NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

TÉCNICAS DE ARQUIVO: ARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO

O que significa a palavra arquivo para você? Pense sobre este assunto, analisando estas duas
situações.
- DOUTORA, A SENHORA JÁ USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSO
GUARDÁ-LOS? - PERGUNTOU A SECRETÁRIA.
- ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI À ESQUERDA VOCÊ DEIXA SOBRE MINHA
MESA,
POIS AINDA VOU CONSULTAR. JÁ ESSAS PASTAS, PODE GUARDÁ-LAS NO ARQUIVO LÁ
DA
MINHA SALA.
- MARCOS, PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A ESCRAVIDÃO No
BRASIL, PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO!
- VAMOS ENTÃO Ao ARQUIVO NACIONAL? LÁ, com CERTEZA, ENCONTRAREMOS MUITO
MATERIAL INTERESSANTE!
Você percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situações com dois sentidos
diferentes,
não é mesmo?
Na primeira situação, a doutora se referiu a arquivo como um móvel próprio, geralmente de aço
ou
madeira, usado para guardar documentos. Mas no caso seguinte, Marcos usou a palavra
arquivo para
citar o Arquivo Nacional, que é um órgão público encarregado de guardar e conservar a
documentação
produzida ou recebida por instituições governamentais de âmbito federal.
E você, se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui,
pois
a palavra arquivo é utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos, ainda que bastante
relacionados entre si.
Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para começar, podemos analisar a
origem
da palavra, que ainda não está esclarecida.
Há estudiosos que defendem a idéia de ela ter se originado do grego arché, que significa
palácio
dos registrados, tendo evoluído mais tarde para o termo archeion, que é o local de guarda e
depósito
de documentos. Outros, no entanto, dizem que a palavra é originária do latim archivum que
significa,
também no conceito antigo, o lugar onde os documentos eram guardados.
Atualmente, adotamos um outro conceito para arquivo, como este do americano Solon Buck:
Arquivo
É O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR
UM
GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES,
ARQUIVADOS E
CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS.
Podemos, então, a partir desse conceito, tirar algumas conclusões sobre a finalidade e as
funções
de um arquivo.
A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição qualquer que
seja a
sua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos começam a funcionar
para a
história e para a cultura. Temos aí a outra finalidade, que surge em conseqüência da anterior:
servir à
história, como fonte de pesquisa.
No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funções básicas são as
mesmas:
guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses
pessoais ou
oficiais.
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
Provavelmente, vários tipos de arquivo já passaram pela sua cabeça até agora, não é?
O arquivo da escola onde estudou; aquele organizado pela família de um amigo; o que foi
consultado para fazer uma pesquisa; o que havia no setor de pessoal onde você trabalhou por
algum
tempo; ou, ainda, o arquivo de discos que viu em uma gravadora.
E cada um desses arquivos apresentam características bem variadas. Daí serem classificados
em
quatro grupos, de acordo com:
- a natureza da entidade que os criou;
- os estágios de sua evolução;
- a extensão da sua atenção;
- a natureza dos seus documentos.
Vamos analisar cada um desses grupos em separado.
De acordo com a entidade criadora
Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em:
PÚBLICO - arquivo de instituições governamentais de âmbito federal (central ou regional) ou
estadual ou municipal.
Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de saúde ou da prefeitura de um município.
INSTITUCIONAL - está relacionado, por exemplo, às instituições educacionais, igrejas,
corporações
não-lucrativas, sociedades e associações.
Exemplos: o arquivo de um centro de educação experimental ou de um sindicato.
COMERCIAL- arquivo de firmas, corporações e companhias.
Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritório de engenharia ou de um banco.
FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por
pessoas,
individualmente.
Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certidões de nascimento e
casamento; declarações de imposto de renda; documentos relativos a transações de compra e
venda
de imóveis; recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas.
De acordo com o estágio de evolução
Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo, ele pode pertencer a um
destes
três estágios:
ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE - guarda a documentação mais atual e
freqüentemente consultada. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta.
Somente os funcionários da instituição têm competência sobre o seu trato, classificação e
utilização. O
arquivo corrente é também conhecido como arquivo de movimento.
Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação, contendo as
requisições de material do ano em curso.
ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO - inclui documentos que vieram do
arquivo corrente, porque deixaram de ser usados com freqüência. Mas eles ainda podem ser
consultados pelos órgãos que os produziram e os receberam, se surgir uma situação idêntica
àquela
que os gerou. Não há necessidade de esses documentos serem conservados nas
proximidades das
repartições ou escritórios, e a sua permanência no arquivo é transitória, uma vez que estão
apenas
aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente.
Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa.
ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE - nele se encontram os documentos que
perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqüente, é esporádico. Eles são
conservados somente por causa de seu valor histórico, informativo para comprovar algo para
fins de
pesquisa em geral, permitindo que se conheça como os fatos evoluíram. Esse tipo de arquivo é
o que
denominamos arquivo propriamente dito.
Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do início do século.
De acordo com a extensão da atenção
Os arquivos se dividem em:
ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos órgãos operacionais, cumprindo as funções de
um
arquivo corrente.
Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial.
ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os documentos correntes
provenientes
dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. Nesse caso, portanto, as
atividades
de arquivo corrente são centralizadas.
Exemplo: o arquivo único das diversas faculdades de uma universidade.
De acordo com a natureza de seus documentos
Dependendo das características dos documentos que compõem o arquivo, ele se classifica em:
ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas formas físicas como discos, fitas,
disquetes, fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filmes, entre outros. Eles
merecem
tratamento adequado não apenas quanto ao armazenamento das peças, mas também quanto
ao
registro, acondicionamento, controle e conservação.
Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituição financeira ou os disquetes de uma firma
de
advocacia.
ARQUIVO ESPECIALIZADO - tem sob sua guarda os documentos de um determinado
assunto, de
um campo específico, como o hospitalar, o da medicina, engenharia, imprensa, entre outros.
São
chamados, inadequadamente, de arquivos técnicos.
Exemplo: o arquivo de peças como ossos, dentes e fetos de uma escola de enfermagem.
Você percebeu, pelos exemplos apresentados, que um mesmo arquivo pode pertencer a mais
de
um grupo? Veja!
. O arquivo de uma secretaria estadual de saúde foi exemplificado como um arquivo público, de
âmbito estadual porque estávamos considerando o tipo de instituição que o criou: um órgão do
governo
do estado. Mas ele também pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou
corrente, caso
seus documentos sejam utilizados com freqüência pelos funcionários. Pode ser ainda um
arquivo
central, que serve a todos os setores daquela secretaria.
Vamos continuar o estudo? já falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demos
alguns exemplos de documentos que compõem os arquivos. Mas o que caracteriza,
exatamente, o
documento de um arquivo?
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Pense novamente sobre os vários tipos de arquivo aqui apresentados e faça uma lista de
alguns
documentos que possam estar sob sua guarda.
Você, com certeza, se lembrou de diferentes documentos, já que eles são bem variados. Só
para
exemplificar, apresentamos alguns para você conferir com os seus e complementar a sua lista:
- cadastros de funcionários, de escolas, de clientes, de vendedores;
- histórico escolar de alunos, avaliação de desempenho de funcionários;
- discos, fitas, disquetes, fotos, gravuras, filmes, microfilmes, jornais, revistas, mapas, quadros;
- notas fiscais, faturas, duplicatas, promissórias;
- relatórios variados, atas de reuniões, ofícios, cartas, memorandos;
- fichas, tabelas e formulários de qualquer natureza;
- certidões de um modo geral.
A partir desses exemplos e de outros escritos em sua lista, o que você conclui a respeito do
que
seja um documento de arquivo? Pense e depois veja se também chegou a esta conclusão:
Documento
É TODO MATERIAL RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU
FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE
PROVA OU
DE INFORMAÇÃO. ELE É ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSAS INSTITUIÇÕES E
SEUS
SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. UM DOCUMENTO DE ARQUIVO TAMBÉM
PODE SER
AQUELE PRODUZIDO OU RECEBIDO POR PESSOA FÍSICA, NO DECURSO DE SUA
EXISTÊNCIA.
Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes. Daí
eles
serem classificados em dois grupos:
Quanto ao gênero
Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto é, o gênero dos
documentos
de um arquivo, eles podem ser bem variados, como você vê nestas figuras.
É importante destacar que a documentação escrita ou textual se apresenta de inúmeros tipos
físicos
ou espécies documentais. Alguns deles já foram até lembrados aqui, em exemplos anteriores:
contratos, folhas de pagamento, livros contábeis, requisições diversas, atas, relatórios,
regimentos,
regulamentos, editais, certidões, tabelas, questionários e correspondências.
Quanto à natureza do assunto
Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser:
OSTENSIVO - cuja divulgação não prejudica a administração. Exemplos: notas fiscais de uma
loja;
escala de plantão de uma imobiliária.
SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de
salvaguarda
para sua divulgação e custódia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras
quatro
categorias, tendo em vista o grau necessário de sigilo e até onde eles podem circular.
ULTRA-SECRETO - seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas
do
conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
Exemplos: documentos relacionados à política governamental de alto nível e segredos de
Estado
(descobertas e experiências de grande valor científico; negociações para alianças militares e
políticas;
planos de guerra; informações sobre política estrangeira de alto nível).
SECRETO - seu assunto exige alto grau de segurança, mas pode ser cio conhecimento de
pessoas
funcionalmente autorizadas para tal, ainda que não estejam intimamente ligadas ao seu estudo
ou
manuseio.
Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extraídos de matéria
ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original,
necessitam de
maior difusão (planos ou detalhes de operações militares); planos ou detalhes de operações
econômicas ou financeiras; projetos de aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes;
dados
de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de
países
estrangeiros, e também, os meios e processos pelos quais foram obtidos; materiais
criptográficos
(escritos em cifras ou códigos) importantes e sem classificação anterior.
CONFIDENCIAL - seu assunto, embora não requeira alto grau de segurança, só deve ser do
conhecimento de pessoas autorizadas, para não prejudicar um indivíduo ou criar embaraços
administrativos.
Exemplos: informações relativas a pessoal, finanças e material de uma entidade ou um
indivíduo,
cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes; rádio-freqüência de importância especial
ou
aquelas que são usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem
instalações
importantes para a segurança nacional.
RESERVADO - seu assunto não deve ser do conhecimento do público, em geral.
Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e execução;
cartas,
fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.
ORGANIZAÇÃO
A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o
desenvolvimento de várias etapas de trabalho, Estas fases se constituiriam em:
- levantamento de dados;
- análise dos dados coletados;
- planejamento;
- implantação e acompanhamento.
Levantamento de dados
Se arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela
pública
ou privada, no decorrer de suas atividades, claro está que, sem o conhecimento dessa
entidade - sua
estrutura e alterações, seus objetivos e funcionamento seria bastante difícil compreender e
avaliar o
verdadeiro significado de sua documentação.
O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas,
organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e ser
complementado pela coleta de informações sobre a sua documentação.
Assim sendo, é preciso analisar o gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais,
cartográficos, iconográficos, informáticos etc.); as espécies de documentos mais freqüentes
(cartas,
faturas, relatórios, projetos, questionários etc.); os modelos e formulários em uso; volume e
estado de
conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento
adotados);
existência de registros e protocolos (em fichas, em livro); média de arquivamentos diários;
controle de
empréstimo de documentos; processes adotados para conservação e reprodução de
documentos;
existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação etc.
Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal
encarregado do arquivo (número de pessoas, nível de escolaridade, formação profissional); o
equipamento (quantidade, modelos, estado de conservação); a localização física (extensão da
Área
ocupada, condições de iluminação, umidade, estado de conservação das instalações, proteção
contra
incêndio).
Análise dos dados coletados
De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estará habilitado a
analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo, e fazer seu diagnóstico para
formular e
propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a
ser
implantado.
Em síntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição
correspondem A sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos
pontos
de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razoes que
impedem
o funcionamento eficiente do arquivo.
Planejamento
Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário e
permanente)
possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico
que tenha
em conta tanto as disposições legais como as necessidades da instituição a que pretende
servir.
Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posição do
arquivo na estrutura da instituição; centralização ou descentralização e coordenação dos
serviços de
arquivo; escolha de métodos de arquivamento adequados; estabelecimento de normas de
funcionamento; recursos humanos; escolha das instalações e do equipamento; constituição de
arquivos intermediário e permanente; recursos financeiros.
Posição do arquivo na estrutura da instituição
Embora não se possa determinar, de forma generalizada, qual a melhor posição do órgão de
arquivo na estrutura de uma instituição, recomenda-se que esta seja a mais elevada possível,
isto é,
que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior, tendo em vista que irá
atender
a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. A adoção desse critério evitará
sérios
problemas na Área das relações humanas e das comunicações administrativas.
Se a instituição já contar com um órgão de documentação, este será, em principio, o órgão
mais
adequado para acolher o arquivo, uma vez que a tendência moderna é reunir todos os órgãos
que
tenham como matéria-prima a informação.
Ao usuário não interessa onde se encontra armazenada a informação - numa biblioteca, numa
memória de computador, num microfilme, ou num arquivo tradicional. Daí a importância da
constituição
de sistemas de informação, dos quais o arquivo deve participar, dotados de recursos técnicos e
materiais adequados para atender à acelerada demanda de nossos tempos.
Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo
Ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito à
centralização ou descentralização dos serviços de arquivo.
Centralização
Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se não apenas a reunião da
documentação
em um único local, como também a concentração de todas as atividades de controle -
recebimento,
registro, distribuição, movimentação e expedição - de documentos de uso corrente em um
único órgão
da estrutura organizacional, freqüentemente designado de Protocolo e Arquivo, Comunicações
e
Arquivo, ou outra denominado similar.
Dentre as inúmeras e inegáveis vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se:
treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo; maiores possibilidades de padronização de
normas e
procedimentos; nítida delimitação de responsabilidades; constituição de conjuntos arquivísticos
mais
completes; redução dos custos operacionais; economia de espaço e equipamentos.
A despeito dessas vantagens, não se pode ignorar que uma centralização rígida seria
desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional,
em
que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente
autônomas ou
específicas, ou ainda que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das
outras, As
vezes em Áreas geográficas diferentes - agências, filiais, delegacias -carecendo, portanto, de
arquivos
próximos para que possam se desincumbir, com eficiência, de seus programas de trabalho.
Descentralização
Recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. Se a centralização rígida pode ser
desastrosa, a
descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores. .
O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração
as
grandes áreas de atividades de uma instituição.
Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produção, Comercialização e
Transportes, Além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses
departamentos se desãobre em divisões e/ou seções. Uma vez constatada a necessidade da
descentralização para facilitar o fluxo de informações, esta deverá ser aplicada a nível de
Departamento, isto é, deverá ser mantido um arquivo junto a cada Departamento, onde estarão
reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos
pelas
divisões e seções que o compõem.. Para completar o sistema deverá ser mantido também um
arquivo
para a documentação dos órgãos administrativos.
A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios:
- centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos;
- descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.
Quando se fala em atividades de controle está-se referindo Aquelas exercidas em geral pelos
órgãos.- de comunicações, isto é: recebimento, registro, classificação, distribuição,
movimentação e
expedição dos documentos correntes.
a) Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização dos arquivos
Neste sistema, todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de comunicações, e
os
arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais
ou
funções específicas, ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em áreas
fisicamente
distantes dos órgãos a que estão subordinadas.
Quando o volume de documentos é reduzido, cada órgão deverá designar um de seus
funcionários
para responder pelo arquivo entregue A sua guarda, e por todas as operações de arquivamento
decorrentes, tais Como abertura de dossiês, controle de empréstimo, preparo para
transferência etc.
Se a massa documental for muito grande, é aconselhável que o órgão central de comunicações
designe um ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo de seu próprio quadro de pessoal para
responder pelos arquivos nos órgãos em que forem localizados.
A esses arquivos descentralizados denomina-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais.
b) Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos
Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os
sistemas
centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados.
O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos, Como as demais atividades de
controle já mencionadas anteriormente, isto é, os arquivos setoriais encarregar-se-ão, além do
arquivamento propriamente dito, do registro, classificação, tramitação dos documentos etc.
Neste caso, o órgão de comunicações, que também deve integrar o sistema, funciona Como
agente
de recepção e de expedição, mas apenas no que se refere A coleta e A distribuição da
correspondência externa. Não raro, além dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo
setorial da
documentação administrativo da instituição.
A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de
caprichos
individuais, mas fundamentada em rigorosos critérios técnicos, perfeito conhecimento da
estrutura da
instituição A qual o arquivo irá servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a
localização física de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos
humanos e
financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da
melhor
política a ser adotada.
Coordenação
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurança e
eficiência é
imprescindível a criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL, tecnicamente planejada, que
exercerá
funções normativas, orientadoras e controladoras.
A Coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais;
estabelecer
e fazei cumprir normas gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de operação e
eficiência do
serviço dos arquivos setoriais; determinar normas específicas de operação, a fim de atender As
peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organização ou reorganização dos
arquivos
setoriais, quando necessário; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais, tendo
em vista
a eficiência e a unidade de execução de serviço; promover reuniões periódicas com os
encarregados
dos arquivos setoriais para exame, debate e instruções sobre assunto de interesse do sistema
de
arquivos.
Esta Coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo
arquivo
permanente da entidade, pois toda instituição, seja qual for o sistema adotado para os seus
arquivos
correntes,. deverá contar sempre com um arquivo permanente, centralizado, também chamado
arquivo
de terceira idade.
Assim, tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes é constituído de documentos
transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais), justifica-se perfeitamente
que a
COORDENAÇÃO DO SISTEMA seja uma de suas principais atribuições, a fim de que os
documentos
ao Ihe serem entregues para guarda permanente estejam ordenados e preservados dentro dos
padrões técnicos de unidade e uniformidade exigidos pela Arquivologia.
Escolha de métodos de arquivamento
A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no
momento
em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da
documentação corrente.
Na verdade, dificilmente se emprega um único método, pois há documentos que devem ser
ordenados ora pelo assunto, nome, local, data e número.
Entretanto, com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação
de
como os documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir-se qual o método principal a
ser
adotado e quais os seus auxiliares. Exemplificando:
PATRIMÔNIO
Brasília
Rio de Janeiro
São Paulo
PESSOAL
ADMISSÃO
Aguiar, Celso
Bareta, Haydde
Borges, Francisco
Cardoso, Jurandir
Castro, Lúcia
Paes, Oswaldo
Paiva, Ernesto
Séllos, Zilda
Silva, Ana Maria
DEMISSÃO
FOLHAS DE PAGAMENTO
jan. a jul. de 1980
aço. a dez. de 1980
jan. a jul. de 1981
PROMOÇÃO
Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações
assinaladas anteriormente, verifica-se que o arranjo principal é por assunto. No assunto
Patrimônio
encontra-se um arranjo secundário, por localidade (geográfico). Já no assunto Admissão tem-
se um
arranjo secundário, em ordem alfabética, pelo nome dos funcionários. Em Folhas de
Pagamento
encontra-se um arranjo secundário, em ordem cronológica.
Como se vê, o método principal escolhido foi o de assuntos, coadjuvado pelos métodos
geográfico,
alfabético e numérico cronológico, como auxiliares.
Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer.
Para melhor atender aos usuários de um banco de investimentos, por exemplo, a
documentação
pode ser separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento - ordenados e
arquivados
pelo número de controle que Ihe é atribuído ao dar entrada e que, daí por diante, irá Ihe servir
de
referência - e o grupo constituído de todo o restante da documentação, ordenada por assuntos.
Estabelecimento de normas de funcionamento
Para que os trabalhos não sofram solução de continuidade e mantenham uniformidade de ação
é
imprescindível que sejam estabelecidas normas básicas de funcionamento não só do arquivo
em seus
diversos estágios de evolução, como também do protocolo, uma vez que esse serviço é, na
maioria
das vezes, desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo.
Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantação irão juntamente com
modelos e formulários, rotinas, códigos de assunto e índices, integrar o Manual de Arquivo da
instituição.
RECURSOS HUMANOS
Formação e regulamentação profissional
O arquivo possui, atualmente, importância capital em todos os ramos da atividade humana. No
entanto, ainda é bastante comum a falta de conhecimentos técnicos por parte das pessoas
encarregadas dos serviços de arquivamento, falta essa que ire influir, naturalmente, na vida da
organização.
Teoricamente, o arquivamento de papéis é um serviço simples. Na prática, no entanto, essa
simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos,
surgindo
dificuldades na classificação dos papéis.
Uma das vantagens da técnica de arquivo é a de capacitar os responsáveis pelo arquivamento
para
um perfeito . trabalho de seleção de documentos que fazem parte de um acervo, ou seja,
separação
dos papéis que possuem valor futuro, contendo informações valiosas, dos documentos inúteis.
Um serviço de arquivo bem organizado possui valor inestimável. E a memória viva da
instituição,
fonte e base de informações; aproveita experiências anteriores, o que evita a repetição,
simplifica e
racionaliza o trabalho.
Para que se atinjam esses objetivos, toma-se necessária a preparação de pessoal
especializado
nas técnicas de arquivo.
"Em questão de arquivo, a experiência não substitui a instrução, pois 10 anos de prática podem
significar 10 anos de arquivamento errado e inútil' afirma a Prof.a Ignez B. C. D'Arafijo.
Até recentemente a formação profissional dos arquivistas vinha sendo feita através de cursos
especiais, ministrados pelo Arquivo Nacional, Fundação Getúlio Vargas e outras instituições.
O valor e a importância dos arquivos oficiais e empresariais, para a administração e para o
conhecimento de nossa História, passou a ser também objeto de interesse do Governo federal.
Assim
é que, a é de março de 1972, o Conselho Federal de Educação aprovou a criação do curso
superior de
arquivos, e a 7 do mesmo mês aprovou o currículo do curso de arquivística como habilitação
profissional no ensino de segundo grau. Em agosto de 1974, foi instituído o Curso Superior de
Arquivologia, com duração de três anos e, em 4 de julho de 1978, foi sancionada a Lei nº
6.546,
regulamentada pelo Decreto nº 82.590, de é de novembro do mesmo ano, que dispõe sobre a
regulamentação das profissões de arquivista e técnico de arquivo.
Atributos
Para o bom desempenho das funções dos profissionais de arquivo, são necessárias, além de
um
perfeito conhecimento da organização da instituição em que se trabalha e dos sistemas de
arquivamento, as seguintes características: saúde, habilidade em lidar com o público, espírito
metódico, discernimento, paciência, imaginação, atenção, poder de análise e de crítica, poder
de
síntese, discrição, honestidade, espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.
Escolha das instalações e equipamentos
De igual importância para o bom desempenho das atividades de arquivo é a escolha do local
adequado, quer pelas condições físicas que apresente - iluminação, limpeza, índices de
umidade,
temperatura, quer pela extensão de sua área, capaz de conter o acervo e permitir ampliações
futuras.
Michel Duchein, especialista em instalações de arquivos e inspetor-geral dos Arquivos da
Franga,
tem vários livros e artigos publicados sobre a matéria, os quais devem ser consultados por
tantos
quantos se defrontam com problemas de construção ou adaptação de locais destinados A
guarda de
documentos. A lista dessas publicações encontra-se na bibliografia ao final deste volume.
Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento deverá merecer a atenção daqueles
que
estão envolvidos com a organização dos arquivos.
Considera-se equipamento, o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensáveis
A
realização do trabalho arquivístico.
Material de consumo
Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto ou médio prazos. São as fichas, as
guias,
as pastas, as tiras de inserção e outros.
Ficha - é um retângulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde se registra uma
informação. As dimensões variam de acordo com as necessidades, podendo ser branca ou de
cor.
Guia divisória - é um retângulo de cartão resistente que serve para separar as partes ou seções
dos
arquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade é
facilitar a
busca dos documentos e o seu rearquivamento.
No estudo das guias divisórias distinguem-se diversos elementos relacionados com a sua
finalidade
e funções, conforme veremos em seguida.
Projeção - é a saliência na parte superior da guia. Pode ser recortada no próprio cartão, ou nele
ser
aplicada, sendo então de celulóide ou de metal.
A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela.
Pé - é a saliência, na parte inferior da guia, onde há um orifício chamado ilha. Por este orifício
passa
uma vareta que prende as guias à gaveta.
Notação - é a inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética, numérica ou alfanumérica.
A notação pode ser ainda aberta ou fechada. aberta quando indica somente o início da seção,
e
fechada quando indica o princípio e o fim.
Posição - é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder
à
metade da guia, a um terço, um quarto ou um quinto. Daí a denominação de: primeira posição,
segunda posição, terceira posição, quarta posição, quinta posição.
Quanto à sua função, a guia pode ser ainda:
- primária - indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo;
- secundária - indica uma subdivisão da primária;
- subsidiária - indica uma subdivisão da secundária;
- especial - indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência.
O que indica se uma guia é primária, secundária, subsidiaria ou especial é a notação e não a
projeção. O ideal seria que as guias primárias estivessem sempre em primeira posição, as
secundárias
em segunda posição e assim por diante.
Guia-fora - é a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de uma pasta do
arquivo.
Tira de inserção - é uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as
notações. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias.
Pasta - é uma folha de papelão resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que serve para
guardar e
proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto é, lisa, ou ter projeção. Elas se
dividem
em:
- individual ou pessoal - onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pessoa em
ordem cronológica;
- miscelânea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas
pessoas
em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica.
Material permanente
O material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes
para o
mesmo fim. Na sua escolha, além do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se levar em
conta os
seguintes requisites:
- economia de espaço (aproveitamento máximo do móvel e mínimo de dependências);
- conveniência do serviço (arrumação racional);
- capacidade de expansão (previsão de atendimento a novas necessidades);
- invulnerabilidade (segurança);
- distinção (condições estáticas);
- resistência (conservação).
Recomenda-se, ainda, que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto As
firmas
especializadas, uma vez que constantemente são lançadas no mercado novas linhas de
fabricação. As
mais tradicionais são os arquivos, fichários, caixas de transferência, boxes, armários de aço
etc. As
mais recentes são os arquivos e fichários rotativos eletromecânicos e eletrônicos, bem como as
estantes deslizantes.
Armário de aço - é um móvel fechado, usado para guardar documentos sigilosos, ou volumes
encadernados.
Arquivo - móvel de aço ou de madeira, com duas, três, quatro ou mais gavetas ou gabinetes de
diversas dimensões, onde são guardados os documentos.
Arquivo de fole - é um arquivo de transição entre o arquivo vertical e o horizontal. Os
documentos
eram guardados horizontalmente, em pastas com subdivisões, e carregados verticalmente.
Arquivos horizontais antigos
- pombal (em forma de escaninhos);
- sargento (tubos metálicos usados pelo exército em campanha).
Box - pequeno fichário que se coloca nas mesas. É usado para lembretes.
Caixa de transferencia - caixa de aço ou papelão, usada especialmente nos arquivos
permanentes.
Estante - móvel aberto, com prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes, onde são
colocadas as
caixas de transferência. Modernamente, é utilizada para arquivos correntes, empregando-se
pastas
suspensas laterais.
Fichário - É um móvel de aço próprio para fichas, com uma, duas, três ou quatro gavetas, ou
conjugado com gavetas para fichas e documentos.
Fichário horizontal - aquele em que as fichas são guardadas em posição horizontal, umas
sobre as
outras - modelo KARDEX. As fichas são fixadas por meio de bastões metálicos presos às
gavetas.
Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficará
inteiramente
visível, deixando que da imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão
da
barra, e assim sucessivamente, lembrando o aspecto de uma esteira - "arquivo-esteirinha". As
faixas
que aparecem funcionam como verdadeiras projeções, nas quais são feitas as notações.
Fichário vertical - aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical, umas atrás das
outras, geralmente separadas por guias. É o modelo mais usado por ser mais econômico. As
gavetas
ou bandejas comportam grande número de fichas.
Suporte - armação de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, servindo de ponto
de
apoio para as pastas suspensas.
Constituição de arquivos intermediários e permanentes
Toda organização, seja ela pública ou privada, de pequeno, médio ou grande porte, acumula
através dos tempos um acervo documental que, mesmo depois de passar por fases de análise,
avaliação e seleção rigorosas, deve ser preservado, seja para fins administrativos e fiscais,
seja por
exigências legais, ou ainda por questões meramente históricas.
Nenhum plano de arquivo estaria completo se não previsse a constituição do arquivo
permanente,
para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais.
Quanto aos arquivos ou depósitos intermediários, estes só deverão ser criados se ficar
evidenciada
a sua real necessidade.
Em geral, existem em âmbito governamental, em face do grande volume de documentação
oficial e
de sua descentralização física.
As entidades e empresas de caráter privado dificilmente necessitam desse organismo, salvo no
caso de instituições de grande porte, com filiais, escritórios, representações ou similares,
disperses
geograficamente e detentores de grande volume de documentação.
Recursos financeiros
Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponíveis não apenas
para instalação dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manutenção.
Nem sempre os responsáveis pelos serviços públicos ou dirigentes de empresas compreendem
a
importância dos arquivos e admitem as despesas, algumas vezes elevadas, concernentes a
tais
serviços. Toma-se necessária, então, uma campanha de esclarecimento no sentido de
sensibilizá-los.
Considerados todos os elementos descritos, o especialista estará em condições de elaborar o
projeto de organização, a ser dividido em três partes. A primeira constara de uma síntese da
situação
real encontrada. A segunda, de análise e diagnóstico da situação. A terceira será o plano
propriamente
dito, contendo as prescrições, recomendações e procedimentos a serem adotados,
estabelecendo-se,
inclusive, as prioridades para a implantação.
Implantação e acompanhamento. Manuais de arquivo
Recomenda-se que a fase de implantação seja precedida de uma campanha de sensibilização
que
atinja a todos os níveis hierárquicos envolvidos.
Esta campanha, feita por meio de palestras e reuniões, objetiva informar as alterações a serem
introduzidas nas rotinas de serviço e solicitar a cooperação de todos, numa tentativa de
neutralizar as
resistências naturais que sempre ocorrem ao se tentar modificar o status que administrativo de
uma
organização.
Paralelamente à campanha de sensibilização deve-se promover o treinamento não só do
pessoal
diretamente envolvido na execução das tarefas e funções previstas no projeto de arquivo, como
daqueles que se utilizarão dos serviços de arquivo, ou de cuja atuação dependerá, em grande
parte, o
êxito desses serviços.
A implantação das normas elaboradas na etapa anterior exigirá do responsável pelo projeto um
acompanhamento constante e atento, a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades,
falhas ou
omissões que venham a ocorrer.
Somente depois de implantar e testar os procedimentos - verificar se as normas, rotinas,
modelos e
formulários atendem as necessidades - é que deverá ser elaborado o manual de arquivo,
instrumento
que coroa todo o trabalho de organização. Nele ficam registrados os procedimentos e
instruções que
irão garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho
através dos
tempos.
Seria impossível estabelecer padrões rígidos para a elaboração dos manuais, uma vez que
estes
devem refletir as peculiaridades das instituições a que se referem. Entretanto, a experiência
nos
permite indicar, em linhas gerais, os elementos que devem constituir os manuais de arquivo.
São eles:
- apresentação, objetivos e abrangência do manual;
- informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e responsabilidades; sua
interação
e subordinação;
- organogramas e fluxogramas;
- concertos gerais de arquivo, definição das operações de arquivamento; terminologia; -
detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulários utilizados; plano de classificação
de
documentos com seus respectivos códigos e índices; - tabelas de temporalidade de
documentos, que,
pela sua amplitude, podem ser apresentadas em separado.
Por ser o arquivo uma atividade dinâmica, o manual devera ser periodicamente revisto e
atualizado,
a fim de atender É alterações que surgirem como decorrência da evolução da própria
instituição.
ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES
Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou freqüentemente
consultados
como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de
decisões
das administrações etc.
No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas
atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos
correntes. Por isso, freqüentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições a
designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outra denominação
similar.
Devido ao íntimo relacionamento dessas áreas de trabalho, pode-se distribuir em quatro
setores
distintos as atividades dos arquivos correntes:
1. Protocolo, incluindo recebimento e classificação; registro e movimentação
2. Expedição
3. Arquivamento - o arquivo propriamente dito
4. Empréstimo e consulta
4.1 Protocolo
No que se refere às rotinas, poder-se-ia adotar as seguintes, com alterações indicadas para
cada
caso:
4.1.1 Recebimento e classificação
4.1.2 Registro e movimentação
Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos.
ARQUIVO CORRENTE E PROTOCOLO
Você já sabe que arquivo corrente é aquele formado por documentos de uso freqüente e que
funciona na própria empresa ou em locais de fácil acesso, próximos a ela. Mas como
encaminhamos
documentos para o arquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para analisarmos
suas
atividades vamos trabalhar com uma situação e mostrar o encaminhamento dado a alguns
documentos
em uma empresa.
FERNANDA É ENCARREGADA DE ANALISAR A DOCUMENTAÇÃO QUE A EMPRESA
RECEBE
E DAR-LHE O DEVIDO ENCAMINHAMENTO. HOJE CHEGARAM ÀS SUAS MÃOS:
- UMA CARTA PARA UM EMPREGADO DA DIRETORIA FINANCEIRA, COM A ETIQUETA
DE
PESSOAL;
- VÁRIOS EXEMPLARES DE UM JORNAL DO SINDICATO DA CLASSE, PARA OS
FUNCIONÁRIOS;
- DOIS ENVELOPES ENDEREÇADOS À ASSESSORIA JURíDICA E ENTREGUES POR UM
MENSAGEIRO DE OUTRA EMPRESA.
Agora pense: que tratamento você acha que Fernanda deve dar a cada um desses
documentos?
Anote seu pensamento em uma folha de papel e, depois, compare-o com o que apresentamos.
Fernanda não vai abrir e nem registrar a carta porque contém a anotação pessoal, indicando
tratar-se de uma correspondência particular. A carta será encaminhada diretamente a quem se
destina,
na Diretoria Financeira. Nesse caso, portanto, não há qualquer preocupação com o seu
arquivamento.
Quanto aos jornais, Fernanda também não precisa registrã-los, porque não são documentos
oficiais. Eles devem ser distribuídos aos funcionários e, após serem lidos, podem ser jogados
fora.
Já os envelopes entregues pelo mensageiro são correspondências oficiais. Eles precisam ser
abertos, os documentos registrados e encaminhados, no caso, à Assessoria jurídica, de acordo
com os
procedimentos adotados pela administração.
Todo o andamento desses documentos dentro da empresa é controlado e, só após cumprirem
suas
finalidades, é que são arquivados. Muitos deles até podem aguardar decisões e prazos já nos
arquivos.
E dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos arquivados, eles podem
ser
emprestados ou consultados no próprio local do arquivo.
Desde a chegada dos documentos à empresa já deve haver uma preocupação com o seu
possível
arquivamento. O técnico de arquivo precisa estar atento a isso e determinar a classificação que
cada
documento recebe no momento do seu registro, pois ela se repetirá mais tarde, quando for
arquivado.
Portanto, num sistema de arquivos correntes, os serviços de recebimento, registro, controle de
tramitação (distribuição e movimentação) e expedição da correspondência, não podem ser
desvinculados
dos serviços de arquivamento e empréstimo ou consulta de documentos.
As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição de
correspondências constituem os serviços de protocolo. E as atividades de arquivamento e
empréstimo
de documentos são os serviços de arquivo.
Então, não podemos separar os serviços de protocolo dos serviços de arquivo. Daí ser comum,
na
estrutura organizacional das instituições, a existência de setores, normalmente denominados
Arquivo e
Protocolo, ou Arquivo e Comunicação ou outro nome parecido, que respondem tanto pelo
protocolo
como pelo arquivamento.
Em relação aos serviços de arquivo e protocolo, é importante destacarmos que as rotinas e
procedimentos para sua execução devem ser criados pela própria instituição, obedecendo a
um critério
adequado às suas características. Não podemos predeterminar e nem impor qualquer rotina ou
procedimento a uma empresa, mas apenas sugerir.
SERVIÇOS DE PROTOCOLO
Observe este ofício:
Para:Banco do Estado S.A.
Diretoria Financeira
Senhor Diretor,
Encaminhamos em anexo, para seu conhecimento e análise, cópia do Balanço
Patrimonial de
nossa empresa...
Este ofício, ao ser recebido pelo banco, foi registrado de acordo com os procedimentos
adotados
na empresa. Depois foi distribuído, sendo encaminhado ao Diretor Financeiro.
Na diretoria, a secretária recebeu o documento, registrou-o na entrada nos controles
específicos do
órgão e encaminhou-o ao diretor. Esse, após conhecer o teor do ofício, despachou-o para um
dos
assessores, solicitando-lhe análise e parecer.
Concluída a solicitação, o assessor retornou o documento com o parecer à sua chefia que,
após
analisar, pediu algumas providências, dentre as quais a expedição de uma resposta à Andes
Turismo
S.A. Finalmente, ele devolveu a documentação à sua secretária - ofício, despachos, parecer -,
solicitando-lhe o arquivamento.
A secretária registrou a saída do documento em seus controles e depois encaminhou-o ao
Setor de
Arquivo da empresa.
Veja que o ofício passou por vários setores dentro do Banco do Estado S.A., envolvendo
tarefas
que constituem o serviço de protocolo de uma empresa: recebimento; registro; distribuição e
movimentação; expedição de correspondência.
PROTOCOLO
É A DENOMINAÇÃO ATRIBUÍDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO,
REGISTRO, DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS. É
TAMBÉM O
NOME ATRIBUÍDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU, AINDA, AO
LIVRO
DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS.
E como esses serviços de protocolo funcionam? Que procedimentos são adotados para que
eles
cumpram suas finalidades com eficiência?
Rotinas de recebimento e classificação
Cada instituição precisa criar suas próprias rotinas de trabalho, tendo em vista suas
particularidades. Mas, de um modo geral, as rotinas de recebimento e classificação de
documentos
são:
- Recebimento da correspondência chegada à empresa pelo malote,
- Correios ou entregue em mãos.
- Separação da correspondência oficial da particular.
- Distribuição da correspondência particular.
- Separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso.
- Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus destinatários.
- Abertura da correspondência ostensiva.
- Leitura da correspondência para tomada de conhecimento do assunto, verificando a
existência de
antecedentes.
- Requisição dos antecedentes ao arquivo. Se eles não estiverem lã, o setor encarregado de
registro e movimentação informará onde se encontram e os solicitará, para ser feita a juntada,
isto é,
agrupar, por exemplo, dois ou mais documentos, ou processos.
- Interpretação da correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado pela
empresa e definido pelo arquivista.
- Carimbo do documento no canto superior direito (de preferência com um carimbo numerador
datador do protocolo). Abaixo da data e do número, escrevemos para onde o documento será
encaminhado (destino) e o código atribuído a ele, quando foi classificado.
- Elaboração do resumo do assunto tratado no documento.
- Encaminhamento dos papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação.
Rotinas de registro e movimentação
Esse serviço funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. Ali os
documentos chegam e são encaminhados aos setores, são devolvidos e reencaminhados aos
outros
setores ou ao arquivo. Mesmo que algumas de suas rotinas possam variar de uma empresa
para outra,
de modo geral, elas compreendem:
- Preparação da ficha de protocolo, em duas vias, que podem ser de diferentes modelos, dentre
os
quais selecionamos três para seu conhecimento e verificação de como são preenchidas.
Observe que nos três modelos, há espaço para escrevermos o mesmo código ou número de
classificação colocado no documento, quando foi registrado no protocolo. E também há uma
parte
denominada dístribuíção, andamento ou carga, onde anotamos cada etapa da tramitação do
documento (desde o momento de sua saída do setor de protocolo até o seu arquivamento).
Desse modo, quando desejamos saber algo sobre um documento, basta verificarmos seu
andamento na ficha de protocolo. Se, por exemplo, a destinação dele estiver para o arquivo, é
possível
sabermos sob que notação ele está arquivado, que é a mesma atribuída ao documento.
- Acréscimo da segunda via da ficha de protocolo ao documento já carimbado e
encaminhamento
ao seu destino. Se existirem antecedentes, eles e suas respectivas fichas, com registro e
anotações,
devem ser anexados ao documento.
Quando o documento chegar ao seu destino, o responsável naquele setor precisa retirar a ficha
de
protocolo, que só é anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor.
Essa
passagem do documento de um setor a outro, a redístribuição, deve ser feita através do setor
responsável pelo registro e movimentação.
- Registro dos dados constantes da ficha de protocolo para as fichas de procedência e de
assunto,
rearquivando-as em seguida. Essas fichas são preenchidas não só para controlar a
documentação que
passa pelos serviços de protocolo como também, para facilitar a pesquisa do documento,
quando
necessário. Eis um exemplo de ficha de procedência
- Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo à ordem dos números de protocolo.
- Recebimento, dos vários setores da empresa, dos documentos a serem redistribuídos e
anotação
do novo destino nas respectivas fichas.
- Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos.
Rotinas de expedição
Em geral, são adotadas estas rotinas nos serviços de expedição de uma empresa:
- Recebimento da correspondência a ser expedida: o original, o envelope e as cópias, nas
cores e
quantidades determinadas pela empresa.
Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades, para consulta
imediata, devem prepará-las em papel de cor diferente. Essas cópias são devolvidas ao setor
de
origem, após a expedição.
- Verificação da falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem expedidas.
- Numeração e complementação de data, tanto no original como nas cópias.
- Separação do original das cópias.
- Expedição do original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mãos.
- Encaminhamento das cópias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes
que
lhes deram origem.
SERVIÇOS DE ARQUIVO
Preste atenção a esta situação, bem comum em uma empresa:
- FLÁVIA, PRECISO DAQUELE PROJETO DE AMPLIAÇÃO DA FIRMA PARA RETIRAR UNS
DADOS
QUE VOU INCLUIR NESTE RELATÓRIO.
- MAS DR. SANTANA, O PROJETO SAIU DAQUI PARA O DIRETOR-GERAL E AGORA JÁ
DEVE
ESTAR ARQUIVADO. O SENHOR QUER QUE EU SOLICITE UM EMPRÉSTIMO AO SETOR
DE
ARQUIVO?
Como você vê, o projeto citado foi arquivado, depois de passar pelos setores competentes. Do
arquivo, no entanto, ele pode ser recuperado para consultas, por meio de empréstimo.
E isso é o que deve acontecer com qualquer documentação oficial de uma empresa. Depois de
tramitar pelos devidos setores e cumprir suas finalidades, é arquivada. No arquivo fica
guardada,
podendo ser emprestada ou consultada a qualquer momento, pelo pessoal da instituição.
Vemos, assim, que os serviços de arquivo compreendem duas atividades específicas: o
arquivamento propriamente dito dos documentos e seu empréstimo ou consulta, sempre que
necessário.
E o que compreende cada uma dessas atividades?
Arquivamento da documentação
Lembramos que, desde o momento em que o documento chega a uma empresa, já deve haver
a
preocupação com o seu possível arquivamento. Por isso é que a classificação dada ao
documento no
serviço de protocolo, quando ele entra na empresa é a mesma utilizada para arquivá-lo. E
como esses
documentos são classificados?
Volte atrás e observe novamente as fichas de protocolo e os códigos usados para classificar os
documentos.
Repare que não há uma norma específica em relação a esses códigos: eles são criados pelos
técnicos responsáveis, em função dos métodos de arquivamento adotados pela empresa. E
esses
métodos de arquivamento variam - cada empresa, de acordo com o seu ramo de atividade,
escolhe os
métodos mais indicados e adequados às suas finalidades. Somente assim o arquivo pode
cumprir
plenamente a sua finalidade primordial -o acesso aos documentos, por meio de empréstimos e
consultas aos funcionários e setores da empresa.
Empréstimo e consulta de documentos do arquivo
Quantas vezes já não ouvimos alguém dizer:
- ESTE ASSUNTO ESTÁ ENCERRADO!JÁ FOI PARA O ARQUIVO.
- AQUELE DOCUMENTO FOI PARA O ARQUIVO MORTO.
São frases que nos passam a idéia de que arquivo é algo sem vida, onde fica guardado tudo
aquilo
que não vamos mais precisar.
Mas já vimos que a finalidade principal de um arquivo é servir à administração. Desde o
recebimento da documentação até o seu arquivamento, o trabalho arquivístico precisa ser feito
de
modo a possibilitar a recuperação rápida e completa da informação.
Logo, é necessário que o arquivo esteja bem vivo! E ele só vai conseguir isso, facilitando o
empréstimo e consulta de seus documentos aos funcionários ou setores da empresa que deles
precisarem. Essa é uma tarefa que precisa ser feita com a máxima ética e segurança, para que
nenhum documento seja divulgado indevidamente ou mesmo que se perca.
Assim, as rotinas de empréstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser:
- Atender às requisições de empréstimos vindas dos diferentes órgãos/setores.
- Preencher o formulário de recibo de documentação, em duas vias cujo modelo pode ser:
Esse recibo é muito importante, já que registra a saída do documento, permitindo informar, com
segurança, onde ele se encontra.
- Colocar a segunda via do recibo no mesmo lugar de onde foi retirada a pasta para
empréstimo,
juntamente com a guia-fora.
- Arquivar a primeira via do recibo de documentação no fichário de lembretes, em ordem
cronológica, do mais atual para o mais antigo.
- Preencher o formulário de cobrança da documentação, sempre que a pasta emprestada não
for
devolvida no prazo estipulado.
Os prazos para empréstimo de documentos do arquivo variam de uma empresa para outra,
embora
possamos recomendar um período em torno de dez dias, podendo ser renovado mediante sua
reapresentação ao setor.
- Encaminhar a cobrança de documentação ao requisitante.
- Arquivar a pasta devolvida ao setor, eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava
no
lugar da pasta retirada).
- Colocar o carimbo de RESTITUÍDO na primeira via do recibo de documentação (a que foi
assinada pelo requisitante). Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo e ser assim:
- Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Sistemas de arquivamento
Como é afirmamos anteriormente, a preocupação maior de quem faz arquivos não é apenas
arquivar, mas também localizar as informações arquivadas no instante em que forem
solicitadas.
A forma de consulta ou recuperação de uma informação arquivada é uma das primeiras
preocupações que deve ter a secretaria, unia vez que é sua responsabilidade assessorar a
chefia. Para
tanto, necessita de alguns conhecimentos técnicos e outros relativos à empresa a que serve,
como:
tipos físicos de documentos, clientela a que se destinam, grau de sigilosidade, volume,
assuntos de
que tratam etc.
Tecnicamente, o sistema de arquivamento é o conjunto de princípios coordenados entre si com
a
finalidade de definir a forma de consulta do arquivo, que pode ser:
• Direta: quando a informação é recuperada diretamente no local em que se encontra
arquivada.
• Indireta: quando a localização de uma informação é feita inicialmente através da consulta a
um
índice e posteriormente no local arquivado.
• Semi-indireta: quando a localização de uma informação arquivada é orientada pela consulta a
uma
tabela.
Como escolher o sistema adequado?
Para acertar, antes de mais nada é necessário o trabalho de análise e planejamento. Somente
através do levantamento dos dados sobre a instituição à qual o arquivo servirá, pode-se
escolher um
sistema adequado e seguro para a localização de informações. Por exemplo, podemos concluir
que os
sistemas diretos de arquivamento só podem ser empregados em arquivos onde os documentos
são de
livre acesso a qualquer pessoa; os sistemas indiretos, como necessitam de índice para a
localização
dos documentos, resguardam mais a documentação e os semi-indiretos devem ser utilizados
nos
arquivos onde os usuários buscam as informações sem a orientação de uma pessoa, mas de
uma
tabela disposta no arquivo de forma a auxiliá-los.
Métodos de arquivamento
Método de arquivamento é um plano preestabelecido de colocação dos documentos que visa A
facilidade de guarda e pesquisa. Os métodos de arquivamento estão relacionados com os
sistemas, o
que equivale a dizer que cada sistema de arquivamento tem métodos específicos que a ele se
adaptam.
Tanto na organização de arquivos como na de fichários, os elementos a serem considerados
nos
documentos, para efeito de classificação, são:
• Nome (do remetente, destinatário ou da pessoa a quem os documentos se referem).
• Local (de expedição ou recebimento dos documentos).
• Data (de elaboração, validade ou referência dos documentos).
• Assunto(s) (conteúdo ou argumento dos documentos).
• Número (de ordem, código etc.).
A escolha de um ou mais elementos determinará a estrutura de organização de um arquivo,
respeitando-se o grau de importância e freqüência com que são solicitados.
No trabalho secretarial, os métodos de uso mais comum são:
• Alfabético.
• Geográfico.
• Numérico (simples, cronológico, decimal...
• Por assuntos.
Método alfabético
Consiste na organização do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa,
constante
do documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento
principal de
classificação) e depois colocado em seqüência alfabética.
As pastas ou fichas são dispostas no arquivo segundo as determinações das normas de
alfabetação, separadas pelas guias alfabéticas que orientação a consulta. O número e o tipo de
guias a
serem utilizadas dependerão do volume de documentos a serem organizados.
A confecção do arquivo é simples e barata. Inicia-se com a abertura de pastas individuais (uma
para
cada nome ou correspondente), dentro das quais os documentos devem ser ordenados
cronologicamente.
Além das pastas individuais, utilizam-se também as pastas miscelâneas, para agrupar
correspondentes avulsos. Recomenda-se um máximo de cinco documentos por
correspondente dentro
de cada miscelânea. O correspondente que ultrapassar este número deve receber pasta
individual. A
ordenação interna de correspondentes de uma miscelânea deve ser feita pela ordem alfabética
de nomes
e, dentro desta, pela ordem cronológica.
O método alfabético faz parte do sistema direto de arquivamento, uma vez que a consulta é
efetuada diretamente no arquivo, sem a necessidade de recurso auxiliar. Contudo, o seu
perfeito
funcionamento esta condicionado ao emprego de Regras de Alfabetização: conjunto de
determinações
que comandam a ordenação alfabética de nomes de pessoas, firmas e instituições no arquivo,
solucionando
os casos duvidosos. Essas regras têm por finalidade:
• Uniformizar as entradas de nomes no arquivo, padronizando critérios que facilitem o
arquivamento
e a consulta.
• Proporcionar maior coerência à estrutura do arquivo, evitando entradas múltiplas e a
conseqüente
perda de informações.
A - Regras
1. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiramente o
último
nome, depois os prenomes na ordem em que se apresentam. Quando houver nomes iguais,
prevalece
a ordem do prenome.
Exemplos:
Barbosa, Anibal
Corrêa, Antônio
Corrêa, João Carlos
Correa, Paulo
2. As partículas estrangeiras (D', Da, De, Del, Des, Di, Du, Fitz, La, Le, Les, Mac, Mc, O', Van,
Vanden, Van der, Von, Vonder etc.), se escritas com inicial maiúscula, são consideradas como
parte
integrante do nome.
Exemplos:
Oliveira, Carlos Santos de
Von Johnson, Erick
Vonder Blun, Eduardo
3. Os nomes compostos de um substantive e um adjetivo, ligados ou não por hífen, não são
separados.
Exemplos:
Castelo Branco, Sérgio
Villa-Lobos, Heitor
4. Os nomes como Santo, Santa ou São seguem a regra anterior. Exemplos:
Santa Rita, Válter
Santo lnácio, Ana
São Benito, Inácio
5. Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou não, não são considerados na
ordenação alfabética. Exemplos:
Freitas Jr., Ary
Ribeiro Neto, Henrique
Vasconcelos Sobrinho, Alcides
Observação: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem
de
elemento de distinção. Exemplos:
Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
6. Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento e artigos são colocados entre parênteses
depois
do nome e não são considerados na alfabetação.
Exemplos:
Araújo, Paulo (General)
Estado de São Paulo (O)
Pinto, Antônio Eduardo (Dr.)
7. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo nome, que corresponde ao da família
do pai.
Exemplos:
Cervantes y Saavedra, Miguel de
Hemandes Xavier, José
8. Os nomes orientais, japoneses, chineses, Árabes etc. são registrados na ordem em que se
apresentam. Exemplos:
Al Ben Abib
Li Yutang
Mao Tsé Tung
9. Os nomes ligados por apóstrofo devem ser lidos e arquivados como uma só palavra.
Exemplo:
Sant'Ana, Armindo, lê-se e arquiva-se Santana
10. Os sinais gráficos, como crase, til, cedilha etc., não são considerados na alfabetação.
Exemplos:
Campanha, Clodoaldo
Campanhã, Raul
11. Os nomes de empresas devem ser registrados conforme se apresentam.
Exemplos:
Álvaro Costa & Cia
Barbosa Souza Ltda
Comercial Santos Ltda
12. As expressões usadas no comércio, como Sociedade, Companhia, Empresa etc., devem
ser
consideradas na alfabetação. Exemplos:
Companhia Brasileira de Alimentos
Editora Abril Ltda.
Sociedade Espírita Alan Kardec
13. Os nomes das empresas ou instituições que usam siglas, com ou sem ponto entre as
letras,
devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra.
Exemplos:
CEEE
UFRGS
14. Quando uma empresa ou instituição for conhecida, além de seu nome por extenso, também
por
uma sigla, o arquivista deverá optar pela forma de entrada que melhor atenda há necessidades
de
seus consulentes, fazendo sempre uma remissiva para a forma não adotada como entrada no
arquivo.
Exemplo:
ADVB... ou Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil
• Se arquivado pelo nome por extenso, coloca-se a remissiva em:
ADVB veja Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil
• Se arquivado pela sigla, coloca-se a remissiva em:
Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil veja ADVB
15. A correspondência recebida de seção, divisão ou departamento de uma empresa ou
instituição
deve ser arquivada pelo nome da empresa e não pelo departamento, divisão, seção. Exemplos:
UFRGS - Departamento de Pessoal
UFRGS - Escola de Engenharia
16. As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo nome da empresa, seguido dos
Estados em que se encontram as filiais e, finalmente, dos nomes das cidades. Se estiverem
localizadas em uma mesma cidade, são colocados os endereços. Exemplos:
União S.A. - RJ, Rio de Janeiro
União S.A. - RS, Porto Alegre
17. Os nomes de instituições e órgãos governamentais brasileiros são considerados como se
apresentam. Exemplos:
Banco Central do Brasil
Fundação Getúlio Vargas
18. Os nomes de órgãos governamentais ou instituições de países estrangeiros devem ser
precedidos do nome do país, em língua portuguesa. Exemplos:
Estados Unidos - The Library of Congress
Inglaterra - Red Cross
19. Nos títulos de congressos, conferências, simpósios etc., os números arábicos, romanos ou
escritos por extenso devem figurar entre parênteses ao final da entrada.)Exemplos:
Conferência Latino-americana de Pediatras (II).
Seminário Francês de Patologia (13º).
Encontro Brasileiro de Secretárias (Segundo).
20. Os numerais que fazem parte dos nomes de empresas; quer no inicio, meio ou fim, devem
ser
alfabetados como se estivessem escritos por extenso.
Exemplos:
Ferragem 2 (dois) irmãos
Inseticida mata 7 (sete)
3 (três) M do Brasil
O conjunto de regras aqui apresentado é suficiente, normalmente, para organizar arquivos
comerciais. Contudo, dependendo do volume e complexidade dos documentos a serem
classificados,
pode haver dúvidas. Neste caso, podem ser adotadas regras mais extensas, ou pode-se
ampliar e
modificar as já existentes, para atender a casos específicos, desde que sejam redigidas em
linguagem
clara e simples e que fiquem registradas por escrito.
B - Ordenando alfabeticamente
Quando falamos em arquivo alfabético, muitas pessoas desconhecem o fato de que há dois
critérios
para a ordenação alfabética (feita letra por letra ou palavra por palavra), e que ambos são
corretos. Daí
surgirem as confusões na busca e no arquivamento.
A definição de um único critério de alfabetação, com a conseqüente exclusão do outro, é de
fundamental importância para o trabalho de arquivo. São eles:
Letra por letra Palavra por palavra
Porta Porta
Porta-algodão Porta-algodão
Portada Porta-discos
Porta-discos Porta-espada
Portador Portada
Porta-espada Portador
Notou a diferença? Imagine a confusão e as discussões entre colegas de trabalho e usuários
do seu
arquivo se você misturar os dois critérios!
Método numérico
Quando o principal elemento de classificação de um documento é um número (por exemplo:
processes, legislação, documentos protocolados etc.), a melhor forma de organização para o
arquivo é
o método numérico.
Nesta modalidade de arquivamento, a consulta é, indireta, pois há necessidade de se recorrer
a um
índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada.
O método numérico pode ser:
A - Simples
Quando atribuímos números aos correspondentes (pessoas ou instituições) pela ordem de
chegada
destes ao arquivo, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética, pois teremos um
índice
para auxiliar na localização.
Este arquivo vai exigir como controles:
Registro de entrada de cada correspondente (feito em livros ou fichas) para evitar a abertura
de
duas ou mais pastas para o mesmo correspondente.
Índice alfabético auxiliar (feito em fichas ou disquetes de computador) que remeta do nome
do
correspondente para o número de sua pasta aberta no arquivo. O índice é, indispensável, pois,
com
o crescimento do arquivo, toma-se impossível localizar os documentos.
Nos arquivos empresariais que utilizam o método numérico simples, pode-se reaproveitar o
número
de uma pasta vaga (documentos eliminados ou transferidos) para um novo correspondente, o
que já
não deve ocorrer no serviço público, rede bancária, arquivos hospitalares etc., onde o número
atribuído
a um correspondente pode comprometer as operações a serem realizadas, pois nesses casos
o
número passa a identificar permanentemente um cliente.
O método numérico simples é uma das formas mais versáteis para a organização de arquivos,
sendo utilizado em larga escala na indústria, comércio, escolas, rede bancaria etc.
Você já parou para pensar que é identificado através de números na escola em que está
matriculado, nos clubes que freqüenta, na empresa em que trabalha? Tudo isso é método
numérico de
arquivaniento!
B - Cronológico
Neste método numera-se o documento, e não a pasta. É o que ocorre nas repartições públicas
-o
documento, depois de receber uma capa, onde são colocados o número de protocolo e outras
informações, passa a formar um processo. Este processo será acompanhado durante a
tramitação, por
uma ficha numérica (ficha de protocolo), onde será indicada toda a movimentação do
documento
dentro da repartição. Paralelamente, são confeccionados índices alfabéticos para os nomes
dos
envolvidos, assunto e procedência dos documentos, a fim de agilizar as buscas.
Método geográfico
Neste método, o principal elemento de classificação do documento deve ser o local ou
procedência
da informação. É importante salientar que a organização de um arquivo geográfico depende de
uma
estrutura geográfica bem definida, como, por exemplo:
a) Vários países: nome do país, nome da capital e nome dos correspondentes. Se houver
documentos procedentes de outras cidades que não a capital, deve-se ordená-los
alfabeticamente no
arquivo, após a capital. Exemplos:
ARGENTINA
Buenos Aires
Maia Carraro, Alcides
Nunes Caldera, Manoelito
Córdoba
Hotel Las Palmas
Valdez Miranda, Carlos
Corrientes
Del Vale, Luis
Sanches de Vidal, Emílio
BRASIL
Brasília
Ministério da Educação
Ministério do Interior
Campinas
Delgado, Carlos
Monteiro, José Olalvo
Cuiabá
Chardon, Carlos Manuel
Santi, Manuel
Curitiba
Rosado, José (Dr.)
Transportes Valverde Ltda.
b) Um país: nomes dos Estados, nomes das cidades e nomes dos correspondentes em
rigorosa
ordem alfabética.
c) Estados: nomes dos Estados, nomes das cidades e nomes dos correspondentes, também
em
ordem alfabética.
d) Cidades: nomes das cidades, seguidas do nome ou sigla dos Estados (porque há cidades
com o
mesmo nome em Estados diferentes) e nomes dos correspondentes.
e) Dentro de uma mesma cidade: nomes dos bairros (ou zoneamento), seguidos dos nomes
dos
correspondentes em ordem alfabética.
Este método de arquivamento é do sistema direto, pois a consulta é feita diretamente no
arquivo. É
muito utilizado nos casos de empresas que mantém correspondência com filiais ou agências
em vários
Estados, cidades e países, e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal,
transporte de
cargas e mercadorias etc.
Método por assuntos
Também conhecido por método específico, é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento,
pois
é o único a recuperar os documentos segundo o seu conteúdo. Sua aplicação, no entanto,
requer
planejamento prévio, além de requisitos como:
• Amplo conhecimento da empresa, bem como dos documentos que representam as
atividades-fins
da mesma.
• Análise minuciosa e interpretação da documentação.
Não existem planos de classificação por assuntos prontos para serem aplicados a arquivos.
Cabe a
cada instituição, de acordo com suas características individuais, e após estudo detalhado,
elaborar
esse plano ou tabela de assuntos.
Para facilitar o trabalho, recomenda-se iniciar o plano de classificação com os seguintes
procedimentos:
• Agrupar os assuntos principais ou grandes classes.
• Subdividir os assuntos principais em títulos específicos (partindo sempre do geral para os
particulares).
• Escolher e padronizar os termos adequados para a identificação dos itens (analisar a
sinonímia e
os termos técnicos).
• Definir a forma de ordenação dos assuntos no arquivo.
A - Ordenação dos assuntos de forma alfabética
Uma vez elaborada a tabela de classificação, pode-se organizar um arquivo alfabético de
assuntos
de duas maneiras:
a) Ordem dicionária: consiste em dispor em ordem alfabética os assuntos classificados,
considerando-se simplesmente a seqüência das letras. Exemplos:
• Artigos para calçados
• Calcados ortopédicos
• Calçados para crianças
• Calçados para homens
• Calçados para senhoras
• Calçados sob medida
• Conserto de calçados
• Fábricas de calçados
• Lojas de calçados
b) Ordem enciclopédica: consiste em agrupar em ordem alfabética os títulos gerais seguidos de
suas subdivisões, também em rigorosa ordem alfabética. Exemplos:
CALÇADOS
• Artigos
• Consertos
• Fábricas
• Lojas
• Ortopédicos
• Para crianças
• Para homens
• Para senhoras
• Sob medida
B - Ordenação dos assuntos de fornia numérica
Nesta modalidade, além do plano de classificação, deverá ser elaborado um índice alfabético
remissivo, pois os itens classificados receberão números no arquivo e o índice auxilia na rápida
localização.
a) Método duplex: a documentação após a divisão em classes, segundo o plano de
classificação,
recebe uma numeração seqüencial simples para cada classe geral e as subdivisões dessas
classes
seção ordenadas através de numerais decimais. Exemplo:
1 .BIBLIOTECA
1.1 Correspondência expedida
1.2 Correspondência recebida
1.3 Livros
1.3.1 Sugestões para aquisição
1.3.2 Orçamentos
1.4 Ponto dos funcionários
1.5 Estatísticas
1.5.1 Consultas
1.5.2 Empréstimos
1.5.3 Serviços técnicos
1.6 Relatórios anuais
2. NÚCLEO DE EXTENSÃO
2.1 Cadastro de professores
2.2 Certificados
2.3 Cursos
2.3.1 Atendente de livraria
2.3.2 Atualização para secretárias
2.3.3 Correspondência informatizada
2.3.4 Estenogratia
2.3.5 Técnicas de arquivo
2.4 Material didático
2.5 Propostas in company
2.6 Relatórios anuais
A vantagem é que a numeração não necessita de previsão antecipada. O plano de
classificação
inicial pode ser de apenas cinco assuntos. De acordo com as necessidades da empresa e a
expansão
das classes de assuntos, a numeração crescera também.
b) Método decimal: é baseado no Sistema Decimal de Dewey, que o criou para ser aplicado a
bibliotecas. É universalmente conhecido como CDD (Classificação Decimal de Dewey). Esta
classificação divide o conhecimento humano em dez grandes classes:
0 - Obras gerais
1 - Filosofia
2 - Religião
3 - Ciências Sociais
4 - Filologia
5 - Ciências Puras
6 - Ciências Aplicadas
7 - Belas Artes
8 - Literatura
9 - História e Geografia.
Essas classes posteriormente se subdividem de dez em dez, sucessivamente (partindo sempre
do
geral para o específico). Tomemos a classe é, de Ciências Aplicadas, como exemplo:
610 - Medicina
620 - Engenharia
630 - Agricultura
640 - Ciências e Artes Doméstcas
650 - Serviços gerenciais
660 - Indústrias químicas
670 - Manufaturas
680 - Manufaturas, Miscelânea
690 - Construção
611 - Anatomia
612 - Fisiologia humana
613 - Higiene pessoal
614 - Saúde pública
615 - Terapêutica
616 - Clínica médica
617 - Cirurgia
618 - Ginecologia
619 - Pediatria
616.1 Cardiologia
616.2 Sistema respiratório
616.3 Sistema digestivo
616.4 Sistema endócrino
616.5 Dermatologia
616.6 Urologia
616.7 Sistema muscular
616.8 Neurologia
616.9 Doenças diversas
e assim por diante.
Esta classificação é acompanhada de um índice alfabético para auxiliar a rápida localização
dos
itens desejados.
A técnica de Dewey pode ser aplicada aos arquivos com adaptações. Requer o estudo
detalhado sobre
a empresa e sua documentação e a seguir o estabelecimento de dez classes principais de
assuntos e
suas subdivisões.