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| ELABORAÇÃO |

Clarissa Gondim - Coordenadora de Enfermagem – CME | HRC

Maria Emanuelly Crisóstomo - Coordenador Geral de Enfermagem | HRSC
Lúcia Vanda Teixeira - Coordenadora de Enfermagem - CME/HRSC
Emanoelle Pinheiro de Oliveira - Assessora Técnica - DITEC | ISGH
Luciana Rocha - Assessora Técnica | ISGH
Aduano Cabral - Coordenador da Central de Abastecimento Farmacêutico | HRN
Dayane Silveira - Gerente Núcleo de Contratação de Serviços | ISGH
Selma Furtado Magalhães- Gerente de Risco - DITEC | ISGH

| REVISÃO |

Emanoelle Pinheiro de Oliveira – Assessor Técnico - DITEC | ISGH

Luciana Rocha - Assessor Técnico – Assessor Técnico - DITEC | ISGH
Selma Furtado Magalhães- Gerente de Risco - DITEC | ISGH

| VALIDAÇÃO |
Alayanne Menezes da Silveira – Diretora Técnica - DITEC | ISGH

| FORMATAÇÃO |

DGE | ISGH

| DATAS |

Elaboração: 22/07/2020

MANUAL | GESTÃO E MANEJO OPME

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| SUMÁRIO |

1 INTRODUÇÃO 04
2 OBJETIVOS 04
3 AQUISIÇÃO 04
4 RECEBIMENTO E CONFERÊNCIA 05
5 CONTROLE 06
6 PROCESSAMENTO 06
7 ARMAZENAMENTO 07
8 DISPENSAÇÃO 07
9 USO 08
10 RECOLHIMENTO DO MATERIAL APÓS O PROCEDIMENTO 09
11 SOLICITAÇÃO DE REPOSIÇÃO DO MATERIAL UTILIZADO 09
12 LANÇAMENTO NA PLATAFORMA DE GERENCIAMENTO DE COMPRAS –
10
GERCOMP
13 PLATAFORMA ISGH-CE (Alt+I): 11
14 CANCELAMENTO DE AFs 13
15 RELATÓRIO DE ENTRADA E ESPELHO DE NOTA FISCAL 14
16 SOLICITAÇÃO DE CORREÇÃO DE ERROS NO PROCESSO DE
16
FATURAMENTO
17 RECEBIMENTO DA NOTA FISCAL 16
18 ENVIO DA AUTORIZAÇÃO DE FATURAMENTO AO FINANCEIRO 17
19 ARQUIVAMENTO DE NOTAS FISCAIS DE OPMEs 18
20 OPMEs NÃO PADRONIZADOS 20
22 INDICADORES 19
23 OPME AVARIADO 20
23.1 SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO DE OPME AVARIADO: 20
24 CONTROLE DE CONSUMO DE OPMEs 20
25 EXPLANTES 20
26 TECNOVIGILÂNCIA 21
27 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CONSULTADAS 22
28 APÊNDICES 23
28.1 SOLICITAÇÃO DE COMPRA 23
28.2 COMUNICAÇÃO INTERNA DE PERDA E AVARIA 24
28.3 ATA DE RECEBIMENTO DE REPOSIÇÃO DE OPMEs 25
28.6 NOTIFICAÇÃO DE TECNOVIGILÂNCIA 28
28.7 FLUXOGRAMA DE OPME EXTRAVIADO 30
28.8 FLUXOGRAMA DE MANEJO DE ÓRTESES E PRÓTESES E MATEIAIS ESPECIAIS
31
- OPME APÓS USO
28.9 FLUXOGRAMA DE EXPLANTE CIRÚRGICO 32

MANUAL | GESTÃO E MANEJO OPME

 4

1 INTRODUÇÃO

OPME é a sigla utilizada por empresas e profissionais de saúde para referenciar as Órteses,
Próteses e Materiais Especiais. Essas são insumos utilizados na assistência à saúde e
relacionados a uma intervenção médica, odontológica ou de reabilitação, diagnóstica ou
terapêutica.

Órtese é uma peça ou aparelho de correção ou complementação de membros ou órgãos do

corpo. Também definida como qualquer material permanente ou transitório que auxilie as
funções de um membro, órgão ou tecido, sendo não ligados ao ato cirúrgico ou materiais cuja
colocação ou remoção não requeiram a realização de ato cirúrgico. Já prótese é um peça ou
aparelho de substituição dos membros ou órgãos do corpo. Compreende qualquer material
permanente ou transitório que substitua total ou parcialmente um membro, órgão ou tecido,
sendo não ligadas ao ato cirúrgico os materiais cuja colocação ou remoção não requeiram a
realização de ato cirúrgico.

Os Materiais Especiais são quaisquer materiais ou dispositivos de uso individual que auxiliam
em procedimento diagnóstico ou terapêutico e que não se enquadram nas especificações de
órteses ou próteses, implantáveis ou não, podendo ou não sofrer reprocessamento, conforme
regras determinadas pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA).
No Instituto de Saúde e Gestão Hospitalar (ISGH), podemos classificar as OPMEs como dois
tipos:

• OPMEs DE USO ÚNICO, que são de responsabilidade da Farmácia;

• OPMEs REPROCESSÁVEIS, que são de responsabilidade da Central de Material
Esterilizado (CME).

2 OBJETIVOS

Estabelecer diretrizes para as questões práticas relacionadas à aquisição, à solicitação, ao

recebimento, ao processamento, à armazenagem, à dispensação, à utilização e ao controle
de OPME, nas unidades de saúde geridas pelo ISGH.

O ciclo de OPME compõe as seguintes etapas: aquisição, recebimento e conferência, controle,

processamento, OPME reprocessável, reposição e faturamento.

3 AQUISIÇÃO

A aquisição de OPME deve ser de itens legalmente registrados na ANVISA, que dispõem

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 5
sobre a Vigilância Sanitária a que ficam sujeitos os Medicamentos, as Drogas, os Insumos
Farmacêuticos e Correlatos, Cosméticos, Saneantes e Outros Produtos, e dá outras
Providências; dentro de seu prazo de vigência, com indicação técnica de uso registrada na
bula do produto.

A aquisição de OPME deverá ser realizada por fabricante ou distribuidor legalmente habilitado
para a comercialização no país.

O procedimento de aquisição compreende o cumprimento das etapas a seguir especificadas:

I. Solicitação;
II. Cotação;
III. Parecer Técnico;
IV. Negociação;
V. Emissão de autorização de faturamento e/ou formalização de instrumento jurídico (contrato).

Os procedimentos de aquisição de bens e serviços serão iniciados com a solicitação formal

(solicitação de cotação) na qual serão observadas as especificações técnicas pertinentes,
bem como os quantitativos a serem adquiridos em função do consumo e da expectativa de
utilização, cuja estimativa será obtida, sempre que possível, mediante adequadas técnicas
quantitativas de estimação, bem como a previsão de recursos orçamentários.

O ISGH procederá com a padronização dos itens a serem adquiridos e estabelecerá as

especificações técnicas e os parâmetros mínimos de desempenho e qualidade das OPMEs.
Os descritivos deverão ter clareza e finalidade, sendo vedadas as especificações que, por
excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem a competição. A especificação técnica
da OPME será baseada nas especificações contidas na solicitação de padronização, nos
códigos do Sistema de Gerenciamento da Tabela de Procedimentos, Medicamentos e OPM
do Sistema Único de Saúde (SUS) (SIGTAP), sem características genéricas ou irrelevantes.

O ISGH definirá previamente a necessidade de inclusão de equipamentos, instrumentais,

acessórios ou serviços, compatíveis com o procedimento a ser realizado, os quais deverão
ser fornecidos com a OPME, preferencialmente em cessão gratuita de uso.

As alterações contratuais são feitas por acordo entre as partes, desde que justificadas, e as
decorrentes de necessidade de prorrogação, constarão de termos aditivos.

4 RECEBIMENTO E CONFERÊNCIA

A entrada de OPME e de seus respectivos equipamentos e acessórios, na CME ou farmácia

das unidades do ISGH deve ser detalhadamente conferida e documentada (em formulário

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 6

padronizado - ata de recebimento). O material deverá ser entregue na Unidade Hospitalar em

embalagem individual e estéril (OPME de uso único), contendo etiquetas de rastreabilidade
com identificação do fabricante, lote ou série, validade e registro na ANVISA, devendo estar
em perfeito estado de conservação, livre de oxidação, umidade, fissuras ou avarias, com
a identificação do fornecedor e toda a descrição necessária, por meio de documento do
qual conste o detalhamento , quantidade exata dos itens inclusos. Deverá ser disponibilizado
pelo fornecedor o catálogo contendo ilustrações de cada material, com instruções descritas
pelo fabricante sobre a desmontagem, limpeza, embalagem e esterilização cabendo aos
profissionais encarregados por estas dependências realizar o recebimento provisório ou
definitivo.

A unidade recebedora deverá após o recebimento definitivo, realizar o registro (em formulário
padronizado – ata de recebimento) das informações conforme preconizado nas unidades do
ISGH, devendo constar: o número da nota fiscal (quando necessário), quantitativo, validade,
lote, valor (quando necessário). Após a conferência e a assinatura do documento, este ficará
arquivado na unidade CME ou farmácia.

Quando houver contrato de consignação de OPME firmado deve ser verificado se o produto
encontra-se no documento. Quando as OPMEs não atenderem às especificações técnicas,
apresentarem qualquer não conformidade, ou não estejam contratualizadas o produto deverá
ser devolvido ao fornecedor, para as devidas correções.

5 CONTROLE

O Controle da entrada e saída deverá ser realizado mediante impresso de monitorização

elaborado pela CME ou farmácia, a fim de controlar estoque do produto e o tempo de reposição.

6 PROCESSAMENTO

As OPMEs, os instrumentais e acessórios que necessitem de esterilização devem ser enviados

para a CME com antecedência mínima de 48 horas e mediante registro de informações antes
do envio. Os equipamentos relacionados ao uso das OPMEs deverão ser entregues pelo
fornecedor para a Engenharia Clínica, para controle e conferência do setor, este em seguida
encaminhará a CME caso seja necessário processamento do material.

7 ARMAZENAMENTO

Na CME, as OPMEs são acomodadas nas caixas, de acordo com a especialidade atendida

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 7
na unidade. As mesmas deverão estar sempre completas para dispensação. O material
deverá passar por todas as etapas de processamento na CME: lavagem, secagem, preparo e
empacotamento, esterilização, armazenamento e distribuição, obedecendo todas as normas
técnicas e rotina da unidade.

A CME ou farmácia do estabelecimento de saúde deverá possuir local específico para guarda
e armazenagem das OPMEs, com acesso restrito e controlado por profissional designado
pela instituição. Quando o estabelecimento de saúde possuir farmácia satélite, a farmácia
central deve manter estoque mínimo de OPME, pactuado com as unidades consumidoras,
localizado próximo à área de procedimentos, com a finalidade de atender às solicitações de
OPME nos casos de urgência/emergência.

8 DISPENSAÇÃO

Na CME e farmácia, a dispensação é realizada de acordo com a agenda de procedimentos

estabelecida na programação cirúrgica hospital. No caso da CME, a caixa padronizada de
cada fornecedor deverá ser entregue identificada, processada e completa, conforme check-
list de itens das mesmas.

No momento da entrega do produto e mediante check-list de dispensação de material para

cirurgia, a CME ou farmácia informa o que está sendo entregue realizando dupla checagem
do material entregue com a unidade consumidora; as partes envolvidas deverão validar e
assinar o documento.

Nos casos de procedimentos que exijam a utilização de OPME com tamanhos variáveis, deverá
ser disponibilizado o conjunto com as numerações solicitadas e, ao final do procedimento, os
componentes não utilizados deverão ser devolvidos, imediatamente, a farmácia central ou,
se for o caso, a satélite, acompanhado do formulário de comunicado de uso de OPME e do
formulário de devolução de OPME aberta e não utilizada.

Os comunicados de uso (Guia Cirúrgico) deverão ficar disponíveis no setor consumidor

(Centro Cirúrgico) onde o procedimento será realizado e devem conter: nome do paciente,
prontuário, data de utilização do material, descrição do produto utilizado, quantidade do
produto utilizado, nome do procedimento, assinatura e carimbo do médico responsável, da
enfermeira do plantão e do técnico instrumentador do procedimento.

A equipe de enfermagem deve conhecer o material e saber identificar a qual empresa o

material pertence bem como quantitativo utilizado. O fornecedor contratualizado para cada
especialidade, deverá apresentar ao ISGH o Plano de Treinamento para os profissionais das
unidades hospitalares que utilizarão o material fornecido em consignação, bem como realizar

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 8

treinamento introdutório para apresentação do material às equipes médica, de enfermagem

e farmácia.

O processo de dispensação deve garantir a rastreabilidade da OPME, conforme previsto em

lei.

9 USO

As OPMEs utilizadas devem ser registradas pelos profissionais da Saúde envolvidos

no procedimento no documento de registro de gasto da sala, na descrição cirúrgica e no
comunicado de uso (guia cirúrgico) e devem ser anexados ao prontuário do paciente. O
fornecedor deverá fornecer blocos com os impressos de comunicado de uso em três cores
distintas, para identificação do material o qual foi utilizado durante o procedimento. As folhas
devem ser assinadas pelo cirurgião, enfermeira do Centro Cirúrgico e técnico de enfermagem
instrumentador. A folha original ficará com o setor que dispensou o material CME ou farmácia
e uma das cópias deverá ser anexada ao prontuário do paciente e a outra cópia deverá ser
entregue ao núcleo financeiro anexado a nota fiscal.

Deve ser especificada a quantidade e o tamanho, sendo ainda obrigatória a fixação das
etiquetas contidas na embalagem do produto nos documentos institucionais relacionados à
rastreabilidade do produto. Salienta-se que toda OPME que consta na caixa deve estar de
acordo com o número do lote e etiqueta.

As informações que devem constar na etiqueta de rastreabilidade do produto implantado são:

nome ou modelo comercial, identificação do fabricante ou importador, código do produto ou
do componente do sistema, número de lote e número de registro na ANVISA. A descrição
cirúrgica é responsabilidade do profissional que realiza o procedimento e deve conter o
registro detalhado do ato cirúrgico e a relação das OPMEs utilizadas e, em casos específicos,
a justificativa da utilização de material excedente.

A OPME de uso único com embalagem violada, contaminada ou danificada, não utilizada no
ato cirúrgico, deverá ser justificada pelo profissional da saúde responsável pelo procedimento
por meio de um termo circunstanciado que discrimine os motivos da perda. O consumo deverá
ser registrado no gasto de sala e não vinculado ao prontuário do paciente.

10 RECOLHIMENTO DO MATERIAL APÓS O PROCEDIMENTO

Para as OPMEs gerenciadas pela CME o material (caixa cirúrgica) é colocado na sala de
utilidades do Centro Cirúrgico após o procedimento juntamente com o comunicado de uso do

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 9
paciente. Ao final de cada procedimento, as caixas passam pela conferência das duas equipes
presentes – em dupla checagem, CME e Centro Cirúrgico para confirmar se o material que
está faltando na caixa, condiz com o que está informado no comunicado de uso. O enfermeiro
da CME, recolhe as caixas e os comunicados de uso e os encaminha a CME. O enfermeiro
da CME entra em contato com o representante da OPME, através de e-mail, solicitando a
reposição do material utilizado.

Para as OPMEs gerenciadas pela farmácia, o material que não é utilizado retorna para farmácia
central após conferência com funcionário da farmácia do Centro Cirúrgico. Funcionário da
farmácia (Farmacêutico ou auxiliar de farmácia) entra em contato com representante da
OPME , através de e-mail, solicitando a reposição do material utilizado.

Em caso de divergência no momento da conferência, os itens só poderão ser recolhidos

após comunicação interna registrada pelo responsável do setor consumidor especificando e
justificando o ocorrido.

11 SOLICITAÇÃO DE REPOSIÇÃO DO MATERIAL UTILIZADO

A solicitação de reposição do material utilizado é realizada mediante envio do comunicado

de uso por e-mail ao fornecedor. Na CME e farmácia, o impresso de monitorização de
abastecimento de OPMEs deverá ser preenchido com data, horário, quantidade e descrição
dos itens utilizados, para controle e acompanhamento de estoque e de tempo de reposição
destes itens.

O fornecedor deverá assegurar a reposição do material utilizado no prazo máximo de 24

horas, salvo se outro não vier a ser acordado entre as partes, conforme solicitação formal
direcionada pela unidade hospitalar.

A reposição do material utilizado em cirurgia, por parte do fornecedor, ocorrerá mediante

apresentação de comunicado de uso, especificando o nome do paciente, número do prontuário,
data da cirurgia, nome do procedimento, descrição e quantitativo dos materiais utilizados.

Ao receber a reposição a unidade deverá realizar o registro (em formulário padronizado – ata
de recebimento) das informações conforme preconizado nas unidades do ISGH, devendo
constar: o número da nota fiscal (quando necessário), quantitativo, validade, lote, valor
(quando necessário). Após a conferência e a assinatura do documento, este ficará arquivado
na unidade CME ou farmácia para controle de rastreabilidade do produto.

No caso de OPMEs reprocessáveis os itens repostos devem obrigatoriamente passar por

todas as etapas do processo: lavagem, secagem, preparo e esterilização.

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12 LANÇAMENTO NA PLATAFORMA DE GERENCIAMENTO DE COMPRAS – GERCOMP

Após conferência dos comunicados de uso, se processa o lançamento dos materiais no

PLATAFORMA GERCOMP. No espaço designado para a justificativa da solicitação deverá
conter o nome do paciente, número do prontuário, data do procedimento, nome e CRM do
cirurgião responsável pelo procedimento. Em seguida deverá ser selecionado o material
utilizado bem como as respectivas quantidades.

A autorização de faturamento, ou AF, é o documento que autoriza o fornecedor a faturar o

material utilizado. Para gerar esse documento, faz-se necessário, permissão para acesso ao
PLATAFORMA GERCOMP, a qual está disponível na Intranet da Instituição. Caso não tenha
este acesso, é importante entrar em contato com o Núcleo de Tecnologia da Informação
(NTI) da unidade. A autorização de faturamento é gerada individualmente, ou seja, para
cada paciente. Nela, devem conter as mesmas informações do comunicado de uso, ou seja,
o mesmo material, bem como as quantidades.

Lembrando que, cada fornecedor tem suas particularidades, em relação ao seu material. Essas
informações estão contidas nos contratos, por isso é de suma importância o conhecimento
dos mesmos.

Cada fornecedor, dispõe de um número específico de solicitação, a qual é usada para o

faturamento na PLATAFORMA GERCOMP, seguindo as orientações abaixo:

1. Fazer login no sistema;

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 11
2. Selecionar ‘utilitários’ ao lado esquerdo;

3. Selecionar ‘plataformas’ no final da lista;

4. Selecionar opção que deseja: “unidade hospitalar” (Alt+LETRA DA UNIDADE), ISGH-CE

(Alt+I) e ISGH(Alt+S).

A opção a ser selecionada, deverá ser de acordo com cada empresa, obedecendo a tabela
abaixo:

Nº DA
ESPECIALIDADE EMPRESA PLATAFORMA
SOLICITAÇÃO
ORTOPEDIA FORNECEDOR A ISGH-CE(Alt+l) XXXXX-20
FORNECEDOR B ISGH-CE(Alt+l) YYYYY-20
NEUROCIRURGIA FORNECEDOR C ISGH-CE(Alt+l) ZZZZZ-20

13 PLATAFORMA ISGH-CE (Alt+I):

Na barra de opções, que aparece no centro da parte superior:

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 12

• Selecionar a opção de “gerar AFs”;

• Informar o número da solicitação e clicar em “buscar”.

Na parte inferior, aparecerá a descrição do contrato e o nome da empresa, e ao lado esquerdo,
aparecerá a opção para selecionar este documento. Como existem diferenças na forma de
gerar AFs quando se alternam as plataformas, abaixo segue descrição para cada caso.
• Digite o número da solicitação;
• Aparecerá uma tela com todas as AFs já geradas para a empresa da solicitação informada,
e no canto superior, do lado direito, aparece a mensagem: “nova AF”, a qual deverá ser
selecionada;

Em seguida, aparecerá a aba em que as informações que irão compor a AF devem ser
mencionadas. Analise o quadro a seguir:

Entidade do Orçamento: Unidade Hospitalar

Setor: Central de Material e Esterilização/Farmácia
Selecionar a data vigente, porém nos casos em que o comunicado de uso for de
competência anterior, deve-se selecionar a data do procedimento. Algumas vezes,
Data de Emissão da AF: os guias retornam ao centro cirúrgico para correção, ou mudam a competência no
final de semana, e os procedimentos ocorridos no mês anterior, devem ter data do
mês anterior.
Descrição da Entrega: Endereço: Unidade hospitalar
Orçamento: SESA – UNIDADE HOSPITALAR / 20__ - 20__/20__
Deve-se inserir as informações do paciente. (Paciente, Prontuário, Data da
Obs. Complementar:
cirurgia, Cirurgião Responsável e CRM).

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 13
Após inserir as informações supracitadas, logo abaixo poderá ser visualizado o elenco com
os itens negociados mediante contrato, deve-se observar no guia cirúrgico o item usado no
paciente e a quantidade, e informar ao sistema.

• Clicar em “visualizar/gerar AF”, aparecerá uma prévia da AF, em seguida clicar em “gerar
AF”.

Ao finalizar a ação, o sistema voltará para tela em que são listadas as AFs que já foram
geradas, estas são listadas da mais recente para a mais antiga.

Para visualizar, basta abrir o documento no link de impressão, e salvar a autorização de

faturamento. Após salvá-la, deve-se imprimir uma via, para anexar ao guia cirúrgico.

14 CANCELAMENTO DE AFs

Para cancelamento de autorizações de faturamento, existem diferentes metodologias para

cada plataforma, como segue abaixo:

14.1 PLATAFORMA ISGH-CE (Alt+I)

Clicar em relatórios, ao lado esquerdo, e selecionar a opção ‘gerenciar AFs’. Inserir o número
da solicitação e clicar em buscar. Abaixo, aparecerá uma lista com todas as AFs já geradas
para a referida empresa.

Ao lado direito das AFs que ainda não foram recebidas no sistema, aparecerá um X (copiar
o botão do sistema) de cor vermelha, que deve ser selecionado. Posteriormente, aparecerá
a tela de cancelamento, onde no motivo do cancelamento deve ser selecionado, uma das
opções abaixo:

Cancelamento pelo fornecedor Divergência de valor nota fiscal

Cancelamento por análise do estoque Em desacordo com o pedido
Cancelamento por erro Fora do prazo de entrega

Após a seleção do motivo, inserir a justificativa e clicar em ‘Gravar’. A autorização de

faturamento foi cancelada, e a informação que foi inserida na justificativa aparecerá quando
o cursor for posicionado no status da A.F. cancelada.

14.2 PLATAFORMA ISGH (Alt+S)

Clicar em relatórios, ao lado esquerdo, e selecionar a opção ‘Impressão de AF contratos’.

Selecionar o número da solicitação ou processo e digitar o número no campo abaixo. Ao clicar

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 14

em buscar, aparecerá logo abaixo a lista com a relação das AFs geradas para a empresa, e
ao lado direito, aparecerá um X vermelho que dará a opção de cancelamento. Ao clicar no
X, a única informação que aparece é: “deseja realmente cancelar esta AF?”. Em seguida
aparecerá as opções: sim ou não. Ao clicar em sim, a AF é cancelada e desaparecerá da lista
de AFs geradas para a empresa.

15 RELATÓRIO DE ENTRADA E ESPELHO DE NOTA FISCAL

Só é permitido gerar os relatórios de entrada e espelho de nota fiscal, as autorizações de

faturamento que foram geradas na plataforma ISGH-CE (Alt+I).

Na aba central, da parte superior, deve-se selecionar a opção recebimento. Feito isso,
aparecerá um filtro de busca, onde deve ser inserido o número do código do fornecedor, ou
o nome do mesmo.

Em seguida, selecionar e clicar em ‘nova NF,’ que aparece no canto superior direito da
tela. Aparecerá a tela de recebimento - “cadastro nota fiscal”, onde alguns dos campos são
obrigatórios.

Aparecerá automaticamente, devido já haver sido

Fornecedor
inserido na primeira tela, o código do fornecedor.
*Entidade do Almoxarifado de Destino: Unidade Hospitalar
Central de Material e Esterilização , Farmácia – Unidade
*Almoxarifado de Destino:
Hospitalar
*Tipo Documento: Nota Fiscal
*Número N.F. Digitar o número da nota fiscal
*Data de Emissão N.F. Informar a mesma data que consta na nota fiscal
Data Entrada N.F. Aparecerá automaticamente
*Valor da N.F. Inserir o mesmo valor da NF e AF
Valor I.P.I. Não precisa informar
Valor Desconto: Não precisa informar
Informações Adicionais: Não precisa informar

Clicar em inserir, na próxima tela clicar em ‘buscar’. Em seguida, procurar pela autorização
de faturamento a qual a nota fiscal se refere, e clicar na lupa ao lado direito. Não esquecer
de conferir o número do processo e da solicitação para evitar cadastro de nota no processo
errado.

Ao clicar na lupa, na página seguinte, aparecerá as informações dos materiais faturados.

Deve-se clicar em ‘adicionar’ e em seguida, aparecerá na tela o lote, em que deverá ser
inserido a quantidade e o valor de cada item a ser informado.

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 15
Ao receber todos os itens no sistema, clicar no botão “concluir” que fica no canto inferior,
do lado direito. Depois aparecerá a tela inicial de recebimento. Altere a data do período da
emissão, para a mesma data da emissão da nota fiscal que você acabou de receber e clique
em buscar.

Os dados da nota fiscal, aparecerão abaixo, com as informações de código, almoxarifado,

entidade, tipo doc., n° NF, data da emissão da NF, valor da NF, desconto, I.P.I., valor dos
itens, e a situação que estará em aberto. Ao lado, aparecem quatro figuras:
1. Um lápis, que dá a opção de editar;
2. O sinal de +, que dá a opção de adicionar itens;
3. A lupa, que dá opção de visualizar os itens;
4. E uma mão que dá a opção de concluir e qualificar.

Após ter certeza de que todas as informações cadastradas estão corretas, deve-se clicar
em ‘concluir e qualificar’. Aparecerá uma tela com a prévia das informações das NF’s já
cadastradas, em seguida clicar em ‘OK’.

A próxima tela que aparece é o questionário de qualificação do fornecedor, onde devemos

inserir as informações solicitadas sobre: condições do veículo, condições de entrega,
documentação apresentada e se houve atraso na entrega, feito isso, basta clicar em ‘gravar’.
No campo de condições de entrega, caso seja selecionado a opção ‘inadequado’, aparecerão
as seguintes alternativas:

TROCA PRODUTO QUANTIDADE DIVERGENTE

ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS ENTREGA PARCIAL
MARCA PRODUTO PRAZO DE VALIDADE
EMBALAGEM DANIFICADA TEMPERATURA
IDENTIFICAÇÃO PRODUTO OUTROS

No campo de atraso na entrega, o sistema informa automaticamente se houve atraso e se o

atraso foi maior ou menor que 5 dias úteis para a reposição ser realizada.

Ao clicar em ‘concluir’, a tela seguinte, retornará para o início, ‘Recebimento – Consulta

Fornecedor’, informando que a nota fiscal cadastrada, foi concluída e qualificada com sucesso.
Deve-se selecionar novamente o mesmo fornecedor, clicando em ‘buscar’. Em seguida,
selecionar o período da emissão da NF de acordo com a data da nota fiscal, e aparecerá
a opção de imprimir o espelho da nota fiscal. Imprimir e anexar ao processo (NF+AF+guia
cirúrgico).

Em relação ao relatório de entrada, é preciso acessar a intranet. Clicar no botão de

‘almoxarifado’, e fazer login no sistema. Em caso de não ter acesso, entrar em contato com
o NTI e solicitar as permissões necessárias para emissão deste relatório.

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 16

Feito o login no sistema, aparecerá a tela inicial com todos os almoxarifados do ISGH. A
opção a ser selecionada é ‘central de material e esterilização’ ou ‘farmácia’. A seguir, clicar
no botão ‘entrada’, que está localizado ao lado esquerdo, e em seguida clicar no botão de
compra que está localizado no centro da tela.

Aparecerá a tela de ‘entrada / compra – consultar’. Embaixo, já vai constar a nota fiscal
cadastrada, bastando apenas clicar ao lado direito, na opção de ‘visualizar itens’. Na tela
seguinte, poderá ser possível visualizar a entrada da NF, e no canto superior direito, existe
a opção de imprimir o documento basta clicar e imprimir uma via, que será anexada no
processo, (NF+AF+guia cirúrgico+espelho da nota fiscal).

Feito isso inicia-se o processo de saída do estoque, deve-se clicar no botão requisição, que
está localizado ao lado esquerdo, em seguida clicar no botão de ‘consumo individual’ que
está localizado no centro da tela.

Aparecerá a tela ‘requisição / consumo individual’ – Consultar. Embaixo, clicar no botão

‘novo’, aparecerá a tela de ‘requisição / consumo individual’ – Cadastrar, é inserido o número
do prontuário do paciente, seleciona o setor que utilizará o material ‘centro cirúrgico –
traumatologia’, clica no botão ‘adicionar’, aparecerá a tela ‘requisição / itens – cadastrar’, é
inserido o código dos itens utilizados e suas quantidades feito isso clicar no botão ‘concluir’
e em seguida clicar em ‘autorizar requisição’.

Feito isso clicar no botão ‘saída’, que está localizado ao lado esquerdo, na próxima tela já vai
constar a requisição cadastrada, bastando apenas clicar ao lado direito no botão em formato
de carrinho, aparecerá a próxima tela para conferir os itens e quantidades, clica no botão
‘autorizar’, em seguida o botão ‘entregar’, existe a opção de fazer o download do documento
basta clicar e fazer o download de uma via.

Vale salientar que, para as notas fiscais que são emitidas os relatórios de entrada e espelho
de nota fiscal, no atesto, a coordenação deve informar a mesma data que os referidos
documentos foram cadastrados no sistema, a mesma data de entrada do produto.

16 SOLICITAÇÃO DE CORREÇÃO DE ERROS NO PROCESSO DE FATURAMENTO

Em caso de erros no preenchimento das informações da nota fiscal na PLATAFORMA

GERCOMP e/ou sistema ALMOXARIFADO, deve-se entrar em contato com o NTI da sede
ISGH e solicitar por meio de memorando com justificativa a correção dessas informações.

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17 RECEBIMENTO DA NOTA FISCAL

A nota fiscal pode ser enviada pelo fornecedor via SEDEX ou por e-mail; esta é conferida
junto com a autorização de faturamento pela equipe da CME (auxiliar administrativo);

Ao receber os e-mails com as notas fiscais, realizar download dos arquivos, imprimir uma
cópia de cada, e anexar ao processo, autorização de faturamento e guia cirúrgico de uso.

No momento de análise das notas fiscais, devem ser conferidos:

Natureza da operação Valor total da NF (se está de acordo como valor da AF)
Razão social do destinatário Descrição do material e quantitativo
CNPJ Dados adicionais

Nos dados adicionais, verificar se as informações do paciente estão todas descritas

corretamente: nome, prontuário, data da cirurgia, nome do cirurgião, número da AF, processo
e solicitação. Na nota fiscal de bonificação, deve-se informar o número da nota fiscal ou AF
de venda a qual a mesma se refere.

Após a conferência da nota fiscal, a mesma é lançada no sistema de almoxarifado da CME

ou farmácia e em seguida é encaminhada ao financeiro da unidade, junto da autorização de
faturamento, relatório de entrada e espelho da nota fiscal.

Na CME, existe um carimbo, institucional, o qual fica em poder do auxiliar administrativo.

Todas as notas fiscais devem receber o carimbo, após a conferência, inserir a data que está
sendo assinado e validado e a rubrica do coordenador da CME. Apenas o coordenador de
enfermagem da CME ou quem o substituir interinamente é autorizado a assinar as notas
fiscais. A pessoa que o substituir interinamente, poderá assinar, contanto que tenha registro
no cartão de atesto da CME, que fica em poder do setor financeiro.

OBS.: O prazo acordado mediante contrato firmado junto ao ISGH, para envio das notas
fiscais, é de 24 horas após o envio da Autorização de Faturamento. Após esse prazo, caso o
fornecedor atrase a entrega do documento faz-se necessário que seja emitida uma cobrança
mediante e-mail ou contato telefônico. É importante listar no e-mail, as notas pendentes bem
como as AFs as quais se referem e os nomes dos pacientes.

OBS: A CME e Farmácia realizam a saída no sistema almoxarifado do que foi utilizado. A
saída é realizada pelo prontuário do paciente.

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18 ENVIO DA AUTORIZAÇÃO DE FATURAMENTO AO FINANCEIRO

Uma cópia da autorização de faturamento é enviada ao financeiro para pagamento. Junto da

autorização, são anexados: nota fiscal, o espelho de nota fiscal da PLATAFORMA GERCOMP,
o relatório de entrada do sistema ALMOXARIFADO e uma via do comunicado de uso do
material. O envio deve ser protocolado em livro próprio.

19 ARQUIVAMENTO DE NOTAS FISCAIS DE OPMEs

No prontuário de todos os pacientes que realizaram cirurgias utilizando OPMEs, é anexada

uma via do comunicado de uso que servirá como base para os profissionais do NAC realizarem
o faturamento desses produtos.

Ao receber as notas fiscais por e-mail, deve-se fazer o download e a impressão. fazer o
download, impressão e arquivamento dos documentos.

20 OPMEs NÃO PADRONIZADOS

São as OPMEs que não foram elencados pela comissão para uso rotineiro no ISGH. Caso
a equipe médica deseje algo que não seja padronizado pela instituição, deve-se realizar
solicitação mediante formulário próprio de aquisição de material médico-hospitalar (MMH)/
OPME não padrão com justificativa para o uso. A direção local avaliará o documento quanto a
pertinência do caso. Em caso positivo, o documento com o aceite da direção será encaminhado
à CME ou Farmácia, para envio posterior à diretoria técnica do ISGH junto aos exames
de imagem e informações clínicas adicionais do paciente. O ISGH analisará a solicitação,
e colherá informações dos valores da OPME em questão. Caso seja autorizado, o ISGH
encaminhará o formulário validado para a unidade CME ur farmácia) para esta prosseguir
com a aquisição.

A CME ou farmácia comunica ao coordenador e centro cirúrgico para que os mesmos possam
se organizar quanto ao mapa de cirurgia. Lembrando que o material por tratar-se de materiais
de terceiros, deve ser entregue na unidade até 48h antes da realização dos procedimentos,
tendo em vista toda a programação e esterilização dos itens.

Se não for autorizada a utilização da OPME em questão, a informação deve ser repassada
ao coordenador do serviço pelo ISGH.

O processo de faturamento (gerar AF) é feito por meio de compra direta, e segue conforme
rotina do setor.

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A compra direta é feita pela unidade. O coordenador do setor é responsável por abrir a
solicitação no sistema e dar parecer técnico. O setor de suprimentos da unidade realiza a
cotação, negociação e gera a AF. Pode-se solicitar o envio da AF ao setor, ou visualizar pelo
sistema obedecendo as seguintes etapas:
-Acessar o Gercomp;
-Clicar em relatórios;
-Gerenciar AFs;
-Digitar o número da solicitação e clica em ‘buscar’.

Na parte inferior, aparecerá os dados da AF e a opção para’visualizar’.

21 NOTIFICAÇÕES PARA OS FORNECEDORES

A notificação deve ser elaborada mediante os acordos firmados em contrato, quando estes
não cumprirem as cláusulas do documento. Devem ser elaborados, assinados e validados
pela coordenação do setor e direção local da unidade. Estes desacordos devem estar
especificados na notificação e deverão ser encaminhados por e-mail ao ISGH: DITEC e Setor
de Contratos.

SETOR DE CONTRATOS
NOME CARGO TELEFONE
Dayane Silveira Gerente do Núcleo de Contratação de Serviços (85) 9 8638 9783
(85) 9 8897 2602 ou
Valdilene Samapio Assistente Administrativo
(85) 3195 2773
Luciana Lima Assessora Técnica (85) 91972805

DITEC
NOME CARGO TELEFONE
Emanoelle Pinheiro Assessora Técnica - DITEC (85) 3195 2723
Luciana Rocha Assessora Técnica - DITEC (85) 3195 2723

22 INDICADORES

• Indicador de taxa de procedimentos não realizados por falta de materiais (OPME) da CME;
• Indicador de avarias em OPMEs;
• Monitorização de desabastecimento de OPMEs.

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23 OPME AVARIADO

Quando houver avaria do OPME em campo cirúrgico a unidade consumidora deverá redigir
comunicação interna com descrição e justificativa para o evento e encaminhar a CME ou
farmácia. A unidade deverá emitir memorando solicitando o pagamento do material com a
descrição e quantitativo do mesmo, bem como anexar a comunicação interna encaminhada
pelo Centro Cirúrgico e encaminhar a direção local. Após recebimento do documento autorizado
pela direção, deve-se gerar autorização de faturamento, informando no campo de observação
complementar, que trata-se de avaria. Anexar cópia dos documentos de autorização à AF e
direcionar ao financeiro após recebimento da NF.

23.1 SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO DE OPME AVARIADO

No sistema almoxarifado selecionar a opção CONSULTA e em seguida SOLICITAÇÃO. No

campo descrição optar pelo item DANIFICADO em seguida copiar o número da solicitação
e inscrevê-lo no campo OUTROS REGISTROS. Após conclusão das informações encerrar a
solicitação.

24 CONTROLE DE CONSUMO DE OPMEs

São planilhas compartilhadas no Google Drive onde devem ser inseridos os dados de consumo
de OPME da unidade hospitalar, existe uma planilha para cada especialidade, estas são
compartilhadas com: CME, CAF e ISGH.

As planilhas devem ser alimentadas diariamente, a cada AF gerada, informando o prontuário

do paciente, data da cirurgia, tipo do procedimento realizado, quantidade do material
utilizado e valor total por cirurgia. Ao final de cada competência, transferir as informações
de valores, mensais e anuais, para os gráficos, imprimir e encaminhar (mensalmente) ao
ISGH com assinaturas da: Coordenação Médica da especialidade, responsável pelo setor de
gerenciamento da OPME (CME ou farmácia ) e direção local.

25 EXPLANTES

Os explantes deverão ser recolhidos na sala de utilidades do centro cirúrgico mediante

preenchimento de protocolo contendo as seguintes informações:

1. Nome do Paciente;
2. Nº do Prontuário;
3. Nome do material explantado (não deve-se colocar o nome do tipo de cirurgia e sim o do
material);

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4. Data do recolhimento.

Após o recolhimento o enfermeiro deverá preencher a planilha compartilhada no google

drive, onde deverão constar as informações acima relacionadas, e o Auxiliar Administrativo
deverá acrescentar descrição do produto, ANVISA e Lote do material explantado no campo
de rastreio, fazendo a busca destas informações junto às Notas Fiscais que estão na pasta
Guias Cirúrgicos compartilhada na área de trabalho.

26 TECNOVIGILÂNCIA

A tecnovigilância é o sistema de vigilância de eventos adversos e queixas técnicas de

produtos para saúde na fase de pós comercialização, e tem por objetivo proteção e segurança
sanitária de produtos para a saúde. Os produtos para saúde podem ser classificados como
equipamentos de diagnóstico, terapia, apoio médico-hospitalar, material médico hospitalar
descartável e implantável.

Um dos objetivos da tecnovigilância é realizar a investigação de eventos adversos relacionados

a:
• Falha do produto;
• Defeito de fabricação;
• Mau funcionamento;
• Rotulagem, instruções de uso e embalagem imprópria ou inadequada;
• Desenvolvimento impróprio ou inadequado;
• Erro do usuário quando da utilização dos produtos para saúde.

Para realizar a notificação não é necessário ter a certeza de relação de causa e efeitos do
evento adverso e o uso do produto, para tal é necessário preencher o formulário de notificação
de queixa técnica e eventos adversos relacionados a produtos para a saúde, medicamentos
e seguir o fluxo de tecnovigilância da instituição.

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27 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CONSULTADAS

Lei nº 6.360, de 23 de setembro de 1976.

Regulamento de AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS – ISGH (2017).

Política Institucional de Qualificação de Fornecedores – ISGH (2018).

Intenção de contração – Aquisição de Órteses, Próteses e Materiais Especiais.

Brasil. Ministério da Saúde. Secretaria de Atenção à Saúde. Departamento de Atenção

Especializada e Temática. Manual de boas práticas de gestão das Órteses, Próteses e
Materiais Especiais (OPME) [recurso eletrônico] / Ministério da Saúde, Secretaria de Atenção
à Saúde, Departamento de Atenção Especializada e Temática. – Brasília : Ministério da
Saúde, 2016.

Resolução Normativa ANS nº 338, de 21 de outubro de 2013- Atualiza o Rol de Procedimentos

e Eventos em Saúde, que constitui a referência básica para cobertura assistencial mínima
nos planos privados de assistência à saúde, contratados a partir de 1º de janeiro de 1999;
fixa as diretrizes de atenção à saúde; revoga as Resoluções Normativas- RN nº 211. de 11 de
janeiro de 2010. RN nº262. de 1 de agosto de 2011, RN nº 281, de 19 de dezembro de 2011
e a RN nº325, de 18 de abril de 2013; e dá outras providências.

Sistema de Gerenciamento da Tabelas de Procedimentos, Medicamentos e OPM do SUS

(SIGTAP). Disponível em: http://sigtap.datasus.gov.br/tabela-unificada/app/sec/inicio.jsp.

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28 APÊNDICES

28.1 SOLICITAÇÃO DE COMPRA

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 24
28.2 COMUNICAÇÃO INTERNA DE PERDA E AVARIA

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 25
28.3 ATA DE RECEBIMENTO DE REPOSIÇÃO DE OPMEs

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28.4 TERMO DE CONSENTIMENTO INFORMADO PARA RETIRADA DE EXPLANTE

CIRÚRGICO

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 27
28.5 FLUXO TECNOVIGILÂNCIA

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 28
28.6 NOTIFICAÇÃO DE TECNOVIGILÂNCIA

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 30
28.7 FLUXOGRAMA DE OPME EXTRAVIADO

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 31

28.8 FLUXOGRAMA DE MANEJO DE ÓRTESES E PRÓTESES E MATEIAIS ESPECIAIS - OPME APÓS USO

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 32

28.9 FLUXOGRAMA DE EXPLANTE CIRÚRGICO

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