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Agente de Atendimento
Também conhecido como operador, atendente ou representante. É o responsável pelo atendimento das chamadas que
chegam a um call center ou Centro de suporte pela realização de chamadas externas como em campanhas de
telemarketing. Em telecomunicações, o termo mais utilizado é atendente; em call centers profissionais, usa-se agente.
Agente Universal
Agente com acesso a todos os recursos e informações existente no sistema do call center para a solução de problemas dos
clientes.
Balance Scorecard
Metodologia desenvolvida por Robert Kaplan e David Norton, em 1992, que analisa uma empresa, mede a performance
e é capaz de predizer cenários e as ações apropriadas para alcançar as metas estabelecidas.
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Benchmarking:
Define a aferição de qualidade em produtos, serviços e processos por meio de comparação com seus similares, sobretudo
os utilizados e/ou fornecidos por concorrentes, com o objetivo de identificar possibilidades de aprimoramento e estimular
a apresentação de novas idéias para essa mesma finalidade. Nas centrais de atendimento, o benchmarking deve
proceder, também, a uma avaliação das expectativas do consumidor e compará-la com os índices efetivos de
performance.
Catálogo de serviços
(Def. ITIL) Uma exposição, por escrito, de serviços de TI, níveis padrões (níveis de serviço) e opções.
Chamadas Atendidas
Contatos efetivos entre chamadores e agentes. Os sistemas de DAC oferecem estatísticas que revelam quantas
chamadas foram efetivamente atendidas pela equipe de agentes do call center.
Chamada Recebidas
Termo para designar uma chamada que entra no equipamento de DAC, independentemente de ter sido atendida por um
agente ou abandonada.
Cliente
(Def. ITIL) Quem recebe o serviço, normalmente, a gerência do Cliente é responsável por financiar o serviço.
Contact Center
Termo em inglês para centro (ou central ) de contatos. Estruturas preparadas para oferecer atendimento por diversos
meios de comunicação, como telefone e e-mail Os contact-centers podem utilizar mecanismos que possibilitam o contato
direto entre o cliente e os agentes enquanto o usuário está conectado à Internet, como o Internet Phone (criação de uma
chamada de voz usando a infra-estrutura IP da Web), chats (conversação on-line com agentes), pedidos para contatos
telefônicos posteriores disparados por meio de e-mail.
DB - Data Base
Base de Dados. Qualquer conjunto de informações armazenadas em computadores - da simples lista de compras ao
acervo que reúne informações de importância estratégicas sobre clientes.
Fila de espera
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Agrupamento dos contatos feitos ao call center em ordem de chegada. Geralmente, os chamadores escutam músicas
intercaladas por mensagens gravadas enquanto aguardam o atendimento.
Focus Group
Grupo de Foco: Uma série de clientes escolhidos com base em características demográficas particulares, que precisam
responder a perguntas sobre produtos e serviços de maneira subjetiva, na forma de conversa e orientada (dinâmica de
grupo). Suas discussões são gravadas e analisadas, e, em alguns casos, dão uma idéia melhor de como as pessoas se
sentem do que por meio do que uma pesquisa com vista a colher informações objetivas.
Fórmula Erlang
Maneira matemática de fazer previsões sobre carga de trabalho que pode chegar aleatoriamente (como as chamadas
telefônicas) com base em informações já disponíveis (como a duração média de uma chamada). As fórmulas Erlang são
usadas para determinar o tamanho da equipe e o número de troncos necessários em um call center. Existem dois
tipos de fórmula Erlang. A Fórmula Erlang B é usada quando o tráfego é aleatório e não existe fila. Já a Erlang C, quando
o tráfego é aleatório e existe fila. Parte do pressuposto de que todos os chamadores permanecerão esperando
indefinidamente. Assim, o tráfego não pode ser maior que o número de troncos disponíveis (se for, haverá mais
tráfego de entrada que de saída e o atraso na fila se tornará infinito).
Fornecedor
Um terceiro responsável pelo fornecimento ou pelo suporte dos elementos que servem de base para os serviços de TI.
Gerenciamento da Capacidade:
(Def ITIL) Garante que a provisão das capacidades de processamento e de armazenamento da TI acompanhem as
crescentes demandas do negócio de uma forma efetiva em custo e no prazo adequado.
Gerenciamento da Configuração de TI
Possibilita o gerenciamento do ciclo de vida dos equipamentos de TI, com base na implementação equilibrada de
pessoal, processos e tecnologias. Também é usado para fazer o levantamento de todos os bens e recursos de uma
empresa, usando gerenciamento de ativos (hardware e software, licenças, equipamentos e móveis, patentes e
equipamentos em leasing).
Gerenciamento de Disponibilidade
(Def. ITIL) O gerenciamento da disponibilidade garante que os serviços estarão disponíveis sempre que o cliente precisar
deles e sofre a influência da demanda do negócio, custo requerido para satisfazer a demanda, configuração e
complexidade da infra-estrutura de TI, processos e procedimentos utilizados pelos serviços de TI, fatores humanos e
eventos externos.
Gerenciamento de Incidentes
(Def. ITIL) É o processo pelo qual o Centro de Suporte recebe e lida com os incidentes. Para alguns help desks está é a
sua principal função. O objetivo do Gerenciamento de Incidentes é restabelecer a operação normal do serviço o mais
rapidamente possível como o mínimo de interrupção, assegurando assim que os melhores níveis de disponibilidade e
serviços sejam mantidos.
Gerenciamento de Mudanças
É o processo de controlar mudanças na infra-estrutura ou em qualquer aspecto de serviços, de modo a permitir que as
mudanças aprovadas sejam colocadas em prática com um mínimo de transtorno.
Gerenciamento de Problemas:
(Def. ITIL) Um processo de gerenciamento de problemas tem aspectos reativos e pro ativos. Os aspectos reativos dizem
respeito à resolução de problemas identificados por um ou mais incidentes. O objetivo é minimizar o impacto adverso de
Incidentes e Problemas no negócio causados por Erros na infra-estrutura e evitar, de forma pro ativa, a ocorrência de
Incidentes, Problemas e Erros.
Gestão do Conhecimento
Também conhecido como base de conhecimento, é geralmente uma lista de artigos, dicas e guias (às vezes colocadas
num website) que permite aos clientes resolverem problemas comuns sozinhos.
Help Desk:
Departamento ou organização que os usuários de tecnologia podem acessar para obter esclarecimento de dúvidas,
ajuda na defecção e no combate a bugs, equívocos e confusão em geral. Um help desk, no geral, é o lugar onde é dada
informação de suporte ao produto. É mais do que um call center - pode conter bibliotecas, centros de consulta, técnicos de
campo e seus despachantes. Os help desks também podem usar um banco de dados com respostas para as perguntas
mais freqüentes (as FAQs) como forma de resolver problemas futuros de maneira mais rápida e fácil, aproveitando
conhecimentos anteriormente acumulados.
Impacto:
(Def. ITIL) Reflete o efeito provável que o incidente terá sobre os serviços do negócio.
Incidente
(Def. ITIL) Um incidente é qualquer evento que não faz parte do funcionamento padrão de um serviço que causa, ou pode
causar, uma interrupção no serviço ou uma redução de sua qualidade.
seja, um sistema que está localizado no front-end de um sistema de computador e que permite a entrada de dados por
meio do teclado do telefone ou da fala humana. O cliente pode receber informações do sistema por meio de voz gravada
(e digitalizada) ou de uma voz sintetizada. (Em alguns casos, pode-se receber informações via fax ou por meio de telas
especiais ligadas o telefone). O que você pode fazer com um computador, pode ser feito por meio de um sistema de
URA, com algumas limitações.
KB - Knowledge Base:
Base de Conhecimento. Termo utilizado pelos profissionais de help desk para definir base de dados ou conhecimento
acumulado sobre determinado assunto. O termo também se refere ao registro de informações captadas nas várias
interações com os clientes.
Ligações abandonadas
Ligações abandonadas pelo cliente antes de ser atendido pelo operador.
Messaging
Aplicativo para gerenciamento de troca de mensagens ou informações em formato eletrônico dentro de uma empresa por
meio da infra-estrutura de sua rede corporativa.
Métricas
Padrões para a quantificação, freqüentemente utilizados para a aferição de resultados. De modo geral, as métricas de um
call center incluem fórmulas para a identificação do percentual de chamadas atendidas em períodos predefinidos,
percentual de chamadas perdidas, percentual de problemas resolvidos logo na primeira chamada, número de
chamadas a cada hora e custo por chamada.
Monitoramento
Um dos principais métodos de avaliação e acompanhamento do pessoal em ambientes de call center. O monitoramento
normalmente acompanha a interação entre agente e chamador, avaliando as maneiras do primeiro, seu comportamento,
a precisão das informações transmitidas por ele e a aplicação de scripts predefinidos. Alguns sistemas registram os
contatos, possibilitando que o monitoramento seja feito a posteriori.
Multitasking
Multitarefas num centro de suporte inclui a capacidade de mudar de assunto frequentemente, efetuar mudanças, priorizar
tarefas com o mínimo de supervisão, conhecer as clausulas do Acordo do Nível de Serviço, otimização das habilidades
organizacionais.
N
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NA - Network Administrator
Administrador de Redes: Pessoa responsável pela estrutura e funcionamento da rede. Define a que recursos de rede
cada pessoa terá acesso.
Nível de Serviço
Parâmetro de qualidade normalmente definido pela comparação entre metas predefinidas e os resultados das estatísticas
realizadas por sistemas de DAC. Por exemplo: se o objetivo do call center é ter uma média de velocidade de resposta
de 100 segundos ou menos e se 80% das ligações são atendidas dentro deste tempo pré-estabelecido, então o nível de
serviço é de 80%.
OS - Operacional Systems
Sistema Operacional: Processo que roda permanentemente em segundo plano e que permite efetuar as operações
básicas do computador. As tarefas de um sistema operacional incluem a administração e o controle de acesso a todos
os recursos específicos da máquina. Podemos citar como exemplos o Linux, UNIX, Windows® NT e MacOS®.
Outsourcing:
Terceirização: Contratação de uma empresa para a execução de tarefas ou operações ligadas à atividades meio, em
contraposição às atividades-fim, também conhecidas como "core business.
Plano de Contingência
Planejamento dos procedimentos a adotar em situações de exceção, como o crescimento súbito do número de chamadas
inbound e falhas que possam vir a ocorrer no sistema de gerenciamento do call center. Termo também usado na área
de tecnologia da informação para definir todo um conjunto de diretrizes a implementar em situações de emergência ou na
ocorrência de sinistro que afetem os sistemas de dados de uma empresa, como falha nos servidores da rede,
incêndios, inundações.
PA
Posição ou Posto de Atendimento: Consiste na instalação física (mesa, computador, headset) usada pelos operadores.
Prioridade:
(Def. ITIL) A alocação de recursos de um incidentee é baseada numa combinação de impacto (ver def. impacto) e da
urgência (ver def. urgência), em conjunto com outros fatores relevantes, como a disponibilidade de recursos.
Problema
(Def. ITIL) É a causa subjacente de um ou mais incidentes. Um problema passa a erro conhecido quando a causa raiz for
conhecida e for identificada uma solução de contorno ou uma alternativa definitiva.
Provedor
(Def ITIL) Unidade responsável pela prestação dos serviços de TI.
R
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Skill
Habilidade ou Qualificação. A partir da análise das habilidades individuais dos agentes é possível formar grupos de
atendimento dentro do call center.
Soft skills
Habilidades de relacionamento e comunicação, em oposição a "technical skills", conhecimento técnico.
Suporte Técnico
Também conhecido como Help Desk ou Centro de Suporte. É o local que recebe as chamadas relacionadas com os
problemas técnicos dos clientes. Não é Call center, a área de Suporte técnico lida com problemas ligados ao uso da
TI.
Support Desk
É outra forma de denominação para help desk. O support desk é o local que recebe as chamadas relacionadas com
problemas dos clientes, para dar-lhes solução e resposta. Normalmente, o support desk recebe várias consultas
técnicas a respeito dos produtos, o que o toma diferente dos outros tipos de call center.
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Tempo de espera
Intervalo de tempo compreendido entre o início da discagem até o atendimento da chamada. O tempo de espera para
chamadas (tempo total que os chamadores gastam em seus troncos telefônicos, mesmo quando não estão falando com
ninguém) é importante no planejamento dos circuitos de entrada de um call center, sobretudo em uma estrutura de
grande porte com linhas toll-free. Os chamadores freqüentes dos números 900, por sua vez, são cobrados pelo tempo
total, incluindo o tempo em que ouvem aos anúncios gravados ou não estão recebendo o serviço pelo qual chamaram.
Turn-over
É definido pelo quociente entre número de operadores que deixam a empresa num determinado período de tempo (e cuja
vaga precisa ser resposta) e o número de operadores que entraram na empresa no mesmo período.
Urgência:
(Def ITIL): É uma avaliação da rapidez com a qual um incidente deve ser resolvido.
Usuário
(Def ITIL) A pessoa que utiliza o serviço diariamente.
URA
Sigla para Unidade de Resposta Audível, também conhecida pela sigla em inglês IVR (lnteractive Voice Response).
Interface telefônica para um sistema de computador, ou seja, um sistema que está localizado no front-end de um
sistema de computador e que permite a entrada de dados por meio do teclado do telefone ou da fala humana. O cliente
pode receber informações do sistema por meio de voz gravada (e digitalizada) ou de uma voz sintetizada. (Em alguns
casos, pode-se receber informações via fax ou por meio de telas especiais ligadas ao telefone). O que você pode fazer
com um computador, pode ser feito por meio de um sistema de URA, com algumas limitações.