., Fişa cu specimene de
semnături eliberată de Trezorerie/Bancă); în cazul în care apar modificări, PP va transmite
la OP Fişa actualizată sau un document oficial, în copie, cu următoarele date în original:
menţiunea „conform cu originalul”, data, semnătura reprezentantului legal şi ştampila PP,
dacă apar modificări. Şi la nivelul Partenerilor, se procedează la fel, cu menţiunea că
informaţiile/documentele vor fi întocmite, semnate, ştampilate de Parteneri şi vor fi
furnizate prin intermediul PP;
10. Documentele justificative (documente de decontare şi documente de plată), ordonate
cronologic, pe linii bugetare, conform datei efectuării plăţilor, din Listele cheltuielilor
efectuate din grant pentru perioada de raportare, cu menţionarea liniei şi a subliniei de
buget; copiile documentelor trebuie să fie lizibile, cu următoarele date în original:
menţiunea „conform cu originalul”, data, semnătura reprezentantului legal şi ştampila
PP/P; dacă e cazul, pe copiile documentelor justificative pot fi făcute de contabilul
proiectului precizări privind situaţie existentă într-un mod clar, concis pentru a facilita
verificarea de către OP (de ex., pe factura pentru calculator în valoare totală de 1.500 lei
se va mentiona plata a 1.000 lei din grantul proiectului şi 500 lei din cofinanţarea privată,
dacă s-a efectuat plata din grantul proiectului în valoare de 1.000 lei şi din cofinanţarea
privată 500 de lei);
11. Lista documentelor suport, inclusiv a documentelor justificative anexate (OPIS),
ordonate în ordine cronologică, conform datei întocmirii, în buget fiind alocată suma de
1.000 lei la grantul proiectului şi 500 lei la cofinanţarea privată;
12. Orice alt document considerat necesar şi solicitat de OP, în funcţie de
specificul/situaţia proiectului.
În Raportul Intermediar/Final al proiectului/Raportul privind activităţile bilaterale - secţiunea
financiară, fiecare plată/cheltuială efectuată va fi înregistrată în Lista cheltuielilor efectuate din
grantul proiectului pentru perioada de raportare/Lista cheltuielilor efectuate, comparativ cu
activităţile şi bugetul proiectului aprobat de OP, conform contractului de finanţare, respectiv
cu activităţile şi bugetul aplicaţiei pentru activităţile bilaterale, conform contractului.

Atenţie !!!
1. Persoanele care au elaborat, avizat, aprobat documentelor financiare, RI/F, precum şi cele
care au înregistrat operaţiunile în sistemul de contabilitate al PP/Partenerului/Partenerilor
poartă întreaga responsabilitate pentru aceste acţiuni.
2. Răspunderea pentru angajarea echipei de proiect, contractarea bunurilor/serviciilor/
lucrărilor, recepţia şi plata acestora revine în sarcina exclusivă a PP/Partenerilor/
Beneficiarului.
3. Depunerea unei Cereri de plată şi a RI/RF de către PP/Beneficiar la OP nu echivalează cu
aprobarea plăţii.

21
4. Plata soldului final/plata finală decontată de OP către PP nu poate să depăşească valoarea
grantului proiectului, stabilită prin contractul de finanţare, chiar dacă totalul
costurilor/cheltuielilor eligibile reale depăşeşte totalul costurilor/cheltuielilor eligibile
propuse.
5. După aprobarea plăţii, OP prin DO informează PP privind suma plătită în baza a RI/RF, a
Cererii de plată şi a documentelor suport.
Astfel, ofiţerul de proiecte/DO notifică PP cu privire la efectuarea plăţii, respectiv avansul,
plăţile intermediare şi plata finală (Notificarea Promotorului de Proiect cu privire la
efectuarea plăţii), în termen de maxim 5 zile calendaristice de la data efectuării plăţii.
6. Bugetul proiectului se modifică conform art. 11.1 al contractului de finanţare încheiat de
OP cu PP. Astfel, PP va întocmi şi transmite un exemplar, în original la OP, al bugetului
proiectului, semnat şi ştampilat, cu data, luna şi anul întocmirii pe prima pagină.
7. Termenul de “zi” reprezintă zi calendaristică dacă nu se specifică altfel în mod distinct.
8. Inainte de transmiterea Raportului Intermediar/Final la OP, PP trebuie să verifice dacă:
a. Există OPIS-ul cu toate documentele;
b. Cererea de plată şi RI/RF sunt în formatul stabilit;
c. Cererea de plată şi RI/RF au toate câmpurile obligatorii completate;
d. Cererea de plată şi RI/RF sunt semnate de persoanele autorizate din cadrul PP şi sunt
ştampilate de PP;
e. Titlul şi codul proiectului din documentele anexate sunt conforme cu cele înscrise în
contractul de finanţare;
f. Numele PP şi codul fiscal ale PP, respectiv Partenerului/Partenerilor, acolo unde e
cazul, din documentele anexate sunt conforme cu cele înscrise în contractul de
finanţare;
g. Banca/Trezoreria şi codul/codurile IBAN ale PP, respectiv Partenerului/Partenerilor,
acolo unde e cazul, pentru grantul SEE şi cofinanţarea publică de la bugetul de stat din
documentele suport sunt conforme cu cele înscrise în contractul de finanţare,
respectiv documentele de înştiinţare trimise OP;
h. Banca/Trezoreria şi codul/codurile IBAN ale PP respectiv Partenerului/Partenerilor,
acolo unde e cazul, pentru cofinanţarea privată în bani din documentele suport sunt
conforme cu cele înscrise în contractul de finanţare/documentele de înştiinţare trimise
OP (numai pentru entităţile private); pentru derularea operaţiunilor privind
cofinanţarea privată se va deschide un cont/subcont, separat/distinct de contul
grantului proiectului;
i. Progresul proiectului respectă graficul Gantt din cererea de finanţare;
j. Activităţile realizate de PP/ Parteneri şi raportate de PP:
j1. Corespund cu activităţile aprobate de OP;
j2. Există documente care demonstrează că activităţile s-au derulat în realitate (de
ex., liste cu semnăturile participanţilor la întâlniri, rapoarte de activitate, minute
etc);

22
 j3. Există documente care demonstrează că rezultatele, indicatorii, impactul,
obiectivele atinse până în prezent la nivelul proiectului sunt conforme cu cele
planificate;
j4. Stadiul raportat al activităţilor se corelează cu datele furnizate în celelalte
documente ataşate (de ex., rapoarte de activitate ale personalului implicat, fişe de
post, pontaje şi alte documente care dovedesc implicarea personalului din echipa
de management şi implementare în activităţi etc.);
k. Membrii echipei de management şi ai echipei de implementare sunt cei desemnaţi în
cererea de finanţare;
l. A fost respectat termenul limită pentru depunerea RI/RF, conform contractului de
finanţare;
m. Suma solicitată potrivit RIf/RFf se încadrează în prevederile contractului de finanţare;
n. Se respectă Acordul de parteneriat;
o. Raportul de audit privind cheltuielile efectuate din grant pentru perioada de raportare
pentru PP şi dacă e cazul pentru Partenerul/Partenerii naţionali, în original este
semnat şi ştampilat de un auditor certificat şi independent; Raportul privind
cheltuielile efectuate de CoE (numai pentru proiectul predefinit) este certificat de
trezorierul CoE;
!!! Pentru CoE nu este necesar a se trimite si documente justificative (Raportul în
original sau în copie este considerat a fi o dovadă suficientă);
p. Raportul privind cheltuielile efectuate din grant (pentru partenerii din Statele
donatoare şi Statele beneficiare SEE) este semnat de un auditor certificat şi
independent (în original sau în copie, cu următoarea menţiune/ştampilă, în original:
„Conform cu originalul”, data, semnătura reprezentantului legal sau a persoanei
împuternicite din cadrul PP şi ştampila PP);
!!! Pentru partenerii din Statele donatoare şi Statele beneficiare SEE nu este necesar a
se trimite si documente justificative (Raportul este considerat a fi o dovadă suficientă);
q. Lista echipamentelor achiziţionate de PP/P (trebuie verificat dacă echipamentele din
listă corespund cu echipamentele din bugetul proiectului aprobat); mijloacele fixe
trebuie sa aibă un număr de inventar; pe echipamentele de natura mijloacelor fixe se
va aplica un autocolant cu sigla granturilor SEE (a se vedea exemplul de la pag. 34 din
Manualul de Comunicare şi Design pentru granturile SEE);
r. Lista materialelor consumabile achiziţionate de PP/P (trebuie verificat dacă
materialele consumabile din listă corespund cu materialele consumabile din bugetul
proiectului aprobat);
s. Lista beneficiarilor pentru hrană (informaţiile din Listă corespund cu cele din
contractul de finanţare - de ex., numărul de beneficiari, numărul de zile şi alte
informaţii relevante);
t. Există documente de gestiune (NIR, Fişă de magazie, Bon de Consum) pentru
materialele consumabile şi sunt întocmite potrivit legislaţiei apliabile;
u. Există Procese-verbale de recepţie, Procese-verbale de recepţie şi punere în funcţiune,
Liste de echipamente, Contracte individuale de muncă pe perioadă determinată
încheiate potrivit Codului Muncii/Decizie ordonator de credite (de ex., pentru EM şi
pentru EI), Contracte/Comenzi pentru furnizorii de bunuri, acolo unde e cazul,

23
 Contract pentru dirigintele de şantier, Contract pentru firma de proiectare, Contract
pentru firma de construcţii, alte contracte/comenzi, Liste cu prezenţa la cursuri,
Proces-Verbal de recepţie a studiilor, Rapoarte de consultanţă, pliante, broşuri, poze
de la eveniment, mostre de materiale publicitare realizate, documente legate de
lansarea proiectului, afişare logo-uri pe obiective rezultate din proiect, minute ale
întâlnirilor, liste ale participanţilor la întâlniri/seminarii (durata de desfăşurare, cu
semnăturile participanţilor, date de contact – nr. de telefon, email) etc;
v. Pentru documentele anexate Cererii de plată (pentru PP/P naţional/i) redactate în alte
limbi există şi o traducere autorizată în limba română (pentru partenerii din Statele
donatoare/partenerii din Statele beneficiare ale Spaţiului Economic European/alte
situaţii);
w. Cheltuielile efectuate în perioada de raportare şi declarate în Raport:
v1.Sunt susţinute de documente suport şi justificative corect întocmite (contracte,
comenzi, state de plată, facturi, ordine de plată, extrase de cont etc);
v2. Se încadrează în bugetul proiectului;
v3. Sunt eligibile, în conformitate cu contractul de finanţare, Regulamentul SEE şi
legislaţia naţională şi corespund cu progresul activităţilor;
v4. Au fost realizate în perioada de raportare a proiectului;
v5. Demonstrează că a fost respectată legislaţia privind taxarea şi legislaţia socială;
v6. Sunt eligibile (conform art 7.2 din Regulament) şi pot fi autorizate.
x. Există documente justificative pentru decontarea cheltuielilor reprezentând diurna,
cazarea şi transportul pentru intern, respectiv extern - entităţi publice şi private (H.G.
nr. 518/1995, actualizată şi a H.G. nr. 1860/2006, actualizată);
y. Pentru cheltuielile aferente unor activităţi subcontractate (de ex., instruire,
studii/evaluări, servicii de consultanţă, traduceri/reproduceri, servicii de audit etc)
există anexate: Lista de prezenţa la cursuri cu semnăturile participanţilor, Lista de
prezenţa la evenimentele de lansare şi închidere a proiectului, poze, inclusiv
semnăturile şi datele de contact ale participanţilor (funcţia, locul de muncă, numărul
de telefon, adresa de email), Proces-Verbal de recepţie a studiilor/evaluărilor, Raport
de consultanţă, Raport pentru instruire etc;
z. Pentru categoriile de cheltuieli de tip seminarii în documentele suport, inclusiv
documentele justificative sunt menţionate tipul de eveniment (de ex., seminar de
instruire formală şi nonformală pentru personal şi voluntari), se menţionează
perioada, locaţia, numărul de participanţi şi scopul;
aa. Pentru echipamentele destinate managementului de proiect există declaraţia din
partea PP privind metoda de calcul a amortizării, valoarea lunară pentru fiecare mijloc
fix (dacă e cazul);
bb. Cheltuielile estimate de către PP pentru următoarea perioadă de raportare sunt
justificate comparativ cu bugetul proiectului aprobat de OP, sunt eligibile potrivit
Regulamentului Mecanismului Financiar SEE şi legislaţiei aplicabile;
cc. Pentru activităţile de informare şi publicitate:
z1. Există centralizatorul activităţilor de informare şi publicitate şi corespunde cu
activităţile raportate;

24
 z2. Au fost respectate regulile privind comunicarea şi promovarea în conformitate
cu Manualul şi cu stadiul de implementare a proiectului (se verifică Graficul Gantt,
planul de comunicare, respectarea obligaţiilor privind anunţurile de început/sfârşit
a proiectului, organizarea de evenimente privind lansarea şi închiderea proiectului,
alte evenimente planificate);
z3. Există avizul prealabil al FRDS pentru tipărirea materialelor de comunicare;
z4. Materialele de promovare sunt în conformitate cu prevederile contractului de
finanţare/respectă cerinţele OP;
z5. Există panou permanent/panou provizoriu, în conformitate cu prevederile
Manualului de Informare şi Publicitate.
dd. Extrasul/Extrasele de cont aferente operaţiunilor grantului/finanţării nerambursabile
(grantul SEE şi cofinanţare publică de la bugetul de stat) sunt aferente perioadei de
raportare;
ee. Extrasul/Extrasele de cont aferente operaţiunilor contribuţiei private în bani sunt
aferente perioadei de raportare (pentru entităţile private);
ff. Inregistrările contabile din balanţa contabilă/balanţa de verificare a PP, şi dacă e cazul
a Partenerului naţional/Partenerilor naţionali (extras al balanţei pentru operaţiunile
proiectului) au codificaţia/analiticul pentru Mecanismul Financiar al SEE, respectiv
„SEE”;
gg. Au fost respectate regulile privind protecţia mediului.

D. DESPRE Păstrarea şi arhivarea documentelor

Toate documentele în original ale proiectului vor fi păstrate în dosare/bibliorafturi etichetate
la sediile PP/Partenerilor/Beneficiarilor. Acestea vor sta la dispoziţia OP, dar şi a entităţilor cu
competenţe în verificarea/auditarea/controlul lor, pe durata implementării proiectului şi
ulterior, timp de zece ani de la încheierea proiectului.
PP/Partenerii/Beneficiarul au obligaţia asigurării arhivării şi păstrării în bune condiţii a tuturor
documentelor aferente proiectelor/aplicaţiilor şi cu respectarea legislaţiei aplicabile.
În plus, pentru asigurarea unei piste de audit a documentelor proiectului, pentru fiecare
raportare, PP/Partenerii/Beneficiarii vor păstra Cererile de plată, Rapoartele Intermediare/
Raportul Final, documentele suport privind achiziţiile, documentele justificative privind
plăţile, documentele privind comunicarea şi promovarea, notele privind clarificările,
răpsunsuri şi toate celelalte documente ale proiectului, separat de documentele celorlalte
finanţări, în copie, cel puţin în forma tiparită, cu semnături şi ştampile.
Copiile acestor documente vor avea menţiunea/ştampila, în original „conform cu originalul”,
numele şi prenumele, în clar al reprezentantului legal al PP/partenerului/lor sau a persoanei
împuternicite de reprezentantul legal din cadrul PP/partenerului, semnătura reprezentantul
legal al PP/Partenerului sau a persoanei împuternicite de reprezentantul legal din cadrul
PP/Partenerului şi ştampila PP/ Partenerului.

25