CAP Moçambique
Fortalecendo as Organizações
Líderes e Redes Moçambicanas II

Manual de Procedimentos Financeiros e Administrativos

The Strengthening Leading Mozambican Organizations and Networks II

Program is made possible through support provided by FHI Development 360
LLC with financing from the United States Government through the U.S. Agency
for International Development (USAID) under Associate Cooperative Agreement
No. 656-A-00-09-00164-00 (Reference Leader Award No. HFP-A-00-03-00020-
 INDICE 
INTRODUÇÃO ............................................................................................................................................... 2
1. SALÁRIOS E CUSTOS DE PESSOAL ........................................................................................................ 3
1.1 PROCEDIMENTOS PARA PREPARAÇÃO DA FOLHA DE SALÁRIOS ....................................................... 3
1.2 ELEMENTOS PARA A PREPARAÇÃO DA FOLHA DE SALÁRIOS ............................................................ 3
1.3 DOCUMENTOS DE SUPORTE EXIGIDOS PARA O PROCESSAMENTO E PAGAMENTO DE SALÁRIO .. 4
1.4 DATAS LIMITES PARA PAGAMENTO DAS OBRIGAÇÕES FISCAIS E DO INSS .................................... 4
2. PAGAMENTO DE CUSTOS ADMINISTRATIVOS .................................................................................. 6
2.1 ALGUNS CONCEITOS SOBRE DOCUMENTOS CONTABILÍSTICOS .......................................................... 6
2.2 ELEMENTOS QUE DEVE CONTER CADA UM DESTES DOCUMENTOS ................................................... 7
2.3 O QUE VERIFICA A PESSOA QUE AUTORIZA DO PROCESSO DE PAGAMENTO DE DESPESA? ............ 8
2.4 ADIANTAMENTOS ..................................................................................................................................... 8
2.5 PROCEDIMENTO PARA O PAGAMENTO DE DESPESAS ADMINISTRATIVAS ...................................... 8
2.6  PAGAMENTOS DE PEQUENAS DESPESAS ............................................................................................... 9
2.7 PROCEDIMENTO PARA AQUISIÇÃO DE EQUIPAMENTO (IMOBILIZADO) .......................................... 9
2.8 PARA CUSTOS PARTILHADOS COM OUTRO DOADOR ......................................................................... 10
2.9 DOCUMENTAÇÃO DE SUPORTE REQUERIDA PARA DESPESAS ADMINISTRATIVAS ....................... 10
2.10 PARA COMPRA DE RECARGAS DE CELULARES ................................................................................... 11
2.11 PARA COMPRA DE COMBUSTÍVEL ........................................................................................................ 11
3. PAGAMENTO DE DESPESAS DE VIAGEM ......................................................................................... 12
3.1 ALOJAMENTO.......................................................................................................................................... 12
3.2 ALIMENTAÇÃO ....................................................................................................................................... 12
3.3 TRANSPORTE .......................................................................................................................................... 12
3.4 PROCEDIMENTO DE PAGAMENTO DE DESPESAS DE VIAGEM .......................................................... 13
3.5 DOCUMENTAÇÃO DE SUPORTE REQUERIDA PARA DESPESAS DE VIAGEM ..................................... 13
4. PAGAMENTO DE CUSTOS DE EVENTOS ........................................................................................... 15
4.1 PROCEDIMENTO PARA O PAGAMENTO DE CUSTOS DE EVENTOS .................................................... 15
4.2 PROCEDIMENTO PARA PAGAMENTO DE CONSULTORES .................................................................. 16
4.3 PROCEDIMENTO PARA O PAGAMENTO DE CUSTOS DE CAPACITAÇÃO ORGANIZACIONAL ........... 17
4.4  DOCUMENTAÇÃO DE SUPORTE REQUERIDA PARA PAGAMENTO DE CUSTOS DE EVENTOS ......... 18
5. RELATÓRIO FINANCEIRO MENSAL DA AED ..................................................................................... 20
ANEXOS ...................................................................................................................................................... 21
ANEXO 1: COMPROVANTE DE PAGAMENTO ...................................................................................................... 21
ANEXO 2: FOLHA DE PROCESSAMENTO DE SALARIOS ..................................................................................... 22
ANEXO 3: RECIBO DE SALARIO ........................................................................................................................... 23
ANEXO 4: TIMESHEET .......................................................................................................................................... 24
ANEXO 5: REQUISIÇÃO INTERNA ........................................................................................................................ 25
ANEXO 6: MATRIZ DE SELECÇÃO ........................................................................................................................ 26
ANEXO 7: CONTROLO DE QUILOMETRAGEM ..................................................................................................... 27
ANEXO 8: LISTA DE PARTICIPANTES ................................................................................................................. 28
 

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Manual of Financial Policies and Administrative Procedures
INTRODUÇÃO 
 
Este  Manual  administrativo  e  financeiro  foi  elaborado  com  o  objectivo  de  facilitar  a 
administração dos fundos da subvenção. 
 
Este  apresenta  as  directrizes  básicas  a  serem  seguidas  em  operações  normais  de 
aplicação, utilização, registo e responsabilização de fundos atribuídos. 
 
Nos orçamentos aprovados, que são parte integrante do acordo da subvenção, definem‐
se o âmbito de cada projeto e os fundos serão usados apenas para os fins previstos. 
 
Todos os envolvidos na administração desta subvenção devem estar familiarizados com  
os termos e condições do acordo. 
 
Os procedimentos aqui descritos se aplicam igualmente aos sub‐parceiros. 
 
Se  durante  a  execução  do  projeto  surgir  alguma  dúvida  quanto  à  elegibilidade  das 
despesas ou de procedimentos, não hesite em contactar a AED. 
 
 
 

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1. SALÁRIOS E CUSTOS DE PESSOAL 
 

1.1  Procedimentos para preparação da Folha de Salários 
 
Antes de processar quaisquer salários deve se ter em conta os seguintes requisitos: 
 
Cada  trabalhador  deve  ter  o  número  do  NUIT  (Número  Único  de  Identificação 
Tributária).  No  caso  em  que  não  o  tenha,  deverá  preencher  o  respectivo  formulário 
seguindo todas as instruções para pedido do NUIT e entregar na repartição de finanças 
local. 
 
Cada  trabalhador  deve  ter  o  número  do  INSS.  No  caso  em  que  não  o  tenha  deverá 
preencher  o  respectivo  formulário  seguindo  todas  as  instruções  para  o  pedido  do 
número  da  segurança  social  para  a  retenção  dos  3%  que  serão  descontados  no  seu 
salário. 
 

1.2  Elementos para a Preparação da Folha de Salários 
 
A  base para  o  cálculo  do  salário  líquido  do  trabalhador  deve  sempre  ter  em  conta  o 
seguinte: 
 
• Período de pagamento;  
• Salário bruto mensal; 
• Tabelas de retenção de imposto; 
• Situação familiar de cada trabalhador (solteiro, casado único titular, casado dois 
titulares, número de dependentes, etc.); 
• Aplicação da taxa de imposto sobre o salário do trabalhador; 
• Aplicação da taxa de INSS (7%), dos quais 3% são contribuição do trabalhador e 
4% é a comparticipação do empregador; 
• O  salário  líquido  do  trabalhador  será  igual  ao  salário  base  mensal  menos  IRPS 
(Imposto de Rendimento da Pessoa Singular, Menos 3% menos outros descontos 

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 que forem aplicados de acordo com o consentimento do trabalhador (exemplo: 
quotizações, faltas injustificadas etc.). 
 
No  âmbito  do  projeto  não  são  permitidos  quaisquer  adiantamentos  de  salários  aos 
trabalhadores. 
 
No  caso  em  que  um  trabalhador  não  esteja  a  ser  pago  em  100%  pela  AED,  deve  se 
mencionar a parte percentual da contribuição do outro doador na folha de salários. 
 
Todos os trabalhadores devem ter contratos por escrito, mencionando a data do início, 
indicação  do  salário  bruto,  a  duração  do  contrato,  a  efetividade  (tempo  inteiro  ou 
parcial),  a  descrição  das  tarefas  efetivas,  assinatura  do  trabalhador  e  a  assinatura  do 
responsável pela assinatura dos contratos. (Exemplo de pessoas autorizadas: Presidente 
do Conselho de Direção, Coordenador, Chefe dos Recursos Humanos, etc. 
 

1.3  Documentos de Suporte Exigidos para o Processamento e 
Pagamento de Salário 
 
1. Contrato  de  Trabalho  devidamente  assinado  pelas  partes  e  cópia  de 
pesquisa antiterrorista; (para o primeiro mês de Salário) 
2. Voucher de pagamento (Comprovante de Pagamento); Ver Anexo 1 
3. Cópia do cheque ou transferência Bancária (não são aceites pagamentos 
de salários em numerário); 
4. Folha de Processamento de Salário, devidamente assinado; Ver Anexo 2 
5. Comprovativo  de  recebimento/recibo  de  salário  devidamente  assinado 
pelas partes; Ver Anexo 3 
6. Timesheet  ou  seja  mapa  de  controlo  de  presenças  ou  efetividade, 
devidamente assinado pelo supervisor e trabalhador; Ver Anexo 4 
 

1.4  Datas Limites para Pagamento das Obrigações Fiscais e do 
INSS 
 
O período de pagamento do IRPS é a partir do dia 1 a 20 do mês seguinte em relação ao 
mês de pagamento de salários. 
 
O período de pagamento do INSS é a partir do dia 1 a 10 do mês seguinte em relação ao 
mês de pagamento de salários. 

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Para o pagamento do IRPS deve se preencher o modelo 19 seguindo todas as instruções 
de acordo com o formulário. 
 
A categoria 10 é onde se deve registar o valor retido dos trabalhadores, a categoria 12 
deve se registar o valor retido dos consultores. 
 
Este  modelo  19  deve  ser  preenchido  em  triplicado.  A  Coluna  de  totais  não  deve 
apresentar centavos. No caso de folha de salários apresentar os centavos deve se fazer 
o arredondamento por excesso. 
 
O modelo 19 deve ser assinado pela pessoa autorizada para o efeito. 
 
Os  formulários  de  pagamento  do  INSS  e  outras  informações  relevantes  serão  obtidos 
junto desta instituição. 
 
É imperioso que todos os trabalhadores tenham os números de NUIT e do INSS. 
 
Notem  que  o  atraso  no  pagamento  do  IRPS  e  do  INSS  a  Organização  será  penalizada, 
através do pagamento de multas. No âmbito do projeto não é permitido o pagamento 
de multas. No caso de pagamento de uma multa a organização reembolsará o valor ao 
projeto. 
 

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2. PAGAMENTO DE CUSTOS 
ADMINISTRATIVOS 
 
Os Custos Administrativos incluem mais não se limitam á estes:  
 
• Renda do Escritório (devem apresentar o contrato de arrendamento no primeiro 
pagamento); 
• Fornecimento de Terceiros (água e luz); 
• Comunicações (telefone, fax, correios, recargas de celular); 
• Internet  (devem  apresentar  o  contrato  de  prestação  de  serviços  no  primeiro 
pagamento); 
• Serviços  de  Terceiros  (Manutenção  do  equipamento  e  escritório;  devem 
apresentar o contrato de prestação de serviços no primeiro pagamento); 
• Seguros; 
• Material de escritório; 
• Fotocópias e Impressões. 

 
2.1  Alguns Conceitos sobre documentos contabilísticos 
Procurement  
É  um  processo  seguido  pelas  organizações  para  aquisição  de  bens  e  ou  serviços  de 
qualidade  a  melhor  preço  possível  e  há  tempo  útil,  visando  promover  a  competição 
justa e aberta entre os fornecedores de bens e serviços pretendidos de modo a evitar 
conflitos de interesse, fraude e conluio. 
 
Cotação 
É  o  documento  pelo  qual  o  fornecedor  indica  o  preço  do  bem  ou  serviço  que  a 
organização pretende adquirir. A cotação não constitui nenhum compromisso comercial 
entre  a  organização  e  o  fornecedor.  A  cotação  deve  incluir  um  bem  ou  serviço  com  a 
mesma natureza e características, a fim de facilitar a comparação de preços. 
 
Factura 

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É o documento pelo qual o fornecedor faz a liquidação do bem ou serviço adquirido. É  o 
documento  que  indica  o  valor  exato  a  ser  pago  pelo  bem  ou  serviço  adquirido.  Este 
constitui um compromisso entre a organização e o fornecedor. 
 
Recibo 
É  o  comprovativo  de  pagamento.  Sempre  que  a  organização  efetua  qualquer 
pagamento a um fornecedor deve exigir um recibo a nome da organização. 
 
V.D. (Venda a Dinheiro) 
Esta serve como prova de pronto pagamento. 
 

2.2  Elementos que deve conter cada um destes documentos  
 
Cotação, Factura e V.D.  
• Nome do fornecedor; 
• Endereço físico e electrónico (se possível); 
• Contacto telefónico; 
• N.U.I.T.; 
• Data de emissão; 
• Data de Validade (para Cotação); 
• Data de Vencimento (para Factura); 
• Número do documento; 
• Assinatura e Carimbo.  
 
A informação sobre o bem ou serviço a ser adquirido deve ter: 
• Descrição clara do bem ou serviço; 
• Quantidade; 
• Custo Unitário; 
• Valor total (em algarismos e por extenso); 
• Informação sobre o imposto (IVA); 
 
O recibo deve sempre incluir: 
• Nome do fornecedor; 
• N.U.I.T.; 
• Endereço físico e electrónico (se possível);  
• Valor total a ser pago (em algarismos e por extenso); 
• Referência a factura em causa; 
• Assinatura e carimbo; 
• Data de emissão; 
• Número do documento; 
• Meio de pagamento (Cheque, numerário ou transferência bancaria) 

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2.3  O que verifica a pessoa que autoriza do processo de 
pagamento de despesa? 
 
• Se a linha orçamental existe e que a mesma tem fundos na rubrica da despesa; 
• Se o processo de procurement foi devidamente seguido; 
• Se o nome no cheque se confere com o nome do provedor de bens o serviços; 
• Se o valor do cheque se confere com o valor da factura do provedor de bens o 
serviços o com os preços das cotações; 
• Se a factura contem a informação referida acima; 
• Se o valor total na factura e/o recibo reflete ao somatório dos valores unitários; 
• Se o IVA corresponde efetivamente a 17%; 
• Se os valores na factura refletem aos bens/serviços efetivamente adquiridos (ex: 
que o fornecedor não esteja a cobrar a mais por refeições em relação a lista de 
participantes apresentados) 

 
2.4  Adiantamentos 
 
Desencorajamos adiantamentos a fornecedores. 
Não são permitidos adiantamentos de pagamentos a consultores. 

 
2.5  Procedimento para o Pagamento de Despesas Administrativas 
 
O procedimento é aplicável para todos os pagamentos de custos administrativos: 
 
1. Rever o orçamento se a despesa tem cabimento orçamental; 
2. Preparar a Requisição conforme a necessidade; Nota: esta se aplica para 
compra de bens e serviços;  
3. Efetuar  o  pedido  de  cotações  no  mercado  segundo  as  políticas  internas 
da  organização.  No  caso  das  despesas  do  projeto  serão  sempre 
requeridas 3 cotações para valores acima de 12.000,00 Meticais; NOTA: 

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 não  serão  permitidos  fraccionamentos  de  compras  de  modo  a  evitar 
pedido das cotações. 
4. Preparar  o  quadro  resumo  a  fim  de  selecionar  o  melhor  fornecedor 
(Matriz de Seleção); 
5. Fazer o Pesquisa Antiterrorista (Terrorism Search) para valores acima de 
12.000,00 Meticais; 
6. Preparar o voucher/comprovante de pagamento; 
7. Receber a Factura; 
8. Emitir  o  cheque  ou  transferência  bancária  para  o  pagamento  em  nome 
do fornecedor/beneficiário direto; 
9. Receber o recibo e/ou V.D (Venda a Dinheiro) em nome da Organização. 
 

2.6   Pagamento de Pequenas Despesas 
Pequenas despesas serão pagas pelo fundo de maneio e passado o respectivo recibo. A 
reposição do fundo de maneio deve ser numa base fixa que deverá ser autorizada por 
uma pessoa com poderes para o efeito. 
 
A  organização  deverá  regularmente  proceder  a  contagem  física  do  caixa  e  manter  as 
evidências  dessa  contagem.  A  verificação  física  deverá  ser  feita  por  uma  pessoa 
independente que não seja o Tesoureiro ou Contabilista. 
 
O valor do fundo de maneio deverá ser guardado em lugar seguro com acesso restrito á 
pessoas estranhas. 
 
Para  bens  fornecidos  por  singulares  que  não  tenham  recibos  será  passado  o  recibo 
interno, onde será deduzido 20% do valor total da despesa que será retido na fonte e 
encaminhado às finanças.  
 
Nota:  Só  serão  aceites  recibos  internos  para  casos  excepcionais,  onde  não  é  possível 
obter o recibo dos provedores de serviços (por exemplo: transporte local de chapa 100). 
 

2.7  Procedimento para Aquisição de Equipamento (Imobilizado) 
 
É necessária a aprovação da AED (preenchimento do ANEXO W) para todas as aquisições 
de equipamento num valor unitário superior a 12.000,00 Meticais. 
 
O procedimento aplicável para aquisição de equipamento: 
 

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 1. Rever se o bem esta orçamentado; 
2. Preparar a Requisição Interna conforme a necessidade; 
3. Efetuar  o  pedido  de  cotações  no  mercado  segundo  as  políticas  internas  da 
organização.  No  caso  das  despesas  do  projeto  serão  sempre  requeridas  3 
cotações  para  valores  acima  de  12.000,00  Meticais;  NOTA:  não  serão 
permitidos  fraccionamentos  de  compras  de  modo  a  evitar  pedido  das 
cotações; 
4. Preparar o quadro resumo a fim de selecionar o melhor fornecedor (Matriz 
de Seleção, se aplicável);  
5. Fazer  a  Pesquisa  Antiterrorista  (Terrorism  Search)  (Para  valores  acima  de 
12.000,00 Meticais) 
6. Enviar o pedido de aprovação prévia a AED (Anexo W). Note que a compra 
deste  bem  esta  sujeita  a  autorização  por  escrito  da  AED;  Nota:  os  pasos 
seguintes  (7‐11)  estão  dependentes  da  aprovação  por  escrito  a  ser  enviada 
pela  AED.  Em  caso  de  compra  sem  autorização  escrita,  a  AED  reserva‐se  o 
direito de não aceitar a despesa e a organização deverá reembolsar o valor 
da compra. 
7. Receber a Factura;  
8. Preparar o voucher/comprovante de pagamento;  
9. Emitir  o  cheque  ou  transferência  bancária  para  o  pagamento  em  nome  do 
fornecedor; 
10. Receber o recibo e/ou V.D (Venda a Dinheiro) em nome da organização. 
11. Recepção do bem e o respectivo registo no inventário do projeto. 
 

2.8  Para custos partilhados com outro doador 
 
Para custos partilhados a percentagem paga pela AED tem que ser efetuada mediante 
um cheque. Não é permitido pagar custos partilhados em numerario. 
 

2.9  Documentação de suporte requerida para despesas 
administrativas 
No  relatório  financeiro  físico  mensal  deverá  sempre  incluir  os  seguintes  documentos 
para justificar as despesas administrativas: 
 
1. Voucher/comprovante de pagamento; Ver Anexo 1 
2. Cópia do cheque; 

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 3. Recibo ou V.D; 
4. Factura; 
5. Requisição Interna; Ver Anexo 5 
6. Cotações (se aplicável); 
7. Matriz de seleção (se aplicável); Ver Anexo 6 
8. Cópia de pesquisa antiterrorista (se aplicável) 
9. Aprovação escrita da AED (se aplicável) 
 

2.10  Para compra de recargas de celulares 
 
Para  a  justificação  de  compra  de  recargas  exige‐se  que  providencie  adicionalmente  os 
seguintes documentos: 
 
1. Cópia das recargas distribuídas; 
2. Mapa de distribuição das recargas, devidamente assinada pelos beneficiários. 
 

2.11  Para compra de combustível 
 
Para a justificação de compra de combustível exige‐se que providencie adicionalmente 
os seguintes documentos: 
 
1. Logbooks  (livro  de  controlo  da  quilometragem  percorrida  pela  viatura 
beneficiaria do combustível). Ver Anexo 7 
 
Nota: Na compra de combustível a organização devera sempre exigir o registo da marca 
e  matrícula  do  veículo  na  factura  ou  recibo.  Despesas  de  combustivel  serão  somente 
aceites para veículos de propriedade da organização.  

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3. Pagamento de Despesas de viagem 
 
As  Despesas  de  viagem  Incluem  custos  incorridos  em  alojamento,  alimentação, 
transportes (aéreas, terrestres, marítimas ou férreas) e outras despesas oficiais.  
 

3.1  Alojamento 
Consideram‐se  custos  de  alojamento  os  valores  desembolsados  a  favor  do 
trabalhador/consultor para fazer face as despesas de acomodação no hotel, pensão ou 
residencial durante o tempo da sua permanência em viagem de serviço de acordo com a 
política interna da organização certificada pela AED. 
 

3.2  Alimentação 
Considera‐se  o  valor  recebido  pelo  trabalhador/consultor  por  cada  dia  de  viagem  em 
missão de serviço para suportar os custos relacionados com a alimentação fora do seu 
local de trabalho.  
 
O valor de alimentação será de acordo com a política interna da organização certificada 
pela AED. 
 

3.3  Transporte 
Consideram‐se  despesas  de  transporte  todos  os  custos  suportados  pela  organização  a 
favor  do  trabalhador/consultor  para  fazer  face  as  despesas  de  viagens  via  aérea, 
terrestre,  férrea  ou  marítima.  Incluem‐se  também  nesta  categoria  todas  as  despesas 
suportadas  para pagar, combustíveis, aluguer de táxi e taxas de embarque. Relembrar 
que a AED encarrega‐se em suportar os custos de transporte relacionados apenas com 
viagens de serviço. 
 
Notas:  
 
1. Não são reembolsáveis as despesas que o trabalhador /consultor tiver efectuado 
consideradas  pessoais  nomeadamente:  Lavandaria,  chamadas  telefónicas 
pessoais, gorjetas, etc.  
 

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 2. O trabalhador/consultor terá direito a despesas de viagem se estiver em viagens 
de  serviço  com  a  duração  mínima  de  12  horas  e  de  acordo  com  uma  distância 
mínima de 30km. 
 

3.4  Procedimento de pagamento de despesas de viagem 
 
O Procedimento de pagamento das despesas de viagens resume ‐ se a: 
 
1. Revisão no orçamento se a despesa tem cabimento orçamental; 
2. Preparação do pedido de autorização de viagem; 
3. Preparar o voucher/comprovante de pagamento;  
4. Emitir o cheque ou transferencias bancaria; 
5. Apresentar relatório de viagem e anexar documentação suporte; 
6. Anexar a Guia de Marcha ou credencial carimbada no destino; 
 
 

3.5  Documentação de suporte requerida para despesas de 
viagem 
No  relatório  financeiro  físico  mensal  deverá  sempre  incluir  os  seguintes  documentos 
para justificar as despesas de viagem: 
 
1. Voucher/comprovante de pagamento; Ver Anexo 1 
2. Cópia do cheque; 
3. Copia do pedido de autorização de viagem; 
4. Recibo;  
5. Facturas de todas as despesas (Hospedagem, transporte, ou outras despesas 
oficiais; Nota: a factura de hotel devera conter nome, numero de dias e datas; 
6. Relatorio de viagem; 
7. Guia de Marcha ou credencial carimbada no destino 
 
Após a viagem devera ser efetuada uma reconciliação entre os valores adiantados e os 
valores realmente gastos. Em caso de diferença a favor do colaborador, a organização 
devera reembolsar conforme justificativos apresentados. Em caso de diferença a favor 
da organização, o colaborador deverá imediatamente depositar o valor remanescente. 
 

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Não  deverão  ser  feitos  novos  adiantamentos  a  colaboradores  com  valores  ainda  não 
justificados de viagens anteriores.  

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4. PAGAMENTO DE CUSTOS DE 
EVENTOS  
Os eventos  incluem formações, treinamentos e encontros, detalhados nomeadamente 
em:  
 
• Aluguer de sala;  
• Alimentação dos participantes; 
• Alojamento dos participantes; 
• Per diem dos participantes; 
• Transporte dos participantes; 
• Honorários dos formadores; 
• Pagamento de ativistas. 

 
4.1  Procedimento para o pagamento de custos de eventos 
 
O Processo de pagamento de custos de eventos é o conjunto de elementos necessários 
para  liquidação  de  despesas  de  formações,  treinamentos  e  encontros  efectuados  na 
organização, resumindo ‐ se a: 
 
 
1. Rever o orçamento se a despesa tem cabimento orçamental; 
2. Preparar a Requisição conforme a necessidade; 
3. Efetuar  o  pedido  de  cotações  no  mercado  segundo  as  políticas  internas  da 
organização.  No  caso  das  despesas  do  projeto  serão  sempre  requeridas  3 
cotações para valores acima de 12.000,00 Meticais; NOTA: não serão permitidos 
fraccionamentos de compras de modo a evitar pedido das cotações; 
4. Preparar  o  quadro  resumo  a  fim  de  selecionar  o  melhor  fornecedor  (Matriz  de 
Seleção, se aplicável); 

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 5. Fazer  a  Pesquisa  Antiterrorista  (Terrorism  Search)  (Para  valores  acima  de 
12.000,00 Meticais) 
6. Rever o relatório do evento; 
7. Receber a Factura; 
8. Confirmar as quantidades da factura com a lista dos participantes; 
9. Preparar o Voucher/comprovante de pagamento;  
10. Emitir  o  cheque  ou  transferência  bancária  para  o  pagamento  em  nome  do 
fornecedor/beneficiário direto; 
11. Receber o recibo e/ou V.D (Venda a Dinheiro) em nome da organização. 
 

4.2  Procedimento para pagamento de consultores 
 
O Processo de pagamento a consultores resume ‐ se a: 
 
1. Preparação da Requisição conforme a necessidade; 
2. Revisão no orçamento se a despesa tem cabimento orçamental; 
3. Elaboração dos Termos de Referencia; 
4. Enviar  o  pedido  de  aprovação  prévia  a  AED.  Note  que  a  contratação  dos 
consultores o consultorias esta sujeita a autorização por escrito da AED; Nota: os 
passos  seguintes  (5‐11)  estão  dependentes  da  aprovação  por  escrito  a  ser 
enviada pela AED. Em caso de compra sem autorização escrita, a AED reserva‐se 
o direito de não aceitar a despesa e a organização deverá reembolsar o valor do 
trabalho;  
5. Efetuar  o  pedido  de  cotações  no  mercado  segundo  as  políticas  internas  da 
organização.  No  caso  das  despesas  do  projeto  serão  sempre  requeridas  3 
cotações para valores acima de 12.000,00 Meticais; NOTA: não serão permitidos 
fraccionamentos de compras de modo a evitar pedido das cotações; 
6. Preparação do quadro resumo a fim de selecionar o melhor consultor (Matriz de 
Seleção); 
7. Fazer  a  Pesquisa  Antiterrorista  (Terrorism  Search)  (Para  valores  acima  de 
12.000,00 Meticais); 
8. Elaboração do Contrato; 
9. Recepção e aprovação do Relatório do trabalho; 
10. Recepção da Factura; 

Strengthening Leading Mozambican NGOs and Networks II Page 16 of 28

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 11. Preparar o voucher/comprovante de pagamento; 
12. Emissão  do  cheque  ou  transferência  bancária  para  o  pagamento  em  nome  do 
beneficiário; 
13. Recepção do Recibo em nome da organização. 
 
As facturas dos consultores em nome individual devem ter: 
 
• Nome completo; 
• N.U.I.T; 
• Endereço físico e electrónico; 
• Data de emissão; 
• Contacto telefónico; 
• Descrição clara e detalhada do serviço prestado; 
• Quantidade, preço unitário e valor total; 
• Detalhe sobre o IRPS, se os consultores não estiverem inscritos nas finanças e 
com  factura,  será  deduzido  20%  do  valor  total  cobrado,  que  será  retido  na 
fonte  e  encaminhado  às  finanças,  através  do  Modelo  E  ‐  Os  sujeitos  passivos 
que  pratiquem  uma  só  operação  tributável  de  modo  independente  deverão 
apresentar a declaração respectiva; 
• Assinatura. 
 

4.3  Procedimento para o pagamento de custos de capacitação 
organizacional 

A  Capacitação  Organizacional  diz  respeito  à  atenção  dada  ao  desenvolvimento  de 

estratégias  e  competências  para  maximizar  as  oportunidades  de  eficácia  do  programa 
por  meio  do  aprendizado  contínuo  e  da  promoção  de  acesso  dos  colaboradores  e 
órgãos  de  gestão  às  ações  de  capacitação  sintonizadas  com  a  missão  e  a  visão 
institucional.  Nomeadamente  na  qualidade  e  competência,  legalidade  e  estrutura  da 
própria organização, nas relações inter organizacionais e no tipo de interações entre as 
organizações e o seu ambiente social, cultural, político e económico. 
 
A  Capacitação  Organizacional  inclui  formações,  treinamentos,  encontros  trimestrais  e 
visitas de troca de experiência e o procedimento resume‐se em:  
 
1. Preparação da Requisição conforme a necessidade; 
2. Revisão no orçamento se a despesa tem cabimento orçamental; 

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 3. Elaboração dos Termos de Referencia (se aplicável); 
4. Efetuar  o  pedido  de  cotações  no  mercado  segundo  as  políticas  internas  da 
organização.  No  caso  das  despesas  do  projeto  serão  sempre  requeridas  3 
cotações para valores acima de 12.000,00 Meticais; NOTA: não serão permitidos 
fraccionamentos de compras de modo a evitar pedido das cotações; 
5. Preparação do quadro resumo a fim de selecionar o melhor consultor (Matriz de 
Seleção). 
6. Enviar  o  pedido  de  aprovação  prévia  a  AED.  Nota:  os  passos  seguintes  (7‐13) 
estão dependentes da aprovação por escrito a ser enviada pela AED. Em caso de 
compra  sem  autorização  escrita,  a  AED  reserva‐se  o  direito  de  não  aceitar  a 
despesa e a organização deverá reembolsar o valor;  
7. Fazer  a  Pesquisa  Antiterrorista  (Terrorism  Search)  (Para  valores  acima  de 
12.000,00 Meticais) 
8. Elaboração do Contrato (se aplicável); 
9. Recepção do Relatório do trabalho (se aplicável); 
10. Recepção da Factura; 
11. Preparar o voucher/comprovante de pagamento;  
12. Emissão  do  cheque  ou  transferência  bancária  para  o  pagamento  em  nome  do 
beneficiário; 
13. Recepção do Recibo em nome da organização. 
 
Nota:  Todos  Custos  de  Capacitação  Organizacional  requerem  sempre  a  aprovação 
escrita da AED. 
 

4.4   Documentação de suporte requerida para pagamento de 
custos de eventos 
No relatório financeiro físico mensal deverá sempre incluir os seguintes documentos 
para justificar as despesas: 
 
1. Comprovante de pagamento; Ver Anexo 1 
2. Cópia do cheque; 
3. Requisição (se aplicável); Ver Anexo 5 
4. Recibo ou V.D; 
5. Termos de referência (para consultorias e custos de capacitação institucional); 
6. Contrato (para consultorias); 

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 7. Relatório do Evento; 
8. Cópia de agenda; 
9. Listas de participantes (para formações, treinamentos e encontros); Ver Anexo 8 
10. Relatório de trabalho (para pagamento de consultores;  
11. Factura; 
12. Cotações (se aplicável); 
13. Matriz de seleção (se aplicável); 
14. Cópia de pesquisa antiterrorista (se aplicável)  
15. Aprovação escrita da AED (se aplicável). 

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5. Relatório Financeiro Mensal da AED 
É o documento onde se apresenta a síntese financeira das receitas (doações) e despesas 
de uma organização num determinado período, que se destina a evidenciar a formação 
das  disponibilidades  correntes  da  organização  (saldo  do  fundo  doado),  através  do 
confronto entre as receitas e despesas, após a execução das despesas orçamentadas. 
 
Os relatórios electrónicos e físicos serão submetidos no máximo até 5 dias após o final 
de  cada  mês  no  montante  das  despesas  permissíveis  feitas  durante  o  mês  anterior  e 
incluindo  estimativas  dos  adiantamentos  solicitados.  Um  relatório  financeiro  final  é 
também necessário no prazo de 30 dias após o fim da Subvenção. 
 
O relatorio financeiro é constituido pelos formatos seguintes:  
 
1. Forma A1 – Salários e Benefícios; 
2. Forma A2 – Despesas de Viagem; 
3. Forma A3 – Despesas de escritório; 
4. Forma A4 – Custos de Actividades do projecto; 
5. Forma A5 – Custos de Capacitação organizacional; 
6. Forma B Disponibilidades; 
7. Forma de Adiantamentos; 
8. Forma da Reconciliação Bancária; 
9. Forma da Tabela do IVA; 
10. Extracto Bancario; 
11. Pedido de fundos 
 
Para  além  dos  formatos  anteriores,  as  despesas  do  relatorio  financeiro  deverão  ser 
sempre acompanhadas da documentação de suporte referida nos capitulos anteriores. 
Todos os pagamentos, sem exceção, precisam ter documentação de suporte. 
 
 
Os documentos a enviar a AED deverão ser apresentados sempre limpos, numa pasta de 
arquivo  com  lombada  a  indicar  o  mês  respectivo  e  arquivados  em  sequência  dos 
números  e  datas  dos  cheques  emitidos,  deverão  incluir  na  pasta  todos  os  cheques 
cancelados.  Todos  os  documentos  devem  ser  carimbados  “Pago  AED”  e  ou  “Lançado 
AED”. 

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ANEXOS 
Anexo 1: Comprovante de Pagamento 
Nota: Estes são apenas exemplos e não necessariamente tem que usar esses modelos. A 
organização pode ter os seus próprios formatos. 

VOUCHER/COMPROVANTE DE PAGAMENTO

REFERENCIA #

TIPO DE PAGAMENTO Caixa/Cheque/Transf.

NOME DE BENEFICIÁRIO

DATA DE PAGAMENTO:

MOTIVO DE PAGAMENTO:

MONTANTE:

DESCRIÇÃO CODIGO DE CONTA DEBITO CREDITO

TOTAL

Preparado por:_____________________________________ Data:__________/_______/______

Verificado por:_____________________________________ Data:__________/_______/______

Aprovado por:_____________________________________ Data:__________/_______/______

Recebido por:_____________________________________ Data:__________/_______/______

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 Anexo 2: Folha de processamento de salarios 
Nota: Estes são apenas exemplos e não necessariamente tem que usar esses modelos. A 
organização pode ter os seus próprios formatos. 
 
 

Folha de Processamento de Salário

Mês/Ano: Jan-07

Descontos para
Contribuição
pagamento do Desconto
do Outros Liquido a
Imposto ao Trabalhador Total
Total de Empregador descontos Receber
Estado INSS a
Nomes Titulo Salario Bruto (ex: faltas depois
ser pago
em Meticais injustificadas, dos
(3%+4%)
etc) descontos
Taxa
Valor
de Taxa de Taxa de
de
IRPS INSS 3% INSS 4%
IRPS
%

TOTAL -
- - -

Preparado pelo: verificado pelo Aprovado pelo:

Assistente Financeiro Gestor Financeiro Coordenador

Strengthening Leading Mozambican NGOs and Networks II Page 22 of 28

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Anexo 3: Recibo de Salario 
Nota: Estes são apenas exemplos e não necessariamente tem que usar esses modelos. A 
organização pode ter os seus próprios formatos. 

Recibo de Salario

Nome Montante
Projecto:

Titulo:

Salario Bruto 5,000.00

Descontos
IRPS 125.00
INSS 150.00
Outros -
Total dos descontos 275.00

Liquido total a Receber 4,725.00

Preparado pelo:
Assistente Financeiro
Data:

Recebido pelo:
Trabalhador
Data:

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 Anexo 4: Timesheet 
Nota: Estes são apenas exemplos e não necessariamente tem que usar esses modelos. A 
organização pode ter os seus próprios formatos. 

Nome do Trabalhador: TIMESHEET MENSAL

No do Trabalhador: Localização: Mês/Ano:

Dia do
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Mês:
Códigos de Projectos
Trabalhados Durante o Mês:

0.00

0.00

0.00

Total Horas Trabalhadas 0.00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

AUSÊNCIA:

Feriado 0.00

Férias 0.00

Saida Casual 0.00

Doença/Saida Pessoal 0.00

Outros ___________ 0.00

Total 0.00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

TOTAL DO MÊS 0.00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Assinatura do Trabalhador: Data: Assinatura do Supervisor: Data:

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 Anexo 5: Requisição Interna 
Nota: Estes são apenas exemplos e não necessariamente tem que usar esses modelos. A 
organização pode ter os seus próprios formatos. 

REQUISIÇÃO INTERNA

Entregar à Oficial de Compras 5 dias antes de que seja necesario o material

Requisitado
por:

Sector/Equipe:

Data de Data do
Entrega: Evento:

# DESCRIPÇÃO QUANTIDADE

Observações:

Aprovado Aprovado
Supervisor Finanças

___________________________ _________________________

________/________/__________ ________/_______/__________

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Anexo 6: Matriz de Selecção 
Nota: Estes são apenas exemplos e não necessariamente tem que usar esses modelos. A 
organização pode ter os seus próprios formatos. 

MATRIZ DE SELECÇÃO DE PREÇOS - BASE: PREÇO MAIS BAIXO

PROJECTO

SOLICITAÇÃO

Data

Nomes dos
Fornecedores

ITENS/ARTIGOS

- - -
IVA
Total

Razões da escolha do melhor fornecedor:

Nota Importante:
Apenas deve-se pedir cotações de itens/artigos da mesma natureza, afim de facilitar a
comparação de preços.

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 Anexo 7: Controlo de quilometragem 
Nota: Estes são apenas exemplos e não necessariamente tem que usar esses modelos. A 
organização pode ter os seus próprios formatos. 
 

CONTROLO DE QUILOMETRAGEM

Matricula Mes

Quilometragem Quilometragem
Data Destino Proposito Total
Inicial Final

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Anexo 8: Lista de Participantes 
Nota: Estes são apenas exemplos e não necessariamente tem que usar esses modelos. A 
organização pode ter os seus próprios formatos. 

Nome de Evento         
Data de Evento         
Local         
           
Lista de Participantes 
           
No.  Nome  Organização  Cargo  Contacto  Assinatura 
1                
2                
3                
4                
5                
6                
7                
8                
9                
10                

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