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INSTITUTO DENVER
www.institutodenver.com.br — [email protected] Central Telefônica: (0xx21) 2447-1705
CURSO DE ALMOXARIFE
UNIDADE 10
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_________________________________________________________________________________ INSTITUTO DENVER www.institutodenver.com.br [email protected] - Central Telefônica: (21) 2447-1705 Curso de Almoxarife - Unidade 10 – Pg. 1 UNIDADE 10 – RECEBIMENTO DE MATERIAIS
Características de uma Seção de Recepção?
Os procedimentos de recepção de materiais vindos de um fornecedor ou de departamento interno são os mesmos. Normalmente a recepção é feita em um único departamento e local. É uma função muito ligada a Compras e, em muitas empresas, está subordinada ao departamento de compras.
Quais as principais atividades de uma seção de
Recepção de materiais?
Receber 1 Verificar notas fiscais 2 Confrontar notas e pedidos 3 Descarregar produtos 4 Pesar produtos e veículos 5 Tirar amostra de produtos 6 Rastrear lotes de produtos perecíveis 7 Escanear códigos dos produtos 8 Codificar itens 9 Fazer lançamentos no sistema 10 Endereçar materiais 11 Encaminhar materiais para armazenagem
Conferir 1 Conferir lacre do caminhão 2 Conferir conhecimento de fretes com nota fiscal 3 Conferir prazos de entrega dos produtos 4 Conferir lastro de embalagem 5 Conferir amarração dos paletes 6 Conferir quantidades 7 Conferir marcas dos produtos 8 Conferir qualidade e vencimento dos produtos _________________________________________________________________________________ INSTITUTO DENVER www.institutodenver.com.br [email protected] - Central Telefônica: (21) 2447-1705 Curso de Almoxarife - Unidade 10 – Pg. 2 9 Checar códigos de barra e unidade de venda do produto 10 Conferir materiais por subgrupo 11 Conferir produtos com especialista da área requerente 12 Devolver itens em desacordo 13 Emitir tíquetes de pesagem 14 Conferir a distribuição do peso das cargas por eixo 15 Orientar os transportadores sobre regras de distribuição de cargas nos veículos 16 Limitar peso de veículos conforme exigências legais 17 Liberar o transportador
Como é o fluxo contábil / administrativo dos materiais?
1-Emitir RC - Requisição de compras para o Departamento
de Compras
Em algumas empresas esta RC é emitida pelo PCP
(Planejamento e controle da produção) e em outras empresas pelo almoxarifado.
O processo inicia quando se detecta a necessidade de
comprar e termina com o pagamento do fornecedor após o recebimento dos materiais. A necessidade de aquisição ocorre por:
Reposição: O Departamento de Almoxarifado ou Materiais
verifica que o estoque se aproxima do ponto do pedido.
Material novo: Se é a primeira vez o departamento de
planejamento e controle da produção deve solicitar a compra do material. Os novos materiais devem ter especificações técnicas etc.
_________________________________________________________________________________ INSTITUTO DENVER www.institutodenver.com.br [email protected] - Central Telefônica: (21) 2447-1705 Curso de Almoxarife - Unidade 10 – Pg. 3 2-Emitir Ordem (Pedido) de Compras para o fornecedor
Compras é responsável em:
Definir os possíveis fornecedores. Fixar o tamanho ótimo da Ordem de Compra Obter cotações de preços Aquisição dos materiais ao preço mais baixo Preparar e enviar as O.C. Assegurar que o fornecedor siga as especificações técnicas Planejar a entrega dos materiais para não atrasar o cronograma de produção.
A Ordem de Compra serve como:
Uma autorização por escrito para que o fornecedor entregue a quantidade solicitada de acordo com as datas e locais de entrega. Um instrumento jurídico, e funciona como um contrato. Deve ser assinado por funcionários com responsabilidade definida pela empresa. Uma notificação à seção de Recepção de Materiais Um aviso ao Departamento de Planejamento. Uma notificação para a Contabilidade.
3-Receber o material
A seção de Recepção e inspeção dos materiais recebe as
mercadorias autorizadas por OC, inspeciona o conteúdo e transporta a mercadoria para o armazém.
A Seção de recepção tem as seguintes funções:
Receber e inspecionar as mercadorias e verificar se as quantidades estão de acordo com o solicitado na OC.
Preparar relatórios quando há falta, perdas durante o
_________________________________________________________________________________ INSTITUTO DENVER www.institutodenver.com.br [email protected] - Central Telefônica: (21) 2447-1705 Curso de Almoxarife - Unidade 10 – Pg. 4 transporte e devoluções aos fornecedores.
Preparar uma Nota de Recepção para distribuir aos
vários departamentos da empresa.
Entregar a mercadoria ao almoxarifado.
O que é a Nota de Recepção ou Nota de Entrada ?
É um documento para controle interno da empresa e suas cópias são enviadas para:
Contabilidade - para comparar as quantidades reais
recebidas e as faturadas pelo fornecedor. Almoxarifado - para alocar o espaço e transcrever os dados para a ficha de estoque. Compras - para controle dos pedidos colocados. Planejamento - para planejar inventário.
4-Armazenar o material. O almoxarifado deve:
Receber e verificar as quantidades de mercadoria e
colocá-las no almoxarifado.
Anotar na ficha de estoque
Entregar os materiais na fábrica.
5-Produção usa o material
O controle de produção pode ser feito das seguintes formas:
5.1- Método comparativo
Comparar as quantidades reais de materiais utilizados por unidade de produção durante o período com dados de _________________________________________________________________________________ INSTITUTO DENVER www.institutodenver.com.br [email protected] - Central Telefônica: (21) 2447-1705 Curso de Almoxarife - Unidade 10 – Pg. 5 períodos anteriores. Este método é utilizado por empresas que produzem um único produto.
5.2- Padrões Definir quantidades padrões de matérias primas para cada unidade de produto fabricado e comparar com as quantidades reais usadas.
5.3- Emissão de relatórios de perdas. Usado em empresas
com bom controle de perdas e que estas representam uma fração importante do custo total. Ao rejeitar um produto deve informar o número do produto, a operação e o operador que causou a rejeição.
6- Contabilidade efetua o pagamento ao fornecedor.
Faz a ordem de pagamento baseado nos comprovantes: requisição de compras, ordem de compras, nota de entrada e inspeção, recibo e fatura do fornecedor.
Como fazer o recebimento das Mercadorias?
1-Verifique se está em ordem e em boas condições, isto é, se o recipiente está danificado e se a quantidade de pacotes recebidos está igual ao que consta na nota fiscal. Caso haja diferença não se poderá aceitar o recebimento seja o transporte aéreo, marítimo ou terrestre.
2-Da mesma forma um material recebido de uma outra
unidade da empresa também deve ter inspeção preliminar antes de colocá-lo no almoxarifado. Se, nesta inspeção, for verificado a existência de materiais de qualidade inferior ou em má condição este recebimento deve ser rejeitado.
3- Verificar se a remessa, feita pelos fornecedores, está
acompanhada da Nota Fiscal.
_________________________________________________________________________________ INSTITUTO DENVER www.institutodenver.com.br [email protected] - Central Telefônica: (21) 2447-1705 Curso de Almoxarife - Unidade 10 – Pg. 6 4- Verificar se existe Ordem de Compra para aquele fornecedor. Não aceitar mercadorias que não tenham sido solicitadas pela empresa;
5- Existindo a Ordem de Compra, conferir os dados da
Nota Fiscal com a Ordem de compra e, também, conferir as mercadorias. Verificar se os prazos combinados para pagamento das respectivas faturas, ou seja, a data de vencimento de cada uma delas está de acordo com os da Ordem de Compra.
6- Estando tudo certo, assinar o canhoto da Nota Fiscal, e
colocar a data do dia;
7-No caso de necessidade de devolução das mercadorias
ao fornecedor, não assinar o canhoto de recebimento da Nota Fiscal, mas justificar, de punho próprio, no verso da nota a razão do não recebimento. Tirar cópia da frente e do verso da nota.
8- Se tudo OK, dar entrada das mercadorias nas
respectivas Fichas de Estoque;
9- Encaminhar a Nota Fiscal para o setor financeiro a fim
de que se proceda ao pagamento;
10- Dar “baixa” no formulário Compras;
_________________________________________________________________________________ INSTITUTO DENVER www.institutodenver.com.br [email protected] - Central Telefônica: (21) 2447-1705 Curso de Almoxarife - Unidade 10 – Pg. 7 Documentos utilizados na Seção de Recepção
Ordem de Compra
_________________________________________________________________________________ INSTITUTO DENVER www.institutodenver.com.br [email protected] - Central Telefônica: (21) 2447-1705 Curso de Almoxarife - Unidade 10 – Pg. 8 Nota Fiscal
_________________________________________________________________________________ INSTITUTO DENVER www.institutodenver.com.br [email protected] - Central Telefônica: (21) 2447-1705 Curso de Almoxarife - Unidade 10 – Pg. 9 Nota Fiscal
Ficha de controle de estoque
Tem como objetivo básico controlar e informar a
quantidade de cada item existente na empresa, quer seja matéria-prima, quer seja mercadoria, e o valor desta mercadoria. Utilize uma para cada item e anote as entradas e saídas de mercadoria ou material. Nas empresas mais modernas esta ficha existe no computador como um Sistema de Controle de Estoque.
Esta ficha (ou o sistema de controle de estoque) é o
controle físico e financeiro de estoque e tem como objetivo básico informar a quantidade disponível de cada item _________________________________________________________________________________ INSTITUTO DENVER www.institutodenver.com.br [email protected] - Central Telefônica: (21) 2447-1705 Curso de Almoxarife - Unidade 10 – Pg. 10 existente na empresa, quer seja matéria-prima, quer seja mercadoria, e quanto esta quantidade significa em valores monetários.
FICHA DE CONTROLE DE ESTOQUE
Produto: Mes/ano: / Saldo anterior: Data ENTRADA SAÍDA Quantidade NF Quantidade O.S. SALDO
Saldo a transportar:
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