OFICINA LEITURA E ESCRITA

NO PREFEITURA ÁGIL
ÍNDICE
1 – Importância e conceituação da Escrita Oficial
2- Questões a respeito do conteúdo da Escrita Oficial
3- A exigência da norma culta da língua
4- O processo comunicativo
5- Erros Comuns na composição das Correspondências Oficiais
6 - Coerência e Coesão
7 - Ambiguidade, Contradição e
Incompletude8 - Pronomes de Tratamento
9 - Regras de Concordância
10 - Intencionalidade, aceitabilidade e situacionalidade
11 - Introdução às Comunicações Institucionais e
Correspondências Oficiais
● Ata
● Correio Eletrônico (e-mail)
● Declaração
 ● Relatório
● Aviso
● Protocolo
● Memorando
● Ofício
● Circular
12 - Referências Bibliográficas
 1 – Importância e conceituação da Escrita Oficial
A comunicação se faz presente em todos os contextos sociais, essencial ao ato de qualquer
ser humano, sendo o meio pelo qual saberes, padrões e cultura lhe são transmitidos e,
mediante o qual, aprende a ser membro de uma sociedade, participando, transmitindo,
trocando ideias, conhecimentos e experiências. As formas de comunicação escrita
pertencem a um determinado gênero de texto, cada qual com características específicas
e com padronização adequada aos mais variados propósitos comunicativos, o que serve
para facilitar o trabalho de quem necessita se comunicar. Segundo Chiavenato (2008), a
comunicação organizacional, de forma sucinta, pode ser definida como um processo de
transferência de conteúdo (dados, informações ou conhecimentos) a partir de um ponto de
origem a um ponto de destino, seguido da sua devida compreensão.

Na Administração Pública, a Redação ou Escrita Oficial ocupa um lugar considerável de

importância, pois diz respeito a diversas comunicações onde quem comunica é sempre o
serviço público e o que se comunica, é algum assunto relativo às atribuições do órgão que
comunica. Seu destinatário é o público (cidadãos) ou uma instituição privada ou ainda outro
órgão/entidade do Poder Executivo ou dos outros Poderes (BRASIL,2018). Para Santos
(2015), o texto escrito é o meio, quase que exclusivo da administração pública, de
comunicar e atuar e, por meio dele, tem se um marco e amparo legal para a execução
dos serviços públicos, possibilitando a averiguação, legalidade, motivação e finalidade de
um ato administrativo. De acordo com o Manual de Redação da Presidência da República
(2018, p. 5), “a finalidade da língua é comunicar, quer pela fala, quer pela escrita e para que
haja comunicação são necessários: alguém que comunique algo a ser comunicado; e
alguém que receba essa comunicação”.

2- Questões a respeito do conteúdo da Escrita Oficial

No que diz respeito ao conteúdo das correspondências oficiais, deve-se considerar a
intenção do emissor e a finalidade do documento e para que o texto esteja adequado à
situação comunicativa, utilizando a língua padrão, observando-se as estratégias textuais
destinadas a reduzir excessos de estilo e de caracterizando-se ainda pela clareza e
precisão, objetividade, concisão, coesão e coerência, impessoalidade, formalidade e
padronização. O referido manual orienta ainda, que as comunicações administrativas
devem ser sempre formais e, a necessidade de se empregar determinado nível de
linguagem nos atos e nos expedientes oficiais, decorre do próprio caráter público desses
atos e comunicações e de sua finalidade de caráter normativo. Estes estabelecem regras
para a conduta dos cidadãos e/ou regula o funcionamento dos órgãos e entidades públicos.
Portanto, se faz necessário que as estruturas públicas adotem procedimentos de
comunicações oficiais dinâmicos, voltados para a eficiência nos serviços, na padronização,
na dinamização do fluxo das informações e processos, promovendo, assim, o cumprimento
de orientações normativas da Administração Pública Federal, e consequentemente, a
otimização no atendimento à sociedade. A redação oficial tem por finalidade comunicar com
impessoalidade e máxima clareza, impondo certos parâmetros no uso que se faz da língua,
de maneira diversa daquele da literatura, do texto jornalístico e bem como da
correspondência particular, etc. O Manual de Redação da Presidência da República foi
criado em 1991 (revisto e atualizado em 2002 e 2018), no intuito de rever, atualizar,
uniformizar e simplificar as normas de redação de atos e comunicações oficiais das
instituições públicas. Sendo a publicidade e a impessoalidade princípios fundamentais de
toda administração pública, devem igualmente nortear a elaboração dos atos e
comunicações oficiais, e são atributos que decorrem da Constituição que dispõe. Essa
obrigatoriedade, aplica-se não apenas aos textos normativos– leis, decretos, portarias, etc.
-- mas também ao ato da correspondência que circula nos órgãos da administração pública,
interna e externamente. Além de atender o que rege a Constituição, não se concebe que
um ato normativo de qualquer natureza seja redigido de forma que dificulte ou impossibilite
sua compreensão.

3- A exigência da norma culta da língua

A exigência da subordinação à norma culta da língua, tem por objetivo orientar e padronizar
a redação oficial dos atos administrativos, facilitando a entendibilidade redacional, dos
processos e documentos da administração pública. Outro aspecto importante a ser
mencionado, é o fato de que a redação oficial, que é exemplificada no bojo dos Manuais de
Redação Oficiais, esclarece que quem comunica é sempre a Administração Pública; o
quese comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão ou entidade que
comunica; o destinatário dessa comunicação é o público, o conjunto de cidadãos, ou outro
órgão ou entidade pública. Nisto, se depreende

4- O Processo Comunicativo
Como em toda mensagem elaborada e com propósitos definidos, os elementos da
comunicação são componentes que estão presentes no processo comunicativo
estabelecido entre emissor e receptor. Isto é, a troca de mensagens entre o falante e o
ouvinte é constituída basicamente por esses componentes. Antes é importante saber o que
é a comunicação. O termo é derivado do latim “communicare”, que significa “partilhar, tornar
comum, participar de algo”. Como uma característica especialmente humana, na
comunicação é possível estabelecer uma interação entre as pessoas, desde que tenham
um código pré-determinado. O processo comunicacional é algo tão cotidiano que
praticamente não é possível ver os elementos da comunicação, mas eles estão lá. Esses
elementos da comunicação estão presentes em cada momento do processo comunicativo,
desde a saída da mensagem do emissor até a chegada da mensagem no receptor. A
comunicação pode ser verbal ou não verbal, ou seja, ela pode se dá por meio da linguagem
oral ou escrita ou por meio de gestos, expressões corporais, sinais, entre outros. Contudo,
independentemente de ser comunicação verbal ou não verbal, os elementos da
comunicação estão presentes em qualquer processo comunicativo.
O mesmo vale para linguagem verbal e não verbal, pois a comunicação pode ser
estabelecida também pela linguagem verbal e não verbal. Na linguagem não verbal, além
dos gestos e sinais, pode ocorrer por fotografias, imagens, desenhos, etc.

No processo comunicativo estão presentes os elementos da comunicação que são

seis: emissor, código, mensagem, canal, receptor e referente.
○ Elementos da comunicação:
○ O emissor
Também chamado de falante ou locutor, o emissor é aquele que transmite a mensagem.
Ou seja, é o sujeito que se manifesta por meio do código escolhido por ele e envia a
mensagem ao receptor. Assim, o emissor pode ser o primeiro elemento da comunicação
que inicia o processo comunicativo. Além disso, ele deve estar ciente de que o código por
ele escolhido deve ser o mesmo compartilhado com o emissor. Pois, caso o receptor e
emissor não compartilhem do mesmo código, a mensagem não é decodificada ou
entendida.

○ Quanto ao código
O código é o conjunto de sinais escolhidos pelo emissor que são usados no processo
comunicativo para a transmissão da mensagem. É o código que é decodificado pelo
receptor. O código usado na comunicação pelo emissor deve ser um código
preestabelecido entre ele e o receptor, pois caso os dois não compartilhem do mesmo
código, a comunicação será falha e não será estabelecida. O código utilizado no processo
comunicativo pode vir de várias formas, verbal ou não verbal. Esse código pode ser por
sinais, gestos, sons, textos, desenhos, etc.

○ Quanto a mensagem
A mensagem é o objeto da comunicação. É o assunto que é tratado na comunicação
estabelecida entre o emissor e o receptor. A mensagem pode ser abordada por meio de
uma conversa do dia a dia, em um vídeoaula, entre outros.

○ Quanto ao canal
O canal pode ser considerado como o meio em que a mensagem é transmitida, podendo
ser físico ou virtual. É pelo canal que a mensagem circulará até que chegue ao seu
destino. Isto é, o canal é o responsável por assegurar que ocorra o contato entre o emissor
e o receptor. Pode ser de forma sonora ou por palavras escritas, por exemplo.

○ Quanto ao receptor
O receptor também pode ser chamado de interlocutor, destinatário (como nos correios)
ou ouvinte. Ele é quem recebe a mensagem transmitida pelo locutor. Presumindo que o
falante e o ouvinte compartilham do mesmo código, cabe ao receptor decodificar a
mensagem. Desta maneira, o processo de decodificação é exatamente o entendimento que
o interlocutor tem sobre a mensagem. Vale ressaltar que a comunicação não acaba aqui,
pois para que ela seja completa é necessário que haja um retorno, uma resposta do
receptor que então passa a ser o emissor.

○ Quanto ao referente

O referente também é chamado de contexto. Isto é, é o assunto que é tratado no conteúdo

que compõe a mensagem. O referente, assim como o código, deve ser compartilhado entre
o emissor e o receptor. Isto porque o contexto também pode ser constituído pelo espaço e
tempo do falante. Logo, o referente é tudo aquilo que engloba os elementos da
comunicação.

ATENÇÃO: vale ressaltar que não há uma ordem estabelecida dos elementos da
comunicação. A ordem colocada aqui é apenas para fins didáticos, para melhor
compreensão do assunto.

Esquema do processo comunicativo com os elementos da comunicação. (Foto: Wikipédia)

○ Quanto ao ruído

O ruído é qualquer interferência que possa atrapalhar a comunicação entre o emissor e o

receptor. Mesmo não sendo um dos elementos da comunicação, ele pode aparecer em
alguns momentos comunicativos. Contudo, o intuito do ruído é apenas atrapalhar o
processo comunicativo. Até mesmo o silêncio (a ausência de som) é considerado um ruído,
pelo simples fato de se tratar de uma interferência comunicacional.
Por exemplo: há duas pessoas conversando em um ponto de ônibus e em um momento
da conversa passa uma ambulância com a sirene ligada. Naquele momento o som da
conversa entre as duas pessoas é abafado.

Neste caso, houve um momento em que ambas não escutaram o que uma disse a outra e
para isso as falas tiveram que ser repetidas. Assim, a sirene da ambulância foi um ruído
que interferiu naquela comunicação. Nesse exemplo citado a interferência foi externa, mas
pode acontecer do ruído acontecer em um dos elementos da comunicação. Por exemplo,
a falha da ligação em que o ruído ocorre no canal da mensagem.

5- Erros Comuns na composição das Correspondências

Oficiais

● Desvio de finalidade: acontece quando há o envio de comunicações, ou seja,

demandas ou solicitações que não dizem respeito ao tipo de correspondência escolhida,
ainda que contenham formalidade e estejam completas do ponto de vista estrutural e
informativo, quando um texto extenso por necessidade é enviado como circular ou uma
breve comunicação direta é redigida como ofício. Para que tal inadequação seja evitada, é
preciso que se conheça as características estruturais, textuais e composicionais
distintivasde cada documento.

● Incompletude estrutural ou adições desnecessárias: este tipo de erro é visto

quando o autor da correspondência oficial se esquece de algum componente estrutural,
como vocativo, pronome de tratamento, ausência ou excesso de espaçamento, e com
relação ao fechamento, a não diferenciação correta dos termos atenciosamente e
respeitosamente, bem como as abreviaturas incorretas.

● Marcas de informalidade: como textos institucionais e públicos, sinais de

personalidade como expressões afetivas, opiniões sobre temas polêmicos, observações de
cunho pessoal, informações particulares, expressões coloquiais, jargões e vícios de
linguagem devem ser evitados. Há de se ressaltar que, os textos públicos, do e-mail às
correspondências oficiais, devem buscar subordinação aos parâmetros redacionais:
pessoalidade, formalidade e uniformidade.

● Prolixidade e Laconismo: é enganoso supor que a comunicação completa sempre

será extensa. Recomenda-se que o bom senso deve ser buscado para que não haja
prolixidade, ou seja, conteúdo redundante ou formado por frases desnecessárias. É óbvio
que cada demanda requer um nível de extensão para que a resposta do receptor seja
alcançada. Da mesma forma, deve-se evitar o laconismo, problema que se observa em
textos extremamente breves, faltosos de explicações e de componentes importantes para
a segurança do próprio emissor.

● Uso de abreviaturas incorretas, erros ortográficos e gramaticais: as

abreviaturas são representações das palavras e servem para economizar espaço no plano
onde o texto é produzido. Há de se considerar que não se deve inventá-las, é preciso
conhecê-las e evitar os equívocos, como no caso de atenciosamente, onde a abreviatura
correta é ‘’At.te’’ e não ‘’Att’’, como se observa em muitos casos. É importante ressaltar que
as abreviaturas não devem ser usadas nos vocativos. E Quanto aos erros ortográficos e
gramaticais, deve-se atentar, por exemplo, para que as palavras sejam acentuadas, e caso
necessário, acompanhadas de hífen, iniciais maiúsculas (caso substantivo próprio),
evitando-se o emprego do gerundismo, desvio de sintaxe, ambiguidade de sentido, entre
outros problemas de comunicação.

6 - Coerência e Coesão
○ Coesão e coerência textual: os conceitos
Antes de falar especificamente a respeito das diferenças entre coesão e coerência textual,
é importante apresentar os conceitos. Embora sejam tratados como sinônimos, possuem
diferenças significativas entre si e na sua aplicabilidade. Eles têm em comum o fato de
serem fundamentais para a construção de um bom texto.

○ O que é coerência textual?

Coerência refere-se à capacidade de união das ideias dentro de um texto de forma que
todos os argumentos se entrelaçam para oferecer uma mensagem final que faça sentido.
Uma definição de coerência textual pode ser dada através da palavra-chave harmonia. Um
texto coerente é um texto harmônico em que os argumentos conversam entre si.

A coerência tem ligação com o conteúdo argumentativo de um texto, resulta de diferentes

fatores que influenciam o conhecimento daquele que está escrevendo. Em outras palavras,
é a capacidade de quem está escrevendo manter a lógica até o fim do texto. Um texto
coerente é resultado do trabalho de alguém que possui uma bagagem anterior à escrita.
Nessa bagagem podem ser encontrados determinados itens como:

Informações adicionais e atuais sobre o tema;

● Deduções sobre o tema;

● Contextualizações e exemplificações;
● Conhecimentos gerais, entre outros.
○ O que é coesão textual?

Coesão textual tem relação com o seu conhecimento gramatical. A coesão é a responsável
por conectar as palavras dentro de um texto para que as ideias façam sentido. Logo, a
coerência depende de haver boa coesão no texto. Há dois tipos de coesão: coesão
referencial e coesão sequencial.

Coesão referencial

A coesão referencial é aquela empregada para se referir a algo já citado anteriormente.

Pode ter a forma de sinônimos e outras palavras, como os pronomes, por exemplo, que são
utilizadas para não repetir ideias. O texto que possui coesão referencial torna-se mais rico
e oferece uma leitura mais proveitosa.

Confira um exemplo:

“O Estado deve garantir os direitos básicos constitucionais aos cidadãos. Nós não devemos
concordar que educação e saúde sejam negligenciadas pelos governantes.”

Nessa frase, “nós” retoma a ideia de “cidadãos” e os termos “saúde e educação” são
empregados para não ter que repetir “direitos básicos”. Por sua vez, “governantes” retoma
o “Estado” que foi mencionado no início da frase. O texto é fluido e reafirma a ideia inicial,
mas sem ficar repetitivo.

Coesão sequencial

A coesão sequencial é feita através do uso de conjunções coordenadas e subordinadas

adverbiais. É importante citar que, além dessas conjunções, podem ser utilizadas outras
palavras com o objetivo de promover conexões entre as frases, parágrafos ou orações.
Essa conexão pode trazer diferentes sentidos como o de causa, oposição e conclusão.

Confira um exemplo:

“O Estado deveria garantir que a população tivesse acesso a seus direitos, mas não faz.”.

O uso da palavra “mas” é essencial para conectar as duas frases e também cria a ideia de
oposição. Outras palavras podem ser usadas com esse objetivo de conexão e sentido,
como “porque” (indicador de causa ou explicação) e, “portanto”, (indicador de conclusão).

○ Coesão e coerência textual: quais são as diferenças?

A partir dos conceitos que apresentamos ao longo do texto, podemos finalmente chegar às
diferenças entre coesão e coerência. Ambas são essenciais e complementam, no entanto,
pode existir um texto com coesão, mas sem coerência. A parte gramatical pode ser muito
boa no texto, no entanto, se não tiver lógica entre os argumentos ficará sem sentido.

Um bom texto é aquele que se vale do melhor uso gramatical da língua e que possui a
construção de sentido. Os argumentos apresentados ao longo de um texto devem se
conectar de maneira que cheguem a uma resolução, ou seja, transmitam uma mensagem.
A ideia central precisa ser facilmente compreendida pelo leitor. Provavelmente já aconteceu
de você ler um texto e, no final, não entender o que o autor quis dizer.

Essa incompreensão é muito negativa, pois a função principal de um texto é comunicar uma
ideia. Se isso não acontece é porque o texto tem algo errado e precisa ser reescrito. A
incoerência pode ainda levar a um resultado mais problemático que é a transmissão de
uma mensagem contrária a aquela que inicialmente o autor tinha em mente. Sendo assim,
é muito importante ficar atento à coesão e coerência em seus textos.

○ Leitura

Para te ajudar a melhorar sua capacidade de escrever textos com coesão e coerência é
importante ter o hábito da leitura. Quando você lê abre a sua mente para uma série de
possibilidades de utilização de frases e conectores. Além disso, a leitura também te ajuda
a ampliar a sua bagagem.

7 - Ambiguidade e Incompletude
Derivada do termo latino “ambiguitas”, que significa “equívoco”, “incerteza”, ela é
considerada um vício de linguagem, ainda mais quando dita sem a intenção de dizer. Em
um texto, é importante que o conteúdo seja claro e objetivo, para que o leitor consiga
entender o que está sendo dito. Quando os elementos do texto, sejam eles o verbo, os
pronomes, os adjetivos, estão colocados de maneira errada, essa compreensão pode ser
comprometida.

A ambiguidade existe quando acontece uma duplicidade de sentido nas frases ou

palavras que compõem o texto. Se essa frase ou palavra for interpretada de maneira
errada, pode causar confusão no entendimento final.

Portanto, entende-se que a ambiguidade é o duplo sentido dentro da frase. Ela pode ser
utilizada em poemas, músicas, propagandas publicitárias e nas obras literárias que se
baseiam na fala, independente da sua dupla interpretação. Outro ponto a considerar é a
necessidade de que a mensagem seja completa para que os objetivos sejam alcançados.
Completude não está, necessariamente, relacionada à extensão do texto, ao seu nível de
erudição ou do quanto foi segmentado, mas em conter os dados importantes para o retorno
e efetividade da mensagem. Esses dados são nomes, lugares, horários, endereços e a
identificação de quem e de onde se enviou a mensagem, itens que estão presentes nas
assinaturas dos e-mails, por exemplo.
 8 - Pronomes de Tratamento e Vocativo
Os pronomes de tratamento são empregados no trato com as pessoas, familiarmente ou
respeitosamente. Embora o pronome de tratamento se dirija à segunda pessoa, toda a
concordância deve ser feita com a terceira pessoa. Usa-se Vossa, quando conversamos
com a pessoa, e Sua, quando falamos da pessoa, da mesma forma, os pronomes
possessivos que se referem a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa.
Conforme o Art. 2o do Decreto presidencial 9.758 de 11 de abril de 2019, o único pronome
de tratamento utilizado na comunicação com agentes públicos federais é “senhor”,
independentemente do nível hierárquico, da natureza do cargo ou da função ou da ocasião,
sendo flexionado para o feminino e para o plural.

Em comunicações oficiais, estão vedados os seguintes tratamentos:

● Ilustre ou ilustríssimo;
● Digno ou digníssimo;
● Respeitável.
● Doutor.

Embora o artigo supracitado tenha nivelado o pronome de tratamento senhor para as esferas
públicas federais, nas demais instâncias se aplica os que foram estabelecidos no Manual de
Redação da Presidência da República, que dispõe:

● Excelentíssimo Senhor - para Chefes de Poder (Presidente da

República; Presidente do Supremo Tribunal Federal; Presidente do
Congresso Nacional);
● Vossa/Sua Excelência - para as autoridades desde o Presidente da
Câmara Municipal até o Presidente da República;
● Senhor - para os demais. (Senador; Governador; Ministro; Juiz; etc.).

O vocativo é um chamado, invocação ou apelo. Ele é usado quando o falante quer dialogar
com o ouvinte, isto é, quando o falante chama, nomeia ou invoca a pessoa com quem
deseja conversar.

O vocativo é usado no discurso direto, apresentando com frequência uma entonação

apelativa e exclamativa. Ele deve aparecer entre vírgulas, sendo ligado e sucedido pelo
pronome de tratamento.
 9 - Regras de Concordância
Concordância verbal é a relação estabelecida de forma harmônica entre sujeito e verbo.
Isso quer dizer que quando o sujeito está no singular, o verbo também deve estar; quando
o sujeito estiver no plural, o verbo também estará. Já a concordância nominal diz que todos
os determinantes (adjetivo, numeral, pronome adjetivo e artigo) devem harmonizar-se
quanto ao gênero e ao número do substantivo. Portanto, substantivo no feminino singular,
determinantes também, caso esteja no masculino plural, os determinantes o acompanham.

10 - Intencionalidade, aceitabilidade e situacionalidade

A intencionalidade é o objetivo do autor de produzir um texto com coesão e coerência, pois
isso garante a interação entre autor e leitor, ou seja, contribui para a realização das
intenções e, consequentemente, para a produção de efeitos. Já a aceitabilidade é a
disposição do leitor em aceitar um texto que tem relevância para ele, seja pelo
conhecimento transmitido pelo texto, seja pela disposição de participar de um discurso e
interagir com o propósito do autor. Situacionalidade: envolve a situação comunicativa, ou
seja, o contexto em que empregado a interação.

11 - Introdução às Correspondências Oficiais

● ATA

A ata é um documento que registra com clareza e precisão as ocorrências, deliberações,

resoluções e decisões de reuniões, assembleias e sessões realizadas por comissões,
conselhos, unidades acadêmicas e administrativas. Conforme Ferreira e Cambrussi (2015)
após sua aprovação, para efeitos legais, torna-se um texto oficial, documento legal. A ata
deve ser redigida em papel timbrado, com linhas numeradas na lateral esquerda e páginas
numeradas, as margens devem ter 2 cm de cada lado da folha e constar:
a) Título com identificação do expediente, número, siglas usuais do setor que expede o
documento (da menor para a maior hierarquia) e ano de emissão, centralizado;
b) O corpo da ata deve constituir um só parágrafo com alinhamento justificado e o
espaçamento entre linhas deve ser simples;
c) Inicia-se com a indicação da data, do horário e local da reunião (por extenso) e faz-se
referência ao número da reunião (1a, 2a, etc.), ao tipo (ordinária ou extraordinária);
d) Registro do grupo reunido e, quem coordenou e presidiu a reunião;
e) Referência à ordem do dia, momento em que são apresentados e discutidos cada ponto
da pauta, com narração clara, conforme a sequência em que foram debatidos, as
peculiaridades de cada caso, o registro das decisões e seus encaminhamentos;
f) Palavras, números e valores são escritos por extenso e sem abreviações;
g) Encerramento da ata, com assinatura dos presentes (as folhas impressas formarão um
livro ata, com termo de abertura e encerramento).
● Correio Eletrônico (e-mail)

O correio eletrônico, ou e-mail, deve obedecer a algumas recomendações inerentes a todas

as formas de comunicação escrita quando tratamos de redação oficial. É bastante utilizado
no serviço público, em razão da flexibilidade, baixo custo e rapidez e, nas palavras de Lopes
e Porrua (2012, p. 62), “para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental
e aceito como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a
identidade do remetente, na forma estabelecida em lei”. Sua finalidade deve estar clara no
assunto da mensagem e relacionada ao conteúdo global da mensagem, assim quem
receber a mensagem, identificará rapidamente do que se trata e quem a envia poderá,
posteriormente, localizar a mensagem na caixa do correio eletrônico. Inicie o texto do
correio eletrônico com uma saudação cordial e para receptores desconhecidos ou para
particulares, utilize o vocativo conforme os demais documentos oficiais, ou seja, “Senhor”
ou “Senhora”, seguido do cargo respectivo, ou “Prezado Senhor”, “Prezada Senhora”. Caso
a mensagem seja extensa, poderá ser dividida em tópicos de fácil leitura evitando
parágrafos muito longos.
Dicas importantes:
a) No corpo do e-mail, deve ser utilizada a fonte Calibri 12, como em todos os documentos
oficiais;
b) Fundo ou papéis de parede eletrônicos não devem ser utilizados em mensagens
profissionais, pois sobrecarregam o tamanho da mensagem eletrônica;
c) A mensagem do correio eletrônico deve ser revisada com o mesmo cuidado com que se
revisam outros documentos oficiais. Os textos das mensagens eletrônicas não podem ser
redigidos com abreviações como “vc”, “pq”, usuais das conversas na internet, ou
neologismos, como “naum”, “eh”, “aki”;
d) Atenciosamente é o fecho padrão em comunicações oficiais. O uso de abreviações como
“Att.”, e de outros fechos, como “Abraços”, “Saudações”, não são fechos oficiais e, portanto,
não devem ser utilizados em e-mails profissionais;
e) A comunicação por e-mail, não justifica informalidade e um dos erros mais comuns é
utilizar abreviaturas de palavras;
f) Encerre a mensagem também de maneira cordial e digitando o seu nome.

● Declaração

A declaração é um ato que, sob responsabilidade, informa algo sobre uma pessoa ou
acontecimento e, segundo Ferreira e Cambrussi (2015), é um documento firmado por uma
pessoa física em favor de si própria. A declaração tem por objetivo explicar, justificar,
esclarecer situações, manifestar vontade ao prestar testemunho de algo por escrito.

Nas declarações utilizamos:

a) Título com identificação do expediente centralizado;
b) O corpo do texto com alinhamento justificado e o espaçamento entre linhas deve ser
simples;
c) Inicia-se com a expressão “Eu” seguido do nome completo do servidor, cargo, número
de matrícula, CPF, a expressão “ocupante do cargo” com a indicação deste, lotação e
órgão;
d) “Declaro” seguido do assunto que será tratado;
e) Data com alinhamento à direita, em numeração ordinal se for o primeiro dia do mês e em
numeração cardinal para os demais dias do mês;
f) Assinatura: nome completo e o cargo ou função de quem assina o documento, com
alinhamento centralizado.

Importante: A declaração documenta uma informação prestada por autoridade ou particular.

No caso de autoridade, a comprovação do fato ou conhecimento da situação deve ser em
razão do cargo ocupado ou da função exercida.

● Relatório

O relatório é um documento em que são registrados os resultados de experiência de um

procedimento ou de uma ocorrência. Pode ser mais simples ou mais complexo,
dependendo do que será registrado e da intenção. Vale ressaltar que o relatório está entre
os gêneros textuais.

A linguagem precisa ser de forma clara, objetiva, concisa e, em geral, seguir os padrões de
norma culta. Para complementar o arquivo, o relatório pode conter gráficos informativos,
dados, tabelas, descrição de fatos, números numéricos, entre outros elementos.

● Aviso

○ O Aviso é um documento que tem como finalidade avisar ou advertir um indivíduo,

um grupo de pessoas ou uma instituição sobre algo. Também pode ser entendido como um
anúncio que tem como objetivo fixar uma informação sobre um assunto de interesse
regional ou nacional. Pode ser considerado um sinal ou uma chamada de atenção. O aviso
tem o objetivo de comunicar sempre que houver novidades, podendo ser publicado por
mídias diversas.
○ Por exemplo: uma carta com aviso de interrupção de serviço público, como o
fornecimento de energia, é um meio escrito para informar ao usuário que tal serviço será
interrompido em breve.

● Resposta ao protocolo

Resposta ao protocolo é o nome designado para comprovar a entrega do documento e o

recebimento do destinatário. O protocolo tem como finalidade a comprovação da notificação
do teor do ofício e que o processo foi devidamente encaminhado para os setores
responsáveis e a demanda atendida com êxito, no tempo presumido.

● Memorando

O memorando, dentre as correspondências oficiais, revela- se pela sua agilidade,

isentando-se de quaisquer procedimentos burocráticos que inviabilizam este propósito.
Figurando como uma comunicação eminentemente interna, o memorando tende a permitir
o contato entre as unidades administrativas de um mesmo órgão, podendo se encontrar,
hierarquicamente, em níveis diferentes ou semelhantes.

No que se refere à finalidade discursiva, esta pode se referir a questões meramente

administrativas, como também pode ser utilizado para a exposição de projetos, ideias e
diretrizes a serem adotados por um determinado setor do serviço público, por exemplo. A
agilidade, característica marcante, permite que os despachos sejam proferidos no próprio
documento, evitando assim o acúmulo de documentações ora em trâmite.

● Ofício

Ofício é a correspondência oficial expedida exclusivamente por órgãos públicos. O que o

distingue de uma carta é o caráter oficial de seu conteúdo e algumas características
específicas de sua forma. O destinatário pode ser um órgão público ou particular. O ofício
tem como finalidade veicular matéria administrativa ou de caráter social.

● Circular

Circular é um documento com mensagem de caráter uniforme, endereçada a diversos

destinatários, para transmitir avisos, ordens ou instruções, obviamente sendo remetida pelo
superior ou superior hierárquico de setores ou departamentos.Tem o objetivo de transmitir
normas, ordens, avisos, pedidos, ou seja, de delimitar comportamentos e homogeneizar
condutas de um grupo de pessoas. Tem o nome de circular porque indica a função de
divulgar as informações entre todos os destinatários.
 12 - Referências Bibliográficas
BRASIL. Manual de redação da Presidência da República. Brasília: Presidência da República, 2002.

PARANÁ. Departamento Estadual de Arquivo Público.

Manual de Comunicação Escrita Oficial do Estado do Paraná. 2. ed. Curitiba: Imprensa Oficial, 2005.

PAIVA, Marcelo. Redação Discursiva e Oficial. 4. ed. – Alumnus - Grupo LeYa: 2017.

SANTOS, Hudson Nogueira. O Ofício Cordial: Análise Sistêmico-Funcional de Gêneros da Redação

Oficial. Biblioteca Digital de Teses e Dissertações, Brasília, 2015. Disponível em:
<http://bdtd.ibict.br/vufind/Record/UNB_d3e3ca402629fb2d1c7d8d87b07f5448 >. Acesso em: 12
out. 2019.