EXCEL 7

EXCEL 7
 SUMÁRIO

INTRODUÇÃO AO EXCEL 97________________________________________________________

FUNDAMENTOS DO EXCEL_________________________________________________________
A TELA DO EXCEL_____________________________________________________________________
MOVIMENTAÇÃO NA PLANILHA___________________________________________________________
ENTRADA DE TEXTOS E NÚMEROS_________________________________________________________
ENTRADA DE FÓRMULAS E AUTOSOMA_____________________________________________________
SALVANDO A PLANILHA________________________________________________________________
FECHANDO UMA PLANILHA E SAINDO DO EXCEL_____________________________________________
ABRINDO UMA PLANILHA_______________________________________________________________
FORMATAÇÃO DE CÉLULAS______________________________________________________________
ALTERANDO A LARGURA DA COLUNA______________________________________________________
INSERINDO E EXCLUINDO LINHAS E COLUNAS_______________________________________________
FERRAMENTA ASSISTENTE DE GRÁFICO____________________________________________________
IMPRIMINDO UMA PLANILHA_____________________________________________________________

COPIANDO E MOVENDO FAIXA DE CÉLULAS_______________________________________

COPIANDO CÉLULAS___________________________________________________________________
MOVENDO CÉLULAS___________________________________________________________________
CÓPIA ESPECIAL DE CÉLULAS____________________________________________________________
COPIANDO FÓRMULAS__________________________________________________________________
TRABALHANDO COM REFERÊNCIAS________________________________________________________

ENTENDENDO AS FUNÇÕES________________________________________________________
ARGUMENTOS PARA FUNÇÃO____________________________________________________________
AUTOCÁLCULO_______________________________________________________________________
ASSISTENTE DE FUNÇÃO________________________________________________________________
CRIANDO UMA NOVA PLANILHA__________________________________________________________

FORMATAÇÃO DA PLANILHA______________________________________________________
FORMATANDO CÉLULAS________________________________________________________________
FORMATANDO LINHA__________________________________________________________________
FORMATANDO COLUNA_________________________________________________________________
FORMATANDO A PLANILHA______________________________________________________________
AUTOFORMATAÇÃO___________________________________________________________________
VALIDAÇÃO DE DADOS_________________________________________________________________
FORMATAÇÃO CONDICIONAL____________________________________________________________

GRÁFICOS_________________________________________________________________________
CRIANDO UM GRÁFICO_________________________________________________________________
FORMATANDO O GRÁFICO_______________________________________________________________
IMPRIMINDO O GRÁFICO________________________________________________________________
CONFIGURAÇÃO E IMPRESSÃO DE PÁGINA_________________________________________
VISUALIZAR IMPRESSÃO________________________________________________________________
CONFIGURAR PÁGINA__________________________________________________________________
CAIXA DE DIÁLOGO IMPRIMIR____________________________________________________________

BANCO DE DADOS__________________________________________________________________
REGRAS PARA CRIAÇÃO________________________________________________________________
CLASSIFICAÇÃO_______________________________________________________________________
AUTOFILTRO_________________________________________________________________________
USANDO O FORMULÁRIO________________________________________________________________
CRIANDO SUBTOTAIS___________________________________________________________________

FERRAMENTAS AUXILIARES_______________________________________________________
DICAS DE CÉLULAS____________________________________________________________________
PROTEGENDO A PLANILHA______________________________________________________________
AUDITORIA__________________________________________________________________________
RECURSOS AUTOMÁTICOS_______________________________________________________________
PERSONALIZAÇÃO DA BARRA DE FERRAMENTAS_____________________________________________
EXCEL NA WEB_______________________________________________________________________
ASSISTENTE DO OFFICE_________________________________________________________________

TROCA DE INFORMAÇÕES ENTRE APLICATIVOS___________________________________

EXERCÍCIOS_______________________________________________________________________
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INTRODUÇÃO AO EXCEL 97

O Microsoft Excel é uma das melhores planilhas existente no mercado. As planilhas eletrônicas são
programas que se assemelham a uma folha de trabalho, na qual podemos colocar dados ou valores
em forma de tabela e aproveitar a grande capacidade de cálculo e armazenamento do computador
para conseguir efetuar trabalhos que, normalmente, seriam resolvidos com uma calculadora, lápis e
papel. A tela do computador se transforma numa janela onde podemos observar uma série de linhas
e colunas. A cada cruzamento de uma linha com uma coluna temos uma célula onde podemos
armazenar um texto, um valor ou uma fórmula para o cálculo.
ITEM 1º TRIM 2º TRIM 3º TRIM 4º TRIM TOTAL
ANO
CAFÉ 1230 1345 1560 1780 5915
FEIJÃO 2300 1970 2150 1940 8360
MILHO 780 1300 970 1150 4200
SOJA 3400 4500 4870 5300 18070
ARROZ 2450 2260 2050 1970 8730

FUNDAMENTOS DO EXCEL
a tela de trabalho

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MOVIMENTAÇÃO NA PLANILHA

Para selecionar uma célula ou toná-la ativa, basta movimentar o retângulo de seleção para a posição
desejada. A movimentação poderá ser feita através do mouse ou teclado.

Usando o Mouse

O ponteiro do mouse quando está sobre a área de trabalho, passa a ter o formato de uma cruz vazada.
Para tornar uma determinada célula ativa, basta dar um clique sobre a célula desejada, o retângulo de
seleção aparece indicando que esta é uma célula ativa, isto é, está pronta para receber dados ou algum
formato. Note que o indicador de linha e coluna “acendem” mostrando a posição da célula ativa.

Outra forma de se movimentar pela planilha com o mouse, é através da barra de rolagem. No
momento que você arrasta a caixa de rolagem, é apresentado a dica de rolagem, isto é, será exibido a
linha ou coluna para onde você irá se mover.

Usando o Teclado

Provavelmente você irá usar mais o teclado que o mouse para movimentar-se, por ser simplesmente
mais prático. A célula ativa também é identificada pelo nome: cursor, abaixo temos as principais teclas
usadas para o posicionamento do cursor.

Tecla Posição do Cursor

Seta ® Célula para direita
Seta ¬ Célula para esquerda
Seta ¯ Célula para baixo
Seta Célula para cima
Ctrl+¬ Primeira coluna da linha atual
Ctrl+ Primeira linha da coluna atual
PgUp Tela para cima
PgDn Tela para baixo
Ctrl+Home Célula A1
F5 Ativa a caixa de diálogo Ir Para

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Saltar para uma determinada célula

Ao pressionar a tecla F5, a caixa de diálogo Ir Para é exibida solicitando a referência, isto é, a posição
determinada pelo encontro da coluna com a linha. Na caixa de texto Referência, digite a referência e
clique sobre o botão OK.

ENTRADA DE TEXTOS E NÚMEROS

Na área de trabalho poderão ser digitados caracteres, números, títulos, etc., observando os seguintes
detalhes:

· Torne ativa a célula onde deseja digitar o texto, ao terminar tecle ENTER.
· Para corrigir um texto, torne ativa a célula onde inicia o texto, tecle F2 ou dê um clique duplo,
neste momento o cursor é apresentado, e você poderá utilizar as teclas de Retrocesso (¬
Backspace ), Setas (¬ ®) ou Delete. Após a correção tecle Enter ou clique em , e para
cancelar, tecle Esc ou clique em . Para apagar o conteúdo de uma célula ativa, pressione a
tecla Delete .

Agora vamos montar a nossa planilha exemplo:

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ENTRADA DE FÓRMULAS E AUTOSOMA

O processo para introduzir fórmula em uma célula é o mesmo utilizado para o texto, só que na
célula você verá o resultado e, na Barra de Fórmula, a fórmula. Toda fórmula deve começar com
o sinal = ou +, se for omitido, o Excel interpretará como texto. Exemplo de uma fórmula =B6*C6.
Neste caso, a fórmula foi digitada na célula D6 (figura a seguir). O valor contido na célula B6 será
multiplicado pelo valor contido na célula C6, e o resultado apresentado em D6. Operadores
numéricos: (- subtração; + adição; / divisão; * multiplicação; ^ exponenciação). Na montagem da
fórmula, poderemos usar letras minúsculas ou maiúsculas para as referências.

Outra grande vantagem em trabalharmos com fórmulas, é o fato de termos a atualização automática
quando alteramos algum valor de uma célula pertencente à uma fórmula, isto é, se alterarmos o
valor da célula B6, automaticamente o valor em D6 será alterado, pois este possui uma fórmula
com referência a B6.

· Além das referências para a montagem de uma fórmula, poderemos usar os rótulos das colunas,
isto é, na célula D5 - por exemplo - no lugar de digitarmos a fórmula =B5*C5, bastaria colocar
os rótulos das respectivas colunas =QTD*VALOR.

AutoSoma
Após a entrada das fórmulas em nossa planilha exemplo, vamos incluir um total referente a coluna
das fórmulas, isto é, um total geral que poderia ser obtido através da fórmula: =D5+D6+D7+D8.
Esta fórmula não está incorreta, mas existe uma forma mais prática para calcular uma somatória de
valores contínuos. Este recurso é aplicado através de uma função disponível na Barra de
Ferramentas. Então, para somar a coluna TOTAL automaticamente, basta posicionar o cursor
abaixo da respectiva coluna e dar um clique sobre o botão AutoSoma.

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Ao dar o clique sobre o botão, o Excel identifica a faixa de valores e inseri automaticamente a
função SOMA com a faixa de células a ser somada. Para concluir esta tarefa é necessário teclar
Enter. A faixa D5:D9, significa a soma dos valores contidos nas células D5 até D9. Você poderá
entrar com esta função em qualquer célula, e entre os parênteses deverá digitar o intervalo, isto é, a
célula inicial, dois pontos e a célula final.

SALVANDO A PLANILHA

A planilha que você criou e ainda não salvou, reside, praticamente, na memória do computador,
para obter uma cópia permanente no disco do seu equipamento é necessário salvá-lo. O salvamento
de uma planilha é um procedimento que deve ser realizado o mais rápido possível, devido as
possibilidades de perda do documento ocasionado, principalmente, por oscilações na rede elétrica.

Para salvar um documento escolha a opção Salvar do menu Arquivo ou,

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O botão Salvar da Barra de Ferramentas.

Quando o Excel é carregado, o documento apresentado recebe o nome provisório de Pasta1. Ao

selecionar a opção de salvamento pela primeira vez, será solicitado o nome do documento que poderá
conter 256 caracteres, incluindo espaços.

FECHANDO UMA PLANILHA E SAINDO DO EXCEL

Ao concluir o trabalho, você poderá fechar a planilha mas continuar no Excel para criar uma nova
planilha, neste caso, basta selecionar a opção Fechar do menu Arquivo. Após este procedimento a
planilha será fechada mas, caso tenha feito alguma alteração desde o último salvamento, será exibido
uma caixa de diálogo solicitando o salvamento antes do fechamento, isto ocorre porque o Excel, por
medida de segurança, deseja evitar a perda dos dados. O mesmo acontece quando tentamos finalizar
Excel ( botão Fechar [X] ou, opção Sair do menu Arquivo).

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ABRINDO UMA PLANILHA

Toda informação contida em seu disco é identificada por um nome, para o sistema são arquivos.
Existem vários arquivos de diversos tipos e tamanhos. Quando for acionado a opção de abertura de
arquivo, iremos ver apenas os tipos de arquivos (xls) criados pelo Excel, esta é a opção padrão do
Excel.

Para abrir um arquivo use a opção Abrir do menu Arquivo ou,

Clique sobre o botão Abrir da Barra de Ferramentas.

No quadro que é exibido, não só poderemos abrir um arquivo como também, visualizá-lo, localizar um
determinado arquivo e até realizar operações como: Renomear, Copiar, Excluir; esses comandos ficam
disponíveis dando um clique, com o botão direito, sobre o arquivo.

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FORMATAÇÃO DE CÉLULAS

A formatação de células é muito parecido com o processo de formatação de texto do Word, para
aplicarmos algum formato a uma região, esta terá que estar selecionada. Veremos que muitos dos
botões da Barra de Formatação são conhecidos e sua aplicação depende de uma região previamente
selecionada.
Para selecionarmos uma célula, basta pressionar o botão esquerdo do mouse quando ponteiro estiver
sobre a célula desejada, isto é, a célula ativa é uma região selecionada. Para selecionar uma faixa de
células, mantenha o botão pressionado e arraste o ponteiro até o ponto desejado; procure posicionar o
ponteiro no meio da célula inicial e arrastá-lo até a célula final.
Para selecionar Linhas ou Colunas, deveremos posicionar o ponteiro sobre a identificação da linha ou
coluna e dar um clique. Seleção de múltiplas linhas ou colunas, basta arrastar o ponteiro sobre os
identificadores.

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Para selecionar células não adjacentes, conforme figura anterior, mantenha a tecla Ctrl pressionada no
momento da seleção de outras faixas de células. Para desmarcar uma região selecionada, basta dar um
clique em qualquer célula da planilha.

Formatação de Textos e Números

Verificamos como selecionar faixas de células, agora vamos aplicar alguns recursos de formatação em
nossa planilha exemplo. Os recursos que estudaremos estão disponíveis na Barra de Formatação, são
botões usados para formatar uma faixa de texto e/ou uma faixa de números.
Os botões a seguir são aplicados a uma região selecionada contendo texto, alguns desses botões podem
ser aplicados à números, como exemplo, os recursos de tamanho de fonte e negrito. Aplique alguns
desses formatos em nossa planilha exemplo.

A aplicação de qualquer formato a células poderá ser desfeita ou refeita através dos botões Desfazer e
Refazer. O Excel armazena em sua memória as últimas 16 ações executadas pelo usuário. Este recurso
poderá ser aplicado também, a outros processos.

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A entrada de texto nas células possuem alinhamento à esquerda e os números o alinhamento à direita,
mas poderemos alterar usando os botões de alinhamento. Para títulos, use o botão Mesclar e
centralizar, em nossa planilha exemplo, selecione a faixa A1:A4 e, em seguida, clique sobre este

botão .

Para formatação de números, encontramos alguns botões para acrescentarmos separação milhar com
casas decimais variadas e até formatos monetários.

Outros formatos disponíveis na Barra de Formatação, são os de aumento e recuo de texto em células,
mudança de cor da fonte e célula, e também poderemos acrescentar bordas a uma faixa de células
selecionadas.

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A seguir, temos nossa planilha exemplo com alguns formatos aplicados:

ALTERANDO A LARGURA DA COLUNA

Em alguns casos você sentirá a necessidade de alterar a largura da coluna para uma melhor
apresentação, aumentando os espaços entre as informações. Quando uma célula contém valor
numérico, poderá exibir o caractere # caso você tenha diminuído o tamanho da coluna ao ponto de ser
insuficiente para exibir os dados.

Para alterar a largura de uma célula, basta posicionar o ponteiro do mouse sobre a linha de divisão de
colunas, próximo ao identificador, e arrastar para a direita ou esquerda. Na realidade todas as células
pertencentes a mesma coluna terão suas larguras alteradas.

Como exemplo, vamos aplicar o formato monetário a faixa de células D5:D10, verificaremos que o
Excel aumentou automaticamente a largura da coluna para comportar os dados, mas vamos diminuir a
largura desta e, logo após, o sinal # será apresentado no lugar dos números em algumas células.

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Volte a aumentar a largura da coluna D e, aplique o formato monetário às células C5:C8. Outra forma
de alterar a largura de uma coluna, e dando um clique duplo sobre a linha de divisão de colunas.

INSERINDO E EXCLUINDO LINHAS E COLUNAS

Inserir - Para inserir uma linha inteira, posicione o ponteiro do mouse na identificação da linha e, em
seguida, clique o botão direito do mouse, no menu Atalho escolha Inserir. A linha inteira será
deslocada para baixo. Para inserir uma coluna inteira, repita os mesmos procedimentos, antes
posicione o ponteiro na identificação da coluna que será deslocada para a direita.

Em nossa planilha exemplo, não conseguiremos incluir ou excluir qualquer coluna pertencente a uma
região formatada com o comando Mesclar e centralizar - é o caso do título de nossa planilha. Para
obter o resultado desejado, deveremos desativar o comando através da opção Células do menu
Formatar.

Clique no ponto indicado pela seta na figura anterior, para desativar a opção e, logo após, insira uma
coluna em branco após a coluna B.

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Excluir - Para excluir uma linha ou coluna inteira, basta posicionar o ponteiro do mouse na
identificação da linha ou coluna, pressionar o botão direito do mouse e, em seguida, escolher a opção
Excluir do menu Atalho.

FERRAMENTA ASSISTENTE DE GRÁFICO

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Esta ferramenta irá auxiliá-lo na criação de gráficos, na mesma página da planilha ou em

outra planilha (guia), fazendo-lhe indagações e, em seguida, criando e modificando o gráfico
com base nas suas respostas.

Criando um gráfico

· Estando com a planilha pronta, escolha duas ou mais colunas, lembre-se: a primeira coluna,
geralmente, é o título das fatias - Legenda e, a segunda representa os valores relacionados com
as fatias. Não poderão ser selecionadas linhas em branco, isto é, só os títulos e seus respectivos
valores. Em nossa planilha exemplo, escolheremos duas faixas, A5:A8 e D5:D8.

· Selecione a Ferramenta Assistente de Gráfico , em seguida, veremos o primeiro de quatro

quadros de diálogo do Assistente. Nesta primeira etapa, deveremos escolher o tipo de gráfico,
clique em Pizza, se desejar ter uma idéia de como ficara o gráfico, pressione e mantém
pressionado o botão indicado pela seta da figura a seguir, escolha o subtipo de gráfico 3-D
conforme figura. Para continuar, clique sobre o botão Avançar.

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· O segundo quadro de diálogo é apresentado com um exemplo do gráfico que será criado,
geralmente nesta etapa não é realizado nenhum tipo de alteração, em nossa planilha, a seqüência
de dados é em Colunas. Clique sobre o botão Avançar.

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· Na etapa 3, poderemos incluir um título ao gráfico e mudar a posição da legenda, ou remove-la

através da guia Legenda.

· A última etapa pede o local onde será posicionado o gráfico, poderemos optar em colocá-lo em
outra planilha (Plan2, Plan3), ou sobre a planilha atual (Plan1) - estas opções irão incorporar o
gráfico como objeto. Já a opção Como nova planilha, é criado uma nova guia contendo apenas
o gráfico. Selecione a opção conforme figura a seguir e clique sobre o botão Concluir.

Pronto, o gráfico é incorporado à planilha e, caso esteja sobre os dados da planilha exemplo, basta
arrastar a área do gráfico para a posição que desejar. Para alterar as dimensões do gráfico,
posicione o ponteiro do mouse sobre o quadradinho, localizado na borda do gráfico, neste
momento o ponteiro do mouse se transforma em uma seta bidirecional, agora é só arrastar.

IMPRIMINDO UMA PLANILHA

O documento que você vê na tela é exatamente o que será impresso no papel. Podemos
rapidamente imprimir o documento usando o botão Imprimir da Barra de Ferramentas. Mais
adiante iremos ver como alterar alguma característica da impressão ou impressora.

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Clique sobre o botão Imprimir para uma impressão de forma simples.

Para imprimir somente o gráfico, clique sobre área do gráfico para selecioná-lo (quadradinhos sobre a
borda) e, selecione o botão Imprimir.

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 EXCEL 97

COPIANDO E MOVENDO FAIXA DE CÉLULAS

Antes de montarmos uma planilha é recomendado um planejamento de como será esta planilha, desta
forma evitaremos de mexer em sua estrutura. Mas, muitas vezes ocorre a necessidade de mudarmos a
posição do conteúdo de uma célula ou, até mesmo, ganhar tempo copiando uma determinada faixa de
texto para um outro local. Bem, seja qual for o objetivo, o Excel oferece algumas formas de cópia e
movimentação do conteúdo das células.

COPIANDO CÉLULAS

Uma das formas de copiar o conteúdo de uma ou mais células, é usando os botões de Copiar e Colar.
Como no Word, estes recursos para serem aplicados precisam de uma região previamente selecionada.
Como exemplo, selecione uma faixa de células contendo texto ou números, não selecione a faixa de
fórmulas, por enquanto. Com a faixa de células selecionadas, clique sobre o botão Copiar.

Neste momento a região selecionada é copiada para a área de transferência e apresenta traços piscantes
sobre a borda da faixa selecionada. Se desejar cancelar este procedimento, basta pressionar a tecla Esc.

Agora, posicione o cursor (célula ativa) ao lado da planilha - como exemplo, e clique sobre o botão
Colar ou tecle Enter, o conteúdo da faixa selecionada é exibido a partir da posição da célula ativa. A
tarefa está concluída, mas a faixa que selecionamos anteriormente ainda está exibindo os traços
piscantes indicando a possibilidade de colarmos o conteúdo da área de transferência em outro local;
para desmarcar esta região pressione a tecla Esc.
 EXCEL 97

Outra forma de realizarmos a cópia de uma faixa de células é através do menu Atalho. Selecione outra
região e dê um clique (botão direito) com o ponteiro do mouse sobre a faixa para ser exibido o menu
Atalho, em seguida, escolha a opção Copiar. No destino, clique com o botão direito sobre a célula
inicial que receberá os valores, no menu atalho escolha a opção Colar.

MOVENDO CÉLULAS
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Os procedimentos para mover uma ou mais células são praticamente os mesmos para copiar, a única
diferença é que devemos escolher o botão Recortar da Barra de Ferramentas ou, a opção Recortar do
menu Atalho. Como o próprio comando se propõe, a opção Recortar copia o conteúdo da faixa
selecionada para a área de transferência e, em seguida, apaga os valores selecionados da planilha.

Tanto o procedimento copiar como recortar, podem ser usados entre planilhas (Plan1, Plan2,..) e entre
pastas (outros arquivos), e até entre aplicativos (Excel>Word>Paint>...).

Use esse botão para Recortar o conteúdo da faixa selecionada ou,

Clique com o botão direito sobre a faixa para ter acesso ao menu Atalho, e escolha a opção
Recortar.

CÓPIA ESPECIAL DE CÉLULAS

Existem casos em que as cópias entre planilhas ou entre arquivos de planilhas devem manter vinculo,
isto é, se um determinado valor de uma planilha for usado em outra, localizado em pasta ou planilha
diferente, e ter seu valor na origem alterado, automaticamente também será alterado no destino. Desta
forma em uma única pasta poderemos ter várias planilhas que se relacionam.
 EXCEL 97

Vamos ver a aplicação deste recurso usando nossa planilha exemplo. Dê um clique no botão direito do
mouse sobre a célula D10 e escolha a opção Copiar do menu Atalho. Agora, escolha outra planilha
Plan2, em seguida, dê clique com o botão direito do mouse sobre uma determinada célula e escolha a
opção Colar Especial. No quadro de diálogo exibido, clique o botão Colar Vincular. Com este
procedimento qualquer alteração no valor da célula D10 em Plan1, automaticamente será alterado o
valor da célula que contém o vinculo com a célula D10 de Plan1.
 EXCEL 97

COPIANDO FÓRMULAS

Em nossa planilha exemplo entramos com as fórmulas na coluna D, verifiquem que praticamente a
fórmula representa o produto da coluna B pela coluna C, as fórmulas são parecidas variando apenas o
valor da linha, mas a referência das colunas permanecem inalteradas. Neste caso, poderemos copiar a
primeira fórmula para as demais linhas usando os recursos de cópia que acabamos de estudar.

Vamos apagar a faixa de células D6:D8 - selecione a faixa e pressione a tecla Delete. Dê um clique
com o botão direito sobre a célula D5 e, em seguida, escolha o botão Copiar da Barra de
Ferramentas. A fórmula é copiada para a área de transferência, e agora vamos selecionar a faixa D6:D8
que conterá as fórmulas. Clique sobre a faixa com o botão direito do mouse e escolha a opção Colar
do menu Atalho.
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· O mesmo procedimento de cópia de fórmulas contendo referências, vale para cópia de fórmulas
contendo rótulos.

TRABALHANDO COM REFERÊNCIAS

Percebemos que ao copiar uma fórmula, automaticamente são alteradas as referências contidas nas
fórmulas. Isto ocorre quando as referências são relativas.

O caractere $ (dólar) é utilizado para tornar absoluto ou misto a referência de uma célula no
momento em que estiver sendo editada uma fórmula. Como exemplo, vamos entrar com mais uma
coluna em nossa planilha (ver figura a seguir). A coluna PART(%), conterá os valores percentuais
relativos a coluna TOTAL, isto é, o valor em D5 corresponderá a um percentual do somatório de
todos os totais.

Agora, vamos digitar a fórmula que ficará na célula E5, =D5/$D$10, isto é, o valor contido na
célula D5 será dividido pelo total contido na célula D10, mas esta referência é absoluta porque
todos os outros totais, D6, D7 e D8 serão divididos pelo mesmo valor contido na célula D10,
então, torna-se a referência absoluta para permitir a operação de cópia de fórmula. Ao copiar esta
fórmula a referência D5 será alterara automaticamente, mas a referência D10 permanecerá fixa.
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Após a inclusão da nova fórmula, copie para as outras linhas e formate esta faixa para porcentagem
com uma casa decimal.

A seguir temos os exemplos possíveis de combinações de referências.

D5 Referência Relativa - não fixa linha nem coluna

$D5 Referência Mista - fixa apenas a coluna, permitindo a variação da linha
D$5 Referência Mista - fixa apenas a linha, permitindo a variação da coluna
$D$5 Referência Absoluta - fixa a linha e a coluna

ENTENDENDO AS FUNÇÕES

A função é um método utilizado para tornar mais fácil e rápido a montagem de fórmulas que
envolvem cálculos mais complexos e vários valores. Existem funções para os cálculos
matemáticos, financeiros e estatísticos. Por exemplo, na função: =SOMA(A1:A10), significa que
a função SOMA, somará os valores do intervalo A1 até A10, sem você precisar informar célula
por célula. Lembre-se que a função deverá iniciar com o sinal de igual (=).

ARGUMENTOS PARA FUNÇÃO

A quantidade de argumentos empregado em uma função dependerá do tipo de função utilizado. Os

argumentos poderão ser números, texto, valores lógicos, referências. Como exemplo utilizamos em
nossa planilha a função SOMA e seus argumentos foram a referência da célula inicial, dois pontos
e a referência final. Os dois pontos indica que há um intervalo de células ou uma faixa de células.
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Quando uma função possuir mais de um argumento, estes deverão vir separados por ponto-e-
vírgula. Um exemplo de função usando mais de um argumento poderia ser o seguinte:

SOMA(B3:B5;C7:C9;F5) ® Esta função somará os

valores das duas faixas e o valor contido em F5.

Algumas funções
A seguir encontraremos uma pequena relação das funções mais utilizadas. O Excel oferece
centenas de funções e todas poderão ser acessadas através do botão Colar Função.

ARRED
Arredonda um número até uma quantidade especificada de dígitos.

Sintaxe
ARRED(núm; núm_dígitos)

Núm é o número que você deseja arredondar, poderá ser uma referência - célula.
Núm_dígitos especifica o número de dígitos para o qual você deseja arredondar núm.

Exemplos
ARRED(2,15; 1) é igual a 2,2
ARRED(2,149; 1) é igual a 2,1

DIAS360
Retorna o número de dias entre duas datas com base em um ano de 360 dias (doze meses de 30
dias). Use esta função para ajudar no cálculo dos pagamentos, se o seu sistema de contabilidade
estiver baseado em doze meses de 30 dias.

Sintaxe
DIAS360(data_inicial; data_final)
Data_inicial e data_final são duas datas entre as quais você deseja saber o número de dias.

Exemplo
Em D5 foi digitado a data: 23/12/95, e em D6 a data 02/01/96
Em D7 entra com a função: DIAS360(D5;D6), será retornado o valor 9

HOJE
Retorna o número de série da data atual. O número de série é o código de data-hora usado pelo
Excel para cálculos de data e hora.

Sintaxe
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HOJE( )

INT
Arredonda um número para baixo até o número inteiro mais próximo.

Sintaxe
INT(núm)
Núm é o número real que se deseja arredondar para baixo até um inteiro.

Exemplos
INT(8,9) é igual a 8
MÁXIMO
Retorna o valor máximo de uma lista de argumentos.

Sintaxe
MÁXIMO(núm1; núm2; ...)

Núm1; núm2;... são 1 a 30 números cujo valor máximo você deseja encontrar.

Exemplos
Se A1:A5 contiver os números 10, 7, 9, 27 e 2, então:
MÁXIMO(A1:A5) é igual a 27
MÁXIMO(A1:A5;29) é igual a 29

MÉDIA
Retorna a média aritmética dos argumentos.

Sintaxe
MÉDIA(núm1; núm2; ...)

Núm1; núm2;... são de 1 a 30 argumentos numéricos para os quais você deseja obter a média.

Exemplos
Se A1:A5 contiver os números 10, 7, 9, 27 e 2, então:
MÉDIA(A1:A5) é igual a 11
MÉDIA(A1:A5; 5) é igual a 10

MÍNIMO
Retorna o menor número na lista de argumentos.

Sintaxe
MÍNIMO(núm1; núm2; ...)
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Núm1; núm2;... são números de 1 a 30 para os quais você deseja encontrar o valor mínimo.

Exemplos
Se A1:A5 contiver os números 10, 7, 9, 27 e 2, então:
MÍNIMO(A1:A5) é igual a 2
MÍNIMO(A1:A5; 0) é igual a 0

MOD
Retorna o resto depois da divisão de núm por divisor. O resultado possui o mesmo sinal que
divisor.
Sintaxe
MOD(núm; divisor)
Núm é o número para o qual você deseja encontrar o resto.
Divisor é o número pelo qual você deseja dividir o número. Se divisor for 0, MOD retornará o
valor de erro #DIV/0!
Exemplos
MOD(3; 2) é igual a 1
MOD(20;5) é igual a 0

MULT
Multiplica todos os números fornecidos como argumentos e retorna o produto.

Sintaxe
MULT(núm1; núm2; ...)

Núm1, núm2,... são números de 1 a 30 que você deseja multiplicar.

Exemplos
Se a célula A2:C2 contiver 5, 15 e 30:
MULT(A2:C2) é igual a 2.250
MULT(A2:C2; 2) é igual a 4.500

SE
Retorna um valor se teste_lógico avaliar como VERDADEIRO e um outro valor se for avaliado
como FALSO. Use SE para conduzir testes condicionais sobre valores e fórmulas e para efetuar
ramificações de acordo com o resultado deste teste. O resultado do teste determina o valor
retornado pela função SE.

Sintaxe
SE(teste_lógico; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso)
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Teste_lógico é qualquer valor ou expressão que pode ser avaliada como
VERDADEIRO ou FALSO.
Valor_se_verdadeiroé o valor fornecido se teste_lógico for VERDADEIRO. Se
teste_lógico for VERDADEIRO e valor_se_verdadeiro for omitido,
VERDADEIRO será fornecido.
Valor_se_falso é o valor fornecido se teste_lógico for FALSO. Se
teste_lógico for FALSO e valor_se_falso for omitido, FALSO será fornecido.

Comentários
Até sete funções SE podem ser aninhadas como argumentos valor_se_verdadeiro e valor_se_falso
para construir testes mais elaborados.

Exemplos
As células A1 e B1 contém valores numéricos. Em C1 teremos o produto dos dois valores se o
valor de A1 for menor que B1, em caso negativo, obteremos a diferença dos valores, então em C1
entraremos com a função:

SE(A1<B1;A1*B1;A1-B1)

A Média de uma faixa localizada em G5, poderá variar de 0 a 100. Para obter conceitos de A a E
dependendo da tabela a seguir:

Maior do que 89 A
De 80 a 89 B
De 70 a 79 C
De 50 a 69 D
Menor do que 50 E
Você poderia usar a seguinte função aninhada SE:

SE(G5>89;"A";SE(G5>79;"B";SE(G5>69;"C";SE(G5>49;"D";"E"))))

No exemplo anterior, a segunda instrução SE também é o argumento valor_se_falso para a

primeira instrução SE. Da mesma maneira, a terceira instrução SE é o argumento valor_se_falso
para a segunda instrução SE. Por exemplo, se o primeiro teste_lógico (G5>89) for
VERDADEIRO, "A" será fornecido. Se o primeiro teste_lógico for FALSO, a segunda instrução
SE é avaliada e assim por diante.

SOMA
Retorna a soma de todos os números na lista de argumentos.

Sintaxe
SOMA(núm1; núm2, ...)
 EXCEL 97
Núm1, núm2,... são argumentos de 1 a 30 que se deseja somar.

Comentário
Os argumentos que são valores de erro ou texto que não podem ser traduzidos em números geram
erros.

Exemplos

SOMA(3; 2) é igual a 5
Se o intervalo A2:E2 contiver 5, 15, 30, 40 e 50:
SOMA(A2:C2) é igual a 50
SOMA(B2:E2; 15) é igual a 150

AUTOCÁLCULO

Este recurso é muito útil e fácil de utilizá-lo. Para verificar rapidamente um total, basta selecionar a
faixa de células que você deseja somar que a resposta aparecerá na Barra de Status, na parte
inferior da tela. Se desejar obter outra forma de cálculo, como por exemplo, valor mínimo,
média,...; dê um clique com o botão direito sobre a área de AutoCálculo e escolha a opção.

ASSISTENTE DE FUNÇÃO
O Excel oferece centenas de funções que estão agrupadas por categoria facilitando o encontro da
função desejada. Existem funções Matemática, Financeira, Estatística e outras não menos
 EXCEL 97
importantes. Uma forma muito útil de aplicarmos as funções é através do botão Colar Função
disponível na Barra de Ferramentas.
Como exemplo, entre com valores nas células A2, A3 e A4 (Plan2). Logo após, posicione o cursor
na célula A5 e selecione o botão Colar Função para entrarmos com a função MÁXIMO
pertencente a categoria Estatística, em seguida, clique o botão OK.

Após selecionar o botão OK, será exibido a caixa de diálogo para entrada e/ou confirmação dos
argumentos identificados automaticamente.
 EXCEL 97

CRIANDO UMA NOVA PLANILHA

Para continuarmos com nosso estudo, vamos criar uma nova planilha que poderá ser em uma nova
guia ( Plan1, Plan2,..) de nossa pasta (material.xls) ou, em outra pasta (um novo arquivo).

Clique o botão Novo para criarmos uma nova pasta de trabalho, isto é, um novo arquivo.

Como o Excel oferece, inicialmente, em uma única Pasta de Trabalho, 3 planilhas, clique em uma
delas se desejar continuar na pasta Material, para criarmos a nossa nova planilha (um exemplo
hipotético). O conteúdo desta planilha estará dividido em 5 colunas a saber:
 EXCEL 97

A1 - NOME = Nome do funcionário de uma determinada empresa

B1 - SETOR = Nome do setor em que o funcionário trabalha
C1 - SAL. BRUTO = Salário bruto do funcionário (sem desconto)
D1 - VALOR IR = Valor do imposto de renda a ser descontado (ver tabela a seguir)
E1 - SAL. LÍQUIDO = Salário líquido do funcionário (valor a receber)

Tabela Imposto de Renda a incidir sobre o salário bruto

Até R$ 1.500,00 ISENTO

De R$ 1.501,00 até R$ 2.000,00 10%
De R$ 2.001,00 até R$ 3.500,00 15%
Acima de R$ 3.500,00 20%

Monte a planilha conforme os dados acima e acrescente, a sua escolha, informações para vinte
funcionários.

Na coluna D teremos a aplicação da Função SE que terá a seguinte sintaxe para valores contidos a
partir da linha 3:

=SE(C3<1501;”ISENTO”;SE(C3<2001;C3*0,1;SE(C3<3501;C3*0,15;C3*0,2)))

Na coluna E teremos também a aplicação da função SE, isto porque não poderemos apenas subtrair a
coluna C pela coluna D, haja vista existir a possibilidade de a coluna D apresenta o texto ISENTO, o
que ocorreria erro. Então a fórmula seria o seguinte:

=SE(D3=“ISENTO”;C3;C3-D3)
EXCEL 97
 EXCEL 97

FORMATAÇÃO DA PLANILHA

Vimos anteriormente os diversos recursos de formatação que o Excel oferece através de botões
localizados na Barra de Formatação. Agora, vamos estudar algumas formas de formatação através do
menu Formatar da Barra de Menu. O menu Formatar possibilita diversas alterações de única vez, por
exemplo, poderemos alinhar o conteúdo de uma faixa de células, mudar a cor da fonte e/ou da célula,
mudar o formato do número, recursos de borda, e até a aplicação de formatos pré-definidos, tudo ao
mesmo tempo.

FORMATANDO CÉLULAS

A opção Células do menu Formatar permite uma série de formatações especiais que são agrupadas
em guias. A aplicação destes recursos requer uma região previamente selecionada.

A guia Número permite a aplicação de várias formas e estas estão divididas em categorias, existe logo
ao lado, um exemplo de como ficará o número com o formato escolhido. Clique o botão OK, após a
escolha, para aplicar o formato a região selecionada.
 EXCEL 97

A guia Alinhamento permite o alinhamento de texto nas formas já estudadas e em outras que darão
um efeito interessante a planilha. Dependendo da estrutura da planilha estas orientações permitirão um
visual mais profissional e atraente.

A seguir, temos um exemplo do uso de alinhamento e orientação.

 EXCEL 97

FORMATANDO LINHA

Através da opção Linha do menu Formatar, poderemos alterar a altura de uma faixa de linhas
selecionadas, ocultá-las e/ou deixar o próprio Excel definir a altura da linha que mais se ajusta ao
conteúdo das células.

FORMATANDO COLUNA

A opção Coluna permite alterações similares a opção Linha do menu Formatar. A opção Largura
permite alterar a largura das colunas selecionadas, se desejarmos poderemos definir um novo tamanho
padrão para todas as colunas da planilha, através da opção Largura padrão.
 EXCEL 97

FORMATANDO A PLANILHA

Basicamente na opção Planilha do menu Formatar, poderemos utilizar os recursos de mudança de

nome das planilhas (Plan1, Plan2, Plan3) e/ou ocultá-las. Como exemplo, renomeie a planilha Plan2
para Folha Pgto.
 EXCEL 97

AUTOFORMATAÇÃO

Esta opção é utilizada para aplicar, automaticamente, um formato pré-definido a uma planilha
selecionada. Para aplicar um formato, selecione a planilha (no caso de nossa planilha exemplo -
Plan1, seria a seguinte faixa de células: A1:E10), escolha a opção AutoFormatação do menu
Formatar, no quadro que se apresenta, escolha o formato e, em seguida, clique o botão OK. No caso
de nossa planilha será aplicado o formato Lista 3.
 EXCEL 97

Após a aplicação do formato automático a planilha continuará selecionada, para ver melhor o
resultado, clique sobre qualquer célula da planilha. O formato automático irá mudar a aparência da
planilha, mas nada impede que você realize novas alterações.

VALIDAÇÃO DE DADOS

Quando você deseja certificar-se de que foram inseridos os dados corretos em uma planilha, você
pode especificar os dados válidos para células individuais ou para intervalos de células. Você pode
restringir os dados a um determinado tipo - como números inteiros, números decimais ou texto - e
definir limites para as entradas válidas. Você pode especificar uma lista das entradas válidas ou
limitar o número de caracteres em entradas.

Como exemplo, vamos criar restrições na faixa de células B5:B8 - da coluna QTD referente a nossa
planilha exemplo. Nesta faixa de células determinaremos que serão aceitos apenas números inteiro
superiores ao valor zero. Para isto, selecione a faixa de células mencionada e escolha a opção
Validação do menu Dados.

A guia Definições do quadro de diálogo Validação de dados é exibido pedindo os critérios de

validação, para atender os critérios mencionados anteriormente, selecione as opções conforme figura
a seguir.
 EXCEL 97

Ainda será possível criar mensagens exibidas no momento da entrada de dados e, mensagens de alerta
quando um dado incorreto for digitado na célula com validação. Estas duas opções estão disponíveis
nas guias Mensagem de entrada e Alerta de erro respectivamente.
 EXCEL 97

Após confirmar a validação dos dados para a faixa de células selecionadas, verificaremos um quadro
contendo a mensagem de entrada, esta exibição só ocorrerá quando uma célula de validação estiver
selecionada.

Caso seja digitado algum valor na célula com restrição que não corresponda as restrições, será
exibida a mensagem de erro.
 EXCEL 97

FORMATAÇÃO CONDICIONAL

Resultados de fórmulas ou outros valores de célula que você deseja monitorar, podem ser realçados
através de formatos condicionais. Com este recurso poderemos saber rapidamente se o faturamento
foi acima do projetado, por exemplo, acrescentando à fórmula que contém o resultado, o formato
condicional de mudança de cor. Os formatos condicionais continuam aplicados à célula até que você
os remova, mesmo que nenhuma das condições seja atendida e os formatos das células especificadas
não sejam exibidos.
Para acrescentar um formato condicional à uma ou mais células, basta selecioná-la e clicar sobre a
opção Formatação condicional do menu Formatar. No quadro exibido, entre com as condições e o
formato desejado. Na figura temos a célula referente ao total geral, com o formato de mudança de cor
que será acionado quando o valor for superior a 80.000. Para realizar um teste, deveremos alterar os
 EXCEL 97
valores das colunas D ou C (Plan1 de nossa planilha exemplo) de forma a gerar um valor abaixo (sem
cor), ou acima (com cor) da condição determinada.

GRÁFICOS

Vimos através da ferramenta Auxiliar Gráfico como criar um gráfico de maneira simples e também
limitada. Agora iremos avançar um pouco mais no estudo dos gráficos, conhecendo recursos de
formatação e personalização.

CRIANDO UM GRÁFICO

Para criarmos um gráfico precisamos ter uma planilha pronta para servir como referência. Monte uma
planilha conforme figura a seguir na guia de planilha Plan3.
 EXCEL 97

Ao concluir a planilha, selecione o intervalo A2:D6, esta é a forma mais prática, em seguida, ative o
menu Inserir e escolha a opção Gráfico.

Menu Inserir - opção Gráfico.

O Assistente de gráfico - conhecido de estudos anteriores, solicita um tipo de gráfico que poderemos
escolher em uma das duas guias - padrão e personalizada. Escolha um tipo e clique em Avançar.
 EXCEL 97

A princípio, a seqüência de dados está em colunas, mas ao escolher a seqüência em linhas, veremos
que o gráfico terá uma melhor apresentação - mas claro que isto é relativo, cabe a você escolher a
forma mais conveniente.
 EXCEL 97

No próximo etapa, poderemos incluir título ao gráfico e aos eixos, exibir ou ocultar os valores do
eixo, acrescentar linhas de grade, posicionar a legenda, mostrar dados sobre o gráfico e acrescentar
uma tabela de dados abaixo do gráfico, todos estes recursos estão disponíveis nas guias exibidas no
quadro de diálogo.
 EXCEL 97

Na última etapa, deveremos escolher o local para onde será gravado o gráfico, vamos posicionar o
gráfico em uma nova planilha.

Como resultado teremos uma nova guia de planilha contendo apenas o gráfico, desta forma fica mais
fácil para realizarmos qualquer tipo de alteração alterações, e apesar de estar posicionada em outra
guia, qualquer alteração realizada na planilha de origem dos dados, o gráfico automaticamente será
atualizado.
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 EXCEL 97
FORMATANDO O GRÁFICO

Na exibição do gráfico encontraremos uma nova Barra de Ferramentas, esses botões de gráfico
servirão para mudanças rápidas na aparência do gráfico.

Através do botão Formatar objeto , poderemos realizar diversas alterações como: escolher um
estilo de linha e cor de borda, cor de preenchimento da área, mudar a forma do gráfico, alterar a ordem
de seqüência de dados, aumentar ou diminuir o espaçamento e profundidade do gráfico, e mudar a
fonte e alinhamento do texto. Todos estes recursos serão oferecidos dependendo do objeto
selecionado.

A seguir, temos o gráfico com algumas mudanças realizadas com o botão Formatar objeto.
EXCEL 97
 EXCEL 97
Outro recurso muito interessante, é a possibilidade de podermos rotacionar o gráfico nos sentidos
vertical e horizontal, resultando numa melhor visualização dos dados. Para ter acesso a este efeito,
selecione a opção Exibição 3-D do menu Gráfico.

Se desejar realizar qualquer tipo de alteração com relação a título, linhas de grade, posicionamento da
legenda, ocultar valores dos eixos, exibir dados sobre ou abaixo do gráfico, basta selecionar Opções
de gráfico do menu Gráfico.
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 EXCEL 97
IMPRIMINDO O GRÁFICO

Antes de imprimirmos um gráfico ou qualquer documento, é recomendado a visualização do mesmo

para termos uma idéia de como ficará no papel. Este recurso, como no Word, está disponível na
Barra de Ferramentas.

Clique sobre o botão Visualizar impressão para ter uma idéia de como o gráfico ficará impresso na
página.
 EXCEL 97

Em visualizar impressão, para mudar a orientação do papel, isto é, se a impressão será na horizontal
ou na vertical, alterar as margens, acrescentar cabeçalho/rodapé, definir o tamanho do gráfico e a
qualidade de impressão, clique sobre o botão Configurar. Na guia Página mude a orientação. A guia
Gráfico, permite definir o tamanho do gráfico e a qualidade de impressão.

Para imprimir, selecione o botão Imprimir. O quadro de diálogo Imprimir é exibido e oferece
recursos para a mudança de impressora e quantidade de cópias. Após a alteração, selecione o botão
OK para iniciar a impressão.
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 EXCEL 97

CONFIGURAÇÃO E IMPRESSÃO DE PÁGINA

Praticamente os procedimentos para impressão são comuns entre os diversos aplicativos. Sendo está a
etapa final de um trabalho, é recomendado termos uma idéia de como a planilha ficará impressa na
página, para isto temos o recurso de visualizar impressão.

VISUALIZAR IMPRESSÃO

Este recurso é muito importante pois evitará a possível reimpressão do documento por motivo de
ajuste nas margens ou, uma melhor orientação de impressão.

Para ter uma idéia de como a planilha ficará impressa na página, selecione a opção Visualizar
Impressão do menu Arquivo ou,

Clique sobre o botão Visualizar impressão

 EXCEL 97

No modo de visualizar impressão, poderemos alterar as margens da planilha e aumentar ou diminuir a

largura das colunas. Clique sobre o botão Margens para exibição dos indicadores. O ponteiro do
mouse quando está sobre estes indicadores passa a ter o formato de uma seta bidirecional, para
realizar as alterações, basta arrastá-los. Para ampliar a visão num determinado ponto, posicione o
ponteiro sobre a região e dê um clique, outro clique reduz.

CONFIGURAR PÁGINA

Estando no modo de visualizar impressão, basta dar um clique sobre o botão Configurar ou, estando
na área de trabalho, selecione a opção Configurar Página do menu Arquivo. Ao selecionar esta
opção, o quadro de diálogo Configurar página é exibido apresentando algumas guias.

Guia Página - Permite a mudança de orientação da impressão da planilha e tamanho do papel.

Orientação Retrato (Vertical), orientação Paisagem (Horizontal).
 EXCEL 97

Guia Planilha - Permite selecionar a opção de impressão da planilha com linhas de grade, isto é,
riscos de divisão de linha e coluna, e definição da área de impressão (faixa de células que serão
impressas).

Guia Margens - Permite a alteração das margens e altura do cabeçalho e rodapé. Ainda nesta guia
poderemos centralizar a planilha na vertical e/ou na horizontal.

Guia Cabeçalho/Rodapé - Permite a entrada de cabeçalho e rodapé de forma personalizada ou,

escolher um dos tipo pré-definidos.
 EXCEL 97

Para alterar o conteúdo do cabeçalho ou rodapé, clique sobre o botão de Personalização e entre com o
texto e/ou campos disponíveis através de botões.
 EXCEL 97

Outro recurso importante e bem simples de ser utilizado, é a configuração intuitiva da planilha para
impressão, isto é, usando apenas o mouse, você poderá definir a região que será impressa colocando
praticamente as linhas e colunas que desejar em uma página, o ajuste à página de impressão será
automático.
Selecione a opção Visualizar quebra de página do menu Exibir para podermos ter acesso a estes
recursos. Logo após, reproduza algumas linhas da planilha até obter um número superior a 60 linhas,
este procedimento é somente para facilitar o entendimento do que será apresentado. Desta forma,
nossa planilha será impressa em duas páginas.
 EXCEL 97

Conforme figura anterior, posicione o ponteiro do mouse sobre as linhas indicativas para definir uma
nova área de impressão, o ajuste do tamanho da fonte será automaticamente realizado pelo Excel.
Como exemplo, a linha vertical foi movida duas colunas para a esquerda e a quebra de página (linha
horizontal) foi levada para a última linha, com isto, será impresso somente uma página.
 EXCEL 97

CAIXA DE DIÁLOGO IMPRIMIR

O procedimento de impressão da planilha é o mesmo usado para imprimir um gráfico. Clique sobre o
botão Imprimir da Barra de Ferramentas para uma impressão rápida ou, selecione a opção Imprimir
do menu Arquivo para ser exibido a caixa de diálogo Imprimir e entrar com as alterações.
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 EXCEL 97

BANCO DE DADOS

Banco de Dados ou simplesmente Lista, é uma tabela composta de várias linhas divididas em colunas
que são identificadas por campos. Cada linha representa um REGISTRO do banco de dados. Com esta
organização o Excel poderá oferecer recursos de organização e pesquisa extremamente fáceis,
independente da quantidade de linhas contida na base de dados.

regras para criação do banco de dados

A nossa planilha exemplo (Folha Pgto) foi criada numa estrutura de banco de dados, mas existe uma
regra a ser aplicada em nossa Lista. Entre a linha que contém o nome dos campos e os dados não
poder haver linhas em branco, isto é, precisamos excluir a linha 2 de nossa planilha.

CLASSIFICAÇÃO

Classificar uma lista de dados é muito fácil, e este recurso poderá ser obtido através dos botões de
Classificação localizados na Barra de Ferramentas, ou através do menu Dados.
EXCEL 97
 EXCEL 97
Para obter uma classificação simples para nossa planilha exemplo, posicione o cursor na coluna que
deseja ordenar, e escolha um dos botões para a classificação crescente ou decrescente, isto é, do menor
para o maior ou, do maior para o menor valor respectivamente. O Excel identifica as outras colunas de
forma a manter a integridade dos dados para cada registro.

Note que apesar da lista estar ordenada pelo Nome, seria melhor se a ordenação fosse por nome mas
dentro do setor, isto é, ordenar o Setor e o Nome ao mesmo tempo. Isto é possível através da opção
Classificar do menu Dados.
 EXCEL 97

No quadro de diálogo Classificar, vamos selecionar os dois campos, primeiro o campo Setor e, em
seguida, o campo Nome. Caso não apareça o nome dos campos, clique sobre a opção Linha de
cabeçalho. As formas de classificação crescente, como padrão, já estão selecionadas. Após a escolha
dos campos e do tipo de classificação, clique sobre o botão OK para que a Lista seja ordenada.
 EXCEL 97

AUTOFILTRO

Este recurso é muito utilizado em Lista com um grande número de linhas. Serve para selecionar
somente os registros que atendem a um ou mais critério. Posicione o cursor sobre qualquer parte da
planilha com dados, em seguida, selecione a opção Filtrar... AutoFiltro pertencente ao menu Dados.
Após este procedimento, ao lado dos campos são apresentados setas indicadoras de listas de seleção.

Como exemplo, clique sobre a seta ao lado do campo Setor e escolha Pessoal. O Excel irá exibir
somente os registros que atendam a este critério.
 EXCEL 97
Para retornar a exibição de todos os registros, basta dar um clique sobre a seta que se encontra em cor
diferente das outras (indica que existe um critério), em nosso exemplo o campo Setor, e escolher a
opção Tudo. Você poderá acrescentar mais de um critério a diferentes campos. Uma aplicação para
campos numéricos é a opção 10 Primeiros, ela permite a exibição da quantidade desejada dos
Primeiros ou Últimos itens. A figura a seguir exibe os cinco maiores salários de nossa Lista.

Além destas opções, podemos Personalizar o critério a ser utilizado pelo Excel para a seleção dos
registros. Esta opção está disponível na lista de seleção. Como exemplo, vamos exibir apenas os
salários bruto compreendidos entre os valores 1.000,00 e 2.000,00, isto é, os salários maiores que
1.000 e menores que 2.000.
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 EXCEL 97
USANDO O FORMULÁRIO

Usar o Formulário para edição de dados pode ser muito mais interessante que editar nas linhas da
Lista de dados. Este recurso apresenta um quadro com opções de inclusão, exclusão e localização de
registros de forma simples e prático.

Para ativar um formulário, basta selecionar a opção Formulário do menu Dados. O quadro do
formulário é exibido com o primeiro registro da Lista.

Como exemplo, vamos incluir um novo registro e realizar algumas operações. Clique sobre o botão
Novo para a inclusão do Novo Registro; nos primeiros três campos entre com os dados, para saltar de
um campo para outro, use a tecla Tab ou Shift+Tab para voltar ao campo anterior, o mouse também
poderá ser usado. Os campos que contém fórmulas serão preenchidos automaticamente. Ao concluir,
clique sobre o botão Fechar. O novo registro é incluído no final Lista, consequentemente, teremos
que Classificar a Lista toda vez que realizarmos inclusões, isto se você achar importante em manter a
classificação.

Se desejar encontrar um determinado registro, clique sobre o botão Critérios e entre com os dados
nos campos, geralmente apenas o preenchimento de um campo é suficiente, em seguida, clique o
 EXCEL 97
botão Localizar próximo. Lembre-se de apagar os critérios para liberar o avanço e retorno de todos
os registros através dos botões Localizar anterior e Localizar próximo. Para a movimentação dos
registros, também poderá ser usado as setas da barra de rolagem. Na figura a seguir, serão localizados
todos os registros que iniciam com o valor Marcelo - do campo Nome.

Para excluir um determinado registro, basta localizá-lo e, em seguida, dar um clique sobre o botão
Excluir. O registro atual será excluído após confirmação do procedimento.

CRIANDO SUBTOTAIS
 EXCEL 97

Em nossa Lista os registros então agrupados por Setor, isto é, para cada Setor temos uma certa
quantidade de registros, através desta organização poderemos acrescentar subtotais a cada Setor, e no
final um total geral. Este recurso é de extrema utilidade para este tipo de Lista.

Para criarmos subtotais, escolha a opção Subtotais do menu Dados. Lembre-se: a Lista precisa estar
classificada pelo campo no qual se deseja fazer o agrupamento.

Na caixa de texto A cada alteração em: devemos selecionar o campo que será feito o agrupamento,
em nosso caso será o campo Setor. A próxima caixa Usar função: deveremos escolher a função a ser
empregada a cada mudança de Setor, vamos aceitar a função padrão definida pelo Excel - Soma. A
última caixa pede que seja selecionada um ou mais campos que iremos totalizar, escolha SAL.
LÍQUIDO.
 EXCEL 97

Clique o botão de nível 2 para termos uma Lista resumida dos Subtotais.

Para remover os subtotais, selecione a opção Subtotais do menu Dados e, em seguida, clique sobre o
botão Remover todos.
EXCEL 97
 EXCEL 97

FERRAMENTAS AUXILIARES

Em Ferramentas Auxiliares encontraremos diversos recursos não menos importante que os já

estudados. Neste tópico veremos como proteger a planilha através de senhas, como permitir o
compartilhamento de uma planilha por outros usuários de uma rede de computadores, como gerar um
documento em HTML para exibi-lo em uma Intranet ou Internet, enfim, recursos interessantes e
simples de aplicá-los.

DICAS DE CÉLULAS

Para incluir informações explicativas às células separadas da planilha (as informações ficam
escondidas), basta posicionar o cursor na célula que conterá a dica e escolher a opção Comentário do
menu Inserir. Como exemplo, selecione a célula D1 (guia Folha Pgto de nossa planilha exemplo), e
entre com o texto conforme a figura a seguir. Ao concluir, clique sobre qualquer outra célula.

A célula que contém a dica, apresentará um ponto vermelho no canto superior direito, para ver o
comentário, basta posicionar o ponteiro do mouse sobre a célula. Se desejar realizar alguma alteração
no comentário, deverá selecionar a célula e, em seguida, escolher a opção Editar comentário do
menu Inserir.
 EXCEL 97

PROTEGENDO A PLANILHA

Após criarmos a planilha, poderemos proteger todo o arquivo, isto é, toda vez que abrirmos um
arquivo protegido, será pedido uma senha para acessá-lo, e também será possível protegermos
algumas partes da planilha, por exemplo: em nossa planilha as colunas NOME, SETOR e SAL.
BRUTO podem tem seus valores alterados, mas já as outras colunas, que contém fórmulas,
permanecerão constantes, desta forma poderemos protegê-las para evitar alterações indesejadas como,
por exemplo, a exclusão de alguma fórmula, gerando problemas no cálculo.

Protegendo o Arquivo

Para proteger um arquivo através de uma SENHA , basta selecionar a opção Salvar Como do menu
Arquivo, no quadro de diálogo que é exibido, clique o botão Opções e entre com a senha de proteção.
Após confirmar os procedimentos, você só perceberá o resultado quando for abrir o documento.
 EXCEL 97

Protegendo/Travando Células

Para proteger partes da planilha, devemos iniciar selecionando a região que ficará desprotegida, isto é,
as células que poderão sofrer quaisquer alterações; em nossa planilha poderá ser o intervalo A2:C21 -
ou os dados das células contidas nas colunas A, B e C, logo após, escolha a opção Células do menu
Formatar, no quadro de diálogo que é exibido, escolha a guia Proteção e desative a caixa de
verificação Travada, desta forma a região selecionada ficará desprotegida após a proteção geral da
planilha. O Excel, como padrão, mantém todas as células travadas, por isso o motivo de desativar a
região que poderá sofrer alterações.
 EXCEL 97

Agora, escolha a opção Proteger ... Proteger Planilha do menu Ferramentas; no quadro de diálogo
exibido entre com uma senha, se desejar. Em seguida, clique sobre o botão OK. Qualquer tentativa de
edição nas células protegidas, o Excel exibirá um quadro de advertência.

Para desproteger, basta selecionar a opção Proteger ... Desproteger Planilha do menu Ferramentas.
 EXCEL 97

AUDITORIA

O recurso de auditoria de menu Ferramentas, nos auxiliará no encontro de erros relacionados a

qualquer célula, ou encontrar o relacionamento entre algumas células que contém fórmulas. Como
exemplo, torne ativa a célula D5 (Plan1), nesta célula encontramos uma fórmula onde seus
precedentes (endereço de outras células que participam da fórmula) são as células B5 e C5 e seus
dependentes (endereço de células que utilizam em suas fórmulas a referência da célula ativa) - D10 e
E5, para ver como este relacionamento se apresenta através de rastreadores, escolha a opção
Auditoria ... Rastrear Precedentes do menu Ferramentas, faça o mesmo para encontrar os
dependentes - Auditoria ... Rastrear Dependentes.

Para remover os rastreadores indicados por setas, escolha a opção Auditoria ... Remover Todas as
Setas do menu Ferramentas. Caso alguma célula apresente mensagem de ERRO, torne ativa esta
célula e escolha a opção Auditoria ... Rastrear Erro do menu Ferramentas, para encontrar o
possível problema de referência.
 EXCEL 97

RECURSOS AUTOMÁTICOS

Auto Preenchimento

O recurso de autopreenchimento expande vários tipos de seqüências conforme mostrado na tabela a

seguir. Para obter a seqüência automaticamente, selecione a célula com o valor a ser copiado e, em
seguida, arraste para baixo ou para a direita através da alça de preenchimento.
 EXCEL 97

Seleção inicial Seqüência expandida

JAN FEV, MAR, ABR

Tri3 (ou T3 ou Trimestre3) Tri4, Tri1, Tri2
1º Período 2º Período, 3º Período
Produto 1 Produto 2, Produto 3
Produto 1: Pendente Produto 2: Pendente, Produto 3: Pendente

Tipos de seqüências que o Excel pode preencher

Você pode preencher automaticamente diversos tipos de seqüências, arrastando diretamente sobre a
planilha ou utilizando a opção “Seqüência” do menu “Editar, Preencher”, neste caso, selecione a
região a partir da célula que contém o texto para o Autopreenchimento.

Data

Uma seqüência de data pode incluir incrementos de dias, semanas ou meses por você especificados ou
pode incluir seqüências sucessivas como dias da semana, nomes de meses ou trimestres. Por exemplo,
as seleções iniciais de tempo na tabela abaixo resultam nas seqüências apresentadas.

Seleção inicial Seqüência expandida

9:00 10:00, 11:00, 12:00

2ª 3ª, 4ª, 5ª
Segunda-feira Terça-feira, Quarta-feira, Quinta-feira
Jan Fev, Mar, Abr
Jan-92, Abr-92 Jul-92, out-92, jan-93
Jan, abr Jul, out, jan
15-Jan, 15-abr 15-Jul, 15-out
1991, 1992 1993, 1994, 1995

Linear

Quando você cria uma seqüência linear, o Excel aumenta ou diminui os valores em um valor
constante conforme mostrado na tabela abaixo.

Seleção inicial Seqüência expandida

1, 2 3, 4, 5
 EXCEL 97
1, 3 5, 7, 9
100, 95 90, 85

Auto Conclusão

Ao digitar as primeiras letras de uma entrada em uma célula, o Excel pode completar a entrada para
você com base nas entradas que você já digitou naquela coluna.

Auto Correção

Como o Word, o Excel pode corrigir automaticamente erros comuns à medida que você digita ou,
substituir uma palavra chave por um texto pré-definido.

Corrigir erros de digitação automaticamente

Você poderá corrigir erros de digitação de forma automática se especificar antecipadamente a palavra
que costuma apresentar erro de digitação.

· No menu Ferramentas, selecione a opção AutoCorreção

· Certifique-se de que a caixa de verificação Substituir texto ao digitar esteja selecionada
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· Na caixa Substituir, digite uma palavra que costuma ser digitada incorretamente, por exemplo,
paíz
· Na caixa Por, digite a grafia correta da palavra, por exemplo, digite país
· Clique sobre o botão Adicionar

Agora, para ver o resultado, basta entrar com a palavra incorreta e teclar Enter, o Excel realizará
automaticamente a correção. No quadro de diálogo AutoCorreção, existe uma lista com várias
palavras e símbolos pré-definidos.

PERSONALIZAÇÃO DA BARRA DE FERRAMENTAS

As barras de ferramentas e menus permitem que você organize livremente os comandos no Excel,
desta forma poderemos acrescentar novas opções aos menus e novos botões às barras de
ferramentas.

Como exemplo, vamos acrescentar o comando de Inserir figura à barra de ferramentas. Selecione
a opção Personalizar do menu Ferramentas, no quadro de diálogo, escolha a guia Comandos e a
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categoria Inserir, na lista de comandos exibida ao lado, encontre o comando Clip-art e arraste-o
para a posição que desejar na barra de ferramentas. Ao soltar o botão, o novo comando é inserido
na barra de ferramentas.

A guia Barra de ferramentas, permite exibir ou ocultar os diversos tipos de barras de

ferramentas.

Para remover o novo botão, basta realizar o mesmo procedimento de inserir, só que deveremos
arrastá-lo para dentro do quadro de diálogo Personalizar.

Alguns comandos da lista de categorias não possuem um ícone específico, isto é, no lugar de uma
figura, existe apenas o nome do comando, mas mesmo assim ele poderá ser inserido na barra de
ferramentas. É o caso do comando Formulário - categoria Dados. Em exercícios anteriores, toda
vez que desejávamos acessar o comando formulário para nosso banco de dados, tínhamos que
selecionar o menu Dados e depois a opção Formulário. Agora, para facilitar o acesso ao comando
Formulário, arraste-o para a barra de ferramentas e veja o resultado.
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EXCEL NA WEB

Um dos recursos que marcam esta versão do Excel é a possibilidade de criarmos páginas que
podem ser publicadas na Internet (rede mundial de computadores). Estes recursos não chegam a ser
tão sofisticados, mas sem dúvida, o resultado é mais que suficiente.

Com o avanço dos sistemas, muitos usuários leigos acessam a Internet sem dificuldade, e esta
forma de acesso a informação também está revolucionando os sistemas utilizados nas empresas.
Estes estão evoluindo para o que chamam de Intranet - uma forma de navegação semelhante a
Internet - aos diversos computadores de uma empresa, e nada impede que eles também acessem a
Internet.

Computadores interligados somado a uma forma de acesso simples e eficiente do tipo hipertexto
(recurso muito utilizado nas páginas publicadas na Internet), exigirá de você - usuário, noções de
como criar estas páginas para divulgar suas informações. O hipertexto são textos que possuem
palavras chaves que ao receberem um clique, saltam para outra página - relacionado a palavra
chave, dando novas informações.

Para criarmos uma página para a Web, deveremos salvar o arquivo criado no Excel como HTML
(tipo de arquivo reconhecido pelo programa de navegação na Internet). Esta forma de criação
poderá apresentar alguns problemas, pois muitos formatos do Excel não são suportados pelo
HTML. Evite o uso de: efeitos de texto (sombra, caixa alta, relevo, animação), objetos de desenho,
caixas de texto, realce, numeração de página, margens, bordas, cabeçalhos e rodapés, estilos.

Convertendo um Arquivo em HTML

Para converter um arquivo simples em HTML, basta selecionar as células que pertencem a planilha
(A1:E10 de nossa planilha exemplo - Plan1), e escolher a opção Salvar como HTML do menu
Arquivo. Com este procedimento, será exibido o Assistente para Internet solicitando o intervalo
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e gráficos a converter, em nosso exemplo, o gráfico referente a projeção de vendas, não fará parte
de nossa página, então, selecione-o e clique sobre o botão Remover, em seguida, clique em
Avançar.

Na segunda etapa, vamos aceitar a opção padrão de converter os dados para um documento
independente e, dar um clique sobre o botão Avançar. Na etapa 3, preencha as caixas de texto e
clique sobre as opções conforme seu critério, em seguida, clique em Avançar.
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Na última etapa, deveremos digitar o nome do arquivo - sem esquecer da extensão HTML, ou
aceitar o sugerido pelo Excel, em seguida, selecione o botão Concluir.
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Pronto, os dados são convertidos para HTML e salvo no arquivo determinado. Para ver o
resultado, precisaremos abrir o programa de navegação da Internet, neste caso, clique sobre o botão
Barra de ferramentas Web para exibi-la, em seguida, selecione o botão Ir da barra de
ferramentas Web e a opção Abrir.
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Agora, deveremos informar o caminho e o nome do arquivo que desejamos abrir (C:\Meus
documentos\Material.htm) - caso não se lembre, clique sobre o botão Procurar.

Após a confirmação, o programa de navegação da Internet é carregado - no caso o Internet

Explorer, juntamente com o arquivo que contém a página que acabamos de criar.
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ASSISTENTE DO OFFICE

No decorrer do curso você deve ter notado o assistente de ajuda sendo exibido e oferecendo
alguma dica sobre o trabalho que esta sendo executado. Esta é uma das opções que o Assistente do
Office oferece - Ajuda sugerida, mas a qualquer momento você poderá solicitar ajuda usando as

suas próprias palavras, para isto, dê um clique sobre o botão Assistente do Office , localizado
na barra de ferramentas.

Acima do quadro do assistente, encontraremos um balão solicitando o texto que representará o

assunto que desejamos obter ajuda. Como exemplo, foi solicitado ajuda sobre a inserção de
figuras na planilha. Após dar um clique sobre o botão Pesquisar, o Assistente exibe algumas
opção relacionadas com a sua pergunta, clique sobre a uma das questões para obter detalhes da
ajuda solicitada.
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Em seguida, é exibido a janela Microsoft Excel contendo algumas informações sobre a sua
pergunta e, como uma forma de filtro, é solicitado a escolha de outra questão - clique na que
melhor se encaixa a sua pergunta.
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Informações detalhadas sobre a ajuda solicitada é apresentada em uma nova janela, geralmente esta
janela fica sempre visível, isto é, mesmo mudando para outros programas, ela continuará visível.
Agora, é só seguir os procedimentos pata obter o resultado desejado. Ao concluir, feche a janela
dando um clique sobre o botão [X] da janela.
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Caso deseje mudar as características do assistente ou até mesmo a cara do próprio Assistente,
clique sobre o botão Opções - no balão exibido logo após a apresentação do Assistente. Na guia
Opções poderemos ativar ou desativar os recursos disponíveis e as dicas, na guia Galeria,
encontraremos a opção de mudar a cara do Assistente.
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TROCA DE INFORMAÇÕES ENTRE APLICATIVOS

Através da área de transferência poderemos transferir cópia de um gráfico, texto ou qualquer outro
objeto para outro aplicativo. Em nossa planilha exemplo, criamos um gráfico, e este poderá ser
transferido para o Word (ou outro aplicativo) usando apenas o mouse. Então, vamos transferir o
nosso gráfico para o Word da seguinte maneira:
· Selecione o gráfico (o gráfico quando está selecionado possui quadradinhos sobre a borda), para
isso, basta dar um clique sobre o gráfico;

· Após a seleção, clique sobre a ferramenta copiar , neste momento uma cópia do gráfico foi
transferida para a área de transferência;

· Agora vamos carregar o Word, logo após, abra o arquivo que receberá o gráfico;

· Com o arquivo aberto, posicione o cursor na linha que receberá o gráfico;

· Pronto, para transferir o gráfico, dê um clique sobre o botão colar ; para ter uma visão melhor,

clique o botão visualizar impressão .

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EXERCÍCIOS

1. Inicialize o aplicativo Microsoft Excel.

2. Crie uma Planilha de acordo com o formato abaixo:

COBRANÇA DE TÍTULOS Data: =Hoje()

TÍTULO VENCIMENTO DIAS/ATRASO VALOR TIT.

DP152 25/09/96 DT Atual - DT Venc. 5.575,00

NF131 17/10/96 7.725,80
NFF22 28/11/96 13.425,20
DP684 30/12/96 17.728,80
NF758 10/01/97 25.321,20

TOTAL =SOMA(??:??)

1. Selecionar a planilha e aplicar um formato pré-definido, isto é, Autoformatação.

2. Crie um gráfico, tipo Torta - 3D, da relação Título x Valor Tít. Adicione legenda e título ao
gráfico.

3. Com o gráfico selecionado, remova a legenda e selecione, na barra de ferramentas do gráfico, o

tipo barra.

4. Selecione a ferramenta apropriada para salvar a planilha, com o gráfico incorporado.

5. Feche a janela do Microsoft Excel.

6. Inicialize o aplicativo Microsoft Excel.

7. Utilize a ferramenta apropriada e abra o seu arquivo.

8. Selecione o gráfico e remova-o (Delete) da planilha.

9. Insira, através do Menu de Atalho, entre a coluna TITULO e VENCIMENTO, a coluna referente
ao PORTADOR do título. Os portadores ficam a sua escolha.

10. Crie um novo gráfico, mas a relação será Portador x Valor Tít.
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11. Utilize a barra de ferramenta gráfica para remover a legenda e selecionar um outro tipo de gráfico.

12. Selecione a planilha e modifique o formato pré-definido - Autoformatação.

13. Crie outra planilha na mesma pasta (Plan2), a seu critério, de forma que o total contido em Plan1
seja copiado de forma especial para Plan2, e faça parte da nova estrutura que deverá conter
pelo menos três tipos de funções.

14. Ao concluir o exercício anterior, acrescente o recurso de validação de dados em alguma coluna, e
crie um gráfico com efeito 3-D que deverá ser salvo como nova planilha.

15. Acrescente a nova planilha, cabeçalho e rodapé.

16. Monte uma estrutura de banco de dados com pelo menos cinco colunas e dez registros (linhas).
Uma das colunas deverá conter a função SE.

17. Organize o banco de dados em ordem alfabética e, acrescente mais cinco registros através do
comando formulário.

18. Use o comando de Autofiltro para realizar diversos tipos de pesquisa a seu critério.

19. Crie subtotais para o banco de dados e, logo após, utilize o comando de visualizar impressão para
ter uma idéia de como ficará o resultado no papel.

20. Acrescente dica à uma das células que contém o título da coluna.

21. Salve a planilha e proteja com uma senha.

22. Realize uma auditoria em sua planilha.

23. Acrescente um novo botão, a sua escolha, na barra de ferramentas, em seguida, remova-o.

24. Crie uma página para a Web contendo todo o seu trabalho, em seguida, visualize-a no navegador
da Internet.

25. Através do Assistente do Office, aprenda a inserir em sua planilha, um efeito especial de texto
criado com o WordArt.

26. Com a planilha selecionada, copie para a área de transferência.

27. Salve as alterações, carregue o Word e cole, no texto que você desejar, a planilha, logo após,
visualize impressão. Salve as alterações e feche a janela.
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