CONSTITUIREA ARHIVEI CURENTE

D. Inventarierea arhivei curente i depunerea la arhiva

general a documentelor create de Departamentul
economico-financiar i administrativ i de instanele de
judecat. Registrul de eviden a intrrilor-ieirilor unitilor
arhivistice (Legea 16/1996, art. Nr. 9 Anexa nr. 4)

1) Inventarierea dosarelor la compartimentele Departamentului economico-

financiar i administrativ - inclusiv compartimentul personal - din cadrul
curilor de apel i tribunalelor; la compartimentul informatic juridic ;
compartimentul de documentare; biroul de informare i relaii publice ;
inginerul constructor din cadrul curilor de apel ;

2. Depunerea documentelor de la compartimentele Departamentului

economico-financiar i administrativ - inclusiv compartimentul personal -
din cadrul curilor de apel i tribunalelor; compartimentul de informatic
juridic ; compartimentul de documentare; biroul de informare i relaii
publice ; inginerul constructor din cadrul curilor de apel la arhiva
general

3. Registrul de eviden curent a intrrilor-ieirilor unitilor

arhivistice
(Legea 16/1996, art. 9, alin. 2, Anexa nr. 4)

1
4. Inventarierea arhivei curente i depunerea la arhiva general a
documentelor create de instanele judectoreti

BIBLIOGRAFIE:
1. Legea Arhivelor Naionale art. 9 (anexele 2, 3, 4), art. 29
lit. b
2. Instruciuni privind activitatea de arhiv art.18, lit.C, art.
18-28, anexa nr. 2; art. 25-26 anexa nr. 4
3. Regulamentul de ordine interioar al instanelor
judectoreti (Anex la Hotrre nr. 387 din 22 09. 2005 a
Consiliului Superior al Magistraturii) Art. 62, alin. 1, litera i, j,
k (Registrul general de dosare mpreun cu dosarele
judectoreti i celalalte registre se predau pe baz de
inventar i proces verbal de predare-primire la arhiva
general);
Legea Arhivelor Naoinale - art. 9 Documentele se depun la
depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an de
la constituire, pe baz de inventar i proces-verbal de
predare-primire, ntocmite potrivit anexelor 2 i 3. Evidena
tuturor intrrilor-ieirilor de uniti arhivistice din depozit se
ine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4
Articolul 9 din Legea Arhivelor Naionale prevede deci
obligativitatea ca documentele s fie depuse la depozitul de
arhiv n al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i
proces-verbal de predare primire, ntocmite potrivit anexelor
nr. 2 i 3.

2
1) Inventarierea dosarelor la compartimentele Departamentului economico-
financiar i administrativ - inclusiv compartimentul personal - din cadrul
curilor de apel i tribunalelor; compartimentul de informatic juridic ;
compartimentul de documentare; biroul de informare i relaii publice ;
inginerul constructor din cadrul curilor de apel

Inventarul constituie evidena de baz a Fondului

Arhivistic Naional. Inventarul este un instrument de
eviden a unitilor arhivistice existente ntr-un fond n care
documentele sunt nregistrate din punct de vedere cantitativ
(numrul de dosare sau numre de inventar) i al
coninutului. n raport de structura fondului se pot ntocmi
inventare pe instane, compartimente, pe serii, pe genuri de
documente, inventare cronologice pe ntreaga instan etc.
(vezi Anexa 1)
Potrivit art. 18 din Instruciuni dosarele se depun la
arhiv pe baz de inventare, ntocmite potrivit modelului

3
prevzut de anexa nr. 2, constituind deci o atribuie a
compartimentelor de munc.
Dac urmrim rubricatura inventarului (din Anexa nr. 2
la Legea Arhivelor Naionale) constatm c rubricile
reprezint aproape n totalitate elementele consemnate pe
coperta dosarului:
- Denumirea creatorului (Denumirea instanei fr prescurtri)
- Denumirea compartimentului (contabilitate, financiar,administrtiv)
- Inventar pe anul: (se trece anul pentru care se face
inventarierea i prin urmare dac sunt documente pe mai
muli ani ntr-un dosar se va consemna acest lucru la
rubrica : datele extreme ) pentru documentele care se
pstreaz (se va indica termenul de pstrare preluat din
nomenclator.
- Nr. crt. sau numrul de inventar este numrul pe care l
copletm odat cu luarea n eviden a dosarelor ordonate n
prealabil pe grupe de termene de pstrare: P, 50, 10, 5 ani
- Indicativul dosarului dup nomenclator. Reprezint
numrul de dosar trecut pe coperta dosarului prin preluarea
lui din Nomenclator
- Coninutul pe scurt al dosarului, registrului se preia de
pe coperta dosarului i reprezint problema la care se refer
actele din dosar preluat din Nomenclator. La completarea
acestei rubrici se vor preciza:
a) genurile de documente (coresponden, sinteze, rapoarte,
memorii, ordine, circulri).

4
 b) emitentul
c) destinatarul
d) problema sau problemele coninute
e) perioada la care se refer
Completarea acestei rubrici este foarte important ntruct
ea ajut la regsirea informaiei corecte. Astfel nu se poate
consemna ca problem doar termenul de coresponden
fr s precizm exact la ce se refer corespondena
respectiv sau ctre cine este adresat
- Datele extreme. n completarea acestei rubrici se are n vedere datele
extreme ale dosarului, respectiv actul cel mai vechi i cel mai
nou din dosar. Ele poate s fie pe un an 1.I.2009 - 31. 1 2009
sau pe o perioad mai scurt, 1. I. 2009 - 15. I. 2009 dar n
anumite cazuri la acest rubric se vor consemna chiar 2 sau
mai muli ani dac dosarul respectiv conine asemenea acte.
- Numrul filelor. Se preia de pe coperta dosarului odat cu
certificarea acestuia
- Obeservaii. La aceast rubric se pot consemna o serie
de date privind dosarele cuprinse n inventar la poziia
respectiv.
Dup luarea n eviden a tuturor dosarelor din anul i
termenul de pstrare respectiv se trece la certificarea
datelor din inventar, respectiv:
Prezentul inventar format din..... file (numrul de file al
inventarului) conine......dosare, registre, condici (se trece

5
numrul total al dosarelor, registrelor potrivit cu numrul
curent din inventar)
Numerele ................(se nir numerele curente n cauz) au
fost lsate la (se consemneaz exact unde sau la cine sunt
dosarele) nefiind ncheiate. Spre exemplu la compartimentul
contabilitate nu au fost ncheiate dosarele privitoare la o
anumit activitate financiar.
La preluare au lipsit dosarele de la nr.... (n aceast situaie
se consemneaz dosarele care au rmas asupra
compartimentului de munc pentru probleme curente.)

Astzi,...........(data predrii prelurii) s-au

preluat...............dosare (se trece numrul efectiv de dosare
care au fost preluate n arhiva general

Am predat,............(persoana de la compartimentul de
munc)
Am primit.............( persoana de la arhiv, responsabil cu
arhiva, arhivar)

Precizri privind inventarierea dosarelor

a. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelai termen de

pstrare, create n cursul unui an, de ctre un
compartiment de munc. Astfel, fiecare compartiment de

6
munc va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare
sunt n Nomenclator, la compartimentul respectiv.
b. In cazul dosarelor formate din mai multe volume, n
inventar fiecare volum va primi un numr curent (sau nr. de
inventar) distinct. n felul acesta se pot completa corect
toate rubricile inventarului inclusiv aceea cu numrul de file
al fiecrui volum.
c. Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele
care, din motive justificate, se opresc la compartimentele de
munc, se trec n inventarul anului respectiv, cu
menionarea nepredrii lor n subsolul inventarului; n
momentul predrii lor ulterioare, n inventar, la rubrica
observaii se va meniona acest lucru. Cu alte cuvinte, este
obligatorie inventarierea tuturor dosarelor, registrelor,
condicilor, din anul respectiv chiar dac ele sunt solicitate de
ctre compartimente pentru activitatea curent.
Neinventarierea lor concomitent cu toate celelalte dosare din
anul respectiv duce la pierderea dosarelor sau necuprinderea
lor n inventare, pierzndu-se posibilitatea regsirii lor.
d. Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se vor
inventaria la anul de nceput, menionndu-se n inventar
datele extreme. Dac spre exemplu un dosar cuprinde acte
din anii 1996-1997 dosarul se va inventaria n inventarul din
anul 1996 la compartimentul i termenul de pstrare
respectiv cu menionarea anilor la rubrica datele extreme.

7
 e. Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru
documentele nepermanente i n 4 exemplare pentru
documentele permanente, dintre care un exemplar rmne
la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun
odat cu dosarele la compartimentul de arhiv.

2. Depunerea documentelor de la compartimentele Departamentului

economico-financiar i administrativ - inclusiv compartimentul personal -
din cadrul curilor de apel i tribunalelor; compartimentul de informatic
juridic ; compartimentul de documentare; biroul de informare i relaii
publice ; inginerul constructor din cadrul curilor de apel la arhiva
general

Potrivit prevederilor art. 23 din Instruciuni: Constituirea

dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia
compartimentelor creatoare de documente. Predarea la
arhiva general se face conform unei programri prealabile,
stabilit de comun acord ntre cele dou pri (predtor =
compartimentul; primitor= responsabilul cu arhiva,
arhivarul). Predarea-preluarea se face n mod obligatoriu pe
baza procesului-verbal de predare-primire a documentelor
(anexa nr. 3 la art. 9 din Legea Arhivelor Naionale).

8
Cei care preiau documentele (dosarele) de la
compartimentele de munc fr inventare sau procese
verbale de predare-primire a documentelor o fac pe propria
rspundere urmnd ca apoi s execute toate operaiile
respective. Odat intrate n arhiv documentele intr n
custodia responsabilului cu arhiva el avnd obligaia de a
ntocmi evidenele pentru toate documentele aflate asupra
sa. Articolul 5 din Instruciuni consemneaz ntre atribuiile
arhivarului: ntocmirea de inventare pentru documentele fr
eviden, aflate n depozit. Acest lucru se poate ntmpla i
cu prilejul prelurii unor fonduri arhivistice neordonate i
neinventariate de la uniti aflate n desfiinare sau
comasare.
La preluare, responsabilul cu munca de arhiv are
obligaia de a verifica fiecare dosar, urmrind respectarea
modului de constituire a dosarelor, concordana ntre
coninutul acestora i datele nscrise n inventar. In cazul
constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotina
compartimentului creator, care efectueaz corecturile ce se
impun.
Art. 29 litera b prevede sanciuni ntre 250.000 - 1 milion
pentru nepredarea de ctre compartimentele unitii
creatoare, la arhiva proprie, a documentelor cu termen de
pstrare permanent, pe baz de inventar i proces-verbal de
predare primire, conform prevederilor art. 9.

9
3. Registrul de eviden curent a intrrilor-ieirilor unitilor
arhivistice
(Anexa nr. 4)

Art. 5 litera b prevede ntre atribuiile arhivarului

asigurarea evidenei tuturor documentelor intrate i ieite
din depozitul de arhiv, pe baza registrului de eviden
curent.
Registrul de eviden curent reprezint evidena
inventarelor i a dosarelor cuprinse n acestea. n cazul n
care n arhiv se pstreaz i alte fonduri arhivistice, n afar
de fondul propriu, n registrul de eviden curent se
deschide cte o partid pentru fiecare fond.
In Registrul de eviden curent sunt dou pri:
capitolul Preluri sau Intrri i capitolul Ieiri
La capitolul Preluri inventarele se trec n registru n
ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor preluate la data
respectiv. Fiecare inventar preluat se trece ntr-o rubric
separat primind cte un numr de ordine n cadrul
registrului. Pentru fiecare inventar nregistrat se completeaz
rubricile dup cum urmeaz:
- Numrul curent (nr. crt.). Reprezint numrul de
ordine al inventarului care se trece i pe inventarul
nregistrat
- Data intrrii. Reprezint data prelurii documentelor
din inventarul respectiv (an, lun, zi)

10
 - Denumirea compartimentului (de la care provine inventarul)
- datele extreme al documentelor (anul cel mai vechi i cel mai
nou din inventar)
- totalul dosarelor din inventar sau numrul dosarelor
dup inventar - Reprezint numrul tuturor dosarelor din
inventar chiar dac ele nu sunt prezente la predare-preluare.
Apare astfel oblogativitatea inventarierii de ctre
compartiment a tuturor dosarelor.
- Numrul de dosare primite efectiv n arhiv din
inventarul respectiv sau numrul dosarelor primite efectiv
- Numrul dosarelor rmase la compartiment i depuse
ulterior
La capitolul Ieiri se nscrie numrul de inventar al
fiecrui dosar reinut de compartiment i se completeaz
rubricile dup cum urmeaz:
- Data ieirii dosarelor din eviden sau data scoaterii din
eviden
- unde s-au predat: denumirea unitii ctre care s-a fcut
predarea (Arhivele Naionale, unitile de recuperare a
hrtiei)
- Denumirea actului de predare nr. i data: reprezint
denumirea actului numrul de nregistrare al acestuia i data
actului pe baza cruia au fost scoase din eviden
(confirmarea Arhivelor Naionale pentru selecionare,
procesul verbal de predare-preluare a documentelor
permanente de ctre Arhivele Naionale)

11
 - totalul dosarelor ieite
Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea
conducerii creatorilor sau deintorilor de documente i cu
confirmarea Arhivelor Naionale n urma:
- selecionrii
- transferului ctre alt unitate deintoare
- ca urmare a distrugerii provocate de calamiti
naturale
Dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe baza unuia din
urmtoarele acte, dup caz:
1. proces-verbal de selecionare (conform anexei nr. 5)
2. proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. 6)
3. proces.verbal de constatare a deteriorrii complete a
documentelor sau a lipsei acestora.
Documentele deteriorate vor fi scoase din eviden n urma
propunerii comisiei de selecionare, aprobat de conducerea
unitii i confirmat de Arhivele Naionale.

12
9)

INVENTARIERE
Anexa nr. 2 la Legea 16/1996

(denumirea creatorului)
____________________
(denumirea compartimentului)

INVENTAR PE ANUL............
pentru documentele care se pstreaz..........

________________________________________________________________
Nr. Ind. dos Coninutul pe scurt al dosarului Datele Nr.
Obs
crt. extreme filelelor
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

13
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Prezentul inventar format din..... file conine .. dosare, registre,

condici
Dosarele de la nr. crt. .. au fost lsate la nefiind
ncheiate
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. .

Astzi, .............., s-au preluat ............ dosare.

Am predat, Am primit,
10)
Anexa nr. 3 la Legea 16/1996

Instituia ........................
(Judecatoria Cluj)

PROCES VERBAL
De predare-preluare a documentelor

Azi, .. subsemnaii
Delegai ai compartimentului (seciei) . Si ..
arhivarul instituiei ... Am procedat primul la predarea i
al doilea la preluarea documentelor create n perioada . De ctre
serviciul (secia) menionat, n cantitate de dosare.
Predarea-preluarea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd
pagini dactilografiate, spre cele legale.

Am predate, Am primit,

14
 4. Inventarierea arhivei curente i depunerea la arhiva general a
documentelor create de instanele judectoreti

Articolul 9 din Legea Arhivelor Naionale prevede

obligativitatea ca documentele s fie depuse la depozitul de
arhiv n al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i
proces-verbal de predare primire, ntocmite potrivit anexelor
nr. 2 i 3.
Inventarul constituie evidena de baz a Fondului
Arhivistic Naional. Inventarul este un instrument de
eviden a unitilor arhivistice existente ntr-un fond n care
documentele sunt nregistrate din punct de vedere cantitativ
(numrul de dosare sau numrul de inventar) i al
coninutului. n raport de structura fondului se pot ntocmi
inventare pe instane, secii, pe serii, pe genuri de
documente, inventare cronologice pe ntreaga instan etc.
(vezi Anexa 1)
Potrivit art. 18 din Instruciuni dosarele se depun la
arhiv pe baz de inventare, ntocmite potrivit modelului

15
prevzut de anexa nr. 2, constituind deci o atribuie a
instanelor, seciilor.
Dac urmrim rubricatura inventarului (din Anexa nr. 2 la
Legea Arhivelor Naionale):
- Denumirea creatorului (Denumirea instanei fr
prescurtri)
- Denumirea seciei
- Inventar pe anul .
- Nr. crt. sau numrul de inventar
- Indicativul dosarului dup nomenclator
- Coninutul pe scurt al dosarului, registrului
- Datele extreme
- Numrul filelor
- Observaii.
constatm c rubricile reprezint aproape n totalitate
elementele consemnate i pe coperta dosarelor. Acestea
coincid, n mare msur, cu cele consemnate pe coperta
dosarelor create i de instanele de judecat, fiind de fapt,
cele specifice, prevzute de modelul de copert stabilit de
Regulamentul de ordine interioar al instanelor
judectoreti.
La modelul de copert al dosarelor de judecat, prin
completarea elementelor acesteia cu indicativul dosarului
dup nomenclator i cu termenul de pstrare , dosarul
ar putea fi inventariat i predat pe baz de proces verbal de
predare-primire, deoarece, toate celelalte elemente

16
necesare pentru stabilirea coninutului dosarului, a anilor
extremi ai documentelor, numrul filelor, figurnd pe coperta
dosarului, respectiv :
- denumirea instanei Curtea de Apel ..
- denumirea seciei Secia civil
- complet -
- dosar nr. (numrul dosarului din registrul general
electronic)
- numele sau denumirea prilor reclamant i prt
- obiectul pricinii contencios administrativ
- data nregistrrii data primului document nregistrat
- numrul i data hotrrii nr. i data pronunrii
- redactor - judector
- indicele statistic
- termene
Dosarele de judecat, prin coninutul lor, prin termenele
variabile stabilite n urma actului de judecat, prin trimiterea
i revenirea lor de la diferite instane (de regul la prima
instan) nu se pot preda n al doilea an de la crearea lor pe
baz de inventar i proces verbal de predare-primire. De
altfel, dosarele de judecat sunt depuse n arhiva general a
instanei n ordinea datelor certe stabilite de calculator, n
ordine strict cronologic i nu n ordinea numrului unic de
dosar (vezi Curi de Apel) la ele apelndu-se pe tot parcursul
desfurrii procesului care poate dura 1-3, 5 ani. La unele
judectorii, dosarele de judecat, se pstreaz asupra

17
registraturii, n aa numita arhiv curent, timp de cinci ani,
dup care se depun la arhiva general. De fapt, instrumentul
de eviden pentru dosarele de judecat pn la
inventarierea lor, rmne, n continuare, registrul general
electronic de dosare care, periodic, este listat i compactat
sub form unui registru.
Inventarierea propriu-zis a dosarelor de judecat,
prevzut de articolul 62 pct 1 litera k, se va realiza dup
depunerea lor la arhiva general, unde se vor consemna, pe
fiecare dosar n parte, indicativul dosarului dup
nomenclator i termenul de pstrare i apoi se vor ntocmi
inventare separate pe ani i termene de pstrare,
concomitent urmnd a se efectua i selecionarea
documentelor.
Potrivit art. 9 din Legea Arhivelor Naionale i art. 18 din
Instruciuni documentele se depun la arhiv pe baz de
inventare, ntocmite potrivit modelului prevzut de anexa nr.
2 din Legea nr. 16/1996, n al doilea an de la crearea lor
constituind o atribuie a grefierilor arhivari ai instanelor i
seciilor. Documentele care se pot inventaria anual i
predate la arhiva general a instanei sunt anumite categorii
de dosare cu termen limitat de pstrare dar mai ales
materialele preconstituite, respectiv toate registrele
consemnate n Nomenclatorul arhivistic, inclusiv registrul
general electronic de dosare listat i compactat. n funcie de
termenul lor de pstare, se vor lua n eviden, pe inventare,

18
ntocmite pe termene de pstrare, anumite dosare prevzute
de nomenclator care nu se regsesc n registrul general
electronic i toate registrele prevzute de Regulamentul de
ordine interioar.
Dup luarea n eviden a tuturor registrelor din anul i
termenul de pstrare respectiv se trece la certificarea
datelor din inventar, respectiv:
Prezentul inventar format din..... file (numrul de file al
inventarului) conine......dosare, registre, condici (se trece
numrul total al registrelor potrivit cu numrul curent din
inventar)
Numerele ................(se nir numerele curente n cauz) au
fost lsate la (se consemneaz exact unde sau la cine sunt
dosarele) nefiind ncheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr.... (n aceast situaie
se consemneaz registrele care au rmas asupra
registraturii, a primilor grefieri, grefieri arhivari efi, etc.
pentru probleme curente.)

Astzi,...........(data predrii prelurii) s-au

preluat...............dosare (se trece numrul efectiv de dosare
care au fost preluate n arhiva general

Am predat,............(persoana de la compartimentul de
munc)

19
Am primit..... persoana de la arhiv (responsabil cu arhiva,
arhivar)

Precizri privind inventarierea dosarelor:

a. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelai termen de

pstrare, create n cursul unui an, de ctre instan, secie.
Astfel, fiecare instan, secie, va ntocmi attea inventare
cte termene de pstrare sunt n Nomenclator, la instana
respectiv.
b. In cazul dosarelor formate din mai multe volume, n
inventar fiecare volum va primi un numr curent (sau nr. de
inventar) distinct. n felul acesta se pot completa corect
toate rubricile inventarului inclusiv aceea cu numrul de file
al fiecrui volum.
c. Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele
care, din motive justificate, se opresc la registratur, primii
grefieri, grefierii efi, etc. se trec n inventarul anului
respectiv, cu menionarea nepredrii lor n subsolul
inventarului; n momentul predrii lor ulterioare, n inventar,
la rubrica observaii se va meniona acest lucru. Cu alte
cuvinte, este obligatorie inventarierea tuturor dosarelor,
registrelor, condicilor, din anul respectiv chiar dac ele sunt
solicitate de ctre registratur, sau alte persoane din cadrul
instanei care opereaz cu acestea n activitatea curent.
Neinventarierea lor concomitent cu toate celelalte dosare din

20
anul respectiv duce la pierderea dosarelor sau necuprinderea
lor n inventare, pierzndu-se posibilitatea regsirii lor.
d. Dosarele (registrele) care cuprind acte din mai muli
ani se vor inventaria la anul de nceput, menionndu-se n
inventar datele extreme. Dac, spre exemplu, un dosar
(registru) cuprinde acte din anii 1996-1997 dosarul se va
inventaria n inventarul din anul 1996 la instana i termenul
de pstrare respectiv cu menionarea anilor la rubrica
datele extreme.
e. Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru
documentele nepermanente i n 4 exemplare pentru
documentele permanente, dintre care un exemplar rmne
la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun,
odat cu dosarele, la arhiva general.
Potrivit prevederilor art. 23 din Instruciuni: Constituirea
dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia
instanelor, seciilor creatoare de documente. Predarea la
arhiva general se face conform unei programri prealabile,
stabilit de comun acord ntre cele dou pri (predtor =
registratura, secia; primitor= responsabilul cu arhiva,
arhivarul). Predarea-preluarea se face n mod obligatoriu pe
baza procesului-verbal de predare-primire a documentelor
(anexa nr. 3 la art. 9 din Legea Arhivelor Naionale).
Odat intrate n arhiv documentele intr n custodia
responsabilului cu arhiva el avnd obligaia de a ntocmi
evidenele pentru toate documentele aflate asupra sa.

21
Articolul 5 din Instruciuni consemneaz ntre atribuiile
arhivarului: ntocmirea de inventare pentru documentele fr
eviden, aflate n depozit. Acest lucru se poate ntmpla i
cu prilejul prelurii unor fonduri arhivistice neordonate i
neinventariate de la uniti aflate n desfiinare sau
comasare.
La preluare, responsabilul cu munca de arhiv are
obligaia de a verifica fiecare dosar (registru), urmrind
respectarea modului de constituire a dosarelor, concordana
ntre coninutul acestora i datele nscrise n inventar. In
cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la
cunotina instanei, seciei creatoare, care efectueaz
corecturile ce se impun.
Art. 29 litera b prevede sanciuni ntre 250.000 - 1 milion
pentru nepredarea de ctre instanee, seciile creatoare, la
arhiva proprie, a documentelor cu termen de pstrare
permanent, pe baz de inventar i proces-verbal de predare
primire, conform prevederilor art. 9.

Registrul de eviden curent a intrrilor-ieirilor unitilor

arhivistice
(Anexa nr. 4)

Art. 5 litera b prevede ntre atribuiile responsabilului cu

munca de arhiv asigurarea evidenei tuturor documentelor

22
intrate i ieite din depozitul de arhiv, pe baza registrului de
eviden curent.
Registrul de eviden curent reprezint evidena
inventarelor i a dosarelor (registrelor) cuprinse n acestea.
n cazul n care n arhiv se pstreaz i alte fonduri
arhivistice, n afar de fondul propriu, n registrul de eviden
curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond.
In Registrul de eviden curent sunt dou pri:
capitolul Preluri sau Intrri i capitolul Ieiri.
La capitolul Preluri inventarele se trec n registru n
ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor (registrelor)
preluate la data respectiv. Fiecare inventar preluat se trece
ntr-o rubric separat primind cte un numr de ordine n
cadrul registrului. Pentru fiecare inventar nregistrat se
completeaz rubricile dup cum urmeaz:
- Numrul curent (nr. crt.). Reprezint numrul de
ordine al inventarului care se trece i pe inventarul
nregistrat
- Data intrrii. Reprezint data prelurii documentelor
din inventarul respectiv (an, lun, zi)
- Denumirea instanei, seciei (de la care provine inventarul)
- datele extreme al documentelor (anul cel mai vechi i cel mai
nou din inventar)
- totalul dosarelor (registrelor) din inventar sau numrul
dosarelor dup inventar - Reprezint numrul tuturor
dosarelor (registrelor) din inventar chiar dac ele nu sunt

23
prezente la predare-preluare. Apare astfel obligativitatea
inventarierii de ctre instan, secie a tuturor dosarelor
(registrelor).
- Numrul de dosare (registre) primite efectiv n arhiv
din inventarul respectiv sau numrul dosarelor (registrelor)
primite efectiv
- Numrul dosarelor (registrelor) rmase la registratur,
instan, secie, grefier ert. i depuse ulterior
La capitolul Ieiri se nscrie numrul de inventar al
fiecrui dosar (registru) reinut de registratur, secie, grefier
etc i se completeaz rubricile dup cum urmeaz:
- Data ieirii dosarelor din eviden sau data scoaterii din
eviden
- unde s-au predat: denumirea unitii ctre care s-a fcut
predarea (Arhivele Naionale, unitile de recuperare a
hrtiei)
- Denumirea actului de predare nr. i data: reprezint
denumirea actului numrul de nregistrare al acestuia i data
actului pe baza cruia au fost scoase din eviden
(confirmarea Arhivelor Naionale pentru selecionare,
procesul verbal de predare-preluare a documentelor
permanente de ctre Arhivele Naionale)
- totalul dosarelor ieite
Scoaterea dosarelor (registrelor) din evidena arhivei se face
cu aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor de
documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale n urma:

24
 - selecionrii
- transferului ctre alt unitate deintoare
- ca urmare a distrugerii provocate de calamiti
naturale
Dosarele (registrele) sunt scoase din evidena arhivei pe
baza unuia din urmtoarele acte, dup caz:
1. proces-verbal de selecionare (conform anexei nr. 5)
2. proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. 6)
3. proces.verbal de constatare a deteriorrii complete a
documentelor sau a lipsei acestora.
Documentele deteriorate vor fi scoase din eviden n urma
propunerii comisiei de selecionare, aprobat de conducerea
instanei i confirmat de Arhivele Naionale.
Evidena, arhivarea, rearhivarea, scoaterea i manipularea dosarelor de
judecat aflate n pstrare la arhiva general se efectueaz prin consemnarea
n Registrul general electronic de dosare a tuturor micrilor de dosare
efectuate n cadrul activitii procedurale de la instane. Concomitent, la
judectorii, spre exemplu, se completeaz manual registrele informtive i
registrele de termene. De asemenea, dosarele de judecat sunt predate
preluate de grefierul de edin sau grefierul statistician pe baz de borderou
de coresponden i semntur.

20. 05. 2010 Ioan Dordea

25
 Anexa 1
(denumirea creatorului)
____________________
(denumirea compartimentului)

INVENTAR PE ANUL............
pentru documentele care se pstreaz..........

________________________________________________________________
Nr. Ind. dos Coninutul pe scurt al dosarului Datele Nr.
Obs
crt. extreme filelelor
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

26
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________Prezentul inventar format
din..... file conine dosare, registre, condici
Dosarele de la nr. crt. au fost lsate la
nefiind
ncheiate
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt.

Astzi, s-au preluat

dosare.

Am predat, Am primit,

10)
Anexa nr. 3 la Legea 16/1996

Instituia ........................
(Judecatoria Cluj)

PROCES VERBAL
De predare-preluare a documentelor

Azi, .. subsemnaii
Delegai ai compartimentului (seciei) . Si ..
arhivarul instituiei ... Am procedat primul la predarea i
al doilea la preluarea documentelor create n perioada . De ctre
serviciul (secia) menionat, n cantitate de dosare.

27
Predarea-preluarea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd
pagini dactilografiate, spre cele legale.

Am predate, Am primit,

6) Regulament art. 102

COPERT DOSAR

ROMNIA

CURTEA DE APEL CLUJ

SECIA CIVIL,
DE MUNCA I ASIGURRI SOCIALE,
PENTRU MINORI I FAMILIE

COMPLET ..

OBIECT .

28
 PRI

DATA NREGISTRRII .. TERMENE

NR. I DATA HOTRRII .. ..

REDACTOR . ..

INDICE STATISTIC . .

DOSAR NR. .

ARHIV :
Ind. dos nomenclator: II/A/7
(se trece prin parcurgerea nomenclatorului = la nregistrare sau alte
operaiuni)
Termen de pstrare: P
(se trece la nregistrarea n Registru general de dosare (electronic)
Nr. Inventar:
(dup inventariere)

7)
_________________
Denumirea instanei
Denumirea seciei
ARHIVA
IND. DOS
TERMEN DE PSTRARE

REGISTRUL GENERAL DE DOSARE

29
 ANUL ___________________
(SAU ANII LA CARE SE REFER DOCUMENTELE)

De la nr.____ la nr. _____________

(Numerele de nceput i sfrit cuprinse n registru)

Filele registrului general de dosare se numeroteaz. La

sfritul anului sau la ncheierea fiecrui volum al registrului se certific, sub
semntur, numrul de nregistrri i numrul de file folosite, cu urmtoarea
formulare: Prezentul registru se ncheie pe anul (sau perioada respectiv)
.. la fila . cu nr. de nregistrare .. Se trece apoi data i semntura
celui care face certificarea i parafarea.
Potrivit art. 86 alin. 1-2 din Regulamentul de ordine interioar, la
sfritul fiecrui an, dup ultima operaie, n fiecare registru se va ntocmi un
proces verbal de nchidere, care va fi semnat de preedintele instanei i
primul- grefier, respectiv grefierul-ef sau, dup caz, preedintele de secie i
grefierul ef de secie aplicndu-se tampila instanei.
8)
COPERT DOSAR

DENUMIREA UNITII
....................................

Compartimentul (Birou, Serviciul)

......................................

30
 DOSAR NR.............(indicativul din nomenclator - B/11)

referitor la..........................................(din Nomenclator)

nceput la............

ncheiat la............
Nr. file.................
Vol......................

Termenul de pstrare: (din Nomenclator)

Nr. inventar:
(numrul n ordinea cronologic a dosarelor din inventar)

31