Universidade Lusófona de Humanidades e Tecnologias / Faculdade de Ciências e Tecnologias da Saúde Mestrado Integrado em Ciências Farmacêuticas

Os stocks

No mercado farmacêutico existem milhares de produtos a comercializar, o que confere alguma

complexidade à gestão de stocks nesta atividade, com a agravante da sazonalidade de muitos
produtos.
No passado, a gestão foi relegada para segundo plano na atividade farmacêutica, pois as
margens financeiras e a limitada concorrência permitiam ganhos substanciais, de tal forma, que
os desperdícios não eram sequer uma preocupação prioritária. Hoje, a realidade é radicalmente
oposta, não sendo aceitáveis gastos supérfluos e exigindo-se uma constante e cuidada gestão,
nomeadamente de stocks, pela forma como influem na gestão comercial, financeira, e
disponibilidades de tesouraria.

Assim, é fundamental que a gestão e atualização dos níveis de stocks sejam feitas com
regularidade e em períodos de tempo curtos. Muitos dos produtos comercializados na farmácia,
medicamentos ou outros produtos de saúde, são muito sensíveis a ações de marketing,
campanhas mediáticas ou prescrições médicas, pelo que é necessário ter em consideração o
reforço de stocks em tempo útil e quantidades adequadas.
A rutura de stock de um produto em campanha, é extremamente prejudicial para a farmácia e
para o produto em causa.
Para uma ação de qualidade nesta área, é essencial o recurso à informática e com programas
adequados. Hoje, a maioria das farmácias trabalha com o sistema “Sifarma 2000”, que nos
permite fazer a avaliação destes parâmetros automaticamente, dado que nenhum produto é
adquirido ou vendido sem que nele ocorra esse registo.
No entanto, há fatores que podem contribuir para a existência de discrepâncias entre o stock real
e o informático. Salvo um erro pouco provável do próprio sistema, estaremos perante erro
humano, devido a incorreto registo de entradas ou saídas de produtos. Uma situação que ganhou
significativa dimensão recentemente, é o empréstimo entre farmácias, o que requer um cuidado
acrescido no registo e controlo dos produtos cedidos, bem como das suas eventuais devoluções.

Como aspetos fundamentais na gestão de stocks, à que analisar o tempo médio de existências, o
valor em stocks de existências de baixa e elevada rotação e fazer uma análise ABC dos produtos.
A rentabilização da farmácia assenta de forma preponderante na análise e gestão cuidada de
stocks.
O tempo médio de existências, mede-se pelo tempo que um determinado produto ou grupo de
produtos permanece em armazém na farmácia. Quanto maior for o tempo de existência menor
será a rentabilização do produto. Este é um dado muito importante e deve ser tido em
consideração para a avaliação ABC e para a determinação dos níveis de stocks.

A análise ABC é indispensável para a correta gestão de stocks. Esta tem por base a classificação
dos produtos em função da sua importância para a faturação. Os produtos da classe A são os
que representam 75% do volume de faturação e correspondem em média a cerca de 10% do
stock presente na farmácia. Os produtos classe B têm uma contribuição de 20% na faturação
total, correspondendo apenas a 25% dos produtos e, por último, os produtos classe C
correspondem a 5% do total da faturação e cerca de 65% dos artigos que se encontram em stock.
Através desta análise, podemos ter a informação de que tipo de produtos fazem parte do grande
grupo de faturação, sendo que estes representam uma pequena parte dos produtos que temos
em stock. Apesar disso, a grande parte restante não deverá ser menosprezada, na medida em
que pode interferir com a dinâmica comercial da farmácia, constituindo-se como uma vantagem
por diferenciação para com outra concorrente. Nesta expressiva percentagem de produtos que
correspondem a uma pequena parte da faturação, devem constar os seguintes tipos de produtos:

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produtos específicos associados a vendas sazonais; produtos para necessidades especiais de

clientes da farmácia como suplementos alimentares; produtos para pessoas com necessidades

especiais como doentes com determinadas intolerâncias; outros que possam ter menos saídas
mas nos quais possam ser aplicadas margens de lucro superiores.
Com medicamentos frequentemente esgotados, a prescrição por DCI, a escolha feita pelo utente
ao balcão de medicamentos de marca em detrimento dos genéricos e vice-versa, bem como o
crescente número de referências existentes no mercado dos medicamentos, torna fundamental
que se faça um controlo mensal dos produtos em stock para se possa fazer acertadamente a
encomenda com a mesma periodicidade.
O dia-a-dia da farmácia resume-se ao “just in time”, em que são realizadas mais encomendas
instantâneas aquando das necessidades dos utentes, o que facilita a gestão e rotação de
stocks2.
A obrigatoriedade de prescrição por DCI e de em todas as farmácias haver pelo menos cinco
genéricos dos mais baratos para cada substância activa, complica significativamente a gestão de
stocks e a possibilidade de se gerar liquidez com estes produtos. Esta obrigatoriedade pode ter
beneficiado alguns, no entanto, de um modo geral os utentes preferem utilizar o medicamento de
marca que já consomem há muitos anos, nomeadamente em doentes hipertensos, renais,
diabéticos e outros. Por outro lado, há utentes que tomam genéricos para estas mesmas
patologias, mas têm o seu laboratório de eleição, quer por opção própria quer por
aconselhamento médico, que muitas vezes não constam nos determinados cinco mais baratos do
mercado. Esta variabilidade obriga a farmácia a ter mais produtos em stock, quer em quantidade
quer em diversidade, de modo a poder satisfazer as necessidades dos utentes.

A aquisição de produtos quer por encomendas mensais que pressuponham campanhas, ou por
oportunidades de negócio quando realizado diretamente com os laboratórios, deve ter por base a
avaliação e comparação de dois pontos fundamentais: a boa compra e a boa venda. Podemos
estar a adquirir um produto com um preço muito apelativo, no entanto, este pode não ser vendido
com a frequência desejada, não justificando assim a sua aquisição ainda que em condições
especiais, dado que há elevada probabilidade de ficar em stock durante largos meses, correndo-
se o risco até de expirar o prazo de validade antes da venda. Apesar de empresas retomarem
produtos nestas condições, fazem-no com uma perda percentual significativa para a farmácia.

Em suma, são três os principais tipos de despesa com stocks que uma farmácia enfrenta:
1. Despesa com a posse de stocks;
2. Despesa com a ruptura de stock uma vez que não tendo não vai satisfazer a procura do
seu cliente/utente;
3. Despesa com o processamento de encomendas, devoluções e abates. O equilíbrio destes
três pontos maximiza a gestão de stocks de qualquer empresa.

Optimização e gestão de stocks

Ter o produto certo, no momento certo e na quantidade certa, é fundamental para a dinâmica da
farmácia. Estas caraterísticas são fundamentais tanto para a satisfação do cliente como para a
gestão financeira. A acumulação de produtos com baixa rotação, condicionam a liquidez do
negócio, podendo mesmo estrangulá-lo, para além de poder resultar na perda total do
investimento por expirar o prazo de colocação no mercado. Por outro lado, a falta de produtos na
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quantidade ou variedade necessária, resulta num mau atendimento ao cliente, podendo afastá-lo
de vez. Por isso, a gestão de stocks é também uma etapa fundamental para a viabilidade da
farmácia.

A GESTÃO DA FARMÁCIA E SUAS VALÊNCIAS

A gestão é hoje cada vez mais invocada e procurada nesta atividade. O contexto atual de crise,
as sucessivas alterações do mercado e a legislação cada vez mais exigente, levou várias
empresas e empresários a terem que reduzir custos e eliminar desperdícios, bem como a otimizar
os serviços e recursos humanos, de modo a poderem sobreviver.
Podemos definir gestão como o processo usado para obtenção de resultados, bens ou serviços,
baseado na existência de uma organização. A gestão parte da interpretação dos objetivos
transformando-os em ação empresarial, usando as quatro funções da gestão: planeamento;
organização; direção; controlo.

O planeamento pressupõe a determinação prévia dos objetivos com base numa estrutura
consolidada e um plano previamente estabelecido em que se define quem vai atuar e de que
modo e com que meios.

A organização estabelece relações entre as pessoas e os recursos disponíveis de modo a que

possam ser atingidos os objetivos propostos. A delegação de funções em pessoas com
capacidade para realização de determinadas tarefas, é um passo importante e pode ser
fundamental para alcançar os resultados definidos.

A direção tem por função influenciar o comportamento dos colaboradores, com forte liderança,
comunicação precisa e transparente, com informação do plano de ação e objetivos definidos, de
modo a motivá-los e a envolvê-los na conquista dos resultados. Esta função é fundamental para o
sucesso do processo, bem como a função seguinte, com a qual há uma relação muito estreita.

O controlo, compara os resultados atingidos com os objetivos determinados, finais e intermédios.

Estes últimos têm particular relevância, pois permitem identificar desvios (positivos ou negativos)
relativamente ao planeado, sendo avaliados parâmetros como o empenho e as estratégias
adotadas, permitindo que os mesmos possam ser corrigidos e reformulados, com eventual
correção e/ou alteração dos meios utilizados.
A liderança é, sem dúvida, uma função muito importante de qualquer gestor. A capacidade de
liderar pressupõe que o gestor consiga motivar os seus colaboradores, avaliando-os e dando-lhes
incentivos de diversos modos. Uma empresa é formada essencialmente pelos seus
colaboradores, sendo estes “a alma” de uma organização e do seu sucesso, inequivocamente o
ativo mais precioso das organizações.

O farmacêutico enquanto gestor, nomedamente o Diretor Técnico, que na maior parte das
unidades de negócio tem também aquele papel, conjuntamente com os seus colaboradores, tem
que adotar boas estratégias para que a farmácia tenha rentabilidade e possa sobreviver a este
período mais conturbado.
Como práticas fundamentais na gestão da farmácia, atualmente, há que ter em consideração,
para além de outros aspetos, a gestão financeira, a gestão de recursos humanos, a gestão de
recursos materiais, bem como o mercado envolvente. Assim, para que este processo seja bem
conseguido, é crucial envolver os colaboradores, conhecer e analisar o mercado /merchandising e
marketing, fornecedores, controlar stocks, clientes e finalmente os resultados:

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A gestão de pessoal

As empresas são e devem ser entendidas como organizações de pessoas – os colaboradores, e

para as pessoas - os clientes.
Neste princípio, a seleção dos elementos que compõem uma equipa de trabalho é crucial, pelo
que tem é muito importante o primeiro passo da sua formação – o recrutamento. O colaborador
(ideal)
deve mostrar confiança nas suas capacidades de trabalho, segurança nas atitudes e na
comunicação com os utentes e com os colegas de trabalho. O líder tem que ter a capacidade de
os alocar a funções com base nas suas capacidades e motivações, de modo a que possam
desempenhar o melhor possível as atividades individuais e coletivas que lhes são confiadas,
contribuindo assim para os resultados da equipa e o sucesso da empresa.
O alinhamento de todos os colaboradores por idênticos princípios de ética pessoal e profissional,
apresentação, postura e atitude no atendimento, premiando a padronização dos colaboradores e
da farmácia pela uniformidade de procedimentos no atendimento ao público, constitui um ponto
fundamental para transmitir uma imagem de profissionalismo. Este aspeto é importante para que
os clientes da farmácia sintam que são bem recebidos e atendidos, independentemente do
colaborador que o faz. Para o efeito, aspetos como a formação pessoal e académica de cada
colaborador, motivação, coeficiente emocional e a pré-disposição para a auto formação, são
fundamentais.
Os pontos referidos no parágrafo anterior, prendem-se com a importância do atendimento,
nomeadamente quanto à satisfação e fidelização dos clientes, pelo que todos os colaboradores
devem fazer formação e treinar técnicas de comunicação, para que abordagens a diferentes
clientes e em situações adversas, ocorram dentro dos padrões de atendimento definidos.
Como pormenores de comunicação a treinar, podemos considerar:

A. Abordagem e acolhimento ao utente;

B. Atendimento ao utente (técnicas de vendas);

C. Atendimento telefónico;

D. Comunicação e abordagem de situações especialmente delicadas, como conflitos e dificuldade

de dispensa de medicamentos ao utente.

Autora:
MARTA SOFIA DAVID DA SILVEIRA E CARVALHO
Monografia apresentada para a obtenção do Grau de Mestre em Ciências Farmacêuticas no Mestrado
Integrado em Ciências Farmacêuticas, conferido pela Universidade Lusófona de Humanidades e
Tecnologias - Lisboa 2013